Stappenplan voor het verzenden van de aangifte van sociaal risico via gestructureerde berichten

ASR - bestandsoverdracht

Stappenplan voor het verzenden van de aangifte van sociaal risico via gestructureerde berichten Versie 3.0 September 2007

1/20

BUCOM


Inhoudstafel 1.

Ter inleiding ................................................................................................ 3

2. 2.1. 2.2. 2.3.

Aanduiden van een lokale beheerder en/of een dienstverlener ............................ 4 De lokale beheerder ......................................................................................................................................... 4 Gebruikers ....................................................................................................................................................... 5 De dienstverlener............................................................................................................................................. 5

3.1. 3.2. 3.3. 3.4.

Procedure ter registratie als verzender van gestructureerde berichten ............................. 6 Keuze van een kanaal ...................................................................................................................................... 6 Aanvraag van een certificaat ........................................................................................................................... 7 Aanmelding op de portaalsite – aanvragen van verzendernummer ................................................................. 8 Keuze en configuratie van het kanaal .............................................................................................................. 8

4.1. 4.2. 4.3.

Instellen van routeringsregel voor aanvragen (voor de ASR sector uitkeringen) .... 9 Transmissieregels ............................................................................................................................................ 9 Repertorium "Routing Rules"........................................................................................................................ 10 Keuze batchkanaal......................................................................................................................................... 11

5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6.

Aanmaken, versturen, ontvangen en interpreteren van gestructureerde berichten12 Een elektronische taak ontvangen en beantwoorden ..................................................................................... 13 Een ASR-bestand opstellen en verzenden ..................................................................................................... 13 Een ontvangstbewijs voor het ASR-bestand ontvangen en te interpreteren .................................................. 15 Notificatieberichten ontvangen en interpreteren............................................................................................ 15 Een afdrukbare versie ontvangen en behandelen........................................................................................... 16 Algemene voorwaarden bij verzending van ASR via bestandsoverdracht .................................................... 16

3.

4.

5.

6.

Testen...................................................................................................... 18

7.

Trimesteriële aanpassingen en onderhoud ..................................................... 19

8.

Nuttige informatie ...................................................................................... 20

2/20

BUCOM


Inleiding

1. Ter inleiding Alle ASR-aangiften kunnen via het systeem van gestructureerde berichten worden doorgezonden. Enkele argumenten om te werken via gestructureerde bestandsoverdracht: - gemakkelijke integratie in verschillende databanken, zowel bij verzender als bij de ontvanger - de gegevensstroom verloopt volledig automatisch - de hoge snelheid van de transmissie en verwerking Overigens werden er grote inspanningen geleverd om het ontwikkelen van specifieke informaticatoepassingen zo eenvoudig mogelijk te maken door: - de begrippen en hun respectievelijke inhouden die gebruikt werden in verschillende sectoren werden zo veel mogelijk afgestemd op elkaar; de multifunctionele kwartaalaangifte van de RSZ was daarbij een referentiepunt - het systeem van controles werd – in de mate van het mogelijke – zo veel mogelijk uniform gemaakt In grote lijnen moeten de volgende stappen doorlopen worden alvorens ASR via gestructureerde berichten te kunnen verzenden. • • • • • • • • •

Aanduiden van een lokale beheerder en/of een dienstverlener Keuze van een kanaal Aanvraag van een certificaat (niet voor Isabel-gebruikers) Aanmelding op de portaalsite – aanvragen van verzendernummer Configuratie van het kanaal Instellen van routeringsregel voor aanvragen (voor de ASR sector uitkeringen) Programmatie en communicatie van de aangiften van sociaal risico Doorlopen van een testfase Voorzien van trimesteriële aanpassingen en onderhoud

Elk van deze stappen wordt verder toegelicht.

3/20

BUCOM


Aanduiding van lokale beheerder/dienstverlener

2. Aanduiden van een lokale beheerder en/of een dienstverlener De aangiften van een sociaal risico bevatten altijd vertrouwelijke en persoonsgebonden informatie. Daarom worden de ASR-toepassingen binnen de beveiligde zone van de portaalsite van de sociale zekerheid, www.sociale-zekerheid.be, geplaatst. Enkel werkgevers en hun dienstverleners (bv. boekhouders, sociale secretariaten) kunnen hier toegang toe krijgen. U kan: • toegang vragen voor uzelf om uw eigen aangiften te verrichten en/of uw gegevens te consulteren. In dit geval moet u een lokale beheerder aanduiden. Deze lokale beheerder kan dan aan één of meerdere personen van uw onderneming toegang geven. • een beroep doen op een dienstverlener om aangiften te verrichten en om uw gegevens te consulteren. - Als u aangesloten bent bij een erkend sociaal secretariaat (ESS) dan krijgt dit automatisch voor uw onderneming toegang tot de beveiligde toepassingen. In dat geval hoeft u niets extra te doen. - Indien u werkt met een andere dienstverlener, bijvoorbeeld een boekhouder, dan moet u een dienstverlener aanstellen die verantwoordelijk zal zijn voor uw onderneming. (zie verder) • een beroep doen op een dienstverlener, maar er tevens voor kiezen om de beveiligde toepassingen ook zelf te gebruiken. In dit geval moet u een lokale beheerder én een dienstverlener aanstellen. (zie verder)

