PEMERINTAH KOTA SEMARANG
DINAS PENDIDIKAN Jl. Dr.Wahidin 118, Telp. (024)84122180, Fax (024) .8317752 Semarang-50254 Website:www.disdik.semarangkota.go.id, e-mail:
[email protected]
Semarang,
26
Juni 2015
Kepada Nomor Sifat Lampiran Hal
942t4273 Pbnting 1 (satu) berkas Penjaringan DAPODIKMEN Tahun Pelajaran 201512016 dan Batas penqambilan data BOS Dikmen
Yth. Kepala SMA/SMI( Negeri/Swasta Se Kota Semarang di
-
SEMARANG
Dasar : a. lnstruksi Menteri Pendidikan Nasional Rl Nomor 2 Tahun 2011 tentang Kegiatan Pengelolaan Data Pendidikan; b. Petunjuk Teknis BOS SMA/SMK Tahun 2015', c. Surat Fdaran dari Direktur Jenderal Pendidikan Menengah Nomor 3B7lDlKU12015 tentang Pemanfaatan data Dapodikmen untuk BOS dan PIP Tahun 2015 tanggal 26 Januari2015', d. Berita tanggal 24 Juni 2A15 di laman: http ://dapo.d ikmen. kemd ikbud.go. id.
Berdasarkan hal tersebut diatas, dapat kami sampaikan beberapa hal berkaitan dengan informasi seputar penjaringan data Dapodikmen Tahun Pelajaran 2A1512016 dan penyediaan Data Pendidikan Menengah untuk penyaluran BOS Sekolah Menengah 2015 untuk periode Juli s.d. Desember 2015 adalah sebagai berikut 1. Sekolah agar segera melakukan pengaktifan dapodikmen Semester Ganjil 2A1512A16, sehingga dapat melakukan update untuk login dan melakukan proses periodikal pada semester ganjil Tahun Pelajaran 201512416. Secara teknis proses periodikal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut: a. Melakukan proses kelulusan untuk siswa Kelas Xll Tahun Ajaran 241412015, b. Melakukan proses kenaikan kelas, dan c. Melakukan up date seluruh data (Sarpras, PTK dll) pada semester Ganjil 2415t2016. 2. Penyaluran BOS Sekolah Menengah semester 1 tahun pelajaran 201512416 (periode Juli s.d. Desember 2015) akan disalurkan dalam 2tahap, yaitu: a. Tahap ke-1 berdasarkan data Dapodikmen per tanggal 1 Juli 2015. Kondisi saat ini kita sedang menuju untuk batas waktu cut off tahap 1 per 1 Juli 2015. Data yang akan di ambil adalah data siswa Tahun Pelajaran 201512016 yang telah di update dan masuk di Manajemen Dapodikmen pada :
laman: dapo.dikmen.kemdikbud.go. id. b. Tahap ke-2 berdasarkan data Dapodikmen per tanggal 31 Aqustus 2015. Tahap ini mengakomodasi data siswa yang belum terjaring pada Tahap 1 dikarenakan adanya masalah teknis, keterlambatan update data, atau masalah proses periodikal yang belum selesai (misalnya PPD belum selesai), sehingga data siswa yang belum terjaring pada cut off tahap 1, maka akan .limao,
tbUan
lza {ahtn
I
ini
Kepala Sekolah sebagai penanggung jawab data di masing-masing instansinya agar menunjuk operator sekolah secara definitif dengan surat tugas/surat keputusan untuk melakukan tugas update data dan penjaringan data Dapodikmen Tahun 201512016, serta melakukan pengecekan dan pemeriksaan terhadap kualitas dan kebenaran data sekolah. 4. Untuk langkah-langkah teknis berkaitan dengan update pendataan Dapodikmen Tahun 201512016, telah kami lampirkan dalam Surat Edaran ini. J.
Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
INAS PENDIDIKAN
Tembusan kepada Yth.
1. Pertinqqal.
:
NrP. 19620206 198703 1 013
Lampiran Surat Nomar :94214273
Panciuan Update Data Dapodikmen
1.
