Styly, š ablona dokumentu Práce se styly Využ ívat připravené styly umož ňuje automatické zformá tová ní textu na vysoké profesioná lní ú rovni. Nejprve se naučíme jednoduché „sejmutí“ stylu, který byl již běž ným způsobem zformá tová n a který chceme využ ívat nejen v dalších odstavcích vytvořené ho dokumentu, ale i v budoucnu. 1. Postavíme se myšído odstavce, který slouž íjako vzor. 2. Z menu použ ijeme příkazy FORMÁ T ð Styl. 3. Obdrž íme dialogové okno Styl, ve které m aktivujeme tlačítko Nový. Tím se dostaneme do ná sledujícího okna Novýstyl. 4. V rá mečku Název zvolíme vhodné pojmenová ní nové ho stylu tak, aby i po delší době ná m bylo jasné , k jaké mu ú čelu jsme jej vytvořili. 5. Typ stylu – musíbýt při formá tová níodstavce nastaven na odstavec. 6. Založ it na – umož ňuje zvolit styl, ze které ho chceme vyjít. V tomto případě to ponechá me na počítači. 7. Styl následujícího odstavce je třeba pozorně zvolit, jinak po kaž dé m použ ití stylu budeme ná sledující odstavec přeformá tová vat. Logické je nastavit Normální. 8. Př idat do š ablony – není-li políčko zaškrtnuto, přidá program styl pouze mezi ostatní styly aktivního dokumentu. Při zaškrtnutí bude styl k dispozici i v nově vznikajících dokumentech. Zatím nechá me nezaškrtnuté . 9. Automaticky aktualizovat – doporučuji nechat neaktivní. Při zatrž ení se kaž dá změna v odstavci zformá tované m v dané m stylu automaticky ulož í do jeho nastavení a v aktivním dokumentu se přeformá tuje i ostatníodstavce, které jsou v tomto stylu vytvořené . Tlačítkem Formát otevřeme nabídku formá tovacích mož ností, kterými můž eme ještě snímaný styl vylepšit. Nově vytvá řený styl můž eme vybavit i Klávesovou zkratkou. Tlačítko Klávesová zkratka otevře dialogové okno Vlastní klávesnice. Do rá mečku Stiskně te klávesovou zkratku vlož íme současným stiskem Alt + písmeno vhodnou kombinaci klá ves. Je-li tato kombinace ještě nepřiřazena, tlačítkem Př iř adit ji vlož íme do paměti a tlačítkem Zavř ít se vrá tíme do dialogové ho okna Novýstyl. Tlačítkem OK ukončíme prá ci s oknem Nový Styl a vrá tíme se do výchozího okna Styl. V rá mečku Styly již nejdeme prá vě dokončený styl „pokyny“. Nabídka Seznam umož ňuje tři výběry stylů dokumentu: • Použ ité styly – obsahuje přehled vestavěných stylů a stylů vytvořených v aktivním dokumentu. • Vš echny styly – seznam všech stylů, které jsou k dispozici. • Už ivatelem definované styly – poskytne pouze ty, které jsme pro aktivnídokument vytvořili. Posledním nedostatkem je, ž e vytvořený styl je využ itelný pouze v našem dokumentu. V ostatních, a to i v nově vytvá řených, není zatím k dispozici. Tento problé m odstraníme prostřednictvím dialogové ho okna Organizátor, do které ho vstoupíme tlačítkem Organizátor. Zá lož ka Styly obsahuje v levé m rá mečku všechny styly, které jsou k dispozici v dokumentu pokroč ilí.doc. V pravé m rá mečku jsou styly, které jsou zařazené v globá lní šabloně Normál.dot. Myší vybereme styl, který chceme přeřadit k použ ití do globá lní šablony