[STUDIEHANDLEIDING KENNIS INFORMATIE AVOND]

2014/2015 Roc van Amsterdam Kennis Informatie Avond (KIA) Schooljaar 2014/2015;Joerie Smit

[STUDIEHANDLEIDING KENNIS INFORMATIE AVOND] De studenten organiseren een Kennis Informatie Avond voor ouders.

Inleiding/Briefing Beste student, Voor je ligt de handleiding van het eerste project van je nieuwe opleiding. In dit blok ga je kennis en ervaring op doen met het ontwikkelen, het voorbereiden en uitvoeren van een evenement. Het doel van dit evenement is het organiseren van de Kennis Informatie Avond (hierna te noemen KIA). Het doel is een leuke informatieve avond voor de ouders te organiseren om ze te informeren over wat je opleiding inhoudt en wat je ermee kan gaan doen. Naast het informatieve gedeelte gaan we er ook een actief deel inbouwen waarbij we een goed doel gaan betrekken. De klas zal onderverdeeld worden in groepjes van maximaal zes leden. De rol van de opdrachtgever wordt vertolkt door de projectdocent. Nadat overleg is gepleegd met de opdrachtgever moet er een voorstel ontwikkeld worden over hoe de KIA wordt opgezet. Dit gebeurt uiteraard aan de hand van het evenementenvoorstel dat je gaat pitchen. De beste pitch gaat met ondersteuning van de overige groepen ook daadwerkelijk het evenement uitvoeren. De kerntaak die centraal staat is kerntaak 4 welke op deze manier beoordeeld kan worden. De volgende probleem en doelstellingen staan centraal: Hoe kan je de bezoeker zorgen dat tevredenheid op minimaal een 7 laten beoordeeld worden. Om de probleemstelling te kunnen beantwoorden moeten de onderstaande doelstellingen worden behaald:    

Hoe kan er middels een enquête de klanttevredenheid gemeten worden. Hoe kan de op het juiste moment voorzien worden van de informatie over de opleiding Het goede doel voor kan voor entertainment zorgen in samenwerking met de studenten zodat de bezoekers bereid zijn minimaal €50,- te sponsoren aan het goede doel Duidelijke rapportage schrijven welke de beoordelingsformulieren kerntaak 4 kan afgetekend worden.

Tijdens dit project staat het volgende document centraal: -

Studiehandleiding KIA

1

Het budget voor de KIA zal €50,- per klas zijn en de KIA gaat plaatsvinden op: ……………………………………………………………….. Tijdens eerste uur van project zal er altijd uitleg plaatvinden waarna je aan het werk kan gaan. Het tweede lesuur zal bestaan uit feedback op het gemaakte werk. Het is daarom ook aan te raden om al het werk af te hebben voor de tweede les in dezelfde week omdat hier enige feedbackmoment plaatsvind. Beoordeling De beoordeling van dit project geschiedt volgens de beoordelingsformulieren van de werkprocessen 4.1 t/m 4.8. De bijbehorende weektaken staan ook in dit document vermeld. Vanwege het praktijkgerichte karakter wordt ook de beroepshouding getoetst. In de bijlage kun je een format terug vinden voor het plan van aanpak, de project map en het samenwerkingscontract. De beoordelingsformulieren zijn terug te vinden in de bijlage.

2

Inhoud Inleiding/Briefing ..................................................................................................................................... 1 1. Kia / Kennis Informatie Avond............................................................................................................. 4 1.1 Wat gaan we doen? ....................................................................................................................... 4 1.2 Wie gaat het doen? ....................................................................................................................... 4 1.3 Waarom gaan we het doen? ......................................................................................................... 4 1.4 Hoe gaan we het doen?................................................................................................................. 4 1.5 Waar kan je een duidelijke opdrachtomschrijving vinden? .......................................................... 4 1.6 Welke kerntaak komt dit blok aan bod? ....................................................................................... 4 2. Planning ............................................................................................................................................... 5 2.1 Initiatiefase: Introductie en initiatiefase (week 1) ........................................................................ 5 2.2 Initiatiefase: Beoordeling plan van aanpak en voorbereiding de pitch (week 2).......................... 6 2.3 Definitiefase: Taakverdeling, begroting opstellen en uitnodigingen (week 3) ............................. 7 2.4 Ontwerpfase: Gastspreker goede doel & Uitnodiging versturen (week 4) ................................... 8 2.5 Voorbereidingsfase: De van alles en nog wat week (week 5) ....................................................... 9 2.6 De voorbereiding (week 6) .......................................................................................................... 10 2.7 De laatste voorbereiding (week 7) .............................................................................................. 11 2.8 De uitvoering. (week 8) ............................................................................................................... 12 2.9 De evaluatie (week 9) .................................................................................................................. 13 Bijlage 1 Format/ checklist Plan van aanpak ................................................................................. 14 Bijlage 2 Format Samenwerkingscontract ..................................................................................... 18 Bijlage 3 Format evaluatieverslag ................................................................................................. 20 Bijlage 4 Opdracht en beoordeling volgens de onderwijscatalogus ............................................. 21 Bijlage 5 Beoordelingsformulier Rapportage project Kennis Informatie Avond (KIA) leerjaar 1 periode A ....................................................................................................................................... 24

