Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése felhasználói dokumentum Lezárva:

Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése felhasználói dokumentum

Lezárva: 2015.11.24. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417

Forrás.NET felhasználói dokumentum: Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése

TARTALOM 1

SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK KEZELÉSE ............................... 2 1.1 SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK, EGYÉB KIFIZETÉSEK RÖGZÍTÉSE ................................................. 2 1.1.1 Előfeltételei .............................................................................................................. 3 1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása ..................................................................................... 3 1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása ............................................................... 3 1.1.2 Alapadatok rögzítése ................................................................................................ 3 1.1.3 Sor adatok létrehozása ............................................................................................. 4 1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból .................................... 4 1.1.3.2 Sor kézi rögzítése.............................................................................................. 5 1.1.4 Igazolás jelző állítása .............................................................................................. 5 1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T) ........................................................... 5 1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I) ................................................................ 6 1.1.5 Utalványlap nyomtatás ............................................................................................ 6 1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása .................................................... 6 1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása ............................................................... 6 1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése) .............................................................................. 6 1.2 BIZONYLAT MÓDOSÍTÁSA ............................................................................................. 7 1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt ...................................................... 7 1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után ...................................................... 7 1.3 SPECIÁLIS FUNKCIÓK .................................................................................................. 10 1.3.1 Stornó bizonylat generálása .................................................................................. 10 1.3.2 Helyesbítő számla generálása................................................................................ 10 1.3.3 Duplikált bizonylat generálása .............................................................................. 11 1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a számlákhoz ............ 12 1.3.5 Bizonylat rontása ................................................................................................... 13 1.3.6 Előirányzat figyelés ................................................................................................ 13 1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között .................................................................... 13 1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása ..................................... 13 1.4 SPECIÁLIS ESETEK....................................................................................................... 14 1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása .............................................................. 14 1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés ........................................................................................ 14 1.5 NAVIGÁCIÓS FELÜLET FÜLEI ....................................................................................... 16 1.5.1 Számla tételei ......................................................................................................... 16 1.5.2 Teljesítések ............................................................................................................. 16 1.6 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK ................................................. 17 1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása .................................................................. 17

1


1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése 1.1 Szállítói számlák, egyéb kifizetések rögzítése Szállítói számlák rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA (KÖTELEZETTSÉGEK) /  BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLA  FORDÍTOTT ADÓZÁSÚ BELFÖLDI SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK  IMPORT SZÁMLA (Nem EU-s külföldi számlák)  KÖZÖSSÉGEN BELÜLI BESZERZÉS (EU-s számlák) Egyéb kifizetések (pl.: ÁFA utalás, továbbutalás alapnak, stb.) rögzítési menüpontjai: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ /  BELFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ  KÜLFÖLDI BEÉRKEZŐ EGYÉB PÉNZBEKÉRŐ

2


1.1.1 Előfeltételei 1.1.1.1 Pénzügyi napló nyitása Adott időszaki pénzügyi napló létrehozása (ha még nem létezik az érintett időszakra). PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA

1.1.1.2 Környezeti paraméterek kiválasztása Válasszuk ki a naplót, a bizonylati tömböt, majd a „Szűrés és karbantartás” jelölő pipáljuk be.

1.1.2 Alapadatok rögzítése Az alapadatokban, vagyis a fej adatokban a partner, bankszámla, dátumok, külső bizonylatszám, ellenőrző összeg, stb. információkat tudjuk rögzíteni. Nyomjuk meg a felső ikonsoron a

ikont. A kötelező mezőkön nem enged túllépni a program!