a stiskem tlačítka Kopírovat jej zkopírujeme i do pravé ho seznamu. To, co je obsaž eno v globá lní šabloně, můž eme použ ít při prá ci s kterýmkoli dalším dokumentem. Namodřením stylu v pravé m seznamu dojde ke změně popisu nad rá mečky i ke změně směrová ní tlačítka Kopírovat. Objekt je připraven ke zkopírová ní ze šablony Normá l.dot do dokumentu, který jsme vybrali. K vybrá ní stačí i to, ž e v dokumentu pracujeme. Tlačítkem Odstranit zlikvidujeme vybraný objekt buď z levé , nebo i z pravé čá sti seznamů. Je dobré udělat si při rozsá hlejší prá ci pomocí tohoto tlačítka pořádek v použ itých stylech a vyřadit již nepouž ívané styly. Jestliž e manuá lně změníme styl, který jsme pro aktuá lní text již vybrali, například upravíme velikost písma nebo zvolíme jiné odsazení odstavce atp., nenastanou ž á dné komplikace. Avšak v okamž iku, kdy z formá tovací lišty zvolíme v nabídce Styl opět původní ná zev stylu a stojíme-li v přeformá tované m odstavci, nedojde ihned k okamž ité mu odstranění změn formá tů, ale program ná s zastaví dialogovým oknem Ú pravy stylu. Abychom si zavedený styl nepoškodili, musíme nabídku uvá ž it: • Upravit styl podle změ n ve vybraném textu – změní definici stylu tak, aby odpovídala formá tová ní aktuá lního výběru. • Naformátovat vybranýtext podle stylu – obnovíformá tová nívýběru podle původnídefinice stylu. • Od nyně jš ka automaticky aktualizovat styl - při zaškrtnutí se bude definice stylu měnit automaticky tak, aby odpovídala formá tová ní aktuá lního výběru. Jestliž e nebudeme s tímto způsobem prá ce spokojeni, musíme vypnutí prové st až v dialogové m okně Styl, které vyvolá me příkazy FORMÁ T ð
ð Styl. Vybereme pož adovaný styl a tlačítkem UPRAVIT se dostaneme k políčku Automaticky aktualizovat a zrušíme jeho zaškrtnutí.
!!!!
Prová dět změny stylů takovýmto způsobem je dost razantní zá lež itost. Musíme si uvědomit, ž e změna stylu se objeví ve všech odstavcích, které jím byly zformá tová ny. Proto si vž dy nabídky tohoto okna důkladně promysleme. !!!! Bleskové kopí rová níformá tu Tlačítko Kopírovat formát, které nalezneme v nabídce Standardní lišty, umož ňuje rychlé využ ití již vytvořených formá tů jejich zkopírová ním do dalšího textu. Stačí se postavit do oblasti s pož adovaným formá tem a klepnout na tlačítko. Myš se změní ve „štětec“, kterým pož adovanou oblast přejedeme při stisknuté m levé m tlačítku myši. Na takto vymezenou oblast se vybraný formá t přenese. Prá ci urychlí i současný stisk klá vesy Ctrl nebo Shift a levé tlačítko myši: • Ctrl + levé tlačítko myš i – formá t se přenese na celou větu. • Shift + levé tlačítko myš i – způsobípřeneseníformá tu od počá tku odstavce ke kurzoru.
Kontrola stylu v ná hledu Chceme-li rychlé informace o stylu určité čá sti textu, zobrazíme si jej v ná hledu. Po klepnutí na tlačítko Místní nápově da (v pravé m horním rohu okna) se ukazatel myši přemění v otazník. O místě, do které ho cvakneme levým tlačítkem myši, získá me potřebné ú daje v zobrazené m informačním okně.
