ÖSSZEFOGLALÓ DOKUMENTUM III-IV. MÉRFÖLDKŐ

ÖSSZEFOGLALÓ DOKUMENTUM III-IV. MÉRFÖLDKŐ HALMAJ KÖRJEGYZŐSÉG POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK ÉS ÖNKORMÁNYZATI INTÉZMÉNYEINEK SZERVEZETFEJLESZTÉSE

(ÁROP 1.A.2)

2009. NOVEMBER 30.

Halmaj Körjegyzőség polgármesteri hivatalának és önkormányzati intézményeinek szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2)

Tartalom 1. Vezetői összefoglaló .................................................................................................................... 4 2. Bevezető....................................................................................................................................... 8 3. A feladatok bemutatása, célkitűzések .......................................................................................10 4. Működési folyamatok és a szervezeti felépítés optimalizálása ................................................10 5. Beazonosított fejlesztendő területek..........................................................................................16 5.1 Munkafolyamatok felosztása, munkaszervezés ................................................................16 5.2 Papír alapú kommunikáció csökkentése............................................................................19 5.3 Együttműködés, kommunikáció ........................................................................................19 6. Költségvetési gazdálkodás ........................................................................................................21 6.1 Költségvetési gazdálkodás célja, feladatai .........................................................................21 6.2 Érintettek, a települések gazdálkodásának és költségvetésének főbb jellemzői ...............22 6.3 Költségvetési gazdálkodás jelenlegi gyakorlatának bemutatása .......................................23 6.4 Tanácsadói megállapítások - összefoglalás ........................................................................26 6.5 Pénzügyi és gazdálkodási hatékonyság javítása ...............................................................27 7. Informatikai fejlesztések............................................................................................................33 7.1 Tárgyi eszköz nyilvántartó szoftver bevezetése ................................................................33 7.2 Adatok biztonsági mentése ................................................................................................36 7.3 Honlapfejlesztési javaslatok ...............................................................................................37 8. Humán fejlesztési feladatok ......................................................................................................40 8.1 „Vezetőképző szeminárium” – vezetőképző tréning (2009. augusztus 25-26.) .................40 8.2 „Projektmenedzsment tréning” – projektmenedzsment képzés (2009. szeptember 15.)...41 8.3 „Az ügyfélszolgálat művészete” - ügyfélszolgálati képzés (2009. szeptember 22.) ..........43 8.4 Teljesítményértékelés .........................................................................................................44 9. Folyamatos fejlesztés, mutatószámok .......................................................................................51

2


Mellékletek listája 1. számú melléklet

Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási feladatok folyamatábra

2. számú melléklet

Népesség-nyilvántartási feladatok folyamatábra


Anyakönyvi feladatok folyamatábra


Szociális feladatok folyamatábra


Költségvetés és stratégia készítése, összehangolása folyamatábra


Költségvetés elszámolása folyamatábra


Adóügyi feladatok folyamatábra


Pénztárkezelés folyamatábra


Szabálysértések kezelése folyamatábra


Teljesítmény értékelése folyamatábra


Kontrolling folyamatábra


Szabályozó dokumentumok létrehozása, felülvizsgálata folyamatábra


Rendeletek alkotása folyamatábra


Kontrolling táblák


Igénylőlap


Jelenléti ív - TENYI (Tárgyi eszköz nyilvántartó alkalmazás)


Átvételi nyilatkozat – TENYI (Tárgyi eszköz nyilvántartó alkalmazás)


Elektronikus szolgáltatási szintek


Új honlapstruktúra


Hallgatói anyag – „Vezetőképző szeminárium”


Jelenléti ív – „Vezetőképző szeminárium”


Tréning értékelő lapok – „Vezetőképző szeminárium”


Hallgatói anyag – „Az ügyfélszolgálat művészete” tréning


Jelenléti ív – „Az ügyfélszolgálat művészete” tréning


Tréning értékelő lapok – „Az ügyfélszolgálat művészete” tréning


Jelenléti ív – Projektmenedzsment tréning


Hallgatói anyag – Projektmenedzsment tréning


Tréning értékelő lapok – Projektmenedzsment tréning


Egyéni Fejlődési Háló


Ügyfélelégedettség felmérő kérdőív


27 leggyakrabban keresett közszolgáltatás


Levél tervezet - az együttműködés elmélyítésére, partnerség erősítésére a civil és vállalkozói szférával

3


1.

Vezetői összefoglaló Halmaj település önkormányzata, Kiskinizs Önkormányzatával és az őket „összefogó” Körjegyzőséggel 2008-ban sikeresen pályázott az „Államreform Operatív Program A Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2)” keretében vissza nem térítendő támogatásra. Jelen dokumentum a „Halmaj Körjegyzőség polgármesteri hivatalának és önkormányzati intézményeinek szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2)” szervezetfejlesztő projektzáró, összefoglaló dokumentuma, amely: • a projekt I. és II. mérföldköve során elvégzett feladatokat tartalmazza, az azok kapcsán született megállapításokra és javaslatokra épül; több területen (pl.: folyamatok optimalizálása) kiegészítve, tovább bontva annak eredményeit; • tartalmaz mindemellett olyan megállapításokat és javaslatokat is, amelyek a III-IV. (összevont) mérföldkő megvalósítása során fogalmazódtak meg az akkor elvégzett szervezetfejlesztői munka eredményeként (pl.: honlapfejlesztés). Ez utóbbi megállapítások és javaslatok a következőkben felsorolt feladatok elvégzése eredményeképpen kerültek rögzítésre: • Az előző mérföldkő során felmért és rögzített működési folyamatok lefutás elemzése, valamint optimalizálása, mely során megvalósult a működési folyamatok szükséges módosítása, új folyamatok rögzítése; • Informatikai alkalmazás (tárgyi eszköz nyilvántartó rendszer - TENYI) teljes körű bevezetése; • A költségvetés gazdálkodási folyamatok részletes felmérése, fejlesztési javaslatok megfogalmazása, a gyakorlatban is jól alkalmazható dokumentumok, kontrolling táblák elkészítése, egységesítése; • A teljesítményértékelés és –mérés jelenlegi gyakorlatának részletes vizsgálata, konkrét – munkakör szinten meghatározott – teljesítményt mérő mutatók és alkalmazásukra vonatkozó javaslatok megfogalmazása a rendszer hatékonyabb működtetése érdekében; • Vezetők és a munkatársak képességeinek és készségeinek fejlesztése képzések keretében, a bevezetett informatikai rendszer oktatása: o „Vezetőképző szeminárium”, o „Az ügyfélszolgálat művészete” tréning, o Projektmenedzsment képzés, o tárgyi eszköz nyilvántartó alkalmazás oktatása. • A III. és IV. mérföldkő során beazonosított, további elemzéseknek alávetett fejlesztendő területek, úgy, mint: o a munkafolyamatok felosztása, munkaszervezés, o a papír alapú kommunikáció csökkentése, o az együttműködés, kommunikáció. • Honlap fejlesztési teendők elvégzése, további – ehhez kapcsolódó – javaslatok megfogalmazása; • A folyamatos fejlesztés érdekében, a jövőben megvalósításra váró feladatok (stratégiai mutatószámok bevezetése, ügyfél-elégedettség felmérő kérdőív).

4


A projekt II. mérföldkövének lezárásáig megtörtént a működési folyamatok ARIS AVE piacvezető módszertan szerinti, személyes interjúk keretében történő felmérése. Ezt követően a cél a rögzített működési folyamatok lefutás elemzése, majd optimalizálása volt, amikor is a működéssel kapcsolatos jobbító, a lefutásban tapasztalt problémákat feloldó, a folyamatokat felgyorsító, azokat optimalizáló javaslatok kerültek megfogalmazásra. A működési folyamatok mindegyike esetén a 4. fejezetben részletesen bemutatásra kerülnek a hozzájuk tartozó megállapítások és javaslatok (táblázatos formában). Az optimalizált folyamatok alapján történő munkavégzés segítségével a jövőben megvalósulhat a gyorsabb, hatékonyabb ügyintézés, jelentősen javulhat az ügyfélszolgálati tevékenységek ellátása. Kiegészítve a projekt II. mérföldkövéig megfogalmazott javaslatokat, jelen összefoglaló 5. fejezetében további fejlesztendő területek kerültek beazonosításra. Egyrészt az ügyintézés színvonalának növelése, a hivatali ügyek átfutásának csökkentése, az alacsonyabb költség mellett történő munkavégzés megvalósulása érdekében kerültek átgondolt javaslatok megfogalmazásra. Ezek témánként az alábbiak: • a hivatali ügyintézés egy helyszínre történő központosítása (Halmajon), A jelenlegi – két helyszínen történő – ügyintézési rend reformja, amely során a hivatali ügyek intézése teljes mértékben Halmaj településen valósul meg. Ennek megvalósulásához szükséges, hogy Kiskinizs lakói valamilyen formában támogatást kapjanak az irodába jutáshoz (pl. a település saját kisbuszának igénybevételével). • létszámbővítés a Körjegyzőség Hivatalában, Részletes összehasonlító elemzés, ajánlás és a hivatali munka felmérése során tapasztaltak alapján – elsősorban a pénzügy területén történő – létszámbővítés. • papír alapú kommunikáció csökkentése, A jelenlegi – a törvényi előírások alapján szükséges – nagymértékű papírfelhasználás mellett annak csökkentésére irányuló javaslatok. • együttműködési és a kommunikációs problémák: o kompetencia-fejlesztés (kommunikáció, együttműködés), és o rendszeres, dokumentált megbeszélések bevezetése, o partnerség erősítése a helyi vállalkozásokkal, civil szférával A megfelelő módon elvégzett kompetencia-fejlesztés segítségével és a rendszeresen megtartott, intézmények közötti, egyeztetések megvalósulásával a projektben részt vevő szervezetek együttműködése nagymértékben javulhat. Ez lehetőséget teremt a fenntartott intézmények és a hivatal közötti információáramlás javítására és a kölcsönösen megfogalmazott javaslatok beépítésére is a működésbe. Szintén fontos hogy a helyi vállalkozások és a civil szféra a jelenleginél nagyobb mértékben kerüljön bevonásra Halmaj és Kiskinizs vezetése során, hogy partnerként jelenjenek meg például a közszolgáltatások elvégzésében. Érdemes megvizsgálni azt is, hogy milyen további szolgáltatásokat tud nyújtani részükre a település, és hogy a döntési folyamatokba hogyan tudná nagyobb mértékben bevonni őket.

5


Jelen dokumentum jelentős részét képező 6. fejezet (Költségvetés gazdálkodás) teljes részletezettséggel mutatja be és elemzi a: • költségvetési gazdálkodás célját, feladatait: Általánosságban kerül bemutatásra, hogy hogyan kell működnie és milyen célokat szükséges kitűznie és elérnie a gazdálkodási tevékenységnek. • érintettek, a települések gazdálkodásának és költségvetésének főbb jellemzőit: A körjegyzőség, az önkormányzatok és a projektbe bevont minden intézmény gazdálkodásának bemutatása röviden, költségvetési számokkal alátámasztva. • költségvetési gazdálkodás jelenlegi gyakorlatának bemutatása: A jelenlegi gazdálkodási folyamatok bemutatása, rámutatva annak hiányosságaira, gyenge pontjaira. Az alfejezet teljes körűen mutatja be, hogy a jelenlegi folyamatok alapján hogyan történik a költségvetés elkészítése és elfogadása. A 6.4. alfejezet foglalja össze a gazdálkodás terén tapasztalt megállapításokat, majd a következő alfejezet mutatja be, hogy a pénzügyi és gazdálkodási hatékonyság hogyan javítható. Jelen dokumentum javaslatot tesz, és kiemelt figyelmet fordít az alábbi fejlesztést igényelő területekre: o kontrolling rendszer kialakítása és működtetése; o gördülő tervezés bevezetése; o zárt, egységes rendszerben történő tervezés megvalósítása; o átfogó stratégia és jövőkép kialakítása, kommunikációjának kiterjesztése; o ciklusprogram, stratégia és a szakpolitikai prioritások figyelembe vétele tervezéskor; o gazdasági döntések dokumentálása, pénzügyi felelősségvállalás szabályozása; Az összefoglaló 7. fejezetében a megvalósult informatikai fejlesztések kerülnek bemutatásra. Ezek az alábbi két pontban foglalhatóak össze: • tárgyi eszköz nyilvántartó szoftver (TENYI) teljes körű bevezetése és oktatása: Az alkalmazás és a hozzá tartozó hardverek leszállítása, telepítése, konfigurálása, a felhasználók részére történő oktatása mind a projekt részét képezte. Megállapítható, hogy a bevezetésre került szoftver megoldás nagyban hozzájárul a tárgyi eszközök nyilvántartásának átláthatóságához, a hatékony és gyors munkavégzéshez, a rendszerhez elérést biztosítva akár több helyszínről is (pl.: Gárdonyi Géza Általános Iskola és Napközi Otthonos Óvoda). • honlapfejlesztés terén végzett feladatok bemutatása, Halmaj honlapjának fejlesztése annak érdekében, hogy: o az elektronikus ügyintézés 1. szintjének megfelelő tartalommal rendelkezzen, o áttekinthető, jól strukturált formában szolgálja az információáramlást az önkormányzat és a civil-, illetve vállalkozói szféra között. A tapasztalatok alapján szükségessé vált az elektronikusan tárolt adatok megfelelő mentéséhez kapcsolódó javaslatok megfogalmazása is.

6


Az összefoglaló 8. fejezete teljes részletezettséggel mutatja be a projekt során megvalósult humán fejlesztéseket. A részletes tematika segítségével kerül felsorolásra és bemutatásra, miként zajlott: • a „Vezetőképző szeminárium” (2009. augusztus 25-26.); • a „Projektmenedzsment tréning” (2009. szeptember 15.); • és „Az ügyfélszolgálat művészete” (2009. szeptember 22.). A fenti tréningek lefolyatásának célja volt, hogy a vezetőket és az ügyintézőket egyaránt megismertesse, és gyakorlati megoldásokat adjon elsősorban a kommunikáció, az együttműködés, a konfliktusok kezelése, az időgazdálkodás területén. Kiemelt figyelmet és így külön tréninget kapott a projektszemlélet megvalósítását célzó tréning. A visszajelzések alapján – mint ahogy azt a tréning értékelő lapok is mutatják (22, 25 és 28-as melléklet) – a résztvevők sokat profitálnak munkájuk során az ott elsajátítottakból. A fejezet végén megtalálható, hogy milyen további képzések, tréningek javasoltak a továbbiakban a körjegyzőség, az önkormányzat és a fenntartott intézmények részére. Humán fejlesztés kapcsán kiemelt szerepet kapott a teljesítménymérés- és értékelés, amely ugyan „előírás” a közigazgatásban, működtetése azonban még nem kiforrott. Ezen a területen is kellő részletezettséggel található meg, hogy mely részterületeken kell még fejlődnie Halmaj Körjegyzőségének. Ehhez a gyakorlatban is jól megvalósítható: • módszertani segítséget • és munkakörökre szabott teljesítményt mérő mutatószámokat nyújt az összefoglaló utolsó alfejezete. Itt kerül kibontásra az a folyamat, amelynek következetes működtetése szintén hatékonyabb munkavégzést eredményez a jövőben. A dokumentum záró fejezete abban kíván hathatós segítséget nyújtani, hogy a projekt zárása után – a bevezetett rendszerek alkalmazásával – hogyan lehet fenntartani a fejlődést, hogyan mérhető: • stratégia megvalósulása – stratégiai mutatószámok, • az ügyfelek elégedettsége és ez által a hivatal munkájának minősége. Ez utóbbira – mint a gyakorlatban azonnal alkalmazható, a Körjegyzőség részére készített eszköz – egy ún. Ügyfél-elégedettség felmérő kérdőív került kidolgozásra (29. számú melléklet). A projektben lefektetett fő célok, valamint az azokból kibontott részcélok a II. mérföldkőhöz kapcsolódó, valamint jelen összefoglalókban – az elvégzett feladatok szintjén – mind kibontásra kerültek, és a projekt végére teljes körűen megvalósultak.

7


2.

Bevezető Halmaj település önkormányzata, Kiskinizs Önkormányzatával és az őket „összefogó” Körjegyzőséggel, 2008-ban sikeresen pályázott az „Államreform Operatív Program - A Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2)” keretében vissza nem térítendő támogatásra. A kiírt pályázat fő célja, hogy a fenti igazgatási szervek - a fenntartott önkormányzati intézmények bevonásával (Közösségi Ház és Könyvtár, Gárdonyi Géza Általános Iskola és Napközi Otthonos Óvoda, Háziorvosi szolgálat) komplex szervezetfejlesztést hajtsanak végre. Ennek szakmai lebonyolítására hirdetménnyel induló, egyszerű közbeszerzési eljárást írtak ki, amely során a megbízást a jelentős szervezetfejlesztési referenciákkal rendelkező GRID CEE Tanácsadó Zrt. nyerte el. A sikeres szervezetfejlesztés fókuszában 3 fő cél, azon belül 21 részcél állt: 1. a döntési mechanizmusok korszerűsítése (12 részcél), 2. a költségvetési gazdálkodás javítása (6 részcél), 3. és a partnerség erősítése (3 részcél). A fenti részcélokkal összhangban, a GRID CEE Tanácsadó Zrt. által – egy erre kidolgozott módszertan alapján – kerültek megvalósulásra a fenti célok. A szervezetfejlesztés – annak érdekében, hogy a legjobb eredményt érje el – az alábbi három fő terület fejlesztésével került megvalósításra: •

Folyamatok menedzselése A hivatal működési folyamatainak felmérése, lefutás elemzése és optimalizálása képezte a szervezetfejlesztés alapját. A fenntartott intézményeket is érintő működési folyamatok – II. mérföldkő során történő – felmérése majd a projekt zárásaként megvalósuló optimalizálása adta az ún. „hard” (strukturális) oldalát a munkának. A szervezetfejlesztés ezen része képezte az alap funkciók végrehajtásának, a szabályozó dokumentumok létrehozásának, felülvizsgálatának, a teljesítmény értékelésnek, valamint a gazdálkodási folyamatok reformjának alapját.

•

Humán szervezetfejlesztés A működési folyamatok felmérése és optimalizálása mellett az azokat működtető munkatársak képzésére is szükséges energiát fordítani. A működésben betöltött szerepük, a szerepkörök, feladataik meghatározását követően a dolgozókkal egyetértésben kijelölésre kerültek a szükséges fejlesztendő területek. Egyrészről a vezetők és munkatársak készségei kerültek fejlesztésre tréningek formájában, másrészről a jelen lista 3. pontjában bemutatott, bevezetésre került informatikai eszköz felhasználói oktatása valósult meg.

•

Új informatikai eszköz bevezetése A működési folyamatokat támogató informatikai eszközök közül egy tárgyi eszköz nyilvántartó program (TENYI) került bevezetésre, amely hatékony segítséget nyújt az intézmények tárgyi eszközeinek megfelelő nyilvántartásában.

8


A projekt I. és II. mérföldköve során elvégzett feladatokat, az azok kapcsán született megállapításokat és javaslatokat a már összeállított és Halmaj részére átadott „II. fázis összefoglaló - Halmaj Körjegyzőség polgármesteri hivatalának és önkormányzati intézményeinek szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2)” dokumentum tartalmazza. Jelen összefoglaló ezekre a megállapításokra és javaslatokra épül; több területen (pl.: folyamatok optimalizálása) kiegészítve, tovább bontva annak eredményeit. Tartalmaz mindemellett olyan megállapításokat és javaslatokat is, amelyek a III-IV. (összevont) mérföldkő során fogalmazódtak meg, az akkor elvégzett szervezetfejlesztői munka eredményeként (pl.: honlapfejlesztés). Az összevont III. és IV. mérföldkő során – amely egyben a projekt zárását is jelenti – az alábbi részcélok kerültek megfogalmazásra: Döntési mechanizmusok korszerűsítése terén: •

A hivatalon belüli koordinációs funkció színvonalának növelése;

•

Az önkormányzati intézmények jogosultságok átstrukturálása;

•

Az önkormányzat által felügyelt intézményekkel való rendszeres információáramlás folyamatának korszerűsítése, illetve az intézményektől érkező visszacsatolás beépítése a hivatal működésébe;

•

A közintézmények költséghatékonyabb és/vagy eredményesebb működésére irányuló szervezet átalakítási programok kidolgozása;

•

A hivatal működését, illetve a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérő mutatószámok bevezetése;

•

Szervezeti szintű teljesítménymérési és értékelési eszközök bevezetése;

•

A projekt szemlélet megerősítése;

felügyeletének

átalakítása,

a

döntési

A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása terén: •

Új költségvetés tervezési és végrehajtási technikák alkalmazása

•

Pénzügyi és költségvetés végrehajtási ellenőrzés javítása

A partnerség erősítése terén: •

Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság naprakész tájékoztatásának javítására, a döntések nyilvánossá tételére

•

A civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezésének mechanizmusa

•

Szervezeti és informatikai megoldások a hálózatok létrehozására, illetve a hálózatokon nyugvó működési mód elterjesztésére

9

és

folyamatos


3.

A feladatok bemutatása, célkitűzések A projekt III. és IV. (összevont) mérföldkövei során az alábbi feladatok kerültek elvégzésre: •

Az előző mérföldkő során felmért és rögzített működési folyamatok lefutás elemzése és optimalizálása (folyamatok szükséges módosítása, új folyamatok rögzítése);

•

Informatikai alkalmazás (tárgyi eszköz nyilvántartó rendszer - TENYI) teljes körű bevezetése;

•

A költségvetés gazdálkodási folyamatok részletes felmérése, fejlesztési javaslatok megfogalmazása, a gyakorlatban is jól alkalmazható dokumentumok, kontrolling táblák elkészítése, egységesítése;

•

A teljesítményértékelés és –mérés jelenlegi helyzetének részletes vizsgálata, javaslatok megfogalmazása a hatékony működtetés érdekében;

•

Vezetők és a munkatársak humán képzése, a bevezetett informatikai rendszer oktatása:

•

• •

4.

o

„Vezetőképző szeminárium”,

o

„Az ügyfélszolgálat művészete” tréning,

o

Projektmenedzsment képzés

o

tárgyi eszköz nyilvántartó alkalmazás oktatása.

A III. és IV. mérföldkő során beazonosított, további elemzéseknek alávetett fejlesztendő területek, úgy, mint: o a munkafolyamatok felosztása, munkaszervezés, o a papír alapú kommunikáció csökkentése, o az együttműködés, kommunikáció. Honlap fejlesztési teendők elvégzése, további – ehhez kapcsolódó – javaslatok megfogalmazása; A folyamatos fejlesztés érdekében, javaslatok megfogalmazása a jövőben megvalósításra váró feladatokra.

Működési folyamatok és a szervezeti felépítés optimalizálása A projekt II. mérföldkövéig megtörtént a működési folyamatok felmérése, azok rögzítése az előző (II. mérföldkőhöz kapcsolódó) összefoglalóban már bemutatott ARIS adatbázisalapú folyamatmenedzsment alkalmazás segítségével. Ezt követően a cél a rögzített működési folyamatok lefutás elemzése és optimalizálása volt, amikor is a működéssel kapcsolatos jobbító, a folyamatokat felgyorsító, azokat optimalizáló javaslatok kerültek megfogalmazásra. Ennek során egyrészt módosultak a folyamatok, kiegészültek akár komplett új folyamatággal (pl.: „Költségvetés és stratégia készítése, összehangolása” folyamatábra) és létrejött olyan működési folyamat is, amelyről elmondható, hogy új funkcióval segíti a hivatal működését („Kontrolling” folyamatábra). Az alábbiakban felsorolásra kerülnek azok a már optimalizált működési folyamatok, amelyek jelen összefoglaló 1-13. számú mellékleteiben is megtalálhatóak.

10


Optimalizált működési folyamatok: 1. Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási feladatok 2. Népesség-nyilvántartási feladatok 3. Anyakönyvi feladatok 4. Szociális feladatok 5. Költségvetés és stratégia készítése, összehangolása 6. Költségvetés elszámolása 7. Adóügyi feladatok 8. Pénztárkezelés 9. Szabálysértések kezelése 10. Teljesítmény értékelése 11. Kontrolling 12. Szabályozó dokumentumok létrehozása, felülvizsgálata 13. Rendeletek alkotása A felsorolt működési folyamatok a Körjegyzőség, valamint a két Önkormányzat munkatársaival közösen kerültek optimalizálásra. Mivel azok nagy része törvényben, illetve helyi rendeletben szabályozott, ezért azok módosítására szűk lehetőségek adódtak. Egyes folyamatok nagyobb mértékben, mások kisebb mértékben kerültek módosításra, az alábbi tényezők függvényében: •

törvényi előírások, helyi szabályozások,

•

működési folyamat kapcsolata másik folyamattal,

•

működési folyamat erőforrás igénye,

•

működési folyamatot kiszolgáló informatikai alkalmazások.

A működési folyamatok felmérése és optimalizálása során – a módosításokkal összhangban – az alábbi megállapítások és javaslatok kerültek megfogalmazásra: Folyamat megnevezése: Folyamathoz kapcsolódó megállapítások:

Folyamathoz kapcsolódó javaslatok:

Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási feladatok •

Halmajon kevesebb a gyermekvédelem területén felmerülő problémás ügy, mint Kiskinizs esetében.

•

Sok esetben kell a helyszíni szemlét a családgondozók helyett az Önkormányzat munkatársainak elvégezni.

•

A helyszíni szemlék során – főleg Kiskinizs vonatkozásában – javasolt körültekintően felkészülni, és amennyiben szükséges, több (akár 3) személynek felkeresni a helyszínt.

11


Folyamat megnevezése:

Népesség-nyilvántartási feladatok

Folyamathoz kapcsolódó megállapítások:

•

A népesség nyilvántartás keretében mind kartonos rendszerben, mind a Helyi Vizuál Regiszter szoftver segítségével követésre kerül a népességmozgás.


•

A folyamat olajozottan működik, optimalizáló javaslat nem került megfogalmazásra.



Anyakönyvi feladatok •

Évente csak néhány alkalommal van házasságkötés, illetve születés bejegyzés (a születések nagy része Miskolcon kerül bejegyzésre).

•

Jellemzően a halotti anyakönyvi kivonat kiállítása és a születési anyakönyvi kivonat pótlása adja a legtöbb feladatot, így a folyamat lefutása nehezen ütemezhető.

•

Javasolt a nagyobb leterheltséget jelentő időszakokban – akár a már kialakított helyettesítési rend alapján – további munkatársa(ka)t bevonni a munkába. A személyiségi jogok védelme miatt ez abban az esetben kivitelezhető megfelelő módon, ha az adott személy megbízható, esetleg már korábban is dolgozott az önkormányzatnál.


Folyamat megnevezése: Folyamathoz kapcsolódó megállapítások:


Szociális feladatok •

A szociális ügyek intézése gördülékenyen történik.

•

Az időnként fellépő problémák az ügyfelek nem megfelelő viselkedése, hozzáállása miatt keletkeznek.

•

A szociális feladatok elvégzésekor felmerülő – az ügyfelek nem megfelelő viselkedéséből, hozzáállásából adódó – problémák hatékonyabb kezelésére segítséget nyújthatnak a jelen projekt keretében megtartott „Ügyfélszolgálat művészete” tréning kommunikációval, konfliktus-kezeléssel, illetve asszertivitással foglalkozó moduljai. Javasolt a jövőben további – ilyen jellegű – készségfejlesztés a munkatársak részére.

•

Szintén segítheti a hasonló problémák kezelését, ha az ügyfélváró megfelelő módon kerül átalakításra, az alábbiak szerint:

a

hivatal

részéről

o

az ügyintézés helyszínétől szeparálva

o

megfelelő szintű zajszigetelés a helyiségek között

o

külön mosdó az ügyfelek részére

o

elegendő számú ülőhely az ügyfélváróban.

12



Költségvetés és stratégia készítése, összehangolása •

A költségvetés készítésének folyamata, az ahhoz kapcsolódó határidők központilag szabályozottak.

•

A folyamatnak korábban nem volt része a stratégia elkészítése használata.

•

A központi szabályozottság szűk körben engedi meg a javaslatok megfogalmazását, az ehhez kapcsolódó jobbító ötleteket a költségvetés gazdálkodás kérdéseivel foglalkozó 6. fejezet taglalja részletesen (stratégia készítése, kontrolling folyamatok működtetése).


Folyamat megnevezése: Folyamathoz kapcsolódó megállapítások: Folyamathoz kapcsolódó javaslatok:

Költségvetés elszámolása •

A költségvetés elszámolásába tartozó negyed-, és féléves beszámolók, valamint a zárszámadás elkészítése, elfogadása és elküldése központilag szabályozott folyamat.

•

A működési folyamattal kapcsolatban – annak központi szabályozásából adódóan – nem került javaslat megfogalmazásra.


Adóügyi feladatok •

A bevételekhez kapcsolódó háttéradatok, adatbázisok kezelése sokszor problémát jelent (több adatbázis, nem naprakész adatok), legfőképp a gépjárműadó vonatkozásában, mivel a naprakész gépjárműnyilvántartást tartalmazó CD lemez, csak 1-2 hónap késéssel érkezik meg, így az esetleges változásokra vonatkozó ügyfélreakció is hónapokkal később merül fel.

•

A több adatbázis kezeléséből, a nem naprakész adatokból adódó problémák kiküszöbölésére javasolt a közös, egy helyen tárolt adatbázis létrehozása. (Erre jó példa a tárgyi eszköz rendszer bevezetése, ahol mind a körjegyzőség, mind az önkormányzatok, mind a fenntartott intézmények egy közös adatbázisban tudják – jelen projekt egyik eredményeként – nyilvántartani eszközeiket.)



13



Pénztárkezelés •

Halmajon és Kiskinizsen egyaránt van pénztár. Ez a megoldás jelentős többletmunkát ró a pénztár kezelését végző munkatársra.

•

Annak érdekében, hogy a jelenlegi ügyintézői létszámmal kezelhető legyen az elvégzendő munka, a pénztárkezelés tekintetében is javasolt megvalósítani a földrajzilag egy helyen történő ügyintézést.



Szabálysértések kezelése


•

A szabálysértési ügyek lebonyolítása a körjegyzőség részéről olajozottan működő folyamat.


•

A működési folyamattal kapcsolatban nem került javaslat megfogalmazásra.




Teljesítmény értékelése •

A teljesítmények értékelése kötelező, rendszeresen elvégzett feladat, amely a munkatársak hatékonyabb munkavégzését hivatott célozni.