Fontosabb mezők:  Szerződő partner: Ha más a szerződő partner és a számla kiállítója szerinti partner (pl.: alvállalkozói szerződés), akkor ebben a mezőben lehet hivatkozni a szerződőre. A szerződéses kötvállhoz való kapcsoláskor (sor generáláskor) ebben a mezőben lévő partnerhez kapcsolódó kötvállak is megjelennek.  Rendelés / Iktatószám: Az előleg bizonylatra ebben a mezőben kell hivatkozni.  Ellenőrző összeg: A sorok összegét a bizonylat zárásakor ezzel az összeggel veti össze a program. 3


   

ÁFA bevallási hó: A szállítói bizonylat ebben a hónapban jelenik meg az ÁFA listákban, ha a szállítói bizonylatok bevallása teljesít szerinti. Pénzügyi karton: Amelyik kartonról (bank vagy pénztár) ki szeretnénk fizetni a bizonylatot. Igazolás jelző: Lásd később (Igazolás jelző állítása) Megjegyzés: Ha az utalás környezeti paramétereiben beállítjuk (lásd utalás dokumentum), akkor ez az adat is megjelenik az utalás közleményében.

1.1.3 Sor adatok létrehozása A sor adat mezőiben adhatjuk meg a könyveléséshez szükséges információkat: Jogcím, szakfeladat, ÁFA kód, szervezeti egység, pénzforrás, rovat, stb.

1.1.3.1 Sor generálása előre rögzített (szerződéses) kötvállból Ha a program automatkusan a fej adat felrögzítése után felkínálta a sort rögzítésre, akkor majd)

ikont (Sorok generálása kötváll bizonylat alapján) nyomjuk meg az alsó ikonsoron.

4

,


   

Bizonylatszám: A kötváll bizonylat utolsó karaktere az előirányzat évét mutatja. Alszám: A kötváll megfelelő határidejéhez kapcsolódó alszámának kiválasztása (F2). Tételszám: Ha csak a kiválasztott alszám egy sorából szeretnénk szállító sort létrehozni, F2-vel válasszuk ki a megfelelő tételt. Generálandó összeg: Ha a kötváll alszámának teljes összegét szeretnénk lehívni, akkor hagyjuk 0-án a mezőt. Ha adunk meg összeget, akkor a kötváll alszámához kapcsolódó sorok összegét arányosítja az itt megadott összegnek megfelelően.

1.1.3.2 Sor kézi rögzítése Ha a szállítói számlához nem kapcsolódik előre rögzített kötelezettségvállalás (szerződéses kötváll) akkor ne dobjuk el a sort. Ha nem ajánlja fel automatikusan a fej adat rögzítése után a sort, akkor az alsó ikonsor a

ikont nyomjuk meg.

1.1.4 Igazolás jelző állítása Ha a fej adatban az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra állapotban van, akkor az alábbi ikonokkal tudjuk a státuszt állítani. Feltételezzük, hogy az igazolás adatbázis paramétere két lépésesre van beállítva és nem kezel egyszerű aláíráskezelést (lásd a speciális eseteknél). A Teljesített ikon (

) hiányozhat, ha az igazolás adatbázis paramétere egy

lépésesre van beállítva. A Teljesített ( egy Ellenjegyzés ( beállítva.

) és az Utalványozás ikon (

) között megjelenhet

) ikon, ha az igazolás adatbázis paramétere három lépésesre van

1.1.4.1 Kiadva igazolásból (K) Teljesítettre (T)

5


Nyomjuk meg a felső ikonsoron a

ikont.

1.1.4.2 Teljesítettről (T) Utalványozottra (I) Nyomjuk meg a felső ikonsoron a

ikont.

1.1.5 Utalványlap nyomtatás Csak teljesített vagy utalványozott bizonylatról nyomtatható utalvány.

1.1.5.1 Egy bizonylat utalványlapjának nyomtatása A navigációs, vagy a bizonylat fej karbantartó felületen nyomjuk meg a

ikont.

1.1.5.2 Utalványlapok csoportos nyomtatása Navigációs képernyőn MŰVELET(EK) NYOMTATÁS(A) funkció.

fül

/

UTALVÁNYLAP

CSOPORTOS

1.1.6 Bizonylat zárása (véglegesítése) Nyomjuk meg a bizonylat fej karbantartó felületén, a felső ikonsoron a

ikont.

Csak Nyitott (Bizonylat státusza „N”) és Teljesített (Bizonylat igazolás jelzője „T”), vagy Utalványozott (Bizonylat igazolás jelzője „I”) bizonylat zárható.

