Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet 1139. Budapest, XIII., Hajdú utca 29.
SZABÁLYZAT Vezetékes és mobiltelefonok használatáról
Készítette: ………………………………….. Borgulya Mónika s.k. számviteli osztályvezető
Iktatószám:
Budapest, 2011. január hó 01. JÓVÁHAGYTA: ................................................ Fáyné Hervai Mária s.k. igazgató
Tartalomjegyzék I. A SZABÁLYZAT TARTALMAZZA:
3
II. A SZABÁLYZAT CÉLJA, HATÁLYA
3
III. ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK
3
IV. A TELEFONOK ÉS SZOLGÁLTATÁSAINAK HASZNÁLATI RENDJE
4
4.1. HOZZÁFÉRÉS BIZTOSÍTÁSA 4.2. VEZETÉKES TELEFONSZOLGÁLTATÁS 4.3. FAX 4.4. INTERNET 4.5. MOBILTELEFON 4.6. VEZETÉKES TELEFONON IGÉNY BEVEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK 4.7. MOBILTELEFONON IGÉNYBE VEHETŐ SZOLGÁLTATÁSOK: 4. 8. DOLGOZÓI MOBIL TELEFONOK
4 4 4 4 5 5 5 5
V. A TELEFONSZOLGÁLTATÁSOK IGÉNYBEVÉTELI CÉLJAI (HIVATALI CÉL, MAGÁNCÉL)
6
5.1. HIVATALI CÉLÚ HASZNÁLAT 5.2. MAGÁNHASZNÁLAT
6 6
VI. A VEZETÉKES, ILLETVE MOBIL TELEFON MAGÁNCÉLÚ HASZNÁLATI ÉRTÉKÉNEK A MEGÁLLAPÍTÁSA
7
VII. HÍVÁSNAPLÓ VEZETÉSI KÖTELEZETTSÉG
7
VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
8
MELLÉKLET
HIBA! A KÖNYVJELZŐ NEM LÉTEZIK.
2
A szabályzatban a XIII. kerületi Önkormányzat Gazdasági Ellátó Szervezet (továbbiakban: GESZ) az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Kormányrendelet 20. § (3) bekezdés h) pontja alapján, saját hatáskörében - figyelembe véve a vonatkozó adózási előírásokat, valamint a helyi sajátosságokat - a következők szerint határozza meg a vezetékes és a mobiltelefonok használatával kapcsolatos előírásokat.
I. A szabályzat tartalmazza: -
a szabályzat célját, a szabályzat hatályát, az értelmezési rendelkezéseket, az egyes telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférést, a telefonszolgáltatások igénybevételi céljainak meghatározását, a vezetékes- és mobilhasználatának rendjét, a dolgozói mobil telefonok használatának rendjét, a térítési díjak meghatározását, a nyilvántartási kötelezettséget.
II. A szabályzat célja, hatálya A szabályzat célja, hogy: - a helyi sajátosságokat figyelembe véve költségkímélő, költségtakarékos megoldást keresve biztosítsa a telefonhasználat jogszerű elszámolását, - meghatározza a telefonhasználat költségelszámolásának módját, - szabályozza az egyes feladatok ellátásáért való felelősséget, - rögzítse a vezetendő nyilvántartások körét. A szabályzat személyi hatálya kiterjed: a GESZ foglalkoztatottjaira.
