SPZ® 2010 – 13.13
Uživatelská příručka
Listopad, 2010
Obsah
Obsah ÚVOD ...................................................................................................................................................... 2 Nápověda programu ............................................................................................................................ 2 POŽADAVKY .......................................................................................................................................... 2 INSTALACE ............................................................................................................................................ 3 ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ ........................................................................................................................ 5 PRVNÍ NAČTENÍ DAT ............................................................................................................................ 6 Automatické načtení ............................................................................................................................ 6 Doplnění řidičů ..................................................................................................................................... 7 NASTAVENÍ VOZOVÉHO PARKU ........................................................................................................ 8 Základní databáze ............................................................................................................................... 8 Střediska .............................................................................................................................................. 8 Uživatelé .............................................................................................................................................. 8 Seznam vozidel .................................................................................................................................... 8 VEDENÍ KNIHY JÍZD ............................................................................................................................ 10 Automatické stažení dat ..................................................................................................................... 10 Sestavení knihy jízd ........................................................................................................................... 10 Jízdy vybraného vozidla ..................................................................................................................... 11 Oprava jízdy ....................................................................................................................................... 11 Přepočet tachometru.......................................................................................................................... 11 Tisk knihy jízd .................................................................................................................................... 12 EVIDENCE SPOTŘEBY PHM .............................................................................................................. 13 Zadání stavu tachometru ................................................................................................................... 13 Ruční zápis čerpání PHM .................................................................................................................. 13 Načtení čerpání PHM z tankovacích karet ........................................................................................ 14 Synchronizace tachometru ................................................................................................................ 14 STATISTIKY A VÝPOČET PRŮMĚRNÉ SPOTŘEBY PHM ................................................................ 16 CESTOVNÍ PŘÍKAZY ........................................................................................................................... 17 Výběr vozidla ..................................................................................................................................... 17 Výběr jízd ........................................................................................................................................... 17 Cestovní příkaz .................................................................................................................................. 18 Tisk cestovního příkazu ..................................................................................................................... 18 PŘEHLEDY ........................................................................................................................................... 19 Měsíční přehled – graficky ................................................................................................................. 19 Další přehledy .................................................................................................................................... 19 TIPY A TRIKY ....................................................................................................................................... 20 ZÁLOHOVÁNÍ DAT .............................................................................................................................. 21 Vytvoření zálohy ................................................................................................................................ 21 Obnova dat ze zálohy ........................................................................................................................ 21 KONTAKTY ........................................................................................................................................... 22
1
Úvod
Úvod
Požadavky
Vážený zákazníku, děkujeme Vám, že jste se rozhodli správu Vašeho vozového parku řešit za pomoci ONI systému.
K tomu, aby byla instalace programu Kniha jízd úspěšná je nutné: 1, Mít připraven osobní počítač s těmito parametry:
S využíváním služeb ONI systému je spojena možnost bezplatného využívání ® programu SPZ 2010 Kniha jízd.
Minimálně Pentium III, 466 MHz.
Tato Uživatelská příručka bude Vaším průvodcem rychlým zprovozněním programu ® SPZ 2010 Kniha jízd. Příručka obsahuje pouze základní informace, které Vám pomohou vést standardní knihu jízd.
Volné místo na HDD minimálně 500 MB a více.
®
V dalším textu budeme program SPZ 2010 Kniha jízd označovat jen jako Knihu jízd.
1GB a více RAM.
Operační systém Windows XP a vyšší verze. 2, Stáhnout instalační soubor z www.onisystem.cz.
Nápověda programu
3, Mít aktivní přístup k internetu s doporučenou přenosovou rychlostí minimálně 256 kbps.
Rozšířené funkce programu jsou popsány v kontextové nápovědě programu.
4, Znát přístupové údaje do webové aplikace ONI Systému.
