Sportesemények rendezésének elmélete és módszertana Sportedzı OKJ képzés Onyestyák Nikolett
A SPORTMENEDZSMENT TERÜLETEI
SPORTMENEDZSMENT ELMÉLETE
MÓDSZERTANA
SZABÁLYOK DEFINÍCIÓK ESEMÉNYSZERVEZÉS
VILÁGVERSENYEK VERSENYEK
ÚJ SZERVEZETEK LÉTREHOZÁSA
SZERVEZETEK SZERVEZÉSE
SZERVEZETEK ÁTSZERVEZÉSE
KONFERENCIÁK EGYÉB ESEMÉNYEK
1
SPORTVERSENYEK RENDEZÉSÉNEK INDOKAI
• Szórakoztatás (aktív és passzív) • A sportág népszerősítése • Versenyzési lehetıség teremtése (légkörhöz, egyéb
körülményekhez való szoktatás) • Válogatás Európa-és világbajnoki küzdelmekre, olimpiára • Gazdasági okok (az ország, város, régió turizmusának fellendítése,
• finanszírozási forráslehetıség megteremtése a rendezı szervek számára)
SPORTVERSENYEK RENDEZÉSE
Rendezés utáni feladatok 10.00%
Rendezés 30.00%
Elıkészítés 60.00%
2
A SPORTVERSENYEK FELOSZTÁSA több szempont alapján lehetséges 1. SPORTÁGAK SZERINT: pl. kajak, öttusa, futball, atlétikai versenyek 2. SPORTÁGON BELÜLI VERSENYSZÁMOK SZERINT: pl. torna: talaj, korlát, győrő stb.
3. VERSENYFAJTA SZERINT: - HÁZI VERSENYEK (csak saját szakosztály versenyzıi) - BARÁTSÁGOS VERSENYEK (felkészülési célú, nem hivatalos versenyek) - MEGHÍVÁSOS VERSENYEK (a meghívó feltételei szerint indulhatnak el versenyzık, pl. az országos bajnokság elsı tíz helyezettje) - KIZÁRÁSOS VERSENYEK (bizonyos versenyzık nem indulhatnak) - TERÜLETI BAJNOKI VERSENYEK (budapesti, megyei, kerületi stb., feljutó rendszerő) - ORSZÁGOS VERSENYEK, BAJNOKSÁGOK (általában a területi gyıztesek indulnak) - NEMZETKÖZI VERSENYEK (különbözı országok egyesületi versenyzıi) - NEMZETEK KÖZÖTTI VERSENYEK (különbözı országok válogatottjai)
4. A VERSENY JELLEGE SZERINT: EGYÉNI VERSENYEK egyéni egyéni összetett CSAPATVERSENYEK egyénenkénti csapat (pl. mezei futó csapatbajnokság) együttes csapat (pl. labdajátékok) egyéni csapat (pl. lövészet) 5. VERSENYZİI TULAJDONSÁG ALAPJÁN: nemek szerint életkor szerint minısítés szerint súlycsoportok szerint 6. SZERVEZÉSI RENDSZER SZERINT: kieséses versenyek körmérkızéses versenyek vegyes rendszerő versenyek (pl. elıször körmérkızés, utána egyenes kiesésFoci VB) egy vagy kétfordulós bajnoki rendszerek, kupaversenyek (minısítésre való tekintet nélkül bárki indulhat)
3
SZERVEZÉSI RENDSZEREK • EGYENES KIESÉS • EGYSZERŐ • IRÁNYÍTOTT • KIEMELT • ERİNYERİ • KÖRMÉRKİZÉS
VERSENYKIÍRÁS A jó kiírásnak az alábbiakat kell tartalmaznia: - a verseny, bajnokság célja - a verseny helye, ideje - a rendezı szerv neve, címe, felelıs neve, telefonszáma - a versenyben részt vevık köre - nevezési szintek - nevezési díj - nevezési határidı - versenyszámok - helyezések eldöntése - helyezettek díjazása - a versennyel kapcsolatos költségek - egyéb speciális megjegyzések (megközelíthetıség, ellátás, szállás stb.)
