Startgids 003 Invoeren prijzen in prijslijst In deze startgids wordt uitleg gegeven hoe u prijzen in een prijslijsten kunt aanpassen en prijslijsten kunt beheren in de Safe Concept webapplicatie.
Inhoud Prijslijst..................................................................................................... 3 Prijslijst kopieren .................................................................................. 4 Prijzen toevoegen aan een prijslijst ...................................................... 5 Twee prijslijsten hanteren .............................................................. 12 Wisselen van standaard prijslijst .................................................. 13 Foutmelding op tabblad factuur- of offerteregels.......................... 13
2
Prijslijst De prijslijst van uw branche kunt u vinden in de webapplicatie door in de navigatiebalk te kiezen voor het onderdeel “Onderhoud” De derde menukeuze van “Onderhoud” is “Prijslijsten”
Door de keuze die u gemaakt heeft bij het registreren van uw account staat hier de Netto Prijslijst voor uw branche. Dit is de prijslijst welke beschikbaar is gesteld door Safe Concept voor uw branche in uw account.
3
Prijslijst kopieren Voordat u begint met de invoer van uw eigen prijzen bij de producten in de prijslijst raden wij aan voor back-up doeleinden een kopie te maken van de huidige standaard Netto Prijslijst. Mocht u onverhoopt terug willen vallen op de originele standaard Netto Prijslijst welke aangeleverd is door Safe Concept dan is dat dan mogelijk. In het overzichtscherm selecteert u de standaard Netto Prijslijst. Vervolgens drukt u op de knop “Kopieer prijslijst”.
Na het indrukken van de knop “Kopieer prijslijst” zal er een kopie worden gemaakt van de standaard Netto Prijslijst.
Om verwarring te voorkoming is het handig de kopie prijslijst van code te veranderen en de omschrijving te hernoemen. Als u dubbelklikt in het overzichtscherm op de kopie prijslijst of hem selecteert en dan op de knop “Openen” drukt wordt de kopie prijslijst geopend.
4
De velden “Code” en “Omschrijving” passen we aan. In het veld “Code” halen we in dit geval “Kopie (3) van” weg en zetten we ervoor “Backup”. In het veld “Omschrijving” maken we van “Netto” het woord “Backup”.
Na het indrukken van de knop “Opslaan en sluiten” zijn we klaar met het maken van de back-up van onze Netto Prijslijst.
Prijzen toevoegen aan een prijslijst Indien we een kopie hebben gemaakt van onze Netto Prijslijst kunnen we in de standaard Netto Prijslijst onze prijzen gaan invoeren. Als u dubbelklikt in het overzichtscherm op de standaard Netto Prijslijst of hem selecteert en dan op de knop “Openen” drukt wordt de standaard Netto prijslijst geopend. Let op: selecteer wel de juiste prijslijst, dit voorkomt dat u twee keer de prijzen moet invoeren.
5
In bovenstaand scherm klikt u op de knop volgende scherm komt dan naar voren.
en het
In dit scherm ziet u alle producten staan welke gekoppeld zijn aan de standaard Netto Prijslijst met code “0000”. Als het goed is zijn dit producten die behoren bij de door u gekozen branche. Let op: mochten deze producten niet overeenkomen met de branche waarin u werkt neem dan contact op met de Safe Concept helpdesk. Voor alle producten dienen de prijzen en toeslagpercentages te worden ingevoerd. Dit kan worden uitgevoerd door per stuk de producten te selecteren en daarbij de behorende prijzen en toeslagpercentages in te voeren. U selecteert een product voor prijswijzingen door er op dubbel te klikken of door het product te selecteren en vervolgens op de knop “Wijzig prijzen” te drukken.
6
Na dubbelklik op het product of selectie van het product en dan de knop “Wijzig prijzen” zal het volgende scherm naar voren komen. In dit voorbeeld is dit het scherm voor het product “01 Boren”.
In dit scherm ziet u alle prijzen nog op nul staan. U vindt hier altijd de eigenschappen van een product terug welke een invoer van een prijs behoeven. In het geval van “01 Boren” is de diameter een prijstabel-regel. De waarden lopen op van 20mm tot 1500mm. Om een prijs in te voeren klikt u in het prijsveld achter 20mm.
7
U voert hier de prijs in voor de corresponderende waarde. Met de TAB toets bevestigt u de keuze en gaat vervolgens direct naar de volgende waarde. De punt fungeert in dit veld ook als komma bij de invoer. Het is de bedoeling dat u alle waarden vult met een prijs. Indien u de waarden niet meer kunt zien kunt u met de scrollbar aan de zijkant deze weer zichtbaar maken. In het voorbeeld hieronder hebben we alle waarden gevuld met een prijs.
Als u klaar bent met de invoer van de prijzen bij de waarden is het noodzakelijk de diverse toeslagen te voorzien van een percentage. Door een druk op het tabblad “Toeslagen” worden de prijzen opgeslagen en komt u op het volgende scherm. 8
Net zo goed als de prijstabel per product kan verschillen kunnen de toeslagen per product verschillen. Voor elk product zult u dus verschillende prijstabelregels aantreffen alsook verschillende toeslagen aantreffen op het tabblad “Toeslagen”. In het voorbeeld van product “01 Boren” is er een algemene toeslag. Er is een toeslag genaamd “Korting”. Tenslotte zijn er product gerelateerde toeslagen, namelijk het “Materiaal” waarin geboord wordt en de “Positie” waaronder. Voor alle toeslagen moeten we een positief of negatief percentage ingeven welke de prijsberekening in de factuur- en offerteregels positief of negatief beïnvloedt. We klikken op het woord “Toeslag” en het venster wordt uitgebreid.