2.1. De lokale beheerder De lokale beheerder in uw onderneming is de persoon die optreedt als contactpersoon voor de instellingen van de sociale zekerheid. Hij

• beheert de wachtwoorden; • heeft automatisch toegang tot ALLE beveiligde toepassingen (ASR, DmfA…); • is verantwoordelijk voor het gebruik en beheer van de e-Box; • kan andere personen (‘gebruikers’) toegang geven tot welbepaalde beveiligde toepassingen,documenten en taken;

Het elektronisch formulier vindt u op www.socialezekerheid.be onder ‘De onderneming’ > ‘Werkgevers RSZ’ of ‘Werkgevers RSZPPO’ > ‘Beveiligde toegang’

• zorgt ervoor dat de geconsulteerde gegevens op een veilige en goede manier worden gebruikt. Uw lokale beheerder moet verbonden zijn aan uw onderneming, wat wil zeggen dat hij onder rechtstreeks gezag moet staan. Een werknemer, zaakvoerder of bestuurder mag dus lokaal beheerder zijn; een zelfstandig medewerker of een dienstverlener niet. Om een lokale beheerder aan te duiden, moet u een elektronisch formulier vervolledigen en versturen. Binnen de 10 werkdagen ontvangt u een antwoord op uw aanvraag.

4/20

BUCOM


Aanduiding van lokale beheerder/dienstverlener

Voor meer inlichtingen kan u terecht bij het Contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u, of per e-mail via [email protected]

2.2. Gebruikers De lokale beheerder kan in zijn onderneming ook gebruikers aanduiden. Het zijn personen die onder rechtstreeks gezag van de onderneming staan zoals de personeelsleden van de personeelsafdeling, de bestuurders of de zaakvoerders van uw onderneming. Zij behoren dus tot het bedrijf zelf. Gebruikers kunnen enkel gebruik maken van die toepassingen waarvoor hun lokale beheerder ze toegang toe heeft gegeven. Om als lokale beheerder de gebruikers voor uw onderneming te beheren, surft u naar de portaalsite van de sociale zekerheid (www.sociale-zekerheid.be) en maakt u uw taalkeuze. Kies in het linkermenu ‘De onderneming’ en klik vervolgens op ‘Werkgevers RSZ’ of ‘Werkgevers RSZPPO’. Selecteer in het blauwe menu bovenaan de linker balk ‘Aanmelden’. U geeft uw gebruikersnaam en wachtwoord in en komt op uw persoonlijke introductiepagina terecht. Onder ‘Toegangsbeheer’ / ‘Gebruikers’ kiest u voor ‘Beheer van gebruikers’. Via de beheerspagina kan u nieuwe gebruikers aanmaken. U kan eveneens het wachtwoord van bestaande gebruikers wijzigen of gebruikers (de)blokkeren of verwijderen. Via ‘Wijzigen profiel’ kan u bepalen wie toegang heeft tot de e-Box en tot de afzonderlijke toepassingen op de portaalsite van de sociale zekerheid (ASR, DmfA…).

2.3. De dienstverlener U kunt kiezen het gebruik van de beveiligde toepassingen volledig toe te vertrouwen aan een externe dienstverlener waarmee u een overeenkomst hebt gesloten. Dit kan een erkend sociaal secretariaat zijn, maar bijvoorbeeld ook uw boekhouder of een andere tussenpersoon (bv. Iemand die de administratie van het bedrijf doet). De dienstverlener: • heeft toegang tot ALLE beveiligde toepassingen (ASR, DmfA…) voorzien in het profiel dienstverlener; Het elektronisch formulier vindt u op www.socialezekerheid.be onder ‘De onderneming’ > ‘Werkgevers RSZ’ of Werkgevers RSZPPO’ > ‘Beveiligde toegang’

5/20

• kan gegevens consulteren en aangiften verrichten in naam van alle werkgevers die hem/haar als dienstverlener hebben aangeduid; • kan een natuurlijk persoon of een rechtspersoon zijn. Indien uw dienstverlener geen erkend sociaal secretariaat (ESS) is, dan dient u deze eerst aan te duiden. Hiervoor moet u een elektronisch formulier vervolledigen en versturen.

BUCOM


Procedure

3. Procedure ter registratie als verzender van gestructureerde berichten 3.1. Keuze van een kanaal •

Isabel o

o

•

•

6/20

FTP o

Alle informatie i.v.m. Isabel kan teruggevonden worden op http://www.isabel.be/egovernment/nl/socialsecurity/ind ex.html Bij het werken via Isabel, dient de verzender niet zelf voor een digitale handtekening bij de bestanden te zorgen.

