Jakarta,19 Juni 2009
Yang Terhormat : - Sekretaris Inspektorat Jenderal - Para Sekretaris Badan dan Ditjen di lingkungan Depkes - Para Kepala Biro, Kepala Pusat dan Sekretaris KKI di lingkungan Setjen - Para Kepala UPT di lingkungan Depkes
SURAT EDARAN Nomor : KP. 04. 01. 2. 1. 8261 Tentang PENYELESAIAN ADMINISTRASI KENAIKAN PANGKAT PERIODE OKTOBER 2009
Sehubungan dengan Surat Edaran Kepala BKN No. D.26-30/V.89-4/99 tanggal 1 Juni 2009 tentang batas waktu penerimaan usul Kenaikan Pangkat (KP) periode Oktober 2009 bersama ini kami sampaikan mekanisme pelaksanaan Kenaikan Pangkat periode Oktober 2009 sebagai berikut: 1. Proses KP periode Oktober 2009 dilaksanakan secara on-line dan masing-masing UPT melakukan entry data Pegawai yang diusulkan naik pangkat pada periode Oktober 2009 melalui aplikasi yang ada pada menu SILK, Biro Kepegawaian. 2. Username dan password untuk petugas yang diberi tanggung jawab untuk melakukan entry KP dan entry PAK agar menggunakan username dan password yang telah diberikan pada periode April 2009 yang lalu. 3. UPT diwajibkan membuat surat usulan secara on-line baik untuk proses usul KP maupun penerbitan SK Jabfung, setelah terlebih dahulu melakukan entry dan cetak nota usul KP/PAK. 4. Mengingat proses penerbitan KP dan SK Jabfung dilaksanakan mengacu pada data SIMKA, kami berharap agar database pegawai dimasingmasing UPT dapat di cek kembali sebelum melakukan entry KP/PAK agar kesalahan dalam pengisian nota usul KP (form D.II.a) dapat dihindari. 5. Penyelesaian usul KP reguler : Jadwal entry KP : 1 Juli - 31 Juli 2009. Batas waktu penerimaan berkas usulan di Biro Kepegawaian : 31 Agustus 2009. Persyaratan dan alur penyelesaian usul KP reguler sebagaimana terlampir.
6. Penyelesaian usul KP bagi pemangku jabatan fungsional : Jadwal entry PAK dan entry KP : 1 Juli - 31 Juli 2009. Batas waktu penerimaan berkas usulan SK Jabfung : 18 Agustus 2009 Batas waktu penerimaan berkas KP fungsional : 31 Agustus 2009 Persyaratan dan alur penyelesaian usul SK Jabfung dan usul KP fungsional sebagaimana terlampir. 7. Bagi pegawai yang PAKnya telah diterbitkan untuk periode penilaian sampai dengan Desember 2008 dan akan diusulkan untuk naik pangkat periode Oktober 2009 wajib melakukan entry ulang PAK dengan menggunakan aplikasi dalam SILK. 8. Penyelesaian usul kenaikan jabatan fungsional : Jadwal entry PAK dan entry ulang PAK (bagi PAK yang telah diterbitkan untuk periode Desember 2008) : 1 Juli - 31 Juli 2009. Batas waktu penerimaan berkas usulan di Biro Kepegawaian: 31 Agustus 2009. Persyaratan dan alur penyelesaian sebagaimana terlampir. 9. Mengingat jadwal yang ketat untuk menyelesaikan SK KP dan kenaikan jabatan fungsional tepat waktu, diharapkan Tim Penilai Jabfung agar segera mengadakan sidang penilaian PAK sesuai jadwal agar tidak ada keterlambatan dalam usul KP untuk periode Oktober 2009. 10. Penyelesaian KP fungsional berkaitan dengan proses penetapan SK Jabatan Fungsional, sehingga tahapan demi tahapan harus dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku. Demikian yang dapat kami sampaikan, dan sebagai tambahan informasi bahwa Biro Kepegawaian merencanakan pertemuan Rapat Koordinasi Kepegawaian dengan seluruh pengelola kepegawaian UPT dan Unit Utama pada awal Juli 2009 untuk pemantapan penyelesaian administrasi kepegawaian yang akurat dan tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasamanya, diucapkan terima kasih.
a.n. Sekretaris Jenderal Kepala Biro Kepegawaian
drg. S.R. Mustikawati, M.Kes NIP. 195607281984032001
Tembusan Yth. 1. Sekretaris Jenderal (sebagai laporan) 2. Inspektur Jenderal
Lampiran Surat Edaran Nomor : KP. 04. 01. 2. 1. 8261
ALUR PENYELESAIAN KENAIKAN PANGKAT PERIODE OKTOBER 2009
A. KP REGULER •
Alur Penyelesaian KP Reguler 1. Masing-masing UPT melakukan entry KP secara on-line melalui aplikasi SILK. 2. Cetak draft nota usul KP (form D.II.a). 3. Buat surat usulan KP secara on-line menggunakan aplikasi SILK. 4. Surat usulan yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dikirimkan ke Biro Kepegawaian bersama dengan draft nota usul KP (form D.II.a) dan 2 (dua) rangkap berkas kelengkapan sesuai persyaratan.