2
Instalace
Instalace Stáhněte si instalační soubor knihy jízd z internetových stránek www.onisystem.cz Zvolte menu Produkty, položku Kniha jízd SPZ2010SQL
Vyčkejte na úplné stažení souboru. V závislosti na rychlosti Vašeho připojení to může trvat i několik minut.
Na další stránce klikněte na označený odkaz SPZ_NAM_setup_2010.exe.
Zvolte tlačítko Uložit.
Po stažení zvolte Spustit.
V dalším kroku vyberte složku, kde chcete instalační soubor uložit (např. Dokumenty, Plocha, ….) a zvolte tlačítko Uložit. Dle nastavené úrovně zabezpečení Vašeho počítače může být vyžadováno ještě další potvrzení. Opět zvolte Spustit.
3
Instalace
Zvolte volbu Další pro pokračování v instalaci. Instalace může trvat i několik minut v závislosti na výkonu Vašeho počítače.
Doporučujeme ponechat veškeré nastavení instalace na původních hodnotách, pokračujte tlačítkem Další a Instalovat. V závěru instalace necháme zatrženou volbu Spustit SPZ 2010 SQL a stiskneme Dokončit.
4
Základní nastavení
Základní nastavení Správné nastavení programu Kniha jízd je nezbytné pro základní používaní tohoto programu. Jde především o nastavení komunikace s technologickým centrem ONI systému a s webovou aplikací, odkud jhsou stahovány informace o uskutečněných jízdách Vašich vozidel. Nastavení ONI systému i nastavení vozidel je jednorázovou záležitostí. Po úspěšném nastavení ONI systému i nastavení vozidel již tuto operaci nebudete muset opakovat.
Po vyplnění údajů klikněte na tlačítko OK.
Při prvním spuštění je potřeba vyplnit Základní údaje o firmě – doplňte název Vaší společnosti. Jako Středisko zvolte název, který odpovídá Vašemu firemnímu členění. Pokud nečleníte Váš vozový park, napište obecný název např. Doprava. Pokud členíte vozy do skupin (středisek), zvolte název toho největšího např. Rozvoz apod. (další střediska doplníme později v samotné knize jízd):
Nyní je Vám zobrazena přihlašovací tabulka do programu.
Dále je potřeba vyplnit Údaje pro připojení k ONI SYSTEM.
Po načtení řidičů z ONI systému (nebo jejich ručním doplnění), zde budou zobrazována jména všech řidičů-uživatelů, kterým můžete v Knize jízd nastavit různá práva práce s programem a rovněž jim nastavit hesla pro vstup do programu – nejedná se o hesla do ONI systému!
Nevyplňujte žádné heslo, klikněte rovnou na tlačítko Přihlásit:
Jako administrátor, máte veškerá oprávnění práce s programem, kromě tvorby cestovních příkazů. Zde vyplňte údaje, které Vám byly zaslány dispečinkem systému ONI a slouží Vám jako přihlašovací údaje pro vstup do webové aplikace ONI systému. Na základě tohoto vyplnění bude program moci stahovat požadované údaje. Pokud používáte pro internetové připojení Proxy servery, je potřeba zaškrtnout volbu ANO a nastavit hodnoty připojení. Vyplňte Identifikátor majitele, Pracoviště majitele, Uživatelské jméno a Heslo.
5
První načtení dat
První načtení dat Automatické načtení První načtení dat z ONI systému je velmi důležité. Vyberte měsíc, ve kterém ještě nemáte žádná data (při prvním přihlášení v dubnu 2010 zvolte např. duben 2011). Kniha jízd načte pouze „vozidla“ a „uživatele“ z ONI systému.