Mogelijkheden:

Dialup Router

MQLink o Het is gratis en gebruiksvriendelijk o Na aanmelding op de portaalsite krijgt u de installatiebestanden bezorgd

BUCOM


Procedure

3.2. Aanvraag van een certificaat •

Isabel-gebruikers moeten deze procedure niet doorlopen.

•

Voor MQLink en FTP hebt u een afzonderlijk certificaat nodig om de doorgestuurde bestanden te voorzien van een digitale handtekening. Deze certificaten kunnen bekomen worden bij de certificatie-dienstverleners www.certipost.be www.globalsign.be www.Isabel.be U kunt ook gebruik maken van het ondertekeningscertificaat van de elektronische handtekening.

Meer informatie is te vinden op https://www.socialsecu rity.be/site_nl/Infos/re gistration/index.htm

De toegang van de gebruiker tot bepaalde diensten veronderstelt, naast het gebruik van een gebruikersnaam en een wachtwoord, het gebruik van een “private sleutel” en een “gekwalificeerd certificaat”. Een gekwalificeerd certificaat kan bekomen worden bij een certificatiedienstverlener die vermeld wordt in de onderstaande lijst. Certificatiediensten Overeenkomstig de wet van 9 juli 2001 (“Wet houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten”) verstaat men onder “certificatiedienstverlener” elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die certificaten afgeeft en beheert of andere diensten in verband met elektronische handtekeningen verleent. Lijst van de aanvaarde certificaten 1. De certificaten die op de elektronische identiteitskaart staan:

2.

7/20

•

het authenticatiecertificaat, om zich op het portaal van de Sociale Zekerheid te authentificeren

•

het handtekeningscertificaat, om in batch doorgestuurde aangiften te ondertekenen, mits bijzondere gebruiksmodaliteiten

De certificaten die in de volgende tabel vermeld worden (om meer te weten over de aanvrag en het installeren van een certificaat, klik op de naam van de certificatiedienstverlener): Certificatiedienstverle ners

Types certificaten

Certipost

Qualified Certificate

GlobalSign

Personal Class 3 Pro

Isabel

Classe 3

BUCOM


Procedure

3.3. Aanmelding op de portaalsite – aanvragen van verzendernummer Met de gebruikersnaam en het paswoord dat u werd toegestuurd, dient u zich als lokale beheerder aan te melden op de portaalsite van de sociale zekerheid. Vervolgens dient u zich te registreren als verzender via gestructureerde berichten. Tijdens deze procedure moet het certificaat opgeladen worden (behalve voor Isabel) en dient u uw kanaalkeuze aan te duiden. Hierop wordt u een verzendernummer toegekend

3.4. Keuze en configuratie van het kanaal Meer informatie over het configureren van het verzendingskanaal vindt u in volgend document: https://www.socialse curity.be/site_nl/App lics/common/batch/ networkconfiguration _NL1.pdf

MQLink: wanneer u voor MQLink kiest, ontvangt u de CDRom met het installatiepakket en de volledige gebruikershandleiding. Op een tweede CDRom vindt u de persoonlijke beveiligingsbestanden die u bij de installatie dient te gebruiken. FTP Isabel:

8/20

voor

Isabel

verwijzen

we

u

naar

www.isabel.be

BUCOM


Routeringsregel

4. Instellen van routeringsregels voor aanvragen (voor de ASR sector uitkeringen) Om papieren documenten en formulieren te kunnen vervangen door elektronische gegevensstromen, moeten de regels voor de communicatie tussen uw onderneming en de sociale zekerheid centraal beheerd worden. Het is in deze context dat de toepassing "Routing-module" werd uitgewerkt en ter beschikking gesteld van uw lokale beheerder. Als verantwoordelijke voor uw onderneming zal de lokale beheerder een bestemmeling en/of een communicatiekanaal kunnen kiezen voor een bepaalde aangifte. Hierbij moet hij rekening houden met de transmissieregels die hieronder worden beschreven. De bestemmeling moet gekozen worden in overeenstemming met de volmacht(en) die uw onderneming heeft gemeld aan de sociale zekerheid. De ontvangende entiteit zal dan een transmissiekanaal kunnen kiezen. Dit kanaal kan uw brievenbus "e-Box" zijn ofwel een batchkanaal dat eerder werd opgegeven in het repertorium van de verzenders. In een eerste fase is de toepassing "Routing-module" bestemd voor de gebruikers van de ASR-aangiften.

4.1. Transmissieregels Om het begrip bestemmeling1 te regulariseren in een ASR-aanvraag, werden regels vastgesteld voor de elektronische uitwisselingen tussen de werkgever en zijn mandataris. Daarvoor werd het begrip Master ingevoerd. Die kent aan een entiteit2 het recht toe onder bepaalde omstandigheden de bestemmeling van een ASR-aanvraag te wijzigen, wat voorkomt dat verschillende actoren tegelijkertijd wijzigingen invoeren. Basisprincipes -

De volgende norm moet als uitgangspunt gehanteerd worden: "de bestemmeling is altijd de werkgever en het kanaal is de papieren drager".3

-

Wanneer de werkgever aangesloten is bij een erkend sociaal secretariaat (ESS) of een Full service center (FS), zal de eerste die deze norm wijzigt aangeduid worden als master.