•
Kelengkapan Berkas KP Reguler 1. Surat usulan dari UPT terkait yang dibuat secara on-line 2. DP-3 dalam 2 tahun terakhir. 3. Foto copy Kartu Pegawai. 4. Foto copy SK pangkat terakhir.
B. SK JABFUNG DAN KP FUNGSIONAL I. Alur Penyelesaian SK Jabfung 1. Masing-masing UPT membuat PAK secara on-line melalui aplikasi SILK. 2. Buat surat usulan SK Jabfung secara on-line menggunakan aplikasi SILK. 3. Surat usulan dan foto copy PAK yang telah ditandatangani pejabat yang berwenang dikirimkan ke Biro Kepegawaian untuk pembuatan SK Jabfung. •
Kelengkapan Berkas SK Jabfung 1. Surat usulan dari UPT terkait. 2. Foto copy PAK terakhir. 3. Foto copy SK Jabatan Fungsional terakhir sesuai Angka Kredit yang digunakan untuk kenaikan pangkat. 4. Foto copy SK pangkat terakhir. 5. DP-3 dalam 2 tahun terakhir. 6. Foto copy Kartu Pegawai.
II. Alur Penyelesaian KP Fungsional 1. Masing-masing UPT melakukan entry KP secara on-line melalui aplikasi SILK setelah membuat PAK on-line terlebih dahulu. 2. Cetak draft nota usul KP (form D.II.a). 3. Buat surat usulan KP secara on line melalui aplikasi SILK. 4. Surat usulan yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dikirimkan ke Biro Kepegawaian bersama dengan draft nota usul KP (form D.II.a) dan 2 (dua) rangkap berkas kelengkapan sesuai persyaratan. •
Kelengkapan Berkas KP Fungsional 1. Surat usulan dari UPT terkait yang dibuat secara on-line. 2. Asli PAK terakhir. 3. Foto copy SK Jabatan Fungsional terakhir sesuai Angka Kredit yang digunakan untuk KP. 4. Foto copy SK pangkat terakhir. 5. DP-3 dalam 2 tahun terakhir. 6. Foto copy Kartu Pegawai.
C. KP Penyesuaian Ijazah •
Alur Penyelesaian KP Penyesuaian Ijazah 1. Masing-masing UPT melakukan entry KP melalui aplikasi SILK. 2. Cetak draft nota usul KP (form D.II.a). 3. Buat surat usulan KP secara on line melalui aplikasi SILK. 4. Surat usulan yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dikirimkan ke Biro Kepegawaian bersama dengan draft nota usul KP (form D.II.a) dan 2 (dua) rangkap berkas kelengkapan sesuai persyaratan.
•
Kelengkapan Berkas KP Penyesuaian Ijazah 1. Foto copy Surat Izin Belajar/ Surat Tugas Belajar. 2. Foto copy ijazah legalisir Dekan. 3. Asli Surat Uraian Tugas yang telah ditandatangani oleh pejabat Eselon II. 4. DP-3 dalam tahun terakhir. 5. Foto copy Kartu Pegawai. 6. Foto copy Surat Tanda Lulus Ujian Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah (STLUKPPI) bagi yang ijin belajar.