•

A teljesítményértékelés mind ütemezésében, mind tartalmában még nem kiforrott folyamat a hivatal életében. Ennek legfőbb oka az időhiány.

•

Annak érdekében, hogy a teljesítmények értékelése időben megtörténjen, megfelelő tartalommal bírjon és a hivatal, a munkatársak részére is elfogadott rutinná váljon, az összefoglaló 8.4 alfejezetében kerültek megfogalmazásra ezt elősegítő javaslatok, az ide kapcsolódó teljesítményt mérő számokkal kapcsolatban megfogalmazott javaslatok.

14



Kontrolling •

A hivatal életében korábban csak a kötelező negyed- és féléves beszámolók elkészítése, valamint a zárszámadás adott képet a költségvetés állásáról, átfogó kontrolling rendszer nem működött (az alapinformációkat tartalmazó kimutatás ugyan rendelkezésre áll mindegyik intézmények részére, de ez önmagában csak egy eleme a kialakítandó rendszernek).

•

A korábban alkalmazott (MS Excel alapú) számítások, kimutatások nem egységes formában, egymással nem összekapcsolva (hivatkozások hiánya) készültek.

•

Az önkormányzatok és a körjegyzőség életében jelentős plusz értéket képviselő – az összefoglaló 6. fejezetében bemutatásra kerülő és a megfelelő MS Excel alapú sablonokkal (Kontrolling táblákkal) is támogatott kontrolling rendszer bevezetése hatékony módon támogatja a gazdálkodást. Erre azért is nagy szükség van, mert az önkormányzatok és az általános iskola költségvetései évről-évre deficitesek.





Szabályozó dokumentumok létrehozása, felülvizsgálata •

A szabályozó dokumentumok (határozatok, végzések) létrehozásának folyamata szintén központilag szabályozott.

•

Az egyéb, a működést szabályzó dokumentumok, naprakészen tartására a tapasztalatok alapján alapos és részletes (pl.: munkaköri leírások).

•

Az egyéb szabályozó dokumentumok létrehozása és bevezetése olajozott folyamat, az egyetlen javaslat e téren a módosítások időben történő elvégzése és megfelelő adminisztrálása (aláírások, lefűzés stb.).



Rendeletek alkotása


•

A rendeletalkotási folyamat teljes mértékben a megfelelő jogszabályok által szabályozott működési folyamat.


•

A működési folyamattal kapcsolatban nem került javaslat megfogalmazásra.

15


5.

Beazonosított fejlesztendő területek A projekt előző mérföldkövének zárásakor már megfogalmazásra került számos – a Körjegyzőség, az Önkormányzatok és a fenntartott intézmények működését egyaránt érintő – a hatékonyságot növelő javaslat. Azok a beazonosított fejlesztendő területek, amelyek átfogó problémát taglalnak, külön fejezetben kerültek kibontásra. A szervezetfejlesztés III-IV. (összevont) mérföldkövének végére – az addicionálisan lefolytatott interjúk és a szervezetfejlesztői munka során tapasztaltak alapján – a fenti átfogó problémák további elemzése is megtörtént. A következő alfejezetek feladata ezek bemutatása.

5.1 Munkafolyamatok felosztása, munkaszervezés Mint az már kifejtésre került, a hivatali ügyintézés legnagyobb részben Halmajon történik, azonban a hét szinte mindegyik munkanapján egy-egy ügyintéző átmegy Kiskinizsre, hogy az ottani ügyeket intézze. A helyzetet már csak bonyolítja, hogy másmás ügyintéző jár át Kiskinizsre az adott témában (adminisztráció, könyvelés, szociális ügyek stb.). Ez az állapot több problémát is felvet a mindennapi munkavégzés során, amelyek az alábbiakban kerültek összefoglalásra: o o

az összekészülődés és maga az átutazás egyik településről a másikra kieső (nem produktív) munkaidőt jelent; annak érdekében, hogy az ügyeket érdemben intézni lehessen Kiskinizsen, jelentős mennyiségű dokumentumot kell oda- és visszaszállítani;

o

mivel az informatikai rendszerek és az iktatott dokumentumok is Halmajon találhatóak, az ügyek dokumentálása (pl.: ügyirat iktatása) nem oldható meg Kiskinizsen;

o

az érdemi ügyintézés sok esetben csak Halmajon történhet, mivel ott található hozzá a megfelelő adat, információ (bizonyos adatok lekérhetőek telefonon vagy faxon, de ez nem professzionális megoldás);

o

az ingázásból adódóan az ügyek átfutási ideje hosszabb, mint ha az ügy kezelése kizárólag Halmajon történne;

a hivatalok közötti ingázás – ha nem is nagymértékű – de addicionális költséget jelent a Hivatal részére, A Hivatal működésének vizsgálata során – a munkafolyamatok rögzítése és optimalizálása mellett – elemzésre került az is, hogy az elvégzendő feladatoknak mekkora az erőforrás igénye. A Körjegyzőség munkavállalóinak száma jelenleg hét fő plusz a körjegyző. Ezzel a létszámmal az alaptevékenységeket és a folyton változó szabályozásból adódó plusz feladatokat a Hivatal csak rendszeres túlóra mellett tudja teljesíteni. o

Mivel a túlórázás nem csak azon ügyintézők esetében jellemző, akik ingáznak a két település között, ennek a „leterheltség-problémának” az oka nem kizárólag a két helyszínen (Halmaj és Kiskinizs) történő ügyintézés. A nem ingázó ügyintézők munkájának elemzése során beazonosításra került, hogy a pénzügyi ügyintéző leterheltsége a legnagyobb. A fenti leterheltség problémával összhangban – annak érdekében, hogy objektíven lehessen megítélni, hogy Halmaj és Kiskinizs lakosai hivatali ügyeinek intézése hány ügyintézőt igényel – az alábbiak kerültek elemzésre:

16


1. A „Magyar Közigazgatás” c. széles körben ismert szakmai lap 2004. évi egyik kiadványa tartalmaz egy lélekszám szerint megállapított ajánlást a jegyzőségek, körjegyzőségek ügyintézőinek létszámára vonatkozóan. Ez az ajánlás Halmaj Körjegyzőség részére (1797 + 355 = 2152 fő) 12-13 fős hivatali állományt javasol, az alábbi megbontásban: o 1 fő körjegyző o 2 fő szervező ügyintéző o 2 fő igazgatási ügyintéző o 1 fő adóügyi ügyintéző (+1 fő adóügyi ügyintéző, ha van helyi adó) o 3 fő költségvetési ügyintéző o 1 fő polgármestert kiszolgáló ügyintéző o 2 fő ügyviteli ügyintéző 2. Felmérés történt mindemellett arról, hogy jelenleg – elsősorban az Észak-kelet magyarországi területen fekvő, hasonló lélekszámú települések – hány ügyintézővel végzik el a munkát. Ennek eredményeképpen az alábbi táblázat született: Település neve

Lakosság (fő)

Hivatali létszám Jegyző (fő)

Funkció (fő)* Igazgatás

Iktatás

Adóügyek

Pénzügy

Szociális ügyek

Műszaki ügyek

Kerecsend

2289

7

1

2

-

1

2

1

-

Sajóvámos

2256

9

1

4

-

-

3

-

1

Csanádapáca

2200

10

1

2

1

2

4

-

-

Domoszló

2159

10

1

2

n.a.

n.a.

n.a.

n.a.

n.a.

Alattyán

2145

9

2

2

2

-

2

1

-

Hejőbába

2022

9

1

n.a.

n.a.

n.a.

n.a.

n.a.

n.a.

Mátraderecske

2000

7

1

3

-

-

3

-

-

(Megjegyzés: A táblázat egyedül a jegyzőségben/körjegyzőségben dolgozó ügyintézők számát mutatja meg – ahol van adat – funkcionális felbontásban, de nem ad információt azzal kapcsolatban, hogy előfordul-e túlórázás, és ha igen, milyen arányban! Nem mutatja meg ugyanakkor azt sem, hogy milyen ügyszámmal dolgoznak az említett hivatalok!) A táblázatból kivehető, hogy 7-10 fős ügyintézői gárda végzi el a hivatali teendőket a felsorolt településeken. Jól látható továbbá, hogy minden esetben kettő, vagy annál több fő végzi el a pénzügyi teendőket. Annak érdekében, hogy a fenti leterheltség probléma megoldódjon, az alábbi teendők elvégzése javasolt:

17


1. Hivatali ügyintézés egy helyszínre történő központosítása A hivatali ügyintézés egy földrajzi helyszínre – Halmajra – történő központosítása szükséges, vagyis Kiskinizs településen javasolt megszüntetni azt. Ez azonban csak azzal a feltétellel javasolt, ha ügyintézési időben biztosítják, hogy a kiskinizsi lakosok az önkormányzatok segítségével valamilyen formában el tudnak jutni az ügyintézés helyszínére. Ehhez megfelelő megoldás lehet Kiskinizs, vagy szükség esetén Halmaj kisbuszának erre a célra (is) történő igénybe vétele. A fenti javaslat megvalósítása az alábbi előnyökkel jár: •

a Hivatalban dolgozó ügyintézőknek nem kell ingázniuk, így megszűnik az eddig jellemző kieső munkaidő;

•

a kiskinizsi lakosok ügyeit is érdemben lehet intézni, mivel a szükséges adatok, információk helyben rendelkezésre állnak;

•

mivel az informatikai rendszerek és az iktatás is helyben találhatóak, az ügyek dokumentálása gyorsabban megtörténhet;

•

lecsökken az ügyek átfutási ideje;

•

költséget csökkenthet mindkét település (az ügyintézői ingázással járó költségek megszűnnek).

2. Létszámbővítés A fenti elemzés kapcsán megállapítást nyert, hogy a hasonló méretű jegyzőségek/körjegyzőségek 7-10 fős ügyintézői gárdával látják el a feladatukat. Ebből az elemzésből, valamint az interjúk során felmért és javasolt plusz feladatok (pl.: teljes körű kontrolling funkció bevezetése, stratégiai mutatószámok mérése) mennyiségének elemzéséből leszűrhető, hogy szükséges még egy fő – elsősorban – pénzügyi ügyintéző alkalmazása. A fenti két pontban megfogalmazott javaslatok megvalósításával – a jelenlegi állapotot alapul véve – a hivatali feladatok elvégzése rendszeres túlórák vállalása nélkül történhet meg. A változtatás az egyik oldalon (bérköltség) plusz kiadást jelent, úgy mint: •

bérköltség (folyamatos),

• eszközök – számítógép, asztal, stb. (egyszeri). A másik oldalon a plusz kiadásokkal szembe állítható tényezők az alábbiak: •

ingázással járó költségek (mérhető),

•

kieső munkaidő költségei (mérhető - a túlóra arányában),

•

ügyfelek elégedettsége (mérhető, pénzben nem kifejezhető),

•

ügyintézők elégedettsége, lojalitása (mérhető, pénzben nem kifejezhető, de hosszú távon „kifizetődő”).

Ez utóbbi elégedettség a már kifejtett okok miatt fennálló, hosszú távon végzett túlórázás az ügyintézők teljesítményét, rosszabb esetben lojalitását is ronthatja. Extrém esetben az is előfordulhat, hogy munkatárs máshol keres állást és pótlása legalább akkora költséggel jár, mint a javasolt létszámbővítésé. A megvalósítás során további fontos szempont a változások pontos és megfelelő módon történő kommunikálása mind a hivatalon belül, mind a lakosság részére.

18


5.2 Papír alapú kommunikáció csökkentése A Hivatal életében – a jogszabályi előírásoknak megfelelően – számos dokumentumot papír alapon kell kezelni, tárolni. Elég, ha csak az ügyfelek által benyújtott nyomtatványokat, űrlapokat és azok mellékleteit vesszük alapul. Felmérve a helyzetet, nehéz olyan, érdemben a papír alapú kommunikációt csökkentő javaslatokat megfogalmazni, melyek a gyakorlatban is alkalmazhatóak a jelenlegi szabályozás mellett. Van azonban néhány terület, ahol tudatos odafigyeléssel csökkenthető a felhasznált papír mennyisége és elsősorban a digitális megoldások segítségével javulhat a helyzet. A papír alapú kommunikáció az alábbi javaslatok megvalósításával csökkenthető: •

•

ösztönző lépések a települések honlapjának használatára: o

az információnyújtás,

o

és az elektronikus ügyintézés terén (lásd kibontva a 7. fejezetben)

belső használatra (pl.: jegyzetelés) használható – az adatvédelmi feltételek figyelembe vételével – a felhasznált, de már megsemmisítésre ítélt papírok hátoldala.

Ahol a papír használata nem „kikerülhető” ott is javasolt újrahasznosított papír használata. Vállalható árkülönbség mellet már beszerezhető olyan fehér színű, újrahasznosított papír, amely a mai nyomtatókban, fénymásolókban is használható.

5.3 Együttműködés, kommunikáció Általánosságban elmondható, hogy a különböző intézmények (Körjegyzőség, Halmaj Önkormányzata, Kiskinizs Önkormányzata, Gárdonyi Géza Általános Iskola és Napközi Otthonos Óvoda, valamint a Közösségi Ház és Könyvtár) kapcsolata egymással jó, a szükséges információ megosztásra kerül egymással. Esetenként azonban előfordul, hogy lassú a visszajelzés egymás között, illetve, hogy az információ nehezen jut el a megfelelő személyhez (pl.: adott pályázathoz szükséges dokumentumok begyűjtése). Elsősorban a fenntartott intézmények oldaláról, arra is igény merült fel, hogy az általuk megfogalmazott jobbító javaslatok beépítésre kerüljenek az adott intézmény működésébe, vagy akár a közös együttműködés keretei ezen javaslatokra építve módosításra kerüljenek. A szervezetfejlesztői interjúk során az a kép rajzolódott ki, hogy a fenntartott intézmények – minimum az intézményvezetők szintjén – bevonásra kerülnek a különböző, az adott intézményt érintő, döntések meghozatalába. Ugyanakkor az is jellemző, hogy az általános iskolával és a művelődési házzal az egyeztetés nem rendszeres, hanem egy-egy ügyhöz kötött. Annak érdekében, hogy az együttműködés hatékonyabban működjön az intézmények között, az alábbiak: •

Kompetencia-fejlesztés (kommunikáció, együttműködés) Humán szervezetfejlesztői oldalról megközelítve a kérdést, a helyes kommunikáció alapja az, hogy az abban részt vevő személyek egységes keretek között, megfelelő eszközökkel (szóban, e-mail-ben stb.) kommunikáljanak egymással. Az együttműködés ugyanakkor ennél többet kíván: kölcsönös nyitottságot, és építő jellegű cselekedeteket.

19


A vezetők és az ügyintézők ez irányú kompetencia-fejlesztése érdekében a kommunikációval, együttműködéssel kapcsolatos modulok és szakmai ismeretek kerültek beépítésre a vezetők („Vezetői szeminárium”) és az ügyintézők részére („Az ügyfélszolgálat művészete”) összeállított és lefolytatott képzésekbe. Ezeket részletesen az összefoglaló 8. fejezete mutatja be. •

Rendszeres, dokumentált megbeszélések Annak érdekében az információáramlás az intézmények között megfelelő és formalizált legyen, javasolt kétheti rendszerességgel megvalósuló egyezető, tájékoztató megbeszélések lefolytatása. Ezeken a megbeszéléseken az intézmények vezetőinek (elfoglaltságuk esetén kijelölt képviselőinek) részvétele elengedhetetlen és javasolt azokat előre kialakított struktúrában (lásd a következő bekezdésben) lefolytatni. A részvétel előtt minimum 3-4 nappal szükséges a résztvevőket tájékoztatni a megbeszélés témáival kapcsolatban. Ezen értekezletek legfőbb célja a működés, a gazdálkodás eredményeinek, az elkövetkező időszak feladatainak bemutatása, a problémás területek felvetése, feladatok, határidők, felelősök meghatározása kell, hogy legyen. A megbeszélésen elhangzottakat dokumentálni és a résztvevők részére eljuttatni szükséges. Ehhez ki kell jelölni egy felelőst.

•

Partnerség erősítése a helyi vállalkozásokkal, civil szférával Általánosságban megállapítható, hogy Magyarországon az önkormányzatok „hatáskörében” dől el a civil politika, valamint a vállalkozói szférával való együttműködés mélysége. Annak intenzitását és formáját azonban a civil szféra és a vállalkozók aktivitása, proaktivitása és szervezettsége is nagyban befolyásolja. Jelen szervezetfejlesztési projekt során folytatott helyzetelemzés alapján megállapításra került, hogy Halmaj település jelenlegi működésében nincsenek szilárdan kialakított módszerek, folyamatok és eljárások az önkormányzat, valamint a civilek és vállalkozók közötti együttműködés elmélyítésére. A fenti probléma megoldásának keresése során átgondolásra került, hogy a partnerségben rejlő lehetőségeket miként lehet feltárni az önkormányzat és a civil, illetve vállalkozói szféra között. Ezek alapján a következők feladatok elvégzése javasolt: • az önkormányzat együttműködési kapcsolatainak feltérképezése, • az együttműködési készségek és szemlélet fejlesztése, • az együttműködési területek és szerepek azonosítása és mechanizmusok kialakítása. A jelenleg működő kapcsolatok diagnózisát javasolt több szempont szerint elvégezni, ilyen lehet például a kapcsolatok száma, minősége, és gyakorisága. A lehetséges együttműködési területek tekintetében az alábbi 4 kategóriát javasolt részletesen megvizsgálni, majd az együttműködést elmélyíteni: 1. Közszolgáltatásokban való együttműködés: javasolt azon lehetőségek feltárása, és együttműködés kezdeményezése, ahol mód van az önkormányzati feladatok közös elvégzésére vagy szerződéses átadására. Az ilyen szintű munkamegosztás és bevonás eredményezheti az egyik legerősebb együttműködési forma létrejöttét az önkormányzat és a civil szervezetek, vállalkozások között. 20


2. Szolgáltatások: az önkormányzat adott esetben számos szolgáltatással járulhat hozzá az erőforráshiánnyal küzdő civil szféra működéséhez (pl. információs-, infrastruktúraszolgáltatás). Javasolt olyan pályázatiinformációs bázis és egyéb fórumok kialakítása, ahol az érintettek egyszerűen és gyorsan jutnak hozzá a szükséges információkhoz, valamint hogy e-kommunikációs platformok (pl.: a már meglévő eMagyarország pont) segítsék a felek közötti interaktivitás kialakulását. 3. Támogatások: javasolt olyan pályázati rendszer meghatározása és fejlesztése, amelynek segítségével az önkormányzat támogatást tud nyújtani az arra rászorult szervezeteknek. 4. Döntési folyamatba történő bevonás: javasolt a jelentősebb szervezetek képviselőiből dedikált szakértők bevonása a testületi és bizottsági ülésekre a civileket és vállalkozókat érintő napirendek kapcsán. A fenti javaslatok mentén egy – az együttműködés elmélyítését célzó, az önkormányzat által elküldendő – levél került összeállításra és csatolásra az összefoglaló 32. számú mellékleteként. Fontos szempont, hogy a fejlesztések Halmaj adottságaihoz és lehetőségeihez illeszkedve kerüljenek megvalósításra, az érintettek érdekeivel és erőforrásaival összehangolva.

6.

Költségvetési gazdálkodás Jelen fejezetben kerül bemutatásra Halmaj Körjegyzőség Polgármesteri Hivatala, a kapcsolódó önkormányzatok, valamint az egyes intézmények által külön-külön és együttesen végzett pénzügyi tervezési, gazdálkodási, kontrolling és ellenőrzési tevékenységeinek részletes vizsgálata, további fejlesztési lehetőségek feltérképezésének céljából történő elemzése, valamint az esetleges működési, módszertani problémákra adott javaslatok leírása és összesítése. A projekt részeként, a „költségvetési gazdálkodás javítása” elnevezésű célkitűzésnek megfelelően bemutatásra kerül a költségvetési gazdálkodás jelenlegi helyzete, annak értékelése, az erre vonatkozó tanácsadói megállapítások, valamint a költségvetési gazdálkodás fejlesztésére vonatkozó javaslatok, mind az általános gazdálkodás javítása mind a projekt részcéljainak maradéktalan teljesülése érdekében.

6.1 Költségvetési gazdálkodás célja, feladatai A megfelelő költségvetési gazdálkodás a helyi önkormányzatok, a körjegyzőségek és minden közintézmény hosszú távú működésének alapfeltétele. Célja a stratégiai célok elérésének, a szakpolitikai prioritások megvalósíthatóságának, az ellenőrizhető, átlátható működésnek, valamint a jogszabályi megfelelőségnek teljes körű biztosítása. A fenti célok elérése érdekében a törvény által előírt költségvetés tervezési, könyvviteli és beszámolási, zárszámadási kötelezettségen túl arra van szükség, hogy az éves költségvetés megfelelően tartalmazza a ciklusprogramban, a stratégiában és a szakpolitikai prioritásokban megfogalmazott célok eléréséhez szükséges beruházások, fejlesztések és egyéb kiadások, valamint az ezeket biztosító bevételek komplex rendszerét. A jól tervezett költséggazdálkodás mellett a végrehajtás és annak ellenőrizhetősége, pontos betartatása is kulcsfontosságú tényező. Ezen célok elérése érdekében hatékony és korszerű tervezési, gazdálkodási és kontrolling módszerek használatára van szükség. 21


6.2 Érintettek, a települések gazdálkodásának és költségvetésének főbb jellemzői A költségvetési gazdálkodás az alábbi intézményi egységeket érinti: • • • • • •

Halmaj Önkormányzata Kiskinizs Önkormányzata Halmaj Körjegyzőség Gárdonyi Géza Általános Iskola és Napközi Otthonos Óvoda Háziorvosi szolgálat – Halmaj Közösségi Ház és Könyvtár – Halmaj

Halmaj Halmaj Község 1797 lakosnak ad otthont. A 2008. évben mintegy 495.598 e Ft-os bevétel mellett 478.549 e Ft-os költséggel gazdálkodott, 27.279 e Ft-os záró egyenleget produkálva. A 2009. évre tervezett költségvetése 465.549 e Ft. Halmaj, mint a Körjegyzőség nagyobbik települése az alábbi saját működésből származó bevételi forrásokkal tervez a 2009. évre: Helyi adók Átengedett központi adók Ebből: gépjármű adó Bírságok, egyéb bevételek

12.000 e Ft 65.598 e Ft 7.400 e Ft 870 e Ft

Kiskinizs Kiskinizsen mintegy 354 fő él. A település 2008-ban mintegy 79.502 e Ft-os bevétel mellett 78.809 e Ft-os költséggel gazdálkodott, 1.911 e Ft-os záró egyenleget produkálva. A 2009. évre tervezett költségvetése 68.092 e Ft. Kiskinizs saját működésből adódó bevételei az alábbi forrásokból tevődnek össze a 2009. évi költségvetési tervek szerint: Helyi adók 650 e Ft Átengedett központi adók 13.459 e Ft Ebből: gépjármű adó 760 e Ft Bírságok, egyéb bevételek 100 e Ft Kiskinizs községe önálló gazdálkodással, költségvetéssel rendelkezik. Az általános iskola költségei a tanulók arányában, a háziorvosi szolgálat és a Körjegyzőség költségei a népesség arányában kerülnek megbontásra Kiskinizs és Halmaj település Önkormányzata között. Gárdonyi Géza Általános Iskola és Napközi Otthonos Óvoda Az önállóan működő és gazdálkodó Gárdonyi Géza Általános Iskola és Napközi Otthonos Óvoda közszolgáltató közintézmény fenntartására a két önkormányzat társulási megállapodást kötött, azonban az intézmény költségvetése a székhelyközség költségvetésében kell, hogy szerepeljen, így végső soron Halmaj Önkormányzata tekinthető fenntartónak. Kiskinizs részt vállal működésének finanszírozásából. Négy fő költséghelye: • • • •

az iskola, az óvoda, az iskolai konyha, valamint a napközis otthon. 22


Költségeik rendre 52%, 26%, 18%, és 4%-át teszik ki az intézmény összes költségének, azonban az állami támogatások eltérő mértéke miatt a dotációt követő költségarány 34%, 34%, 19%, és 13%-ra módosul. Az intézmény 2009. évben tervezetten mintegy 150.607e Ft-os költségkeretből gazdálkodhat. Háziorvosi szolgálat A háziorvosi szolgálat, mind a körjegyzőség munkatársai, mind a körzeti orvos elmondása alapján megfelelően működik, költségeinek túlnyomó részét direktben az Országos Egészségügyi Pénztárral (OEP) szemben számolja el, pénzbeli hozzájárulást önkormányzatoktól nem kap. Fontos azonban kiemelni, hogy mindkét önkormányzat külön-külön helyszínt, fűtést, világítást és takarítást biztosít a háziorvosi szolgálat működésére. A védőnői szolgálat szintén az OEP által kerül támogatásra, azonban a támogatás lebonyolítása a körjegyzőségen keresztül folyik. A védőnői szolgálat 2008. évi költségei mindösszesen 4.840 e Ft-ot tettek ki, így a 4.331 e Ft-os OEP támogatást mintegy 509 e Ft-os önkormányzati finanszírozással kellett kiegészíteni. Közösségi Ház és Könyvtár A Halmajon található Közösségi Ház és Könyvtár önállóan működő közszolgáltató intézményként végzi feladatát. Gazdálkodását Halmaj alpolgármesterével (összeférhetetlenségi szabályok betartása miatt) folyamatosan egyeztetve végzi. 2008. évi költségvetése 24.294 e Ft volt, mely a 2009. évre a tervek szerint 26.759 e Ft-ra módosul. Az Önkormányzatok és a Körjegyzőség költségvetésének további jellemzője, hogy a költségek mintegy 60%-át a személyi jellegű ráfordítások adják. A községek fejlesztési lehetőségei korlátozottak, leginkább csak azon fejlesztések válnak megvalósíthatóvá, amelyekre vonatkozóan Európai Uniós forrás bevonására van lehetőség. Mint az az előzőekben kiderül, az önkormányzatok közösen járulnak hozzá a fenntartott intézmények működtetéséhez. Közülük a Gárdonyi Géza Általános Iskola és Óvoda évek óta jelentős költségvetési hiánnyal küzd. A hiányt a két önkormányzat közösen fedezi. Az összeg pótlására egyrészt beruházásra tervezett összegeget kell fordítani, másrészt az önkormányzatnál és intézményeinél dolgozó munkatársak részére tervezett különböző juttatások kerülnek elvonásra. 6.3 Költségvetési gazdálkodás jelenlegi gyakorlatának bemutatása Halmaj és Kiskinizs Községek Önkormányzata és a kapcsolódó intézmények költségvetését a pénzügyi munkatárs készíti el a polgármesterekkel, az intézményvezetőkkel, valamint a körjegyzővel történő egyeztetést követően. Így a körjegyző felügyelete mellett a költségvetési, gazdasági és számviteli ügyintéző feladata a körjegyzőségbe tartozó szervezetek gazdálkodási és pénzügyi feladatainak ellátása. Az általános költségvetési gazdálkodáshoz tartozó célok biztosítása érdekében a pénzügyi munkatárs az alábbi feladatokat ellátásáért felel: • • • • • •

Költségvetés tervezés, készítés Könyvvitel Gazdálkodási kimutatások készítése Egyeztetés az intézményvezetőkkel Elszámolás Beszámolók, zárszámadás készítése

23


Az alábbi ábra a Halmaj Önkormányzatnál jelenleg működő költségvetési gazdálkodás fő feladatait és az azok közt fennálló kapcsolatokat hivatott bemutatni. A szaggatott vonallal kapcsolódó területek („Átfogó stratégiaalkotás” és „Kontrolling, értékelés”) a jelenlegi rendszer hiányzó, illetve nem megfelelően működő elemei. Ezek integrálása és működtetése – ezen a területen – a legfontosabb feladat. Jelenlegi költségvetés gazdálkodás főbb területei

A jelenlegi gazdálkodás jellemzője, hogy a költségvetési szervek részére biztosított források jelentős részét az általános működésre kénytelenek fordítani, így igen csekély összegeket fordíthatnak fejlesztésre, felújításra és új beruházások finanszírozására. Alapvető céljuk, hogy a polgármester ciklusprogramjában megfogalmazott fejlesztéseket és részcélokat meg tudják valósítani, azonban a jelenlegi gyakorlatban a ciklusprogram és az éves költségvetés között nincs szoros kapcsolat. Ennek oka, hogy a ciklusprogram nem kerül részletes továbbbontásra, így sem átfogó stratégia, sem részstratégiák nem készülnek. Ezzel párhuzamosan a szakpolitikai prioritások és a költségvetés tervezés között is leginkább indirekt kapcsolat van.