3

1. Kia / Kennis Informatie Avond Aangekomen bij het eerste blok van de opleiding gaan jullie kennis maken met een kleinschalig evenement. De ouderavond. Om deze ouderavond een extra invulling te geven zullen er goede doelen bij betrokken worden. Daarnaast moeten er gastsprekers worden aangetrokken. Kortom er zal georganiseerd moeten worden. Jullie studenten gaan de ouderavond opzetten en voorzien van een goed doel en een gastspreker.

1.1 Wat gaan we doen? We gaan een ouderavond en een goede doelen actie organiseren.

1.2 Wie gaat het doen? De eerste jaar studenten.

1.3 Waarom gaan we het doen? Om de ouders een beeld te geven van de opleiding. Daarnaast steun je een goed doel. Je doet tevens praktijkervaring op en je kan studiepunten verdienen.

1.4 Hoe gaan we het doen? Volgens de planning in het volgende hoofdstuk

1.5 Waar kan je een duidelijke opdrachtomschrijving vinden? In de onderwijscatalogus op je usb stick en in het volgende hoofdstuk

1.6 Welke kerntaak komt dit blok aan bod? Kerntaak 4: Organiseert een evenement. Deze kerntaak bestaan uit de volgende werkprocessen: 4.1 Overlegt met opdrachtgever 4.2 Maakt een draaiboek voor het evenement en licht dit toe 4.3 Verzorgt het vervoer van materialen en personen 4.4 Richt ruimtes in en installeert materialen 4.5 Draagt zorg voor de dagelijkse voorzieningen 4.6 Voert ondersteunende werkzaamheden op het gebied van personeelszaken uit 4.7 Organiseert de beveiliging van locaties 4.8 Assisteert tijdens het evenement

4

2. Planning In dit hoofdstuk zal een planning worden gegeven wat er per week moet gaan gebeuren.

2.1 Initiatiefase: Introductie en initiatiefase (week 1) In deze week staat werkproces 4.1 overleg met een opdrachtgever centraal. Je gaat informatie verzamelen over de inhoud van het project. Er zal overleg met de opdrachtgever plaats moeten vinden. Aanpak opdrachten    

Plan een gesprek in met je opdrachtgever (de projectdocent) Stel minimaal vijf vragen op die je tijdens dit gesprek aan je opdrachtgever gaat stellen. Maak notulen van je overleg met de opdrachtgever. (elke week minimaal één vergadering, aan het einde heb je van elke week één notulen). Vul de eerste onderdelen van het plan van aanpak in.

In deze week gaan jullie worden de groepen samengesteld en gaan jullie een plan ontwikkelen daarnaast gaan jullie groepsafspraken maken en dit vastleggen middels een Plan van Aanpak hierna te noemen PVA. De volgende producten dienen voor aanvang les 2 deze week klaar te zijn: - Plan van aanpak. - Weekplanning - Samenwerkingscontract De docent zal jullie begeleiden waaraan een pva aan moet voldoen en hoe het samenwerkingscontract eruit moet zien. Centraal staat dat er uit het pva duidelijk moet voorkomen wat jullie idee is en hoe jullie de samenwerking hebben afgesproken en hoe de weekplanning en taakverdeling eruit ziet. Eisen   

Notulen moeten voldoen aan de eisen zoals geleerd bij het vak Nederlands De vragenlijst moet gericht zijn op de Kennis Informatieavond Plan van aanpak moet volgens het volgende format o Inleiding o Doelgroepomschrijving o Projectvoorstel ingedeeld volgens de fasering van projectmanagement in zes delen. o Taakverdeling o Planning o Samenwerkingscontract o Contactgegevens projectgroep o Mindmap van het event

