Statuten- en reglementswijzigingen Organisatie Bij deze het voorstel aan de Algemene Ledenvergadering van ijsclub Hard-gaat-ie om een nieuw Huishoudelijk Reglement in te voeren en de statuten daarop aan te passen. Aanleiding hiervoor is het verzoek van het bestuur uit februari 2011 en van de ALV in mei 2013 om mee te denken over de structuur van de ijsclub, respectievelijk het herschrijven van het huishoudelijk reglement. De tekst van dit voorstel is geschreven aan de hand van een intern document getiteld “structuurvoorstel ijsclub Hard-gaat-ie”. De reacties vanuit het bestuur hierop, zijn vervolgens verwerkt in dit voorstel aan de Algemene Ledenvergadering. De organisatie van de vereniging bestaat volledig uit vrijwilligers. Door duidelijke verantwoordelijkheden en verplichtingen te definiëren is het voor potentiële vrijwilligers gemakkelijker een goed beeld te vormen van wat er van hem of haar verwacht wordt. Door de taken te groeperen in verschillende kleinere organisatorische eenheden wordt naast duidelijkheid ook een lage instapdrempel. De taken die overblijven zijn veelal algemene en overkoepelende taken en vallen onder het bestuur. Dit zorgt er ook voor dat ook het bestuur makkelijker kan functioneren, doordat zij zich niet meer met vele specialistische taken inhoudelijk hoeven bezig te houden. Het bestuur kan zich daardoor richten op het nemen van besluiten ten aanzien van de specialistische taken. De splitsing van de organisatie in verschillende organen zal de totale omvang van de organisatie doen toenemen. Hierdoor zal de organisatorische slagkracht van de vereniging toenemen. Het is de bedoeling dat dit zal leiden tot meer en of beter georganiseerde activiteiten. Daarnaast is het makkelijker vanuit kleinere eenheden om (kleinschalige) initiatieven vanuit de leden op te pakken.
Dit voorstel omvat drie delen waarover de Algemene Ledenvergadering apart kan stemmen, indien gewenst: 1.
verwerpen van het huidige Huishoudelijk Reglement;
2.
aanpassing van de statuten (zie hieronder voor de tekstuele wijziging);
3. invoering van het voorgestelde Huishoudelijk Reglement (zie volgende pagina's voor de exacte tekst).
Herschrijven van artikel 8.1 als volgt: 8.1
Het bestuur bestaat uit ten minste drie natuurlijke personen, die uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aanwijzen.
Huishoudelijk Reglement IJsclub Hard-gaat-ie Algemeen •
Het huishoudelijk reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de Algemene Ledenvergadering bij meerderheid van twee/derde van de geldig uitgebrachte stemmen.
•
De organisatie van de vereniging is opgesplitst in verschillende organen, namelijk: ◦ Bestuur; ◦ Commissie(s); ◦ Eventueel werkgroep(en).
•
Het bestuur, de commissies en werkgroepen ondersteunen daar waar nodig en mogelijk elkaar bij het uitvoeren van de taken.
•
Een totaal overzicht Organisatiedocument.
van
de
organisatie
wordt
weergegeven
in
het
Bestuur •
Conform artikel 8.1 van statuten bestaat het bestuur uit ten minste 3 leden, al naar gelang de taakverdeling kan, na instemming van de Algemene Leden Vergadering, dit aantal uitgebreid worden. Het Bestuur bestaat ten minste uit een voorzitter, secretaris en penningmeester.
•
Het bestuur houdt zich bezig met Algemene en commissie / werkgroep overkoepelende taken, zoals financiën, PR (bekendheid van de club als geheel en sponsorrelaties) en communicatie en overleg met andere autoriteiten. Het bestuur formuleert de missie en visie van de vereniging eventueel met behulp van de commissies en/of werkgroepen.
•
Het bestuur benoemt de voorzitters van de commissies en/of werkgroepen. Dit kan middels een schriftelijke melding
•
Het bestuur bepaalt in samenspraak met de commissies en/of werkgroepen de taken van de commissies en/of werkgroepen maar heeft wel de eindverantwoordelijkheid over de uitvoering van de gedefinieerde taken.
•
De voorzitter geeft leiding aan het bestuur en leidt de bestuursvergaderingen alsmede de Algemene Ledenvergadering(en). De voorzitter houdt toezicht op de commissies en activiteiten binnen de vereniging en treedt als eerste vertegenwoordiger op van de vereniging bij evenementen. Desgewenst kan deze laatste taak worden uitgevoerd door een ander bestuurslid.
•
De secretaris houdt de notulen bij van de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering. De secretaris behandelt tijdens de bestuursvergadering de inkomende en uitgaande stukken en maakt eenmaal per jaar een verslag op voor
Algemene Ledenvergadering. De secretaris stelt het Organisatiedocument op en beheert het archief van de bestuursdocumenten. •
De penningmeester houdt de administratie bij omtrent geldzaken betreffende de vereniging. De penningmeester houdt toezicht op en controle over het financieel beheer van de kassen en commissies. De penningmeester maakt minimaal één keer per jaar een financieel verslag ten behoeve van de Algemene Ledenvergadering. De boekhouding van de penningmeester wordt minimaal eenmaal per jaar gecontroleerd door de kascontrolecommissie. De penningmeester geeft tijdens de Algemene Ledenvergadering een (schriftelijk) financieel verslag van het afgelopen jaar en een begroting van ten minste het komende jaar.
