ÖSSZEFOGLALÓ ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS

II. számú melléklet

ÖSSZEFOGLALÓ ÉVES ELLENŐRZÉSI JELENTÉS az SZMJV Önkormányzat irányítása alá tartozó önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szervek 2013. évi belső ellenőrzési tevékenységéről

I. A belső ellenőrzés által végzett 2013. évi tevékenység bemutatása önértékelés alapján 1 A Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata (továbbiakban: NGSZ) által ellátott belső ellenőrzési tevékenység az NGSZ által készített 2013. évi belső ellenőrzési jelentés alapján 1.1. Az NGSZ belső ellenőrzésének működési rendje Az NGSZ belső ellenőrzésének működési területe kiterjed az NGSZ-(székhely és telephelyek) és a hozzárendelt intézmények (SZMJVÖ ÓVI és a Művelődési Házak) Szeged Megyei Jogú Város Képviselő testülete 615/2012. (XII. 21.) Kgy. számú határozattal jóváhagyott NGSZ alapító okiratának mellékletében tételesen felsorolt intézményekre, önállóan működő költségvetési szervekre. A belső ellenőrzési tevékenység alapvetően az NGSZ és a hozzárendelt intézmények igazgatói, az NGSZ gazdasági igazgatója és üzemeltetési igazgatója, illetve az NGSZ középvezetőinek – kockázatelemzésen alapuló – javaslata figyelembevételével a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően készült éves munkaterv végrehajtására és a szabályszerű, hatékony és megbízható működés elősegítésére irányul. Az NGSZ belső ellenőrzési szervezete a hatályos jogszabályoknak megfelelően az intézmény szervezeti struktúrájában elkülönült csoportként, az igazgatónak közvetlenül alárendelve, a többi szervezeti egységtől függetlenül működik. Az NGSZ belső ellenőrzési csoportját állandó jelleggel két fő teljes munkaidős közalkalmazott (jogász és közgazdász) alkotja, azonban a végzett vizsgálat jellegétől (egyéb speciális igényektől) függően külső, vagy belső (a vizsgálat időtartamára függetlenített, a belső ellenőrzéshez átirányított) szakértők igénybevételére is lehetőség van. A belső ellenőrzési szervezetben folyó év során személyi változás nem történt. 1.2. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése

2013. január 01. napjától hatályba lépett Szeged Megyei Jogú Város Önkormányzatának 615/2012. (XII. 21.) Kgy. sz. határozata, amelynek 2. számú mellékletét képezte az NGSZ alapító okirata. Az előző évhez képest az NGSZ-hez rendelt intézmények száma harminchatról nyolcra csökkent (SZMJVÖ Óvodák Igazgatósága és telephelyei, illetve a hét Művelődési Ház), viszont a telephelyek száma jelentősen emelkedett, a korábban SZMJV Önkormányzata által működtetett általános és középiskolák, valamint a Szeged Városi Kollégium ingatlanai az NGSZ telephelyeivé váltak. Az előző évhez képest 34-el összesen 42-re nőtt a telephelyek száma, a fióktelepek száma nem módosult. A nemzeti közneveléssel kapcsolatos jogszabályok és a SZMJV Önkormányzata, az NGSZ és a KLIK között kötendő vagyonkezelési és vagyonhasználati szerződések, illetve az ezek 1

jóváhagyásáról szóló SZMJV 94/2013. (IV. 12.) Kgy. sz. rendelete és a hatályos alapító okirat alapján a korábban SZMJV Önkormányzata által működtetett általános és középiskolák, valamint a Szeged Városi Kollégium ingatlanai vonatkozásában az ott működő állami nevelési-oktatási intézmények működtetői feladatait az NGSZ végzi. A jelentős szervezeti és feladat változás miatt volt indokolt a munkatervek átdolgozása, az új feladathoz igazítása. A tárgyév során az NGSZ és annak Alapító okirata mellékletében tételesen felsorolt és a beszámolási időszakban ténylegesen működő 8 intézmény esetében sor került 13 tényleges ellenőrzési feladat 19 helyszínen (intézmény – tagintézmény) történő végrehajtására, összesen 73 különböző témakörben. Az NGSZ vonatkozásban a székhely és a 7 gazdasági körzet ellenőrzésére 9 vizsgálat keretében került sor, ez ténylegesen 20 témában 69 helyszíni ellenőrzést jelentett, amely a vizsgálatra ütemezett és a kötelezően képzett tartalék időkeretet a feladatok végrehajtásának időigénye miatt teljes egészében kitöltötte. Az elvégzett vizsgálatok téma szerinti csoportosítását az alábbi táblázat szemlélteti: 2011. évi 2012. évi 2013. évi 2013. évi tény tény terv tény 8 8 8 7 8 5 1

A célvizsgálat tárgya Készpénz bevételek beszedése, elszámolása – ezen belül az étkezéstérítési díjak elszámolása Szabályzatok aktualizáltsága Személyzeti, munkaügyi nyilvántartások Költségvetés tervezése, módosítása, teljesítése Kötelezettségvállalások nyilvántartása Céltámogatások nyilvántartása, elszámolása Személyi jellegű kifizetések tervezése, felhasználás Terembérletek szerződései Közbeszerzési eljárások Beszerzések Eszköz- és készletnyilvántartások, leltározás Tanügyi nyilvántartások, diákigazolványok Adatvédelem szabályossága A minőségirányítási rendszer működése Karbantartási, felújítási tevékenység Analitikus nyilvántartások Árképzés bérbeadásnál, szolgáltatásnál A tűz és munkavédelem helyzete Az ellenőrzött témák száma összesen