De deadline hiervoor is de tweede les van week 1

5

2.2 Initiatiefase: Beoordeling plan van aanpak en voorbereiding de pitch (week 2) Week 1 is achter de rug. Jullie hebben nu een pva, een samenwerkingscontract en een planning. Na feedback van je projectdocent gaan we nu verder aan de slag met het ontwikkelen van een goede pitch. Omdat het de eerste keer is dat jullie tijdens de opleiding een pitch gaan doen hieronder nog 6 tip’s: 1) Het is een verhaal geen opsomming van gegevens 2) Het heeft een prikkelend begin. 3) Niet je event, maar wat je event betekent voor je bezoekers staat centraal. 4) Straal passie uit in woord en gebaar. 5) Weet wie je doelgroep is en pas je verhaal aan. 6) Het heeft een mooi slot waar mensen opgeroepen worden tot actie. En dan de laatste tip: de 3 O’s. Oefenen, oefenen, oefenen. Succes Aanpak opdrachten 

Bereid een pitch voor van maximaal 10 minuten. In de pitch moeten de volgende onderdelen aan bod komen: o Inleiding o Doelgroepomschrijving o Projectvoorstel ingedeeld volgens de fasering van projectmanagement in zes delen. o Taakverdeling o Planning

De volgende producten dienen voor aanvang les 2 deze week klaar te zijn: - Pitch van maximaal 10 minuten (aan te bevelen programma’s PowerPoint en Prezi) De docent zal jullie begeleiden bij het maken van een pitch. Centraal staat overtuigingskracht. Eisen 

De pitch dient maximaal 10 minuten te duren en de volgende onderwerpen dienen aan bod te komen. o Inleiding o Doelgroepomschrijving o Projectvoorstel ingedeeld volgens de fasering van projectmanagement in zes delen. o Taakverdeling o Planning

 

De sheets van de presentatie dienen te worden toegevoegd aan het plan van aanpak Spreekschema waarin de gehele presentatie uitgeschreven te worden toegevoegd.

De deadline hiervoor is de tweede les van week 2

6

2.3 Definitiefase: Taakverdeling, begroting opstellen en uitnodigingen (week 3) In dit stadium ga je jouw productie perfectioneren. Je plan van aanpak is klaar en goedgekeurd. Deze week zal er worden gekeken naar de begroting. Daarnaast moet er gekeken worden naar de taakverdeling of die op elkaar afgestemd zijn. Daarnaast is de tijd aangekomen dat de uitnodigingen gemaakt en verstuurd moeten worden. Het is ook tijd om offertes op te vragen om zo je budget zo goed mogelijk te benutten. Voor de werkprocessen 4.3 t/m 4.7 ga je hoogstwaarschijnlijk een aantal offertes aanvragen. Voor de catering, materiaal, beveiliging en eventueel transport vraag je een offerte aan. Per onderdeel vraag je een drietal offertes aan zodat je deze kan vergelijken met elkaar en een goede keuze kan maken. Tevens moet de planning uit je plan van aanpak bijgesteld worden. Aanpak opdrachten     

Vraag minimaal drie offertes aan per onderdeel die je wil betrekken bij je event ( bijvoorbeeld catering, beveiliging, transport etc. De planning wie, wat en wanneer, gaat doen zal moeten worden aangepast Begroting opstellen en bespreken met de projectdocent Pva aanpassen Uitnodiging maken en goed laten keuren door de projectdocent en de docent Nederlands

De volgende producten dienen voor aanvang les 2 deze week klaar te zijn: - Uitnodiging - Begroting per groep en per klas Eisen  

Vraag minimaal drie offertes op per onderdeel die je wil betrekken bij je event ( bijvoorbeeld catering, beveiliging, transport etc Uitnodiging o Geef aan van wie de boodschap afkomstig is. o Geef het waarom aan van de uitnodiging. o Geef een beschrijving van het programma o Geef het adres en de routebeschrijving en de parkeermogelijkheden o De brief bevat een mogelijkheid om aan te geven of de genodigde komt. o De uitnodigingsbrief is toegankelijk en uitnodigend geformuleerd o De brief is opgesteld volgens de correcte Nederlandse spelling

