Docházka Hodiny podle firem Výkaz pro zákazníka

ZULU F&E s.r.o. Ing. Ľuboš Prokopovič

Docházka Hodiny podle firem Výkaz pro zákazníka (šablony MS Excel pro evidenci odpracovaných hodin za kalendářní měsíc)

v 4.00 ze dne 28.4.2013

Uživatelský manuál

ZULU F&E s.r.o.

Obsah 1.

Úvod................................................................................................................................................. 2

2.

Soupis jednotlivých listů soboru Docházka ..................................................................................... 3

3.

List „Docházka“ souboru Docházka ................................................................................................. 4 3.1.

Základní údaje ......................................................................................................................... 4

3.2.

Vyplňování docházky ............................................................................................................... 5

3.3.

Evidence fondu pracovní doby ................................................................................................ 6

3.4.

Sledování hodin podle zákazníků nebo zakázek ...................................................................... 6

4.

List „Zákazníci“ souboru Docházka .................................................................................................. 7

5.

Soupis jednotlivých listů soboru Hodiny podle firem ...................................................................... 8

6.

List „Ovládání“ souboru Hodiny podle firem ................................................................................... 9

7.

Soupis jednotlivých listů soboru Výkaz pro zákazníka ................................................................... 10

8.

List „Ovládání“ souboru Výkaz pro zákazníka................................................................................ 11

9.

List „Zákazníci a skupiny“ souboru Výkaz pro zákazníka ............................................................... 13

10. Licenční podmínky ......................................................................................................................... 14 11. Soupis verzí .................................................................................................................................... 15

1

ZULU F&E s.r.o.

1. Úvod Společnost ZULU F&E s.r.o. si vám v rámci poskytovaných služeb dovoluje nabídnout SW pro evidenci měsíční docházky zaměstnance a měsíčního přehledu hodin odpracovaných na jednotlivých projektech nebo pro jednotlivé zákazníky. SW vznikl jak na základě vnitřní potřeby společnosti, tak na základě zájmu mezi našimi zákazníky. Věříme, že jej také shledáte užitečným. Tento SW má za cíl ulehčit evidenci odpracovaných hodin jednotlivých zaměstnanců za kalendářní měsíc, čerpání dovolené, návštěvy lékaře atd. Soubor MS Excel je napsán pro pracovní dobu rozvrženou od pondělí do pátku, kdy pro každý pracovní den je možné zadat pracovní povinnost zaměstnance. Tím je umožněno využití tohoto souboru i pro zaměstnance se zkráceným úvazkem a s nerovnoměrně avšak pravidelně rozloženou docházkou. Svátky je nutné zadávat ručně. SW dále umožňuje zadávat a evidovat práci zaměstnance na jednotlivých projektech, zakázkách či zákaznících a vyhodnotit procento režijních hodin zaměstnance. Dále umožňuje přehledně sledovat fond pracovní doby zaměstnance a pořídit tiskový výstup přehledu odpracovaných hodin pro uchování pro případnou kontrolu příslušných úřadů. Druhý ze souborů umožňuje z maximálně 10 měsíčních docházek jednotlivých zaměstnanců sestavit přehled hodin odpracovaných na jednotlivých projektech nebo pro jednotlivé zákazníky. Třetí soubor pak umožňuje z maximálně 10 měsíčních docházek vypsat jednotlivé položky týkající se té které firmy nebo toho kterého projektu do přehledné tabulky. Tato tabulka se pak může připojit jako příloha k faktuře. SW si neklade za cíl vzdorovat uživatelům, kteří se pokoušejí do vstupních buněk jednotlivých listů vkládat nesmyslné údaje. Předpokládá se určitá kázeň uživatele v tomto směru. Jakékoliv připomínky, návrhy nebo (snad k tomu nedojde) chyby je možné zasílat autorovi SW na e-mail [email protected].

2

ZULU F&E s.r.o.