-

Wanneer de werkgever een beroep doet op een dienstverlener (DV), blijft de werkgever steeds de master.

-

De rechten van de entiteit die als "master" fungeert, beperken zich tot het wijzigen van de bestemmeling, zij mag het kanaal4 van deze bestemmeling niet wijzigen.

-

Een bestemmeling kan voor een bepaalde ASR-aanvraag slechts één type kanaal kiezen. Bovendien is hij de enige die dit kan wijzigen.

-

De geldigheid van een volmacht tussen een werkgever en zijn mandataris (ESS, Full service center, dienstverlener) wordt nagegaan op het moment

De bestemmeling is de entiteit waarnaar een aanvraag moet worden gestuurd. Een entiteit kan een erkend sociaal secretariaat zijn, een Full service center, een dienstverlener of de werkgever zelf. 3 Standaardregel. 4 Een kanaal is de manier waarop een aanvraag wordt opgestuurd. 1 2

9/20

BUCOM


Routeringsregel (datum van de dag) van de aanvraag. Deze verificatie gebeurt in het "Werkgeversrepertorium van de RSZ of de RSZ PPO" naargelang de hoedanigheid van de werkgever. -

De papieren drager wordt enkel aanvaard voor de werkgever. Andere bestemmelingen moeten een elektronisch kanaal gebruiken, ofwel e-Box, ofwel een batchkanaal dat vooraf werd gedefinieerd in het "Repertorium van de verzenders" (FTP, Isabel, Mqlink).

4.2. Repertorium "Routingsregels" Alle normen die werden vastgelegd tussen een werkgever en zijn mandataris zijn opgenomen in het daartoe gecreëerde "Routingsregels"-repertorium. Deze normen kunnen gewijzigd worden door de lokale beheerder, ofwel via de beveiligde webtoepassing "routing-module", ofwel via een batchbericht dat enkel voor de ESS'en en de Full service centers beschikbaar is. In de praktijk komen 4 gevallen voor: 1.

Werkgever niet aangesloten bij een sociaal secretariaat of een Full service center, doet geen beroep op een dienstverlener

In dit geval is de bestemmeling van de aanvraag standaard de werkgever (master) en het kanaal is de "papieren" drager. Wanneer de werkgever wenst over te gaan naar een elektronisch kanaal (e-Box of batch), kan de lokale beheerder van deze werkgever de nodige wijzigingen invoeren via de webtoepassing "Routing-module". In dit geval zal het transferpunt van de sociale zekerheid de aanvraag van sociaal risico naar de werkgever sturen. Anders (papier) brengt SmalS-MvM de verzekeringsinstelling (antwoordbericht) op de hoogte die dan de papieren procedure zal opstarten. 2.

Werkgever aangesloten bij een dienstverlener (boekhoudkantoor, softwarebedrijf…)

In dit geval is de bestemmeling van de aanvraag standaard de werkgever en het kanaal is de "papieren" drager. De master blijft steeds de werkgever. Als de werkgever deze regel heeft gewijzigd en de dienstverlener als bestemmeling heeft aangeduid, dan zal de lokale beheerder van deze dienstverlener een elektronisch uitwisselingskanaal kunnen kiezen, e-Box of batch. 3.

Werkgever aangesloten bij een sociaal secretariaat of een Full service center

In dit geval, en zolang het ESS of FS de regels niet heeft gewijzigd, blijft de bestemmeling van de aanvraag standaard de werkgever en het kanaal blijft de "papieren" drager. Afhankelijk van de interventiesnelheid van een entiteit zijn er verschillende mogelijkheden: 3.1.

De werkgever komt als eerste tussen

Dit gebeurt op verschillende manieren: - ofwel wenst de werkgever enkel van kanaal te veranderen (e-Box of batch) en wordt hij de master en blijft hij dus ook de enige die de regels kan bepalen; - ofwel duidt hij zijn ESS of FS aan als bestemmeling, op voorwaarde dat dit hiermee akkoord gaat, en wordt het ESS of FS zelf master.

10/20

BUCOM


Routeringsregel Vanaf het moment dat het ESS of FS bestemmeling wordt, kan dit het elektronisch uitwisselingskanaal wijzigen. 3.2.

Het ESS of FS komt als eerste tussen:

Het ESS of FS kan wijzigingen in de regels doorgeven via de webtoepassing of via een batchbericht. Daarnaast moet het ook de identificatiegegevens doorgeven van de werkgevers waarvoor het "aanvaardt" of "weigert" de aanvragen te verwerken. Deze gegevens worden in het "Routingsregels"-repertorium opgeslagen. Wanneer het ESS "aanvaardt" om de aanvraag te verwerken, kan dit het kanaal wijzigen (e-Box of batch) en wordt het zelf master. Wanneer het "weigert" de aanvraag te verwerken, is de standaardregel van toepassing: de bestemmeling is de werkgever en het kanaal is de "papieren" drager, behalve als de werkgever voor een elektronisch kanaal heeft gekozen (e-Box of batch). 4.