18 2 5

17 7 3

1 8 3

3 10 4

0 2 2 8 2 0 0 4 2 1 1 75

3 0 1 10 6 10 4 2 18 2 0 113

10 6

9

2 1 9

8

8 10

7 9

1 9 11 8 1 81

8 10 7 73

A 2014. évi munkaterv szerint a következő beszámolási időszak alatt egyrészt az eszköz-, készletnyilvántartással, pénzkezeléssel, a telephelyek és az intézmények működésével és a belső kontrollrendszerrel kapcsolatos vizsgálatok kerülnek előtérbe. A beszámolási időszakban lefolytatott vizsgálatról szóló 11 belső ellenőri jelentés realizáló megbeszélését követően az éves jelentés készítés időszakáig 3 intézkedési terv nem érkezett meg, azonban ezen esetekben a realizálás csak 2014. év januárjában történt meg az év végi munkatorlódás és szabadságolás, illetve a jogszabályváltozásból adódó feladatok végrehajtása miatt. Az ellenőrzési jelentésben foglaltakra reagáló intézményi vezetők általi - a belső ellenőrzés által feltárt, leírt hibák, hiányosságok megszüntetéseire, illetve a munka hatékonyságának javítására tett javaslatok végrehajtására hozott - intézkedéseik jelentős részben megvalósításra kerültek, illetve végrehajtás alatt állnak. Az utóbbi esetekben az intézkedésre adott határidők még nem teltek le. 2

A terven felüli (soron kívül elrendelt vizsgálatok) ellenőrzések és azok indokoltsága A beszámolási időszakban a módosított éves munkatervhez viszonyítottan terven felül, illetve soron kívüli vizsgálat nem került elrendelésre, illetve lefolytatásra. 2013. évben a megváltozott körülményekhez és feladatokhoz alkalmazkodva az NGSZ szervezeti átalakítása volt az intézmény vezetésének feladata, ennek következtében egyrészt a fokozott közvetlen vezetői ellenőrzés, másrészt a direkt irányítás dominált. Az ellenőrzési ütemterv szerint ténylegesen az NGSZ érintett gazdasági körzeteiben, illetve telephelyein két alkalommal folyt helyszíni vizsgálat, ezek témája és célja miatt az időközben felmerülő problémák vizsgálatára is kitért. Folyó év során már a témavizsgálatok (pénzügyi – szabályszerűségi ellenőrzések) kerülnek előtérbe, így feltehetően szükségessé válik soron kívüli vizsgálat elrendelése, lefolytatása, ha a működés során a vezetés problémát észlel. 1.3. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása Az ellenőrzéseket segítő tényezők közül a legfontosabb a megfelelő munkakapcsolat, és hogy az intézményekben dolgozó közalkalmazottak a belső ellenőröket egyre inkább, mint a problémát feltáró és a munkájukat segítő munkatársként kezelik és ezért munkájukat segítik. Az intézmények vezetői és dolgozói a számukra nem egyértelmű esetekben (problémás ügyekben) az ellenőrzés segítségét igénylik, szakmai véleményét kikérik. A szervezeti és feladatváltozásból adódóan a másik legfontosabb az NGSZ telephelyein működő intézmények vezetőivel és dolgozóival a jó munkakapcsolat kialakítása (a korábbi években kialakult jó kapcsolatok fenntartása), ennek érdekében az ellenőrök minden telephelyi vizsgálat során személyes megbeszélést folytatnak az ott működő intézmény vezetésével, kikérik véleményüket, észrevételeiket és javaslataikat, - ezeket részben a jelentésekben és részben közvetlenül továbbítják az NGSZ vezetésének. A vizsgálatokat végző belső ellenőrök egybehangzó véleménye szerint a vizsgált intézmények vezetői, dolgozói pozitív hozzáállásukkal segítették az ellenőrzést, közreműködtek az esetenként feltárt hibák, hibalehetőségek kiküszöbölésében. Az intézmények közalkalmazottait a konstruktív együttműködés jellemezte, mind a hibák feltárása, mind azok megszüntetése terén. Az NGSZ szervezetének működése és feladatellátása során a beszámolási időszak első felében különösen sok probléma jelentkezett azért, mert a KLIK és SZMJV Önkormányzata, illetve az NGSZ között nem jött létre időben egy korrekt megállapodás és a KLIK fenntartásában működő intézmények a fenntartójuktól nem kapták meg a megfelelő tájékoztatást, ellátást és ez az NGSZ, mint a telephelyek üzemeltetője szervezeténél csapódott le, jelentős többletmunkát okozva. A vizsgálatok megállapításai és a vezetői tapasztalatok, illetve a beérkező információk szerint jelentősen javult az együttműködés, azonban a KLIK szervezetéből és irányítástechnikájából (centralizált irányítás…) adódóan továbbra is felmerülnek olyan problémák, amelyek a telephelyen működő nevelési – oktatási intézmények (iskolák) és az NGSZ hatékony együttműködését zavarják. 1.4. A tanácsadó tevékenység bemutatása A Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálatának belső ellenőrzése a hatályos jogszabályoknak és a megállapodásoknak megfelelően működik, az intézmények vezetői és munkatársai, az NGSZ központ és gazdasági körzetek középvezetői, dolgozói részére segítséget nyújt a jogszabályok, egyéb rendelkezések, elvárások megismeréséhez és teljesítéséhez, másrészt feltárja a működés szempontjából problémás területeket és lehetőség szerint javaslatot tesz az esetleges hibák kiküszöbölésére. A belső ellenőrzés tanácsadói tevékenysége során alternatív lehetőségeket tárt fel az NGSZ és 3

telephelyei, valamint az intézmények számára, illetve a más intézmények, telephelyek által kidolgozott hatékonyabb módszereket, jobb eljárásmódokat közvetíti a többi intézmény, gazdasági körzet, vagy telephely számára.