III. Értelmező rendelkezések A szabályzat alkalmazásában az egyes fogalmakon a következőket kell érteni: Telefonszolgáltatásnak minősül: - a helyi és távolsági beszélgetés szolgáltatás (SZJ 64.20.11. és 64.20.12.), - mobiltelefon szolgáltatás (SZJ 64.20.13.), - az internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátvitel (SZJ 64.20.16.). Helyi távbeszelő szolgáltatás körébe tartozik a helyi hívási területek közötti kapcsolat megteremtése és fenntartása érdekében végzett kapcsolódó és átviteli szolgáltatás. (pl. fax) Mobiltelefon-szolgáltatás: Ide tartoznak a rádiótelefon - szolgáltatások, amelyek hordozható készülék segítségével biztosítanak kétirányú - beszéd- és adatátvitelt, valamint - internet hozzáférést a nyilvános vezetékes hálózattal vagy más mobiltelefonnal. A szolgáltatás bizonyos változatai – megfelelő végberendezéssel– a hangátvitelen túl alkalmasak egyéb jelek ( pl. fax, adat ) átvitelére is. 3
Ide tartozik továbbá még: - értesítés a mobiltelefonra érkezett hívásokról, valamint - a személyhívó szolgáltatás. Internet-protokollt alkalmazó beszédcélú adatátviteli szolgáltatás: - MSN szolgáltatás, - Skype, - Gmail telefon szolgáltatás.
IV. A telefonok és szolgáltatásainak használati rendje 4.1. Hozzáférés biztosítása A telefonnal kapcsolatos szolgáltatásokhoz való hozzáférés biztosítása, illetve a megfelelő munkafeltételek biztosítása a GESZ hatékony működtetésének eszköze. Az egyes eszközök meghatározott személyeknek, illetve csoportoknak történő rendelkezésre bocsátása során figyelembe kell venni: - a munkaszervezési, - a vezetői állás betöltésével összefüggő, valamint - a költséghatékonysági szempontokat. 4.2. Vezetékes telefonszolgáltatás A vezetékes telefonvonalak elérhetőségét a GESZ működésének zökkenőmentes biztosítása érdekében lehetőség szerint minden olyan irodai helyiségben biztosítani kell, melyekben a munkafeladat, az ügyintézés, illetve a GESZ-en belüli kommunikációs igények indokolják. Az elérhetőséget a telefonvonalak, valamint a telefonvonalak mellékeinek kiosztásával kell biztosítani. A vezetékes telefonhasználat költségtakarékos kialakításának meghatározása a GESZ Pénzügyi osztályvezetőjének a feladata. A telefonköltségek elemzéséhez az egyes intézkedések meghatározásához szükséges annak ismerete, hogy a telefonköltséghez az egyes telefonálók milyen mértékben járulnak hozzá. Biztosítani kell, hogy minden személy, aki telefonál, egy meghatározott azonosító segítségével telefonálhasson (az egy adott vonalról kezdeményezett hívások egyértelműen személyhez kapcsolhatóak legyenek). A vezetékes telefonvonalakról T- Mobile szolgáltatón kívüli mobil telefonszámmal rendelkező partnert költségtakarékossági szempontból hívni nem lehet. 4.3. Fax A telefonkészülék mellé faxkészüléket minden osztályon biztosítani kell az ügyfélforgalom nagyságától és a munkaszervezési, lebonyolítási eljárásoktól függően. 4.4. Internet Internet hozzáférést azokra a munkakörökre kell biztosítani, melyek esetében az internet használata szükséges. A GESZ összes dolgozója rendelkezik internet hozzáféréssel.