Werkgever aangesloten bij een sociaal secretariaat of Full service center en bij een dienstverlener

De basisprincipes blijven dezelfde voor een werkgever die aangesloten is bij een ESS (of FS) en bij een dienstverlener (zie verder). •

Geen bestemmeling aangeduid in het "Routingsregels"-repertorium In dit geval wordt de standaardregel toegepast: De werkgever zelf is de bestemmeling van de aangifte en het kanaal is de papieren drager, zelfs als de werkgever een mandataris heeft (ESS, FS, DV).

•

Een bestemmeling werd aangeduid in het "Routingsregels"repertorium In dit geval wordt de ASR-aanvraag via het gekozen kanaal doorgestuurd naar de bestemmeling die in dit repertorium werd aangeduid.

4.3. Keuze batchkanaal De aangiften worden doorgestuurd in functie van het elektronisch kanaal dat de lokale beheerder heeft ingevoerd in het "Routingsregels"-repertorium. Als hij voor een batchkanaal heeft gekozen, is het type transmissiekanaal terug te vinden in het "Repertorium van de verzenders". Heeft hij echter voor het e-Box-kanaal gekozen, dan zal de aanvraag in XMLformaat worden doorgestuurd naar de e-Box van de bestemmeling.

11/20

BUCOM


Aanmaken en interpreteren van gestructureerde berichten

5. Aanmaken, versturen, ontvangen en interpreteren van gestructureerde berichten Onderstaand schema geeft een overzicht van de mogelijke inkomende en uitgaande berichten bij het werken met gestructureerde berichten in het kader van ASR. Alle communicatie gebeurt steeds tussen de verzender en een uniek aanspreekpunt van de sociale zekerheid. Afhankelijk van de gebruikte ASR’s zullen bepaalde stromen niet van toepassing zijn.

Naargelang de ASR waarmee gewerkt wordt, moet de verzender in staat zijn: • • • • •

een elektronische taak te ontvangen en te beantwoorden. een ASR-bestand op te stellen en te verzenden een ontvangstbewijs voor het ASR-bestand te ontvangen en te interpreteren notificatieberichten te ontvangen en te interpreteren een afdrukbare versie te ontvangen en te behandelen

De bestandsnaam van elk uitgewisseld bericht moet voldoen aan bepaalde conventies. Deze zijn terug te vinden op de portaalsite: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / verzending via gestructureerde berichten Voor een specifiek zicht van de mogelijke communicaties, per sector, wordt eveneens naar bovenstaand document op de portaalsite verwezen.

12/20

BUCOM



5.1. Een elektronische taak ontvangen en beantwoorden Dit is op dit moment enkel van toepassing op bepaalde scenario’s voor de ASR Uitkeringen. Een taak (of “aanvraag”) kan op 2 manieren worden ontvangen:

Meer informatie over de standaard routeringsregels en over de mogelijkheden in elke situatie zijn te vinden op de portaalsite: https://www.socialsec urity.be/site_nl/Applic s/drs/inami/index.htm scenario 7 / Algemene informatie Deze pagina’s worden nog herwerkt volgens de wijzigingen in de routeringsregels

•

in de e-Box van de onderneming

•

via een gestructureerd bericht, via het gebruikelijke batchkanaal van de verzender

Keuze omtrent het ontvangen van de taken De manier waarop de taken worden ontvangen kunnen, volgens bepaalde regels, worden aangeduid. Ook de bestemmeling (bijvoorbeeld werkgever of dienstverlener / sociaal secretariaat) is via deze weg instelbaar. Hoe de routeringsregels instellen? Het instellen van deze regels gebeurt via een webtoepassing of via gestructureerde berichten. Meer informatie hierover is te vinden op de portaalsite: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/rore/infos_intro.htm

5.2. Een ASR-bestand opstellen en verzenden Verschillende instrumenten zijn voorhanden ter gebruik bij de implementatie van de programma’s die de gestructureerde berichten zullen aanmaken en interpreteren. Beschrijving van de gegevens De glossaria leveren de specificaties in verband met de informatie die voorkomt in een bepaald elektronisch formulier "Sociaal Risico". Er is een glossarium opgesteld per uitwisselingsscenario. Een uitwisselingsscenario maakt het voorwerp uit van een elektronisch formulier. Voor uitwisselingsscenario zult u een glossarium vinden op de portaalsite van de sociale zekerheid: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / glossaria / originele aangifte Elk glossarium geeft een beeld van alle gegevens van het elektronische formulier. De detailgegevens van elk gegeven bestaan uit een volgnummer, een benaming, een XML-naam, een omschrijving, een overzicht van de mogelijke waarden, de maximale lengte, de aanwezigheidsvoorwaarden en mogelijke foutcodes bij doorgave van een foutief gegeven. Omvangrijke lijsten van mogelijke waarden werden gegroepeerd in gestructureerde algemene bijlagen. Deze bijlagen zijn meestal ook herbruikbaar voor meerdere aangiften. Deze lijsten staan ter beschikking in verschillende formaten (nl. als PDF, Excel-, Word-, XML- of tekstbestand). Ze kunnen worden opgevraagd vanuit een glossarium of rechtstreeks vanop de portaalsite: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van 13/20

