S Y S T É M SYST ÉM PRO
S O F T - 4 - S A L E Í ZE N Í F I REM JI N AK
MTJ Service, s.r.o., Musilova 2, 614 00 Brno tel.: 545 576 759, fax: 545 241 174 email:
[email protected], http://www.mtj.cz
INFORMA NÍ SYSTÉM SOFT-4-SALE Dovolujeme si Vám p edstavit informa ní systém Soft-4-Sale. popis funkcí Informa ní systém Soft-4-Sale dokáže pomocí svých funkcí ešit pro Vaši spole nost tyto procesy a situace: 1. Obchodní a marketingový proces 2. Realiza ní a zakázkový proces 3. Proces operativního ízení tým nebo celé firmy 4. Manažerský proces vedení a hodnocení firmy 5. etní proces nebo datová vazba na ú etní systém 6. Fungování systému na vzdálených pobo kách
OBCHOD A MARKETING Soft-4-Sale v oblasti obchodu a marketingu obsahuje tyto funkce: n Kontaktní management: (bohatá evidence firem, osob, zájemc , dealer , zákazník ,… n Zpracování hromadných marketingových akcí n Evidence záznam z jednání, jednoduché dopisy a faxy n Evidence požadavk zákazník n Kalendá dlouhodobých úkol a jejich pln ní n Kompletní báze zboží a vlastních produkt s možností tisku ceník n Tvorba nabídek a poptávek n Proaktivní dokumenty n Synchronizace s MS Outlook kontakty a marketing Funkce isté marketingové ásti systému vedou k vytvo ení komplexní báze adres všech klient , potencionálních zákazní, zájemc a také dodavatel a konkurent . Nad touto bází je vybudována rozši ující sada funkcí sm ujících k vyhledání firem, tisku mailing , evidenci marketingových aktivit atd.. Mezi dalšími funkcemi této ásti systému najde uživatel také evidenci záznam z jednání, kalendá úkol , evidenci neomezeného po tu kontaktních osob a možnost aplikace marketingových hledisek pro sledování a hodnocení kontaktní báze. nabídky Modul Nabídky dává uživateli k dispozici rozsáhlou sadu funkcí podporujících tvorbu cenových nabídek. Pro tvorbu nabídky jsou k dispozici takové nástroje, aby byla tato innost dostate rychlá. Datovým základem je báze zboží. V bázi nabízeného zboží (neslu ovat se skladem) je komplexní popis nabízených produkt s detailním popisem, technickými parametry a samoz ejm s nástroji na efektivní tvorbu cen etn dealerských skupin, provázaných na bázi kontakt . Vlastní tvorba nabídky umož uje vytvá et v nabídkovém dokumentu pojmenované varianty, vno ené mezisou ty, návrhy a výpo ty slev. Do nabídky m že uživatel zadat i jakýkoliv atypický výrobek se speciálním popisem. Pro typizované složité sestavy jsou v bázi zboží p edem p ipravené tzv.
konstruk ní celky. Výsledné nabídky jsou v systému trvale evidovány a nad celou evidencí nabídek existují také funkce sledovací a hodnotící (statistické).