24


A fentiek fényében elmondható, hogy a stratégiaalkotás, mint külön tevékenység nem kerül megvalósításra, mindössze a ciklusprogram és a szakpolitikai prioritások meghatározása alapján kívánják a költségvetés sarokszámait kialakítani. Költségvetés készítésének jelenlegi folyamata A költségvetés készítés első lépéseként az intézményvezetőktől kerülnek begyűjtésre a szükséges mutatószámok és fajlagos mutatók. A költségvetés készítésekor a pénzügyi munkatárs az előző évi költségvetés számainak felhasználásával, az intézményi mutatószámok segítségével, valamint a jogszabályváltozások figyelembe vételével hozza létre azt a tervezetet, amelyet a polgármesterekkel és az intézményvezetőkkel történő egyeztetéseket követően kiegészítenek a tervezendő évre vonatkozó fejlesztési célokkal, valamint elvégzik az esetlegesen szükséges módosításokat. Elmondható, hogy az adott évi költségvetés jellemzően az előző évi adatokon alapul, mindössze bizonyos költségtételeket növelnek meg a várható infláció mértékével. A tervek elkészítésekor a stratégiai célok – mivel jellemzően ezek nincsenek külön deklarálva – kizárólag az intézményvezetők és a polgármesterek által igényelt változtatásokon keresztül mutatkozhatnak meg a költségvetésben. A stratégia, így a ciklusprogram megjelenésének hiánya leginkább a forráshiányban keresendő, mivel – mint ahogy az korábban már megemlítésre került – jellemzően csak azon fejlesztések tudnak megvalósulni, melyekre hazai vagy uniós pályázatok kerülnek kiírásra. Az elkészült költségvetési koncepciót a polgármester a testület elé terjeszti, ahol a képviselő testület november 30. napjáig határozatot kell, hogy hozzon. Ezt követően kerülnek az intézményi és az önkormányzati költségvetés tervezetek elkészítésre, melyet az általános gyakorlat szerint a testület elfogad. Az elfogadott költségvetésről rendeletet hoznak, melyet annak kihirdetését követően a Magyar Államkincstár felé elküldenek. A tervezéshez MS Excel szoftvert használnak, azonban a program nyújtotta többlet lehetőségek nem kerülnek kihasználásra. Az adatok bevitele manuálisan történik, valamint a felhasznált táblázatok sincsenek olyan szinten képletezve, hogy azok az egyes adatokat megfelelően behivatkozzák, az azok forrásaként használt más táblákból. Az elfogadott költségvetés alapján történő gazdálkodás első fő problémáját maga a központi költségvetés rendszere okozza, mivel a végleges és elfogadott költségvetés csak tárgyév márciusában áll majd rendelkezésre, kizárólag ekkor tudják pontosan meghatározni, milyen forrásokból gazdálkodhatnak. Ezen felül a gazdálkodás első kontrollpontjaként az áprilisi gyorsjelentés szolgál, azaz áprilisban mutatják ki pontosan, hogy az adott költségvetési szerv, hogy áll az előirányzott költségekhez képest. Mindezek következtében a terv szerinti gazdálkodás nem tud megfelelő gördülékenységgel működni. Ezt a problémakört a körjegyző és a polgármester által gyakorolt szoros kontrollal próbálják meg áthidalni, azonban a polgármester döntései teljesen függetlenek lehetnek az elfogadott költségvetéstől, az egyes pénzügyi döntések nem kerülnek egyeztetésre a körjegyzővel. Az önállóan működő közszolgáltató intézmény, vagyis a Közösségi Ház és Könyvtár esetén a be nem tervezett pluszbevételek jellemzően a központi, önkormányzati pénztárban „csapódnak le”, így nincs mód azok közvetlen, helyben történő felhasználására. Mivel az önkormányzatok fenntartott intézményeinek költségvetése (jellemzősen a Gárdonyi Géza Általános Iskola és Óvoda) hiánnyal zárta az elmúlt éveket, ezért első sorban a hiány pótlása a legfontosabb feladat.

25


Felmerült azonban az igény arra, hogy a fenntartott intézmények az ilyen plusz forrásokból valamilyen arányban önállóan rendelkezzenek. Érdemes megfontolni azt a lehetőséget, hogy – amennyiben az intézmény nem lépi túl a költségvetési kereteit – egyfajta „üzletszerzési jutalék”-ot (a plusz forrás bizonyos százaléka) kapjon. Javasolt egy fix arányt meghatározni, ösztönözve ezzel őket a plusz lehetőségek felkutatására. Halmaj és Kiskinizs költségvetésének nagyságrendjénél fogva a fent felsorolt problémák nem ingatják meg a gazdálkodást, azonban a pénzügyi kultúra általános fejlesztésével jelentősen csökkenthető az ezekből adódó kockázat. Az esetleges problémák ellenére megállapítható, hogy az önkormányzat és az intézmények gazdálkodása a jogszabályoknak megfelelően történik, így kizárólag apróbb változtatások indokoltak. Az egyes gazdálkodó szervek elszámolása központilag, Halmaj Körjegyzőségen keresztül történik. A nem önállóan gazdálkodó szervezetek, számlái közvetlenül ide kerülnek kézbesítésre, így a pontos elszámolásra és könyvvezetésre azonnali lehetőség nyílik. Ebből adódóan - az önállóan működő és gazdálkodó szervezetek vonatkozásában – számos esetben kerül sor bizonyos költségek továbbszámlázására. Az elszámolások a vonatkozó jogszabályok, így például az 1990. évi LXV. törvény, a 217/1998 (XII.24.) Korm. rendelet alapján, a hatályos számviteli törvények, valamint az önkormányzati törvény teljes körű figyelembe vétele alapján készülnek. Az elszámolások, könyvelési adatok alapján kerül elkészítésre a féléves és a háromnegyed éves beszámoló, valamint a zárszámadás, amely jelenleg az egyedüli fix kontrollpontokat jelenti. Ezeken felül az intézményvezetők és az érintettek csak akkor kapnak naprakész információt, amennyiben ezt igénylik, azonban az elmúlt évek tapasztalatai azt mutatják, hogy ilyen igények ritkán jelennek meg, leginkább csak az év vége felé, mikor is ellenőrizni kívánják az intézményvezetők, mekkora fennmaradó költségkerettel gazdálkodhatnak még az év végéig. Ennek következtében elmondható, hogy a kontrolling feladatok és a folyamatos visszajelzések rendszere nincs megfelelően működtetve. 6.4 Tanácsadói megállapítások - összefoglalás A lefolytatott személyes interjúk, a rögzített folyamatok, valamint az átadásra került dokumentumok vizsgálatát követően a költségvetési gazdálkodásra vonatkozóan az alábbiak állapíthatók meg: • •

•

•

Alapvető stratégiaként a polgármester választáskor megfogalmazott ciklusprogramja szolgál, melynek részletes lebontása még nem történt meg, azonban pénzügyi szempontból jelentős mértékben indokolt lenne. A fejlesztési döntések és a beruházások az általános forráshiánynak köszönhetően, jellemzően a kiírt Európai Uniós pályázatok alapján jönnek létre. Amennyiben a ciklusprogramban meghatározott célok adott évben nem támogatottak, úgy ezek megvalósítását át kell ütemezni, vagy el kell vetni. Az év közbeni, gördülő tervezésre jelenleg nincs bevett módszer. Előre tervezés nincs, a pénzügyi folyamatok kizárólag a jogszabályokban előírt tervezési tevékenységekre, az utólagos számviteli nyilvántartás kezelésére, valamint az elszámolásokra korlátozódnak. Mindazonáltal elmondható, hogy a törvényi előírások megfelelően teljesülnek. A költségvetés terv-tény adatainak nyomon követésére jelenleg:

26


egyrészt a negyedévente készülő jelentések (Magyar Államkincstár) adnak lehetőséget, o másrészt az alkalmazott pénzügyi szoftverből havonta lekérhető riport nyújtanak segítséget, melynek adatoszlopai az alábbiak: eredeti előirányzat, módosított előirányzat, forgalom és maradvány teljesítés %-os formában. Általános problémát jelent a pénzügyi felelősségvállalás szabályozásának hiánya. A gazdasági teljesítmény nincs megfelelően mérve, így az esetleges többletbevételek miatt sem jár az adott intézménynek a tervezetthez képest többlet forráslehetőség. Általánosan elmondható, hogy működőképes kontrolling rendszer sem az egyes intézményeknél, sem központilag nincs kialakítva, így az ellenőrizhetőség és a nyomon követhetőség feltételei csak csekély mértékben teljesülnek. Az – optimálisan havi szintű – kontrolling funkcióra minden területen jelentős igény jelentkezik. Az alapvető probléma nem az adatok rendelkezésre állása körül, hanem a kontrolling iránti igény hiányában keresendő. o

• • •

6.5 Pénzügyi és gazdálkodási hatékonyság javítása Jelen összefoglaló dokumentumban szereplő, a költségvetési gazdálkodás jelen helyzetéről készült ábrán bemutatott állapotot a prudens működés és az optimális szervezeti hatékonyság elérése érdekében több esetben kiegészíteni érdemes. Az ábra vizsgálatából megállapítható, hogy sem a stratégiai tervezés, sem a kontrolling feladatai nem kerülnek teljes körűen ellátásra, továbbá az éves tervezésen kívül más, likviditástervezéshez és rövidtávú előrelátáshoz szükséges tervezés sem kerül alkalmazásra. Az alábbi ábrán bemutatott optimalizált költségvetés gazdálkodási modell hivatott bemutatni azt a javasolt módszertant, mellyel a hosszútávon fenntartható és megbízható gazdálkodás alacsony kockázat mellett megvalósítható. Optimalizált költségvetés gazdálkodási modell

27


Mint az a fenti ábrán is jól látható, a ciklusprogram alapján szükséges meghatározni a szakpolitikai prioritásokat, valamint ezzel párhuzamosan szükség van egy átfogó stratégia alkotására, melyben kellő mélységig megfogalmazódnak azon részcélok, melyek az érintett szerv jövőképének elérését szolgálják. A stratégiai irányok és az egyes szakpolitikai döntések meghozatalát követően nyílhat lehetőség a költségvetés tervezés és készítés folyamatára, melynek lényegi eleme, hogy az előzőleg kialakított célokat szolgálja. A hosszú távú tervezéssel párhuzamosan szükség van egy rövidtávú, 1-2 hónapos előrelátással rendelkező gördülő likviditási terv elkészítésére, melynek segítségével meghatározható az elkövetkezendő időszak várható pénzmozgása, azaz a teljesítendő kötelezettségek és a várható bevételek egyaránt. Kizárólag ezt követően és ez alapján kell a költségvetésben meghatározott gazdálkodási feladatokat végrehajtani, szinkronban a rövidtávú tervben foglaltakkal. A végrehajtás a megfelelő döntési és felelősségi jogkörök meghatározása mellett történhet, miközben a pénzügyi döntések megfelelően dokumentált és nyomon követhető formában történő meghozatalára van szükség. A végrehajtási fázist követően szükséges a gazdasági események elszámolása és rögzítése, a lehető leggyorsabb és legáttekinthetőbb módon. Ennek gyakorlata az évek során már kialakult a körjegyzőségben, így ezen tevékenység szorul legkevésbé módosításra. Fontos kiemelni azonban, hogy a könyveléssel és könyvvezetéssel párhuzamosan a kontrolling táblák feltöltése is elengedhetetlen. A kontrolling táblák feltöltését követően a következő szükséges lépés a terv-tény adatok összehasonlítása, mely számszerű magyarázatot ad a költségvetésben szereplő tervszámok és a teljesített költségek közötti esetleges eltérésre. Tudatosítani szükséges, hogy a kontrolling feladata nem kizárólag a különbségek számszerű kimutatására kell korlátozódjon, hanem a jelentősebb eltérések okának feltérképezésére és megfelelő magyarázatára is szükség van. Kizárólag ezt követően van lehetőség annak eldöntésére, hogy az esetleges változások igénylik-e a szakpolitikai prioritások, esetleg a stratégia újragondolását, netán elegendő a rövidtávú, esetleg hosszú távú tervek módosítása. Fontos kihangsúlyozni, hogy a fent leírt folyamat ciklikus jelleggel ismétlendő. Halmaj Körjegyzőség és a kapcsolódó intézmények gazdálkodásának működését tehát javasolt a fent vázolt működési modellnek megfelelően folytatni, a hosszútávon fenntartható prudens működés, valamint a mindenkori likviditás és szolvencia fenntartása érdekében. A fent bemutatott optimális működési modell megvalósítása érdekében az alábbi tevékenységek fejlesztésére van szükség: a) Kontrolling rendszer működtetése Általánosságban elmondható, hogy az érintettek a gazdálkodást érintő fontosabb változásokról csak azok megtörténtét követően, jelentős csúszással értesülnek, mely sok esetben már nem teszi lehetővé a szükséges lépések megtételét a változás okozta negatív hatások kiküszöbölésére. Az év elején elfogadott tervszámok teljesülése nincs ellenőrizve, a változások kizárólag a negyedévente készülő jelentésekben tükröződnek, annak ellenére, hogy mind a 2008., mind a 2009. évi költségvetésről szóló rendelet 14. §-a előírja, hogy minden hónapban, tárgyhó 25. napi állapotának megfelelően a tárgyhónapot követő hó 5. napjáig az önkormányzat jegyzője felé kötelesek minimum a tartozásállományokról szóló K/9. sz. melléklet beküldésére.

28


A megfelelően ellenőrzött és nyomon követett végrehajtás érdekében rendkívül fontos a gazdálkodás rendszeres felügyelete. Ennek elősegítése érdekében a költségvetésben, valamint a rövid távú tervekben elfogadott tervszámoknak a ténylegesen teljesült számokkal történő egybevetésére van szükség. Ennek elősegítésére szolgálnak a jelen összefoglaló dokumentum 14. számú mellékleteként csatolt, a Körjegyzőségre, az Önkormányzatokra, az általános iskolára, valamint a közösségi házra vonatkozó kontrolling táblák. A kontrolling rendszer megbízható működtetése érdekében javasolt az alábbiak szerint eljárni: •

az egyes költségvetési szervek és intézmények vezetői gondoskodjanak arról, hogy az általuk vezetett intézmény számlái és bizonylatai a körjegyzőség pénzügyi munkatársához rendben megérkezzenek legkésőbb tárgyhót követő hó 10. napjáig • a pénzügyi munkatárs legkésőbb a tárgyhót követő hónap 15. napjáig ellenőrizze a beküldött adatok helyességét, amennyiben bizonylat nem áll róla rendelkezésre, de a gazdasági esemény bekövetkezett • a pénzügyi munkatárs a rendben beérkezett bizonylatokat legkésőbb tárgyhót követő hónap 20. napjáig rögzítse • az intézményvezetőkkel közösen elfogadott és egységes alapokon nyugvó kontrolling táblázatokat a pénzügyi munkatárs legkésőbb tárgyhót követő hónap 25. napjáig feltöltve küldje el az érintett intézmény vezetőjének, valamint a polgármesternek és a jegyzőnek tájékoztatás céljából • amennyiben intézkedés szükséges a kontrolling táblákban található eltérések miatt, úgy a felelős vezető intézkedési tervet állítson össze, melyben a megfelelő korrekciós lépéseket felvázolja, határidőt és felelőst rendelve az egyes feladatok mellé • az intézkedési terv végrehajtását a felelős vezető legyen köteles ellenőrizni A kontrolling feladatokat összefoglaló kontrolling folyamatábra jelen összefoglaló dokumentum 11. számú mellékletét képezi. b) Gördülő tervezés bevezetése Mivel a Körjegyzőséghez tartozó Önkormányzatok és intézményeik gazdálkodása részben vagy teljes egészében elkülönül, így a legtöbb esetben az adott szervezeti egységek vezetői hoznak gazdasági vagy pénzügyi döntéseket. A döntések meghozatalakor, mind a folyamatos kontrolling, mind a gördülő tervezés, mind a pénzügyi kultúra esetleges hiányosságaiból adódóan, több esetben, akár külső, akár belső tényezők hatására is torzulások mutatkozhatnak a költségvetés teljesítésében. Jellemzően egyetlen kontrollpontot az előirányzott összegek egyenlege jelenti, de az is, mint végpont kerül figyelembe vételre. Mivel nincs gördülő rövid távú terv, mely megfelelően előre vetítené, hogy milyen kötelezettségek várhatók az elkövetkezendő időkben, valamint ezekhez nem kerül időarányos költségkeret hozzárendelésre, így előfordulhat, hogy a költségek már az év felénél túlfutnak az éves előirányzat 80-85%-án. Ez a jelenség adódhat a költségek szezonalitásából, de a nem megfelelően ütemezett gazdálkodásból is. Az éves költségvetés lebontását szolgáló gördülő tervezés bevezetésével kimutathatóvá válik, mi okozza a költségek jelentős előrehaladását, az előirányzathoz képest.

29


A naprakészség, a likviditás tervezése, valamint a jól működtethető kontrolling rendszer megvalósítása érdekében szükséges a folyamatos 1-2 hónapos előrelátással bíró gördülő tervezési rendszer kialakítása. A terveknek tartalmaznia kell a várható kötelezettségeket, a várható bevételeket, továbbá meg kell jelenítenie a kontrolling által javasolt változtatásokat, teljes körűen megfelelve az újonnan kialakult helyzetnek. A rövidtávú terveknek folyamatos összhangban kell lennie a költségvetéssel, mivel többek közt feladata az éves előirányzatok év közben pontos nyomon követhetőségét biztosítani. A prudens és megbízható tervezéshez nélkülözhetetlen továbbá, hogy a táblázatok egy, mindenki által elfogadott rendszerben és tartalommal kerüljenek feltöltésre, a folyamatos összehasonlíthatóság biztosítása érdekében. A gördülő tervezési rendszernek lényegében az alábbi ábra alapján kell működnie:

A fentiekben bemutatott rendszer lényege, hogy az első tervezési időszakban a várható kötelezettségek és bevételek függvényében a következő két hónap pénzforgalma és gazdasági eseményei kerülnek megtervezésre. Ezen terv kell, hogy stabil alapot nyújtson az operatív működéshez. Minden hónapban megtörténik a következő két hónap tervezése, melyben az új periódus első hónapját az előző periódus második hónapja adja. A pontosabb információk következtében a szóban forgó hónap tervszámai a változásoknak megfelelően módosítandók. A módosítások során figyelembe kell venni az előző időszakok ellenőrzése (kontrollingja) segítségével nyert információkat és következtetéseket, azaz esetlegesen megváltozott környezet által okozott hatásokat (tartós költségnövekedések, makró hatások, stb.). Egy megfelelően kialakított tervezési rendszer révén – amely megfelelően tartalmazza az éves költségvetés tervezéshez szükséges elemeket éppúgy, mint a napi, operatív gazdálkodás eredményességét szolgáló gördülő tervezési rendszert – jelentős hosszú távú eredmények válnak elérhetővé:

30


•

a mindennapos munka egyszerűbbé és egységesebbé válik, így az új kollégák betanítása is kevesebb gonddal jár.

•

A pontos tervezésnek és előrelátásnak köszönhetően nő a likviditás,

•

az esetleges finanszírozási igények könnyebben átláthatókká válnak,

•

ezáltal a külső finanszírozási források költségének (például: rulírozó folyószámlahitel után fizetendő kamatok) csökkenése várható.

•

Mindezeken felül a pontos likviditási terv segítségével vállalható fizetési határidők várnak elérhetővé,

•

amelyek további árengedményeket, kedvezményeket eredményezhetnek a szállítók részéről.

A legfontosabb kijelenteni, hogy mindezen változások végbemeneteléhez elengedhetetlen egy általános szervezeti attitűd- és szemléletváltás, valamint ezen keresztül a pénzügyi kultúra fejlesztése. Ez minden intézményre érvényes, legyen az az önkormányzat, vagy az általa fenntartott intézmények bármelyike. A szemléletváltás elsődleges célja a költséghatékony működésre való törekvés, valamint a közpénzekkel történő kellően tervezett és felelős gazdálkodás kialakítása. Ezen felül a Hivatal minden munkatársának törekednie kell a jogszabályi követelményeknek és a felső szintű utasításoknak történő megfelelésen túl a stratégiai célok teljesülésének elősegítésére. A szemléletváltás mellett a döntési hatékonyság növelése is elengedhetetlen tényező, mely a mindenkori vezetés (polgármester, jegyző, intézményvezetők) felelősségi körébe tartozik. c) Zárt, egységes rendszerben történő tervezés A költségvetés terv a polgármesterekkel, a körjegyzővel és az intézetvezetőkkel folytatott egyeztetéseket követően a körjegyzőség költségvetési, gazdasági és számviteli ügyintézője által kerül elkészítésre. A költségvetés tervezése MS Excel segítségével történik, azonban a tervezéshez felhasznált adatok jellemzően papír alapon, vagy szóbeli egyeztetés útján kerülnek a pénzügyi munkatárshoz. Ezen felül, a szoftver nyújtotta lehetőségek sincsenek teljes mértékben kihasználva, miközben az ehhez szükséges tudás és kapacitás egyaránt rendelkezésre áll. A papír alapú, gyakran kézzel írott, manuális adatbevitelnek köszönhetően a hibalehetőség magasabb, mint a pusztán elektronikus adatszolgáltatási gyakorlat esetén, így egy kiküszöbölhető kockázati tényezőt jelent. A körjegyzőség jelenlegi tervezési rendszere nem biztosítja a gyors, könnyen átlátható, és hatékony munkavégzést. Mindezen kritériumok teljesítése érdekében a tervezéskor felhasznált MS Excel táblák elkészítésekor célszerű az adatokat a lehető konzisztens módon feltűntetni, valamint a táblázatokat úgy szerkeszteni, képletezni, hogy azok automatikus hivatkozással lehetővé tegyék, hogy egy adatot, kizárólag egyszer kelljen manuálisan felvinni. Ezt követően célszerű más cellákra hivatkozni, és a táblázatokat úgy képletezni, hogy az egyszer megadott input adatokkal a szükséges kimutatásokat végig tudja számolni. A személyes interjúkon történt egyeztetések alapján megállapítható, hogy a jelenlegi erőforrásokkal és számítástechnikai képzettséggel is létrehozhatók és kezelhetők ezen táblázatok. Amennyiben erre mégis igény merülne fel, úgy egy MS Excel képzés segítségével a szükséges ismeretek könnyűszerrel megszerezhetők.

31


d) Átfogó stratégia és jövőkép kialakítása, kommunikáció kiterjesztése Jelenleg a stratégiaalkotás folyamata kimerül a polgármesteri ciklusprogram követésében, valamint az annak megvalósítására való törekvésben. A költségvetés tervezésekor a szükséges egyeztetés megtörténik az intézményvezetőkkel, azonban az elkészült terv a megvalósításnál jellemzően nem kerül figyelembe vételre, jelentős az ad hoc döntések száma. Továbbá elmondható, hogy a települések nem rendelkeznek olyan átfogó stratégiával, mely a mindennapos működésre jelentős hatással lenne, azaz a stratégiaalkotás és a megvalósítás, működés között jellemzően gyenge kapcsolat van. A polgármester ciklusprogramjának további kifejtése, valamint általános küldetés, jövőkép és célok meghatározása elengedhetetlen annak érdekében, hogy a közös célok egységes irányba mozdítsák a községeket. A stratégiák meghatározásán kívül jelentős hangsúlyt kell fektetni azok kommunikálására is, így a jelenleg is megvalósuló internetes közzététel mellett a falugyűlések és egyéb nyilvános alkalmak során is célszerű kifejteni azokat az értékeket és célokat, melynek elérése érdekében együttes erőfeszítésekre van szükség. e) Ciklusprogram, stratégia és a szakpolitikai prioritások figyelembe vétele tervezéskor A ciklusprogram, a stratégia és a szakpolitikai prioritások által kitűzött célok kezelése nem történhet az egyéb folyamatoktól függetlenül, mivel ezek megvalósítása az operatív tevékenységek sorát igényli. Ennek megfelelően a költségvetés tervezés és készítés, valamint a gördülő tervezés folyamán is szükséges a fenti három célmeghatározás figyelembe vétele. Így javasolt a stratégiák ismertetésén és kommunikálásán túl, azok folyamatos integrálása a tervezésbe, valamint az egyes pénzügyi döntések stratégiai célok szerinti felülvizsgálata. A stratégiai tervezés és a költségvetés gazdálkodás kapcsolatának bemutatásáról szóló folyamatábra jelen összefoglaló dokumentum 5. számú mellékletét képezi. f) Gazdasági döntések dokumentálása, pénzügyi felelősségvállalás szabályozása A pénzügyi felelősségvállalás szabályozása és a felelős gazdálkodás javítása érdekében javasolt egy, a polgármester/képviselő testület által meghatározott költségszintet meghaladó pénzügyi, gazdasági döntésekről, eszközbeszerzésről, szolgáltatásrendelésről dokumentációt készíteni, nyilvántartást vezetni. Ennek célja, az esetleges visszaélések kiküszöbölésén túl a megfelelő szabályzati és bizonylati rend erősítése. Ennek érdekében javasolt a jelen összefoglaló dokumentum 15. számú mellékletét képező Igénylő lap használata, valamint szükség szerinti módosítása. Összességében kijelenthető, hogy a költségvetési gazdálkodás hatékonyságának sikeres javításához elengedhetetlen az előzőekben kifejtett szemléletmód és új módszertani alapok elsajátítása és integrálása a Hivatal szervezetébe. A költséghatékony gazdálkodás igénye nem csak a Hivatal munkatársainak fejében kell hogy kialakuljon, mivel jelentős költségtényezőt jelentenek mindazon intézmények, melyek akár részben, akár teljes mértékben önálló gazdálkodási jogkörrel bírnak.

32


A mára általánossá vált tendencia, miszerint az önkormányzati források évről évre szűkülnek, olyan kihívások elé állították a gazdálkodásért felelős vezetőket és munkatársakat, melyeknek kizárólag szigorú és jól összehangolt, komplex gazdálkodási módszertanok segítségével lehet megfelelni. Így például a 2010. évre várható 10 M Ft-os önkormányzati forráscsökkenést a folyamatos pénzügyi és gazdasági kontroll mellett lehet kigazdálkodni.

7.

Informatikai fejlesztések A szervezetfejlesztési projekt során az előző fázisban felmért igények alapján és a pályázati célokkal összhangban a Körjegyzőségi Hivatal számára tárgyi eszköz nyilvántartó rendszer került bevezetésre. Mivel e rendszerhez tartozó adatbázis és alkalmazás helyi számítógépre került telepítésre, fontos szót ejteni az adatmentésekről is, hiszen a tárgyi eszköz nyilvántartó adatállományai mellett más helyben tárolt adatok biztonságos tárolása is elengedhetetlen. Az informatika kapcsán Halmaj Község honlapja szintén átvizsgálásra került és a javaslatok alapján azon – szintén a pályázati céloknak megfelelően – módosítások is történtek. A továbbiakban a fenti informatikai fejlesztések részletes bemutatása történik meg.

7.1 Tárgyi eszköz nyilvántartó szoftver bevezetése A projekt II. mérföldkövéig a tárgyi eszköz nyilvántartóval kapcsolatban a következő elvárások kerültek megfogalmazásra a hivatal részéről: • • • • • • •

a rendszer vonalkódos azonosítással rendelkezzen; a vonalkódok olvasására kerüljön beszerzésre mobil adatgyűjtő készülék; a vonalkódok nyomtatására kerüljön beszerzésre vonalkód-nyomtató eszköz; a rendszer rendelkezzen leltár funkcióval a leltározás segítésére, felgyorsítására; a rendszer rendelkezzen értékcsökkenés számítási funkcióval; a rendszer egyaránt kezelje a 100.000 Ft fölötti és alatti (kis értékű) eszközöket; az eszközök helyének tárolása intézmény/helyiség bontásban kezelhető legyen (Az önkormányzat intézményeinél lévő eszközök is bekerülnek a nyilvántartásba!).

A fenti igények figyelembe vételével a „TENYI” elnevezésű tárgyi eszköz nyilvántartó rendszer került kiválasztásra és bevezetésre, vonalkódos rendszerrel kiegészítve. A TENYI tárgyi eszköz nyilvántartó rendszer Önkormányzatok számára készített nyilvántartó rendszer. Az alkalmazás magját a tárgyi eszközök nyilvántartása, és a hozzá kapcsolódó könyvviteli feladatok támogatása képezi. Funkcionalitása kiterjed a beruházások nyilvántartására, aktiválására, részaktiválására, leltározási adatok kezelésére (szobaleltár és személyi leltár) és kis értékű eszközök nyilvántartására is.

33


A rendszer az alábbi funkciókkal rendelkezik: •

Analitikus nyilvántartás megvalósítása. (Adatrögzítés.)

•

Értékcsökkenés elszámolása: Lehetőség van az eszközök egyedi és csoportos értékcsökkenésének elszámolására, megfelelő jogosultsággal a számított adatok felhasználói felületen keresztüli törlésére. Az alkalmazásban az értékcsökkenés elszámolása után automatikusan, felhasználói beavatkozás nélkül könyvelésre kerülnek az adatok. Tehát automatikusan, a tárgyi eszközönként nyilvántartott értékadat változások az érintett főkönyvi számokhoz is hozzárendelődnek. Így biztosított, hogy a főkönyvi feladásban pontosan megjelenjenek az adatok.

•

Eszközforgalom könyvelése: A rendszerben mozgásnem kódokhoz kötve (kivéve a terv szerinti értékcsökkenés elszámolása) lehet az eszközök értékadataiban bekövetkezett változásokat könyvelni. Megfelelő jogosultsággal az értékváltozásokat egyesével lehet törölni a felhasználói felületen keresztül. A mozgásnem kódok követik az Önkormányzatok által elkészítendő bevallások adattartamát (38-as űrlap).

•

Beruházások kezelése: A rendszer alkalmas a beruházásokhoz kapcsolódó kiadások nyilvántartására. Az alkalmazás lehetőséget ad az üzembe helyezés, rész-üzembe helyezés kezelésére. Támogatja az aktiválási jegyzőkönyv elkészítését.

•

Lekérdezések: A rendszerben előre definiált lekérdezések vannak. A lekérdezések eredménye minden esetben PDF formátumban jelenik meg, és így a nyomtató típusától függetlenül megfelelő minőségben nyomtatható. A lekérdezések alapértelmezés szerint az aktív eszközökre vonatkoznak, de a felhasználó kérésének megfelelően a nem aktív eszközök is a lekérdezésbe kerülhetnek, de ebben az esetben számolni kell a hosszabb válaszidővel. o Törzsadatok: A rendszer által használt törzsadatok lekérdezése, nyomtatása. o

Forgalom adatok: A tárgyi eszközökkel kapcsolatos értékváltozások megjelenítése a felhasználó által választott időszakra, eszközönkénti vagy intézményenkénti, főkönyvenkénti, mozgásnemenkénti bontásban.

o

Kimutatások: Az eszközök készletének kimutatása a felhasználó által választott időpontban intézményenként, vagy főkönyvenként. Ebben a menüpontban lehet elkészíteni a főkönyvi kivonatot is.

o

Értékváltozások kimutatása: Ebben a menüpontban történik az értékcsökkenés számítással kapcsolatos értékváltozások lekérdezése, értékkel vagy érték nélkül nyilvántartott eszközök listázása. Adatszolgáltatások: A tárgyi eszköz nyilvántartásnak rendszeresen adatokat kell szolgáltatnia a főkönyvi könyvelés felé. Ebben a menüpontban lehet a könyvviteli adatokat megjeleníteni, elkészíteni a főkönyvi feladást. A tárgyi eszköz kartont is itt lehet nyomtatni.

o

•

Törzsadat kezelés: A rendszerben tárolt törzsadatokat lehet ebben a menüpontban karbantartani, újat felvenni, meglévőt módosítani, esetleg törölni.

•

Kisértékű eszközök: A rendszer támogatja a kisértékű eszközök mennyiségi nyilvántartását.