2. A többi önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv belső ellenőrzése által végzett 2013. évi tevékenység bemutatása az intézmények által készített 2013. évi belső ellenőrzési jelentések alapján 2.1. A belső ellenőrzés működésének rendje Az NGSZ-en kívül hét önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv (Somogyi Károly Könyvtár, Szegedi Nemzeti Színház, SZMJV Bölcsődék, Kövér Béla Bábszínház, Móra Ferenc Múzeum, Szegedi Szimfonikus Zenekar, Szent-Györgyi Albert Agóra) belső ellenőrzését külső szolgáltatók látják el. A külső szolgáltatói tevékenység 5 költségvetési szerv esetében ugyanazon céggel kötött szolgáltatói szerződés, 1 intézménynél másik vállalkozással létrejött szolgáltatói szerződés, 1 intézménynél pedig megbízási szerződéses jogviszony alapján kerül ellátásra.

2.2. Az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése az intézmények 2013. évi belső ellenőrzési jelentései alapján

A Somogyi Károly Könyvtárban a terv szerinti ellenőrzések teljes egészében megvalósultak, a soron kívüli ellenőrzésre tervezett időkapacitás az egyéb ellenőri tevékenységre került átcsoportosításra, amely a 2014-2017. évi új ellenőrzési stratégiai terv és az NGM által közzétett Belső ellenőrzési Kézikönyv Minta intézményi sajátosságokat tartalmazó átdolgozása miatt vált szükségessé. Az ellenőrzési tervnek megfelelően 2 szabályszerűségi, 1 rendszerellenőrzés és 1 teljesítmény ellenőrzés került végrehajtásra, amelyek során büntető, kártérítési, fegyelmi eljárás megindításának kezdeményezésére okot adó mulasztást, hiányt nem tártak fel, büntető, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás kezdeményezése nem történt. A Szegedi Nemzeti Színház munkatervében 14 ellenőrzési terület került meghatározásra, amelyből a beszámolás évében 9 vizsgálat valósult meg. A Móra Ferenc Múzeum 2013.évi belső ellenőrzési terve csak a második félévre tartalmazott ellenőrzési feladatokat, az ebben foglaltak többségében megvalósításra kerültek, a leltározással összefüggő belső ellenőrzés lezárására 2014. évben kerül sor. A többi önállóan működő intézményben az éves ellenőrzési tervben foglalt feladatok többsége megvalósult. 2.3. A bizonyosságot adó tevékenységet elősegítő és akadályozó tényezők bemutatása A beszámolók tartalma szerint az intézmények munkatársai a belső ellenőrzés folyamatát támogatták, az intézménytől kért valamennyi információt, bizonylatot határidőre megkapták, azokat megvitatták, a belső ellenőri jogokat érintő korlátozást a belső ellenőri tevékenység végzése során a belső ellenőrök nem tapasztaltak, akadályozó tényező nem merült fel. 2.4. A tanácsadó tevékenység bemutatása Az intézményekben a belső ellenőrök – a belső ellenőrzési tervekben foglaltakkal ellentétben – tanácsadói tevékenységet is végeztek. 4

A tanácsadói tevékenység – a belső ellenőrzési terv szerinti feladatellátáson túl – jogszabályok közös értelmezésében (pl. munkaügyi kérdések) nyilvánult meg. II. A BELSŐ KONTROLLRENDSZER MŰKÖDÉSÉNEK ÉRTÉKELÉSE ELLENŐRZÉSI TAPASZTALATOK ALAPJÁN

1. Az NGSZ gazdasági körzetei, telephelyei, hozzárendelt intézményei működésének, a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének javítása érdekében tett fontosabb javaslatok az NGSZ által készített 2013. évi belső ellenőrzési jelentés alapján