Šablony Šablony slouž í k vytvá ření často použ ívaných standardních dokumentů, dopisů, faxů, vzkazů. Použ ívají se i v jiných aplikacích (například v Excelu). Zá sady jejich vytvá ření, použ ívá ní a uklá dá ní jsou v obou aplikacích obdobné . Dokumenty vytvořené pomocí konkré tní šablony mají jednotný charakter, ú pravu, společné znaky. Jedná se o připravený dokument s předdefinovanými styly, připraveným zá kladním textem. Jeho dotvořeníje velice jednoduché a rychlé . Kaž dá šablona můž e obsahovat: • Předdefinované texty, obrá zky, grafiku • Styly odstavců • Připravená makra • Nastaveníformá t strá nky, zá hlavía zá patí • Už ivatelem definované příkazy Pozor: Kaž dá šablona se od běž né ho dokumentu vytvořené ho ve Wordu zá sadně liší typem souboru. Normá lní dokument je charakterizová n příponou DOC, šablony ale příponou DOT! Toto je důlež itá informace. Podle přípony v ná zvu okamž itě pozná me, o jaký typ souboru se jedná : • Dopis.doc – běž ný dopis (dokument) vytvořený ve Wordu. • Dopis.dot – šablona, která slouž íjako zdroj pro vytvá řeníkonkré tních dopisů. Šablony můž eme využ ívat mnoha způsoby. Jsou však vž dy variacína tyto zá kladnímož nosti: Použ ijeme programem nabízenou, již vytvořenou šablonu. Nabídkou z menu SOUBOR ð Nový otevřeme zná mé dialogové okno. Nyníale musíme zaměnit zá lož ku Obecné za jinou z nabízených. Tlačítkem OK otevřeme vybranou šablonu a doplníme ji svými ú daji. Po ukončení tvorby dokument ulož íme běž ným způsobem SOUBOR ð Uložit jako. Program nabídne ulož ení dokumentu do slož ky Dokumenty. Typ souboru bude již nastaven na dokument Word s automaticky přiřazenou příponou doc. Kromě ná zvu souboru nepotřebujeme většinou nic měnit. 2. Při vytvá ření dokumentu použ ijeme služ eb Průvodce. Povede ná s pomocí dotazů a nabídek. Vybereme si vzhled i obsah dokumentu. Nabídne i automatické vklá dá ní ú dajů z osobního adresá ře. Má i další pomůcky automatické tvorby textu, včetně přidá ní obá lky či štítku s adresou. Rozdíl mezi použ itím šablony a průvodce je v tom, ž e šablona má pevný tvar, zatímco průvodce umož ňuje krok za krokem vybírat vzhled i obsah strá nky. Do takto vznikajícího dokumentu sná ze vneseme své vlastní představy. Tvorba je ovšem zdlouhavější. 3. Vytvoř íme si vlastní š ablonu. To použ ijeme, jestliž e nabídka hotových ná s neuspokojí, nebo má me-li na její obsah a ú pravu vlastní pož adavky. Samozřejmě se nevyplatí vytvořit speciá lní šablonu, jestliž e bychom ji použ ili jen jednou. 1.
Chceme-li vytvořit šablonu přizpůsobením některé z těch, které Word nabízí, zahá jíme prá ci volbou nabídky z menu SOUBOR ð Nový . V pravé m dolním rohu dialogové ho okna vybereme přepínač umož ňující vytvoření šablony. Tlačítkem OK se dostaneme do šablony a provedeme vlastní ú pravy. Program pojmenuje soubor prozatímně na Šablona1. Hotovou šablonu budeme uklá dat běž ným příkazem SOUBOR ð Uložit jako. V dialogové m okně bude automaticky nabídnuta slož ka pro ulož ení – Šablony a typ dokumentu – Šablona dokumentu*.dot. Když potvrdíme předlož ené mož nosti, bude nová šablona vytvořena. Druhou mož ností je vytvá řet dokument běž ným způsobem a teprve při ukončení prá ce zvolit sprá vnou slož ku pro ulož ení a nastavit odpovídající typ souboru. Šablony uklá dá me do slož ky Šablony, nebo do jejich podslož ek. Při umístění do slož ky Šablony ji při otvírá ní nové ho dokumentu nalezneme v dialogové m okně Nový, zá lož ce Obecné. Podslož ky jsou nazvá ny stejně jako zá lož ky v tomto okně. Například Dopisy a faxy. Do které podlož ky šablonu ulož íme, v té zá lož ce ji najdeme. Nedodrž íme-li toto pravidlo, šablona se v okně Novýneobjeví. Kromě místa ulož enímusíme sprá vně nastavit Typ uklá dané ho souboru (dot). Doplňující mož ností, jak dá t dokumentu jednotnou ú pravu a vnutit mu určitý styl, je Galerie stylů. Otevřeme ji z nabídky menu FORMÁ T. V rá mečku Šablona vybereme šablonu, kterou použ ijeme k přeformá tová ní aktivního dokumentu. Styly obsaž ené ve vybrané šabloně budou do něj zkopírová ny. Chcemeli se podívat na uká zku dokumentu s použ itím nových stylů, v rá mečku Náhled klepněte na Dokument. Chceme-li se podívat na vzorový dokument, ve které m jsou použ ity styly z vybrané šablony, klepněme na Př íklad. Chceme-li se podívat na seznam stylů obsaž ených ve vybrané šabloně, klepněme na Ukázky stylů.