34


•

• •

Leltár adatok: Ha megvalósul a részletes adatfeltöltés, akkor szobaleltár, illetve személyi leltár szinten lekérdezhető adatok. Az egyedi azonosítókat etikett formájában ki lehet nyomtatni. A leltárelemzéshez a leltáreredmény rögzítése után a rendszer elvégzi az elemzést, és listában megjeleníti a hiányt, illetve a többletet. A rendszer alkalmas vonalkód rendszer használatára. A rendszerből nyomtatott egyedi azonosítók alapján, vonalkód leolvasóval közvetlenül begyűjthetők az információk a tárgyi eszközökről. Így leegyszerűsödik a leltározás folyamata. Rendszernapló: A rendszerben tárolt naplók adatai kérdezhetőek le. Karbantartás: Felhasználók kezelése, szerepkörök módosítása, jogosultságok definiálása, módosítása, Zárás/Nyitás és a külső adathordozóra mentés indítása.

Az előzetesen bekért adatok (nyilvántartási számok, főkönyvi számok, szervezeti egységek, intézmények, mozgásnemek, összerendelések stb.) alapján előkészített és testreszabott TENYI rendszer telepítése és oktatása egymást követően történt meg. Az oktatás mind a felhasználói, mind pedig az adminisztrátori funkciókat lefedte. Erről jelenléti ív (16. számú melléklet), a rendszer átadásáról pedig átvételi elismervény (17. számú melléklet) készült. Az oktatáson túl, a program gördülékeny használatának segítésére, felhasználói és üzemeltetői kézikönyv került átadásra. A bevezetett szoftverhez illesztett vonalkódos rendszer használatához a következő eszközök és kellékanyagok kerültek beüzemelésre, illetve átadásra: • Vonalkódos adatgyűjtő: Motorolla-Symbol MC3000 + dokkoló és kommunikációs egység + kommunikációs kábel + tápegység • Vonalkód nyomtató: Zebra GK420T vonalkód nyomtató • 5000 db műanyag címke 50x25 méretben • 2 db festékszalag vonalkód nyomtatáshoz A TENYI rendszerhez jogszabálykövetés, valamint online vagy telefonos hiba bejelentés is igénybe vehető: [email protected], +36 70 639 7796 (hétköznap 9:00-17:00). Működési igények, informatikai háttér Az alkalmazás szerver-kliens megoldással készült, szerver oldalon Windows hálózati operációs rendszerre (Microsoft Windows Server 2003, kisebb terhelés esetén elégséges Microsoft Windows XP Professional egy közepes teljesítményű munkaállomáson), annak részét képező IIS webszerverre, az ingyenesen hozzáférhető PostgreSQL adatbázis-kezelőre, kliens oldalon webböngészőre (Internet Explorer 6 vagy újabb, Firefox) van szükség. Halmaj Község Önkormányzata esetében nem áll rendelkezésre központi szerver, így a szerver és kliens egy számítógépre került. A későbbiekben, amennyiben több számítógépről is el kívánják érni az adatbázist, 3 kézenfekvő lehetőség kínálkozik erre: • A jelenlegi gép, amelyre a rendszert telepítették, legyen kinevezve szerverré és az azon található adatbázist érje el a többi kliens számítógép hálózaton keresztül. • Központi szerver beszerzése esetén kerüljön át a közös adatbázis a szerverre és a kliens számítógépek onnan érjék el a programot.

35


•

Az adatbázis kerüljön át egy szerverparkban elhelyezett számítógépre. Ekkor interneten keresztül érhető el az adatbázis bármely számítógépről (ASP megoldás). A gyors, vonalkódos tárgyi eszköz nyilvántartás előnyei A körjegyzőség ez idáig nem rendelkezett tárgyi eszköz nyilvántartó szoftverrel, a nyilvántartás – kizárólag a 100.000 Ft összeghatáron felüli tárgyi eszközök esetén – MS Excel táblázatban történt. Jelen alkalmazás bevezetésével megoldhatóvá vált •

a teljes körű (mind nyilvántarthatóak),

•

hatékony (földrajzilag és kategóriák beazonosítható tárgyi eszközök),

•

gyors (internet nyilvántartás.

a

kis-,

segítségével

mind

elérhető

a

nagy

szerint közös

értékű

is

kellő

adatbázis)

tárgyi

eszközök

részletezettséggel tárgyi

eszköz

A működtetés során fontos szempont, hogy az adott időszakra vonatkozó értékcsökkenést automatikusan kiszámolja, jelentős időmegtakarítást és számos hibalehetőséget kiküszöbölve ezzel. A tárgyi eszköz nyilvántartó alkalmazás mindemellett a leltározást is nagymértékben segíti. A rendszerhez tartozó vonalkódos eszközök szintén egyszerűsítik és gyorsítják a tárgyi eszközök nyilvántartásának folyamatát. 7.2 Adatok biztonsági mentése Az önkormányzati adatvagyon rendkívül értékes és bizalmas adatok halmaza. Mivel Halmaj Község Önkormányzata központi szerverrel nem rendelkezik, az adatok szétszórtan, az adott szoftverrel telepített számítógépen tárolódnak. A vizsgálatok során megállapításra került, hogy Halmaj Község Önkormányzatának adatairól nem készülnek teljes körű biztonsági mentések. Ahol biztonsági mentés nem készül, az adatok elvesztésének veszélye folyamatosan fennáll. A bevezetésre került, előzőleg ismertetett TENYI – Tárgyi eszköz nyilvántartó és a hasonló, fejlett technológiájú rendszerek esetén megoldható az ASP rendszerként történő üzemeltetés, amelynek lényege, hogy egy földrajzilag máshol elhelyezkedő, biztonságos központi szerverre (ASP központ - Application Service Provider Központ) telepítik az alkalmazásokat (szoftver), melyet a felhasználók (önkormányzatok, gazdasági társulások) Interneten keresztül érhetnek el természetesen titkosított adatkapcsolat használatával. Ebben a működési modellben a felhasználók mentesülnek többek között - az adatmentési feladatoktól. Javasolt, hogy Halmaj és Kiskinizs Község Önkormányzata, valamint a Körjegyzőség informatikus szakértői segítséggel az alábbi feladatok kerüljenek elvégzésre az adatvagyon biztonságos tárolása érdekében: •

Összesítés készítése a mentendő adatok fizikai helyéről, vagyis hogy melyik számítógépen milyen adatbázis található.

•

A mentésre használt eszközöknek, azok kapacitásának meghatározása (az adatok jelenlegi és várható méretének felmérésével). Ezek lehetnek pl. CD, DVD lemez vagy pendrive.

36


•

Az adatok mentési gyakoriságának és időpontjának meghatározása. A mentések gyakoriságát aszerint érdemes megtervezni, hogy a mentésre kerülő adatbázisba milyen gyakorisággal kerülnek adatok. Pl. ha a tárgyi eszköz nyilvántartó szoftverbe napi szinten nem, csak havonta kerül be néhány adat, akkor annak havi mentése elégséges. Abban az esetben, ha napi rendszerességgel használt szoftver adatbázisáról van szó, célszerű legalább hetente mentést készíteni.

•

Katasztrófaterv kidolgozása, vagyis hogy mit kell tenni az esetleges meghibásodás esetén, illetve mérlegelni kell, hogy adott esemény bekövetkezésekor maximálisan mennyi munka vész kárba. Pl.: 1 hetes mentési gyakoriság esetén 0-tól 7 napig (maximálisan 5 munkanap) veszhet el adat, tehát ennyi munkát szükséges újra bevinni a rendszerbe.

•

Végül, de nem utolsó sorban, az elmentett anyagok, biztonsági másolatok tárolásának biztonságos helyének meghatározása, hogy védve legyenek illetéktelenek hozzáférésétől. Másik fontos szempont, hogy a tárolási hely tűzbiztos legyen.

Ha a fenti pontokban megfogalmazott ajánlások elvégzésre kerülnek és ez alapján a mentések rendszeresen megtörténnek, elmondható, hogy az önkormányzat szoftverei és az azokhoz tartozó adatok mögött egy megbízható mentési rendszer van, amely alkalmas a fontos és bizalmas adatok biztonságos tárolására és megőrzésére. Ezáltal bizonyos adatok tárolása kizárólag digitálisan formában is elégséges lesz, amennyiben a törvényi szabályozás azt lehetővé teszi. 7.3 Honlapfejlesztési javaslatok A szervezetfejlesztési projekt kapcsán Halmaj jelenlegi honlapja (www.halmaj.hu) is górcső alá került. A legfőbb cél az volt, hogy - a pályázati célok alapján - a települések webes felületén kialakításra kerüljön az 1. szintű internetes ügyintézési rendszer, amely által a települések állampolgárai és vállalkozások számára számos közérdekű, közhasznú információ jelenik meg (például: a testületről, bizottságokról, polgármesteri hivatal felépítéséről, kisebbségi önkormányzatokról szóló információk, településismertető, közéleti információk, oktatási intézmények és gazdasági környezet bemutatása, turisztikai információk). Javasolt a honlap továbbfejlesztésének távlati céljaként, hogy a fenti közérdekű, közhasznú információk mellett az adózási, településüzemeltetési (közterület-foglalási), működési és telephelyengedélyek, szociális és építéshatósági letölthető nyomtatványok is megtalálhatóak legyenek az Önkormányzat honlapján. Ez már a jelenlegi pályázati célokon túlmutató 2. szint elérését jelenti! (Az elektronikus szolgáltatás szintek részletes leírását a 18. számú melléklet tartalmazza.) Ehhez kapcsolódóan fontos kiemelni, hogy a szervezetfejlesztési projekttel átfedésben egy másik projekt is futott, amelyben Halmaj Község is érintett és kismértékben hatással van a szervezetfejlesztési projekt e részére. A CÉDE pályázat keretein belül megvalósult projekt címe: „Szikszói Kistérségi Többcélú Társulás e-közigazgatási rendszerének kialakítása”.

37


E projekt keretein belül bizonyos ügyekben megvalósul az 1. szintnél magasabb elektronikus ügyintézés, amely a halmaj.ugyintez.hu webcímen érhető el előzetes Magyarorszag.hu Ügyfélkapu regisztrációval. A halmaj.ugyintez.hu webcímen jelenleg intézhető ügyek: • Hatósági/Általános igazgatás o Címer/zászló használati kérelem o Ebtartás be- kijelentése • Okmányiroda o Kérelem halotti anyakönyvi kivonat kiadására o Kérelem házassági anyakönyvi kivonat kiadására o Kérelem születési anyakönyvi kivonat kiadására • Vállalkozás o Bejelentés működési engedély adataiban bekövetkezett változásról o Bejelentés műsoros előadás, zene, szórakoztató játék folytatásáról, szórakoztató játékautomata, pénznyerő automata működtetéséről o Bejelentés telepengedély adatváltozása o Kérelem a magánszállásadók hatósági nyilvántartásba vétele iránt o Kérelem működési engedély hitelesített másolatának o Magánszállásadói nyilvántartásba vétel o Működési engedély másodlat kiadása iránti kérelem o Működési engedély visszaadása o Telepengedély-köteles tevékenység megszűnése o Üzlethelyiség tulajdonosi adatainak változása A felsorolt ügyekben 1. szintű elektronikus ügyintézés megvalósítása már nem indokolt. Habár Halmaj honlapja rendkívül sok információt tartalmaz, jelen szervezetfejlesztési projekt keretein belüli, a honlaphoz kapcsolódó pályázati célok eléréséhez egyrészt tartalmi, másrészt strukturális módosítások váltak szükségessé. A strukturális javaslatok a honlap menütérképének tematikus átalakítását jelentik, a menük mögött lévő tartalom többnyire megfelelő, így az nagyrészt változatlan maradt; csupán összevonások, illetve kiegészítések voltak szükségesek. A tartalmi kiegészítés egyik eleme az önkormányzat által végzett közigazgatási szolgáltatáshoz kapcsolódó tájékoztató adatok megjelenítését jelenti a következő szempontok alapján: • Szükséges dokumentumok - az adott szolgáltatáshoz tartozó ügy elintézéséhez szükséges, ügyfél által átadandó dokumentumok listája (pl. személyi igazolvány, lakcímkártya). • Kitöltendő formanyomtatványok - az adott szolgáltatáshoz tartozó ügy elintézéséhez szükséges kitöltendő formanyomtatványok, sablonok. Ennek honlapra történő feltöltése opcionális, de 2. elektronikus szolgáltatási szint érhető el vele adott ügy kapcsán! • Illetékes hatóság (pl. Polgármesteri Hivatal, Okmányiroda) – az a szerv, ahol az ügyintézés lefolytatható. • Ügyintéző(k) neve – akik az adott ügyhöz kapcsolódó ügyintézést végzik • Ügyintéző(k) telefonszáma • Ügyintéző(k) e-mail címe • Ügyintéző(k) ügyfélfogadási rendje 38


Halmaj esetében a leggyakrabban keresett 27 közigazgatási szolgáltatás (31. számú melléklet) közül a legtöbb nem az Önkormányzat hatáskörébe tartozik, ezért azokról olyan tájékoztató elhelyezése javasolt, amely arról ad útmutatást, hogy az ügyfélnek kihez kell fordulni ezen ügyek intézésekor. Az Önkormányzat hatáskörébe tartozó ügyekről tájékoztató dokumentumokat és az azokhoz tartozó, letölthető formanyomtatványokat az átdolgozott honlap „Nyomtatványok” menüpontjában javasoljuk elhelyezni. A fentieken kívül javasolt még azon szolgáltatásokhoz tartozó tájékoztatókat, adatokat megjeleníteni, amelyek gyakoriak Halmaj Község, illetve a Körjegyzőség életében. Szintén a pályázati célok megvalósulása érdekében képgalériát („Képgaléria” menüpont) hoztunk létre a honlapon, amelyben önkormányzati, civil és vállalkozói rendezvények fotói kaphatnak helyet. A turizmust, vendéglátást élénkítendő, a községről és annak környékéről, ezek turisztikai látványosságokról is célszerű jó minőségű, „vendégcsalogató” képek feltöltése. Ahogy fentebb már részletesen kibontásra kerül, Halmaj honlapja információban rendkívül gazdag, de a strukturáltság és áttekinthetőség szempontjából fejlesztés vált szükségessé. Ennek érdekében a következő tematikus felbontásban kerültek fel az adatok a honlapra: • Főoldal és polgármesteri köszöntő • Halmajról • Közigazgatás • Intézmények • Egyházak • Egyéb A honlap ezeken túlmenően a következő elemekkel került kiegészítésre: • • • •

E-ügyintézés - a menüpont a halmaj.ugyintez.hu oldalra hivatkozik Nyomtatványok Közbeszerzések „Közbeszerzések Tanácsa” – banner, amely a www.kozbeszerzes.hu oldalra hivatkozik • Képgaléria A honlap megújult struktúráját bemutató dokumentum a 19. számú mellékletként került csatolásra. A honlap a település egyfajta „hirdetőtáblája”. Nem elég azt létrehozni, folyamatosan karban kell tartani, új információkkal kell bővíteni, kiegészíteni. Halmaj esetén ezt egy erre megbízott személy végzi el. Az új információk, hírek feltöltése mellett javasolt, hogy ő tartson kapcsolatot a honlap fejlesztőjével, aki támogatást nyújt abban, hogy a közérdekű adatok, pályázatok, rendeletek stb. a hatályos jogszabályok szerint kerüljenek publikálásra.

39


8.

Humán fejlesztési feladatok A projekt keretében az egyik legfontosabb szervezetfejlesztő elemként Halmaj Körjegyzősége, valamint az Önkormányzatok, illetve a fenntartott intézmények vezetőinek és munkatársainak célirányos képzése történt meg. A korábban már összegyűjtött igények alapján került összeállításra és megvalósításra az a három tréning, amely hatékonyan fejleszti az intézményvezetőket és munkatársakat. Az alábbiakban kerül részletes bemutatásra, hogy a lefolytatott képzések, úgy mint: • „Vezetőképző szeminárium”, • „Az ügyfélszolgálat művészete” tréning, • Projektmenedzsment képzés milyen tematika alapján és milyen eredménnyel került megvalósításra. A tréningek mindegyike esetén született jelenléti ív, készült hallgatói anyag és képzési beszámoló. Ezek a dokumentumok a 20-28. számú mellékletben kerültek csatolásra.

8.1 „Vezetőképző szeminárium” – vezetőképző tréning (2009. augusztus 25-26.) A képzés résztvevői Halmaj Községi Önkormányzat és intézményeinek vezetői voltak. A vezetők régóta ismerik egymást, baráti viszonyban állnak egymással. A kis település mérete miatt előfordulnak „álláshalmozások”, azaz az önkormányzat vezető tisztségviselője más önkormányzati szervezeti egységben is vezető állást tölt be. Érdekes volt, ahogy a baráti viszony ellenére is „hivatalosan” szólítják meg egymást. A képzés elején beszélgetés keretében tisztázták a résztvevők, hogy melyek a mai vezetőkkel szembeni elvárások, ez hogyan illeszkedik bele a társadalmi elvárásokba és analizálhatták önmagukat valamint a hivatali struktúrát. A képzés során külön figyelmet fordítottunk arra a nem kívánatos szokásra, hogy az ügyfelek ügyfélfogadási időn kívül is felkereshetik a Polgármestert, a Jegyzőt, a Hivatal munkatársait. Ez stresszes helyzetet teremt. Elfogadták a résztvevők a megfelelő időben és megfelelő módon elhangzó NEM hasznosságát. Feldolgozásra került, hogy a szervezetet a külső környezet mi alapján ítéli meg, hogyan alkot véleményt. A szervezeten belüli vezetői tevékenységek a helyzetfüggő vezetés ismeretének birtokában hatékonyabbá tehető. Ennek megismerése elméletben nem elegendő, ezért a nap folyamán különböző gyakorlatokat végeztek a résztvevők, melyek segítették az újonnan kapott ismeretek mindennapi munkába való beültetését. A képzés során előtérbe került a motiváció kérdése. Nem csak kizárólag pénzzel lehet a munkatársakat motiválni. Akkor, hogyan? Példákon keresztül ismerték meg a résztvevők hogyan lehet pozitív módon ösztönözni a munkatársakat. Fontos a jó kommunikáció. Lehetnek a szervezet életében naponta számos konfliktus helyzetek, amit oldani kell. Megtanulták a hallgatók, hogyan lehet ezeket a konfliktusokat megfelelően hatékonyan kezelni. A szervezetfejlesztésben egy hatékony teljesítményértékelő rendszer eszközeként bevezetést kapott az Egyéni Fejlődési Háló, mely a motivációs eszköztár bővítéséhez is hozzájárul. A tréning során ennek alkalmazását is megismerték a vezetők. Önismereti tesztek is kerültek kitöltésre, melyek a vezetői szerepazonosulást segítették elő. A tesztek segítettek feltárni, hogy ki milyen csapatjátékos, mennyire megbízható a munkájában, illetve kik szeretnének előbbre jutni a ranglétrán. Tudatosult a résztvevőkben, hogy a vezetőknek a további jó működésért tenniük kell. A közösen felállított szabályokat folyamatosan alkalmazni és betartani szükséges.

40


A képzés tematikája: o Elvárások • Mi az elvárás a jövő vezetőjétől? • Elvárások a közigazgatástól • Társadalmi elvárások • ÁROP o Menedzsment • Menedzsment - vezetés • Vezetői tevékenység • Vezetői funkciók o A szervezetek hatékonysága • A szervezet megítélése • Kapcsolati viszonyok o

o

o

o

o

o

Kommunikáció • A szervezeti kommunikáció • Felosztásuk • A kommunikáció tartalma • Funkciók A helyzetfüggő vezetés • Vezetési stílusok • Alapvető készségek • A négy stílus • A változás elérése Konfliktusok • Konfliktusok és megjelenésük • Viszony a konfliktushoz • Konfliktusok kezelése • Gyenge láncszem Probléma • A probléma anatómiája • Problémamegoldások • A Fekete Párduc mechanizmus • Mechanizmusaink Asszertivitás • Asszertivitás jellemzői • Lélektani technikáink A képzés zárása

8.2 „Projektmenedzsment tréning” – projektmenedzsment képzés (2009. szeptember 15.) A résztvevők a Halmaj Körjegyzőség munkatársai voltak. A képzés segítségével a Hivatal eredményesebben tud önkormányzati és településhez kapcsolt projekteket lebonyolítani. Megismerték a résztvevők a sikeres projekt levezetésének feltételeit és gyakorlatát.

41


Világossá vált, hogy a kis település méret miatt nem alakítottak ki szervezeti egységeket, amely így oda vezetett, hogy a projektek lebonyolításához külső segítségre van szükségük. A képzés során megismerték a projekt és szervezet feladatait. Képet kaptak a résztvevők arról, hogy miért fontosak a megfelelő felmérések, előkészületek a projekt lebonyolításához, melyhez ismerni kell a tervezés fontosságát, szakaszait, lépéseit. Ismereteket szereztek arról, hogy a projekt vezetőjének és a team tagjainak milyen feladatokat szükséges végrehajtania a projekt során az idő tényezőjének figyelembevételével. Szó esett a szoftverekről, melyek segítik a projektek nyilvántartását, kezelését és sikeres lebonyolítását. A projektmenedzsment gyakorlatok során bebizonyosodott, hogy elengedhetetlen az információ megfelelő áramoltatása és az, hogy egymás közötti minél több kommunikációra kerüljön sor. Az elmélet és gyakorlat segítségével eljutottak a résztvevők arra a szintre, hogy képesek legyenek az alap dokumentumok segítségével elkezdeni a projektmunkát. A projekt utolsó mozzanata volt a szervezet fejlesztés folyamatán belül a pályázatok kezelése, mely az előkészítő interjúk során feltárásra került. A résztvevők számára eddig a „projekt” egyet jelentett a központi pénzekre való pályázással. A képzés tematikája: o Projekt szemléletmód alapjai

o

• Mi a projekt (példákkal) • A projekt jellemzői • A projektek és működésük • A projektek és a stratégia A szervezet és a projekt

o

• A szervezeti célok és a projekt kapcsolata • Szervezeti struktúrák és a projekt • Szervezeti kultúrák és a projekt Projektmenedzsment

o

• Projekt életciklusai • Tudásterületek • Alkalmazási területek • Projektkörnyezet ismerete • Személyek közötti kapcsolat • Projekt kommunikáció • Zárás lépései • A projekt sikertényezői Projektmenedzsment gyakorlatok

o

• Projektmenedzsment alkalmazása a gyakorlatban (példák) • Projektmenedzsment rendszer vállalati működésbe integrálása • Sikerek és nehézségek A képzés zárása

42


8.3 „Az ügyfélszolgálat művészete” - ügyfélszolgálati képzés (2009. szeptember 22.) A képzés résztvevői Halmaj Körjegyzőség munkatársai voltak. A képzést megelőzően interjúk keretében feltártuk a jelen helyzetet, az adott problémákat, melyre építve kialakítottuk a fejlesztési struktúrát. Az ügyfélszolgálati munkakörbe dolgozók egyik fő problémaként azonosították a helyi ügyfelek agresszív, követelőző, sokszor rasszista kommunikációját. A munkatársak az előzetes tájékoztatásnak, valamint a már megelőző képzéseknek köszönhetően várták a tréninget. Fontos szempont volt, hogy képet kapjanak a résztvevők a munkájukhoz nélkülözhetetlen, az ügyfélszolgálati munka sikerességét megalapozó személyiségjegyekről, készségekről. Gyakorlatokban sajátították el a kapcsolattartási formákat és a természetes viselkedés kritériumait. A szerepjátékoknak köszönhetően megismerték az ügyfél típusokat, mely rendkívül érdekes volt számukra azért, mert a felhozott példák segítségével a valós ügyfeleket tudták beazonosítani. A résztvevők panaszkodtak, hogy egyes ügyféltípusoknak kiutalt segély összege gyakorlatilag megegyezik a fizetésükkel és emiatt a romák részéről számos alkalommal gúnyolódásnak és lenézésnek vannak kitéve. A tréner segítségével azonosították a résztvevők, hogy melyek azok az okok, amelyekre visszavezethetők a konfliktusok, hogyan lehet ezeket a leghatékonyabban kezelni. Kiemelten érdekelte a résztvevőket a kommunikációs és önismereti tesztek. A tesztek ráébresztették a résztvevőket arra, hogy kik is ők valójában, hogyan viselkednek, kommunikálnak egymással, amelyek kihatnak mindennapi tevékenységükre. A gyakorlati és elméleti feladatoknak köszönhetően a képzés résztvevői olyan információkat és példákat kaptak, amelyekkel sokkal sikeresebben, hatékonyabban tudják ügyfélszolgálati feladataikat ellátni, könnyebben tudnak az ügyfelekkel bánni, megértik problémáikat, empatikusabb magatartást tanúsítanak velük szemben. A bemutatott példák ismeretében az újabb reklamációk esetén felkészülten állnak a probléma feltárása elé, a konfliktusokat zökkenőmentesen oldják meg. A képzés tematikája o Az ügyfélszolgálat művészete

o

• Az ügyfélszolgálat művészete • Az ügyfélszolgálati munkakörre jellemző személyiség • Hippokratészi besorolás • Kapcsolattartási formák Kommunikáció

o

• Kommunikáció az ügyfélszolgálatban • Udvariassági irányelvek • Ügyféltípusok • A nehéz típusú ügyfelek kezelése Konfliktusok • • • • •

Probléma megoldási módszerek Előítéletek Ügyfélpanasz, reklamáció Kezelésük Konfliktust kiváltó okok és körülmények

43


o

A probléma anatómiája

o

• Probléma anatómiája • Probléma megoldások • Fekete Párduc mechanizmus • Konfliktushoz való viszonyok Asszertivitás

o

• Asszertivitás jellemzői • Lélektani technikáink A képzés zárása

Összegzés, további humán fejlesztési javaslatok Általánosan mindhárom képzésről elmondható, hogy a képzések elérték céljukat. Az előzetesen megfogalmazott szervezetfejlesztési célokkal összehangoltan a képzések során kapott információkat a hallgatók hasznosítani fogják a mindennapi munkavégzésük során. Az előzetes interjúkra alapozott képzések segítették a résztvevőket egy összetartóbb közősséget formálni, levetkőzni előítéleteiket, segítettek a pozitív gondolkodás kialakításában, ezáltal az egymáshoz való társas viszonyuk pozitív formálásban. Konkrét, azonnal hasznosítható módszereket ismertek meg a vezetőképzés, a projektmenedzsment és az ügyfélszolgálat területén. Jelen lezárult képzések tapasztalataira és visszajelzéseire építve a további képzési igények: • Belső kommunikáció-fejlesztés • Vezetői szemináriumok • Időgazdálkodás • Pályázati forrás-felhasználáshoz ismeretek • Csapatépítés 8.4 Teljesítményértékelés A közigazgatásban a teljesítmény fogalmát leginkább a mérhető és ismétlődő szellemi tevékenységek meghatározott egységeként értelmezhetjük (pl.: lakossági beadvány ügykezelése). A teljesítmény fő jellemzője, hogy számszerűsíthető, a végrehajtás számosságáról, a felhasznált erőforrásokról, ezek hatékonyságáról visszajelzést nyújt. A teljesítménymenedzsment rendszerben teljesítmények formájában kell kijelölni az elvárásokat, mérni azokat és végül a teljesülésükről visszajelzést adni. A teljesítménymenedzsment logikája a közigazgatásban megerősíti mind a szervezeti felelősséget, mind az egyéni felelősséget. A teljesítménymenedzsment sarkalatos pontja, hogy a működtetéséhez kialakításra kerüljön az a szervezeti háttér, ami biztosítja a teljesítményekhez, erőforrások felhasználásához kapcsolódó tervezési-, mérési és beszámolási rendszer kialakítását és működtetését, valamint az elemzések és értékelések elkészítését. A teljesítménymenedzsment rendszerben definiálni kell a felelősségi egységeket, ahol kimutatásra kerülnek a teljesítmények és a kapcsolódó erőforrás felhasználások. A közigazgatásban a teljesítmények két szintjét érdemes elhatárolni: • a szervezeti teljesítmény: a szervezet által előállított eredmények és a szervezeti szinten felhasznált erőforrások kapcsolatát mutatja be; • az egyéni teljesítmény: az egyes munkatársak, vezetők konkrét hozzájárulását mutatja be a szervezeti teljesítményhez.

44


A teljesítmény értékelés bevezetésének célja, hogy helyreállítsa az egyensúlyt a munkatársakkal szemben támasztott, az átlaghoz képest szigorúbb követelmények és az anyagi, társadalmi megbecsülés színvonala között, segítve: • a teljesítmény javítását, • a köztisztviselő felé történő visszajelzést, • a köztisztviselők motiválását, • a teljesítményekhez igazodó díjazást, • a személyzetfejlesztést és karriertervezést, • a munkakör-értékelés objektív alapra helyezését. Miután a teljesítményértékelés döntően meghatározza az egyén (munkavállaló) további pályaútját, elmondható, hogy célja az emberi viselkedés befolyásolása is. Annak érdekében, hogy a teljesítmény értékelése és mérése magas szinten valósuljon meg, az alábbi lépések megtétele szükséges: A tervezés A hatékony bevezetés feltétele a célok egyértelmű megfogalmazása. A legtöbb célt általában azért nehéz megvalósítani, mert az eléréséhez szükséges módszerek megválasztása nem megfelelő. Egy szervezet vezetésének a bevezetéskor több dolgot is tisztáznia kell, és szükséges megterveznie a folyamatot, amelynek lépései a következők: • Diagnózis, elemzés: ahhoz hogy meg tudjuk határozni a célokat, analízist szükséges végezni arról, hogy: o milyen múlttal rendelkezik a szervezet o jelenleg milyen működése van a szervezetnek o milyen erősségekkel, gyengeségekkel rendelkezik a szervezet o milyen lehetőségei és veszélyei vannak a bevezetésnek • Célok meghatározása: mit akar elérni, milyen okból, mikorra. A teljesítményértékelési rendszer bevezetése nagy körültekintést igényel, fontos, hogy érvényesüljön a: o komplexitás (azaz legyen összhangban az emberi erőforrás stratégiájával), o tervezhetőség (készüljön terv a bevezetésről, mely tartalmazza a teljes folyamatot, így a bevezetés ütemét, munkaköri leírások aktualizálását, vezetők felkészítését, köztisztviselők tájékoztatását), o fokozatosság (az egyszerűbbtől kell haladni az összetettebb módszer felé, a tapasztalatokat folyamatosan értékelni kell), o teljes körűség (valamennyi köztisztviselőt érintenie kell, beleértve a vezetőt is). • A leghatékonyabb módszerek kiválasztása: meg kell határozni, hogy melyek a leghatékonyabb módszerei a teljesítményértékelés bevezetésének, vagyis hogy: o hogyan történik a bevezetése, kommunikációja, o melyek a leghatékonyabb eszközei (pl.: Teljesítmény-értékelő dosszié bevezetése, mely minden munkatárs Egyéni Fejlődési Hálóját tartalmazza), o hogyan történik maga a teljesítményértékelési folyamat. • Az eredmények értékelése: magát a teljesítményértékelési folyamatot is minimum évente szükségszerű értékelni, megvizsgálva, hogy: o elérte-e a célját, o milyen hatást gyakorolt a munkatársakra, a vezetőkre, o milyen változások történtek.