Poznámka: Pokud nemáte ve webové aplikaci ONI systému nastaveny uživatele – řidiče (s přiřazeným ID čipem), neproběhne stažení vozidel do té doby, než je doplníte v knize jízd ručně (kniha jízd potřebuje mít zapsaného alespoň 1 řidiče – uživatele). Popis založení uživatele je v kapitole Doplnění řidičů na straně 7. Pokud je Vám zobrazena následující varovná hláška, zkontrolujte Vaše připojení k internetu anebo správnost hesel k ONI systému (kliknutím na Nastavit parametry zobrazíte zadané přihlašovací údaje a můžete je změnit).
V tomto případě pokračujte tlačítkem OK a okno načítání zavřete. Otevře se hlavní okno programu Kniha Jízd. Po úspěšném načtení seznamu vozidel a řidičů ze systému ONI se zobrazí nad tlačítkem Načíst data GPS Text: Hotovo. Pokračujte volbou Zavřít.
6
První načtení dat
Doplnění řidičů Ruční doplnění řidičů provedete tak, že zvolíte v knize jízd volbu Základní databáze, Uživatelé.
Po ručním doplnění řidičů opakujte akci prvního načtení dat dle výše uvedeného popisu ještě jednou.
V okně Uživatelé klikněte pravým tlačítkem a zvolte možnost Přidat.
Do tabulky doplňte Jméno. Potvrďte OK:
Tento postup můžete opakovat a přidat si tak všechny řidiče – uživatele vozidel. V případě potřeby zde můžete později nastavit i práva Uživatele k vozidlům, povolené funkce pro práci s programem, zapsat termín týkající se řidičů (pro pozdější kontrolu) apod. Vyplnění jednotlivých částí této složky není povinné – záleží na Vašich potřebách:
7
Nastavení vozového parku
Nastavení vozového parku Nyní budeme pracovat se záložkou Základní databáze. V podstatě v ní postupně zapíšeme informace o Vašem vozovém parku a zaměstnancích a rozdělíme je podle Vašeho firemního dělení.
Základní databáze Zvolte záložku Základní databáze a možnost Údaje o firmě. Vepište zde, co nejvíce údajů, které uznáte za vhodné – usnadní Vám to později práci při tvorbě daňových dokladů apod. Po doplnění zvolte OK.
V seznamu středisek stiskněte pravé tlačítko myši a z nabídky zvolte Přidat.
Do kolonky Název střediska vepište název Vašeho střediska a pak zvolte OK. Takto postupujte, až doplníte všechny Vaše střediska.
Střediska
Uživatelé
Dalším krokem je doplnění Středisek. Pokud Váš vozový park nedělíte do více skupin-Středisek, vystačíte si s původním nastavením 1 Střediska např. Doprava (to jsme nastavili již v úvodu). Pokud ale dělíte vozový park do skupina např. Obchodní zástupci, Technici, Rozvoz, postupujte podle následujícího návodu.
Další položkou v Základní databázi jsou Uživatelé. Ruční přidání uživatele je popsáno v kapitole Doplnění řidičů na straně 7.
Zvolte záložku Základní databáze a možnost Střediska.
V seznamu uživatelů můžeme opravit nebo doplnit veškeré údaje, práva, termíny, atd. Máte také možnost označit vybrané uživatele, aby se nezobrazovali při přihlášení. Klikněte pravým tlačítkem myši nad vybraným uživatelem a zvolte položku Smazat. Nedojde ke smazání uživatele, ale jen jeho označení jako vyřazeného.
Seznam vozidel Okno se seznamem Vašich vozidel se Vám zobrazí po každém spuštění Knihy jízd. Toto okno nelze zavřít, pouze minimalizovat. V tomto okně máte po stažení vozidel z ONI systému seznam Vašich vozidel.
8
Nastavení vozového parku Pokud chcete k danému vozidlu (kliknete na příslušný řádek) doplnit nějaké informace, zvolte na vybraném řádku kliknutí pravým tlačítkem – zobrazíte nabídku.
Právě jsme dokončili nastavení knihy jízd s doplněním nejnutnějších údajů. V další části se naučíme základní vedení knihy jízd.
Vyberte možnost Opravit údaje vozidla.
