STUDI PENDAHULUAN DALAM PENGEMBANGAN PROSES PENGENDALIAN BIAYA DI SEVEN TO 7 MEAT SHOP & CAFÉ

STUDI PENDAHULUAN DALAM PENGEMBANGAN PROSES PENGENDALIAN BIAYA DI SEVEN TO 7 MEAT SHOP & CAFÉ Steven Vikamas II G6/03, (021) 5415565, [email protected]

Dosen Pembimbing : Adeline Agoes, SST., MBA.

ABSTRAK Seven to 7 Meat Shop & Cafe merupakan perusahaan yang bergerak dalam bisnis penjualan daging dan memberikan jasa di bidang kuliner. Tujuan dari penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui dan menganalisa proses pengendalian biaya dalam pembuatan rancangan proses pengendalian yang efisien. Metode perancangan yang dilakukan adalah pengumpulan data berdasarkan teori-teori pengontrolan biaya yang berhubungan dengan kajian permasalahan. Metode penelitian yang dilakukan yaitu deskripsi untuk mendeskripsikan fenomena yang diteliti secara sistematis dan faktual. Hasil analisis dari penulis bahwa proses pengendalian biaya yang dilakukan di Seven to 7 Meat Shop & Café belum optimal. Dalam penelitian ini, penulis memberikan simpulan dan saran untuk melakukan penyusunan rancangan proses pengendalian yang efisien dan seyogyanya diterapkan. (S) Kata Kunci : Proses, Penyusunan Rancangan, Pengendalian Biaya ABSTRACT Seven to 7 Meat Shop & Café is the company that engaged in the business of selling meat and providing services in the culinary field. The purpose of the research by the author to identify and analyze cost control in the manufacturing process of the design control process efficient. Design method of data collection is done is based on the theories of controlling the costs associated with the study of the problem. Research methodology is a description to describe the phenomenon under study in a systematic and factual. The results from the analysis that the author conducted the process of cost control in Seven to 7 Meat Shop & Café is not optimal. In this study, the author draws conclusions and suggestions for controlling the process of designing an efficient and should be applied. (S) Keywords: Process, Conducting Draft, Cost Control

PENDAHULUAN Seven to 7 Meat Shop & Cafe merupakan salah satu restoran yang cukup menarik di daerah Pantai Indah Kapuk. Karena pada awalnya Seven to 7 merupakan meat shop, dan sekarang telah berkembang menjadi Seven to 7 Meat Shop & Cafe. Sehingga penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana proses pengendalian biaya yang diterapkan oleh Seven to 7 yang tetap menerapkan meat shop dan cafe secara bersamaan, yang menunjukkan adanya perbedaan dalam penggunaan barang di Seven to 7 Meat Shop & Cafe. Pada observasi awal dan kesediaan Bapak Frendy Halim selaku Head Purchasing dan Cost Controller di Seven to 7, penulis melihat adanya penetapan %cost yang dilakukan berdasarkan pengelompokan. Hal tersebut sama penetapannya saat Seven to 7 hanya sebagai meat shop. Menurut Mhamdia dan Ghadhab (2012), pengontrol biaya makanan dan minuman dapat menggunakan menejemen nilai dan focus pada penetapan biaya (Munjal & Sharma, 2012:466). Pengendalian biayayang dilakukan dengan perencanaan laba disesuaikan dengan pelaksanaan untuk menentukan besar penjualan agar perusahaan tidak mencapai kerugian dan mencapai laba yang diharapkan (Deviarti & Ayu, 2011:528). Rumusan masalah yang dibahas adalah untuk mengetahui usaha mengenai kiat-kiat apa saja yang dilakukan dalam menciptakan kestabilan biaya yang dikeluarkan, pengendalian persediaan, proses perhitungan untuk memperkirakan penjualan yang akan datang, dan menyusun rancangan proses pengendalian biaya yang efisien dan seyogyanya diterapkan di Seven to 7 Meat Shop & Cafe. Berdasarkan rumusan masalah tersebut maka penulis mengangkat judul “STUDI PENDAHULUAN DALAM PENGEMBANGAN PROSES PENGENDALIAN BIAYA DI SEVEN TO 7 MEAT SHOP & CAFÉ”. Tujuan formal dari penelitian ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan studi program Diploma IV Fakultas Ekonomi dan Komunikasi jurusan Hotel Management di Universitas Bina Nusantara. Dan tujuan operasional dari penelitian ini adalah untuk mengetahui, menganalisis, dan menjelaskan proses pengendalian biaya yang efisien dan seyogyanya dilakukan dari yang telah diterapkan di Seven to 7 Meat Shop & Cafe. Berdasarkan judul penelitian merupakan studi pendahuluan, maka penelitian ini hanya memiliki tiga tahapan yaitu studi pustaka, survei lapangan, dan diakhiri oleh penyusunan draf produk. Dimana draf produk yang ingin dihasilkan dari penelitian ini adalah rancangan pengendalian biaya. Spesifikasi pengembangan yang diharapkan adalah proses bisnis memakan sedikit atau tidak ada sisa biaya dan menghasilkan peningkatan dari sisi kualitas dan waktu, dan dapat membantu tercipta efisiensi dalam menghasilkan produk secara hemat yang mampu bersaing dan mampu mendatangkan profit.