Onder de kolom “Item” zijn een aantal regels bijgekomen. De eerst regel is leeg. Dit is gedaan om een “lege selectie” te laten zien als u het product kiest bij het maken van een factuur of offerte. U hoeft voor een “lege selectie” GEEN percentage in te voeren. In dit geval dient een toeslagpercentage te worden ingevoerd voor droogboren, boren boven 2,5 meter en boren in zwaarijzer.
9
Klik met de muis in het veld percentage achter “(droog geboord)” en voer een percentage in. Met de TAB toets bevestigt u deze keuze en komt in het volgende percentageveld terecht. Vul zo alle percentagevelden welke genoemd zijn achter een item. Voor de invoer van negatieve percentages dient u eerst het cijfer in te voeren en dan het minteken.
Als u bij het laatste item bent aangekomen en deze hebt ingevuld kunt u meteen verder gaan met de andere toeslagen. In ons voorbeeld gaan we verder met “Korting”.
Voor de toeslag “Korting” willen we graag een kortingspercentage invoeren. In dit geval een korting van 5%. Voor de invoer van negatieve percentages dient u eerst het cijfer in te voeren en dan het minteken. Na de invoer van de negatieve percentages ziet het scherm er als volgt uit. 10
Voor een correcte berekening van de te maken factuur- en offerteregels is het vereist alle toeslagen te selecteren en deze te voorzien van percentages in het percentage veld. Indien er geen toeslagpercentage van toepassing is mag deze natuurlijk ook op nul procent blijven staan. Na de invoer van alle prijzen bij de waarden en de toeslagen drukt u op “Opslaan” om de gegevens op de slaan of op “Opslaan en sluiten” om dit venster af te sluiten. U heeft nu voor het product “01 Boren” alle prijzen en toeslagen ingevoerd en keert weer terug op het tabblad “Producten”.
Om uw prijslijst volledig te maken gaat u alle producten af en voorziet deze van uw eigen prijzen en uw eigen toeslagpercentages. Voor alle producten geldt de wijze van invoer zoals hiervoor beschreven. Prijzen en percentages kunnen altijd weer worden gewijzigd mocht achteraf blijken dat u verkeerde waardes hebt ingevoerd of u prijswijzigingen wilt doorvoeren. Met “Opslaan en sluiten” of “Sluiten” keert u weer terug naar het overzichtscherm van “Prijslijsten”. 11
Twee prijslijsten hanteren Het is mogelijk twee of meer prijslijsten te hanteren. Mogelijke redenen hiervoor zouden kunnen zijn dat u in de tweede prijslijst standaard op alle prijzen een percentage korting geeft of hogere bruto prijzen hanteert. In het eerste hoofdstuk van deze startgids is uitgelegd hoe een prijslijst kunt kopieren. Deze actie kunt u ook uitvoeren om een tweede prijslijst aan te maken. In onderstaand plaatje hebben we reeds een kopie gemaakt van de standaard Netto Prijslijst door het drukken op de knop “Kopieer prijslijst” en deze hernoemd naar “Bruto Prijslijst” tevens hebben we de nieuwe prijslijst een andere code gegeven, namelijk “0001”.
Om prijzen te hanteren voor de factuur- en offerteregels uit de “Bruto Prijslijst” dient u per klant aan te geven uit welke prijslijst de prijzen dienen te worden gehaald. Dit kunt u doen op het tabblad “Factuur Instellingen” van een klant.
Voor verdere uitleg omtrent “Factuur Instellingen” bij een klant verwijzen wij u naar “Startgids 006-Klanten aanmaken”.
12
Wisselen van standaard prijslijst Indien u meerdere prijslijsten hanteert kunt u ook de standaard wisselen. Er kan altijd maar één prijslijst de standaard zijn. De standaard prijslijst komt automatisch terug bij de “Factuur Instellingen” indien u een nieuwe klant aanmaakt. Zie ook het voorgaande hoofdstuk omtrent dit onderwerp.
Om een andere prijslijst te selecteren die als standaard moet gaan dienen selecteert u de betreffende prijslijst en drukt vervolgens op de knop “Maak Standaard”. Het vinkje in de kolom “Standaard” zal worden verplaatst en gezet worden bij uw keuze van standaard prijslijst. Na wijziging van de standaard prijslijst dient u uit te loggen en weer in te loggen om de wijziging direct te gaan gebruiken bij de aanmaak van nieuwe klanten.
Foutmelding op tabblad factuur- of offerteregels Indien u bezig bent met een factuur of offerte en u voegt factuur- of offerteregels toe dan worden deze automatisch gegenereerd. Het zou kunnen voorkomen dat u op het factuur- of offerteregel tabblad onderstaande melding in uw scherm te zien krijgt.
Indien deze melding naar voren komt betekent dit dat de Safe Concept webapplicatie geen factuur- of offerteregel voor u kan genereren omdat de prijzen of toeslagpercentages niet, of niet correct zijn ingevoerd bij het product dat u geselecteerd hebt. Om deze melding de volgende keer niet meer terug te krijgen dient u de prijzen en/of toeslagpercentages bij de betreffende producten in te voeren. Hoe u dit kunt doen is beschreven in de voorgaande hoofdstukken van deze startgids. 13