OPERATIVNÍ
ÍZENÍ TÝM
A FIRMY
Sou ástí systému je kalendá úkol , evidence záznam z jednání, plánování asu, porad a automatické proaktivity. Uživatel dokáže jednoduše tvo it a evidovat dopisy, e-maily, faxy odeslané i p ijaté a to v r zných jazykových mutacích esky, anglicky, n mecky). Spojení možnosti rychlé tvorby s výhodou vnit ní evidence p edstavuje silný nástroj pro operativní ízení s návaznými statistickými nástroji pro hodnocení a kontrolu. operativa n n n n n n n n n n n
Evidence záznam z jednání Kalendá dlouhodobých úkol a jejich pln ní Jednotné místo pro plánování asu Kompletní e-mailová komunikace Synchronizace s Microsoft Outlook Tisk a evidence dopis a fax Evidence požadavk zákazník Automatické p ipomínky a proaktivní dokumenty Plánování a vyhodnocování porad Dotazníky Školení
REALIZACE A ZAKÁZKOVÁ INNOST n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n
Evidence p ijatých objednávek Objednávky zboží, materiálu a služeb Hromadné objednávky materiálu Skladové hospodá ství Rezervace, blokace Evidence výrobních ísel dodaných za ízení Logistické funkce optimalizace skladových zásob Fakturace Dodací a záru ní listy Dealerský systém Evidence p ijatých faktur Vedení a vyhodnocování zakázek Vnit ní struktura zakázek – etapy a procesy Kontrola dokladové kompletnosti zakázek a etap Technologická struktura zakázek – možnost evidence verzí Historie vývoje zakázek Výkazy práce na zakázky Evidence a zpracování smluv ímý prodej p es pult Evidence servisních a montážních inností Evidence reklamací Zpracování záp ek za ízení v etn fakturace p ovného
zakázky Druhá, obchodní, ást eší již konkrétní obchodní p ípady a zakázky. Systém m že využít i informací z nabídky, kde byla vytvo ena požadovaná struktura zboží pro zákazníka. Zdrojem obchodního p ípadu m že být i zaevidovaná p ijatá objednávka plnící funkci p ílohy smlouvy. Princip fungování systému je založen na vzájemné provázanosti jednotlivých doklad a
možnosti vytvá et nové doklady podle logicky p edcházejících. Nap . podle p ijaté objednávky vytvo it sadu vystavených objednávek pro dodavatele a samoz ejm i zálohové a kone né faktury pro odb ratele. Podle vystavených objednávek pak p íjemky a p ijaté faktury. Doklady jsou vzájemn propojeny svou vazbou na konkrétní zakázku. Karta zakázky pak jednoduše ukáže všechny související doklady (objednávky, faktury, dodací listy, nabídky, smlouvy, výrobní ísla dodaných za ízení, servisní zásahy, výdejky, rezervované za ízení, osobní úkoly, záznamy z jednání, výkazy práce, historii a objekty Windows p ipojené pomocí OLE. prodej & sklady Samostatn stojící t etí ástí systému je rozší ení zakázkového systému o funkce p ímého prodeje, evidence finan ních transakcí v pokladnách a ízení sklad . V tomto modulu najde uživatel standardní funkce k vedení sklad (p íjem, výdej, evod, ..) a funkce pro p ímý prodej (prodejka, výdej a p íjem pen z z pokladny, ...). Nadstandardní funkcí je možnost rezervovat zboží a materiál na sklad ve prosp ch obchodních ípad . Spole ná instalace modul Prodej & Sklady s modulem Zakázky umož uje autonomní innost samostatné pobo ky obchodní firmy.
MANA ERSKÉ FUNKCE A ÍZENÍ SPOLE NOSTI n n n n n n n n n
Procesní panely Finan ní plánování (cash-flow do budoucnosti) Vyhodnocení marketingové a obchodní práce obchodník Marketingové analýzy trhu Operativní evidence pro realiza ní procesy (detailní komplexní pohledy na zakázky) Vyhodnocování zakázek Analýza prodeje a realizovaných zakázek Vyhodnocování stavu zásob Návaznost na kancelá ský systém (MS Office) a specializované systémy pod Windows (AutoCAD, MS Project, ...)
statistiky Každý modul, každá oblast v systému Soft-4-Sale obsahuje funkce pro zpracování statistik v jednorozm rném i dvourozrném pohledu. Statistiky se navíc díky provázanosti dat celého systému mohou opírat o marketingové íselníky popisující Váš trh nebo Vaše produkty a lze tak získat analýzy chování trhu v i Vašim produkt m podle skute ných obchodních dat - nap . dle fakturace za ur ité období. Výstupy statistik lze vždy získat i v grafické podob podob exportu dat do Excelu pro další zpracování.
nebo v
strategie & cash flow Jedním z manažerských nástroj programu je sledování toku finan ní hotovosti (Cash Flow) s reálným výhledem do budoucnosti.