45


Teljesítménykövetelmények meghatározása A teljesítménykövetelményeket a munkaköre és a kiemelt célok alapján kell írásban, a tárgyévre vonatkozóan megállapítani. Alapja a munkaköri leírás. Ideális esetben az előző évi értékeléskor célszerű megállapítani a következő évre vonatkozó teljesítménykövetelményeket. A teljesítményt évente értékelni kell, legkésőbb a tárgyév végéig. Ez nem zárja ki azt, hogy évközben többször vagy folyamatosan értékelik a munkatárs teljesítményét. Az írásbeli értékelés átadását szóbeli megbeszéléshez kell kötni. Az alapilletménytől való eltérés a teljesítményértékelés eredményétől függően alkalmazható, annak hiányában az alapilletmény nem csökkenthető, azaz: a teljesítményértékelés a munkáltató kötelezettsége. A teljesítmény menedzsment alaprendszere a következő elemekből épül fel: 1. Munkaköri leírás 2. Kulcsfontosságú teljesítménymutatók, amelyek fontos jellemzői: o a mérhetőség, o és hogy fejlődik tőle mind a munkavállaló, mind a szervezet. 3. Egyéni munkavállalói célok (az egyéni motiváltság elérés érdekében) 4. Folyamatos és rendszeres ellenőrzés és felülvizsgálat a kitűzött célok elérése érdekében 5. Teljesítmény értékelése Halmaj Körjegyzősége esetén a teljesítmény értékelésére különböző teljesítménymutatók használata javasolt. Mivel a munkatársak mindegyike különböző munkakört lát el, ezért a mutatókat a már említett munkaköri leírás szerint is differenciálni szükséges. Az alábbi táblázatban kerültek összefoglalásra – munkakörönként – az alkalmazásra javasolt teljesítménymutatók:

Munkakör

Javasolt teljesítménymutató • Könyvelt pénzügyi események száma / Hibásan könyvelt pénzügyi események • Kiállított számlák száma / Hibásan kiállított számlák száma

Költségvetési ügyintéző I.

• Nyilvántartott tárgyi eszközök száma / Nem megfelelően nyilvántartott tárgyi eszközök száma • Vezetett nyilvántartások száma / Nem naprakészen vezetett nyilvántartások száma • Adatszolgáltatások száma / Elmaradt, illetve késve elküldött adatszolgáltatások száma

46


Munkakör

Javasolt teljesítménymutató • Könyvelt pénzügyi események száma / Hibásan könyvelt pénzügyi események • Kiállított számlák száma / Hibásan kiállított számlák száma

Költségvetési ügyintéző II.

• Vezetett nyilvántartások száma / Nem naprakészen vezetett nyilvántartások száma • Adatszolgáltatások száma / Elmaradt, illetve késve elküldött adatszolgáltatások száma • Elkészített, illetve megküldött képviselő-testületi ülés (Kiskinizs) jegyzőkönyvek száma / Késve elkészített, illetve megküldött képviselő-testületi ülés (Kiskinizs) jegyzőkönyvek száma • Iktatott ügyiratok száma / Hibásan, illetve késve iktatott ügyiratok száma

Igazgatási ügyintéző I. (Anyakönyvezető, Gyám és gyermekvédelmi munkakör, egyéb igazgatási feladatok)

• Vezetett nyilvántartások száma / Nem naprakészen vezetett nyilvántartások száma • Ügyfél-reklamációk száma / Meg nem válaszolt ügyfélreklamációk száma • Ügyek száma • Ügyek átfutási ideje • Adatszolgáltatások száma / Elmaradt, illetve késve elküldött adatszolgáltatások száma • Elkészített, illetve megküldött képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvek száma / Késve elkészített, illetve megküldött képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvek száma • Vezetett nyilvántartások száma / Nem naprakészen vezetett nyilvántartások száma • Ügyfél-reklamációk száma / Meg nem válaszolt ügyfélreklamációk száma

Igazgatási ügyintéző II. (szociális feladatok)

• Ügyek száma • Ügyek átfutási ideje • Adatszolgáltatások száma / Elmaradt, illetve késve elküldött adatszolgáltatások száma • Elkészített, illetve megküldött cigány kisebbségi önkormányzati képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvek száma / Késve elkészített, illetve megküldött cigány kisebbségi önkormányzati képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvek száma

47


Munkakör

Javasolt teljesítménymutató • Vezetett nyilvántartások száma / Nem naprakészen vezetett nyilvántartások száma • Ügyfél-reklamációk száma / Meg nem válaszolt ügyfélreklamációk száma

Adóügyi ügyintéző

• Ügyek száma • Ügyek átfutási ideje • Adatszolgáltatások száma / Elmaradt, illetve késve elküldött adatszolgáltatások száma • Köztartozások száma és összege / Behajtott köztartozások száma és összege • Iktatott ügyiratok száma / Hibásan, illetve késve iktatott ügyiratok száma • Vezetett nyilvántartások száma / Nem naprakészen vezetett nyilvántartások száma

Adminisztrátor, ügykezelő

• Ügyfél-reklamációk száma / Meg nem válaszolt ügyfélreklamációk száma • Ügyek száma • Ügyek átfutási ideje • Adatszolgáltatások száma / Elmaradt, illetve késve elküldött adatszolgáltatások száma • Elkészített, illetve megküldött képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvek száma / Késve elkészített, illetve megküldött képviselő-testületi ülés jegyzőkönyvek száma • Kezelt pénzösszeg mértéke • Pénztárhiányok / Pénztártöbbletek előfordulása, összege • Kifizetett készpénzfizetési számlák száma / készpénzfizetési számlák száma

Házipénztárak kezelője

Kifizetetlen

• Vezetett nyilvántartások száma / Nem naprakészen vezetett nyilvántartások száma • Adatszolgáltatások száma / Elmaradt, illetve késve elküldött adatszolgáltatások száma • Nyilvántartott számlák száma • Elutalt számlák száma • Hagyatéki ügyek száma / Határidőre le nem zárt hagyatéki ügyek száma • Idegen tarozások száma

A teljesítmény mérésére szolgáló teljesítmény mutatók megalkotásakor törekedni kell a munkafolyamatok számszerűsítésére, nevezetesen az adott munkakörben hányszor kell pl. könyvelni, regisztrálni, kalkulációt készíteni, milyen az ügyiratforgalom, milyen az ügyfélforgalom stb.

48


Értéklelés Nem szabad szem elöl téveszteni, hogy a teljesítményértékelési rendszer célja, hogy a vezetés megtalálja azokat az erős és gyenge pontokat, amelyek révén a szervezet hatékonysága növelhető, az emberi erőforrás motiválható, fejleszthető. Néhány fő szempont, amit a teljesítményértékelés kialakításánál a vezetőnek célszerű figyelembe vennie: • Folyamatosan fordítson figyelmet munkatársaira: o figyelje munkájukat, szükség szerint azonnal adjon konkrét visszajelzést, o alkosson képet kollégáiról, o a problémákat próbálja meg közösen megoldani. • Értékelje saját vezetői tevékenységét és mielőtt más teljesítményét értékeli, önmagát értékelje: o mérje meg magát is a munkatársaira alkalmazott mércével, o mérlegelje, hogy elégedett-e személyes példamutatásával, o vizsgálja meg, mit tett azért, hogy munkatársai jó teljesítményt érjenek el. • Tervezze meg a teljesítményértékelés menetét, készüljön fel rá és gondolja végig: o milyen módszerrel történjen az értékelés, o milyen eredményt vár az értékeléstől, o milyen tevékenységgel járulhat hozzá munkatársa a szervezet eredményeihez, o tudja-e pontosan a munkatársa, hogy mit vár tőle. • Amennyiben az értékelés beszélgetés formájában történik, teremtsen oldott légkört: o egyeztesse munkatársaival a beszélgetés időpontját, várható időtartamát, o tegye világossá, hogy mi az értékelés lényege, o éreztesse, hogy a teljesítményértékelés fejlődési lehetőség a számára, o érezze, hogy a törődés és az értékelés vezetője számára is fontos. • Adjon módot az önértékelésre: o tegye világossá az értékelés kritériumait, szempontjait, o véleményeztesse az előző időszak teljesítményét. • A teljesítmény alapján értékeljen: o a munkateljesítményt értékelje ne a személyt, o a tények és ne az érzelmek alapján értékeljen, o legyen konkrét és ne általánosságokban kritizáljon, o legyen őszinte és egyértelmű. • Építsen munkatársai erősségeire: o emelje ki a munka szempontjából jó és hasznos képességeket, o kérje meg, hogy saját maga is nevezze meg néhány erősségét, o erősítse meg pozitív tulajdonságaiban.

49


• Az egyéni célokat közösen tűzzék ki a SIKER célkitűzés figyelembevételével: o o o o o

Specifikus, a munkatársra jellemző I dőbeli vonzata legyen Kezelhető, mérhető legyen Elérhető legyen a munkatárs számára Releváns, azaz a tevékenységhez szorosan kapcsolódó legyen

Az alkalmazottak akkor teljesítenek jól, ha eredményesek. A köztisztviselő akkor teljesít jól, ha tartja a határidőket, ha részrehajlás nélkül intézi az ügyfelek ügyes-bajos dolgait, szem előtt tartja a hatékonyságot, a gazdaságosságot stb. A teljesítmény magába foglal olyan további adatokat is, mint pl.: a balesetek száma, hiányzás, pontosság stb. Az alábbiakban olyan képességek, kompetenciák kerülnek felsorolásra, amelyek mérhetőek a teljesítményértékelés során: • szakmai tudás: o szakmai ismeretek; • készségek, képességek: o terhelhetőség; o kommunikáció; o stressz tűrés; o megbízhatóság; o csapatban működés; o pontosság; • hozzáállás: o pro-aktivitás; o lojalitás; • időráfordítás; • határidő betartása; • feladatmennyiségek; • minőségi mutatók; • ügyfél-elégedettség; • munkatársi kapcsolatok; • eredményesség, hatékonyság; • önfejlesztési tevékenység. A teljesítményértékelés folyamata A teljesítményértékelő beszélgetést javasolt az alábbiakban bemutatott folyamat mentén lefolytatni:

50


1. A teljesítményértékelést mindig négyszemközt kell lefolytatni, a szóbeliséget az írásbeli rögzítés követi minden esetben. Javasolt a 29. számú mellékletben csatolt Egyéni Fejlődési Hálót alkalmazni a beszélgetés lefolytatásához. 2. Javasolt a SWOT analízissel meghatározni – közösen a munkatárssal – az ő erősségeit, gyengeségeit, a benne rejlő lehetőségeket, és azokat az akadályokat, amelyek befolyásolhatják fejlődését. 3. Következő lépésben szükséges beazonosítani a fejlesztendő területeket, és határozzuk meg a mennyiségi és minőségi célokat, konkrétumokkal, határidőkkel, bevonható erőforrásokkal. 4. Utolsó előtti lépésként cselekvési tervek létrehozása szükséges, melyek mind a vezető, mind a munkatárs számára egyértelművé teszi a következő időszak elvárásait. A cselekvési tervek létrehozásának fontosabb szempontjai az alábbiak: o o o o o

eldönteni, hogy mi az, ami jó és megfelelő és mit kell javítani; „SIKER” célokat közösen kitűzni; a célok teljesítése érdekében a feladatokat meghatározni; a mérföldköveket felállítani; közösen elfogadott ellenőrzési folyamatot kialakítani.

5. Az ellenőrzési folyamat során, amennyiben a meghatározott mérföldkövektől eltérően történik a tevékenység, akkor változtatások kezdeményezhetők, melyeket a fent bemutatott folyamatábra szerint lefolyathatóak.

9.

Folyamatos fejlesztés, mutatószámok A II. mérföldkő során elkészült és a jelenlegi III. és IV. (összevont) mérföldkő zárásaként átadott és elfogadott összefoglalók számos területen fogalmaznak meg működési folyamatok, humán fejlesztés és informatikai eszköz bevezetésére vonatkozó fejlesztési javaslatokat. Ezek a javaslatok, illetve a projekt során bevezetett rendszerek mind az intézmények jelenlegi működésére, helyzetére lettek optimalizálva. A szervezetfejlesztés során született projekteredmények, rendszerek alkalmazása és folyamatos hozzáillesztése az aktuális szervezeti működéshez a hivatalok és az intézmények, kiemelten azok vezetőinek feladata és felelőssége. Annak érdekében, hogy a már bevezetett fejlesztések, folyamatok az aktuális igényeket szolgálják a jövőben is, azokat rendszeresen mérni szükséges. A mérés alapján intézkedések kidolgozása és megvalósítása szükséges, amelyek eredményéről aztán újabb mérésekkel lehet „friss” adatot, információt kapni.

Mérés

Intézkedés

Mérés

A méréseket előre megadott időközönként szükséges elvégezni, hogy egyértelmű képet lehessen kapni a hivatali működésről. A méréseket mutatószámok segítségével lehet a leginkább elvégezni.

51


A működés mérhető elemei közül Halmaj Körjegyzőség életében az alábbi két területen javasolt a mérési rendszert kialakítani és a folyamatos fejlesztés érdekében működtetni: •

Stratégiai célok megvalósulásának mérése (stratégiai mutatószámok)

•

Ügyfél elégedettség mérése

Stratégiai mutatószámok Az összefoglaló 6. fejezetében (Költségvetési gazdálkodás) már kifejtésre került a stratégia szükségessége, annak kapcsolata a költségvetéssel. A stratégia megalkotása azonban nem áll meg annak létrehozásában és kommunikálásában. Megvalósulásának mérése – csakúgy, mint a kontrolling funkció működtetése a költségvetés gazdálkodás kapcsán – elengedhetetlen. Halmaj Körjegyzősége jelenleg a következő 5 éves ciklusprogram és ez által elkészítendő stratégia küszöbén áll. Ebben a periódusban már javasolt a stratégia mérése az szükséges stratégiai mutatószámok segítségével. Ezeknek a stratégiai mutatószámoknak az alábbi fontos jellemzőkkel kell rendelkezniük: •

legyenek a stratégiával konzisztensek (hiszen abból kerül levezetésre);

•

számszerűsíthetőek legyenek (valamilyen mértékegység alapján: db, Ft, stb.);

•

befolyásolhatóak legyenek a mutatószám által mért területek;

•

egyszerűek és kézzel foghatóak legyenek;

•

ösztönzőek legyenek a munkatársak, a vezetők részére.

Halmaj Körjegyzőség esetén javasolt kb. 4-5 stratégiai mutatószám bevezetése és folyamatos mérése, évenként pedig azok felülvizsgálata. Mivel a stratégiai mutatószámokat értelemszerűen az elkészített és jóváhagyott stratégia alapján lehet meghatározni, így jelen összefoglaló nem adhat konkrét javaslatot azok típusára és tartalmára vonatkozóan. Ügyfél-elégedettség felmérő kérdőív A stratégiai mutatószámok alkalmazása mellett javasolt ún. ügyfél-elégedettség felmérő kérdőív használata. A dokumentumelemzés alapján és a szervezetfejlesztési projekt során tapasztaltakra építve elkészítésre került egy ún. ügyfél-elégedettség felmérő kérdőív (30. számú melléklet). A kérdőív kérdéseinek nagy részére egy 5-ös skálán lehet bejelölni a választ. Ez alapján számszerűsíthetővé válik az adott terület teljesítménye (az ügyfelek értékelése szerint). Az ügyfelek elégedettségét legkönnyebben úgy mérhetjük, ha személyesen megkérdezzük arról őket. A kapott válaszokat elemezve képet kaphatunk, hogy mely területeken szükséges leginkább fejlődni. Természetesen a honlapon is elhelyezhető a kérdőív, amely ha elektronikus formában kerül kitöltésre, megkönnyíti az összegzést. Az ügyfél-elégedettséget mérő kérdőív segítségével feltárt fejlesztendő területekre kiemelt figyelmet kell fordítani. Pontosan azonosítani szükséges a problémás területeket és azokra javító akciókat kell kidolgozni. Az adott területen felmerülő problémák mennyisége, azok megoldására kidolgozott akciók lebonyolítása mind részét képezhetik a teljesítményértékelésnek.

52

Halmaj Körjegyzıség polgármesteri hivatalának és önkormányzati intézményeinek szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2)


Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási feladatok folyamatábra

Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási feladatok

Eljárás szükséges hivatal kezdeményezésére

Eljárás szükséges más hatóság kezdeményezésére

Eljárás szükséges ügyfél kezdeményezésére

Kérelem (gyermekvédelem, gyámügy)

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı

Ügyfél R

Kérelem beadása (gyermekvédelem, gyámügy)

A

Átvett Kérelem (gyermekvédelem, gyámügy)

Kérelem beadva (gyermekvédelem, gyámügy)

Kérelem (gyermekvédelem, gyámügy) Átvett

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı R

Kérelem vizsgálata (gyermekvédelem, gyámügy)

Környezettanulmány, helyzetértékelés

Szakhatóság megkeresése nem szükséges

Szakhatóság megkeresése szükséges



Szakhatóság R

Szakhatósági állásfoglalás elkészítése, kiadása

I

Szakhatósági állásfoglalás

Értesítés (gyermekvédelem, gyámügy)

Idézés (gyermekvédelem, gyámügy)

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Ügyfél értesítése, idézése (gyermekvédelem, gyámügy)

Ügyfél

R

I

Ügyfél értesítve, beidézve (gyermekvédelem, gyámügy)


Ügyfél

Körjegyzı R

Tárgyalás (gyermekvédelem, gyámügy)

Szakhatóság

A

A

Jegyzıkönyv (gyermekvédelem, gyámügy)

Megállapodás születik (gyermekvédelem, gyámügy)

Nem születik megállapodás (gyermekvédelem, gyámügy)

Szakhatóság

Jegyzı A



Jegyzıkönyv (gyermekvédelem, gyámügy)

R További feladatok elvégzése megállapodás megszületése érdekében

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Határozat/végzés elkészítése, kiküldése (gyermekvédelem, gyámügy)

R

Határozat (gyermekvédelem, gyámügy)

Fellebbezés nem történik (gyermekvédelem, gyámügy)

Fellebbezés történik (gyermekvédelem, gyámügy)

Jegyzı saját hatáskörben módosítja

1

Jegyzı saját hatáskörben nem módosítja

Jegyzı A

Végzés (gyermekvédelem, gyámügy)

Ügyfél I

Szakhatóság I

A Ügyfél A

Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatási feladatok

Szakhatóság

Körjegyzı Végzés (gyermekvédelem, gyámügy)

A


Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Határozat módosítása, kiküldése (gyermekvédelem, gyámügy)

R


I

Módosított Határozat (gyermekvédelem, gyámügy)

I Ügyfél

Módosított

Határozat, végzés továbbítása (gyermekvédelem, gyámügy)


Felettes szerv

R

I



Határozat, végzés helybenhagyva felettes szerv által (gyámügy)

Határozat, végzés módosítása szükséges (gyámügy) Szakhatóság I Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı

Ügyfél értesítése (gyermekvédelem, gyámügy)

R




Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Nyilvántartás (gyermekvédelem, gyámügy)

Gyermekvédelmi, gyámügyi ügy kezelve

2

R

Ügyfél I




Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Határozat, végzés módosítása (gyermekvédelem, gyámügy)

R





Népesség-nyilvántartási feladatok folyamatábra

Népességnyilvántartási feladatok

Népességnyilvántartási feladat elvégzése szükséges

Lakcím jelentı lap


Ügyfél R

A

Kérelem beérkezik (népesség nyilv.) Átvett Lakcím jelentı lap

Kérelem beérkezett (népesség nyilv.)

Lakcím jelentı lap Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı R Átvett

Helyi Vizuál Regiszter

Kérelem vizsgálata (népesség nyilv.)

Cím nyilvántartás

ASZA

Kérelem elutasításra kerül (népesség nyilv.)

Kérelem nem kerül elutasításra (népesség nyilv.)

Körjegyzı


R

Határozat elkészítése, kiküldése (népesség nyilv.)

A

Ügyfél I

Határozat (lakcím bejelentés)

Ügyfél fellebbez a határozat ellen (népesség nyilv.)

Ügyfél elfogadja a határozatot (népesség nyilv.)

Jegyzı saját hatáskörben nem módosítja

Jegyzı saját hatáskörben módosítja

Körjegyzı Lakcím jelentı lap



A



Felettes szerv

R Továbbítás felettes szerv részére (lakcím bejelentés)

R

I

Határozat módosítása, kiküldése (gyermekvédelem, gyámügy)

Módosított Határozat (lakcím bejelentés)

Határozat helybenhagyva felettes szerv által (lakcím bejelentés)

Határozat módosítása szükséges (lakcím bejelentés)



R Határozat módosítása (lakcím bejelentés)

Módosított Határozat (lakcím bejelentés)


Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı R Ügyfél értesítése (lakcím bejelentés)

Ügyfél értesítve (lakcím bejelentés)

1

Ügyfél I

Körjegyzı A

Körjegyzı A


2

Népességnyilvántartási feladatok Lakcím jelentı lap Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı R

Okmányiroda I

Kérelem továbbítása (népesség nyilv.)

Kérelem továbbítva (népesség nyilv.)

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Népesség nyilvántartási dokumentumok fogadása

R

Személyi nyivántartó lap

KEK KH A

Kísérıjegyzék

Lakcímkártya a jegyzıhöz érkezik

Lakcímkártya

Lakcímkártya nem a jegyzıhöz érkezik

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı R Lakcímkártya kiküldése

Lakcímkártya


Személyi nyivántartó lap

Kísérıjegyzék

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı R Népesség nyilvántartási dokumentumok nyilvántartása

Népesség nyilvántartási dokumentumok nyilvántartva

3

Ügyfél I


4



Anyakönyvi feladatok folyamatábra

Anyakönyvi feladatok

Anyakönyvi feladat elvégzése szükséges

Kérelem (anyakönyv)


Ügyfél R

A

Kérelem beérkezik (anyakönyv) Átvett Kérelem (anyakönyv)

Kérelem beérkezett (anyakönyv)


Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı R

Átvett

Kérelem vizsgálata (anyakönyv)

ASZA

Kérelem vizsgálata megtörtént (anyakönyv) Anyakönyvvezetı

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Anyakönyvezés, értesítések megküldése

Anyakönyvezés, értesítések megküldve

Jegyzıkönyv anyakönyvi eseményrıl

Anyakönyvi bejegyzés

Értesítés (anyakönyv)

Gyámügyi és gyermekvédelmi ügyintézı Nyilvántartások vezetése (anyakönyv)

Anyakönyvi feladat elvégezve

1

Felettes szerv

R

Jegyzıkönyv anyakönyvi eseményrıl


I

R

Okmányiroda I

I

Anyakönyvi bejegyzés

Ügyfél I

Értesítés (anyakönyv)



Szociális feladatok folyamatábra

Szociális feladatok Szociális feladat elvégzése szükséges

Kérelem (szociális igazgatás)

Ügyfél

Szociálpolitikai ügyintézı

R

A

Átvett

Átvett

Kérelem beérkezik (szociális igazgatás)


M ellékletek (szociális igazgatás)

Kérelem beérkezett (szociális igazgatás)



Átvett


Átvett

R Kérelem vizsgálata (szociális igazgatás)

Hiánypótlás nem szükséges

Hiánypótlás szükséges

Szociálpolitikai ügyintézı R

Ügyfél I

Felszólítás küldése hiánypótlásról (szociális igazgatás) Felszólítás hiánypótlásra (szociális igazgatás)

Hiánypótlás határidıre nem történik meg

Ügyfélnek felróható okból

Ügyfélnek nem felróható okból



R

Eljárás felfüggesztése (szociális igazgatás)

Kérelem elutasítása (szociális igazgatás)

Elutasító határozat (szociális igazgatás)

FALU 2003

Eljárás felfüggesztve (szociális igazgatás)

Szociálpolitikai ügyintézı Ügyfél értesítése elutasításról (szociális igazgatás)

R


Ügyfél értesítve elutasításról (szociális igazgatás)

R

Felfüggesztı határozat (szociális igazgatás)

FALU 2003

Kérelem elutasítva (szociális igazgatás)


Hiánypótlás határidıre megtörténik

Felfüggesztı határozat (szociális igazgatás) Ügyfél I

Ügyfél értesítése felfüggesztésrıl (szociális igazgatás)

Szociálpolitikai ügyintézı R

Ügyfél I

Felfüggesztı határozat (szociális igazgatás)

Hiánypótlás Ügyfél

Hiánypótlás benyújtása (szociális igazgatás)

R

Szociálpolitikai ügyintézı A

Átvett Hiánypótlás

Szakhatóság bevonása nem szükséges (szociális igazgatás)

Szakhatóság bevonása szükséges (szociális igazgatás)

Szociálpolitikai ügyintézı Szakhatósági állásfoglalás kérése (szociális igazgatás)

R

Szakhatóság I

Szakhatósági megkeresés

Szakhatósági állásfoglalás megkérve (szociális igazgatás)

Szakhatósági megkeresés Szakhatóság Szakhatósági állásfoglalás elkészítése, kiküldése (szociális igazgatás)

R

Szociálpolitikai ügyintézı I

Szakhatósági állásfoglalás (szociális igazgatás)

Szakhatósági állásfoglalás elkészítve, kiküldve (szociális igazgatás)

Szociálpolitikai ügyintézı Környezettanulmány készítése (szociális igazgatás)

R


1

Ügyfél A

Szociális feladatok Környezettanulmány elkészítve (szociális igazgatás)




Átvett

Szakhatósági állásfoglalás (szociális igazgatás)

Körjegyzı

Átvett

Polgármester

R

Szociális Bizottság


R

R

A

Döntéshozatal (szociális igazgatás)

FALU 2003

Határozat (szociális igazgatás)

Végzés (szociális igazgatás)


Ügyfél

Döntéshozatal megtörtént (szociális igazgatás)



R

Ügyfél értesítése a döntésrıl (szociális igazgatás)

Elutasító határozat/végzés születik

I

Érintett szervezet I

Megállapító határozat/végzés születik

Nem egyszerősített határozat (szociális igazgatás)

Egyszerősített határozat (szociális igazgatás)

Ügyfél nem él fellebbezéssel (szociális igazgatás)

Ügyfél fellebbez (szociális igazgatás)

Saját hatáskörben módosításra kerül



R Polgármester Határozat módosítása, kiküldése (szociális igazgatás)

R


Szociálpolitikai ügyintézı A

I


Felettes szerv

R

Határozat, végzés továbbítása (szociális igazgatás)

I


Határozat, végzés továbbítva (szociális igazgatás)

M ódosított Határozat (szociális igazgatás) M ellékletek (szociális igazgatás)

Határozat módosítva, kiküldve (szociális igazgatás)

Saját hatáskörben nem kerül módosításra


Ügyfél

Körjegyzı Határozat (szociális igazgatás)






Felettes szerv


R

Döntés a fellebbezésrıl másodfokon (szociális igazgatás)

I

Határozat másodfokú döntésrıl (szociális igazgatás)

Fellebbezés helybenhagyva másodfokon (szociális igazgatás)

Fellebbezés elutasítva másodfokon (szociális igazgatás)

Körjegyzı Határozat másodfokú döntésrıl (szociális igazgatás)

R Polgármester

Határozat módosítása (szociális igazgatás)

R

A

Módosított Határozat másodfokú döntésrıl (szociális igazgatás)



Ügyfél

R

Ügyfél értesítése (szociális igazgatás)

I


Mellékletek (szociális igazgatás)




Határozat/végzés jogerıs (szociális igazgatás)


Szociálpolitikai ügyintézı R Nyilvántartás (szociális igazgatás)

MEP JELENTÉS

Szociális feladat elvégezve

2






Költségvetés és stratégia készítése, összehangolása folyamatábra

Költségvetés és stratégia készítése, összehangolása Stratégia és részstratégia felülvizsgálata szükséges Stratégia

Részstratégia

Intézményvezetı

Polgármester

Stratégia és részstratégia felülvizsgálata

Körjegyzı

R

R

Minısített

Minısített

Stratégia

A

Részstratégia

Stratégia/ részstratégia módosítása szükséges

Pályázati kiírás tervezetek

Gazdasági elırejelzések

Stratégia/ részstratégia módosítása nem szükséges

Helyi intézmények

Ciklusprogram Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı

Polgármester

Stratégiai koncepció összeállítása

R

Intézményi mutatószámok begyőjtése

Tervezet Stratégiai koncepció

Stratégiai koncepció összeállítva

Stratégiai koncepció

Képviselı testület (Halmaj)

Intézményi mutatószámok rendelkezésre állnak

Képviselı testület (Kiskinizs) A

Polgármester

Intézményi mutatószámok

Intézményvezetı

Körjegyzı

R

A

A

Végleges

Magyar Államkincstár

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı Mutatószám felmérés elkészítése, elküldése

Stratégiai koncepció

R

I

papír alapon és elektronikusan is Mutatószám felmérés

Mutatószám felmérés elkészült, elküldve

Stratégiai koncepció egyeztetve Stratégiai koncepció

A


A

Stratégiai koncepció egyeztetése

Tervezet

R

Polgármester R

Végleges

Stratégia elkészítése

Stratégia

Halmaj és Kiskinizs

Stratégia elkészült

Stratégia

Intézményvezetı

Körjegyzı

R

Polgármester

R

A

Részstratégiák elkészítése

Részstratégia

Gárdonyi ált isk. + körjegyzıség!