De deadline hiervoor is de tweede les van week 3

7

2.4 Ontwerpfase: Gastspreker goede doel & Uitnodiging versturen (week 4) Deze week zal de definitieve begroting vastgesteld worden en zal de goed of afkeuring van het plan op de agenda staan. Verder wordt er tijdens deze week nog eens kritisch naar de taakverdeling gekeken en zal er meer tijd zijn voor feedback. De verplichte onderdelen welke voor les 5 klaar moeten zijn zullen dan ook per groep worden vast gesteld. Ook zal de organisatie van het goede doel benaderd moeten worden omdat deze op de uitnodiging zal moeten worden vermeld samen met het programma. De gastspreker moet op de Kia zelf kunnen komen en op een 1e afspraak om kennis te maken met het goede doel. Tevens dient er een draaiboek opgesteld worden. Het format voor het draaiboek staat op de website behorende bij het boek eventplanning. Daarnaast moet er een enquête worden opgesteld om de tevredenheid van de bezoekers meetbaar te maken Aanpak   

Draaiboek opstellen. In ieder geval via minimaal email en telefoon contact zoeken met de gastspreker.(verder contact volgt later Een bezoekerstevredenheid enquête opstellen

De volgende producten dienen voor aanvang les 2 deze week klaar te zijn: - Uitnodiging - Datum prikken om de contactpersoon van de goedendoelen organisatie uit te nodigen. - De enquête voor bezoekerstevredenheid Eisen    

De gastspreker dient per mail en telefonisch op de hoogte gehouden te worden elk mail contact dient te worden toegevoegd in de bijlage Draaiboek van het gehele event volgens het format van http://www.zoorganiseerjeeenevent.noordhoff.nl. Zie hoofdstuk vragenlijst van het boek Nederlands voor de eisen Uitnodiging o Geef aan van wie de boodschap afkomstig is. o Geef het waarom aan van de uitnodiging. o Geef een beschrijving van het programma o Geef het adres, de routebeschrijving en de parkeermogelijkheden o De brief bevat een mogelijkheid om aan te geven of de genodigde komt. o De uitnodigingsbrief is toegankelijk en uitnodigend geformuleerd o De brief is opgesteld volgens de correcte Nederlandse spelling

De deadline hiervoor is de tweede les van week 4

8

2.5 Voorbereidingsfase: De van alles en nog wat week (week 5) De begroting is bekend, het plan van aanpak is gereed en het conceptdraaiboek is klaar. Deze week gaan we, indien dit nog niet gebeurd is, producten bestellen. We gaan het draaiboek afstemmen op het centrale draaiboek. Daarom staan deze les het draaiboek en de overige zaken centraal. De projectdocent zal deze week de instructies Verder moet het eventuele benodigde materiaal al besteld worden. Aanpak    

Bijwerken draaiboek Contact met de gastspreker Overleg met projectdocent over het Pva en het draaiboek Eventuele verdere taken gaan door de docent worden uitgelegd.

Eisen 

Worden mondeling door de docent medegedeeld.

De deadline hiervoor is de tweede les van week 5.

9

2.6 De voorbereiding (week 6) Deze week gaan we de laatste hand leggen aan de KIA. De spullen zijn aanwezig of worden deze week geleverd. Deze week zal er een presentatie moeten worden opgeleverd welke de ouders te zien krijgen. Deze moet worden goed gekeurd door de mentor. Tevens zal er deze week een draaiboek moeten worden aangeleverd zodat deze in het centrale draaiboek gezet kan worden geplaatst. Je projectleider weet bij wie je dit moet inleveren. Tevens dient het pva aangepast te worden. http://www.zoorganiseerjeeenevent.noordhoff.nl. De volgende producten dienen voor aanvang les 2 deze week klaar te zijn: Aanpak - De presentatie voor de KIA moet door de studenten worden gemaakt en door de mentor goedgekeurd worden. - Het complete draaiboek (dient per mail aangeleverd te worden aan de projectdocent) - Het concept projectmap dient in orde gemaakt te worden. - Check of alle spullen geleverd zijn Eisen   

Draaiboek moet volgens het format van http://www.zoorganiseerjeeenevent.noordhoff.nl. Presentatie moet goedgekeurd zijn door de mentor Concept projectmap (zie format in de bijlage).

De deadline hiervoor is de tweede les van week 6.