BUCOM


Aanmaken en interpreteren van gestructureerde berichten sector en scenario / technische documentatie / gestructureerde bijlagen Naast alle gegevens toont het glossarium ook hoe deze functioneel gegroepeerd worden in groepen. Deze ‘functionele blokken’ komen ook terug in de XMLdocumentatie (zie verder) en hebben o.a. hun eigen volgnummer, XML-naam, aanwezigheidsvoorwaarde… Bijkomende informatie over het lezen van de aanwezigheden van de gegevens en de blokken in de glossaria is te vinden op de portaalsite: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / glossaria / algemene informatie / Interpreteren van de aanwezigheden van de gegevens Elke aangifte moet inhoudelijk steeds voldoen aan de specificaties van het glossarium. De vorm waaronder een aangifte wordt uitgewisseld is XML. Structuur van de bestanden: de XML-documentatie De XML documentatie (schema, documentatie van het schema en voorbeelden) geeft u alle noodzakelijke technische informatie om XML-bestanden aan te maken voor een welbepaalde aangifte. De documentatie omvat: •

een XML-schema: document dat een technische specificatie geeft om het XML-bestand op te bouwen voor een bepaald type aangifte. Het wordt ook gebruikt om dit XML-bestand via een parser te valideren, alvorens te verzenden. Het XML-schema komt voort uit het glossarium maar vertaalt alleen de gewone verplichtingen van het glossarium. De getoonde XML-schema's zijn conform de W3C specificaties. Het XML-schema (XSD-bestand) geeft naast de vereiste structuur van het bericht (de links en de volgorde van de verschillende zones en blokken) ook het type (String, Date…), de lengte, de cardinaliteit van de gegevens aan. Vanuit technisch oogpunt kan het XML-schema niet alle glossariumspecificaties bevatten. Een XML-bestand dat conform het schema is, kan toch nog fouten bevatten op het vlak van de meer inhoudelijke restricties uit het glossarium. Door testbestanden op te sturen in de testomgeving (zie verder) kan men zekerheid krijgen over de geldigheid van een aangifte.

•

de detailbespreking van het schema, met een beschrijving van de verschillende elementen (plaats op het diagram, type, gebruiker, kenmerken, annotaties).

•

voorbeelden Deze bestanden geven een beeld van hoe een geldige XMLaangifte er uitziet. Deze kunnen een hulp zijn bij de ontwikkeling van de programma’s die de XML-berichten opstellen.

Een gestructureerd bericht kan meerdere aangiften van sociaal risico doorsturen. Indien meerdere ASR’s worden doorgestuurd in een bestand, moeten deze alle van hetzelfde uitwisselingsscenario zijn. Er bestaan tevens limieten qua grootte (Mb) en aantal aangiften waaraan het bestand moet voldoen.

14/20

BUCOM



5.3. Een ontvangstbewijs voor het ASR-bestand ontvangen en te interpreteren Ter bevestiging van de ontvangst van een ASR-bestand zal het aanspreekpunt van de sociale zekerheid een ontvangstbewijs terugsturen naar de afzender. Op deze manier krijgt de verzender zekerheid over het aankomen van de verzonden bestanden. Dit ontvangstbewijs zal tevens aanduiden of het opgestuurde bestand werd aanvaard en als verwerkbaar wordt beschouwd door het aanspreekpunt van de sociale zekerheid. Indien het bestand niet verwerktbaar blijkt, wordt het geweigerd. Enkele voorbeelden van weigering kunnen zijn: •

een ongeldige bestandsnaam

•

een ontbrekende digitale handtekening

•

het gebruik van een verkeerde versie van het schema

•

…

Belangrijk is dat het ontvangstbewijs enkel de geldigheid van het bestand zelf nagaat en dus geen betrekking heeft op de inhoud ervan (m.a.w. de aangiften). Het is dus mogelijk dat een bestand wordt aanvaard, maar de aangiften erin worden geweigerd (zie verder, notificatieberichten). Om de interpretatie van een ontvangstbewijs mogelijk te maken, bevat de portaalsite het glossarium en de XML-documentatie van dit bericht: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / glossaria / ontvangstbewijs De specificaties voor het ontvangstbewijs zijn identiek voor alle ASR.