Részstratégiák elkészítve

Lakosság

Intézményvezetı Stratégia

Részstratégia

I

R Polgármester

Stratégia és részstratégia kommunikálása

R

Körjegyzı

Munkatársak

R I

Honlap

Stratégia és részstratégia kommunikálva

Részstratégia

Stratégia


Fajlagos mutatók

Elızı évi költségvetés

Elızetes

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı Költségvetési koncepció elkészítése

Helyi intézmények

Polgármester

R

A

A

Körjegyzı A

Tervezet Költségvetési koncepció

Átfogó, szöveges számszakilag nem meghatározott

Költségvetési koncepció elkészült

Költségvetési koncepció


Polgármester

Tervezet

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı

A

R

A

Körjegyzı A

Képviselı testületi elıterjesztés

Költségvetési koncepció elfogadva

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı Képviselı testület (Halmaj)

Költségvetési koncepció átdolgozásra visszaküldve

Polgármester

Körjegyzı

I

I



Körjegyzı Tervezet

Határozat költségvetési koncepció elfogadásáról

R

I

Átdolgozás, kiegészítés Módosított

Jóváhagyott Elfogadási határozat

Országgyőlés elfogadta az állami költségvetést

1

R


Költségvetési koncepció nov. 30-ig

I Polgármester A

Költségvetés és stratégia készítése, összehangolása

Költségvetés koncepció

Jóváhagyott

Gárdonyi ált isk. + körjegyzıség!

Fajlagos mutatók

Végleges

Intézményvezetı Intézményi költségvetés tervezet elkészítése

Költségvetés koncepció

Fajlagos mutatók


R Jóváhagyott

Végleges

Tervezet Intézményi költségvetés

R

Önkormányzati költségvetés tervezet elkészítése

Tervezet Önkormányzati költségvetés

Önkormányzati költségvetés tervezet elkészült

Intézményi költségvetés tervezet elkészült

R

Intézményi költségvetés

Képviselı testület (Kiskinizs)

Körjegyzı

Intézményvezetı


Önkormányzati költségvetés

I

R Tervezet

I

Elıterjesztés közös testületi ülésen


Képviselı testület (Halmaj) Határozat intézményi költségvetési elfogadásáról

Tervezet

közösen mőködtetett intézmények költségvetései

Intézményi költségvetés elfogadva

R

Intézményi költségvetés átdolgozásra visszaküldve

Körjegyzı

R



I

A Polgármester

Elıterjesztés testületi ülésen

Körjegyzı

R

I

Halmaj ktgvetése!

Önkormányzati költségvetés átdolgozásra visszaküldve

Önkormányzati költségvetés elfogadva

I Intézményvezetı


Intézményvezetı


I R Tervezet


Átdolgozás, kiegészítés

Jóváhagyott

R Tervezet

Módosított



Átdolgozás, kiegészítés Módosított Önkormányzati költségvetés

Határozat intézményi költségvetés elfogadásáról kiadva


Jóváhagyott


Jóváhagyott

Képviselı testület (Halmaj) Rendelet kiadása (önk. és intézményi költségvetés)

Polgármester

R

A

Rendelet (önk. kv. beépítve az intézményi kv.)

A

Költségvetés

Rendelet kiadva (önk. és intézményi költségvetés)

Rendelet (önk. kv. beépítve az intézményi kv.)

Körjegyzı Rendelet kihírdetése (önk. és intézményi költségvetés)

R

Rendelet (önk. kv. beépítve az intézményi kv.) Rendelet kihirdetve (önk. és intézményi költségvetés)

Költségvetés

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı Költségvetés küldése MÁK felé

K11

Költségvetés MÁK felé kiküldve

2


R nyomtatottan és floppyn is

Körjegyzı

I



Költségvetés elszámolása folyamatábra

Költségvetés elszámolása Gazdasági események könyvelése szükséges Általános Iskola

Körjegyzıség

R

Gazdasági események könyvelése (költségvetés)

Önkormányzat

R

R

TATIGAZD

Beszámoló elkészítése nem esedékes

Beszámoló elkészítése esedékes

Általános Iskola

Zárszámadás elkészítése, továbbítása (ált. isk.)

Microsoft Excel

R

Általános Iskola

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı I

Microsoft Excel

Intézményi beszámoló elkészítve, elküldve

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı R Zárszámadás elkészítése (körjegyzıség, önkormányzat)

Microsoft Excel

Éves beszámoló (körjegyzıség)

K11

3/4 éves beszámoló (intézmény)

Féléves beszámoló (intézmény)

K11

Zárszámadás elkészítve, továbbítva (ált. isk.)

I

R

Intézményi beszámoló elkészítése, elküldése

Éves beszámoló (intézmény)

K11


Körjegyzıség

A


Önkormányzat

Körjegyzıség

R

A

A

Körjegyzıségi, önkormányzati beszámoló elkészítése

Éves beszámoló (önkormányzat)

Microsoft Excel

Féléves beszámoló (körjegyzıség)

K11

Önkormányzat

A

Féléves beszámoló (önkormányzat)

3/4 éves beszámoló (körjegyzıség) Zárszámadás elkészítve (körjegyzıség, önkormányzat) Féléves beszámoló (intézmény)



3/4 éves beszámoló (önkormányzat)

Körjegyzıségi, önkormányzati beszámoló elkészítve

R




3/4 éves beszámoló (körjegyzıség)


A


R

Zárszámadás (éves beszámoló) jóváhagyatása (önkormányzat)

Beszámoló jóváhagyatása (intézmények, körjegyzıség)


A

Jóváhagyott

A

Jóváhagyott

Jóváhagyott Féléves beszámoló (intézmény)





Beszámoló jóváhagyatva (intézmények, körjegyzıség)

Zárszámadás jóváhagyatva (önkormányzat)

Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı R Zárszámadás (éves beszámoló) jóváhagyatása

Képviselı testület (Halmaj) A

Jóváhagyott Rendelet (zárszámadás elfogadása)






Beszámoló jóváhagyatása (önkormányzat)

Jóváhagyott 3/4 éves beszámoló (körjegyzıség)

Képviselı testület (Halmaj) A

R

A

Határozat (féléves beszámoló)

Féléves beszámoló (körjegyzıség) Jóváhagyott

Jóváhagyott

Jóváhagyott Határozat (féléves beszámoló)



Jóváhagyott

Rendelet (zárszámadás elfogadása)


Jóváhagyott



Jóváhagyott

R

Éves beszámoló (MÁK)

Zárszámadás elküldve

1


Féléves beszámoló (intézmény)




I

R Jóváhagyott

Zárszámadás (éves beszámoló) elküldése

K11


Beszámoló jóváhagyatva (önkormányzat)

Zárszámadás jóváhagyatva

Jóváhagyott

Jóváhagyott

Féléves beszámoló kiküldése Féléves beszámoló (MÁK)

K11

Beszámolók elkészítve/ elküldve

Határozat (3/4 éves beszámoló)

Magyar Államkincstár I

Határozat (3/4 éves beszámoló)



Adóügyi feladatok folyamatábra

Adóügyi feladatok Adózási kötelezettségek feldolgozása szükséges

Adóügyi ügyintézı


R Gépjármőadóztatáshoz szükséges adatok begyőjtése

R

A

Bevallásos adóügyi adatok begyőjtése adóalanyoktól

Gépjármő adó

BM Központi adatnyilvántartó rendszer

Ügyfél

Iparőzési adó bevallás

Mulasztási bírság megállapítása nem szükséges (késedelmes beadás, elmulasztás)

Mulasztási bírság megállapítása szükséges (késedelmes beadás, elmulasztás)

Körjegyzı A Adóügyi ügyintézı

Mulasztási bírság megállapítása, kiküldése

R

Ügyfél I

Mulasztási bírság határozat

ONKADO

Adóügyi adatok begyőjtése megtörtént

Gépjármő adó

Iparőzési adó bevallás

Adóügyi ügyintézı R

Adóügyi adatok felvitele

Rögzített Gépjármő adó

ONKADO

Adóügyi adatok

Rögzített Iparőzési adó bevallás

Adóügyi adatok felvitele megtörtént

Adóügyi adatok

Negyedéves zárás esedékes


Felbontott

Adóügyi adatok Adóügyi adatok

Félves/Éves zárás lehívása, kiküldése

R Negyedéves zárás lehívása Adóügyi adatok adóalanyra bontása megtörtént

Negyedéves zárás

ONKADO

Adóügyi adatok Adóügyi ügyintézı

Negyedéves zárás lehívása megtörtént

Felbontott R

Adókötelezettségrıl szóló határozat kinyomtatása

Adókötelezettséget megállapító határozat

ONKADO

Adókötelezettségrıl szóló határozat kinyomtatva


Körjegyzı


R

Adókötelezettségrıl szóló határozat aláírás

A

Szignált Adókötelezettséget megállapító határozat

Adókötelezettségrıl szóló határozat aláírva

Adóügyi adatok


Felbontott

R

Ügyfél R

Adókötelezettségrıl szóló határozat kiküldése Adókötelezettséget megállapító határozat

Adó (és bírság) nem kerül megfizetésre


Adó (és bírság) megfizetésre kerül

Adóügyi ügyintézı R

Ügyfél munkáltatója A

Számlavezetı bank (Forró és Vidéke Takszöv) A

Adó (és bírság) behajtása

Fizetési felszólítás ONKADO

Adók megfizetése/ behajtása megtörtént

1

Fizetési letiltás

Azonnali beszedési megbízás (inkasszó)



Adóügyi adatok

ONKADO

Féléves/Éves zárás esedékes

R

Adóügyi adatok adóalanyra bontása

ONKADO

Féléves/Éves zárás lehívása megtörtént


R

I

Féléves zárás

Éves zárás



Pénztárkezelés folyamatábra

Pénztárkezelés Pénztárt érintı feladat elvégzése szükséges

Képviselı Testület (Kiskinizs) Határozat (kifizetési)

Számla

Polgármester

Körjegyzı

R

A

Pénzkezelési szabályzat

Kiadási pénztárbizonylat

HÁZIPÉNZTÁR

Pénz átadása/átvétele megtörtént (kifiz. hat.)

Számla jóváhagyása kifizetésre megtörtént Kötelezettség vállalási bizonylat

Kötelezettség vállalási bizonylat

A

A

Költségvetési ügyintézı Készpénz átadása/átvétele, lista aláírása


R

Költségvetési ügyintézı Készpénzfelvételi megbízás elkészítése, aláíratása

Közlekedési/ beiskolázási támogatási lista

R

Határozat (szociális ellátás)

Költségvetési ügyintézı Illetmény, munkabér, segélyek átadása/átvétele

A


HÁZIPÉNZTÁR

Érintett

R

A

Bérjegyzék Készpénzfelvételi megbízás


Kiadási pénztárbizonylat

Kimutatás (szociális ellátás)

Pénz átadása/átvétele, lista aláírása megtörtént

Készpénzfelvételi megbízás elkészítve, aláíratva

Költségvetési ügyintézı

Készpénzfelvételi megbízás

Illetmény, munkabér, segélyek átadása/átvétele megtörtént


R

R Készpénz felvétele bankból Kiadási pénztárbizonylat

Készpénz felvételi bizonylat


Pénz átadása/átvétele megtörtént

Készpénz felvétele bankból megtörtént

Készpénz felvételi bizonylat

Költségvetési ügyintézı R Bevételi bizonylat rögzítése Rögzített


Bevételi pénztárbizonylat

HÁZIPÉNZTÁR

Bevételi bizonylat elkészült

1

A Körjegyzı

A

Szignált Kiadási pénztárbizonylat

HÁZIPÉNZTÁR

A

Érintett

Pénz átadása/átvétele

HÁZIPÉNZTÁR

Alpolgármester M unkaszerzıdés

Közlekedési/ beiskolázási támogatási lista

Szociális Bizottság

Számla

Jóváhagyott


Illetmény, munkabér, segélyek kifizetése szükséges Polgármester

A

Pénz átadása/átvétele (kifiz. hat.)

A

Készpénz felvétele szükséges bankból

Körjegyzı

R

Jóváhagyott Számla



Számla jóváhagyása kifizetésre


Közlekedési/ beiskolázási támogatási lista (gimn., egyetem) szerinti kifizetés

Határozat érkezik kifizetésre

Számla érkezik



Szabálysértések kezelése folyamatábra

Szabálysértések kezelése

Jegyzı hatáskörébe tartozó szabálysértés kezelése szükséges

Szabálysértési feljelentés

Érintett ügyintézı R

Körjegyzı I

Rendırség A

Ügyfél A

Szabálysértés iktatása Iktatott Szabálysértési feljelentés

Szabálysértés ikatava

Szabálysértési feljelentés Érintett ügyintézı Iktatott

Szabálysértési elızmények vizsgálata

R

Körjegyzı I

Szabálysértési elızmények

Szabálysértési elızmények megvizsgálva

Szabálysértési elızmények

Szabálysértési feljelentés Érintett ügyintézı Iktatott

Szabálysértési határozat kiadása

R

Szabálysértési határozat

Befizetési lap

Érintett ügyintézı

Ügyfél

Szabálysértési határozat kiadva Szabálysértési határozat

Befizetési lap

Szabálysértési határozat kiküldése

Szabálysértési bírság kirovására nem került sor

R

I

Szabálysértési bírság kirovására sor került

Körjegyzı Szabálysértési bírság (kártérítés) befizetésének ellenırzése

R

Ügykezelı A

Értesítés a bírság befizetésérıl

Szabálysértési bírság (kártérítés) határidın belül nem került befizetésre


Szabálysértési bírság (kártérítés) határidın belül befizetésre került

Érintett ügyintézı Szabálysértési bírság behajtása (adók módjára történı behajtás)

R

Körjegyzı A

Fizetési felszólítás

Ügyfél munkáltatója A

Fizetési letiltás

Szabálysértési bírság nem került behajtásra


Szabálysértési bírság behajtásra került

Körjegyzı R Felkérés átváltoztatásra (közmunkára, szabadságvesztés) Levél felkérésrıl átváloztatásra

Jegyzı hatáskörébe tartozó szabálysértés kezelve

1

Érintett ügyintézı R

Bíróság A



Teljesítmény értékelése folyamatábra

Teljesítmény értékelés Képviselı testületi elvárások összeállítása szükséges

Képviselı Testület (Kiskinizs)

Körjegyzı A

R Képviselı testületi elvárások összeállítása

Képviselı testületi elvárások (tejlesítmény értékelés)

Teljesítmény értékelés készítése szükséges

Képviselı testületi elvárások (tejlesítmény értékelés)

Munkavállaló Körjegyzı

Teljesítmény értékelés kiemelt szempontjainak meghatározása (körjegyzıség)

R

I

Teljesítmény értékelés kiemelt szempontjai

Teljesítmény értékelés kiemelt szempontjai meghatározva (körjegyzıség)


Munkavállaló Polgármester R

Körjegyzı A

I

Teljesítmény értékelés kiemelt szempontjainak jóváhagyása Jóváhagyott Teljesítmény értékelés kiemelt szempontjai

Teljesítmény értékelés kiemelt szempontjai jóváhagyva


Munkavállaló Körjegyzı R

Jóváhagyott

A

Teljesítmény értékelés végrehajtása

Teljesítményt értékelı lap

Teljesítmény értékelés végrehajtva


Munkavállaló Polgármester R

Körjegyzı A

Eredmény személyes egyeztetése (telj. értékelés)

Emlékeztetı teljesítmény értékelés egyeztetésérıl Eredmény személyesen egyeztetve (telj. értékelés) Emlékeztetı teljesítmény értékelés egyeztetésérıl


Munkavállaló Körjegyzı R Teljesítmény értékelés véglegesítése Végleges Teljesítményt értékelı lap

Teljesítmény értékelés véglegesítve

1

A

A



Kontrolling folyamatábra

Kontrolling

Kontrolling tábla elkészítése esedékes

Önkormányzati adatok (kontrolling)


Intézményi adatok (kontrolling)

Önkormányzat

R

A

Beérkezett

Beérkezett

Általános Iskola

A

Kontrolling adatok begyőjtése

Önkormányzati adatok (kontrolling)


Kontrolling adatok begyőjtve

Önkormányzati adatok (kontrolling) Beérkezett


Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı R

Beérkezett Kontrolling adatok ellenırzése

Ellenırzött Önkormányzati adatok (kontrolling)

Ellenırzött


Kontrolling adatok ellenırizve

Önkormányzati adatok (kontrolling) Ellenırzött


Költségvetési, gazd és számviteli ügyintézı R

Ellenırzött Kontrolling tábla feltöltése

Kitöltött

Kontrolling tábla

Kontrolling tábla feltöltve


Kontrolling tábla

R

Kitöltött Kontrolling tábla elemzése

Kontrolling tábla elemezve


Kontrolling tábla

R

Kitöltött Kontrolling tábla felbontása

Kontrolling tábla (Halmaj)

Kontrolling tábla (Kiskinizs)


Polgármester

Kontrolling tábla (Körjegyzıség)

Kontrolling tábla (Általános iskola)

Kontrolling tábla felbontva





R

I

Intézményvezetı I

Körjegyzı I

Kontrolling táblák kiküldése


1




Kontrolling

Intézkedés nem szükséges

Intézkedés szükséges





Polgármester R

Körjegyzı R

Intézményvezetı R

Intézkedési terv összeállítása

Intézkedési terv

Intézkedési terv összeállítva

Intézkedési terv

Érintett munkatárs R


Intézkedési terv végrehajtása

Intézkedési terv végrehajtva

Intézkedési terv

Polgármester R Intézkedés ellenırzése

További intézkedés szükséges

2

További intézkedés nem szükséges

Körjegyzı R

Intézményvezetı R




Szabályozó dokumentumok létrehozása, felülvizsgálata folyamatábra

Szabályozó dokumentumok létrehozása, felülvizsgálata

Szabályzat elkészítése/ felülvizsgálata szükséges

Körjegyzı

Érintettek

R

A

Szabályzat elkészítése Tervezet Szabályzat

Szabályzat tervezete elkészült

Szabályzat Polgármester R Tervezet

Körjegyzı A

Szabályzat véleményezése Ellenırzött Szabályzat

Szabályzat tervezetének módosítása nem szükséges

Szabályzat tervezetének módosítása szükséges

Szabályzat Szabályzat

Érintettek

Polgármester

Körjegyzı

R Ellenırzött

R Szabályzat tervezetének módosítása

Szabályzat jóváhagyása Jóváhagyott

Módosított

Szabályzat

Szabályzat tervezete módosítva

Szabályzat jóváhagyva

Szabályzat Körjegyzı Jóváhagyott

R Szabályzat kihirdetése Jóváhagyott Szabályzat

Szabályzat hatályba léptetve

1

Szabályzat

A



Rendeletek alkotása folyamatábra

Rendeletek alkotása

Rendelet alkotása szükséges

Körjegyzı R

Rendelet tervezetének elkészítése

Tervezet Rendelet

Rendelet tervezete elkészült

Rendelet Körjegyzı R Tervezet

Képviselı testület A

Elıterjesztés testületi üsésen Tervezet Rendelet

Elıterjesztés testületi ülésen megtörtént

Rendelet

Képviselı testület R

Tervezet

Módosító indítványok benyújtása

Módosító indítvány

Módosító indítványok benyújtása megtörtént

Képviselı testület R Döntés rendelet elfogadásáról Jóváhagyott Rendelet

Rendelet elutasításra került

Rendelet elfogadásra került

Rendelet átdolgozásra visszaküldve

Rendelet Körjegyzı Jóváhagyott

R Rendelet kihirdetése

Rendelet hatályba lépett

1



Kontrolling táblák

Tervezés - Bevételek BEVÉTELEK - 2009. évi tervezet MŐKÖDÉSI BEVÉTELEK Megnevezés

Összesen

Összesen

Nettó

Nettó

0 e Ft

0 e Ft

FEJLESZTÉSI BEVÉTELEK 2008 2009 ÁFA Nettó

0 e Ft

Megnevezés

2009 ÁFA

0 e Ft

Megnevezés

Összesen

2008 Nettó

0 e Ft

0 e Ft

ÁFA

0 e Ft

1/2

0 e Ft

Megjegyzés

Szakfeladat számla

Megjegyzés

Szakfeladat számla

Megjegyzés

0 e Ft

ÁFA

0 e Ft

MŐKÖDÉSRE ÁTVETT PÉNZESZKÖZ 2008 2009 Nettó ÁFA Nettó ÁFA

0 e Ft

Szakfeladat számla

0 e Ft

Tervezés - Bevételek

Megnevezés

Összesen

FEJLESZTÉSRE ÁTVETT PÉNZESZKÖZ 2008 2009 Nettó ÁFA Nettó ÁFA

0 e Ft

Megnevezés

Összesen

Nettó

Nettó

0 e Ft

EGYÉB MŐKÖDÉSI BEVÉTEL 2008 2009 ÁFA Nettó

0 e Ft

Megnevezés

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

EGYÉB FEJLESZTÉSI BEVÉTEL 2008 2009 ÁFA Nettó

Megjegyzés

Szakfeladat számla

Megjegyzés

Szakfeladat számla

Megjegyzés

0 e Ft

ÁFA

0 e Ft

ÁFA

Összesen

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

Összes mőködési pénzeszköz

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

Össszes fejlesztési pénzeszköz

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

ÖSSZES BEVÉTEL

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

0 e Ft

2/2

Szakfeladat számla

Tervezés - Beruházás

#

Megnevezés

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. Σ Összesen

Bruttó teljes összeg

0 e Ft

TERVEZETT BERUHÁZÁSOK 2009. ÉVBEN Pályázati Pályázati Saját erı Megvalósítás helye támogatás támogatás mértéke összege 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0,00% 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft

1/2

Típus

Megjegyzés

Költségtípusok szerinti felosztás

Költséghelyek szerinti felosztás

Tervezés - Beruházás Megnevezés Összesen Halmaj Önkormányzata Beruházás Felújítás Egyéb Kiskinizs Önkormányzata Beruházás Felújítás Egyéb Körjegyzıség Beruházás Felújítás Egyéb Gárdonyi Általános Iskola Beruházás Felújítás Egyéb Összesen Beruházás Halmaj Önkormányzata Kiskinizs Önkormányzata Körjegyzıség Gárdonyi Általános Iskola Felújítás Halmaj Önkormányzata Kiskinizs Önkormányzata Körjegyzıség Gárdonyi Általános Iskola Egyéb Halmaj Önkormányzata Kiskinizs Önkormányzata Körjegyzıség Gárdonyi Általános Iskola

Összesen 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft

Pályázat 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft

Saját erı 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft

0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft



2/2

Felhalmozási bevételek Megnevezés Érték Pályázati támogatás 0 e Ft

Összesen Ellenırzı sor

0 e Ft 0

Tervezés - Költség felosztás

Megnevezés Szakfeladat kiadása Állami támogatás Társulás Árbevétel Felosztandó költség Létszám - Halmaj Létszám - Kiskinizs Összes létszám Halmaj kötelezettségei Kiskinizs kötelezettségei

KÖZÖSEN FENNTARTOTT INTÉZMÉNYEK KÖLTSÉGEINEK FELOSZTÁSA - 2009. évi terv Oktatás ME Iskola Óvoda Konyha Napközi Körjegyzıség összesen e Ft 0 0 0 0 0 e Ft 0 0 0 0 0 e Ft 0 e Ft 0 e Ft 0 0 0 0 0 0 fı 0 fı 0 fı 0 0 0 0 0 0 e Ft 0 e Ft 0

Halmaj által fizetendı összesen Kiskinizs által fizetendı összesen Állami támogatási jogcím Alaphozzájárulás Tankönyv Intézményi társulás Kedvezményes étkeztetés Diáksport Pedagóus továbbképzés Összesen:

0 0 Iskola

Óvoda

0

Konyha

0

Napközi

0

1/1

Összesen

0

0 0 0 0 0 0 0

Közös beruházás

0

0

Költség összessítés

Megnevezés Általános Iskola Óvoda Napközi Konyha Összesen: Utak fenntartása Ingatlanok hasznosítása Igazgatási tevékenység Gépjármő üzemeltetés Községgazdálkodás Közvilágítás Vízellátás Egészségügyi ellátás Védınıi szolgálat Szociális étkeztetés Házi segítségnyújtás Könyvtári tevékenység Köztisztasági tevékenység Sportfeladat Kisebbségi Önkormányzat Iskola, óvoda, konyha Összesen: Körjegyzıség Mindösszesen: Rendszeres szociális pénzbeni ellátások Rendszeres gyermekvédelmi ellátások Munkanélküli ellátások Eseti pénzbeni ellátások Egyéb gyermekvédelmi állátások Tartalék Pénzeszköz átadás Átfutó, függı elszámolások ÖSSZES KIADÁS

Összesítı intézményenként, szakfeladatonként Bér Járulék Dologi 2008. évi 2009. évi 2008. évi 2009. évi 2008. évi 2009. évi tény terv tény terv tény terv

Beruházás 2008. évi 2009. évi tény terv

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

1/1

Összesen 2008. évi 2009. évi tény terv 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Körjegyzıség - 2009. Megnevezés

ÖSSZES KIADÁS

Terv Kiadások

0

Tény

%

Megjegyzés

0

Bevételek

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

2009. évi költségvetés tervezete

Megnevezés

Helyi közutak fenntartása Terv Tény Kiadások

ÖSSZES KIADÁS

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Átadott pénzeszköz 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

1


Megnevezés

Önkormányzat igazgatási tevékenysége 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZES KIADÁS

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

%

Bevételek

2


Megnevezés

Saját ingatlanok hasznosítása 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZES KIADÁS

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

3


Megnevezés

Jármővek üzemeltetése 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Közvilágítási feladatok 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

4


Megnevezés

Községgazdálkodás 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

5


Megnevezés

Települési vízellátás 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Települési hulladékok kezelése 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

6


Megnevezés

Egészségügyi ellátás 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Védınıi szolgálat 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

7


Megnevezés

Szociális étkeztetés 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Rendszeres szociális pénzbeni ellátások 2008. évi 2009. évi Megnevezés teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

%

Bevételek

Megnevezés

Rendszeres gyermekvédelmi ellátások 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

%

Bevételek

8


Megnevezés

Munkanélküli ellátások 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Eseti pénzbeni szociális ellátások 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Egyéb gyermekvédelmi ellátások 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

9


Megnevezés

Sportfeladat 2008. évi teljesítés Kiadások

ÖSSZESEN

2009. évi terv

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Iskola 2008. évi teljesítés Kiadások

ÖSSZESEN

2009. évi terv

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

Megnevezés

Kisebbségi önkormányzat 2008. évi 2009. évi teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

%

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

10


Közmővelıdési Könyvtári tevékenység, mozgókönyvtári feladatok ellátása 2008. évi 2009. évi Megnevezés % teljesítés terv Kiadások

ÖSSZESEN

0

0

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0

Bevételek

11


Megjegyzés

Megjegyzés

12


Megjegyzés

13


Megjegyzés

14


Megjegyzés

Megjegyzés

15


Megjegyzés

16


Megjegyzés

Megjegyzés

17


Megjegyzés

Megjegyzés

18


Megjegyzés

Megjegyzés

Megjegyzés

19


Megjegyzés

Megjegyzés

Megjegyzés

20


Megjegyzés

Megjegyzés

Megjegyzés

21


tári feladatok ellátása Megjegyzés

22


Általános iskola - 2009. Megnevezés

ÖSSZES KIADÁS

Terv Kiadások

0

Tény

%

Megjegyzés

0

Bevételek

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0


Közösségi Ház - 2009. Megnevezés

ÖSSZES KIADÁS

Terv Kiadások

0

Tény

%

Megjegyzés

0

Bevételek

ÖSSZES BEVÉTEL

0

0

EREDMÉNY

0

0


Halmaj - Bevételek SorBevételi jogcím szám 1 2 1. I. Mőködési bevételek (2+3) 2. 1. Intézményi mőködési bevételek 3. 2. Önkormányzat sajátos mőködési bevételei (4+...+7) 4. Illetékek 5. Helyi adók 6. Átengedett központi adók Ebbıl: gépjármő adó 7. Bírságok 8. II. Támogatások (9+…+19) 9. Normatív hozzájárulás 10. Központosított elıirányzatok 11. Normatív kötött felhasználású támogatás Ebbıl: közcélú foglalkoztatás 12. Kiegészítı támogatás 13. Vis maior támogatás 14. Mőködésképtelen önkormányzatok támogatása 15. Egyéb támogatás 16. Fejlesztési célú támogatások 17. Mőködésképtelen önkormányzatok egyéb támogatása 18. Egyéb központi támogatás 19. LEKI támogatás 20. III. Felhalmozási és tıkejellegő bevételek (21+22+23) 21. Tárgyi ezközök, immateriális javak értékesítése 22.

Önkormányzatok sajátos felhalmozási és tıkebevételei

23. 24. 25. 26.

Pénzügyi befektetések bevételei IV. Támogatásértékő bevételek (25+27+29) 1. Támogatásértékő mőködési bevételek Ebbıl: OEP-tıl átvett pénzeszköz Ebbıl: bérfejlesztés támogatása 2. Támogatásértékő felhalmozási bevételek Ebbıl: OEP-tıl átvett pénzeszköz 3. Elızı évi központi költségvetési visszatérítés V. Véglegesen átvett pénzeszközök (31+32) 1. Mőködési célú pénzeszköz átvétel államháztartáson kívülrıl 2. Felhalmozási célú pénzeszköz átvétel államháztartáson kívülrıl VI. Támogatott kölcsön visszatérítés igénybevétele, értékpapír bevételek (34+35)

27. 28. 29. 30. 31. 32. 33.

Elızı év

Tárgyév

3

4 0 0

0

0

Tervezett Tervezett év arány 5 6 0 0 0,00% 0,00% 0 0 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0 0 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0 0 0,00% 0,00% 0,00%

0

0

0

0

0

0

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

0

0

0

0,00%

34.

Mőködési célú kölcsön visszatérítés, értékpapír bevétel

0,00%

35.

Felhalmozási célú kölcsön visszatérítés, értékpapír bevétel

0,00%

36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.