Az NGSZ Gazdasági körzetei „áttekintő” és szabályszerűségi ellenőrzéséről NGSZ319/6/2013/I001 számon készült jelentés, az alábbi legfontosabb javaslatokat tartalmazza: - Az NGSZ telephelyein (ahol nevelési, oktatási tevékenység folyik) biztosítani kell az egységes eljárásrendet a szakmai-pedagógiai munka zavartalansága biztosítása, mind a szakmai anyagok – eszközök beszerzése, mind az ingó és ingatlan vagyon működtetése és az ennek feltételét képező feladatok ellátása érdekében, az ehhez szükséges szabályozást mielőbb ki kell bocsátani, ennek megtörténtéig a gazdasági körzetet vezető gazdasági titkárok heti „konzultációján” keresztül lehet a működés egységesítését biztosítani. - Az üzemeltetési csoport mielőbbi teljes megszervezése, a jelenleg különböző telephelyeken lévő eszközök és anyagok számbavétele, illetve a készletek nyilvántartása (raktári nyilvántartás kialakítása) szükséges, hogy a dolgozók munkahelyi feladataikat minél gyorsabban, hatékonyabban és költségtakarékosabban tudják végezni. - A korábban kialakított munkavégzési gyakorlatokat, a kapcsolódó szabályzatokat javasolják felülvizsgálni, a jelenlegi követelményekhez igazítani és az egyes munkafázisokat ügyrendben rögzíteni, hogy a későbbiekben bármely tevékenység esetében egyértelmű legyen a feladat és annak végrehajtása módjának a meghatározása, illetve világosak legyenek a kontrollok és a hatáskörök. - Az átszervezés és az egyes telephelyek üzemeltetésével kapcsolatosan kialakított munkameneteket szükségesnek tartják rögzíteni, hogy az a későbbiekben is rendelkezésre álljon, az esetlegesen később belépő munkavállalók a rájuk irányadó szabályokat és az egyes munkafolyamatok során elvégzendő feladatokat pontosan megismerhessék. - Az egyes telephelyeken dolgozók életkorát és beosztását áttekintve szükséges a közeljövőben nyugdíjkorhatárt elérők, illetve a 40 éves szolgálati időt elérő nők várható nyugdíjba vonulása miatt áttekinteni és megállapítani, hogy a későbbiekben szükséges-e egyes dolgozók pótlására intézkedni, adott esetben a pótláshoz szükséges pályázatot kiírni. - Célszerűnek tartják a jelenlegi körülményeknek megfelelő Szervezeti és Működési Szabályzat elkészítését, ezt követően a kapcsolódó szabályzatok és folyamatleírások, illetve a kapcsolódó munkaköri leírások áttekintését, majd a szükséges korrekciók elvégzése után ezek kibocsátását. Folyó év második felére javasolták a most kibocsátásra kerülő SZMSZ és egyéb rendelkezések felülvizsgálatát és a szükséges módosítások beépítését. - Kiemelten fontos az üzemeltetésre átvett telephelyek esetében a szabályozás (munkarend, tűz és vagyonvédelem, illetve munkavédelem, ügyrend) elkészítése és az aktualizált központi (NGSZ 5

központ) szabályozásba integrálása, továbbá a megfelelő munkakörülmények (NGSZ és KLIK alkalmazottak külön irodában történő elhelyezése) biztosítása. A SZMJV ÓVI vizsgálatról készült NGSZ/3802-4/2013/I001 iktatószámú jelentés, amelynek vonatkozó része a feltárt hiányosságok, hibák javítására, a munkavégzés színvonalának növelése érdekében tett javaslatokat tartalmazza, ezek közül a legfontosabb javaslatok: - Az intézményi szabályzatok (SZMSZ, Belső Kontrollrendszer Szabályzata, Ügyrend) felülvizsgálata, aktualizálása szükséges a kibocsátásukat követő jogszabályi változások és szervezeti módosulások miatt. - Az Ügyrendben meghatározni szükséges az intézmény szervezeti egységeit érintő részletes eljárásrendek, felelősök és hatáskörök, vezetendő nyilvántartások részletes rögzítésével (a teljes folyamatot átfogó dokumentációt (bizonylatok, jegyzőkönyvek) kinek milyen nyilvántartásban kell vezetnie). - A javító és karbantartó tevékenységet, illetve a beszerzési tevékenységet folyamatosan racionalizálták és ennek megfelelően az ez irányú munka eredményessége, hatékonysága folyamatosan javult, viszont az egyértelmű szabályozás hiányzik, ezt a jövőben pótolni szükséges. - A tisztító és mosó, mosogatószerek és egyéb anyagok készletének naprakész dokumentálásának biztosítása minden telephelyen és az Óvodák Igazgatóságán szükséges. Biztosítani kell, hogy a tagóvodák az előírt fertőtlenítő és mosogató szereket valóban felhasználják. - Szükséges a tisztító és fertőtlenítő, illetve takarító szerek és eszközök autentikus nyilvántartása és folyamatos, kontrollált vezetése. - A tárolt takarító és tisztító, fertőtlenítő szerek használhatósági idejét ellenőrizni kell, továbbá biztosítani, hogy a későbbi beszerzésű anyagok a korábban beszerzetteket követően legyenek használva.

Az egyes Művelődési Házak belső ellenőrzési vizsgálatáról: NGSZ/4461-11/2013/I001számon készült jelentés a következő fontosabb javaslatokat tartalmazza: - A hatályos Alapító Okiratnak és a jelenleg érvényes jogszabályoknak megfelelően a SZMSZ és az Ügyrend aktualizálása, új szabályzatként történő kibocsátása szükséges, továbbá a jogszabályi változások miatt intézkedni kell a FEUVE szabályozása helyett a Belső Kontrollrendszer Szabályzata kibocsátására. Az egyéb szabályzatok esetén a jogszabályváltozás miatti aktualizálásokat szintén el kell végezni. - A Művelődési Házak között létrejött megállapodás aktualizálása, újra tárgyalása és új megállapodás szükséges a pénzügyi és számviteli rend biztosítása, illetve az egyes intézmények szabályszerű működése érdekében. A jelenlegi gazdasági környezetben nem célszerű az intézmények összevonásával új intézményt létrehozni. - Biztosítani kell, hogy az egyes pályázatok, kis és nagy rendezvények esetében készüljön a teljes „rendezvényre vonatkozó előzetes költségvetés” és a teljes rendezvényre vonatkozó elszámolás. Amennyiben az előzetes, vagy módosított költségvetés szerinti fedezet nem áll rendelkezésre és a szükséges fedezet nem biztosítható a rendezvény nem valósítható meg. - Az intézményekben valamennyi szigorú számadású bizonylatnak szerepelni kell a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásában, a felhasználást és az elszámolást egyaránt 6