10

2.7 De laatste voorbereiding (week 7) Deze week is de laatste check of alles gaat zoals het moet. De laatste hand zal worden gelegd aan je pva wat inmiddels is uitgegroeid tot je project map. Je gaat nog een keer contact opnemen met je gastspreker en de organisatie voor het goede doel mocht dit niet gebeurd zijn. Je neemt het draaiboek met de gehele klas door en je hebt van je projectleider een concept draaiboek van de gehele avond met alle klassen ontvangen. De voorbereidingen die gedaan worden moeten tijdens deze week gebeuren. Aanpak - Laatste check draaiboek en projectmap - Aanpassingen aan project map naar aanleiding van feedback projectdocent moeten gedaan worden - Draaiboek (dient per mail aangeleverd te worden aan de projectdocent) - Check of alle spullen geleverd zijn Eisen  

Draaiboek moet volgens het format van http://www.zoorganiseerjeeenevent.noordhoff.nl. De projectmap moet volgens het format in de bijlage gemaakt worden.

De deadline hiervoor is de tweede les van week 7.

11

2.8 De uitvoering. (week 8) Deze week is alles voor de KIA geregeld en het draaiboek is in werking. Als het goed is dan loopt alles nu op rolletjes. Indien dit niet zo gaat dan dien je het draaiboek aan te passen en je plannen bij te stelen en dit te onderbouwen naar je projectdocent. Instructies en opdrachten worden in deze les door de projectdocent bekend gemaakt. Het centrale draaiboek is bindend en daar kan niet van worden afgeweken. Tijdens de uitvoering van het project moeten jullie vooral niet vergeten te genieten. Je hebt het hiervoor tenslotte allemaal gedaan. Vergeet vooral niet heel veel foto’s en videomateriaal te verzamelen, dit levert pluspunten op als je kwalitatief goede foto’s en videomateriaal bij je projectmap kan aanleveren. Tevens is dit goed voor je portfolio. Ter voorbereiding van de volgende week staat het volgende op het programma - Projectmap in orde maken zodat alleen nog het hoofdstuk evaluatie toegevoegd moet worden.

Aanpak - Laatste check draaiboek en projectmap - Aanpassingen aan projectmap naar aanleiding van feedback projectdocent. - Draaiboek (dient per mail aangeleverd te worden aan de projectdocent) - Check of alle spullen geleverd zijn Eisen  

Het draaiboek moet volgens het format van http://www.zoorganiseerjeeenevent.noordhoff.nl gemaakt worden. De project map moet volgens het format in de bijlage gemaakt worden.

De deadline hiervoor is de tweede les van week 7.

12

2.9 De evaluatie (week 9) Dat was het dan. Het eerste project van je nieuwe opleiding. Het is tijd voor je evaluatie. Naast het format wat je terug kan vinden in de bijlage. Deze week zal het format door je projectdocent met je besproken worden en vervolgens ga je dit format invullen waaruit je evaluatieverslag voort gaat komen. De voorbereidingen die gedaan kunnen worden moeten deze week gebeuren - Een evaluatie verslag maken -Gereed maken projectmap volgens format in de bijlage

Aanpak -

Evaluatieverslag op groep en individueel niveau toevoegen aan het projectverslag Projectmap definitief maken en inleveren

Eisen  

Het draaiboek moet volgens het format van http://www.zoorganiseerjeeenevent.noordhoff.nl gemaakt worden. Project map volgens het format in de bijlage

De deadline hiervoor is de tweede les van week 9. Let op dit is je eindbeoordeling. Zijn de stukken niet op orde dan kan er niet beoordeeld worden.

13

Bijlage 1 Format/ checklist Plan van aanpak

A Algemeen o o o o o o o o

Is het voorblad compleet? Bevat het de tekst: ‘Plan van Aanpak’? Bevat het de naam van het project? Bevat het eventueel een ondertitel? Bevat het de naam van de organisatie en de naam van de opdrachtgever? Bevat het de plaats en datum van gereedkomen van het Plan van Aanpak? Bevat het de naam van de opdrachtnemer/projectmanager? Bevat het alle correcte namen van alle projectleden en hun correcte mailadres?

Lay-out o o o o

Is een inhoudsopgave met paginanummers aanwezig? Zijn de hoofdstukken genummerd? Zijn de paginanummers op de bladzijden aanwezig? Zijn de hoofdstukken duidelijk aangegeven?

Taalgebruik o o o o o

Is het Plan van Aanpak helder geschreven? Wordt er correcte taal gebruikt (gebruik van spelling- en grammaticacontrole)? Is de taal zakelijk? Geen ik, jij, jullie! Worden er niet te lange zinnen gebruikt? Is het Plan van Aanpak ‘puntig’ geschreven, met een duidelijke structuur en opsommingen? Worden onbekende begrippen eerst uitgelegd alvorens ze worden gebruikt?