METODE PENELITIAN Desain Penelitian Jenis penelitian yang dilakukan melalui pendekatan research and development. Menurut Borg dan Gall (1983) pengembangan berbasis penelitian yang bertujuan untuk mengembangkan dan memvalidasi produk (Prasetyo, 2012). Langkah-langkah penelitian studi pendahuluan pengembangan terdiri dari tiga tahapan yaitu studi pustaka, survei lapangan, dan penyusunan draf produk. Draf produk untuk hasil penelitian ini merupakan rancangan proses pengendalian biaya. Penelitian ini dilakukan melalui pendekatan deskriptif. Penelitian deskriptif merupakan penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri. Tujuan penelitian ini guna untuk membuat deskriptif, gambaran secara sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta yang ada. Melalui metode deskriptif, datayang diperoleh akan lebih lengkap dan jelas sehingga tujuan penelitian dapat tercapai.

Teknik analisa masalah yang digunakan pada penelitian ini adalah IPO (Input Process Output) karena menurut Sugiyono (2010), permasalahan pada penelitian ini adalah menjelaskanfenomena berdasarkan data yang terkumpul. Input data pada penelitian ini adalah data-data teori berdasarkan masalah yang didapat dari Head Purchasing di Seven to 7 Meat Shop & Café. Lalu masalah tersebut dibawa ke lapangan pada tahapan process, sehingga terdapat perbedaan pelaksanaan dari hasil studi pustaka dengan hasil dokumentasi dan observasi berdasarkan indikator- indikator permasalahan. Dan ouput dari penelitian ini adalah masalah berdasarkan indikator berubah meningkat, sehingga dibuatlah rancangan proses pengendalian biaya. Menurut Sugiyono (2010), tahap-tahap analisa data dapat menggunakan interactive model yang terbagi menjadi empat tahapan yaitu pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan pembuatan kesimpulan dan saran.

HASIL DAN BAHASAN Hasil penelitian yang dilakukan pada Seven to 7 Meat Shop & Cafe dimulai dari 30 April 2013 sampai 15 Juni 2013. Dari data yang didapat, penulis meneliti adanya pengelompokan dalam penetapan presentase biaya seperti presentase biaya untuk makanan 35%, presentase biaya untuk minuman 15%, presentase biaya untuk daging 40%, dan sebagainya. Hal tersebut dapat membuat perhitungan keuntungan menjadi tidak akurat. Untuk menganalisa masalah dalam penelitian ini, penulis membuat pembagian indikator-indikator masalah berdasarkan hasil studi pustaka. Penulis membagi variabel penelitian menjadi tiga sub-variable yaitu Cost of Food/Beverage Sold mengenai proses perhitungan biaya makanan dan minuman yang terjual, Inventory Control mengenai pengendalian persediaan dimulai dari penentuan kapasitas persediaan, hingga penetapan titik pembelian barang, dan Forecasting mengenai penetapan presentase biaya barang dalam menghitung contribution margin, serta penetapan popularitas barang yang dijual.