OTEV ENOST SYSTÉMU Dostupná ešení CRM implementací vždy vyžadovala data jednak aktivn získaná systémem (uživatelské vstupy) a jednak data dodávaná externími systémy (SAP, ABRA, … ). Produkt Soft-4-Sale a firma MTJ Service jsou na tento typ ešení ipravení a takto pojatá ešení jsme realizovali.
ETNÍ SYSTÉM n n n n n n n
Vystavené faktury, dobropisy, storna ijaté faktury, dobropisy, storna Pokladna - p íjem a výdej hotovosti Skladové pohyby Banka Hlavní kniha, da ová evidence Majetek
vazba na etnictví Systém Soft-4-Sale obsahuje ú etní modul nebo m že obsahovat vazbu na ú etní systémy. Rozsah funkcí Soft-4-Sale umož uje kompletní ízení firmy i v situaci, kdy vedení ú etnictví je p edáno ú etní firm . Systém obsahuje evidenci zaplacených a nezaplacených faktur (p ijatých i vystavených) umí tisknout p íkazy k úhrad , tiskne m sí ní rekapitulace pokladních pohyb s rozpadem DPH, m sí ní rekapitulace stavu zásob rozú továny na strany Má Dáti - Dal.
VZDÁLENÉ POBO KY, NOTEBOOKY Nad vý tem funkcí marketingového a obchodního systému Soft-4-Sale je t eba p ipomenout novou a velmi d ležitou vlastnost. “Soft-4-Sale umí replikovat databázi.”Lidskými slovy to znamená, že pokud prob hne instalace Soft-4-Sale na více vzdálených lokalitách, mohou uživatelé pracovat nezávisle na sob a jednou denn i jednou týdn si modemem nebo po disket vym ní zm nový soubor a vzájemn si doplní své databáze o všechny zm ny, které zapsali. Jako samostatnou “vzdálenou”lokalitu si m žete p edstavit také nap . obchodníka na služební cest s notebookem. replikace Modul Replikací zajiš uje aktuální stav a úplný rozsah obchodních a marketingových informací na všech po íta ích, kde je systém instalován bez ohledu na to, zda jsou tyto po íta e fyzicky propojeny. Preventivním zp sobem je vy ešen i p ípadný konflikt p i aktualizaci informací. Pomocí nastavení íselných ad zajistí Soft-4-Sale nap . možnost tvo it sou asn na všech instalacích nové nabídky aniž by systém dovolil shodu ísel nabídek a zp sobil tak datový konflikt. Princip ešení je založen na aplika ní replikaci dat s podporou kterých metodických pokyn (nap . odd lené íselné ady doklad ).