B De hoofdstukken van het Plan van Aanpak Hoofdstuk 1: Achtergronden o o o o o o o o o o

Is een korte beschrijving van de organisatie waarin het project zich afspeelt opgenomen? Wat ‘doet’ de organisatie? Is duidelijk welke afdelingen eventueel bij het project zijn betrokken? Zijn de achtergronden van ‘groot’ naar ‘klein’ beschreven? Bijvoorbeeld: eerst het bedrijf, dan de vestiging, vervolgens de afdeling, dan het project. Is dit project een vervolg op een eerder project? Hoe is dat project afgelopen? Is de aanleiding beschreven? Is de initiatiefnemer genoemd? Is duidelijk waarom de opdrachtgever dit project wil? Is er een beschrijving van de geschiedenis van het project aanwezig? Welke relatie heeft dit project met andere uit te voeren projecten? Is het duidelijk welke stakeholders een rol spelen bij het project (interne partijen, externe partijen)? Wat is de rolverdeling tussen de partijen? 14

o o o o o o

Is het duidelijk wat de relatie is tussen de opdrachtgever, de projectgroep en andere partijen? Is duidelijk welke de opdrachtgevende organisatie is? Is duidelijk wie de opdrachtgever (persoon) is? Is duidelijk welke de opdrachtnemende organisatie is? Is duidelijk wie de opdrachtnemende persoon (projectmanager) is? Is er eventueel een schriftelijke opdracht aanwezig?

Hoofdstuk 2: Projectresultaat o o o o o o o o

Wordt duidelijk waarom het project wordt uitgevoerd? Zijn de doelstellingen duidelijk? Zijn de doelstellingen Smart? Zij er eventueel subdoelstellingen geformuleerd? Is duidelijk wat (de richting van) het eindresultaat van het project is. Is dit projectresultaat voldoende gespecificeerd? Is het programma van eisen die aan het projectresultaat worden gesteld compleet? Levert het beschreven projectresultaat een bijdrage aan de doelstelling of probleeminstelling van het project? Heeft het project een duidelijke liefst originele pakkende naam?

Hoofdstuk 3: Projectactiviteiten o o o o o o o

Is er een puntsgewijze opsomming van activiteiten? Zijn er voldoende activiteiten gedefinieerd? Zijn er geen activiteiten vergeten? Zijn de activiteiten gegroepeerd? Zijn de activiteiten binnen een groep van dezelfde ‘orde van grootte’? Is het Plan van Aanpak zelf ook als activiteit opgenomen? Is de afhandeling van het project niet vergeten?

Hoofdstuk 4: Tussenresultaten o o o o o

Zijn voldoende tussenresultaten gedefinieerd? Is het Plan van Aanpak ook als tussenresultaat gedefinieerd? Zijn eventuele belangrijke gebeurtenissen ook als tussenresultaten gedefinieerd? Zijn ontwerpen, rapporten en dergelijke niet vergeten? Is het eindresultaat niet vergeten?

15

Hoofdstuk 5: Kwaliteit o o o o o o o o o o o

Is de waarborging van de kwaliteit van het projectresultaat beschreven? Checklist volledigheid Plan van Aanpak Blz. 3/4 Is de waarborging van de kwaliteit van de tussenresultaten beschreven? Zijn voldoende controles ingebouwd om de kwaliteit te bewaken? Zijn er normen te controle van de kwaliteit genoemd? Wordt er afgeweken van de heersende normen? Zijn er terugkoppelingen met opdrachtgever genoemd? Zijn er gebruikte methoden genoemd? Zijn er gebruikte technieken genoemd? Zijn afspraken opgenomen over te gebruiken hulpmiddelen (onder andere software)? Wordt het vragen van extern advies genoemd? Worden producten in fasen opgeleverd (bijvoorbeeld conceptrapporten, goedkeuring, definitief rapport)?

Hoofdstuk 6: Projectorganisatie Organisatie o o o o o o

Zijn de functies binnen de projectgroep verdeeld? Staan er namen bij de functies? Zijn namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen van alle projectleden genoemd? Is het projectsecretariaat geregeld? Is de beschikbaarheid van de deelnemers genoemd? Zijn bevoegdheden vastgelegd?

Informatie o o o o o o o o o o

Zijn alle stakeholders genoemd? Is er een omgevingsanalyse gemaakt? Is er eventueel een communicatieplan opgesteld? Is genoemd hoe de communicatie met de opdrachtgever is geregeld? Is genoemd hoe de interne communicatie binnen de projectgroep is geregeld? Is de urenverantwoording of tijdregistratie geregeld? Is de vergaderfrequentie geregeld? Is voorzien in een weekverslag door projectleden aan de projectmanager? Is voorzien in een weekverslag door de projectmanager aan de opdrachtgever? Is de archivering geregeld?