2. Soupis jednotlivých listů soboru Docházka Informace o SW je list, který obsahuje informace o autorovi tohoto SW, dále název SW, licenční podmínky, ve které verzi MS Excel byl SW napsán, verzi a den vydání SW a informace o subjektu, který vlastní licenci k dané kopii SW. Dále zde najdete pár slov o tomto SW. Docházka je hlavní list souboru. Do tohoto listu zaměstnanec vepíše údaje o příchodu a odchodu, délce polední přestávky nebo zadá důvod nepřítomnosti. Na tomto listu je rovněž přehled odpracovaných dnů a hodin za celý měsíc, počet dnů nemoci, svátků, dovolené atd. Další sekce představuje evidenci fondu pracovní doby. Levá část listu slouží zároveň k tisku měsíčního přehledu pro uchování pro kontrolu příslušných úřadů. Na pravé straně tohoto listu najdete část, kde je možné rozepsat počet hodin odpracovaný na jednotlivých zakázkách v daný den. Zákazníci je list, který slouží k vepsání seznamu zákazníků, zakázek nebo projektů. Tento seznam se pak nabízí zaměstnanci při vyplňování docházky. Na tomto listu lze rovněž najít přehled hodin odpracovaných zaměstnancem v daném měsíci na dané zakázce nebo pro daného zákazníka. Důvody nepřítomnosti je pomocný list sloužící jako seznam všech možných důvodů nepřítomnosti. V další části manuálu bude podrobně popsáno, jak správně používat tento soubor MS Excel.

3

ZULU F&E s.r.o.

3. List „Docházka“ souboru Docházka 3.1.

Základní údaje

Na tomto listu najdete v horní části pole určené k vyplnění základních údajů, jimiž jsou: • jméno – tento údaj slouží jen pro identifikaci evidence a nijak se dále nezpracovává, • rok, měsíc – slouží k určení, o který kalendářní měsíc se jedná; podle obsahu těchto dvou buněk se automaticky vyplní i kalendář v poli níže, • fond pracovní doby – do tohoto pole je možné vepsat „ANO“, pokud se má danému zaměstnanci sledovat fond pracovní doby; „NE“, pokud se tak dít nemá. Pozn.: správná funkce evidence fondu pracovní doby je podmíněná přepsáním konečného stavu fondu pracovní doby z minulého měsíce do počátečního stavu měsíce aktuálního. Dále se na tomto listu nachází sekce „Pracovní povinnost“, kam je nutné vepsat pracovní povinnost zaměstnance pro jednotlivé dny. Pro zaměstnance na plný úvazek je do všech polí potřeba vepsat hodnotu „8,0“. Pro zaměstnance na poloviční úvazek s rovnoměrně rozloženou docházkou se počet hodin pro všechny pracovní dny nastaví na hodnotu „4,0“. Rozložení pracovní doby může být libovolné. SW předpokládá, že plný úvazek je 40 pracovních hodin týdně. Výše úvazku je pro kontrolní účely zobrazena v pravé části této sekce a je vypočtena na základě výše pracovní povinnosti v jednotlivých pracovních dnech.

4

ZULU F&E s.r.o. 3.2.

Vyplňování docházky

Vyplňování docházky je velice jednoduché. Každý den je potřeba správně vyplnit čtyři údaje: • čas příchodu ve formátu HH:MM, • čas odchodu ve formátu HH:MM, • doba polední přestávky v minutách, • důvod nepřítomnosti. Správné zvolení důvodu nepřítomnosti je podmínkou ke správnému fungování měsíčních přehledů pro zpracování mezd a evidence fondu pracovní doby. Proto všechny nabízené důvody a jejich důsledky pro zpracování evidence docházky uvádí následující tabulka: Důvod Kdy použít nepřítomnosti

