Sportclub Deventer
Organisatie Sportclub Deventer
Sportclub Deventer
Doel: • Invulling geven aan een „nieuwe” organisatie, met heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden, die past bij de fase waarin Sportclub Deventer zich bevindt en waarbij de club klaar is voor de toekomst.
Sportclub Deventer
Uitgangspunten invulling organisatie • Verantwoordelijkheden laag in organisatie beleggen • Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zoveel mogelijk in 1 lijn (bevoegdheden kun je delegeren, verantwoordelijkheden niet) • Gebruik maken van eerder geïnventariseerde informatie
Sportclub Deventer ALV
Bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester, bl technische zaken
Vertrouwenspersoon
bl senioren bl jeugd bl facilitaire zaken)
SBS commissie
Secretariaat
Financiën & ICT
(Secretaris)
(Penningmeester)
Wedstrijd secretariaat
Vrijwilligers commissie
Communicatie & Sponsoring (Voorzitter)
Senioren
Technische zaken
Jeugd
Facilitaire zaken
(bl senioren)
(bl technische zaken)
(bl jeugd)
(bl facilitaire zaken)
FHT
Website commissie
EMC
Scheidsrechters commissie
Club van 100
Sponsor commissie
Senioren
Technische commissie senioren
Taskforce ledenwerving
Trainers senioren
Technische commissie jeugd
Trainers jeugd
Taskforce meisjes voetbal
Materiaal & outfits commissie
Activiteiten commissie jeugd
Accommodatie commissie
Jeugd mini t/m A
Clubhuis commissie
Sportclub Deventer
2 Opstellen2gedragscode2en2algemeen2beleid 4 Goedkeuren2missie2visie2en2strategie2Sportclub2Deventer 5 Dagelijkse2leiding2en2besturing22van2de2vereniging Verantwoordelijk2voor2vaststelling2en2uitvoering2van2het2totale2beleid2 binnen2het2kader2en2de2mogelijkheden2van2de2Statuten,2Huishoudelijk2 6 Reglement2en2de2besluiten2van2de2Algemene2Ledenvergadering2 Ziet2er2op2toe2dat2de2commissies2en2werkgroepen2hun2taken2binnen2de2 7 kaders2van2het2vastgestelde2beleid2blijven2uitvoeren.2 Zo2breed2mogelijke2informatieverschaffing2naar2de2leden2voor2wat2 8 betreft2beleid2en2uitvoering2daarvan2 9 Het2verzorgen2van2noodzakelijke2externe2contacten2 Toezien2op2naleving2van2statuten,2huishoudelijk2reglement2alsmede2op2 10 de2dagelijkse2gang2van2zaken2binnen2de2vereniging2 Vertegenwoordigen2van2de2vereniging2bij2officiële2gelegenheden2zoals2 huldigingen,2jubilea,2recepties2e.d.2En2treedt2daar2(eventueel)2op2als2 11 woordvoerder2namens2de2vereniging.2 Voeren2van2overleg2en2onderhandelingen2met2externe2instanties,2zoals2 de2(lagere)2overheid,2tenzij2anders2overeengekomen2door2een2 12 bestuursbesluit.2 Het2opzetten2van2een2vergaderschema2van2het2bestuur2inclusief2 zorgdragen2voor2beschikbaarheid2van2de2benodigde2 13 vergaderinformatie 14 Het2notuleren2van2bestuurU2en2ledenvergaderingen2 Het2verzorgen2en2verspreiden2van2verenigingscorrespondentie2 15 inclusief2archivering
x x
x x x x x x x x x x x
W
un ica tie ) m
x x
1 Opstellen2missie,2visie2en2strategie2Sportclub2Deventer 3 Goedkeuren2gedragscode2en2algemeen2beleid
Co m
Activiteiten)Sportclub
Be st uu Se r cr et a Fin riaa t an cie n) Cl & ub )va )ICT FH n)1 00 T
id
AL V
Invulllen)in)de)sheet)wie)verantwoordelijk)is)voor)de)uitvoering)van) genoemde)acLviteit) ) VERANTWOORDELIJK))=)BEVOEGD)!)