Melakukan pengaktifan referensi Semester Ganjil 2Q1512A16. Dengan demikian sekolah telah dapat melakukan update untuk dapat login dan melakukan proses periodikal pada semester ganjil tahun ajaran 201512016. Secara teknis proses periodikal yang dapat dilakukan adalah (a) melakukan proses kelulusan untuk siswa Kelas Xll Tahun Ajaran 201412015, (b) melakukan proses kenaikan kelas, dan (c) melakukan up date seluruh data pada semester Ganjil 201512A16. Langkah-langkah teknis update data sebagai berikut: '1. Login pada semester Genap 201412015 kemudian melakukan validasi dan sinkronisasi. 2. Setelah selesai sinkronisasi, log out/keluar dari aplikasi kemudian lakukan refresh (ctrl + f5). 3. Silahkan login ke semester Ganjil 201512A16, kenrudian melakukan proses update data: a) Update data sekolah Lakukan update data identitas sekolah dan data-data pendukungnya, yaitu dengan melengkapi data yang masih kosong dan edit data yang mengalami perubahan. Data pendukung ldentitas sekolah meliputi: data periodik, sanitasi, blockgrant, Yayasan, Program pengajaran dilayani/Paket Keahlian dilayanilJenis ketunaan, s/d akreditasi.
b) Update data Sarpras Lakukan update data sarana prasarana dan data-data pendukungnya, yaitu
dengan melengkapi data ruangan yang belum masuk dan edit data yang mengalami perubahan. Untuk data periodik di semester Ganjil 201512016 ini akan kembali kosong, untuk pengisiannya dapat rxenggunakan tombol " Salin semua data periodik". Fungsi tombol ini akan menyalin data isian data periodik yang telah diisikan di semester sebelumnya, selanjutnya tinggal melakukan update/edit data yang mengalami perubahan.
c)
Update data PTK Lakukan update data PTK dan data-data pendukungnya, yaitu dengan melengkapi data PTK yang belum lengkap dan edit data yang mengalami perubahan. Untuk data penugasan di semester Ganjil 201512016 ini akan kembali kosong, untuk pengisiannya dapat menggunakan tombol " Salin penugasan". Fungsi tombol ini akan menyalin data isian penugasan PTK yang telah diisikan di Tahun Ajaran sebelumnya, selanjutnya tinggal melakukan update/edit data yang mengalami perubahan. Cek dan update juga data pendukung PTK meliputi: data Anak, bea siswa, buku yang pernah ditulis dan seterusnya sampai dengan data riwayat jabatan fungsional.
d) Update data Peserta Didik Lakukan update data Peseda Didik dan data-data pendukungnya, yaitu dengan melengkapi data Peserta Didik yang belum lengkap dan edit data yang mengalami perubahan. Untuk data periodik di semester Ganjil 201512016 ini akan kembali kosong, untuk pengisiannya dapat menggunakan tombol " Salin Data Periodik". Fungsi tombol ini akan menyalin data isian periodik Peserta Didik yang telah diisikan di semester sebelumnya, selanjutnya tinggal melakukan update/edit data yang mengalami perubahan. Cek dan updaie juga data pendukung Peserta meliputi: data prestasi, beasiswa. e) Melakukan Proses Kelulusan kelas Xll Tahun Ajaran 241412015 Silahkan login ke semester Ganjil 201512016 kemudian masuk ke tab Pesera Didik. Pilih dan berikan cek list pada peserta didik yang akan diluluskan, dan selanjutnya klik pada tombol "Proses bersama kelulusan". Pada window proses kelulusan, isian "Keluar karena = pilih "Lulus", isian "Tanggal Keluar sekolah" = isi "15 Mei 2A15", isian "Alasan" = isi "Lulus". Proses selengkapnya diuraikan pada Buku Panduan Sukses lmplementasi Dapodikmen.
f) Update data Rombongan BelajariKenaikan Kelas Sebelum melakukan proses Kenaikan Kelas ini, pastikan sudah melakukan kelulusan siswa seperti point e). Lakukan update data Rombongan Belajar dengan melakukan proses kenaikan kelas, pada semester Ganjil 201512016 maka data rombongan belajar akan kembali kosong. Silahkan masuk menu "Kenaikan Kelas" dan lakukan proses kenaikaan kelas untuk seluruh rombongan belajar kelas X dan Xl. Secara teknis setelah diklik menu "Kenaikan Kelas" maka ditampilkan form Naik Kelas, pilih salah satu rombel dan klik tombol "simpan dan tutup" , lakukan satu persatu untuk seluruh rombel.