Dovolená

Lékař

Nemoc Neomluvená absence Neplacené volno Paragraf Placené volno Sickday

Svátek

Důsledek

Daný den se zaměstnanci nepočítá do doby k odpracování. Každý takto označený den se projeví v měsíčním přehledu v položce „Dovolená“. U položky dovolená se objeví jednak počet hodin odpovídající pracovní povinnosti zaměstnance V případě dovolené pro dny, které jako dovolenou označil, a dále se napravo od tohoto čísla objeví zmíněný počet hodin přepočtený na dny dovolené, kdy každý den dovolené má osm hodin, které jsou násobené výší úvazku zaměstnance. Například zaměstnanec na poloviční úvazek má počítány 4 hodiny na den dovolené. Slouží jako informace, že zaměstnanec byl daný den v pracovní době u lékaře. Takový den se počítá jako Byl-li zaměstnanec pracovní. Je-li skutečný počet odpracovaných hodin menší daný den u lékaře než pracovní povinnost za daný den, započítá se zaměstnanci přesně výše jeho pracovní povinnosti. Daný den se zaměstnanci nepočítá do doby k odpracování. Byl-li zaměstnanec Každý takto označený den se projeví v měsíčním přehledu daný den nemocný v položce „Nemoc“. Daný den se zaměstnanci nepočítá do doby k odpracování. V případě Každý takto označený den se projeví v měsíčním přehledu neomluvené absence v položce „Nepřítomnost“. Bylo-li zaměstnanci Daný den se zaměstnanci nepočítá do doby k odpracování. poskytnuto Každý takto označený den se projeví v měsíčním přehledu neplacené volno v položce „Nepřítomnost“. Je-li zaměstnanec Daný den se zaměstnanci nepočítá do doby k odpracování. nepřítomen kvůli Každý takto označený den se projeví v měsíčním přehledu ošetřování jiné osoby v položce „Nemoc“. Bylo-li zaměstnanci Takový den se zaměstnanci počítá jako pracovní a má se za poskytnuto pl. volno to, že odpracoval svou pracovní povinnost pro daný den. Byl-li zaměstnanci Takový den se zaměstnanci počítá jako pracovní a má se za poskytnut tzv. to, že odpracoval svou pracovní povinnost pro daný den. „Sickday“ Daný den se zaměstnanci nepočítá do doby k odpracování. Připadl-li na daný Každý takto označený den se projeví v měsíčním přehledu den státní svátek v položce „Svátek“.

5

ZULU F&E s.r.o. 3.3.

Evidence fondu pracovní doby

Tato funkce vychází z celkové pracovní povinnosti zaměstnance v měsíci a ze skutečně odpracovaných hodin. Příspěvek do fondu pracovní doby za daný měsíc se vypočítá jako rozdíl skutečně odpracovaných hodin a celkové pracovní povinnosti zaměstnance. Konečný stav fondu pracovní doby se pak vypočte jako součet konečného stavu minulého měsíce a příspěvku měsíce aktuálního. Kladná čísla představují hodiny navíc (zaměstnanec má nárok na proplacení nebo náhradní volno). Tato funkce je aktivní jen v případě, že je vyplněno „ANO“ v poli „Fond pracovní doby“. Celkovou pracovní povinnost zaměstnance v měsíci představuje součet jeho pracovních povinností v jednotlivých pracovních dnech měsíce snížený o počet hodin za nemoc, neomluvenou absenci a dovolenou. Pracovní povinnost za den, na který připadá státní svátek, se rovněž nezapočítává.

3.4.

Sledování hodin podle zákazníků nebo zakázek

Kromě základní evidence odpracovaných hodin a přehledu sloužícího jako podklad pro mzdové účetnictví nabízí SW možnost sledovat počet odpracovaných hodin na jednotlivých zakázkách. V pravé části listu lze rozepsat denní pracovní dobu na nejvýše deset zakázek nebo zákazníků. Název zákazníka nebo zakázky je nutné vybrat z rozbalovacího seznamu. Jeho obsah je dán daty uvedenými na listu „Zákazníci“. Dále je možné k dané části denní pracovní doby připsat poznámku a počet hodin odpracovaných na dané zakázce. Z takto pořízených dat se vypočte celkový počet hodin strávený na zakázkách a počet režijních hodin za každý den. V měsíčním přehledu je pak k dispozici procento režijních hodin daného zaměstnance v daném dni.

6

ZULU F&E s.r.o.

4. List „Zákazníci“ souboru Docházka Tento list představuje jednoduchý seznam zákazníků nebo zakázek o 150 položkách. Tento seznam zákazníků se projeví v rolovacím seznamu ve sloupcích „Zákazník“ na listu docházka. Sloupec „IČO“ tohoto seznamu má čistě informativní charakter. Sloupec „Hodin“ představuje měsíční úhrn hodin odpracovaných daným zaměstnancem na dané zakázce či pro daného zákazníka a může sloužit například jako podklad k fakturaci či jiným ukazatelům firmy.

7

ZULU F&E s.r.o.