en )sp eb on sit so e rin )co Sp g on m m so iss r ) Se Co ie ni or mm e i EM n)(c ssie om C m iss Te ie ch ) ni sc h Tr e) ai co ne m r Te s)se mis sie ni ch or ni )se e sc ni he n Tr or ai ) c en ne om r m Sc s)je ug issi he e) d id j e sr ug ec Je d ug ht er d) s ( Ac com com tiv m m is iss ite ie ite sie) Ta n sk fo com rc m e) Ac i ss m co i ei m sje e)je m ug s)v M od at oe d a t er ie t ia )co bal al W m ) &) ed ou mis st sie rij tfi ds ts )c o ec Cl ub re ta mm hu ria iss is) at ie co m Ve m iss rtr ie ou w en sp er so on
Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
Sportclub Deventer
Algemeen ALV • Goedkeuren gedragscode en algemeen beleid • Goedkeuren missie visie en strategie Sportclub Deventer • Uitvoeren kascontrole Vertrouwenspersoon • Verzorgen eerste opvang/klachten van slachtoffers van ongewenst gedrag van overige leden dan wel van personen die in relatie staan tot sportclub deventer SBS commissie • Projectmatige ondersteuning bestuur & organisatie bij verschillende vraagstukken
Sportclub Deventer
Bestuur • • • •
• • • • •
•
Opstellen missie, visie en strategie Sportclub Deventer Opstellen gedragscode en algemeen beleid Dagelijkse leiding en besturing van de vereniging Verantwoordelijk voor vaststelling en uitvoering van het totale beleid binnen het kader en de mogelijkheden van de Statuten, Huishoudelijk Reglement en de besluiten van de Algemene Ledenvergadering Ziet er op toe dat de commissies en werkgroepen hun taken binnen de kaders van het vastgestelde beleid blijven uitvoeren. Toezien op naleving van statuten, huishoudelijk reglement alsmede op de dagelijkse gang van zaken binnen de vereniging Vertegenwoordigen van de vereniging bij officiële gelegenheden zoals huldigingen, jubilea, recepties e.d. En treedt daar (eventueel) op als woordvoerder namens de vereniging. Voeren van overleg en onderhandelingen met externe instanties, zoals de (lagere) overheid, tenzij anders overeengekomen door een bestuursbesluit. Goedkeuren/vaststellen van beleid opgesteld door de verschillende commisies binnen de portefeuilles: Secretariaat, Financiën & ICT Senioren, Jeugd, Technische zaken, Facilitaire zaken en Communicatie en sponsoring Organiseren jaarlijks feest voor leden/ dankavond vrijwilligers
Sportclub Deventer
Secretariaat Algemeen • Het opzetten van een vergaderschema van het bestuur inclusief zorgdragen voor beschikbaarheid van de benodigde vergaderinformatie • Het notuleren van bestuur-‐ en ledenvergaderingen • Het verzorgen en verspreiden van verenigingscorrespondentie inclusief archivering • Onderhouden en actueel houden van de ledenadministratie Vrijwilligerscommissie • Opstellen vrijwilligersbeleid • Werven en uitvoering vrijwilligersbeleid
Sportclub Deventer
Secretariaat Wedstrijdsecretariaat • Indeling van de kleedlokalen en velden op wedstrijd-‐ en trainingsdagen. • Beheert het wedstrijdsecretariaat voor de seniorenafdeling d.w.z. verzorgen van alle administratieve en organisatorische zaken rondom wedstrijdgebeuren van seniorenteams (heren/dames) veld. • Contact tussen KNVB, voetbalverenigingen en Sportclub Deventer betreffende wedstrijdzaken senioren. • Beheren wedstrijdsecretariaat voor de jeugdafdeling d.w.z. verzorgen van alle administratieve en organisatorische zaken m.b.t het wedstrijdgebeuren van de jeugdafdeling. • Contact tussen KNVB, voetbalverenigingen en Sportclub Deventer betreffende het totale wedstrijdgebeuren van de jeugdafdeling. • Het verzorgen en verspreiden van alle relevante correspondentie voor zover deze betrekking heeft op wedstrijdorganisatie. • Organisatie, coördinatie en publicering van wedstrijdprogramma’s, afgelastingen, etc