Hoofdstuk 7: Planning o o o

Klopt de planning met de activiteiten uit hoofdstuk 3? Is een overzichtelijke strokenplanning (computerplanning) aanwezig? Is de planning realistisch? Is de planning besproken met de mensen die hem moeten uitvoeren?

16

Hoofdstuk 8: Projectgrenzen o o o

Is voldoende aangegeven tot hoever het project doorgaat (‘lengte’)? Is voldoende duidelijk wat niet bij het project hoort (‘breedte’)? Is duidelijk aan welke voorwaarden moet worden voldaan voor het welslagen van het project?

Hoofdstuk 9: Kosten en baten o o o o o o

Bevat het kosten- en batenoverzicht voldoende informatie? Bevat het overzicht een korte toelichting? Zijn de baten niet vergeten? Zijn eventuele aannames uitgelegd? Is het overzicht realistisch? Zijn de kosten en baten niet te precies opgegeven? (Het gaat immers om een schatting).

Hoofdstuk 10: Risico’s o o

Hoe uitgebreid wil de opdrachtgever dit hoofdstuk? Is een uitgebreide risicoanalyse gemaakt.

17

Bijlage 2 Format Samenwerkingscontract Samenwerkingscontract …. November 2013 Overeenkomst tussen Dit document is bestemd voor elke student die tot deze projectgroep behoort. De overeenkomst dient in de projectgroep naar elkaar toe, te worden nageleefd. Deze overeenkomst heeft betrekking op de opdracht - Project Zakelijk event Apple Deze overeenkomst heeft betrekking op de taken en planning die uitgebreid worden beschreven in de volgende documenten : -

Plan van Aanpak Evenementenvoorstel en werkplan Draaiboek

Van de student wordt verwacht dat hij/zij naast de afspraken die in het samenwerkingscontract worden beschreven, alle taken en afspraken in de bovenstaande documenten naar behoren afrondt en nakomt. De projectgroep acht een taak naar behoren afgerond indien het resultaat gelijk is aan het verwachtte resultaat beschreven in de volgende documenten : - Studiehandleiding project - De boeken behorende bij eventplanning, marketing en communicatie De student verklaart het volgende : Artikel 1 - Functie en duur Deze overeenkomst is geldig gedurende schooljaar 2013/2014 Na ondertekening dient de student zich in de bovengenoemde periode, de afspraken en functie die hierin en in beide PVA’s zijn vastgesteld zijn volledig na te komen en uit te voeren. Artikel 2 - Vakkundigheid 2.1

Van de student wordt verwacht dat hij/zij de nodige ( complexe) kennis verwerft tijdens de lessen marketing, eventplanning en communicatie. De student dient dan ook dan ook iedere les aanwezig te zijn.

2.2

De student weet tot in de details wat hij/zij moet doen om het projectplan en de uitvoering tot een zo’n goed mogelijk resultaat te laten komen. Daarom wordt er verwacht dat de student de volgende documenten grondig heeft gelezen en begrepen:   

Projecthandleiding Plan van aanpak Projectopdracht

Artikel 3 - Intern samenwerkingsbeleid

18

3.3

De student dient zijn/haar taak ( vastgesteld in het Plan van Aanpak) naar behoren en volgens het verwachtte resultaat beschreven in de studie en projecthandleiding volledig uit te voeren.

3.4

De student dient op basis van de Planning (beschreven in het plan van aanpak) op tijd te komen.

3.5

De student dient een bijdrage van minimaal 25 %(bij een groep van 4 personen) te leveren aan het totale resultaat van beide projecten.

3.6

De student dient na afronding van het project alle vragen te kunnen beantwoorden over het werkproces, de inhoud en het resultaat.