5. Soupis jednotlivých listů soboru Hodiny podle firem Informace o SW je list, který obsahuje informace o autorovi tohoto SW, dále název SW, licenční podmínky, ve které verzi MS Excel byl SW napsán, verzi a den vydání SW a informace o subjektu, který vlastní licenci k dané kopii SW. Dále zde najdete pár slov o tomto SW. Ovládání je hlavní list souboru. Do tohoto listu je třeba vepsat jména zaměstnanců a názvy souborů s docházkou jednotlivých zaměstnanců. Na tomto listu je rovněž tlačítko pro zahájení zpracování dat z jednotlivých docházkových souborů a ProgressBar ukazující, v jaké fázi se zpracování dat nachází. Zákazníci je list, který je automaticky vyplněný na základě dat z docházky toho kterého zaměstnance. V případě, že některý ze sloupců není obsazen zaměstnancem, je během zpracování zcela vymazán. V případě, že sice je sloupec obsazen zaměstnancem, ale není nalezen nebo zadán soubor s jeho docházkou, je takový sloupec vyplněn nulami. Je-li docházkový soubor zaměstnance nalezen, jsou data z listu „Zákazníci“ tohoto docházkového souboru překopírována do příslušného sloupce listu „Zákazníci“ soboru Hodiny podle firem. Podmínkou správné tvorby měsíčního přehledu je stejná množina a pořadí zákazníků v souborech jednotlivých zaměstnanců. V další části manuálu bude podrobně popsáno, jak správně používat tento soubor MS Excel.

8

ZULU F&E s.r.o.

6. List „Ovládání“ souboru Hodiny podle firem Zacházení se souborem Hodiny podle firem je velice jednoduché a veškeré prvky a buňky k vyplnění uživatelem se nachází výhradně na listu „Ovládání“ tohoto souboru. Na listu „Ovládání“ se nacházejí dvě sekce – „Zaměstnanci a jejich docházka“ pro určení vstupních dat ke zpracování a „Zpracování výkazů práce všech zaměstnanců“, která nese tlačítko pro spuštění zpracování dat a dále ProgressBar indikující stav zpracování souborů jednotlivých zaměstnanců. V sekci „Zaměstnanci a jejich docházka“ se po uživateli požaduje vyplnění jmen zaměstnanců, kterých může být nejvýše deset a ke každému jménu vyplnit název souboru s docházkou daného zaměstnance. Vyplnění názvů souborů usnadňuje tlačítko „Vyber…“ napravo od pole určeného k vyplnění názvu souboru. Je vhodné na tomto místě upozornit, že název souboru musí obsahovat i kompletní cestu. Pokud u daného zaměstnance nebude soubor vyplněn, bude sloupeček na listu „Zákazníci“ odpovídající datům takového zaměstnance vyplněn nulami. Sloupečky bez vyplněného jména zaměstnance se považují za neplatné a jsou během zpracování dat zcela vymazány. Nakonec v sekci „Zpracování výkazů práce všech zaměstnanců“ je pro uživatele připraveno tlačítko „Zpracovat výkazy“, po jehož stisknutí se zahájí zpracování dat, které probíhá následovně: • makro prochází sekci „Zaměstnanci a jejich docházka“ po jednotlivých řádkách, • je-li nalezen řádek s nevyplněným jménem, je příslušný sloupec na listu „Zákazníci“ vymazán a makro přejde ke zpracování dalšího řádku, • je-li nalezeno jméno zaměstnance a není-li nalezen platný název souboru, je příslušný sloupec na listu „Zákazníci“ vyplněn nulami a a makro přejde ke zpracování dalšího řádku s tím, že uživatele na tuto skutečnost upozorní informačním hlášením, • po nalezení prvního řádku se jménem zaměstnance a platným názvem souboru docházky zkopíruje makro názvy zákazníků, jejich IČ a hodiny odpracované daným zaměstnancem z Docházky na list „Zákazníci“ do příslušných sloupců, • po nalezení dalších souborů docházky se kopírují už jen odpracované hodiny – proto musí být množina zákazníků a jejich pořadí ve všech zpracovávaných souborech Docházka naprosto stejné. V opačném případě dojde ke zkreslení přehledu. O stavu zpracování dat informuje uživatele ProgressBar umístěný napravo od tlačítka „Zpracovat výkazy“.