V zobrazené kartě můžete: Přiřazovat řidiče – uživatele k danému vozu. Přiřadit vozidlo do daného střediska. Zapsat informace o vozidle. Doplnit termíny, pojistky a leasingové firmy. Zapsat informace o spotřebě. Přiložit dokumenty k vozidlu (naskenovaný technický průkaz apod.). Doporučení: Výše uvedené položky doporučujeme splnit a údaje doplnit. Usnadníte si tím správu vozového parku.
9
Vedení knihy jízd
Vedení knihy jízd Kniha jízd obsahuje všechny jízdy zaznamenané ONI systémem. Pokud chcete s jízdami pracovat, je potřeba data a jízdy stáhnout z ONI systému.
Automatické stažení dat Pro stahování dat - jízd ze systému ONI zvolte panel Kniha jízd a možnost Načíst GPS data
Zvolte rok a měsíc, za který chcete stáhnout data (data se stahují po měsíci, pokud zvolíte probíhající měsíc, stáhnou se data do aktuálního dne). Po stanovení měsíce klikněte na Načíst data GPS.
Během stahování jízd vidíte u daného vozidla počet jízd, které byly staženy. Jakmile se zobrazí nápis Hotovo, jsou jízdy staženy do GPS Knihy jízd. Okno zavřete tlačítkem Zavřít ve spodní části okna.
uložena do GPS knihy jízd - zde doporučujeme data nechat bez úprav, tak jak byla stažena. Aby jste mohli jízdy vyhodnocovat je nutné zkopírovat data z GPS knihy jízd do Běžné knihy jízd - zde můžete jízdy upravit. Testovací knihu jízd je dobré použít (zkopírovat do ní jízdy) pokud chcete dělat větší úpravy. Běžná kniha jízd je ta, kterou jste povinni vést. Nyní je zapotřebí zkopírovat data z GPS knihy jízd do Běžné knihy jízd, abychom zde data mohli upravit. Zvolte panel Kniha jízd a položku Kopie dat.
1, Zaškrtněte u všech vozidel pole Zahrnout (tzn. že data těchto vozidel budou kopírována do vybrané knihy jízd), lze použít tlačítko Označit vše. 2, Zvolte položku Výchozí kniha jízd a Cílová kniha jízd (GPS knihu jízd a např. Běžnou knihu jízd) 3, Vyberte Za období Od – Do, za které se mají data z GPS knihy jízd zkopírovat do Vámi vybrané cílové knihy jízd (např. Běžné knihy jízd) 4, Zvolte Ano v položce Smazat předem cílovou oblast (smažou se pouze data, která by mohla být za dané období v cílové složce, tzn., že nedojde k zamíchání nově kopírovaných a starých dat). 5, Zvolte tlačítko Kopie dat.
Sestavení knihy jízd V tomto softwaru chápejte GPS Knihu jízd, Testovací knihu jízd a Běžnou knihu jízd jako složky, ve kterých jsou data uložena. Po načtení dat z ONI systému jsou data vždy
10
Po zkopírování dat se objeví ve spodní části okna nápis Hotovo. Zavřete okno tlačítkem křížek, nebo klávesou Esc.
Vedení knihy jízd
Jízdy vybraného vozidla Vybrané vozidlo a jeho knihu jízd zvolíte tak, že si zobrazíte okno se seznamem vozidel, kliknete 1x na vybrané vozidlo a následně na jeho knihu jízd (my klikneme na Běžnou knihu jízd, ve které budeme upravovat data).
Po otevření jízdy vepíšeme požadovaný údaj a potvrdíme OK.
Přepočet tachometru
Zobrazí se seznam jízd vozidla.