•
Het bestuur kan aangevuld worden met meer bestuursleden waarbij de taken nader kunnen worden verdeeld.
Commissie •
Een commissie is een tijdelijk orgaan binnen de club die onder het bestuur hangt.
•
Een commissie kan worden aangesteld en opgeheven door het bestuur
•
Een commissie kan vastgestelde taken uitvoeren
•
Een commissie bestaat uit ten minste twee commissieleden.
•
Leden van een commissie dragen uit hun midden een commissievoorzitter voor aan het bestuur.
•
Een commissie is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van beleid met betrekking tot haar taken.
•
Een commissie is autonoom in het uitvoeren van haar taken mits hierbij geen overlap plaatsvindt met andere cluborganen.
•
Een commissie houdt een overzicht bij van haar voorzitter en leden alsmede de vastgestelde taken middels een takenblad.
•
Voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering stuurt elke commissie een jaarverslag naar de secretaris van het bestuur. Het jaarverslag zal voorgelegd worden tijdens de Algemene Ledenvergadering.
•
Indien de commissie financiële verantwoordelijkheid draagt, dient een administratie bijgehouden te worden. Dit kan door zowel de commissie of door de penningmeester zelf worden gedaan. Tenminste eenmaal per jaar dienen de financiën gecontroleerd te worden.
•
Anno 2015 bestaat de vereniging uit de volgende commissies met de bijbehorende taakstelling: ◦ Jeugdschaatscommissie – Is belast met het organiseren van het jeugdschaatsen voor jeugd tot 12 jaar, teneinde jeugd te interesseren voor het schaatsen en de vereniging.
◦ Kantinecommissie – Draagt zorg over het beheer van de kantine, de in- en verkoop van drinken / eten en regelt de bezetting van de kantine tijdens evenementen. ◦ Administratiecommissie – Houdt de administratie bij van de leden en donateurs van de vereniging. ◦ Onderhoudcommissie – Zorgt voor het onderhoud aan het gebouw, terrein en machines van de ijsclub zodat deze tijdens evenementen gebruikt kunnen worden. ◦ PR commissie – Is verantwoordelijk voor de inhoud en uitgave van het clubblad, de website en publicaties in andere media. ◦ Evenementencommissie – Organiseert diverse (sportieve) evenementen voor actieve en/of passieve HGI - leden van HGI maar desgewenst ook voor niet leden. Deze commissie promoot en verhoogd het clubgevoel van HGI. ◦ Wedstrijdcommissie – Organiseert (wedstrijd)trainingen en wedstrijden voor leden met een licentie, teneinde de wedstrijdsport te bevorderen en te promoten. De commissie noemt uit hun midden een “Wedstrijdsecretaris”. De wedstrijdsecretaris informeert leden van de wedstrijd-trainingsgroep(en) over aankomende wedstrijden, organiseert wedstrijden voor de club, waaronder de Aafje Houwer Trofee en de clubkampioenschappen, en houdt de prestaties en ranglijsten van de leden van de wedstrijd-trainingsgroep(en) bij. ◦ Natuurijscommissie – Zorgt voor de openstelling van de landijsbaan en organiseert toertocht(en) op natuurijs, teneinde alle leden en inwoners van Landsmeer veilig en vertrouwd kunnen schaatsen. De commissie benoemt uit hun midden een “IJsmeester”. De IJsmeester houdt de kwaliteit van het natuurijs in de gaten en beslist samen met het bestuur of de natuurijsbaan open gaat en of er een toertocht uitgezet wordt. ◦ Recreatieschaatscommissie – Verzorgt schaatslessen aan niet licentierijders, zodat leden hun schaatsvaardigheden verder kunnen ontwikkelen.
Werkgroep •
Een werkgroep is een tijdelijk orgaan binnen de club dat een door het bestuur vastgestelde taak uitvoert.
•
De taak van een werkgroep wordt mede met de werkgroepvoorzitter bij bestuursbesluit vastgesteld.
•
De voorzitter van een werkgroep is vrij in het betrekken van leden van de vereniging bij de werkgroep.
•
Het bestuur is verantwoordelijk voor het resultaat van de werkgroep.
•
De voorzitter van de werkgroep maakt met het bestuur afspraken over de voortgangsrapportage van de werkgroep.
Organisatiedocument •
Het Organisatiedocument is een door de secretaris van de vereniging opgesteld document dat een overzichtelijke weergave van het bestuur, de commissies en taken bevat.
•
Het Organisatiedocument bevat ten minste: ◦ de door het bestuur opgestelde missie en visie; ◦ een organigram van het bestuur en de commissie; ◦ de door het bestuur goedgekeurde takenbladen van het bestuur en de commissies; ◦ de statuten; ◦ het Huishoudelijk Reglement.