9

ZULU F&E s.r.o.

7. Soupis jednotlivých listů soboru Výkaz pro zákazníka Informace o SW je list, který obsahuje informace o autorovi tohoto SW, dále název SW, licenční podmínky, ve které verzi MS Excel byl SW napsán, verzi a den vydání SW a informace o subjektu, který vlastní licenci k dané kopii SW. Dále zde najdete pár slov o tomto SW. Ovládání je hlavní list souboru. Do tohoto listu je třeba vepsat jména zaměstnanců a názvy souborů s docházkou jednotlivých zaměstnanců, které se budou po stisku příslušného tlačítka zpracovávat. Dále je zde možné provádět import seznamu zákazníků z již existujícího souboru docházky a vybírat název zákazníka nebo jejich skupiny, pro které se bude generovat datový výstup. Na tomto listu jsou rovněž tlačítka pro zahájení zpracování dat z jednotlivých docházkových souborů a ProgressBary ukazující, v jaké fázi se zpracování dat nachází. Zákazníci a skupiny je list, který obsahuje seznam zákazníků nebo projektů a umožňuje je dále rozdělovat do skupin a podskupin. Zákazníci nebo projekty uvedení v tomto listu jsou pak automaticky nabízené v roletovém menu na listu „Ovládání“ při výběru zákazníka / projektu a názvy skupin jsou pak analogicky nabízené v roletovém menu při výběru skupiny. Výkaz pro zákazníka je list, na který makro spouštěné tlačítkem „Zpracovat výkazy“ vygeneruje datový výstup ze zpracovávaných souborů docházek jednotlivých zaměstnanců. Tento list je nastavený tak, aby datový výstup bylo možné tisknout na list formátu A4, orientace na výšku. Výkaz pro skupinu je list, na který makro spouštěné tlačítkem „Zpracovat výkazy“ vygeneruje datový výstup ze zpracovávaných souborů docházek jednotlivých zaměstnanců. Tento list je nastavený tak, aby datový výstup bylo možné tisknout na list formátu A4, orientace na šířku. V další části manuálu bude podrobně popsáno, jak správně používat tento soubor MS Excel.

10

ZULU F&E s.r.o.

8. List „Ovládání“ souboru Výkaz pro zákazníka Zacházení se souborem Výkaz pro zákazníka je velice jednoduché a veškeré prvky a buňky k vyplnění uživatelem se nachází na listech „Ovládání“ a „Zákazníci a skupiny“ tohoto souboru. Na listu „Ovládání“ se nacházejí celkem čtyři sekce – „Zaměstnanci a jejich docházka“ pro určení vstupních dat ke zpracování, „Import seznamu zákazníků“ pro snadnou aktualizaci seznamu zákazníku na listu „Zákazníci a skupiny“, „Generování listu pro jednoho zákazníka“ pro výběr zákazníka nebo projektu, pro který se bude výkaz zpracovávat a pro spuštění zpracovaní a indikaci stavu jeho zpracování a konečně „Generování výkazu pro skupinu zákazníků“, která má stejný význam jako sekce „Generování listu pro jednoho zákazníka“ s tím rozdílem, že slouží ke spuštění zpracování dat pro skupiny definované na listu „Zákazníci a skupiny“. V sekci „Zaměstnanci a jejich docházka“ se po uživateli požaduje vyplnění jmen zaměstnanců, kterých může být nejvýše deset a ke každému jménu vyplnit název souboru s docházkou daného zaměstnance. Vyplnění názvů souborů usnadňuje tlačítko „Vyber…“ napravo od pole určeného k vyplnění názvu souboru. Je vhodné na tomto místě upozornit, že název souboru musí obsahovat i kompletní cestu. Sekce „Import seznamu zákazníků“ umožňuje pomocí jednoho tlačítka zvolit existující soubor docházky, ze kterého se na list „Zákazníci a skupiny“ zkopíruje seznam názvů zákazníků a jejich IČ. Název souboru včetně kompletní cesty zůstane čistě pro kontrolu v této sekci zobrazen. V sekci „Generování listu pro jednoho zákazníka“ je nutné z roletového menu vybrat název zákazníka nebo projektu, pro který se budou docházky zpracovávat. Položky roletového menu jsou určeny obsahem listu „Zákazníci a skupiny“, který musí obsahovat stejný seznam zákazníků / projektů, jaký obsahují i všechny zpracovávané soubory docházky. Dále je v této sekci pro uživatele připraveno tlačítko „Zpracovat výkazy“, po jehož stisknutí se zahájí zpracování dat, které probíhá následovně: • makro prochází sekci „Zaměstnanci a jejich docházka“ po jednotlivých řádkách, • je-li nalezen řádek s nevyplněným jménem, makro přejde ke zpracování dalšího řádku, • je-li nalezeno jméno zaměstnance a není-li nalezen platný název souboru, makro přejde ke zpracování dalšího řádku s tím, že uživatele na tuto skutečnost upozorní informačním hlášením, • po nalezení řádku se jménem zaměstnance a platným názvem souboru docházky makro otevře daný soubor a postupně prohledává sloupečky „Zákazník“ v pravé části listu „Docházka“. Shoduje-li se nalezený údaj se zvoleným zákazníkem / projektem, je na nejbližší volný řádek listu „Výkaz pro zákazníka“ stejnojmenného souboru zkopírováno datum, jméno zaměstnance, počet odpracovaných hodin a poznámka. O stavu zpracování dat informuje uživatele ProgressBar umístěný napravo od tlačítka „Zpracovat výkazy“.