V případě, že nechcete knihu jízd využívat pro měření průměrné spotřeby PHM, stačí v Běžné knize jízd kliknout pravým tlačítkem myši a zvolit funkci Přepočet tachometru. Nastavte způsob přepočtu a hodnotu např. pro zpětný přepočet zvolte Z jaké pozice Od konce, Směrem Vzad a do pole Stav tachometru vepište konečný stav tachometru za přepočítávané období. Potvrďte OK.
Oprava jízdy Provedení oprav je jednoduché. Buďto kliknete pravým tlačítkem na jízdu a vyberete Vámi požadovaný druh opravy nebo kliknete přímo na jízdu a v okně jízdy provedete opravu. Pokud chcete opravovat více položek najednou, např. sloučit jízdy nebo vepsat účel jízd, je nutné nejprve zapnout Vícenásobný výběr vyp./zap. tak, že kliknete pravým tlačítkem myši a zvolíte Vícenásobný výběr vyp./zap. – vedle názvu této položky se Vám zobrazí označení výběru této položky:
Poznámka: Pokud chcete počítat průměrnou spotřebu PHM, přepočet tachometru tímto způsobem nedělejte - tento krok vynechejte a pokračujte další kapitolou Evidence spotřeby PHM. Nyní víte, jak vést základní knihu jízd. V následujících kapitolách se naučíme připravit podklady pro výpočet průměrné spotřeby PHM.
11
Vedení knihy jízd
Tisk knihy jízd Pro tisk knihy jízd můžete použít kterýkoliv formulář obsažený v programu, záleží pouze na tom, který Vám vyhovuje nejvíc. Formuláře obsažené pod volbou Tisk (pod kulatým tlačítkem vlevo nahoře)
je možné uživatelsky upravit a pro tisk používat vlastní formulář. Poskytuje také nejvíc voleb a možností. Využijete jej pro hromadný tisk knihy jízd za vybraná (nebo všechna) vozidla za celý kalendářní rok (nebo časový úsek od data do data). Pokud nepotřebujete u jednotlivých jízd tisknout střediska, zakázky, řidiče a další doplňkové údaje., pak doporučujeme používat tisk z menu Přehledy, volba Vyúčtování & kniha jízd.
Vyberte vozidlo, zvolte Rok a Měsíc a zvolte buď Náhled, nebo Tisk. Náhled zobrazí knihu jízd na obrazovce, Tisk ji vytiskne na tiskárně.
12
Výsledkem je zjednodušená kniha jízd, do které jsou doplněny údaje o tankování. Na konci tiskopisu je přehledná tabulka, která obsahuje souhrnné údaje o ujetých kilometrech, nakoupených a spotřebovaných pohonných hmotách, průměrné spotřebě a částku, kterou hradí řidič za soukromě ujeté kilometry. Je zde tedy obsaženo na jednom místě vše, co chce vidět finanční úřad při kontrole.
Evidence spotřeby PHM
Evidence spotřeby PHM Po kopii dat do Běžné knihy jízd je nutné provést u vybraného vozidla Evidenci stavu nádrže na konci měsíce. To provedeme tak, že v seznamu vozidel označíme vozidlo, pro které budeme zadávat údaje. V menu Náklady zvolíme volbu Zbytky v nádrži, v zobrazené tabulce pravým tlačítkem zavoláme nabídku, zvolíme Přidat, označíme rok, měsíc a zadáme orientačně stav nádrže na konci tohoto měsíce. Stav nádrže se zadává v litrech:
Pro výpočet průměrné spotřeby potřebujeme znát vždy 2 hodnoty – konečný stav předchozího měsíce a konečný stav právě ukončeného měsíce. Např. pro výpočet průměrné spotřeby v lednu 2010 musíme znát stav tachometru za prosinec 2009 a leden 2010.
Jednou z možností, jak zvýšit přesnost výpočtu, je na konci posledního dne v měsíci natankovat plnou nádrž. Pro výpočet průměrné spotřeby potřebujeme znát vždy 2 hodnoty – konečný stav předchozího měsíce a konečný stav právě ukončeného měsíce. Např. pro výpočet průměrné spotřeby v lednu 2010 musíme znát stav nádrže za prosinec 2009 a leden 2010.