5.4. Notificatieberichten ontvangen en interpreteren Een notificatie (ook wel kennisgeving genoemd) is een bericht dat het aanspreekpunt van de sociale zekerheid naar de verzender terugstuurt voor elke ontvangen aangifte van sociaal risico. Indien een verzonden bestand meerdere aangiften bevatte, zullen meerdere notificaties ontvangen worden (één per ASR in het bestand). Een notificatie geeft een aanduiding van de status van een aangifte van sociaal risico na controle. De aangifte kan ofwel aanvaard zijn door de controles, ofwel geweigerd zijn. De controles baseren zich op de specificaties uit het glossarium (en de XML-documentatie). Bij weigering van een aangifte zal de notificatie de reden van verwerping aanduiden. Dit gebeurd onder de vorm van foutcodes. Alle mogelijke foutcodes zijn terug te vinden in het glossarium, en dit bij elk gegeven en bij elk gegevensblok. Een foutcode bestaat uit 2 onderdelen: •

15/20

een aanduiding van het gegeven (of gegevensblok) dat een probleem stelt

BUCOM



•

een aanduiding van de soort fout

Bijvoorbeeld: 00028-003 duidt aan dat het gegeven met nummer 00028, nl. de geboortedatum van de werknemer (zie glossarium) een ongeldig (003) datum is. De omschrijving van het soort fout staat telkens naast elke foutcode in het glossarium. Een volledige lijst van mogelijke foutcodes is terug te vinden in de gestructureerde bijlage 30 op de portaalsite: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / gestructureerde bijlagen / 30 De foutcode geeft een aanduiding (nummer) van het betrokken gegeven. Aangezien een gegeven meerdere malen in het opgestuurde bestand kan voorkomen (bijvoorbeeld indien het bestand meerdere aangiften bevat), geeft een de notificatie een aanduiding van de betrokken aangifte. Bepaalde gegevens kunnen ook meerdere keren voorkomen binnen één aangifte, vandaar werd een manier voorzien om het preciese plaats in de XML-boomstructuur te lokaliseren waar de fout optreedt. Meer informatie hierover is te vinden op de portaalsite: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / glossaria / algemene informatie / Gebruik van de TAG Om de interpretatie van een notificatiebericht mogelijk te maken, bevat de portaalsite het glossarium en de XML-documentatie van dit bericht: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / glossaria / notificatie De specificaties voor het notificatiebericht zijn identiek voor alle ASR.

5.5. Een afdrukbare versie ontvangen en behandelen Voor bepaalde aangiften van sociaal risico levert het aanspreekpunt van de sociale zekerheid een afdrukbare versie aan de verzender. Deze afdrukbare versie bevat de belangrijkste gegevens van de aangifte. Het formaat van uitwisseling is “PDF”. Voor de bedoeling van deze printklare versie wordt verwezen naar de administratieve instructies van het betrokken uitwisselingscenario. Afhankelijke van het uitwisselingsscenario kan de in de rubriek “technische documentatie” op de portaalsite, bijkomende, specifieke documentatie te vinden zijn.

5.6. Algemene voorwaarden bij verzending van ASR via bestandsoverdracht • Om gestructureerde berichten te kunnen doorzenden moet u over een verzendersnummer beschikken. Om dit te verkrijgen moet u eerst en vooral beschikken over toegang tot de beveiligde zone van de portaalsite van de sociale zekerheid. (Voor meer informatie, zie het deel ‘Beveiligde toegang’.) Eenmaal u daarover beschikt kan men zich binnen de zone van de ‘beveiligde omgeving’ van de portaalsite www.sociale-zekerheid.be aangeven als verzender. Onmiddellijk daarna ontvangt u het verzendersnummer.

16/20

BUCOM


Aanmaken en interpreteren van gestructureerde berichten • Er zijn algemene vereisten waaraan een bestand moet beantwoorden, zoals de naamgeving, de grootte, de aanwezigheid van het verzendersnummer, de creatiedatum, de werkomgeving (test of productie). De gedetailleerde informatie daarover vindt u terug onder www.sociale-zekerheid.be > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico’s. U klikt vervolgens op de gewenste sector en kiest het gewenste scenario. Ga naar ‘Technische informatie’. Selecteer dan ‘Verzending van de aangifte via gestructureerde berichten’. • Elk bestand moet voorzien zijn van een digitale handtekening. Uitgebreide documentatie hierover vindt u onder www.socialezekerheid.be > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico’s. U klikt vervolgens op de gewenste sector en kiest het gewenste scenario. U gaat naar ‘Technische informatie’ en kiest voor de ‘Digitale handtekening’. • Elk bestand dat via FTP of MQLink wordt verzonden, moet vergezeld zijn van een (leeg) GO-bestand. Dat moet als laatste worden doorgestuurd. Zo kan men vaststellen of de transfer van het gegevensbestand beëindigd is. • Een aangifte heeft steeds betrekking op 1 werknemer. Een bestand kan wel meerdere aangiften bevatten. Indien het bestand meerdere aangiften bevat, moeten deze allemaal betrekking hebben op hetzelfde scenario.