4
4.5. Mobiltelefon A kerületben flotta rendszer működik, ezért meghatározott személyek és csoportok részére a hatékony, gyors, eredményes, és költségkímélő feladatellátáshoz a mobiltelefon használat biztosítása elengedhetetlen. A mobiltelefon használatáért az a személy tartozik felelősséggel, aki a telefont használatra átvette. Köteles a telefont úgy kezelni, tartani, hogy arról más személy – illetéktelenül – telefonhívást, illetve más telefonszolgáltatást ne kezdeményezhessen. A mobiltelefonnal rendelkező személy köteles a telefont a költségtakarékosság elvének figyelembevételével használni. A mobiltelefonnal ellátott személyek a részükre biztosított mobiltelefont a használati jog elvonásáig, a munkakörüknek, illetve a pozíciójuknak megszűnéséig használhatják, utána vissza kell szolgáltatniuk az adott osztály vezetője részére. Mobiltelefont magukkal hordani az alábbi személyeknek lehet: - Vezetőknek, - Kézbesítőnek, - Leltározónak, - Árufuvarozónak - Informatikai Szolgáltató Központ dolgozóinak. A többi dolgozóknak munkaidő után a mobiltelefont biztonságos, jól elzárható helyen kell elhelyezni, hogy illetéktelen személy ne férhessen hozzá. A mobiltelefonokról, mint készülékekről a GESZ Számviteli osztálya, a mobilszámokról, szerződésekről, jótállási jegyekről, valamint a telefonhasználók köréről a GESZ Pénzügyi osztálya vezet nyilvántartást. 4.6. Vezetékes telefonon igény bevehető szolgáltatások: - tudakozó használata, - távirat küldés használata. 4.7. Mobiltelefonon igénybe vehető szolgáltatások: - tudakozó használata, - mobil internet használata, - autópálya matricavásárlás, - MMS szolgáltatás igénybevétele, - parkolási díjak fizetése stb.
4. 8. Dolgozói mobil telefonok A GESZ alkalmazottainak lehetőségük van arra, hogy a szerződéses Mobilszolgáltatótól kedvezményesen – készülék és előfizetés együttes beszerzése esetén- vásároljanak. Feltételei, hogy: a GESZ előfizetőként, a GESZ-szel szerződéses munkaviszonyban álló dolgozó pedig Számlafizetőként közreműködjön a megkötendő előfizetői szerződéseknél. 5
A Mobilszolgáltató vállalja, hogy dolgozói előfizetések kedvezményeit az adott időpontban érvényes megállapodás alapján biztosítja. Az igénybevétel feltétele ezen előfizetések vonatkozásában, hogy a GESZ az előfizetői jogcímet a dolgozótól átvállalja. A Mobilszolgáltató vállalja, hogy –az esetleges számlatartozás dolgozó által történő befizetése után- ezen előfizetéseket a Mobilszolgáltató díjszabásában meghatározott díj ellenében a GESZ nevére módosítja. Amennyiben a megállapodás időtartama alatt a dolgozónak a GESZ-hez kapcsolódó munkaviszonya megszűnik és a GESZ az előfizetői jogcímről lemond a Számlafizető dolgozó javára- az esetleges számlatartozás befizetése után – a Mobilszolgáltató vállalja, hogy az előfizetést a Mobilszolgáltató díjszabásában meghatározott díj ellenében a kilépő nevére, illetve az általa választott publikus díjcsomagra módosítja. A kedvezmény igénybevételére jogosult dolgozók listáját a GESZ és a Mobilszolgáltató félévente írásban egyezteti egymással a kedvezmények jogosulatlan igénybevételének elkerülése érdekében.
V. A telefonszolgáltatások igénybevételi céljai (hivatali cél, magáncél) 5.1. Hivatali célú használat Hivatali célú használatnak minősül: - a dolgozó hivatalos ügyintézéséhez kapcsolódó használat, ezek közé tartozik: az ügyfelekkel, intézményekkel, Polgármesteri Hivatallal, egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás, más közreműködő hatósággal történő kapcsolattartás, döntés előkészítés, illetve döntés végrehajtással összefüggő használat, információ szerzés céljából történő használat, kapcsolattartási tapasztalatcsere célú használatok, a GESZ feladatkörébe tartozó ügyek intézése, szervezési célú használat, - tudakozó igénybevétele, - külföldi kiküldetés során ügyintézés, illetve külföldi elbeszélgetések díjai, ha azok igazolhatóan a hivatali célú használattal jöttek létre, - távirat költsége: GESZ aktív dolgozója, nyugdíjasa, vagy családja részére történő gratuláció, illetve részvétnyilvánítás céljából jött létre - mobil-internet használata: a GESZ Informatikai Szolgáltató Központ munkatársainak a munkaköri leírásában szabályozottak alapján, ha az internet-használatot mozgó munkavégzés, munkaidő alatt, ügyintézés céljából veszik igénybe a dolgozók. 5.2. Magánhasználat Magánhasználatnak kell minősíteni minden olyan használatot. - ami nem minősül az 5.1. pont szerint hivatalos célú használatnak, - MMS szolgáltatások igénybevétele, - emelt díjazású telefonhívások kezdeményezése, - autópálya matrica, illetve parkolási díjak fizetése.