Apabila pada semester Ganjil 2A1512016 terjadi perubahan anggota rombel dikarenakan ada perpindahan siswa atau anggota setiap rombel diatur ulang, maka lakukan perubahan dengan prosedur mengeluarkan siswa yang pindah/dipindah dari rombel lama kemudian dimasukkan ke rombel yang baru. Pengeditan nama rombel sebaiknya dilakukan setelah menyelesaikan proses kenaikan kelas untuk seluruh rombel. Bila anggota rombel semester ganjil 201512016 tidak sama dengan semester sebelumnya (sekolah mengadakan pengacakan anggota rombel), maka langkah yang dilakukan adalah membuat Rombel Baru dan memasukkan Siswa ke dalam rombel secara manual, pada jenis pendaftaran pilih "naik kelas". Dalam hal ini tombol kenaikan kelas tidak digunakan. g) Validasi. dan Sinkronisasi Setelah semua proses update data di aplikasi Dapodikmen (di komputer lokal) dilakukan maka proses selanjutnya adalah melakukan proses validasi dan sinkronisasi. Pada proses validasi pastikan invalid = 0 (nol) jika telah melakukan penambahan data. Hasil dari update data melalui proses sinkronisasi dapat dilihat saat login sebagai operator sekolah di manajemen Dapodikmen (laman:dapo.dikmen. kemdikbud.go. id. Secara umum langkah-langkah yang diuraikan di atas adalah proses teknis untuk melakukan update data pada Aplikasi Dapodikmen di Tahun Ajaran 2A1512Q16, dimana dalam pelaksanaannya dapat menyesuaikan dengan proses periodikal di Sekolah.
Panduan Singkat Langkah- langkah Pengisian Aplikasi Dapodikmen
Aplikasi Dapodikmen 8.1.4 perbaikan yang terdapat pada Aplikasi Dapodikmen Versi 8.'1.4 adalah perubahan satu Salah
1. $eputar
prosedur pemasukkan data NISN, dimana pada form data siswa kolom NISN menjadi disableltidak aktif sehingga data NISN tidak dapat dientry/diisikan langsung ke aplikasi. Prosedur mengisikan data NISN pada Aplikasi Dapodikmen 8.1.4 adalah sebagai berikut: a. Entrykan/isikan data siswa pada menu Peserta Didik dengan langkah-langkah pengisian sesuai yang diuraikan pada buku panduan dengan link sebagai berikut : link b. Lanjutkan dengan melakukan proses "Registrasi" sehingga siswa tersebut statusnya aktif. c. Pada Menu Rombongan Belajar, silahkan dibuat rombel dan kemudian dilanjutkan dengan memasukkan siswa ke dalam rombel tersebut. Silahkan mengikuti langkah-langkah yang terdapat pada buku panduan di atas. d. Seteiah siswa masuk ke dalam rombongan belajar, lakukan validasi dan sinkronisasi. e. Tunggu update data selamal x24jam untuk masuk ke Manajemen Dapodikmen dan juga masuk ke sistem VervalPD (Verifikasi dan Validasi Peserta Didik). f. Setelah data siswa masuk ke sistem VervalPD, maka lakukan proses verval untuk menerbitkan/memvalidasi data NISN, tata cara verval silahkan mengikuti panduan VervalPD yang diterbitkan oleh PDSP dengan link sebagai berikut: link PERHATIAN: Untuk data siswa baru tahun ajaran 2A1512A16 yang telah di masukkan ke Aplikasi Dapodikmen dan diiakukan sinkronisasi, untuk saat ini belum dapat ter-update ke sistem VervalPD. Hal ini disebabkan karena harus menunggu diaktifkannya referensi tahun ajaran 2A1512016 pada sistem VervalPD oleh PDSP.
g. Pastikan proses vervalPD dilakukan tuntas sampai dengan melakukan proses "Konfirmasi Data". h. Selanjutnya cek data pada laman : dapo.dikmen.kemdikbud.go.id, masuk lewat "Login Operator"
i.
dan pada bagian Peserta Didik pastikan data NISN hasil vervalPD yang telah ter-update. Kemudian dari Aplikasi Dapodikmen lakukan validasi dan sinkronisasi, maka data NISN akan turun ke Aplikasi Dapodikmen.
2. Seputar update data tahun Ajaran 2015120'16 Bahwa pelaksanaan proses update data tahun Ajaran 201512016 diAplikasi Dapodikmen menyesuaikan dengan proses periodikal yang berjalan di sekolah. Pada saat ini yang telah dapat dilakukan adalah sebagai berikut: a. Melakukan update data Sekolah, Sarpras, PTK dan Peserta Didik b. Melakukan proses kelulusan untuk siswa kelas Xll Tahun Ajaran 201412015. c. Melakukan proses kenaikan kelas.