4
VERSENYRENDEZÉS - Hagyományos séma 1. A VERSENY ELİKÉSZÍTÉSÉVEL KAPCSOLATOS FELADATOK 1. VERSENYNAPTÁR Mikor? Hol? Ki? rendezi 2. SZERVEZİBIZOTTSÁG FELÁLLÍTÁSA 3. VERSENYKIÍRÁS ELKÉSZÍTÉSE 4. FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA
TÁRGYI
ANYAGI
SZEMÉLYI
- PÁLYA
- BÍRÓI DÍJAK
- ÉRTESÍTÉS
- MEZEK
- ORVOSI DÍJAK
- NEVEZÉSEK
- ÖLTÖZİ
- BÉRLETI DÍJAK
- JEGYZİKÖNYV
- EDZİHELY STB.
- TISZTELETDÍJAK
5. FORGATÓKÖNYV ELKÉSZÍTÉSE
VERSENYRENDEZÉS – Hagyományos séma 2. A MEGVALÓSÍTÁS FELELİS: A SZERVEZİBIZOTTSÁG ELNÖKE 1. ELLENİRZÉS A VERSENY KLEZDETE ELİTT 1 ÓRÁVAL 2. VERSENYBÍRÓK BEOSZTÁSA 3. IDİREND BETARTÁSA, VERSENYSZABÁLYOK BETARTÁSA ÉS BETARTATÁSA, A KÖZÖNSÉG TÁJÉKOZTATÁSA
3. A VERSENY UTÁNI SZERVEZÉSI FELADATOK - ÜNNEPÉLYES EREDMÉNYHIRDETÉS, DÍJÁTADÁS, - JEGYZİKÖNYVEK HITELESÍTÉSE - FELHASZNÁLT SZEREK ELSZÁLLÍTÁSA - TISZTELETDÍJAK RENDEZÉSE STB.
5
1. A verseny elıkészítı szakasza - részletesen Tervezés, tárgyalások egyeztetések
1. 1. 2. 3.
Tervezés, engedélyeztetés Meghívások, felkérések Megbeszélések, megrendelések, szerzıdéskötés
Terepszemle, útvonal és helyszínbejárás Elıkészítési tervek
2. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Költségvetési terv Szervezı bizottsági ülésterv Propaganda terv, terjesztés Médiaterv, TV, sajtó, fotó, videó Marketing terv, díjazás Protokoll Dekorációs tervek, arculat kialakítása Versenykiírás elkészítése Versenyközpont mőködtetése, akkreditálás Kereskedelmi tevékenység
1. A verseny elıkészítı szakasza - részletesen 4. Lebonyolítási tervek 1. forgatókönyv, esıterv 2. pénzügyi lebonyolítás 3. szállítási terv és eszközigény 5. útvonal, versenyhelyszín biztosítás 6. egészségügyi biztosítás 7. belsı hírlánc 8. eredmények feldolgozása 9. rendezıgárda, személyi feltételek biztosítása 10. frissítés, ellátás, kiszolgálás 11. raktározás, tárolás
5. Beszerzések, elıállítások, ellenırzés 1. vásárlások, beszerzések, gyártatás, szitázás, emblémázás 2. nyomdai kiadványok elıállítása, kötészet, perforáció, feliratok 3. kölcsönzés, bérlés
6. Elıkészítı programok 1. sajtótájékoztató 2. party, bankett, fogadás 3. rendezıi eligazítások
6
1/B. Az esemény közvetlen elıkészítése Kiszállítás Berendezés
1. 2. 1. 2. 3. 4.
Hangosítás, dekoráció, feliratok Kordonozás, lezárandó területek lezárása Bútorozás (színpad, asztal, szék, sátor…) Funkcionális egységek ellátása, mőszaki, segédeszközök
Utolsó eligazítás Fıpróba, utolsó ellenırzések Versenyiroda megnyitása
3. 4. 5. 1. 2. 3. 4.
Jelentkeztetés, rajtszám átvétel Informálás, eligazítás, szolgáltatások Protokoll vendégek, sajtó fogadása, kiszolgálása akkreditálás
2. Az esemény lebonyolítása Kezdés, rajt
1. 1. 2. 3.
Bemondok szerepe, kiszolgálása Megnyitó, köszöntı Rajtszemélyzet, kezdés, indítás
A verseny lebonyolítása, ellenırzése Befejezés, célba érkezés, döntı
2. 3. 1. 2. 3. 4. 5.
Idımérés, pontozás, jegyzıkönyvvezetés Sorrend megállapítása, eredmény feldolgozása Eredménytájékoztató készítése, kiosztása Eredmény-hírdetés, kísérı programok Eredménylisták, jegyzıkönyv készítése
7
3. Zárás Bontás
1. 1.