6


1.2 Bizonylat módosítása 1.2.1 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés előtt Nyitott státuszú bizonylat minden adata módosítható! Zárt státuszú bizonylaton csak a sor adatok (Jogcím, ÁFA kód, szervezeti egység, szakfeladat, stb.) módosíthatóak! A bizonylat módosítását a navigációs illetve a bizonylat fej és sor karbantartó felületén a ikonnal lehet végrehajtani. Fej adat módosítása a navigációs ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén)

Fej adat módosítása a fej karbantartó ablak felső ikonsorán (csak Nyitott státusz esetén)

Sor adat módosítása a navigációs ablak alsó ikonsorán

Sor adat módosítása a fej adat karbantartó alsó ikonsorán

1.2.2 Bizonylat adatainak módosítása könyvelés után Könyvelt státuszú bizonylat (belföldi, külföldi beérkező szállítói számlák, egyéb pénzbekérők) egyik adata sem módosítható közvetlenül. A könyvelt státuszú bizonylat könyvelési, sor adatai (Jogcím, szakfeladat, egyedi gyűjtő, stb.) csak korrekciós bizonylaton keresztül módosíthatóak. Könyvelési korrekciós bizonylat menüpontja: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁMLA (KÖTELEZETTSÉGEK) / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA

7


Előfeltétele: Környezeti paraméterek kiválasztása (Napló, bizonylati tömb), majd a „Szűrés és karbantartás” jelölő kipipálása.

Könyvelési korrekciós bizonylat generálás indítása: MŰVELET / KÖNYVELÉSI KORREKCIÓS SZÁMLA / BIZONYLAT GENERÁLÁSA

Az gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni azokat a sorokat, amelyeket korrekciózni szeretnénk. Jelöljük ki a korrekciózni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a

gombot. Ha az

összes sort korrekciózni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg. A gombok hatására egy # jel jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a gombbal hajthatjuk végre.

8


A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását. A generálás hatására a program létrehoz egy korrekciós bizonylatot, annyi mínuszos és pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt. Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés miatt). A bizonylat végösszege csak 0 lehet! A bizonylat lezárása után ( ikon), ha a szállítói bizonylatra volt pénzforgalmi teljesítés (bank vagy pénztár), akkor automatikusan felajánl egy képernyőt a technikai bank generálására. Ez azért szükséges, hogy a módosítások a főkönyvben pénzforgalom szempontjából is megjelenjenek.

  

Banki karton azonosítója: Mindenképpen technikai banki kartont válasszunk ki Banki jogcím: BSZALL Banki bizonylat (Nyitott/Zárt): Ha nem akarjuk a banki terhelések között már módosítani a létrejött bizonylatot, akkor a Zárt lehetőséget válasszuk ki.

Az gombra kattintva a program kigenerálja a technikai banki terhelés bizonylatot 0 összeggel, hivatkozva benne a korrekciós bizonylatra.

9


1.3 Speciális funkciók 1.3.1 Stornó bizonylat generálása Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen megegyező stornó szállítói számlát hoz létre (mínuszos), amely hivatkozik az eredeti bizonylatra A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / STORNÓ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA

A stornózandó bizonylat megadása után a gombra kattintva a program létrehozza a stornó bizonylatot. A létrejött stornó bizonylat a számlahivatkozás mezőben hivatkozik a stornózott bizonylatra. A stornózott bizonylat stornó bizonylatszám mezője jelzi, melyik bizonylattal történt meg a stornózása.

1.3.2 Helyesbítő számla generálása Csak Könyvelt státuszú bizonylat helyesbíthető. Indítsuk el a bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK / HELYESBÍTŐ BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA

A gomb megnyomásának hatására egy képernyő jelenik, amelyen ki lehet jelölni azokat a sorokat, amelyeket helyesbíteni szeretnénk. 10


Jelöljük ki a helyesbíteni kívánt sorokat, majd nyomjuk meg a

gombot. Ha az

összes sort helyesbíteni szeretnénk, akkor az gombot nyomjuk meg. A gombok hatására egy IGEN jelenik meg a sorok mellett. Egy sor kijelölésének törlését a gombbal hajthatjuk végre.