Automatické formátování dokumentu Nabídkou FORMÁ T ð Automatický formá t získá me další mož nost automaticky zformá tovat aktivní dokument. I když je dialogové okno Automatickýformát jednoduché , poskytuje řadu mož ností. ² Tlačítko Mož nosti – je nejzajímavějším ná strojem k připravované mu přeformá tová ní. Umož ní vstup do mohutné ho dialogové ho okna Automatické opravy. Jeho nabídka je rozsá hlá a některé zá lož ky si probereme podrobně později. Rozšiřuje nebo naopak omezuje rozsah automatické ho formá tová ní. Opět platí, ž e chceme-li se o volbá ch uvedených na jednotlivých zá lož ká ch dozvědět více, cvakněme na otazník a pak na danou mož nost. Okamž itě budeme mít k dispozici bublinovou ná povědu, která se vá ž e k vybrané mu místu. • Automaticky formátovat – podrobíme dokument poněkud ná silné mu přeformá tová ní, které nemůž eme ovlivnit jinak, než zamítnutím celé akce tlačítkem Zpět. • Formátovat se zobrazením změ n – můž eme prová děné změny kontrolovat a krok za krokem buď schvalovat, nebo zamítat. • Rá meček vyberte typ dokumentu – informuje, jaký typ dokumentu bude zformá tová n (obecný, dopis, elektronická pošta). Cílevědomým využ itím stylů začneme využ ívat automatické ná stroje Wordu. Naše prá ce při formá tová nídokumentů se nesmírně zrychlí, a ty snadno získajíprofesioná lnívzhled. Formulář e Formulá řslouž í jako „tiskopis“ vylepšený o různá automatická nastavení, doprovodná makra, případně ná povědu. Je vytvořen podle specifických potřeb firmy, a kdykoliv je nutná odměna, dá se rychle upravit. Je mož né nastavit ochranu formulá ře před všemi změnami, nebo už ivatel můž e měnit jen určitá data. Lze jej nakonec ulož it jako šablonu. Vytvář ení formulář e začneme standardními příkazy SOUBOR ⇒Nový ⇒ prázdný dokument. Nastavíme z nabídky Soubor ⇒Vzhled strá nky, abychom později nemuseli dokument zbytečně předělá vat. Do levé ho horního rohu vlož íme pomocí příkazů VLOŽ IT ⇒ Obrázek logo firmy, popřípadě ještě upřesníme jeho umístěnía velikost. K další prá ci již ale budeme potřebovat ná strojový panel Formulář e. Jeho otevření iniciujeme příkazy ZOBRAZIT ⇒ Panely nástrojů ⇒ Formulář e. 1. Textové pole formulář e – vlož ítextové pole na místo kurzoru. 2. Zaš krtávacípolíčko formulář e – vlož ízaškrtá vacípolíčko formulá ře na místo kurzoru. 3. Rozbalovacípole formulář e – vlož írozbalovacíseznam na místo kurzoru. 4. Mož nosti pole formulář e – otevře dialogové okno aktivního prvku formulá ře, ve které m můž eme na místo nastavit předvolby.
5. 6. 7. 8. 9.
Navrhnout tabulku – do vybrané ho místa vlož í tabulku, její vlastnosti má me mož nost dá le upřesnit a ovlivňovat. Vlož it tabulku – vlož ítabulku s nastaveným počtem sloupců a řádků. Vlož it rám – vytvoří pole nebo rá m kolem určité oblasti. Do něj můž eme vklá dat další texty a formulá řová pole a pomocírá mu je seskupit. Stínovánípole formulář e – zobrazínebo skryje šedé vyznačenípole. Ochrana formulář e – je-li aktivní, chrá ní dokument proti změná m, kromě změn nastavení hodnot v prvcích. je přepínačem mezi rež imem ú prav a rež imem formulář. Chceme-li zabrá nit přepíná ní ochrany, využ ijeme nabídky NÁ STROJE ⇒ Zámek. Ale to použ ijeme až na zá věr vytvá ření formulá ře.