Záró programok
2. 1.
Bankett, sajtótájékoztató
Visszaszállítás Elszámolások
3. 4. 1.
Leszámlázás, pénzügyi zárás, átutalások
Értékelés
5. 1.
6.
Kifizetések, összepakolás, raktárbontás, takarítás
Köszönılevelek, külsı-, belsı értékelés
Következı évi tervek
SZB ülésterv témák
Versenyközpont, versenyiroda mőködtetése Idegenforgalmi tevékenységek Díjazás Helyszínek, útvonalakkal kapcsolatos feladatok Szerzıdéskötések kérdése Kereskedelmi tevékenység Elızetes költségvetés Médiával való tárgyalás Akkreditálási rend Sajtó, propaganda terv Ellátás, frissítés Kísérı programok Rendezvény biztosítási tervei Egészségügyi rendszere Protokoll feladatok ellátása…
8
A Wilkinsoni-modell
A pályázási folyamat
9
A kandidáció Egy nagy volumenő írásos dokumentum, mely nagymennyiségő információt tartalmaz a leendı eseményt megrendezni kívánó országról, és a verseny helyszínérıl, feltételeirıl: Rendezı ország bemutatása Sportlétesítmény bemutatása (mőszaki rajzokkal) Résztvevık elhelyezése Közlekedési lehetıségek Infrastruktúra, távközlés Kulturális rendezvényeken való részvételi lehetıségek Videóanyag mellékelése. Bizottság dönt az elbírálásnál.
A szervezıbizottság
10
A Szervezı Bizottság ülései
A tervezési folyamat fontos része a szervezıbizottság (SZB) ülés. SZB ülés elıtt:
SZB ülés alatt:
• idı (mindenki ráér?)
• vizuális segédeszközök (tábla, flip-chart)
• hely (zavartalan körülmények)
• jelenlévık aktivizálása (de minél kevesebben
• megbeszélendı feladatok • eszközök
vannak, annál hatékonyabb a csoport) • kulcspontok rögzítése • tevékenységi lista a jövıre nézve (felelısök és határidı megjelölése!)
SZB ülés után: • emlékeztetı megírása és elküldése • ellenırzés
A szponzoráció, mint támogató elem
11
FORGATÓKÖNYV Definíció: a rendezvény lebonyolításának részletes logisztikai ütemterve. 3 szakaszból áll: építési, lebonyolítási, bontási. A jó forgatókönyv: Könnyen áttekinthetı, jól érthetı; szerzıdésekkel garantált; minden fontos eseményre kitér; az ezekhez tartozó személyekre is; megvalósítható. Kötelezı elemek (minden egyes feladathoz): Dátum (év, hónap, nap) Pontos idıpont (óra, perc) Részletes leírás Feladat elvégzéséért felelıs személy Feladat végrehajtásában résztvevık Közremőködık érkezése, ott-tartózkodása és távozása (óra, perc)
Forgatókönyv a) összefoglaló információ idıpont idıtartam helyszín tervezett létszám (résztvevık) tervezett létszám (közönség, látogatók) b) események fıesemény(ek) mellékesemény(ek) kiegészítı esemény(ek) protokolláris esemény(ek) c) a rendezvény szervezeti rendszerének és folyamatának leírása szervezeti felépítés szervezeti egységek felsorolása és hatásköre rendezvény folyamatának leírása (tevékenység, határidı, végrehajtás)
d) a rendezvény arculata jelmondat jelképek szerzıi és szomszédjogokkal kapcsolatos ügyintézés e) A rendezvény eseményein résztvevık, közremőködık, jogi személyek felsorolása résztvevı szervezetek (pl. szállítmányozó cég) közremőködı szervezetek (pl. mővészeti együttesek) szponzorok szervezete támogató szervezetek alvállalkozó szervezetek beszállító szervezetek engedélyes szervezetek (pl. média) hatósági és nem hatósági szervezetek feladatok dokumentumai (szerzıdések, megállapodások, emlékeztetık)
12