A gombbal tudjuk végrehajtani a bizonylat generálását. A generálás hatására a program létrehoz egy helyesbítő bizonylatot, annyi mínuszos és pluszos sorral, amennyit kijelöltünk a generálás előtt. Csak a pluszos sorok módosíthatóak, de lehetőség van felrögzíteni új sorokat (szétkönyvelés miatt).

1.3.3 Duplikált bizonylat generálása Hatására a program egy korábban létrehozott beérkező számlával adattartalmában teljesen megegyező szállítói számlát hoz létre. A bizonylat navigációs felületén: MŰVELETEK fül / DUPLIKÁLT BIZONYLAT ELŐÁLLÍTÁSA

11


A duplikálandó bizonylat megadása után a az új, Nyitott státuszú bizonylatot.

gombra kattintva a program létrehozza

1.3.4 Előre rögzített (szerződéses) kötváll alszámának igazítása a számlákhoz Hatására a program hozzáigazítja az előre rögzített (szerződéses) kötváll adott alszámának összegét és dimenzió adatait (jogcím, szakfeladat, szervezeti egység, ÁFA kód, stb.) a rá hivatkozó számlák, egyéb kifizetések adataihoz! Egy olyan szállítói soron állva, amelyen behivatkozott kötváll alszám adatait szeretnénk a számlához igazítani nyomjuk meg a tétel ikonsoron a

ikont.

A funkció automatikusan felajánlja az adott soron behivatkozott szerződéses kötváll azonosítóját és alszámát. A kötelező mezők kitöltésére figyelmeztet a program. A gombbal tudjuk végrehajtani az igazítást.

12


1.3.5 Bizonylat rontása Hatására a program Rontott státuszúra állítja a szállítói bizonylatot. A rontott bizonylatra nem lehet hivatkozni, illetve nincsenek sorai. Csak „Nyitott” státusszal rendelkező szállítói bizonylatokat lehet rontani! A bizonylat fej karbantartó felületén nyomjuk meg a

ikont.

1.3.6 Előirányzat figyelés A megjelenő képernyőn megmutatja a program a beállított dimenziók alapján a szabad előirányzatot (előirányzat és kötelezettségvállalás különbsége). A bizonylat karbantartó felületének tétel ikonsorán nyomjuk meg a

ikont.

1.3.7 Bizonylatok mozgatása naplók között Abban az esetben, ha egy szállítói bizonylat rossz időszakú naplóban van, vagy más felhasználónak kell átadni, akkor a mozgatást tranzitálással lehet megoldani. A tranzitálás részletes menete a „Bizonylatok tranzitálása (naplók közötti áthelyezése)” (OKT_DN_TRANZITALAS.PDF) dokumentumban található.

1.3.8 Sor módosítás miatti pénzforgalmi sorok újragenerálása Ha egy szállító bizonylat sorait úgy módosítjuk, hogy változnak a sorok összegei (szétbontás), és történt már pénzforgalmi teljesítés, akkor a program a navigációra való visszalépéskor (vagy esetleg a bizonylat zárásakor) újragenerálja a pénzforgalmi tétel pénzügyi teljesítés számlasorait.

13


1.4 Speciális esetek 1.4.1 Teljesítés igazolás formátum nyomtatása Feltételei  Az intézménynél beállított formátum alkalmas teljesítésigazolás nyomtatására.  A bizonylat fej adatában az igazolás jelző mező K, vagyis Kiadva igazolásra.  Az intézmény a teljesítésigazolást a Forrás programból kívánja nyomtatni. Ha a fenti feltételek teljesülnek, akkor a felső ikonsoron nyomjuk meg az utalványrendelet nyomtatására szolgáló

ikont.