Po tomto kroku je nutné načíst data z karet o čerpání PHM nebo zapsat čerpání PHM ručně, dle pokladních dokladů o čerpání PHM.
Ruční zápis čerpání PHM V seznamu vozidel označíme vozidlo, pro které budeme zadávat údaje. V menu Náklady zvolíme volbu Pouze PHM, v zobrazené tabulce pravým tlačítkem zavoláme nabídku, zvolíme Přidat, vyplníme datum nákupu, (čas), a aspoň dva údaje z počet litrů, cena/litr, Celkem vč. DPH a potvrdíme tlačítkem OK.
Zadání stavu tachometru Dále je nutné zadat stav tachometru na konci každého měsíce. To provedeme tak, že v seznamu vozidel označíme vozidlo, pro které budeme zadávat údaje. V menu Kniha jízd zvolíme volbu Tachometry, v zobrazené tabulce pravým tlačítkem zobrazíme nabídku a zvolíme Přidat, označíme Rok, Měsíc a zadáme Stav tachometru na konci tohoto měsíce.
Podobným způsobem můžeme k vozidlům zadávat i ostatní náklady (opravy, náhradní díly, atd):
13
Evidence spotřeby PHM
Synchronizace tachometru Vzhledem ke způsobu měření ujeté vzdálenosti a určité nepřesnosti tachometru může dojít k rozdílu mezi údajem o ujeté vzdálenosti na tachometru ve vozidle a údajem uvedeným v knize jízd. Klikněte v Běžné Knize jízd pravým tlačítkem a zvolte možnost Synchronizace tachometru. |
Načtení čerpání PHM z tankovacích karet Menu náklady - Načíst soubor PHM
Objeví se okno.
Soubor(y) s čerpáním si vyžádejte u provozovatele Vašich tankovacích karet. Při prvním použití bude nutné spárovat jednotlivé tankovací karty s vozidly:
Po stisknutí tlačítka OK dojde k automatické synchronizaci stavu km tak, že kniha jízd přidá
14
Evidence spotřeby PHM k jízdám poměrný počet km, aby se vyrovnal rozdíl se skutečností.
Nyní je již vše v pořádku. Pokud se zobrazí při pokusu o synchronizaci tachometru některý řádek červeně, došlo pravděpodobně k chybnému zadání stavu km na konci měsíce. Červeně označené měsíce není možné synchronizovat.
Opravu lze provést pouze tak, že v knize jízd některé jízdě nebo více jízdám uberete celkem rozdíl km (v ukázce je to 80 km):
Najdeme si delší jízdu (v případě většího rozdílu více jízd) a snížíme ji počet ujetých km o uvedený rozdíl. V našem případě jsme přepsali 161,5km na 81,5km. Potvrdíme tlačítkem OK a provedeme kontrolu v okně synchronizace tachometru.
15
Statistiky a výpočet průměrné spotřeby PHM
Statistiky a výpočet průměrné spotřeby PHM Pro výpočet průměrné spotřeby PHM je nejlépe použít Celkové statistiky za vozidla popř. jednodušší Statistiky PHM. V menu Statistiky zvolte možnost Celková statistiky za vozidla. Vyberte Rok a období Měsíc od, Měsíc do a klikněte na tlačítko Spočítat.
Po zadání rozsahu výpočtu se Vám zobrazí řádky s Vašimy vozidly. Výpočty týkající se průměrné spotřeby, celkové spotřeby za dané období, nadspotřeby a počtu dnů vozidla v provozu, najdete v části Běžná kniha jízda (posuvníkem doprava).