Tabel 1. Hasil Observasi Cost of Food Sold

Teori Cost of Food Sold Beginning inventory + Puchases Ending Inventory Employee Meals

Actual Cost of Food Sold Barang gudang + Pembelian Pemakaian barang

Hasil observasi mengenai Cost of Food Sold, tampak biaya karyawan yang tidak digunakan oleh Head Purchasing. Hal ini tidak berpengaruh dengan perhitungan karena pada Seven to 7 Meat Shop & Cafe tidak menggunakan bahan makanan untuk karyawan cafe tetapi menggunakan jasa cathering. Karena dengan menggunakan jasa cathering, pengontrolan biaya dan kualitas makanan lebih terjamin yang diperhitungkan oleh bagian Finance.

Tabel 2. Hasil Observasi Cost of Beverage Sold

Teori Cost of Beverage Sold Beginning Inventory PLUS Purchases = Goods Available for Sale LESS Ending Inventory LESS Transfer from Bar PLUS Transfer to Bar = Cost of Beverage Sold

Actual Cost of Beverage Sold Barang Gudang + Pembelian Pemakaian barang

Hasil observasi mengenai Cost of Baverage Sold, didapatkan bahwa tidak memiliki biaya transfer from bar dan transfer to bar. Karena biaya transfer merupakan biaya penggunaan barang bar untuk memenuhi kebutuhan tamu diluar dari bar. Sebagai contoh penggunaan buah apel untuk hiasaan makanan oleh chef, maka biaya apel tersebut akan dicatat sebagai biaya transfer from bar. Pada cafe tidak memiliki biaya transfer, karena pada operasional jarang terjadi transfer bahan antara bar dengan area dapur.

Tabel 3. Hasil Observasi Inventory Control

Proses Pengendalian Persediaan

Ya/Tidak

Kapasitas persediaan

Ya

Ketahanan Persediaan

Tidak

Jadwal Perngiriman Vendor

Ya

Potensi Penghematan Dalam Pembelian

Ya

Kalender Operasional

Ya

Kestabilan Stok Bahan

Tidak

Berdasarkan hasil observasi mengenai pengendalian persediaan (inventory control), proses pengendalian persediaan yang dilakukan oleh Head Purchasing belum menyeluruh. Tetapi Head Purchasing perlu memperhatikan ketahanan persediaan mengenai pemeriksaan tanggal kadaluarsa dari barang yang disimpan dan kestabilan stok bahan mengenai pendataan secara manual sebagai back up untuk melakukan pengecekan persediaan.

Tabel 4. Hasil Observasi Forecasting

Forecasting

Ya/Tidak

Popularitas Penjualan Contribution Margin

Ya Tidak

Berdasarkan Hasil Observasi mengenai Forecasting, Head Purchasing telah menyadari pentingnya mengetahui popularitas barang yang terjual di Seven to 7 Meat Shop & Cafe. Tetapi Head Purchasing kurang memperhatikan adanya perhitungan contribution margin yang dapat meningkatkan keuntungan atau profit. Karena dengan penetapan presentase biaya yang sama saat Seven to 7 sebagai meat shop saja. Dimana dengan ditetapkan presentase biaya secara kelompok, membuat perhitungan dalam mengetahui keuntungan setiap menu tidak akurat.

Tabel 5. Tabel Rancangan Proses Pengendalian Biaya yang Diajukan

No.

Harapan Rancangan Pengembangan

Variabel Pengendalian Biaya

Cost of Food Sold

1

Pengendalian biaya dengan sedikit/tidak ada sisa biaya dan peningkatan dalam segi kualitas dan waktu

Rancangan Proses Pengembangan Pengendalian Biaya Perhitungan biaya yang sudah terlaksana dapat terus diimplementasikan Perlu dipertimbangkan perhitungan ending inventory secara lebih detail

Cost of Beverage Sold

Perlu adanya perhatian perhitungan transfer dari/ke bar untuk diimplementasi Perlu adanya penetapan standar penyajian minuman Pengendalian persediaan yang sudah terlaksana dapat terus diimplementasikan

Inventory Control

2

Menghasilkan produk secara hemat dan mendatangkan profit Forecasting

Perlu adanya pencatatan mengenai ketahanan persediaan Perlu penggunaan stock card secara manual Perlu perhitungan presentase biaya berdasarkan menu

Pada Tabel 5. merupakan hasil modifikasi rancangan proses pengembangan pengendalian biaya untuk diterapkan pada Seven to 7 Meat Shop & Cafe, dimana adanya penambahan untuk perhitungan lebih detail mengenai ending inventory dalam perhitungan makanan yang terjual. Pada perhitungan minuman yang terjual perlunya perhatian mengenai transfer dari/ke bar dan penetapan standar penyajian minuman secara tertulis. Mengenai pengendalian persediaan, Head Purchasing sudah menetapkan titik pembelian dengan tepat tetapi perlunya penggunaan stock card secara manual sebagai back up dan pencatatan mengenai standar penerimaan

tanggal kadaluarsa barang. Mengenai Forecasting, Head Purchasing perlu dilakukan penetapan presentase biaya berdasarkan menu agar perhitungan lebih akurat.

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil penelitian dan bahasan diatas dapat disimpulkan: Head Purchasing telah melakukan perhitungan biaya makanan dan minuman yang terjual berdasarkan teori Cost of Food Sold walaupun tanpa memperhatikan Employee Meals (makanan karyawan) karena pada Seven to 7 memberikan perhitungan Employee Meals sebagai benefits bagi karyawannya. Dalam perhitungan biaya minuman terjual yang telah dilakukan dimulai dari perhitungan barang gudang ditambah pembelian dan dikurangi pemakaian barang. Hal tersebut tampak berbeda dengan teori Cost of Beverage Sold, karena tidak adanya biaya transfer dari dan ke bar. Pada operasional Seven to 7 jarang atau hampir tidak pernah adanya pencatatan proses transfer barang antara bar dengan bagian operasional lainnya. Head Purchasing pun telah menyadari perlunya penghematan biaya bahan yang digunakan untuk operasional terutama pada bahan makanan yang menjadi favorit dari para pengunjung. Sehingga proses pengendalian biaya yang dilakukan belum terlaksana secara menyeluruh dan masih diperlukan penyesuai serta perbaikan. Perancangan proses pengendalian biaya yang efisien dan seyogyanya diterapkan yang dibuat melalui penyesuaian dan perbaikan dari faktor-faktor yang belum dilaksanakan di Seven to 7 Meat Shop & Cafe. Berikut ini merupakan perbaikan dan penyesuaian yang dimaksud: 1. Perlu dipertimbangkan perhitungan ending inventory secara lebih detail 2. Perlu adanya perhatian perhitungan transfer dari/ke bar untuk diimplementasi 3. Perlu adanya penetapan standar penyajian minuman 4. Perlu adanya pencatatan mengenai ketahanan persediaan 5. Perlu penggunaan stock card secara manual 6. Perlu perhitungan presentase biaya berdasarkan menu

Saran Dari hasil penelitian yang didapat serta analisa yang telah peneliti lakukan pada bab-bab sebelumnya, maka saran yang dapat menjadi arahan adalah: 1.