17/20

BUCOM


Testen

6. Testen Vooraleer aangiften via bestandsoverdracht door te sturen is het aangeraden om een reeks van testen uit te voeren. ASR-bestanden worden in dit kader naar een simulatie-omgeving (testomgeving) opgezonden. Deze testen laten toe om de kwaliteit van de doorgevoerde bestanden in te schatten vooraleer men tot de productiefase overgaat. Bovendien kan hier de communicatie en interpretatie van retourbestanden, zoals het ontvangstbewijs en notificatieberichten, getest worden. Deze manier van werken voorkomt dat u achteraf fouten moet verbeteren in een productie-omgeving. Om testen uit te voeren, volgt men 3 fases: • fase 1: toegang tot de beveiligde zone aanvragen; kiezen van het kanaal en aanvragen van een verzendernummer (zie verder); •

fase 2: contact opnemen met de cel ‘organisatie van de testen’ bij SmalsMvM. Dit kan u via het Contactcenter op 02 511 51 51, van maandag tot vrijdag, van 7u tot 20u, of via [email protected];

•

fase 3: doorzenden van de testfiles, waarbij rekening wordt gehouden met een aantal voorwaarden zoals: • de bestandsnaam moet aanduiden dat het om een testbestand gaat (werkomgeving “T”) • het bestand mag max. 5 Mb groot zijn • het bestand mag max. 3500 aangiften bevatten • bestanden mogen niet gecomprimeerd zijn • Bij het testen is de digitale handtekening mogelijk maar niet verplicht. Het is uiteraard aan te raden dat het gebruik van de digitale handtekening wordt mee getest. In de productieomgeving is de digitale handtekening wel verplicht. (Voor verzending via Isabel dient de verzender niet zelf voor de digitale handtekening te zorgen.)

De testprocedure zelf wordt in detail uitgelegd op de portaalsite www.socialezekerheid.be onder > De onderneming > Werkgevers RSZ (of Werkgevers RSZPPO) > Aangifte Sociale Risico’s. U klikt vervolgens op de gewenste sector en kiest het gewenste scenario. U gaat naar ‘Technische informatie’. In de pagina die verschijnt, selecteert u ‘Testen’. (Nog te voorzien) Voor de toepassing van de sector uitkeringen gelden specifieke testprocedures. Deze zullen u meegedeeld worden door de cel ‘organisatie van de testen’. De testen worden systematisch opgevolgd: binnen de 6 dagen worden de resultaten terug gezonden, en kan feedback worden bekomen van de cel ‘organisatie van de testen’.

18/20

BUCOM


Aanpassingen

7. Trimesteriële aanpassingen en onderhoud De glossaria en XML-documentatie evolueren op kwartaalbasis om de aanpassingen aan de wetgeving op te nemen. Een maand voor het begin van elk kwartaal wordt een nieuwe versie van het glossarium op de portaalsite gepubliceerd. Dit glossarium kan toegepast worden vanaf het begin van het kwartaal. Om wijzigingen gemakkelijk terug te vinden, is in een elk glossarium rubriek voorzien die een overzicht geeft van de nieuwigheden. Deze rubriek is te vinden via deze weg: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / glossaria / originele aangifte / laatste versie nieuwigheden. Ook de glossaria voor ontvangstbewijs en notificatie evolueren op dezelfde manier. Om de verzender de nodige aanpassingstijd te geven, blijft de XML-documentatie beschikbaar in twee versies op de portaal. Dit betekent dat de versie van het XMLschema bij het voorgaande kwartaal kan blijven gebruikt worden naast de nieuwe versie. Na de nodige aanpassingen aan de programmatuur bij de verzender, kan op elk moment worden overgestapt naar de nieuwe versie. De versies van het XML-schema waarmee kan worden gewerkt, staan beschikbaar op de portaalsite: https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische documentatie / Xml-documentatie / Van het glossarium zal enkel de recentste vorm consulteerbaar zijn op de portaalsite.

19/20

BUCOM


Nuttige Informatie

8. Nuttige informatie •

Algemene informatie omtrent ASR kan op de portaalsite van de sociale zekerheid worden teruggevonden op de volgende link: o

https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index .htm

Deze link is tevens het vertrekpunt voor de meer specifieke documentatie (zoals aangeduid in de verschillende links in dit document), bijvoorbeeld: o

de technische documentatie (per uitwisselingsscenario) Glossarium (ASR, aanvraag, ontvangstbewijs, notificatie) Gestructureerde bijlagen XML-schema’s (2 toegelaten versies) Voorbeeldaangiften Administratieve instructies Links naar bestaande papieren formulieren Bijkomende documentatie

•

Technische informatie bij de verzending via gestructureerde berichten (conventies voor bestandsnamen…): https://www.socialsecurity.be/site_nl/Applics/drs/index.htm, keuze van sector en scenario / technische informatie / Verzending van de aangifte via gestructureerde berichten.

•

Bibliotheek met complementaire documenten In een statusrapport worden bevindingen en vragen van gebruikers, alsook aanpassingen, en incidenten bijgehouden. Dit document is in de eerste plaats bedoeld voor verzenders in testfaze. Het rapport is te vinden op volgende locatie: https://www.socialsecurity.be/public/doclibrary/home.htm of meer specifiek: https://www.socialsecurity.be/public/doclibrary/nl/STATUS RAPPORT_DRS_N.xls

20/20

BUCOM

Stappenplan voor het verzenden van de aangifte van sociaal risico via gestructureerde berichten

Recommend Documents