PODMÍNKY IMPLEMENTACE edpoklad úsp chu V p ípad implementace systému Soft-4-Sale pro navrženou strukturu dokladových a informa ních tok je nutné uvažovat o sou asném využití standardních funk ních modul systému a vývojových kapacit výrobce systému. P edpokládaný postup ešení p edpokládá detailní stanovení procesní struktury firmy a dokladových a informa ních tok . V návaznosti na p esn specifikované zadání lze zpracovat plán nasazení a vývoje nadstandardních funkcí, v etn pevných cenových a termínových specifikací. slu by Kompletní a úsp šná instalace nového systému vyžaduje adu souvisejících služeb, jenž Vám m žeme nabídnout: n Projekt zavedení systému n Instalace systému v síti LAN n Konfigurace systému podle podmínek zákazníka n Jednorázové p evzetí sou asných dat ze stávajících systén n n n n
Školení uživatel Instalace a zaškolení nových rozší ených verzí systému Vazba na okolní systémy Program údržby zajiš ující pravidelné prodlužování záru ní doby Speciální úpravy systému dle požadavk zákazníka
Servis a údr ba 6 m síc je klient automaticky za azen do servisního programu kategorie SILVER. Po uplynutí záru ní doby nabízíme ro ní program "Údržby" ve t ech variantách s možností upgrade na nové verze systému zdarma a s prodlouženou zárukou funk nosti na dobu "Údržby". Po uplynutí základní doby záruky nabízíme zákazník m 3 typy servisních program podpory, kdy za ro ní poplatek 12 - 28 % z ceny licencí nabízíme prodloužení záruk na další rok samoz ejm s právem na upgrade zdarma + dle typu servisního programu i slevy na služby. Varianta BRONZ n n n n
1 rok p ístup k novým verzí + záruka funk nosti, hot-line je placená služba 100 K / zapo atých 10 minut, ceny služeb 680 a 810 K /hod, nep ílišrychlé garantované reak ní doby: 4/15/60 dní
Varianta SILVER n 1 rok p ístup k novým verzí + záruka funk nosti, n hot-line zdarma, n 25% sleva na ceny služeb = 570 a 680 K /hod, n garantované reak ní doby: 2/6/30 dní n 1 x odborné provedení upgrade ve speciální sazb 1000 K / 2 hod Varianta GOLD n n n n n
1 rok p ístup k novým verzí + záruka funk nosti, hot-line zdarma, 35% sleva na ceny služeb = 520 a 600 K /hod, garantované reak ní doby: 1/4/20 dní 1 x audit technického a aplika ního stavu systému zdarma
n 2 x školení ve speciální sazb 1500 K / 4 hod bez náklad na dopravu n sleva 35% pro 1 ú astníka "velkého školení nových funkcí" Servisní kanály 1. zásah servisního technika na míst instalace systému 2. nová opravená verze dostupná na FTP serveru 3. opravny program "PATCH" odeslaný e-mailem 4. ízení vzdáleného po íta e
OCHRANA DAT A ARCHITEKTURA SYSTÉMU Úrove zabezpe ení Otázka zabezpe ení je ešena konfigurací systému a ístupových práv v t chto úrovních: 1. ístupová práva uživatel k vybraným funkcím systému 2. ístupová práva uživatel k vybraným datovým zdroj m 3. Ochrana p ed nežádoucím p ístupem do dat 4. Ochrana p ed zkopírováním dat a provozování kopie systému na neautorizovaném PC Architektura Systém je vyvíjen v prost edí Microsoft Access (Front-End). Dopl kové podp rné produkty (nástroje pro údržbu, nástroj pro automatizaci p enos zm nový databází, apod… ) pak v prost edí Visual Basic. Data jsou nej ast ji ukládána také v prost edí databáze Microsoft Access s možností volil uložení dat i v databázi Microsoft SQL.
DOPL KOVÉ INFORMACE Reference Referen ní seznam je dostupný na www.mtj.cz a z našich významných zákazník vybíráme: n ROBERT BOSCH odbytová spole nost n ELECTROLUX, s.r.o., divize FSE n ARAL R, a.s. n BP R, s.r.o. n HERBACOS-BOFARMA, s.r.o. n KKH Brno, spol. s r.o. n Koncept-Ekotech, spol. s r.o. n TgS, spol. s r.o. n ABB-ELSYN, a.s. n Laser-Tech, s.r.o. n Pokorný s.r.o. n Ammeral Beltech, s.r.o. n Resvo, s.r.o n Rudolf Koller, spol. s r.o. Po et implementací 412 instalací systému k 30.9.2005 ( R + SR)
Ukázky obrazovek
KONTAKT MTJ Service, s.r.o. Musilova 2 614 00 Brno tel.: 545 576 759 fax: 545 241 174 e-mail:
[email protected] www.mtj.cz