Sportclub Deventer
Financiën & ICT Algemeen • Onderhouden financiële verenigingsadministratie • Het opstellen van jaarstukken en begroting alsmede verslag doen daarvan tijdens de algemene ledenvergadering (minimaal 1x per jaar) • Opstellen financieel & ICT beleid • Het beheer van de algemeen financiële middelen van de vereniging • Het correct en tijdig afhandelen van alle financiële zaken • Inning en administratie van de vastgestelde contributies • Het innen van door KNVB opgelegde boetes aan leden • Inning van toegezegde sponsorbijdragen • Beheren ICT infrastructuur en verlenen ondersteuning aan gebruikers systemen FHT • Organiseren Frans Hemmelder Toernooi Club van 100 • Financieel ondersteunen sportclub met realiseren specifieke doelstellingen
Sportclub Deventer
Communicatie & Sponsoring Algemeen • Zo breed mogelijke informatieverschaffing naar de leden voor wat betreft beleid en uitvoering daarvan • Het verzorgen van noodzakelijke externe contacten • Organisatie en coördinatie van Public Relations activiteiten binnen de vereniging, zoals publicering van clubinformatie, verslagen en andere publicaties • Opstellen communicatiebeleid • Uitvoering van het vastgestelde communicatiebeleid Website commissie • Content beheren website en facebook
Sportclub Deventer
Communicatie & Sponsoring Sponsor commissie • Opmaken van sponsorcontracten • Onderhouden en actueel houden van de sponsoradministratie • Intermediair tussen sponsor en vereniging. • Onderhouden van contacten en onderhandelen met (potentiële) sponsors. • Opstellen sponsorbeleid • Uitvoering van het vastgestelde communicatiebeleid Taskforce ledenwerving • Ledenwerving senioren • Ledenwerving jeugd
Sportclub Deventer
Senioren Algemeen • Opstellen seniorenbeleid • Uitvoering van het vastgestelde seniorenbeleid • Dagelijkse leiding geven aan de gehele seniorenafdeling • Zo breed mogelijke informatieverschaffing aan de seniorenleden wat betreft seniorenbeleid en uitvoering daarvan • Vertegenwoordigen van de belangen van de senioren teams. • Begeleiding van senioren teams voor, tijdens en na wedstrijden. • Opvang en begeleiding van de scheidsrechters senioren bij thuiswedstrijden • Werven en aanstellen van teamleiders senioren • Leidersindeling senioren
Sportclub Deventer
Technische zaken Technische commissie senioren • Opstellen technisch beleid senioren • Samenstellen van trainingschema’s voor de seniorenteams • Begeleiding overstap jeugd naar senioren • Uitvoeren technisch beleid • Werven en aanstellen van teamtrainers senioren • Selectie en teamindeling senioren • Advisering m.b.t. de aanschaf van benodigde wedstrijd-‐ en trainingsmaterialen senioren • Trainingsopbouw seniorenteams • Kwaliteit en scholing trainers senioren Trainers senioren • Verzorgen van de training van senioren in de diverse categorieën • Coaching van senioren teams voor, tijdens en na wedstrijden
Sportclub Deventer
Technische zaken Technische commissie jeugd • Opstellen technisch beleid jeugd • Werven en aanstellen van teamtrainers jeugd • Selectie en teamindeling jeugd • Uitvoeren technisch beleid jeugd • Trainingsopbouw jeugdteams. • Kwaliteit en scholing trainers jeugd • Bewaken van de kwaliteit van jeugdvoetbalactiviteiten (toernooien etc) • Advisering m.b.t. de aanschaf van benodigde wedstrijd-‐ en trainingsmaterialen jeugd Trainers jeugd • Verzorgen van de training van jeugd in de diverse categorieën • Coaching van jeugd teams voor, tijdens en na wedstrijden Scheidsrechterscommissie • Werven en begeleiden van clubscheidsrechters voor senioren (incl opleiding) • Het aanstellen van clubscheidsrechters bij thuiswedstrijden waarvoor geen KNVB scheidsrechter is aangewezen. Dit zowel voor senioren-‐ als jeugdwedstrijden. • Werven en begeleiden van clubscheidsrechters voor de jeugd