dokumentálni kell, továbbá az intézmények esetében biztosítani kell, hogy a napi „pénztárnyitástól a zárásig” terjedő időszakban ugyan az a személy kezelje a pénztárat. A másik dolgozó (igazgató, szakalkalmazott) a záráskor végezze el a pénztár ellenőrizést. - A Petőfi Sándor Művelődési Ház Pénzkezelési Szabályzatát módosítani szükséges a Gazdasági Iroda vonatkozásában. A jelenlegi engedélyezett pénzkészlet összegét a szükséges szinten javasolják meghatározni. - Szükségesnek tartják az egyes intézményekben rendezett kiállítások esetén a kiállított alkotások jegyzékét és fotó dokumentációját az idegen eszközökhöz hasonlóan elkészíteni és a kiállítás tartama alatt megfelelően (idegen eszköz) kezelni. Korábban átvett, de már visszaadatott eszközök dokumentációit, a munkapéldányokat, illetve amely dokumentum helyett már aktualizált újabb példány készült, azt az iratanyagból kiemelni és irattározni szükséges. - Javasolják, hogy az intézményben elhelyezett idegen eszközök esetén az átadás-átvételről minden esetben készüljön dokumentum (az NGSZ által kiadott formában és bizonylatokon), melyen az átvétel tárgyát képző eszköz, annak tulajdonos által közölt értéke, az átadó és az átvevő aláírása is szerepel, továbbá célszerű a visszavétel előrelátható időpontját is rögzíteni. - Gondoskodni szükséges az idegen eszköz KATI nyilvántartásban rögzítéséről. Amennyiben az eszközt a tulajdonos elszállítja az intézményből, kezdeményezni kell az eszköz kivezetését. A több tételből álló gyűjtemények db szám meghatározásával együttesen is nyilvántartásba vehetők.

Az NGSZ gazdasági körzetekben végzett vizsgálatok során feltárt hiányosságok, hibák javítására, a munkavégzés színvonalának növelése érdekében tett fontosabb javaslatok: - A gazdasági körzetek és a hozzá tartozó telephelyek tekintetében szükséges egy egységes formátumú, Excel alapú fogyóeszköz (irodaszer és karbantartási anyag) nyilvántartás kialakítása, ahol egy Excel munkafüzeten belül látható a felleltározott rendelkezésre álló készletet, a beszerzés és a felhasználás. Továbbá javasolják egy Excel alapú raktári készletnyilvántartás bevezetését, amely a telephelyen használatban lévő, illetve tartalékba eltett eszközöket, alkatrészeket és egyéb anyagokat a beszerzési és nyilvántartási ártól függetlenül mennyiségileg is tartalmazza, hogy a karbantartás során adott esetben biztosítani lehessen az utánpótlást, illetve kiküszöbölhető legyen az indokolatlan beszerzés. - Szükséges az NGSZ központra és a telephelyekre vonatkozó és a jelenlegi jogszabályoknak és körülményeknek megfelelő szabályzatok kibocsátása, a telephelyek működését jelenleg operatív utasítások és körlevelek szabályozzák. Gondoskodni kell az Nevelési-Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálata új Szervezeti és Működési Szabályzata és a többi kapcsolódó szabályzat kibocsátásáról és hatályba léptetéséről. - Gondoskodni kell az egyes telephelyeken dolgozó munkatársak tevékenységét szabályozó ügyrendek kibocsátásáról, hogy valamennyi telephelyen, azonos módon végezzék az ott dolgozók az ügyintézéssel kapcsolatos feladataikat. Javítani szükséges a telephelyek és az NGSZ központ közötti kommunikációt (a kétirányú információáramlást). - A telephelyeken lévő épületek jelentős részénél a korábbi időszakban nem történt meg a rendszeres karbantartás, több épületben, illetve helyiségben kíméletlen használat, illetve rongálás nyomok észlelhetőek, különösen a vizes blokkoknál. Szükségesnek tartják, hogy a gondnok, illetve a gazdasági titkár rendszeresen ellenőrizze a telephelyet és ahol szándékos károkozást (rongálást) észlel, tegye meg a szükséges intézkedéseket, hogy a károkozó, vagy a KLIK a helyreállítást térítse meg. 7

- A telephelyen korábban működő önkormányzati intézmények különböző segítséggel cserélték le, illetve modernizálták a felszereléseket, ezek részben alapítványi tulajdonba maradtak. Célszerűnek tartják az idegen eszközök tulajdonosaival (kuratórium...) megállapodni abban, hogy véglegesen adják át az eszközöket azzal, hogy azok az ott működő iskola tanulói érdekében kerüljenek felhasználásra. A lecserélt, de jó minőségű eszközöket javasolják más, a telephelyen lévő rosszabb minőségűvel kicserélni, illetve más telephelyen lévő rosszabb állapotú eszközt ezekkel lecserélni. - A Kollégiumi Gazdasági Körzet esetében a szállásszervezői feladatokra jelenleg egy, még a Szegedi Városi Kollégiumok Igazgatója által kibocsátott SZVK Szállásszolgáltatási és Helyiségbérbeadási Szabályzat tartalmaz előírásokat. A szabályzat teljes mértékben nem használható, részben az időközben bekövetkezett szervezeti változások, részben a jogszabályváltozások miatt, ezért szükséges a szállásértékesítés teljes folyamatát szabályozó ügyrend kibocsátása.