VII. Hitelek (37+38) 1. Mőködési célú hitelek felvétele (forráshiány) 2. Felhalmozási célú hitel felvétele FOLYÓ BEVÉTELEK ÖSSZESEN: (I+…+VII) VIII. Pénzforgalom nélküli bevételek (41+…+44) Mőködési célú pénzmaradvány igénybevétele Felhalmozási célú pénzmaradvány igénybevétele Elızı évi vállalkozási eredmény igénybevétele Átfutó BEVÉTELEK ÖSSZESEN: (39+40)

1/1

0

0

0

0 0

0 0

0 0

0

0

0

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

Halmaj - Kiadások SorKiadási jogcímek szám 1 2 1. I. Folyó mőködési kiadások (2+…+13) 2. Személyi juttatások 3. Munkaadókat terhelı járulékok 4. Dologi kiadások 5. Egyéb folyó kiadások 6. Pénzmaradvány átadás 7. Támogatásértékő mőködési kiadás 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

Elızı év

Tárgyév

3

4 0

Tervezett Tervezett év arány 5 6 0 0 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Mőködési célú pénzeszközátadás államháztartáson kívülre Garancia és kezességvállalásból származó kifizetés Társadalom- és szociálpolitikai juttatások Ellátottak pénzbeli juttatása Pénforgalom nélküli kiadások Kamatkiadások II. Felhalmozási és tıke jellegő kiadások (15+…+20) Felújítás Intézményi beruházási kiadások Támogatásértékő felhalmozási kiadás Felhalmozási célú pénzeszközátadás államháztartáson kívülre Pénzügyi befektetések kiadásai EU-s támogatásból megvalósuló projektek kiadásai III. Tartalékok (22+…+24) Általános tartalék Céltartalék Államháztartási céltartalék IV. Hitelek kamatai V. egyéb kiadások VI. Finanszírozás kiadások (28+29+30) Hitelek, kölcsönök kiadásai Értékpapírok kiadásai Átfutó kiadások KIADÁSOK ÖSSZESEN: (I+…+VI)

1/1

0%

0

0

0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Kiskinizs - Bevételek SorBevételi jogcím szám 1 2 1. I. Mőködési bevételek (2+3) 2. 1. Intézményi mőködési bevételek 3. 2. Önkormányzat sajátos mőködési bevételei (4+...+7) 4. Illetékek 5. Helyi adók 6. Átengedett központi adók Ebbıl: gépjármő adó 7. Bírságok 8. II. Támogatások (9+…+19) 9. Normatív hozzájárulás 10. Központosított elıirányzatok 11. Normatív kötött felhasználású támogatás Ebbıl: közcélú foglalkoztatás 12. Kiegészítı támogatás 13. Vis maior támogatás 14. Mőködésképtelen önkormányzatok támogatása 15. Egyéb támogatás 16. Fejlesztési célú támogatások 17. Mőködésképtelen önkormányzatok egyéb támogatása 18. Egyéb központi támogatás 19. LEKI támogatás 20. III. Felhalmozási és tıkejellegő bevételek (21+22+23) 21. Tárgyi ezközök, immateriális javak értékesítése 22.

Önkormányzatok sajátos felhalmozási és tıkebevételei

23. 24. 25. 26.

Pénzügyi befektetések bevételei IV. Támogatásértékő bevételek (25+27+29) 1. Támogatásértékő mőködési bevételek Ebbıl: OEP-tıl átvett pénzeszköz Ebbıl: bérfejlesztés támogatása 2. Támogatásértékő felhalmozási bevételek Ebbıl: OEP-tıl átvett pénzeszköz 3. Elızı évi központi költségvetési visszatérítés V. Véglegesen átvett pénzeszközök (31+32) 1. Mőködési célú pénzeszköz átvétel államháztartáson kívülrıl 2. Felhalmozási célú pénzeszköz átvétel államháztartáson kívülrıl VI. Támogatott kölcsön visszatérítés igénybevétele, értékpapír bevételek (34+35)

27. 28. 29. 30. 31. 32. 33.

Elızı év

Tárgyév

3

4 0 0

0

0

Tervezett Tervezett év arány 5 6 0 0 0,00% 0,00% 0 0 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0 0 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0 0 0,00% 0,00% 0,00%

0

0

0

0

0

0

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

0

0

0

0,00%

34.

Mőködési célú kölcsön visszatérítés, értékpapír bevétel

0,00%

35.

Felhalmozási célú kölcsön visszatérítés, értékpapír bevétel

0,00%

36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45.

VII. Hitelek (37+38) 1. Mőködési célú hitelek felvétele (forráshiány) 2. Felhalmozási célú hitel felvétele FOLYÓ BEVÉTELEK ÖSSZESEN: (I+…+VII) VIII. Pénzforgalom nélküli bevételek (41+…+44) Mőködési célú pénzmaradvány igénybevétele Felhalmozási célú pénzmaradvány igénybevétele Elızı évi vállalkozási eredmény igénybevétele Átfutó BEVÉTELEK ÖSSZESEN: (39+40)

1/1

0

0

0

0 0

0 0

0 0

0

0

0

0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00%

Kiskinizs - Kiadások SorKiadási jogcímek szám 1 2 1. I. Folyó mőködési kiadások (2+…+13) 2. Személyi juttatások 3. Munkaadókat terhelı járulékok 4. Dologi kiadások 5. Egyéb folyó kiadások 6. Pénzmaradvány átadás 7. Támogatásértékő mőködési kiadás 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31.

Elızı év

Tárgyév

3

4 0

Tervezett Tervezett év arány 5 6 0 0 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

Mőködési célú pénzeszközátadás államháztartáson kívülre Garancia és kezességvállalásból származó kifizetés Társadalom- és szociálpolitikai juttatások Ellátottak pénzbeli juttatása Pénforgalom nélküli kiadások Kamatkiadások II. Felhalmozási és tıke jellegő kiadások (15+…+20) Felújítás Intézményi beruházási kiadások Támogatásértékő felhalmozási kiadás Felhalmozási célú pénzeszközátadás államháztartáson kívülre Pénzügyi befektetések kiadásai EU-s támogatásból megvalósuló projektek kiadásai III. Tartalékok (22+…+24) Általános tartalék Céltartalék Államháztartási céltartalék IV. Hitelek kamatai V. egyéb kiadások VI. Finanszírozás kiadások (28+29+30) Hitelek, kölcsönök kiadásai Értékpapírok kiadásai Átfutó kiadások KIADÁSOK ÖSSZESEN: (I+…+VI)

1/1

0%

0

0

0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0%



Igénylılap

IGÉNYLİ LAP Igénylı által kitöltendı Intézmény neve Igénylı neve Eszköz megnevezése Darabszáma Indoklás Beszerzés forrása, szállító Beszerzési nettó ár Jóváhagyó neve Igénylés dátuma Igénylı aláírása

Jóváhagyó által kitöltendı Jóváhagyás dátuma Jóváhagyó aláírása

Megrendelésért felelıs neve Költségviselı



Jelenléti ív - TENYI (Tárgyi eszköz nyilvántartó alkalmazás)



Átvételi nyilatkozat – TENYI (Tárgyi eszköz nyilvántartó alkalmazás)



Elektronikus szolgáltatási szintek


ELEKTRONIKUS SZOLGÁLTATÁSI SZINTEK 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat (a közigazgatás korszerűsítését szolgáló aktuális ekormányzati feladatokról) szerint a Kormány, az Európai Bizottság által kiadott közleményben (COM/2001/0140 final) meghatározott, leggyakrabban keresett 20 (Magyarországon 27) közszolgáltatás elektronizálásának felgyorsítása érdekében elfogadja az alábbi, az EU által az egyes elektronikus közszolgáltatások színvonalának értékelésére kidolgozott négyfokú skálát: 1. elektronikus szolgáltatási szint: információs, tájékoztató szolgáltatás, amely csak általános információkat közöl az adott üggyel kapcsolatos teendőkről és a szükséges dokumentumokról. 2. elektronikus szolgáltatási szint: egyirányú interakciót biztosító szolgáltatás, amely az 1. szinten túl az adott ügy intézéséhez szükséges dokumentumok, nyomtatványok letöltése, és azok ellenőrzéssel vagy ellenőrzés nélküli elektronikus kitöltése, amely esetben a dokumentum benyújtása hagyományos úton történik. 3. elektronikus szolgáltatási szint: kétirányú interakciót biztosító szolgáltatás, amely közvetlen vagy ellenőrzött kitöltésű dokumentum segítségével történő elektronikus adatbevitel és a bevitt adatok ellenőrzése. Az ügy indításához, intézéséhez személyes megjelenés nem szükséges, de az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés (határozat, egyéb aktus) közlése, valamint a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés hagyományos úton történik. 4. elektronikus szolgáltatási szint: teljes on-line tranzakciót (ügyintézési folyamatot) biztosító szolgáltatás, amikor az ügyhöz kapcsolódó közigazgatási döntés is elektronikus úton kerül közlésre, illetve a kapcsolódó illeték- vagy díjfizetés elektronikus úton is intézhető.



Új honlapstruktúra


Új honlap struktúra Fıoldal - Hírek Köszöntı Halmajról Címer leírás Földrajzi jellemzık Településtörténet Település elnevezésének eredete Halmaj történelme Halmaj ma Gazdasági adatok Testvértelepülések Nagyida Nyárádköszvényes Látnivalók Halmajon Közigazgatás Önkormányzat Körjegyzıségi Hivatal E-ügyintézés Nyomtatványok Közérdekő adatok Szervezeti, személyi adatok Tevékenységre vonatkozó adatok Gazdálkodási adatok Rendeletek Közbeszerzések Intézmények Iskola Óvoda Közösségi Ház és Könyvtár Egészségügy Egyéb intézmények Egyházak Református Római Katolikus Görög Katolikus Egyéb Szolgáltatók Cégkatalógus Rendezvények Képgaléria Sport Vendégkönyv Honlaptérkép http://www.magyarorszag.hu banner http://www.kozadattar.hu banner http://www.kozadat.hu banner http.//www.kozbeszerzes.hu banner



Hallgatói anyag – „Vezetıképzı szeminárium”

VEZETŐKÉPZŐ SZEMINÁRIUM Halmaj Önkormányzat Peter szlávik

Mi az elvárás a jövő vezetőjétől? • • • •

Eléri saját szakterülete és szervezete céljait Előre látó képesség Munkatársai trénere Engedi és Gondoskodik munkatársai karrierjének fejlődéséről • Megköveteli és támogatja az eredményes és hatékony csapatmunkát • Gondoskodik a hálózatok kapcsolatának kialakításáról

Elvárások a közigazgatástól EREDMÉNYES: • az az embereket, a vállalkozásokat szolgálja ki részint a közjóhoz − azon belül • a versenyképesség növeléséhez − hozzájáruló (fejlesztési és egyéb) programokkal, jogszabályokkal • és más kormányzati eszközökkel, részint magas minőségű szolgáltatásokkal.

Elvárások a közigazgatástól HATÉKONY: • a társadalom igényeihez igazodó feladatokat és az elvárt minőséget a lehető legalacsonyabb erőforrás-ráfordítással érje el.

Elvárások a közigazgatástól Elhivatott: • a köz szolgálatában állók magas etikai normáknak megfelelően, tisztességesen, • a nyilvánosság által elszámoltathatóan, egyúttal az egyéni teljesítményüket tükröző vezetői • megbecsülés mellett lássák el a munkájukat.

Társadalmi elvárások • Adófizetőként a minél olcsóbb működés • Állampolgárként értékeik védelmét és a közjó elmozdítását igénylik • Ügyfélként pedig gyors, egyszerű és megfizethető ügyintézést

Államreform Operatív Program (ÁROP) Célok és Stratégia

Célok A társadalmi igények kielégítése, úgy hogy közben növekedjen a közigazgatás teljesítménye. • Specifikus célok: • Javuljon a társadalmi eredmény • Takarékosan legyenek felhasználva a társadalmi erőforrások • Javuljon a közszolgálatiság

Mi a Menedzsment?

Menedzsment = vezetés Mi a vezetés? A konkrét célokra szerveződött emberi közösségekben • a közös munka megszervezésével, • a folyamatosan felvetődő problémák megoldásával, • a célok elérésében együttműködő emberek viselkedésének a közös cél érdekében történő befolyásolásával kapcsolatos tevékenységek összessége.

A vezetői tevékenység alapvető összetevői • Feladatok: A vezetői szerepekkel összefüggő, többnyire tervezhető, rendszeres tevékenységek, amelyek a szervezeti célok elérését biztosítják. • Problémák: A feladatok végrehajtása során váratlanul felmerülő akadályok, vagy előre nem látott lehetőségek, amelyek valamilyen választ várnak • Emberek: A vezető befolyási körében levő személyek, akikkel együtt a feladatokat és problémákat meg kell oldani

A vezetői tevékenység Felelősséget vállal

Nem „dolgokkal”, hanem emberekkel foglalkozik

Irány mutatás

Döntéseket hoz

A Szervezet Delegál

Motivál

Támogat

Befolyásol

A vezetői funkciók • Tervezés: • Célok meghatározása (a tevékenység kereteinek és irányának a kijelölése) és eszközök hozzárendelése a célokhoz

• Szervezés: • A feladatoknak és eszközöknek, emberekhez és szervezeti egységekhez rendelése abból a célból, hogy a feladatok elvégezhetők legyenek és valóban végrehajtásra kerüljenek

A vezetői funkciók • Vezetés (személyes vezetés): • Ösztönözni, segíteni, befolyásolni az embereket, hogy a kitűzött célokat végrehajtsák, az elvárásoknak megfelelően viselkedjenek, és a kívánt teljesítményt nyújtsák.

• Ellenőrzés: • Folyamatosan összevetni a célokat a megvalósult eredményekkel, eltérés esetén lépéseket tenni a célok elérésének biztosítására

A szervezetek hatékonysága

A szervezetek hatékonysága: A szervezet hatékonyságát több dolog befolyásolja • azon kívül is, hogy az egyes tagok a tőlük telhető maximumot nyújtják-e.

Ezek közül kettő kap most szerepet: 1. A szervezet megítélése 2. A szervezet működésének akadálymentessége

Peter szlávik

A szervezet külső megítélése 1. • Elsősorban azokon múlik, akik közvetlen kapcsolatban vannak az ügyfelekkel: front-office. • De az ügyfelek • nem csak velük vannak kapcsolatban • csak egy része a külső környezetnek

A szervezet külső megítélése 2. • Másodsorban múlik ez mindenkin, aki hatással van a szervezet működésére. • Főként akkor, amikor a munkája minősége közvetlenül befolyásolja a klasszikus kapcsolattartók eredményességét (back-office).

Kapcsolati viszonyok: Önkormányzaton belül: • Két ember között • Csoporton belül, csoporttagok között • Csoport (tagok) és (szervezeten belüli) kívülállók között

Önkormányzaton kívül: • Társszervezetek • Ügyfél – lakosság • Törvényben előírt kapcsolatok (pl. APEH, KSH) • Társadalmi kapcsolatok

Kommunikáció

A szervezeti kommunikáció: Minden olyan interakció és üzenetközvetítés, amelyek segítségével - általában, és egy adott szervezet életében -, formális és informális csatornákon keresztül, a hatékony működés eléréséhez szükséges információáramlás megvalósul.

Mikor nevezhetjük jónak? Ha a szervezet valamennyi tagja, a működés minden fázisában, birtokolja a feladatai elvégzéséhez és a személyes elégedettséghez szükséges információkat.

Felosztás 1. IRÁNYA szerint: 1. HORIZONTÁLIS (mellérendelt vagy nem alá-fölé rendelt felek közötti) 2. VERTIKÁLIS (alá-fölé rendelt felek közötti) • •

Lefelé irányuló: beosztott(ak) felé Felfelé irányuló: vezetés felé

Felosztás 2. CSATORNA szerint: • FORMÁLIS – szabályozott: meghatározott keretek közötti (létszám, résztvevők, időpont, időtartam, feladat, gyakoriság, helyszín stb.) • INFORMÁLIS – nem szabályozott: spontán, ad hoc, szervezeti kereteken kívüli, pl. pletyka stb.)

A lefelé irányuló kommunikáció tartalma: • A szervezet eljárásai, szabályzatai, szabályai; szervezeti kultúra kialakítása • A munkavégzéssel kapcsolatos információk • A tevékenység ésszerűségét, környezetét megvilágító információk • Visszajelzés a teljesítményről, az elvárásoknak való megfelelés fokáról

A felfelé irányuló kommunikáció tartalma: • • • • •

A megértés, és az elvégzési hajlandóság jelzése Elégedettség (vissza) jelzése Beszámoló Javaslattétel / kritika Sérelmek, akadályok, ésszerűtlennek ítélt mechanizmusok felszínre hozása, kerülése

A horizontális kommunikáció tartalma: • Tanácsadás, -kérés • Egyeztetés • Együttműködés (kezdeményezése, lefolytatása, szabályozása, értékelése) • Stratégiai jellegű problémakezelés • Team vagy projekt-jellegű munkavégzés

Túl SOKAT kommunikálni nem lehet: Az információ sohasem sok, legfeljebb más, mint amire a befogadónak szüksége van!

Funkciók: 1. 2. 3. 4. 5.

Döntéshozatal támogatása Információáramlás (-gazdálkodás) Megértés biztosítása (egyértelműség) Meggyőzés és motiváció elősegítése Szociális összetartó erő (mi tudat, biztonságérzet)

Szociális összetartó erő: • Közös szocializáció • Közös tradíció • Közös normák, szabályok • Közös nyelv • Közös hullámhossz

A Helyzetfüggő Vezetés

Vezetési Stílusok 2

1

Száguldó Mén

Fénylő Hold

EDZŐ

TÁMOGATÓ

Viharfelhő

Ülő Bika

IRÁNYÍTÓ

DELEGÁLÓ

3

4

Alapvető készségek Rugalmasság Helyzetfelmérés Stílusegyeztetés

Alkalmazni a vezetési stílusokat Munkatársak egyéni Szükségleteit, Megállapodással Kiválasztani a helyes vezetési stílust és önmagunkra alkalmazni.

A két alapvető vezetői magatartás IRÁNYÍTÓ

TÁMOGATÓ

Útmutatás Ellenőrzés Felügyelet

Dicséret Meghallgatás Elősegítés

A négy stílus • Útmutatás

Dicséret

• Ellenőrzés

Meghallgatás

• Felügyelet

Elősegítés

Az Irányító • Konkrét utasításokat ad, • És szorosan ellenőrzi a feladatok végrehajtását. • Kommunikációja egyirányú „Elől van a harcban és Személyes példát mutat.”

Az Edző • Továbbra is irányít, • Szorosan ellenőrzi a feladatok végrehajtását. • Ugyanakkor megmagyarázza a döntéseket és • Javaslatokat kér, és támogatja az előrehaladást „A pálya szélén van, de ő is együtt edz a csapattal.”

A Támogató • Elősegíti és támogatja munkatársai feladatvégrehajtó erőfeszítéseit, • Megosztja velük a döntéshozatal felelősségét.

„Menedzserkedik!”

A Delegáló • A munkatársaknak engedi át a döntéshozatal és problémamegoldás felelősségét. • Csak beszámolókat kér és úgy értékel. • Maximális bizalom a munkatársakban.

„Minden vezető álma!”

Változás elérése

Konfliktusok és megjelenésük • Konfliktusok típusai:  Kapcsolati konfliktus  Értékkonfliktus  Strukturális konfliktus  Információs eredetű konfliktus  Érdekkonfliktus + Racionális – irracionális 2009. október 15.

42

Viszony a konfliktushoz: EGYÜTTMŰKÖDÉS DOMINÁL PROBLÉMA-MEGOLDÓ ASSZERTÍV

ALKALMAZKODÓ ALÁRENDELŐDŐ SZUBMISSZÍV

KOMPROMISSZUMKERESŐ

KONFLIKTUSKERÜLŐ

AGRESSZÍV, VERSENGŐ

ÖNÉRDEK DOMINÁL 2009. október 15.

43

Személyközi konfliktuskezelés: 1. A probléma megfogalmazása a SZÜKSÉGLETEK felől. 2. Ötletgenerálás – értékelés nélkül! 3. Válasszuk ki a szükségletekre leginkább válaszoló megoldást! 4. Tervezzük meg a folyamatot! 5. Valósítsuk meg! 6. Ellenőrizzük és értékeljük! Lehetőleg fogalmazzuk meg a tanulságokat és építsük be a szervezet tudásbázisába! 2009. október 15.

44

Mi a tárgyalás? Olyan, (általában) két érdekek és célok tekintetében elkülöníthető fél között zajló kommunikációs esemény (folyamat), melynek során a felek hatalmukat, befolyásukat olyan elérendő cél(ok) megvalósítására használják fel, amely(ek)nek megvalósulása a másik féltől is függ. 2009. október 15.

45

Minden lánc annyira erős, mint a leggyengébb láncszeme!

Ki gyenge láncszem? • Aki (szerintem) nem megfelelően végzi a munkáját? • Aki (szerintem) nem megfelelően viselkedik? • Aki (szerintem) nem megfelelően tartja kapcsolatot velem vagy másokkal? • Vagy az, aki nem tudja elérni maga körül azt, hogy mindezek ne így legyenek?

Konfliktust kiváltó okok és körülmények • Érdekek különbsége • Információ hiányából fakadó • Erős érzelmekből adódó kapcsolati • Értékek, eszmék különbözőségéből adódó

A probléma anatómiája A PROBLÉMA

SZÁNDÉK

ELLENSZÁNDÉK

Problémamegoldások A fekete Párduc Mechanizmus

Fekete párduc mechanizmus 1. Megtámadhatja a párducot.

Fekete párduc mechanizmus 2. Kirohanhat a házból és elmenekülhet előle.

Fekete párduc mechanizmus 3. A hátsó lépcsőt használva, elkerülheti a párducot.

Fekete párduc mechanizmus 4. Figyelmen kívül hagyhatja a párducot.

Fekete párduc mechanizmus 5. Megadhatja magát a párducnak.

Mechanizmusaink • Megtámadás • Menekülés • Elkerülés • Figyelmen kívül hagyás • Megadás

Elkerülő - menekülő • • • •

Visszahúzódnak Feladják személyes céljaikat, kapcsolatukat Reménytelenség Hasznos: • Ha a nyílt konfrontáció nagyobb kárt okoz. • Kedélycsillapítás

Alkalmazkodó • • • •

A kapcsolat fontosabb, mint a saját célok A harmónia megtartása Félnek, hogy kárt okoznak másoknak Hasznos • Taktikai engedmények > viszonzást várva

Kompromisszumkereső • Feladják saját céljaik egy részét és igyekeznek meggyőzni másokat, hogy tegyék ők is ugyanezt. • Vigyázz, hogy túlzásba ne ess!

Versengő • • • • • •

Lehengerel. Céljaik nagyon fontosak Győzelem, v. vereség! Kiszámíthatóbb Gyors döntések esetén hasznos A túl sok, akkor támadás, és agresszió

Problémamegoldó-együttműködő • Értékek fontosak • „a probléma az amit meg kell oldani” • Nem nyugszanak addig, míg megoldást nem találnak. • Legeredményesebb • Segít megismerni a másik elképzeléseit • Asszertivitás az egyik eszköze

ASSZERTIVITÁS

2009. október 15.

62

Asszertivitás jellemzői • Eredménytervezés

• Elakadt lemez technika

• Helyszín-, és időtervezés

• Empátia

• Én-közlések

• Összefoglalás

• Önfeltárás • Egyértelmű és konkrét megfogalmazás

• Önmagunk elismerése

Lélektani technikáink • • • • • • •

Kölcsönösség – viszonzandó szívességek Elkötelezettség - hit Következetesség – pozitív benyomás Társadalmi Bizonyosság – többség ereje Vonzalom Tekintély Ritkaság – „csak most…”

„Nem az számít honnan indulsz, hanem az, hogy milyen döntéseket hozol arról, hogy hová akarsz végül eljutni.” Anthony Robbins



Jelenléti ív – „Vezetıképzı szeminárium”



Tréning értékelı lapok – „Vezetıképzı szeminárium”



Hallgatói anyag – „Az ügyfélszolgálat mővészete” tréning

Az ügyfélszolgálat művészete Halmaj

Az ügyfélszolgálat művészete • Milyen személyiségvonások szükségesek az ügyfélszolgálati munkához? • Hogyan lehet együttműködő kapcsolatot kialakítani másokkal? • Mit jelentenek a kontroll alatt nem tartható non-verbális jelzések? • Miképpen viselkednek ügyfélként az emberek? • Ki hogyan befolyásolható, és ki hogyan befolyásol másokat? • Hogyan oldjon meg hatékonyan és eredményesen problémákat? • Hogyan kezelje a reklamációt? • Hogyan tájékoztasson egyértelműen? • Hogyan lehet telefonon gyors és eredményes? • Hogyan oldja a munkahelyi stresszt?

Az ügyfélszolgálati munkakörre megfelelő személyiség • kommunikációképesség • • egyenrangú kapcsolat • megteremtésének képessége • • stresszhelyzetek • kezelésének képessége • • kompromisszumkészség • • érdekérvényesítő képesség • • problémaérzékenység és • problémamegoldó készség • empátiás képesség

szervezőkészség felelősségvállalás képessége önbizalom önismeret döntéshozás képessége konfliktuskezelési képesség optimizmus kiegyensúlyozottság

Hippokratészi besorolás • A temperamentum alapján négy kategória • derűlátó (szangvinikus) • érzékeny (kolerikus) • depressziós (melankolikus) • nyugodt, közönyös (flegmatikus)

Az ügyfélszolgálat művészete • Milyen személyiségvonások szükségesek az ügyfélszolgálati munkához? • Hogyan lehet együttműködő kapcsolatot kialakítani másokkal?

Kapcsolattartási formák • Szülői Én • Szüleink mintája (tiltás, engedélyezés, szabályozás) • Legtöbbször tiltó viselkedés • Fölérendelt helyzetet teremt

• Felnőtti Én • Segít az információk feldolgozásában • Segíti az egyenrangú párbeszéd megteremtését

• Gyermek Én • Szorongás, elutasítottság, dac

A jó benyomás titka az ügyfélszolgálatos természetes viselkedése • Művi közvetlenség

• Reakciók kontrol alatt – ügyfél megérzi, úgy gondolja, valamit eltitkolunk

• Gyanakvóvá válik • A természetesség fontos része az Én-képünk

Az ügyfélszolgálat művészete • Milyen személyiségvonások szükségesek az ügyfélszolgálati munkához? • Hogyan lehet együttműködő kapcsolatot kialakítani másokkal? • Mit jelentenek a kontroll alatt nem tartható nonverbális jelzések?

Kommunikáció az ügyfélszolgálatban • A kommunikáció során a „mit mondunk” és a „hogyan mondjuk” elválaszthatatlan egymástól • A „hogyanon” több múlik, mint a közlés tartalmán

• Eszközünk a nyelv • Kerüljük a szakzsargont, a szakkifejezéseket • Metanyelv • Non verbális közlések • A szemtől szembeni kommunikáció kb. 70%-a nem szóbeli csatornákon folyik • Arckifejezés, tekintet • Testtartás, gesztusok • Érintés

Udvariassági irányelvek • A köszönés • „Jó napot kívánok” • „Kezét csókolom” • „Szia”, „Hello” • A bemutatkozás • Sanyi vagyok • A megszólítás • Kovács úr, Kedves Katalin

Az ügyfélszolgálat művészete • Milyen személyiségvonások szükségesek az ügyfélszolgálati munkához? • Hogyan lehet együttműködő kapcsolatot kialakítani másokkal? • Mit jelentenek a kontroll alatt nem tartható nonverbális jelzések? • Miképpen viselkednek ügyfélként az emberek?

Ügyféltípusok • Nyuszi • Jogainak csak kis részével él

• Házőrző • Tisztában van a jogaival és él is velük

• Farkas • Túllépi a kereteket

• Elefánt • Tudatlan, túl sokat akar, vagy fogalma sincs a lehetőségeiről

A nehéz típusú ügyfelek kezelése • Nyuszi • sohasem tudhatjuk hányadán állunk velük • sajnáltatják magukat

• Farkas • agresszivitásával félelmet kelt • célja: egyoldalú nyereség elérése

• Elefánt • a szabályokat nem ismeri • nem érzékeli, mikor sért meg másokat

Nyuszi ügyfél kezelése 1. Megállapodásainkat foglaljuk írásba és írassuk alá vele! 2. Tárgyalásainkról készítsünk írásbeli emlékeztetőt! 3. Szóbeli jóváhagyását ne vegyük készpénznek! 4. Ha valamit nem hajlandó aláírni, akkor szóbeli igenje valójában NEM, vagy talán

Farkas ügyfél kezelése 1. 2.

Ismerd fel saját érzéseidet! Türelmesen hallgasd végig ügyfeledet, mondanivalóját ne szakítsd félbe! 3. Ellenőrizd, jól értetted-e őt! 4. Ezután ismertesd saját véleményedet! 5. Különítsd el a véleményektől a tényeket! 6. Ha igazad van, tarts ki véleményed mellett! 7. Ha tévedtél, azt haladéktalanul ismerd el! 8. Saját álláspontodról beszélj, ne az ügyfél álláspontját bíráld! 9. Ne minősítsd ügyfeled személyiségét! 10. Hangsúlyozd ki tárgyalásotok értelmét! 11. Tárgyalj és ne vitatkozz!

Elefánt ügyfél kezelése 1. Őszintén tárd fel előtte saját helyzetedet és lehetőségeidet! 2. Kérd ki véleményét és javaslatát az ügy lehetséges keretek közötti rendezésére vonatkozóan! 3. Ha azt akarod, hogy engedjen, légy vele nagylelkű! 4. Ha senkit nem hozol hátrányos helyzetbe, egyezz bele a kérésébe!

Az ügyfélszolgálat művészete • Milyen személyiségvonások szükségesek az ügyfélszolgálati munkához? • Hogyan lehet együttműködő kapcsolatot kialakítani másokkal? • Mit jelentenek a kontroll alatt nem tartható non-verbális jelzések? • Miképpen viselkednek ügyfélként az emberek? • Ki hogyan befolyásolható, és ki hogyan befolyásol másokat? • Hogyan oldjon meg hatékonyan és eredményesen problémákat?

Probléma megoldási módszerek • Elkerülő magatartás • Megoldó magatartás • Generáló magatartás • Ki a problémagazda?

Az előítéletek • Miért bizalmatlanok az ügyfelek velünk szemben? • Az emberek gyakran következetlenek és igazságtalanok • Korrupciós hírek • Az államapparátus nehezen érthető gyakorlata • A vezetők jövedelme

Az előítéletek • Miért vagyunk bizalmatlanok az ügyfelekkel szemben? • Nekünk nincsenek előítéleteink, csak másoknak vannak • Fájó, de első lépésként be kell látnunk: ahogy másoknak, nekünk is vannak előítéleteink • Az ügyfelek kifejezetten szeretnek panaszkodni • Hiába magyarázzuk el aprólékosan a dolgot „nem akarják” megérteni • Az ügyfelek nagy része buta, neveletlen, tudatlan

Az előítéletek • Miért vagyunk bizalmatlanok az ügyfelekkel szemben? • A reklamáló ügyfeleknek gyakran (néha) Igazuk van • Legjobb volna nullára csökkenteni az ügyfélpanaszok számát • Ha bocsánatot kérünk, azzal elismerjük, hogy hibáztunk • Ne vállaljuk magunkra mások hibáit, mert annak ránk nézve kellemetlen következményei lehetnek!