Artikel 4- Sancties Indien de student de bovenstaande afspraken niet na komt wordt na overleg een waarschuwing gegeven. De student kan gedurende afgesproken periode 1 waarschuwing krijgen. Indien na deze waarschuwing afspraken nog steeds niet worden nagekomen wordt er in overleg met de projectbergeleider een passende sanctie gezocht te denken aan een gesprek met de mentor of een beoordeling met een onvoldoende. Hierover zal alleen per email gecorrespondeerd worden. Artikel 5 - Uitzonderingen Indien een student bovenstaande afspraken om verschillende redenen niet kan nakomen en dit vroegtijdig aangeeft kan de student een regeling treffen met de groep waardoor de bovenstaande sancties worden ontkracht. Datum : Jan Jaap de Vries

Bart de Boer

Laurens Mol

Projectdocent: 3. Contactgegevens Contactgegevens voor derden op het Roc van Amsterdam Jan Jaap de Vries [email protected], 06555556547 Bart de Boer [email protected], 06426554557 Laurens Mol [email protected] 062676565585 Contactgegevens voor leveranciers en distributie partners en docenten Bart de Boer [email protected], 06426554557

19

Bijlage 3 Format evaluatieverslag

In het reflectieverslag zal antwoord moeten worden gegeven op de volgende vragen: 1. Wat heb je m.b.t. het onderwerp in het blok gedaan? 2. Hoe is dit alles volgens jou verlopen? Wat ging er goed en wat ging er minder goed? Noem bij allebei minstens twee punten. 3. Hoe was jouw bijdrage/functioneren (in de groep)? Motiveer je antwoord. 4. Wat is terechte kritiek en wat is onterechte kritiek geweest. 5. Wat wil je volgende keer/voortaan anders en beter doen? Formuleer twee aandachtspunten waar je komende periode op gaat letten? 6. Kan ik datgene dat ik in groepswerk heb gedaan de volgende keer helemaal alleen?

20

Bijlage 4 Opdracht en beoordeling volgens de onderwijscatalogus

21

22

23

Bijlage 5 Beoordelingsformulier Rapportage project Kennis Informatie Avond (KIA) leerjaar 1 periode A

Namen:

Klas:

Datum:

Docent:

Beoordelingscriteria

Onvoldoende

Voorblad • Titel, naam, klas, studentnummer, vak, docent Inleiding • De opdracht is helder geformuleerd, de achtergrond en de doelstelling van het onderzoek (de probleemstelling) zijn beschreven en de opbouw van het rapport is weergegeven (wat staat hierin). Managementsamenvatting • Is de samenvatting voldoende informerend over het gehele verslag. Onderzoek/ uitwerking het probleem • Is het onderzoek of de uitwerking van het probleem voldoende uitgewerkt. • Worden er relevante gegevens gebruikt. SWOT-analyse • De beschreven kansen en bedreigingen, sterke en zwakke punten zijn relevant. • De kansen en bedreigingen, sterke en zwakke punten zijn duidelijk beschreven. Verantwoording van opzet en uitvoering van het onderzoek • In hoeverre wordt de manier waarop het onderzoek is aangepakt helder beschreven en duidelijk onderbouwd.

24

Voldoende

Goed

Conceptuitwerking • Is het de conceptuitwerking/uitwerking event voorzien van zo veel de informatie dat een andere partij het event kan uitvoeren aan de hand van het projectdossier. • Is het draaiboek compleet volgens het format http://www.zoorganiseerjeeenevent.noordhoff.nl. Grafische weergave • In hoeverre zijn de tabellen en grafieken duidelijk (met een titel, een legenda, benoeming van de assen, een goede vlakverdeling e.d.). De opbouw van het rapport • In hoeverre is er sprake van een duidelijke structuur en een goede opbouw. • Zijn alle standaardonderdelen in het rapport opgenomen (titelpagina, voorwoord, inhoudsopgave, inleiding, nawoord, bijlagen, bronvermelding). De (uiterlijke) verzorging van het rapport • In hoeverre oogt het rapport verzorgt (lay out, lettertype, illustraties, tabellen, grafieken e.d.). Reflectie Is de reflectie volgens het format zoals opgesteld in de bijlage en toegevoegd in de bijlage van het rapport. Plan van aanpak Is het plan van aanpak volgens het format zoals opgesteld in de bijlage Kerntaak 4 4.1 Overlegt met opdrachtgever. 4.2 Maakt een draaiboek voor het evenement en licht dit toe. 4.3 Verzorgt het vervoer van materialen en personen. 4.4 Richt ruimtes in en installeert materialen. 4.5 Draagt zorg voor de dagelijkse voorzieningen.

25

4.6 Voert ondersteunende werkzaamheden op het gebied van personeelszaken uit. 4.7 Organiseert de beveiliging van locaties. 4.8 Assisteert tijdens het evenement. Opmerkingen/verbeterpunten:

Totaalscore

ONVOLDOENDE/VOLDOENDE/GOED

Datum: Naam beoordelaar:

Handtekening:

26