11

ZULU F&E s.r.o. Sekce „Generování listu pro skupinu zákazníků“ funguje velmi podobně, jako sekce „Generování listu pro jednoho zákazníka“. Je nutné z roletového menu vybrat název jedné z deseti skupin, které jsou definované na listu „Zákazníci a skupiny“, pro kterou se budou docházky zpracovávat. Navíc je možné zvolit jednu až pět podskupin, a tím dále omezit počet členů skupiny, které se ve výstupních datech objeví. Políčko „Podskupiny“ může obsahovat až pět znaků následujících těsně po sobě, které označují podskupiny členů dané skupiny, které se mají objevit ve výstupu. Chcete-li tedy výstup omezit na podskupiny nazvané A, 1 a J, pak správné vyplnění políčka podskupiny je „A1J“. Pokud si přejete, aby se ve výstupu objevila data všech členů skupiny, ponechte toto políčko prázdné. Dále je v této sekci pro uživatele připraveno tlačítko „Zpracovat výkazy“, po jehož stisknutí se zahájí zpracování dat, které probíhá následovně: • makro prochází sekci „Zaměstnanci a jejich docházka“ po jednotlivých řádkách, • je-li nalezen řádek s nevyplněným jménem, makro přejde ke zpracování dalšího řádku, • je-li nalezeno jméno zaměstnance a není-li nalezen platný název souboru, makro přejde ke zpracování dalšího řádku s tím, že uživatele na tuto skutečnost upozorní informačním hlášením, • po nalezení řádku se jménem zaměstnance a platným názvem souboru docházky makro otevře daný soubor a postupně prohledává sloupečky „Zákazník“ v pravé části listu „Docházka“. Shoduje-li se nalezený údaj s některým ze zákazníků zvolené skupiny a/nebo podskupin dané skupiny, je na nejbližší volný řádek listu „Výkaz pro zákazníka“ stejnojmenného souboru zkopírováno datum, jméno zaměstnance, název zákazníka, počet odpracovaných hodin a poznámka. O stavu zpracování dat informuje uživatele ProgressBar umístěný napravo od tlačítka „Zpracovat výkazy“.

12

ZULU F&E s.r.o.