PERHATIAN: Setelah proses kenaikan kelas dilakukan pada Aplikasi, Sekolah segera melakukan langkah-langkah percepatan untuk pembentukan dan penetapan rombel khususnya tingkat Xl dan Xll Tahun Ajaran 201512016. Sehingga dapat dilakukan penempatan siswa pada rombel di Aplikasi Dapodikmen untuk siswa tingkat Xl dan Xll. Selanjutnya Sekolah melakukan sinkronisasi. Hal ini berkaitan dengan persyaratan sistem bahwa siswa akan terhitung dan ditampilkan pada laman: dapo.dikmen.kemdikbud.go.id jika sudah di registrasi dan mempunyai rombel.
d. Melakukan proses update Siswa Baru kelas X Tahun Ajaran
3.
201512016
Siswa baru kelas X tahun Ajaran 201512016 dapat dimasukkan ke Aplikasi Dapodikmen sejalan proses PPDB di sekolah atau dimasukkan setelah proses PPDB selesai. Update data siswa kelas X tahun Ajaran 201512016 tersebut baru dapat dilakukan apabila telah dilakukan pembentukan serta penetapan rombel kelas X Tahun Ajaran 201512016, Seputar BOS SM periode Juli * Desember 2015 Sesuai dengan Juknis BOS SM dan Surat Edaran dari Direktur Jenderal Pendidikan Menengah Nomor 3BTlDlK:U12015 tentang Pemanfaatan data Dapodikmen untuk BOS dan PIP Tahun 2015 tanggal 26 Januari 2015, telah dijelaskan bahwa untuk penyaluran BOS SM semester l tahun pelajaran 201512016 (periode Juli - Desember 2015) akan disalurkan dalam 2 tahap, yaitu: a. Tahap ke-1 berdasarkan data Dapodikmen pertanggal 1 Juli 2015 Kondisi saat ini kita sedang menuju untuk batas waktu cut off tahap 1 per 1 Juli 2015. Data yang akan di ambil adalah data siswa keias X, Xl dan Xll Tahun Ajaran 201512016 yang telah di update dan masuk di Manajemen Dapodikmen pada laman: dapo.dikmen.kemdikbud.go.id. (berhubungan dengan poin no.2 Seputar Update Data Tahun Ajaran 201512016 di atas). b. Tahap ke-2 berdasarkan data Dapodikmen per tanggal 31 Agustus 2015 Tahap ini mengakomodasi data siswa yang belum terjaring pada Tahap 1. Apabila dikarenakan adanya masalah teknis, keterlambatan update data, atau masalah proses periodical yang belum selesai (misalnya PPDB belum selesai) sehingga data siswa belum terjaring pada cut off tahap 1, maka akan dimasukkan ke tahap 2 ini. PERHATIAN : Mengingat proses pencairan dana BOS yang cukup lama (kurang lebih '1 bulan), Sekolah dihimbau untuk memanfaatkan peluang penyaluran BOS tahap 1 di atas dengan fokus pada update/sinkronisasi siswa kelas Xl dan Xll Tahun Ajaran 2A1A2U6. Hal ini lebih mudah karena hanya menaikkan siswa kelas X dan Xl dari tahun ajaran 201412015 menjadi siswa kelas Xl dan Xll tahun ajaran 201512016 tanpa menginput baru.
4. Seputar PIP {Program lndonesia Pintar)
Sesuai dengan Surat Edaran dari Direktur Jenderal Pendidikan Menengah No. 387iDlKU12015, Hal: Pemanfaatan data Dapodiknren untuk BOS dan PIP Tahun 2015, tanggal 26 Januari 2015. Maka untuk segera melakukan langkah-langkah sebagai berikut: a. Memasukkan data no, KPS/KKS bagi siswa yang memiliki kartu tersebut ke dalam Aplikasi panduannya: ikuti Silahkan Dapodikmen. http.//dapo.dikmen. kemdikbud.go. id/portal/web/docs/Panduan_Praktis_Entry-Data-PlP-tahun-2 015 pdf b. Melakukan Validasi No KPS dan KKS, silahkan ikut panduannya: sio/o2}PlPok20Dikm https://www.dropbox.com/s/q5wcx63e49df3bi/Panduan%20Singkat%20Valida en. pptx?dl=0