Az előítéletek • Miért vagyunk bizalmatlanok az ügyfelekkel szemben? • Ha elismerjük, hogy hibát követtünk el, az ügyfél vérszemet kap… • Ne döntsünk azonnal, mert ha tévedünk, végül miénk lesz a felelősség! • Ne adjunk kompenzációt, mert elszemtelenedik az ügyfél! • Ne bátorítsuk az ügyfelet a panaszkodásra, mert majd elborítanak bennünket a panaszok!

Az előítéletek • Miért vagyunk bizalmatlanok az ügyfelekkel

szemben? • Ne kérdezgessük az ügyfelet, elégedett volt-e a

panaszkezdéssel, mert még majd kitalál újabb panaszokat!

• Szabaduljunk meg ezektől az előítéletektől!

Az ügyfélpanasz, a reklamáció természetrajza • Miért nem szeretjük a panaszt, reklamációt? • Miért ellenszenves a reklamáló ügyfél? • építő kritika < -- > ellenséges támadás • A reklamáció információtartalma • Mitől indulatos a reklamáló ügyfél? • Mert úgy érzi, becsapták • Mert számára a saját problémája a legnagyobb • Mert mások, máshol, máskor már becsapták • Mert kénytelen megbízni azokban, akik véleménye szerint már hibáztak

Mi a reklamáló ügyfél konkrét célja? • Meg akarja kapni azt, amit eredetileg elképzelt • (Ami nem feltétlenül egyezik azzal, amit mi ígértünk, kínáltunk!)

• A marketingkommunikáció során túlzások jelennek meg • Pl. elektronikus ügyintézés gyorsan, problémamentesen

Mit vár tőlünk a reklamáló ügyfél? • Megértést • Őszinte bocsánatkérést • Megnyugtatást arra nézve, hogy az eset nem ismétlődik meg • Konkrét problémája megoldását • Kompenzációt • Néha csak annyit, hogy valahol büntetlenül levezethesse, kibeszélhesse mérgét

Szeretnek-e az ügyfelek panaszkodni? • Az ügyfelek általában nem szeretnek panaszkodni • Szeretnék viszont megkapni mindazt, ami szerintük jár

• Csak minden 27. elégedetlen ügyfél reklamál • • • •

Következményektől tartanak Nem bíznak a reklamáció eredményes elintézésében Sajnálják a reklamációra fordítandó időt Szégyellik magukat

Konfliktust kiváltó okok és körülmények • Érdekek különbsége • Információ hiányából fakadó • Erős érzelmekből adódó kapcsolati • Értékek, eszmék különbözőségéből adódó

A probléma anatómiája A PROBLÉMA

SZÁNDÉK

ELLENSZÁNDÉK

Problémamegoldások A fekete Párduc Mechanizmus

Fekete párduc mechanizmus 1. Megtámadhatja a párducot.

Fekete párduc mechanizmus 2. Kirohanhat a házból és elmenekülhet előle.

Fekete párduc mechanizmus 3. A hátsó lépcsőt használva, elkerülheti a párducot.

Fekete párduc mechanizmus 4. Figyelmen kívül hagyhatja a párducot.

Fekete párduc mechanizmus 5. Megadhatja magát a párducnak.

Mechanizmusaink • Megtámadás • Menekülés • Elkerülés • Figyelmen kívül hagyás • Megadás

Viszonyok a konfliktushoz: EGYÜTTMŰKÖDÉS DOMINÁL PROBLÉMA-MEGOLDÓ ASSZERTÍV

ALKALMAZKODÓ ALÁRENDELŐDŐ SZUBMISSZÍV

KOMPROMISSZUMKERESŐ

KONFLIKTUSKERÜLŐ

AGRESSZÍV, VERSENGŐ

ÖNÉRDEK DOMINÁL 2009. október 15.

37

Elkerülő - menekülő • • • •

Visszahúzódnak Feladják személyes céljaikat, kapcsolatukat Reménytelenség Hasznos: • Ha a nyílt konfrontáció nagyobb kárt okoz. • Kedélycsillapítás

Alkalmazkodó • • • •

A kapcsolat fontosabb, mint a saját célok A harmónia megtartása Félnek, hogy kárt okoznak másoknak Hasznos • Taktikai engedmények > viszonzást várva

Kompromisszumkereső • Feladják saját céljaik egy részét és igyekeznek meggyőzni másokat, hogy tegyék ők is ugyanezt. • Vigyázz, hogy túlzásba ne ess!

Versengő • • • • • •

Lehengerel. Céljaik nagyon fontosak Győzelem, v. vereség! Kiszámíthatóbb Gyors döntések esetén hasznos A túl sok, akkor támadás, és agresszió

Problémamegoldó-együttműködő • Értékek fontosak • „a probléma az amit meg kell oldani” • Nem nyugszanak addig, míg megoldást nem találnak. • Legeredményesebb • Segít megismerni a másik elképzeléseit • Asszertivitás az egyik eszköze

ASSZERTIVITÁS

2009. október 15.

43

Asszertivitás jellemzői • Eredménytervezés

• Elakadt lemez technika

• Helyszín-, és időtervezés

• Empátia

• Én-közlések

• Összefoglalás

• Önfeltárás • Egyértelmű és konkrét megfogalmazás

• Önmagunk elismerése

Lélektani technikáink • • • • • • •

Kölcsönösség – viszonzandó szívességek Elkötelezettség - hit Következetesség – pozitív benyomás Társadalmi Bizonyosság – többség ereje Vonzalom Tekintély Ritkaság – „csak most…”



Jelenléti ív – „Az ügyfélszolgálat mővészete” tréning



Tréning értékelı lapok – „Az ügyfélszolgálat mővészete” tréning



Hallgatói anyag – Projektmenedzsment tréning

A Projektmenedzsment - Halmaj

PM Tematika – I. Blokk

1) Projekt szemléletmód alapjai 1) 2) 3) 4)

Mi a projekt (példákkal) A projekt jellemzői A projektek és működésük A projektek és a stratégia

2) A Szervezet és a Projekt 1) A szervezeti célok és a projekt kapcsolata 2) Szervezeti struktúrák és a projekt 3) Szervezeti kultúrák és a projekt 2

PM Tematika – I. Blokk

3

PM Tematika – II. Blokk

4) Projektmenedzsment Gyakorlatok 1) 2)

Projektmenedzsment alkalmazása a gyakorlatban (példák). Projektmenedzsment rendszer vállalati működésbe integrálása: sikerek és nehézségek

4

Szervezeti célok és projekt kapcsolata Szervezet Vízió Szervezet stratégiai célok Szervezet részletes célok Feladatok szervezeti működés

Program

Stratégiai cél Nem Átfogó projektben cél elérendő célok

Projekt

Projekt részletes célok Specifikáció, projektterv stb. 5

Szervezeti struktúra és projekt Jellemző szervezet

Hagyományos, funkcionális szervezet

Gyenge mátrix

Erős mátrix

Projekt orientált szervezet

Projekt teamek

Súlytalan projekt teamek

Pehelysúlyú projekt teamek Nehézsúlyú projekt teamek

Autonóm projekt teamek

Jellemző működés

Projektvezető jellemző feladatai

Projektvezető célszerű megnevezése Projekt adminisztrátor; projekt asszisztens

„A projektek megtörténnek”

Projekt adminisztráció

Operatív projektmenedzsment

Projekt koordináció

Projekt koordinátor

Stratégiai projektmenedzsment

Funkcionális projekt menedzsment működtetése

Projekt menedzser

Projekt orientált működés

Vezetési feladatok

Projekt vezető

Projekt és szervezeti feladat Projekt Tevékenység Probléma Feladat Megoldás

Szervezeti feladat

különleges, újszerű

mindennapi

összetett, új

megszokott gyakorlat szerint

meghatározott idejű ki kell találni

folyamatos hagyományos

7

Szervezeti kultúra és a projekt

• Mi is az a szervezeti kultúra? • A projektszervezet kultúrája feladatkultúra, amelyen a mindenkori anya-szervezet kulturális elemei nyomot hagynak, és viszont.

8

Hatalomkultúra • Legjobb a krízisben • Központi döntéshozatal • Autokratikus vezetés • Növekedés újabb hálókkal

Pókháló 9

Szerepkultúra • Rutinmunkában a legjobb •Döntés többségi elv alapján • Vezetés szakemberek által • Tanulási cél a szakmai fejlődés Görög templom 10

Feladatkultúra • Legjobb új dolgok létrehozásakor

• Döntés kölcsönös egyetértés alapján • Célközpontú vezetés • Legjobb embert a szabad piacról

Háló / Mátrix 11

Személyi kultúra • Legjobb formakeresés idején • Döntés: hirtelen többség • A vezetés anarchia

• Véletlenszerű előrejutás

Halmaz 12

Mi a projekt? (1)

• Nem ismétlődő, célirányos, tervezett tevékenység, amelynek költség- (erőforrás-) és határidő kerete van. • Átmeneti szervezetet hoznak rá létre, amelynek saját működési rendje van.

13

Mi a projekt? (2) Cél

• • • • • Minőség

egyedi cél határidő erőforrások minőségi előírások, keretek saját, feladatmegoldó szervezet • PM módszertan

Határidő Erőforrás 14

Kiscsoportos feladat Milyen a szokásostól eltérő feladatokat tudnál felsorolni a szervezeted életében?

15

Projektmenedzser fókusza

• • • •

Célok, elvárások pontosítása A tervezés irányítása Megvalósítás vezetése, kontrollja Erőforrások felügyelete (emberek, eszközök, költségek) • Projekt csapat motíválása • Kommunikáció (jelentések, beszámolások) működtetése 16

A projektek hat fázisa

1. Lelkesedés 2. Csalódás 3. Pánik

4. Bűnbak keresés 5. Az ártatlanok megbüntetése

6. Dicséret és hála a távolmaradóknak 17

Projekt és projektszerű feladat végrehajtás

• Azt, hogy egy feladatot projektben célszerű-e megoldani, a feladat KOMPLEXITÁSA határozza meg. • A projektszerű feladat-végrehajtás során a projekt folyamata egyszerűbb módon valósul meg, de ugyanúgy, strukturált módon kezeli a feladatok kivitelezését. 18

A projektszerű feladat végrehajtás fázisai

Indítás

Végrehajtás

Zárás

19

Projekt szakaszai

Előkészítés

1. 2. 3. 4.

Tervezés

Előkészítés Tervezés Végrehajtás Zárás-rétékelés

Zárás – Végrehajtás értékelés

Az előkészítés szakasza Input

Projekt Előkészítés

Stratégia elérésére elindított program

Szervezet rövidtávú terve Külső elvárás, amire reagálni kell Belső elvárás Korábbi projektek tapasztalatai

Kötött sorrendű lépések

1.1 Üzleti célok megfogalmazása

1.4 Előkészítés és tervezés menetének kialakítása 1.7 Hatókör meghatározás a

1.2 Megvalósíthatóság vizsgálata

1.5 Stakeholder analízis 1.8 Vázlatos szervezeti ábra és felelősségi körök, fázis terv és erőforrásbecslés

Output

1.3 Projekt indítás kezdeményezése

1.6 Célrendszer és sikerkritériumok meghatározása

Projekt Definíciós Dokumentum (PDD 1.0)

Business Case (BC 2.0)

1.9 Projekt Definíció véglegesítése, elfogadása (alakuló értekezlet)

21

Az előkészítés lépései • • • • • • • • •

Üzleti célok megfogalmazása Megvalósíthatóság vizsgálata Projekt indítás kezdeményezése Előkészítés és tervezés menetének kialakítása Stakeholder analízis és menedzsment Célrendszer és sikerkritériumok meghatározása Hatókör meghatározása Vázlatos szervezeti ábra, felelősségi körök, fázisterv és erőforrásbecslés Projekt Definíció véglegesítése és elfogadása

22

Projekt kezdeményezése

• Célkitűzés a vállalati stratégiában • Vállalati szintű elvárások pontosítása • Ötletek, megvalósíthatósági tanulmányok a projekt termékére • Előzetes költségszámítások • Többi projekt, akció számba vétele (projekt portfolió menedzsment) 23

Sikerkritériumok

• Az eredményt, a cél elérését mérhetővé, viszonyíthatóvá tévő adatok és tények. • A célban megfogalmazott elvárások mindegyikére mérhető értéket vagy viszonyítást adnak. • Nem tartalmaznak többet, mint ami a célban megfogalmazódott. 24

Erőforrásbecslés

• Pénz • Emberi erőforrás igény kompetenciák szerint (mérték-egységek: embernap, emberév, tanácsadói nap, mérnökév, stb.), ebből mennyi belső, mennyi külső • Eszközigény • Anyagigény 25

Scope (1)

• A scope, avagy hatókör alapvetően a projekt által a célok eléréséhez elvégzendő szakmai feladatok, eljárások, elérendő eredmények és elkészítendő

termékek

meg-határozását

tartalmazza. 26

Projekt definíciós terv (PDD) minta (1) Projekt neve : Projekt azonosító: Projekt kezdete: Projekt befejezése: 1. Projekt célja

2. Projekt leírása (Business case)

3. Projekt hatóköre/Project scope/

4. Projekt hatókörét nem érinti /Out of scope/ 27

Projekt definíciós terv (PDD) minta (2) 5. Erőforrások

6. Mérföldkövek

7. Tervezett költségvetés és várható haszon kalkulációja

8. Kockázati elemek, kritikus sikertényezők

9. A projekt szervezete, szabályok

28

A tervezés szakasza Projekt tervezés

Output

Input

Projekt Definíciós Dokumentum (PDD 2.0)

Kötött sorrendű lépések Projekt Definíciós Dokumentum (PDD 1.0)

2.8 Beszállítókkal való együttműködés tervezése

2.1 Projekt szervezet felállítása

2.2 Működés kialakítása

2.9 Projekt szervezeti és működési rend elfogadása Business Case (BC 2.0)

2.3 FLS létrehozása

2.4 Hálótervezés

Komplex Projektterv 2.5 Kockázat és lehetőség menedzsment terv

Támogató lépések 2.6 Külső kommunikáció tervezése

Business Case (BC 3.0)

2.10 Döntés a megvalósítás indításáról

Projekt Szervezeti és Működési Rend (PSZMR)

2.7 Minőség tervezés

29

A tervezés fontossága

• A siker nagyrészt múlik az alapos tervezésen • A stakeholdereknek a projekt előrehaladtával egyre kevesebb lehetőségük van a scope befolyásolására • Ezzel együtt a változtatás és a hibajavítás költsége növekszik

30

A tervezési szakasz lépései

• Projekt szervezet kialakítása • Scope (hatókör) meghatározásából levezethető a Feladat Lebontási Struktúra (FLS) • Hálóterv kialakítása • Projekt terv (idő és erő-ráfordítások is) • Támogató folyamatok tervezése (kockázat menedzsment terv, kommunikáció tervezés, minőség tervezés, emberi erőforrás tervezés) 31

A projektmenedzser feladatai (1) • • • • •

A projekt munkájának operatív irányítása A projekt team vezetése, projekt értekezletek tartása Szakmai munka összehangolása Beszámolás a Projekt Irányító Bizottságnak A projekt részletes előkészítése 32

A projektmenedzser feladatai (2) •

• • • •

Projekt terv, működési rend és erőforráskeretek betartása Költségvetés nyomon követése Külső szállítók munkájának összehangolása, Szerződések előterjesztése, adminisztrálása Projekt eredményeinek illesztése a szervezeti működésbe 33

WBS (FLS) PROJEKT CÉL FŐCSOPORT

1 1.1 FELADAT

FŐCSOPORT

ALRENDSZER

ALRENDSZER

FELADAT

FELADAT

FŐCSOPORT

1.1.1 TEVÉKENYSÉG TEVÉKENYSÉG TEVÉKENYSÉG

1.1.1.1 36

Hálótervezés lépései

1. 2. 3. 4.

Tevékenységek listázása Tevékenységek sorrendbe állítása Tevékenységek átfutásának becslése Ütemezés elkészítése

37

Hálótervezés • Feladat lebontási struktúra

• Logikai kapcsolatok

1.0.0.0.

1.1.0.0.

1.2.0.0.

1.3.0.0.

1.3.1.0

1.3.2.0

1.3.2.1

1.3.2.2.

1.3.2.3

• Hálóterv

38

Időterv (1)

• • • •

Tevékenységek időbecslése A feladat átfutási idejének meghatározása A kritikus út kijelölése Az időtartalékok meghatározása

39

Időterv (2)

• Gantt diagram: grafikus módon szemlélteti a projekt végrehajtásához szükséges feladatokat, a feladatok elvégzéséért felelős személyeket és a feladatok végrehajtásának határidejét.

40

Időterv (3)

• Mérföldkő: kulcsfontosságú esemény a projekt életében (fontos fázisok lezárása, kezdete; döntő fontosságú egyedi események; fontosabb döntési pontok • Átfutási idő: a tevékenységek megkezdésétől azok befejezéséig szükséges teljes időtartam • Kritikus út (critical path): leghosszabb útvonal, mely az összes olyan tevékenységet tartalmazza, amelyek késedelmes elvégzése a teljes projekt késedelmes végrehajtását okozza (mely mentén a tartalék idő 0). 41

Időterv – rövidítési módszerek • Meglévő erőforrások intenzívebb kihasználása • Újabb erőforrások bevonása • Tevékenység kapcsolatok logikai típusainak átértékelése (pl. befejezés-kezdés feltétlenül szükséges-e?) • További feladatlebontás és a tevékenységek párhuzamosítása 42

A PM támogató software-ek előnyei

• Számítások gyors elvégzése • Tervezési változatok és hatáselemzések egyszerűbb kidolgozása • A terv látványos és érthető megjelenítése • Modellezés lehetősége • A végrehajtás naprakész nyomonkövetése 43

Mit nem tud a PM software?

• • • • • • •

Projekt célok kitűzése Részletes tevékenységi terv kidolgozása Logikai kapcsolatok felállítása Erőforrás szükséglet megbecsülése Erőforrás hozzárendelés Külső korlátok feloldása Jelentések megtétele 44

Milyen az ideális csoport? Belbin vizsgálatai szerint a legfontosabb szerepek a következők:

• • • • • • • •

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

A Vállalatépítő Az Elnök A Formáló A Palánta (ötletember) A Kapcsolatépítő A Felügyelő – Ellenőrző A Csapatépítő A Befejező 46

Projekt megbeszélések, fórumok • Rendszeres időközönként projektmegbeszéléseket szükséges tartani. • Témák: • P előrehaladása • Felmerült problémák • Hatása a P véghatáridejére (kritikus út)

47

Projekt dokumentációs rend • előállított elektronikus és papír alapú dokumentumok strukturáltan rendelkezésre álljanak, tárolhatók és egyértelműen visszakereshetők legyenek. • Fontossága: • Más P-hez felhasználhatók

48

Kommunikáció általában

• Belső, külső kommunikáció Felelőse • Formája: szóbeli, írásbeli… • Publikálások • • •

Cél Eredmények Elfogadtatása

49

A végrehajtás feladatai:

• • • • • • •

Projektindító értekezlet (kick-off meeting) A projekt termék megvalósítása A projekt termék átadása – átvétele Változáskezelés Kockázatmenedzsment A projekt kommunikáció működtetése Beszerzés- és beszállítómenedzsment 51

• • • •

Kick-off meeting Az értekezletnek meg kell adni a „súlyát”, erősítheti a csapattá válást és egyéni elköteleződést Emlékeztető készül róla Résztvevői: megbízó, teljes projekt team, esetleg stakeholderek is Az értekezlet napirendi pontjai: • Bemutatkozás • A projekt fő célja • A projekt feladatai • A projekt szervezeti felépítése • Működési szabályok

52

A projekt kontrolling célterületei

• • • • •

Hatókör Idő Költségek Emberi erőforrás Minőség

53

A zárás lépései • • • • • • •

Követő feladatok, munkák meghatározása Projekttagok visszaillesztése a szervezetbe Eszközök re-integrációja Lezáró elemzés, tapasztalatok rögzítése Lezáró értekezlet Záró jelentés Tájékoztatás

59

Tapasztalatok rögzítése

• A végeredmény összevetése a PDD sikerkritériumaival és a rögzített idő, ill. erőforrás keretekkel; annak megállapítása, hogy melyik teljesült és melyik nem • Az eltérések és a sikerek elemzése • A projekt folyamatának elemzése • Tanulságok összegyűjtése 62

Lezáró értekezlet • A projekt eredményei/termékei • A záró szakasz projektmenedzsment termékei • A termékekhez kapcsolódó vélemények, kiegészítések rögzítése • Tapasztalatok, tanulságok összefoglalása • A zárójelentés tartalma, határideje, készítői • A projekt vezetése megköszöni a projektben elvégzett munkát és kiosztja a megérdemelt jutalmakat. 63

Projekt problémák Helytelen információk; 9%

Változások; 8%

hatókör pontatlan meghatározása ; 35%

Gyenge Döntéshozó Folyamat; 20%

Ütemezési Gondok; 28%

64

Projekt problémák Nem teljes körű projekt manager; 20%

tisztázatlan felelősségi körök; 27%

Nem megfelelő erőforrás; 53%

65

Projekt problémák Teljes erőbedobás hiánya; 17%

Szervezésbeli hiányosságok; 27%

Kommunikáció s zavarok; 19% Nem alapos kontrol; 21%

66

Kritikus területek

• Információ és kommunikáció • Nem egyértelmű szabályozás • Ütemezés • Erőforrás • költségvetés 67

Köszönöm a figyelmet!



Jelenléti ív – Projektmenedzsment tréning



Tréning értékelı lapok – Projektmenedzsment tréning



Egyéni Fejlıdési Háló


EGYÉNI FEJLİDÉSI HÁLÓ Név:

Munkakör:

Idıszak kezdete:

Idıszak vége:

1. Diagnózis: Erısségek:

Gyengeségek:

Lehetıségek:

Akadályok, Veszélyek:

Fejlesztendı területek


Együttmőködés és kommunikáció (alacsony, közepes, jó, magas): Vezetı Munkatárs Ügyfél Külsı partner Határidık betartása (alacsony, közepes, jó, magas): Vezetı Munkatárs Ügyfél Külsı partner Költséghatékonyság (alacsony, közepes, jó, magas): Telefon Irodaszer Személyes kérdések (alacsony, közepes, jó, magas): Szakmai tudás Önfejlesztés Hozzáállás, motiváltság Szervezés, önszervezés Informáltság Leterheltség, kapacitás

2. Elérendı Célok és Módszerek meghatározása Elérendı Minıségi Célok: Cél:

Cél:

Cél:

Munkatárs

Vezetı



Ügyfélelégedettség felmérı kérdıív

Ügyfélelégedettségi kérdıív Kérjük, az alábbi kérdésekre történı válaszaival segítse munkánkat annak érdekében, hogy be tudjuk azonosítani és ezt követıen fejleszteni azokat a területeket, amelyek Ön szerint fejlesztendıek a hivatal mőködése kapcsán. A kérdıív kitöltése anonim módon történik, az nem kerül azonosításra semmilyen módon, egyetlen célja az ügyintézés minıségének javítása. Használata: Az egyes kérdésekre adott véleményét kérjük 1-tıl 5-ig terjedı skálán jelölje. Válaszában az 1 jelenti a nagyon rossz véleményt, az elégedetlenséget, míg az 5 a nagyon jót, az elégedettséget. A megfelelı választ kérjük bekarikázni. 1. Mennyire elégedett Ön a hivatal belsı állapotával (bútorzat, világítás, ügyfelek részére biztosított helyiségek)? 1

2

3

4

5

4

5

2. Mennyire elégedett Ön a hivatal ügyfélfogadási idejével? 1

2

3

3. Mennyire elégedett Ön az ügyintézıre történı várakozás hosszával? 1

2

3

4

5

4. Mennyire elégedett Ön az ügyintézıre történı várakozás körülményével? 1

2

3

4

5

5. Mennyire elégedett Ön a teljes ügyintézés hosszával? (A kérelem benyújtásától a döntésig) 1

2

3

4

5

6. Érezte-e az ügyintézés során, hogy a hivatalban nem sikerült a problémáját megoldani, az ügyét érdemben rendezni? 1

2

3

4

(1 = gyakran)

5 (5 = soha)

7. Mennyire segítıkészek Ön szerint az ügyintézık? 1 (1 = egyáltalán nem)

2

3

4

5 (5 =maximálisan)

8. Ön szerint mennyire türelmesek az ügyfelekkel szemben az ügyintézık? 1

2

3

4

5

9. Elıfordult-e a korábbi ügyintézése során, hogy konfliktusba került az ügyintézıvel? 1

2

3

4

(1 = mindig)

5 (5 =soha)

10. Ön szerint a Hivatal ügyintézıi mennyire kezelik rugalmasan az ügyeket? (A jogszabályok betartása mellett keresik-e a megoldás lehetıségét az adott ügyben?) 1

2

3

4

(1 = mindig)

5 (5 =soha)

11. Megítélése szerint számíthat-e segítségre a hivatal vezetıi (jegyzı, polgármester) részérıl, amennyiben hozzájuk fordulna panasszal? 1

2

3

4

(1 = biztosan nem)

5 (5 =igen)

Milyen új szolgáltatás bevezetését tartaná célszerőnek a hivatalban? ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………..

Mi az Ön véleménye, javaslata a város honlapjáról: ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………..

Egyéb megjegyzése a hivatal munkájával kapcsolatban: ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………….. Köszönjük válaszait!






A 1044/2005. (V. 11.) Korm. határozat által hivatkozott 27 leggyakrabban keresett közszolgáltatás a következő: Állampolgárok számra nyújtott szolgáltatások • Jövedelemadó bevallás, értesítés a kivetett adóról • Álláskeresés interneten keresztül az ÁFSZ állásajánlataiban • Állásbejelentés interneten keresztül az ÁFSZ állásadatbázisába • Munkanélküli járadék igénylése • Munkavállalók gyermekei után járó pótlékok igénylése • Kötelező egészségbiztosítás ellátásai • Tanulói ösztöndíj megpályázása • Útlevéligénylés és útlevéllel kapcsolatos egyéb ügyintézés • Gépjárművezetői engedély ügyintézés, illetőleg vezetési jogosultság megszerzése • Járművek nyilvántartásával kapcsolatos ügyintézés, járműigazgatás (új, használt és importált gépjárművek forgalomba helyezése, műszaki vizsgáztatása, járműigazgatási ügyek) • Építési engedély iránti kérelem • Rendőrségi on-line bejelentések, feljelentések • Közkönyvtári katalógusok hozzáférhetősége, keresési lehetőségek elérése 1954-ig visszamenőleg • Születési anyakönyvi kivonat ügyintézése: kérvényezés, kiadás • Házassági anyakönyvi kivonat ügyintézése: kérvényezés, kiadás • Felvételi jelentkezés (középiskolákba, felsőoktatási intézményekbe) • Lakcímváltozás bejelentése (lakcímigazolvány pótlás, csere) • Egészségüggyel összefüggő szolgáltatások (pl. interaktív tanácsadás kórházi szolgáltatások elérhetőségéről, kórházi bejelentkezések) Vállalkozások számára nyújtott szolgáltatások • Munkavállalók és foglalkoztatók számára nyújtott szolgáltatások (munkáltatók bejelentési kötelezettségének elősegítése, munkavállalók számára betekintési lehetőség a róluk benyújtott információkba) • Munkáltatók bejelentése nyugdíjbiztosítási adatokról • Társasági adó bevallás, értesítés • ÁFA: bevallás, értesítés • Korlátolt felelősségű társaságok és részvénytársaságok bejegyzése, változásbejegyzése • Adatközlés a statisztikai hivataloknak • Vámáru-nyilatkozatok benyújtása, kezelése • Környezetvédelemmel összefüggő engedélyek szerzése • Közbeszerzési eljárás



Levél tervezet - az együttműködés elmélyítésére, partnerség erősítésére a civil és vállalkozói szférával

Halmaj Körjegyzőség polgármesteri hivatalának és önkormányzati intézményeinek szervezetfejlesztése (ÁROP 1.A.2) Tisztelt ...! Községünk működésében és fejlődésében Önöknek, mint a településünkön működő , rendkívül nagy szerepe van. Annak érdekében, hogy ezt a szerepet megerősítsük, az Önkormányzat tervei között szerepel egy, a jelenleginél szorosabb együttműködési koncepció kialakítása. A Polgármesteri Hivatal által a közelmúltban elnyert és megvalósított szervezetfejlesztési pályázatnak köszönhetően lehetőség nyílik arra, hogy az együttműködést Önökkel előtérbe helyezzük, elmélyítsük. Az említett pályázatban szereplő partnerség erősítésének keretein belül alkalmunk van felmérni, hogy Ön mit gondol; milyen tapasztalatai, igényei, illetve elképzelései vannak településünk működtetésével és fejlesztésével kapcsolatban. Célunk, hogy közös erővel találjuk meg azokat a pontokat, ahol együtt tehetünk a fejlődésért. A lehetséges együttműködési területeket átgondolva, az alábbi témákban tervezzük a kapcsolat elmélyítését: 1. Közszolgáltatásokban való együttműködés: az önkormányzati feladatokban történő részvétel lehetőségének vizsgálata, annak közös elvégzésére vagy szerződéses átadására, amely eredményeképpen az egyik legerősebb együttműködés jöhet létre az önkormányzat és a civil szervezetek, vállalkozások között. 2. Szolgáltatások: az önkormányzat adott esetben számos szolgáltatással járulhat hozzá a civil szféra mindennapjaihoz (pl.: információs szolgáltatások). 3. Támogatások: különböző alapokból kapott, pályázati forrásból nyert támogatások nyújtása az arra rászoruló szervezetek részére. 4. Döntési folyamatba történő bevonás: a civil szféra és a vállalkozók szakértőként történő bevonása a döntési folyamatokba.

A felvázolt területeken történő együttműködés aktívan hozzájárulhat egy erősebb, demokratikusabb társadalom kialakulásához, amely együttgondolkodva, együttműködve, közös teherviseléssel és felelősségvállalással járul hozzá településünk szebb jövőjéhez. Amennyiben a fentiek alapján felmerült az igény Önben egy szorosabb partneri viszony kialakítására és folyamatos ápolására, várjuk visszajelzését.

Tisztelettel,

……………………………………………. Halmaj Település Önkormányzata

ÖSSZEFOGLALÓ DOKUMENTUM III-IV. MÉRFÖLDKŐ

Recommend Documents