Sportclub Deventer
Jeugd Algemeen • Opstellen jeugdbeleid • Uitvoering van het vastgestelde jeugdbeleid • Dagelijkse leiding geven aan de gehele jeugdafdeling • Zo breed mogelijke informatieverschaffing binnen de jeugdafdeling wat betreft beleid en uitvoering daarvan • Zo breed mogelijke informatieverschaffing aan ouders van jeugdleden • Zit de commissie-‐ en jeugdkader vergaderingen voor • Uitvoeren van representatieve taken t.b.v. de jeugdafdeling • Zorgdragen voor het goed functioneren van de jeugdafdeling • Begeleiding van jeugd teams voor, tijdens en na wedstrijden. • Werven en aanstellen van teamleiders jeugd • Leidersindeling jeugd • Organiseren toernooien, aanbieden toernooien elders
Sportclub Deventer
Jeugd Activiteiten commissie • Activiteiten organiseren voor mini's, pupillen en junioren naast het voetbal Taskforce meisjes voetbal • Het opzetten van een meidentak binnen sportclub deventer (met de benodigde activiteiten)
Sportclub Deventer
Facilitaire zaken Accommodatie commissie • Het tijdig wedstrijd klaarmaken van de speelvelden. • Het (zonodig) keuren van de terreinen op speelgeschiktheid in overleg met KNVB-‐consul. • Het schoonhouden van de kleedlokalen. • Noodzakelijk onderhoud aan totale accommodatie. Dit zoveel als mogelijk in eigen beheer, maar zonodig ook door het uitbesteden daarvan aan derden • Opstellen facilitair beleid • Het schoonhouden van de accommodatie • Het onderhouden van contacten met de gemeente en derden m.b.t. het te verrichten accommodatieonderhoud en de onderlinge afstemming daarvan Materiaal & Outfits commissie • Opstellen facilitair beleid materiaal & outfits • De aanschaf, beheer en onderhoud van voetbal materialen
Sportclub Deventer
Facilitaire zaken Clubhuis commissie • Opstellen facilitair beleid clubhuis • Organisatie van kantinezaken binnen de richtlijnen zoals die door het bestuur zijn vastgesteld • Bezetting van de kantine (bar-‐ en keukendiensten) en het bijhouden van de voorraden drank, snacks, snoep enz. • Doen van inkopen om voorraden drank, snacks, snoep enz op peil te houden. • Contacten met leveranciers voorraden drank, snacks, snoep enz • Beheer van de clubhuis kalender (bezetting, reserveringen). • Kasbeheer clubhuis • Inrichting en sfeerzaken clubhuis
Sportclub Deventer
Werkwijze op hoofdlijnen • Bestuur bestuurt • Bestuursleden hebben naast bestuursrol een actieve sturende rol voor een portefeuille/”afdeling” (eindverantwoordelijk) • Portefeuilles/“afdelingen” werken zelfstandig op basis van kaders en richtlijnen (vastgesteld) beleid en jaarplannen • Portefeuilles/“afdelingen” werken met commissies. • Elke commissie heeft een voorzitter/trekker die communiceert en verantwoording aflegt namens commissie aan bestuurslid betreffende portefeuille/”afdeling”
Sportclub Deventer
Hoe gaan we zorgen dat het gaat werken? (implementeren) • Realiseren: Dit is een eerste stap • Verder uitschrijven van een implementatieplan – Goed nadenken over waar te beginnen: nadruk -‐>vrijwilligersbeleid en invulling vrijwilligers – Met mensen vanuit eigen organisatie – Ondersteund door SBS – Realistische planning (hou rekening met 1 jaar) – Vanaf dag 1 al starten met werken volgens nieuwe schema