6
VI. A vezetékes, illetve mobil telefon magáncélú használati értékének a megállapítása A személyi jövedelemadóról szóló (SZJA) törvény 70. §-a (1) bekezdésének b) alpontja és (5) bekezdésének c) alpontja szerint, mint Béren kívüli juttatásnak nem minősülő egyéb meghatározott juttatás, adóköteles a munkahelyi telefonok magáncélú használata során megszerzett bevétel. A takarékos költségvetési gazdálkodás, a pazarlás elkerülése érdekében elvárás, hogy a GESZ - nek telefonok magáncélú használata miatt adófizetési kötelezettsége ne keletkezzen. Általános elv: - Befizetési kötelezettség a hívószámra kiállított számla forgalmi értékének áfával növelt összege után keletkezik. - A magánbeszélgetések értékével arányosan az előfizetési díj is kiszámlázásra kerül. Magáncélú használat befizetéseket kétféle módon történhet:
A hívószámra készített bruttó érték 20 %-a a magáncélú beszélgetésnek minősül, ennek megfizetése esetén részletes hívólista vezetése nem szükséges, befizetésével adófizetési kötelezettség nem keletkezik. A hívószámra készített tételes híváslista alapján a tényleges magánbeszélgetés befizetése, ez esetben világosan elkülönítve a magán és hivatalos beszélgetésekről hívásnapló vezetése szükséges. A magáncélú beszélgetések költségének megfizetésével adófizetési kötelezettsége nem keletkezik.
Mindkét esetben a munkavállaló aláírásával igazolja a választott módot, valamint a hívásnapló valóságának megfelelését. Nem vonható bele a bruttó érték 20%-os értékének megfizetésének alapjába, és így a teljes vételárat ki kell fizetni az alábbi szolgáltatások igénybevétele esetén: -
MMS szolgáltatás,
-
autópálya matrica-vásárlás,
-
emelt díjas telefonhívások, (kivételt képeznek a külföldi hívások)
-
mobil internet használat, kivételt képeznek a GESZ ISZK kijelölt dolgozói.
A vezetékes telefon és a hivatali mobil telefon magáncélú használata esetén a munkavállaló havonta nyilatkozni köteles a kiküldött számla másolatán a magáncélú beszélgetések összegéről, melyet a GESZ Házipénztárába kell befizetni. A megtéríttetésről a GESZ Pénzügyi osztályvezetőjének kell gondoskodnia. Mobil előfizetések beszélgetési limit értéke: 6.000,- Ft A mobil számla limit érték feletti részét teljes összegben ki kell fizetnie a dolgozónak.
VII. Hívásnapló vezetési kötelezettség Hívásnapló vezetési kötelezettségnek kell eleget tenni: - a telefonok kizárólagos hivatalos célú használata során, valamint 7
-
abban az esetben, amikor a tényleges tételes híváslista alapján kerül a magán célú használat kijelölésre.
Hívásnapló kötelező tartalmi elemei: - dátum, - hívó fél, - hívott fél neve, és telefonszáma, - hívás célja (magán vagy hivatalos).
VIII. Záró rendelkezések Jelen szabályzat 2011. január 1.-jén lép hatályba. A tárgyra vonatkozó minden korábbi szabályozás hatályát veszti.
8
1. számú melléklet ………… oldalszám TELEFON HÍVÁSNAPLÓ ……………………………………… osztály / részleg
Dátum:
Hívó fél:
Hívott fél neve és telefonszáma:
……………………………………….……..telefonszám
Hívás/Fax:
Hivatalos/Magán
Megjegyzés:
