Strategi & Upaya Menjadi Sekretaris yang Kompeten dan Profesional STIKOM, 22 Mei 2012
Dipresentasikan Oleh ; Gutari Dityandrista, S.Psi.
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PERAN SEKRETARIS SAAT INI > MENGOLAH ARSIP/DATA MENJADI INFORMASI YANG BERMANFAAT MITRA KERJA ATASAN MEMANAGE TAMU DAN TELPON UNTUK ATASAN
JADUL >
MENYIMPAN ARSIP / DATA
MEMBANTU ATASAN MENERIMA DAN MELAPORKAN TAMU & TELEPON
LIFE ORGANIZER BAGI ATASAN
DI ORGANIZE OLEH ATASAN
MENGKOORDINASI AGENDA KEGIATAN ATASAN
MENCATAT AGENDA KEGIATAN ATASAN
Gutari Dityandrista, S.Psi.
HUKUM PERUBAHAN
SETIAP DETIK ISI SEMESTA ALAM SELALU BERUBAH LINGKUNGAN KITA BERUBAH TERUS TUNTUTAN BISNIS PEKERJAAN JUGA BERUBAH TUNTUTAN HIDUP KITA BERUBAH Gutari Dityandrista, S.Psi.
SEKARANG KITA BERADA DI JAMAN
COMPETITIVE INTELLIGENCE
Gutari Dityandrista, S.Psi.
ADMINISTRATIVE ASSISTANT PROFESSIONAL
OFFICE ADM. ASSISTANT
JUNIOR ADM. ASSISTANT
SENIOR ADM. ASSISTANT
Gutari Dityandrista, S.Psi.
EXECUTIVE ADM. ASSISTANT
PERUBAHAN FUNGSI
SEKRETARIS Perubahan Fungsi dari Sekretaris Tradisional Peningkatan Peluang dan Karir Fungsi sebagai ‘Manager Informasi’ Pemanfaatan ‘IT’ untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas Gutari Dityandrista, S.Psi.
MENYONGSONG ERA BARU Peran Sekretaris yang berkaitan dengan fungsifungsi klerikal dan administrasi semakin mengecil, dan tergantikan oleh peran-peran manajerial dalam bidang ; 1. Pemrosesan Informasi,
2. Pengelolaan Waktu, 3. Komunikasi dan 4. Human Relation yang menuntut kemampuan berpikir, kematangan emosi, interpersonal skill, yang didukung oleh penampilan yang profesional
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PARADIGMA PENTINGNYA
SEKRETARIS PROFESIONAL Kompetensi apa saja yang harus dikuasai . . .? HARD COMPETENCY
* SKILL * KNOWLEDGE
•SELF CONCEPT (FLEXIBLE,
SOFT COMPETENCY
CONFIDENCE, NEGOSIATE, ASSERTIVENESS)
* TRAITS (JUJUR, TELITI, ANTISIPATIVE, RESPONSIVE)
•MOTIVE Gutari Dityandrista, S.Psi.
)
(ACHIEVEMENT
SOFT COMPETENCY YG DIBUTUHKAN PERUSAHAAN PADA SAAT INI
Menurut Data dari IAAP (The International Association Of Administrative Professionals ) Kemampuan Organizational 87% Kemampuan Komunikasi Verbal 81% Kemampuan Team Work 78% Kemampuan Problem Solving 60% Kemampuan Strategis & Diplomatis 50% Kemampuan Korespondensi Bisnis 48% Kemampuan Analisis 45% Gutari Dityandrista, S.Psi.
5 RULES FOR EVALUATING PEOPLE CONSIDERED FOR JOB PROMOTION Ambition Attitudes
toward policy Attitudes toward colleagues Leadership Skill Attitudes toward pressure on the job
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PROFIL SEKRETARIS PROFESIONAL 1. MEMILIKI KOMPETENSI YANG TINGGI
2. BERPENAMPILAN MENARIK, MENJIWAI DAN MENCINTAI PROFESINYA 3. MAMPU BERTINDAK PROAKTIF 4. MAMPU MEMBUAT PERENCANAAN DAN MELAKSANAKAN TUGAS-2NYA 5. TANGGAP TERHDP SITUASI YANG ADA 6. KREATIF, INOVATIF, TIDAK PUAS DENGAN TUGAS PEKERJAAN ASAL SELESAI 7. MAMPU MERINGANKAN BEBAN PIKIRAN DAN MEMAHAMI JALAN PIKIRAN PIMPINAN Gutari Dityandrista, S.Psi.
Gutari Dityandrista, S.Psi.
FAKTOR-FAKTOR STANDAR KOMPETENSI 1. PENGETAHUAN & KEMAMPUAN UNTUK MENGERJAKAN SUATU TUGAS DALAM KONDISI NORMAL DI TEMPAT KERJA 2. KEMAMPUAN MENTRANSFER DAN MENERAPKAN PENGETAHUAN & KEMAMPUAN PADA SITUASI LINGKUNGAN YANG BERBEDA
Gutari Dityandrista, S.Psi.
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 1. Kompetensi Spesialis, Spesialis, kemampuan
untuk; Ketrampilan & Pengetahuan Menggunakan Perkakas dan Peralatan dengan sempurna Mengorganisasikan dan Menangani Masalah
Gutari Dityandrista, S.Psi.
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL 2. Kompetensi Individu, kemampuan untuk; Inisiatif Dipercaya Motivasi Kreatif 3. Kompetensi Metodik, kemampuan untuk; Mengumpulkan & Menganalisa Informasi Mengevaluasi Informasi Orientasi Tujuan Kerja Bekerja secara sistematis Gutari Dityandrista, S.Psi.
KOMPONEN YG PERLU UNTUK KOMPETENSI PROFESIONAL
• 4. Kompetensi Sosial, kemampuan untuk; • Berkomunikasi • Kerja Kelompok • Kerjasama
Gutari Dityandrista, S.Psi.
DENGAN MENGUASAI STANDAR KOMPETENSI, MAKA SESEORANG AKAN MEMAHAMI
1.
BAGAIMANA MENGUASAI TUGAS / PEKERJAAN
2.
BAGAIMANA MENGORGANISASIKANNYA AGAR PEKERJAAN TERSEBUT DAPAT DILAKSANAKAN
3.
APA YANG HARUS DILAKUKAN, BILAMANA TERJADI SESUATU YANG BERBEDA DENGAN RENCANA SEMULA
4.
BAGAIMANA MENGGUNAKAN KEMAMPUANNYA UNTUK MEMECAHKAN MASALAH
Gutari Dityandrista, S.Psi.
MEMBANGUN 7 KEBIASAAN EFEKTIF BAGI SEKRETARIS
1. SELF
OBSERVATION & ANALYSIS
2. SELF PREPARATION 3. SELF DETERMINATION 4. SELF LEARNING
5. SELF PLANNING 6. SELF ACTION 7. SELF MONITORING
Gutari Dityandrista, S.Psi.
TUNTUTAN DAN PELUANG
SEKRETARIS MASA DEPAN
Gutari Dityandrista, S.Psi.
KARAKTERISTIK SEKRETARIS MASA DEPAN 1 . LOW PROFILE 2. AMBISIUS / DORONGAN BERPRESTASI 3. BEKERJA DENGAN CERDAS, TIDAK HANYA BEKERJA KERAS SAJA 4. FLEKSIBILITAS / TANGGAP TERHADAP PERUBAHAN 5. PENCARI INFORMASI 6. PEMBENTUK NET WORKING 7. INTERPERSONAL RELATIONSHIP 8. POLA BERPIKIR TERPADU 9. MARKET YOURSELF 10. PUNYA KEYAKINAN KALAU ORANG LAIN BISA, KENAPA KITA TIDAK BISA? Gutari Dityandrista, S.Psi.
MEMBENTUK CITRA PROFESIONAL Professional
Commitment Professional Attitude Life Style Social Attitude Moral Attitude
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PROFESSIONAL COMMITMENT Memegang Komitmen Bekerja Sesuai
Kesepakatan Bersedia menunjang kepentingan perusahaan
Gutari Dityandrista, S.Psi.
PROFESSIONAL ATTITUDE Mengikuti Sistem Manajemen Berpikir dan Berbuat untuk
Perusahaan Tidak Berpikir ‘Personal’ Memahami Prinsip Dasar Etiket Bekerja
Gutari Dityandrista, S.Psi.
LIFE STYLE Cara & Gaya Hidup Anda Berpengaruh Pada Kinerja Anda Bisa Membangun, Bisa Merusak
SOCIAL ATTITUDE Bagaimana Bersosialisasi di Kantor Membawakan Diri di Pergaulan
Kantor Memahami Perbedaan Lingkungan Gutari Dityandrista, S.Psi.
MORAL ATTITUDE Pekerja harus Bermoral Tanpa Moral, Memicu
Kecurangan Moral adalah Dasar Tanggung Jawab Moral Membangun Kepercayaan
Gutari Dityandrista, S.Psi.
5B FOR SECRETARY IN THE FUTURE
BRAIN BEAUTY BEHAVIOR BELIEF BRAVE
Gutari Dityandrista, S.Psi.