Forgatókönyv I. Az elıkészítés forgatókönyve A rendezvény neve: A rendezvény idıpontja, idıtartama: A rendezvény helyszínei A rendezvény célkitőzései: A rendezvény szervezıje és társrendezıi: A rendezvény támogatói, védnökei: A rendezvény költségvetése és az azt biztosító források megjelölése:
Feladat megnevezése
(rész)határidı
Felelıs(ök)
A rendezvény propagandája: Média Plakát, szórólap Meghívók Egyéb:……………. A rendezvény lebonyolításához szükséges szerzıdések megkötése 1. Helyszínnel összefüggı szerzıdések külsı helyszín: engedélyek beszerzése, szerzıdések megkötése épületben: a) saját helyszín: egyeztetés, személyi, mőszaki és tárgyi feltételek rögzítése b) bérelt helyszín: bérleti szerzıdés megkötése idıpont, bérleti díj és a fenti feltételek rögzítésével 2. Felkérések, közremőködıi szerzıdések szponzori szerzıdések közremőködı produkciók szerzıdései helyszín felszereltségét biztosító partnerek szerzıdései hang- és fénytechnikát biztosítók szerzıdései rendezık, biztonságiak szerzıdései látogatók étkeztetésének biztosítása rendezık, szervezık, reprezentáció ellátása rendezvényen árusítók szerzıdései egyéb
13
Forgatókönyv II. A rendezvény forgatókönyve A rendezvény programja (mősorlap) A rendezvény helyszínrajza (berendezési terv) A rendezvény dekorációs terve (dekorációk, eligazító táblák, kitőzık stb.) A közönség várható létszáma A rendezık száma, nevük, elérhetıségük ideje, a kapcsolattartás módja A rendezvény kísérı programjának terve (vendégek, protokoll) A helyszíni kifizetések jegyzéke Idıpont
Program neve, címe
Idıtarta ma
Helyszín e
Egyéb Kifizetés Mőszaki Tárgyi feltételek feltételek rendezıi i módok feladatok
A feladat felelıse
Forgatókönyv típusai
Az elıkészítés forgatókönyve A rendezvény lebonyolításának forgatókönyve A visszarendezés forgatókönyve Logisztikai, szállítási forgatókönyv Étkeztetési forgatókönyv A kiegészítı programok forgatókönyve A médiával való együttmőködés forgatókönyve, sajtótájékoztató Rendezıi értekezletek, versenybírói eligazítás Rendırök, diákok, katonák eligazítása Akkreditálás Eredményhirdetés Takarítás Hangosítás, hangtechnika Protokoll terület mőködtetése Kifizetések forgatókönyve
14
A sportrendezvény lehetséges bevételei
Nevezési, részvételi díjak, rendezési hozzájárulás Belépı Jogdíj (értékesítési, étkeztetési, televíziós) Területhasználati díj (árusítás, bemutatás, étkeztetés) Bérleti díj (eszközök használatára) Szponzori bevétel Kereskedelmi tevékenység bevétele Idegenforgalmi szolgáltatások bevételei (kirándulás, városnézés…) Pályázatok Támogatások
A sportrendezvény lehetséges kiadásai
Marketingmunka költségei
Propaganda
Telefonköltség, postaköltség, mozgósítás, plakátolás
Média
Reklámajánlatok készítése, fotóanyag, arculattervezés, sajtótájékoztató, dekoráció, embléma, feliratok, molinók…
Hirdetések, beszámolók, TV, Rádióriportok, forgatócsoport költségei
Nyomdai kiadványok, sokszorosítás, fénymásolás Rendezıi kifizetések
Kiegészítı rendezvények Szállítás Díjazás Eredmény-feldolgozás Orvosi biztosítás Mőködtetési-költségek (Üzemi díjak) Helyszín, útvonal biztosítás Beszerzések vásárlások Bérleti díjak, megbízások, alvállalkozók Rezsi Biztonság
15
A HÍRKÖZLİ SZERVEK SZEREPE SPORTESEMÉNYEKNÉL
ELKTRONIKUS HÍRKÖZLÉS TV KÖZVETÍTÉSEK SPORT ADÁSOK (RÁDIÓ) TELESPORT HÍREK HELYI TV KÖZVETÍTİ ÁLLOMÁSOK KÁBEL TV, HELYI RÁDIÓK
ÍROTT SAJTÓ
NAPILAPOK, MAGAZINOK
HELYI ÚJSÁGOK
HÍRÜGYNÖK – SÉGEK NEMZETKÖZI NEMZETI
TERÜLETI SZINT
HELYI NYOMTATVÁNYOK HELYI SZINT
16
17