Vzhledem k tomu, že je logika vypracování statistik stejná, uvádíme pouze dané možnosti. Máte možnost zpracovat velmi jednoduše následující statistiky: Celková statistika za vozidla (doporučujeme využívat). Měsíční statistika vozidel. Statistika PHM. Náklady dle skupin. Za jednotlivá střediska. Podle uživatelů. Stavy tachometru. Limity ujetých kilometrů.
16
Cestovní příkazy
Cestovní příkazy Knihu jízd můžete využít pro snadné vytváření cestovních příkazů.
Výběr vozidla V seznamu vozidel označte vozidlo, které bylo použito ke služební cestě. Stiskněte tlačítko Načíst data GPS, vyčkejte na dokončení, okno zavřete. Dále zvolte Kopie dat.
Zvolte kartu Kniha jízd a Standardní zobrazení v sekci Běžná kniha jízd.
Označte požadované vozidlo, zbytek voleb nastavte dle obrázku, vyberte požadovaný měsíc a klikněte na tlačítko Kopie dat.
Proveďte kontrolu dostupnosti jízd ve dnech konání pracovní cesty.
Jakmile se zobrazí Hotovo, okno zavřete a pokračujte ve vytváření cestovního příkazu. Pokud se pracovní cesta konala ve dnech, které ještě nejsou načteny v knize jízd načtěte data z ONI Systému. Detailní postup je uveden v kapitole Automatické stažení dat na straně 10 a v kapitole Sestavení knihy jízd na straně 10. Zde uvádíme stručný popis postupu.
Výběr jízd Na kartě Cestovní příkazy, zvolte v sekci Tuzemské cestovní příkazy ikonu Standardní zobrazení.
Zvolte ikonu Načíst GPS data. V okně které se otevře, nastavte vlevo dole požadovaný měsíc.
V běžné knize jízd zvolte pravým tlačítkem myši položku Vícenásobný výběr vyp./zap.
17
Cestovní příkazy
Pomocí stisknuté klávesy Ctrl a klikáním myší na jízdy, označte skupinu jízd, které tvoří pracovní cestu. Vybrané jízdy pak myší přetáhněte do okna Cestovní příkazy tuzemské, které jste si otevřeli v předchozím kroku
Nedokončený cestovní příkaz lze kdykoliv opakovaně otevřít poklepem na příslušný řádek v okně tuzemské cestovní příkazy.
Tisk cestovního příkazu Pro tisk cestovního příkazu klikněte pravým tlačítkem myši na příslušný záznam cestovního příkazu a zvolte Tisk.
Před tiskem je možné zobrazit pro kontrolu náhled.
Cestovní příkaz Zobrazí se karta cestovního příkazu. Prověřte, případně doplňte označené údaje.
Můžete také vložit různé výdaje, zadat krácení stravného, atp.
Na závěr klikněte na tlačítko OK.
18
Přehledy
Přehledy Velmi užitečné může být využití přehledů, zejména pro zjištění doby jízd řidičů, vyúčtování soukromých jízd řidiče, dobu jízdy vozidla a řidiče apod. V menu Přehledy zvolte Vámi vybraný přehled (např. Vyúčtování řidiče za vozidlo). Stiskněte pravé tlačítko a zvolte možnost Sestavit vyúčtování.
V dolní části zobrazeného okna vyberte Vozidlo, jehož přehled chcete sestavit. Dále zvolte Rok a Měsíc a poté potvrďte Vaši volbu kliknutím na klávesu Vykreslit.
Zobrazí se okno s přehledem jízd. V následující tabulce vyberte Osobu, kterou chcete zahrnout do přehledu. Poté zvolte období Od, Do, za které má být přehled sestaven a Vozidlo. Potvrďte tlačítkem Uložit.
Po uložení se Vám na řádku zobrazí vyúčtování řidiče za dané vozidlo. Pokud se budete řádkem pohybovat směrem do prava, uvidíte všechny zobrazené infromace daného přehledu.