Perhitungan Ending Inventory Secara Spesifik

Perhitungan Ending Inventory dapat dilakukan lebih spesifik dan mendapatkan hasil biaya, dengan memberikan perhatian khusus dalam memperhitungkan leftovers, sisa trimming, dan spoilage yang kemungkinan terjadi pada Seven to 7. Dan diinfokan kepada seluruh staf yang bersangkutan dengan pengolahan bahan, agar pengendalian dapat lebih optimal terlaksana.

2.

Pembuatan Form Transfer dari/ke Bar

Dalam perhitungan transfer dari/ ke bar, pada pelaksanaannya Head Purchasing tidak menanggapi adanya kegiatan transfer tersebut. Tetapi dari kegiatan transfer tersebut merupakan biaya yang tidak tercatat, sehingga dapat dibantu dengan pembuatan form transfer yang baru agar memperjelas biaya dari masingmasing outlet. 3.

Penetapan Standar Penyajian Minuman

Penulis menyarankan untuk adanya pengawasan mengenai standar resep termasuk takaran dan spesifikasi bahan baku yang digunakan selama operasional di Seven to 7 Meat Shop & Cafe. Hal ini dilakukan agar menghindari adanya pencurian, atau pemakaian diluar dari transaksi pembelian di Seven to 7.

4.

Penetapan Standar Periode Kadaluarsa Persediaan

Pada Seven to 7 Meat Shop & Cafe, Head Purchasing hanya melakukan pemesanan dan pendataan secara komputerisasi. Penulis menyarankan untuk memberikan check list mengenai kegiatan saat proses penerimaan dan pengambilan barang, atau dengan menerapkan standar penerimaan bahan baku dengan periode kadaluarsa tertentu dalam proses penerimaan dan penggunaan barang. 5.

Penggunaan Stock Card Secara Manual

Karena pada Seven to 7 menetapkan sistem pendataan secara komputerisasi, maka sebagai data pelengkap disarankan adanya penambahan keterangan mengenai nama supplier, tanggal penerimaan dan pengeluaran barang juga nama petugas yang mengeluarkan barang serta mempermudah kegiatan inventory. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kecurangan, pencurian, dan membantu proses pengendalian yang dilakukan. 6.

Penetapan Presentase Biaya Berdasarkan Menu

Dengan mengelompokan berdasarkan jenis sangat mempermudah perhitungan, tetapi penulis menyarankan untuk melakukan penetapan presentase biaya kepada masing-masing menu, atau dengan membuat standar resep untuk tiap menu dengan disertakan biaya tiap bahan yang digunakan. Hal ini dilakukan agar perhitungan biaya yang ditetapkan lebih akurat.

REFERENSI Buku Dopson, L. R., Hayes, D. K., & Miller, J. E. (2008). Food and beverage cost control, 4th Edition. New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. Sugiyono, P. D. (2010). Metode Penelitian Bisnis, Cetakan ke-10. Bandung: Alfabeta, CV. Jurnal Deviarti, H., & Ayu, M. (2011). ANALISIS COST VOLUME PROFIT SEBAGAI ALAT BANTU MANAJEMEN DALAM RANGKA PERENCANAAN LABA DENGAN PENERAPAN TEORI KENDALA PADA PT SKYLITE SURYA INTERNUSA. BINUS BUSINESS REVIEW , 528.

Munjal, S., & Sharma, S. (2012). Applying innovative food cost management practices in inflationary times: Indian budget restaurant segment experiences. Food Cost Management Practices , 466. Prasetyo, Z. K. (2012). Research and Development: Pengembangan Berbasis Penelitian. Kuliah Umum Mahasiswa Magister Pendidikan Sains Universitas negeri Sebelas Maret .

RIWAYAT PENULIS Steven lahir di Kota Jakarta pada tanggal 14 September 1991. Penulis menamatkan pendidikan D4 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang ekonomi dan komunikasi jurusan Hotel Management pada tahun 2013.