Az NGSZ Személyzeti – Munkaügyi tevékenységét érintő vizsgálat észrevételeihez kapcsolódóan a fontosabb javaslatok az alábbiak: - A jelenlegi munkavállalók személyi anyagát ellenőrizni szükséges, és a hiányzó iratokat pótolni a korábbi munkáltató által tévesen rögzített adatokat javítani kell, illetve gondoskodni kell arról, minden dolgozónak a jelenlegi, tényleges munkakörének megfelelő munkaköri leírása és kinevezése (megbízása) legyen. - A „többletként” átvett dolgozók (7 fő, különösen a 2 fő nyugállományba vonuló) felmerülő többletköltsége és létszámtöbblete miatt korrekciót kell kérni, illetve a kistérségtől átvett intézményekhez szükséges létszámra (hiányzó és kiszervezett portaszolgálat) kezdeményezni a létszámnövelés engedélyezését. - A Személyzeti és Munkaügyi csoporthoz javasolják egy fő ideiglenes beállítását az elmúlt félév során elmaradt (áthelyezésekkel összefüggő) adminisztrációs feladatok pótlására. - Célszerű a következő időszakra a „Humánpolitikai munkaterv” (szakmai képzés, továbbképzés és nyugállományba vonulók pótlása tartósan távollévők helyettesítése biztosítása érdekében) elkészítését, különös tekintettel arra, hogy néhány telephelyen az átlagéletkor az 50 évet meghaladja. - Gondoskodni kell a TITÁN rendszer KATI moduljának és a Felhő rendszernek a rendszerbe állításáról és megfelelő működtetéséről, valamint a telephelyi egységes nyilvántartási rendszer kialakításáról. - Javasolják a telephelyen dolgozó gazdasági titkárokat egyértelműen utasítani, hogy a havi távollét jelentési kötelezettségüknek minden hónapban az előírt formában tegyenek eleget, a nemleges jelentések esetében is. - Biztosítani kell, hogy az NGSZ és valamennyi telephelye esetében csak az NGSZ központ által kiadott szigorú számadású nyomtatványokat használják (szabadság engedély, nyugtatömb) és a felhasznált tömbökkel az érintetteket el is kell számoltatni. - A szabadság nyilvántartásra fel kell vezetni a vezető gazdasági titkárokat, illetve az NGSZ Központ üzemeltetési csoportjának új dolgozóit, hogy az igénybe vehető és igénybe vett szabadnapok száma, ütemezése dokumentált legyen. A szabadság nyilvántartáson a ténylegesen igénybe vett napokat naprakészen rögzíteni kell. A jelenléti íven igazolásra kötelezett vezetők a beosztott dolgozók jelenlét dokumentálását hetente ellenőrizzék és a hiányzó bejegyzések pótlása érdekében haladéktalanul intézkedjenek. 8

2. A többi önállóan működő és gazdálkodó intézmény (az Önkormányzat irányítása alá tartozó, NGSZ-en kívüli intézmények) belső kontrollrendszere működésének értékelése az intézmények által készített 2013. évi belső ellenőrzési jelentés alapján 2.1. A többi önállóan működő és gazdálkodó intézmény működésének, a belső kontrollrendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének javítása érdekében tett fontosabb javaslatok - A Somogyi- Könyvárnál a kontrollkörnyezetet érintően a belső szabályzatok aktualizálása terén voltak tapasztalhatók hiányosságok, ezért a belső ellenőrzés a megváltozott megyei feladat ellátásához és annak új rendszerű költségvetési finanszírozásához igazodóan a kapcsolódó belső szabályzatok aktualizálását (ügyrendek, munkaköri leírások, számviteli szabályzatok kiegészítése, ellenőrzési nyomvonal módosítása) javasolta. - Az adatbázis építés és publikálási folyamat áttekintése alapján az ellenőrzés erre a folyamatra önálló szabályzat készítését javasolta, amelyet – a helyes gyakorlati eljárások szabályzatba történő beillesztése érdekében - meg kell előznie az EMMI Könyvári Főosztállyal történő szakmai konzultációnak. - Az ellenőrzés javasolta az Ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatát, átdolgozást, kiegészítését követően az ellenőrzési nyomvonal gyakorlati működésének kiterjesztését és a FEUVE elvégzésének dokumentálását, valamint a vezetői nyomon követés alapját képező kontrollmutatók kijelölését és folyamatos értékelését. - Több intézményben irányult az ellenőrzési javaslat a jelenleg érvényben lévő szabályzatok (pl. Leltározási Szabályzat, Pénzkezelési Szabályzat, Beszerzési Szabályzat) aktualizálásának szükségességére. - Gépjárműköltségek elszámolását alátámasztó dokumentumok szabályszerűségének és teljességének biztosításáról kell gondoskodni.