Druhým krokem při vytvá ření zobrazené ho formulá ře je vlož ení dvou rá mů do prostor hlavičky dokumentu. K jejich vlož ení jsme použ ili tlačítko Vlož it rám z panelu Formuláře. Cvakneme pravým tlačítkem myši na jeho aktivníokraj, a tím vyvolá me menu. Ohraničenía stínová nívyuž ijeme k nastavenívzhledu okraje a barvy výplně. Formát rámu umož ní upravit hodnoty v dialogové m okně Rám. Jeho příkazy vymezují postavení rá mu v dokumentu a jeho umístění v textu. Obtékání v textu uvolní nebo zamezí vklá dá ní textu okolo objektu. Vzdálenost od textu vodorovně i svisle umož ní nastavit mezery mezi horním a dolním okrajem rá mu a textem. Ostatní hodnoty v nabídká ch okna se nastavují automaticky podle pozice, ve které rá m vytvoříme nebo do které ho přesuneme. Nemusíme je měnit pomocíklá vesnice. Po nastavení vlastností rá mu do něj vlož íme text a pole datumu. To pomocí příkazů z nabídky VLOŽ IT ⇒ Pole. V dialogové m okně Pole v rá mečku Kategorie nastavíme Datum a čas a v rá mečku Názvy polí Date. Po tomto postupu bude vytvořené pole vž dy obsahovat aktuá lní datum (počítačové ). Text i pole můž eme dá le formá tovat běž nými postupy. Použ ijme tučné písmo. Ve druhé m rá mu připravíme ú daje o dovozci. Předpoklá dejme, ž e se mohou vyskytnout čtyři mož né firmy. Formulá řbude obecný, jestliž e má me mož nost jednoduchým způsobem představit v poli pož adovanou firmu. K tomu ná m poslouž í tlačítko Rozbalovací pole formulář e. Nalezneme jej v panelu ná strojů Formuláře. Pole se objeví na pozici kurzoru po aktivaci tlačítka myší. Klikneme-li na něm myší, otevřeme dialogové okno, ve které m můž eme měnit jeho vlastnosti. Do rá mečku Polož ka zapíšeme vž dy text, který chceme mít v rozbalovacím seznamu zahrnut. Tlačítkem Př idat jej do něj odešleme. Šipkami Př esunout můž eme měnit pořadí aktivní polož ky, umístit ji do které hokoliv místa seznamu. Zapsané polož ky můž eme v hotové m formulá ři vybrat myší a zobrazit, aniž bychom je museli vypisovat. Č íslo objedná vky, v další čá sti formulá ře, je vytvořeno pomocí tlačítka Textové pole formulář e. Stiskem tlačítka jej umístíme do místa kurzoru. Nastavení jeho vlastností umož ní kliknutí na objekt pole a otevření okna Mož nosti textového pole formulář e. Princip zachá zení s objektem je obdobný jako u rozbalovacího seznamu. Prá ce s nastavením textové ho pole neníslož itá . Povšimněme si nabídky rá mečku Typ: • Obyčejnýtext – použ ijeme, potřebujeme-li zapsat libovolný druh textu, slova, čísla, symboly. • Č íslo – do pole můž eme vlož it číslo, které můž e být podkladem pro další matematická zpracová ní či vyhodnocení. Případný text vyhodnotíjako 0. • Datum – umož ní zapsá ní datumu v nastavené m formá tu. Předvolíme-li slož itější formá t a při vyplňová ní jej nedodrž íme, počítač ná m můž e dělat problé my. Zpočá tku volme jednodušší formá t. Zbavíme se nová čkovských problé mů a zdlouhavých dialogů s počítačem. • Aktuální datum, Aktuální čas – program automaticky nastavuje aktuá lní hodnoty. Otevřeme-li formulá řna Silvestra, najdeme 31. 12., a na apríla 1. dubna. • Výpočet- umož ní vlož it pole, které je schopné sečíst řádek nebo sloupec čísel. Chceme-li prové st jinou početníoperaci, můž eme funkci vepsat z klá vesnice. Kdykoliv je nutné v některé m nastavení pole prové st změny, můž eme pole kliknutím myši otevřít a zpětně se dostat do dialogové ho okna. Podmínkou je ale neaktivní Ochrana formulář e v panelu Formuláře. Když ji ale cvaknutím myší na tlačítko Ochrany formuláře zaktivujeme, má me přílež itost vyzkoušet, jak formulá řa zejmé na pole v něm fungují. Můž eme vyplňovat textová pole, nastavovat na pož adované hodnoty rozbalovací seznamy pomocí šipky, která se objeví při aktivaci. Provedou se přiká zané výpočty. Chceme-li se vrá tit k další tvorbě formulá ře, musíme Ochranu formuláře pomocí tlačítka vyřadit. Jakmile tak učiníme, data, která jsme v něm zapsali a nastavili, budou nastavena na předvolené hodnoty. Tlačítko Nápově dný text slouž í k rychlé mu doplnění formulá ře ná povědou. Otevře dialogové okno, kde je aktivní předvolba Ž ádný. Volbou Automatický text můž eme do ná povědy vlož it polož ku ze seznamu Automatického textu. Následujícítext umož nívytvořit vlastníná povědný text v rozsahu 138 znaků. Dvě zá lož ky dialogové ho okna Nápově dný text pole formulář e umož ní vybrat ze dvou různých umístění ná povědy.