ALUR PENETAPAN ANGKA KREDIT (PAK) DAN SK JABATAN FUNGSIONAL
UNIT UTAMA
SURAT USUL SK JABFUNG + COPY PAK + BERKAS
4
BIRO KEPEGAWAIAN
3
5
PEMBUATAN PAK ON-LINE
VERIFIKASI PAK
2
6
UNIT KERJA/UPT
PENERBITAN SK JABATAN FUNGSIONAL
UNIT UTAMA PEMBINA JABATAN FUNGSIONAL 1
HASIL AKHIR PENILAIAN TIM PENILAI
Keterangan 1. UPT/Unit Utama pembina jabatan fungsional tertentu menginventarisir hasil akhir penilaian Tim Penilai bagi PNS yang akan diusulkan untuk mendapatkan SK Jabatan Fungsional dan SK KP Fungsional periode Oktober 2009. 2. Masing-masing UPT dan Unit Utama Pembina Jabatan Fungsional membuat PAK secara on-line berdasarkan hasil akhir penilaian Tim. PAK yang sudah diterbitkan untuk periode Desember 2008 di entry ulang melalui aplikasi SILK oleh masing-masing UPT/ Unit Utama pembina jabatan fungsional. 3. Surat usulan Jabatan Fungsional dibuat secara on-line oleh UPT. 4. Surat usulan jabatan fungsional yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang bersama dengan copy PAK dan berkas kelengkapan dikirim ke Biro Kepegawaian dengan tembusan ke Unit Utama. 5. Berkas usulan SK Jabatan Kepegawaian dan Tim.
Fungsional
diverifikasi
oleh
Biro
6. Biro Kepegawaian akan menerbitkan SK Jabatan Fungsional untuk usulan yang telah diverifikasi.
ALUR KENAIKAN PANGKAT ON-LINE UNIT UTAMA
SURAT USUL KP (ON-LINE) + DRAFT NOTA USUL KP + BERKAS
3
BIRO KEPEGAWAIAN
4
VERIFIKASI DRAFT NOTA USUL KP
6.b
DITAYANGKAN DI WEBSITE (MENU PERMASALAHAN USUL KP)
5 2
- ENTRY KP ON-LINE - CETAK DRAFT NOTA USUL KP
1
UPT
PENETAPAN SK JABATAN FUNGSIONAL
6.a CETAK NOTA USUL KP
7
USUL KE BKN
8 PENERBITAN SK KENAIKAN PANGKAT
Keterangan 1. UPT melakukan entry KP secara on-line menggunakan aplikasi SILK dan mencetak draft nota usul KP. 2. Surat usulan KP dibuat secara on-line menggunakan aplikasi SILK sesuai dengan jumlah dan nama pegawai yang akan diusulkan naik pangkat periode Oktober 2009 dengan tembusan kepada Unit Utama terkait. 3. Surat usulan yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dikirimkan ke Biro Kepegawaian bersama dengan draft nota usul KP dan 2 (dua) rangkap berkas kelengkapan. 4. Berkas usulan KP akan diverifikasi oleh Biro Kepegawaian dan Tim dengan melibatkan Unit Utama. 5. Nota usul KP Fungsional baru dapat dicetak apabila administrasi pembuatan SK jabatan fungsional telah dilaksanakan. 6. Hasil Verifikasi : 6a Æ Berkas Lengkap : cetak nota usul KP untuk ke BKN 6b Æ Berkas Tidak Lengkap : ditayangkan di website (www.ropegdepkes.or.id) dalam menu “Permasalahan usul KP” untuk dilengkapi oleh UPT. 7. Nota usul KP diusulkan ke BKN untuk mendapatkan persetujuan. 8. Biro Kepegawaian akan menerbitkan SK Kenaikan Pangkat bagi Nota usul yang telah mendapat persetujuan BKN.
ALUR PENYELESAIAN PAK BAGI PEMANGKU JABATAN FUNGSIONAL NONKES YANG DIUSULKAN NAIK PANGKAT PERIODE OKTOBER 2009
1. Unit Utama/Pusat/Biro sebagai pembina jabatan fungsional tertentu akan mendapatkan username dan password untuk melakukan pembuatan PAK secara on-line menggunakan aplikasi SILK. 2. Apabila DUPAK sudah diterima dari UPT, Tim Penilai segera melakukan sidang penilaian dan hasil akhir penilaian menjadi bahan pembuatan PAK oleh Unit Utama/Pusat/Biro. PAK dibuat secara on-line dengan menggunakan aplikasi SILK. Contoh: - Jabfung Arsiparis dibawah pembinaan Biro Umum - Jabfung Pranata Komputer dibawah pembinaan Pusat Data & Informasi 3. Setelah PAK ditandatangani segera dikirimkan kembali ke UPT Pengusul 4. Tembusan PAK dikirimkan ke Biro Kepegawaian. 5. UPT melakukan entry KP secara on-line dan mencetak draft nota usul KP (form D.II.a). 6. UPT membuat surat usulan KP dan surat usulan Jabfung melalui aplikasi SILK. 7. UPT mengirimkan surat usulan, draft nota usul KP (draft D.II.a) dan berkas kelengkapan ke Biro Kepegawaian.