(menetlevél,

szabályzat)

- Kockázatot tárt fel az ellenőrzés az áfa elszámolását biztosító ügyviteli program hiányosságai miatt. - A közbeszerzésekhez kapcsolódó analitikus nyilvántartások hiányosságaira, az ezzel kapcsolatos problémák megoldására is felhívta az ellenőrzés a figyelmet. 2.2. A belső kontrollrendszer öt elemének értékelése Kontrollkörnyezet: A beszámolók tanúsága szerint az intézményekben a szervezeti célok elérése érdekében az alapvető feladatok írásban rögzítésre kerültek, az ügyintézők feladatai szabályozottak, de a szabályzatok több esetben hatályon kívül helyezett jogszabályokon alapulnak. A szabályzatok aktualizálásának elmaradása (a Somogyi- Könyvtár esetében) külső okokra (jogszabályok késve történő megjelenése) is vezethető. Kiemelendő, hogy a Somogyi-Könyvtár 2013. évben elkészítette a Belső kontroll szabályzatát. Kockázatkezelés: A kockázatok kezelésére a szabályzatok az intézmények többségében elkészültek, meghatározásra kerültek a szervezeti célok. A kockázati tényezőket az intézmények felmérték, a csökkentésük érdekében szükséges intézkedéseket megtették. Az egyik intézmény (Somogyi Károly Könyvtár) megkezdte a kockázati nyilvántartás vezetését, amely a felmerülő kockázatokat és kezelésük módját tartalmazza.

9

Kontrolltevékenység: A beszámolók szerint az intézményekben a kötelezettségvállalási, engedélyezési eljárások szabályozottak, a gazdálkodás területére az ellenőrzési nyomvonal kialakított, a feladatok és felelősségek köre szabályozott, ezáltal biztosított a hatékony kontroll. Az egyik költségvetési szervnél ( Somogyi- Könyvtár) új ellenőrzési nyomvonal lépett hatályba, amelynek betartásával az ellenőrzés szerepe, gyakorlati alkalmazása kitágult és a középvezetői szint kontrollszemléletének erősödése is megmutatkozik. Információ és kommunikáció: Az Önkormányzat és az intézmények, valamint az intézményvezetők és a belső ellenőrök közötti kommunikáció – az éves belső ellenőrzési jelentés szerint - megfelelő: rendszeres vezetői értekezleteken történik a feladatok kijelölése, értékelése, a középvezetők beszámolnak a kapott feladatok elvégzéséről a területüket érintő aktuális feladatokról. Monitoring: Elsősorban az önkormányzati és statisztikai adatszolgáltatások, az intézményeket és az Önkormányzatot érintő főbb adatok ismertetése során, azok elemzésével, továbbá a belső ellenőrzés működtetésével valósul meg. III. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK HASZNOSULÁSA, AZ INTÉZKEDÉSI TERVEK MEGVALÓSÍTÁSA 1. Az NGSZ intézkedési terveinek megvalósítása az NGSZ által készített 2013. évi belső ellenőrzési jelentés alapján A Nevelési - Oktatási Intézmények Gazdasági Szolgálatának belső ellenőrzésére beérkezett, a lefolytatott vizsgálatot követően készített jelentésben foglalt észrevételek és javaslatok realizálásával (végrehajtásával) kapcsolatos intézményi tájékoztatók alapján az intézkedési tervek végrehajtásának folyamata az alábbiak szerint foglalható össze: - Az NGSZ új Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint a SZMSZ mellékletét képező fontosabb szabályzatok kibocsátása folyamatban van. A korábban nem szabályozott területek esetében az ügyrendek egységes eljárásrendek az új munkaszervezetek, szervezeti egységek tevékenységének úgynevezett finom hangolásával párhuzamosan történik. - Az áthelyezett, illetve az új munkavállalók személyi anyagának ellenőrzése és egységes kezelésének kialakítása megtörtént, most már az iratok és a rögzített adatok felülvizsgálata folyik. - A „Humánpolitikai munkaterv” elkészült, a szakmai képzés, továbbképzés és nyugállományba vonulók pótlása, tartósan távollévők helyettesítése biztosítása érdekében. Jelenleg a közcélú foglalkoztatottak alkalmazásával kapcsolatos feladatok folynak. - Az egységes javító és karbantartó szervezet kiépítése befejeződött, a munkarend kialakítása megtörtént, a bázisműhelyek üzemelnek, a mobil brigádok munkavégzése folyamatos. - A telephelyeken a selejt és felesleges eszközök hasznosítási eljárása folyik, a selejtezés egyidejű előkészítésével. - Az ellenőri jelentés alapján készült ütemtervek végrehajtása az eredeti ütemezés szerint történik. - Az ÓVI visszajelzése szerint az Ügyrend az intézmény szervezeti egységeit érintő részletes eljárásrendek, felelősök és hatáskörök meghatározása, a vezetendő nyilvántartások részletes rögzítése elkészült. A beszerzési tevékenység szabályozására szolgáló Beszerzési Szabályzat aktualizálása megtörtént.