1.4.2 Egyszerű aláírás-kezelés Amennyiben az adatbázisban az „Utalványozás csak aláírás-kezeléssel” paraméter az „Egyszerű aláírás-kezeléssel lehet utalványozni” értéket veszi fel, akkor lehetőség van a szállítói típusú bizonylatok aláíróit (teljesítésigazoló, ellenjegyző, utalványozó) törzsesíteni és összeg / dátumhatárhoz kötni őket. Feltételei  A fent említett paraméter beállítása (ezt valószínűleg csak konzulens tudja állítani)  Az aláíró létezik a személy törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ / SZEMÉLYEK)  Az aláíró létezik az utalványozók törzsben (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ / UTALVÁNYOZÓK)  Az utalványozó jogosultságai fel vannak rögzítve (TÖRZS MODUL / SZEMÉLYHEZ / UTALVÁNYOZÓ JOGOSULTSÁGOK). Az utalványozói jog mező dönti el, hogy melyik aláíró funkciónál (teljesítésigazolásnál ( jelenik majd meg egy aláíró

) a Számla teljesítésigazoló, stb.)

Amennyiben a fenti feltételek teljesülnek, akkor a szállítói bizonylatok fej adatainak Igazolás/Besorolás fülén megjelennek az aláírással kapcsolatos mezők (a lenti képernyő a 2 lépéses aláírás-kezelést mutatja).

14


A rögzítés az alapokhoz képest annyiban változik, hogy az Igazolás jelző állítása (lásd feljebb) funkcióknál, a Teljesítésigazolás ( ), (Ellenjegyzés ( )), Utalványozás ( ) ikonok megnyomásakor a program bekéri, hogy melyik aláírókhoz szeretnénk kapcsolni az érintett bizonylatot.

A program azokat az aláírókat ajánlja fel, amelyek az utalványozói jogosultságok törzs alapján kiválaszthatóak az utalványozói jog (Számla teljesítésigazoló, Számla utalványozó, stb.), érvényes dátum és összeghatár alapján (ezt a bizonylat ellenőrző összegéhez vagy a sorok összegéhez viszonyítja).

15


1.5 Navigációs felület fülei 1.5.1 Számla tételei A számla tételei fülön láthatjuk a fej adathoz kapcsolódó aktuális sor adatokat. Az adatok nem tartalmazzák a korrekciós bizonylatok általi módosításokat.

1.5.2 Teljesítések A Teljesítések fülön van lehetőségünk megtekinteni, hogy milyen pénzforgalmi sorok (bank, pénztár) hivatkoznak a szállítói bizonylatra. Természetesen itt is lehetőség van a jobb egér gomb/megjelenítés funkcióval a banki sorok adatait részletesebben is megtekinteni.

16


1.6 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek 1.6.1 Szállítói típusú bizonylatok kimutatása A lekérdezés a szállítói típusú bizonylatokat, valamint azokhoz kapcsolódó pénzforgalmi teljesítéseket tartalmazza analatikai bontásban. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / SZÁLLÍTÓI SZÁMLÁK TELJESÍTÉSÉNEK KIMUTATÁSA menüpontot.

Hatására az alábbi ablak jelenik meg.

Fontosabb sorok:  Számla időszaktól - időszakig: A számlák naplójának időszakára szűrés. Az időszaktól mezőben érdemes a legelső kiválasztható időszakot kijelölni.

17


 



Pü. teljesítés időszaktól – Időszakig: A számlákra hivatkozó pénzforgalmi bizonylatok (bank, pénztár) naplóinak időszakára szűrés. Pü. teljesítés arányosítás?: Igen esetén a pénzforgalmi tételeket a program arányosítja a számla soraira. Amennyiben velemelyik dimenzió szerint szeretnénk lekédezni, állítsuk igenbe a mező értékét. Teljesülteket is?: Igen hatására mindent leválogat. Nem hatására kihagyja azokat a számlahivatkozásokat, amelyeknek az összes pénzügyi teljesítése megegyezik az összes számlaösszeggel.

Az adatok megadása után kattintsunk a

gombra, melynek hatására az általános

lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( Ezután kattintsunk a

ikonra.

18

) válasszuk ki a megfelelő listát.

Szállítói számlák, egyéb kifizetések kezelése felhasználói dokumentum Lezárva:

Recommend Documents