Ve zobrazeném přehledu vidíte barevné rozlišení jízd - žluté jsou soukromé, modré služební. Je také patrné v jakých hodinách jsou jízdy provedeny. V pravém sloupci je uveden počet jízd za den, celkový čas jízdy vozidla za den a počet ujetých kilometrů. Tento přehled uzavřete kliknutím na tlačítko Zavřít.
Další přehledy Obdobně se pracuje i s dalšími přehledy. Tak jako u statistik záleži jen na Vás, které statistiky a přehledy bude využívat.
Můžete zobrazit také tyto přehledy: Běžná kniha jízd (zjednodušená). Náklady (celkové náklady na vozový park).
Jako velmi užitečný, doporučujeme přehled Měsíční přehled – graficky. V tomto přehledu máte zobrazenu, jak celkovou délku jízd během dne, tak její typ (soukromá/služební). Jedná se o přehlednou sestavu, z níž získáte rychlý přehled o provozu vozidla.
Jízdy uživatele (možnost kontroly opakujících se jízd). Dokumenty k vozidlům nebo uživatelům. Dobu jízd řidičů (vhodné pro vyhodnocení vytížení).
Měsíční přehled – graficky
Dobu jízdy vozidel (vhodné pro vyhodnocení vytížení).
Zvolte v menu Statistiky, tlačítko Grafický přehled.
Měsíční výkaz ujetých km za jednotlivá vozidla.
19
Tipy a triky Měsíční výkaz ujetých km za jednotlivé řidiče. Vyúčtování soukromých jízd řidiče za vozidlo. Vyúčtování řidiče za všechna vozidla. Měsíční výkaz – vyúčtování a kniha jízd vozidla.
Tipy a triky Sloupce zarovnáte klávesovou zkratkou Ctrl+W (stisknete klávesnu Ctrl a zároveň klávesu W). Před slučováním jízd nebo výběru více jak 1 jízdy zapněte Vícenásobný výběr (pravé tlačítko myši a zvolte tuto položku v nabídce nebo Ctrl+M). Některé tabulky popř. knihu jízd můžete exportovat do aplikace Microsoft Excel nebo formátu HTML – na zvolených datech např. knize jízd klikněte pravým tlačítkem myši – zvolte Doplňkové funkce a požadovaný export. Na každé tabulce, ve které jsou nepotřebné sloupce zvolte Ctrl+S – Přednastavení sloupců. Do nového okna myší přetáhnete nepotřebné sloupce. Výsledná tabulka bude poté mít přehlednější a jednodušší vzhled. Pro velmi přehledné vyobrazení knihy jízd můžete knihu jízd daného vozidla zobrazit ve formě kalendáře Outlook klávesovou zkratkou Ctrl+O.
Velká část práce s knihou jízd je velmi dobře popsána v Nápovědě programu.
20
Pokud chcete informace přehledně zobrazit v grafech, klikněte na funkci Statistiky - Grafy. Vyberte, která vozidla chcete zahrnout do zobrazení, vyberte jakou hodnotu chcete zobrazit (např. Běžná kniha jízd – ujeté km) a zvolte tlačítko Vykreslit. V horním menu, pak můžete přepínat typy grafů.
Zálohování dat
Zálohování dat Vytvoření zálohy Ve Windows zvolte tlačítko Start. Dále volte Všechny programy, SPZ2010SQL, Vytvořit zálohu. Další postup je obdobný s postupem při vytvoření zálohy.
V okně Vytvořit archív SPZ zadejte cestu, kde se má záložní soubor vytvořit, do pole Umístění a název souboru. Klikněte na Ok.
Po dokončení zavřete okno tlačítkem Konec.
Obnova dat ze zálohy Ukončete program Kniha jízd. Ve Windows zvolte tlačítko Start. Dále volte Všechny programy, SPZ2010SQL, Načíst zálohu.
21
Kontakty
Kontakty dispečink ONI systému
+420 737 900 300
[email protected]
22