9. List „Zákazníci a skupiny“ souboru Výkaz pro zákazníka Význam tohoto listu spočívá především v tvorbě a definici skupiny a jejich podskupin. Dále list nese seznam všech zákazníků, které lze zpracovat. Seznam zákazníků lze sice ručně vyplnit, je však velmi doporučováno k tomuto účelu použít sekci „Import seznamu zákazníků“ na listu „Ovládání“ a použít aktuální soubor docházky. Dojte tím ke spolehlivé synchronizaci obou seznamů a vyloučení případných chyb vzniklých jejich nesynchronností. Definice skupin je velmi jednoduchá. Provádí se maticovým systémem, kdy každá z deseti možných skupin má svůj sloupec, ve které lze vyplnit její název a určit členy skupiny. Členem dané skupiny je ten zákazník, který má na svém řádku a ve sloupci příslušné skupiny neprázdnou buňku. V buňce může být vepsáno cokoliv; může jít o jméno podskupiny (viz níže) nebo nějakou jinou textovou poznámku atd. Pouze tehdy, je-li buňka na řádku zákazníka a ve sloupci dané skupiny zcela prázdná (nesmí zde být ani mezera), je zaručeno, že daný zákazník není členem dané skupiny. Podskupina v dané skupině je definovaná tak, že v buňce příslušné danému zákazníkovi a dané skupině je vyplněn pouze jeden znak. Přitom lze použít jak velká nebo malá písmena, tak číslice nebo jiné znaky. Jedinou podmínkou je to, že v buňce musí být pouze jeden znak. Členem podskupiny se pak stávají Ti zákazníci, kteří mají v příslušné buňce stejný znak. Systému podskupin lze dále použít k dalšímu filtrování požadovaného výstupu. Způsob zadání filtru je popsán v kapitole 8 tohoto dokumentu.

13

ZULU F&E s.r.o.

10.

Licenční podmínky

Šablony MS Excel „Docházka“ a „Hodiny podle firem“ jsou poskytnuty subjektu uvedenému na listu „Informace o SW“ (dále jen „majitel licence“) za následujících podmínek: • licence je platná od doby řádného uhrazení faktury za poskytnutí této šablony a je časově neomezená, • majitel licence má přístup ke všem vzorcům obsaženým v souboru MS Excel, • majitel licence má přístup ke zdrojovému kódu všech maker, • majitel licence má právo tuto šablonu jakkoliv upravovat a to včetně vzorců a zdrojových kódů maker v šabloně obsažených, • majitel licence bere na vědomí, že společnost ZULU F&E s.r.o. může bezplatně dobrovolně odstranit zjištěné chyby. Nárok na odstranění chyb však není nijak vymahatelný, stejně tak není vymahatelná časová lhůta pro odstranění chyb, pokud se k takovému kroku společnost ZULU F&E s.r.o. rozhodne, • majitel licence smí používat šablonu výhradně pro své interní potřeby a nesmí šablonu dále šířit ať už bezplatně nebo za úplatu, • pokud jsou některé z listů uzamčené, je tak učiněno pouze z preventivních důvodů (jako zamezení nechtěných změn). Heslo k odemčení listu je v takovém případě „12345“, • list „Informace o SW“ může být uzamčen, aniž by majiteli licence bylo sděleno heslo.

14

ZULU F&E s.r.o.

11.

Soupis verzí

Číslo Datum verze 1.00 18.9.2009 2.00 28.2.2010 2.10 7.3.2010 2.20

22.5.2010

3.00

17.1.2011

3.10

29.1.2011

4.00

28.4.2013

Rozdíl První vydaná verze. Verze rozšířená o soubor Hodiny podle firem pro tvorbu měsíčních přehledů Přidán „Sickday“ do důvodu nepřítomnosti Verze dále rozšířena o soubor Výkaz pro zákazníka pro tvorbu přehledů odpracovaných hodin ve formě přílohy k faktuře Soubor Docházka nyní umožňuje rozlišit až 150 zákazníků. Ostatní soubory byly rovněž přizpůsobeny na tento počet zákazníků. Výkaz pro zákazníky byl dále rozšířen o možnost importu seznamu zákazníků stiskem tlačítka na listu „Ovládání“. Odpadá tak potřeba ruční synchronizace. Dále byla vytvořena možnost tvorby skupin a podskupin zákazníků a generování hromadného soupisu. Počet dílčích zakázek v souboru „Docházka“ rozšířen ze šesti na deset za jeden den. Související kód Visual Basic rovněž upraven. Soubor docházka rozšířen o sekci denní povinnost, který umožňuje použití docházky i pro zaměstnance na částečný úvazek a to i s nepravidelnou docházkou. Nicméně, stále se počítá s pracovní dobou rozloženou od pondělka do pátku. Související soubory včetně kódu Visual Basic byly rovněž upraveny.

15