10

- A dologi kiadás igény bejelentőlapokat gyűjtő dossziékon a tagóvoda megnevezése mellett az időszak megjelölése, a mappán belül az egymást követő évek anyagainak jól látható elválasztása, az igénylőlapok azonosítószámmal történő ellátása a gördülékenyebb iratkezelés és a dokumentáció könnyebb ellenőrizhetősége céljából végrehajtva. - Az óvodákban és az Igazgatóságon az előírt fertőtlenítő és mosogatószerek tényleges felhasználásának biztosítása folyamatban van. A tisztító és fertőtlenítő, takarítószerek és eszközök teljes körű leltározása megtörtént és az autentikus nyilvántartás felvétele mellett annak folyamatos kontrollált vezetése biztosított. - A tagóvodákban és az ÓVI-ban tárolt vegyszerek használhatósági idejének ellenőrzése, a még használható anyagok mielőbbi (a készleten lévő legkésőbb beszerzett anyagok előtti) felhasználása, valamint személyes ellenőrzés megtörtént, a nyári takarítási szünetben az óvodák a raktáron lévő szereket használták fel, a lejárt szavatosságú szerek megsemmisítésre fognak kerülni. A kapott jelzés szerint a szükséges intézkedések megtörténtek, a főbb jelzések: - Valamennyi művelődési ház tekintetében: A hatályos Alapító Okiratnak és a jelenleg érvényes jogszabályoknak megfelelően az SZMSZ és az Ügyrend aktualizálása megtörtént, a Humán Közszolgáltatási Iroda Művelődési Osztályára engedélyezésre beadva. - A belső kontrollrendszer szabályzat elkészült, engedélyeztetése folyamatban van. A Művelődési Házak között létrejött megállapodás aktualizálása, újratárgyalása folyamatban van. - Kecskési Művelődési Ház jelzése szerint: Az aláírási címpéldányokat aktualizálják. Felesleges, hatályukat vesztett szabályzatok, rendeletek megsemmisítése megtörtént. A szigorú számadású nyomtatványok adminisztrációs hibáját kijavították. - Tömörkény I. Művelődési Ház tájékoztatása alapján: A pályázatok esetében, valamint a kis és nagy rendezvények esetén folyamatosan készítenek a rendezvényekre, az intézményre vonatkozó előzetes költségvetést és intézményre vonatkozó elszámolást. Amennyiben az előzetesen kalkulált összeg (támogatás vagy más bevétel, kiadás) módosul, természetesen módosítani kell a költségvetést és a programokat, hogy a szükséges fedezet biztosított legyen. Törekszenek arra, hogy a rendezvény teljes költségvetésére rálássanak, és azt megjelöljék az elszámolásban. Az idegen eszközöket a KATI nyilvántartásban rögzíti. Amennyiben a tulajdonos az eszközt elszállítja az intézményből, kezdeményezi az eszköz kivezetését. A „Rózsaszobában” lévő kisebb eszközöket (tányérok, csészék stb.) a rózsatermesztéssel kapcsolatos használati eszközöket, kosarakat db szám meghatározásával gyűjteményként kezeli s az eddig kimaradt eszközöket ilyen formában nyilvántartásba veszi. A többi eszköznyilvántartásra vonatkozóan folyamatban lévő feladatokat, a rögzítéseket és kivezetéseket kezdeményezi. - Petőfi S. Művelődési Házban: a nagy rendezvényeknél kötelezően bevezetik az előkalkulációt, amely tartalmazza az előzetes költségvetést és utána az elszámolást. Törekszenek arra, hogy a rendezvény teljes költségvetésére rálássanak, és azt megjelöljék az elszámolásban. A szigorú számadású bizonylatokat szerepeltetik a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásában, a felhasználást és az elszámolást dokumentálják. - Móricz Zs. Művelődési Házban: Kiemelt nagy rendezvényekről összesített költségelszámolást készítenek. A szigorú számadású bizonylatokat szerepeltetik a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásában, a felhasználást és az elszámolást dokumentálják. - Heller Ö. Művelődési Házban: A már felhasznált jegytömbök tőpéldányait átadja a gazdasági irodának további intézkedésre. Lehetőség szerint biztosítják, hogy a pénztárat a nyitástól a zárásig terjedő időszakban ugyanaz a személy kezelje. 11

- A Petőfi Sándor Művelődési Ház Pénzkezelési Szabályzatát módosítják a Gazdasági Iroda vonatkozásában és a jelenleg engedélyezett pénzkészlet összegét a szükséges szinten határozzák meg.

2. Az intézkedési tervek megvalósítása a többi (NGSZ-en kívüli) önállóan működő és gazdálkodó költségvetési intézménynél az általuk készített 2013. évi belső ellenőrzési jelentés alapján A beszámolás évében a Somogyi-Könyvtár intézményvezetője a vizsgálatok alapján 3 intézkedési tervet dolgozott ki a belső ellenőr javaslatai alapján. Az elkészült intézkedési tervek tartalmukban megegyeztek a belső ellenőr által tett javaslatokkal. A 2013. évben lejárt határidejű intézkedések száma összesen 13, amiből 6 intézkedés végrehajtása 2012. évről húzódott át 2013. évre. Az áthúzódó intézkedések közül 1- jogszabály változások miatti hatálytalanná válásának okán – törlésre került, így a 2012-ről áthúzódó intézkedések száma 5-re csökkent. A 2013. éven kiadott 2013. évi határidős intézkedések száma:8., amelyek teljesítése megtörtént, további 8 intézkedés várhatóan 2014. évben kerül végrehajtásra. A végre nem hajtott 13 intézkedésből 3 lejárt határidejű. Az intézkedések teljesítése szorosan összefügg, az elmaradás oka jogértelmezési kérdések tisztázására vezethető vissza. A Szegedi Nemzeti Színház beszámolója szerint a javaslatok hasznosítása folyamatban van, a többi, ugyanazon belső ellenőrhöz (külső szolgáltatóhoz) kapcsolódó intézmény (Szent-Györgyi Albert Agóra, Kövér Béla Bábszínház, Szegedi Szimfonikus Zenekar, Móra Ferenc Múzeum, SZMJV Bölcsődék) éves ellenőrzési jelentése intézkedési tervek készítésére és azok megvalósítására vonatkozó részt nem tartalmaz. A fenti, 2013. évi összefoglaló éves ellenőrzési jelentést – az NGSZ és a többi önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv által elkészített 2013. évi éves belső ellenőrzési jelentések alapján összeállította: Nemesné Kocsis Ildikó (belső ellenőrzési osztályvezető).

12