• •
Stavovýř ádek – ná povědný text nalezneme v levé m dolním rohu obrazovky na stavové m řádku. Je to při prá ci s formulá řem dost nená padný způsob informová ní. Klávesa (F1) – na obrazovce naskočíná padné okno obsahujícíná povědu.
Tř etím krokem př i vytvář ení formulář e je využ ití tabulky Wordu. Do místa, kde chceme přesně uspořádat data, vklá dat pole a početně je vyhodnocovat, vlož íme tabulku. S tabulkou normá lně dá le pracujeme. Můž eme použ ít slučová ní buněk, přidá ní řádku, zarovná vá ní, nastavová ní na střed, změny výšky řádku atp. Také se můž eme rozhodnout, jaké ohraničení buněk bude nejvýhodnější. Do buněk vklá dá me text, čísla, pole, rozbalovacíseznamy. Dosá hneme perfektního rozvrž eníprvků v prostoru formulá ře. Posledním krokem před zpřístupněním formulá ře už ivatelům je nastaveníochrany celé ho formulá ře nebo jeho čá stí. Chrá něný formulá řmohou už ivatelé vyplňovat, nemohou však měnit jeho uspořádá nía jeho standardníprvky. Ochranu zapneme stiskem tlačítka Ochrana formulář e v panelu Formuláře. Rozdělíme-li formulá řna oddíly, můž eme chrá nit pouze vybrané oddíly. Chceme-li mít jistotu, ž e ochrana nebude kýmkoliv porušena, doplníme ochranu heslem. K zaheslová níse dostaneme příkazy NÁ STROJE ⇒ Zámek. Tlačítko oddíly je aktivní pouze tehdy, je-li dokument na oddíly rozdělen. Pak můž eme vybrat, na který oddíl se ochrana bude vztahovat. Oddíly jsou rozlišeny pořadovými čísly. Do rá mečku Heslo napíšeme řetězec znaků. Volme rozumné heslo, které si zapamatujeme, nebude mít sto znaků a také nebude zná mé široké mu okolí. Počítač si zadané heslo ověří a dokument je ochrá něn před neodbornými a destruktivními zá sahy zvenčí. Prá ce s formulá ři zefektivní opakující se činnosti. Místo zdlouhavé ho vypisová ní velice rychle nastavíme sprá vná data. Má me zaručenu standardní ú pravu strá nek a stabilní předvolení jednotlivých prvků formulá ře. Ten, kdo vyplňuje formulá ře, můž e pracovat pouze s připravenými mož nostmi a získá me tak potřebné informace ve formá tu, který jsme sami volili. Ulož ení zá kladního formulá ře jako šablony ná s zařadí mezi vyspělé už ivatele. Přesto ale je třeba u slož itých a na matematické funkce bohatých formulá řů uvá ž it ná sledující pozná mku. Pozná mka: Pro slož itější výpočty je nejvhodnější formulá řvytvořit v programu Microsoft Excel. Poskytuje obdobné služ by jako formulá ře ve Wordu, ale prá ce se všemi funkcemi je v něm jednodušší a jeho mož nosti podstatně rozsá hlejší.
