Spoorboekje arbeidsvoorwaardenproces en oprichting stichting WIJ040 Uitgangspunt: begin 2015 gereed NB: indien besluitvorming vertraagt treedt verschuiving oprichting op
Hoe loopt proces dat leidt tot keuze rechtsvorm en CAO Voordat keuze gemaakt wordt is het noodzakelijk dat: • Duidelijkheid is over “identiteit” van de nieuwe organisatie Identiteit = som van o.a.: • Doelomschrijving • Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden (=governance) • bekostiging • Belangrijkste functies Identiteit is de basis voor de vervolgprocessen van zowel rechtsvorm als cao!
Proces rechtsvorm
Identiteit = som van: -Doelomschrijving -Taken, verantwoordelijk -heden, bevoegdheden -Belangrijkste functies
A. Keuze voor Rechtsvorm? - Stichting? - Coöperatie? - Of? B. Governance: Zie aparte slide
C. Oprichten: D. Operationeel: - Besluit raad/ college Uitvoeren Governance en - Goedkeuring GS formaliseren: - Notaris • Arbeidsovereen komsten - Benoemen • SLA, contracten - Directie • Organisatie vullen - Raad van Toezicht
Keuze rechtsvorm: stichting, coöperatie of ? Afgerond • • • • • • • • • •
Eerste verkenning rechtsvorm, uitgangspunt coöperatie (dec 2012) Geen coöperatie, belangen te divers (april 2013) Verschillende rechtsvormen onderzocht (mei 2013) Stichting meest voor de handliggende rechtsvorm, op termijn omzetting naar coöperatie mogelijk (medio 2013) Herijking standpunt rechtsvorm door eigen juristen en second opinion door externe jurist (begin 2014) RIB augustus 2014 (voornemen tot oprichting) Advies extern advies bureau ingewonnen Verzamelen van inhoudelijke informatie benodigd voor opzetten statuten De raad heeft wensen en bedenkingen uitgesproken visie sessie met bewoners voor de visie van de nieuwe organisatie
Geplande acties Stip aan de horizon: burgerparticipatie borgen en organisatievorm uitwerken en daarbij bewoners betrekken. Besluitvorming: November: Informeren raadswerkgroep November: besluiten i.v.m. alle inhoudelijke aspecten van de Stichting door wethouder en DR Formeel besluit december door college Kritische punten: Indien formele besluitvorming in december vertraging oploopt dan loopt verdere besluitvorming op arbeidsvoorwaarden ook vertraging op
B. Proces Governance Verhouding tussen gemeente en stichting
1 Sturen
2 Beheersen 3 Toezicht houden 4 Verantwoorden efficiënte en effectieve realisatie van doelstellingen
Voorwaarden governance en inrichting stichting Afgerond • Verzamelen informatie en afstemming met alle betrokken partijen. • Advies door extern adviesbureau ingewonnen • Diverse dossiers met deelaspecten in college en raad geaccordeerd • Uitgangspunten sturing en bekostiging, taken, bevoegdheden, mandaat en inrichting stichting in concept geformuleerd door projectorganisatie WIJ040 ism programma sturing en afdeling strategie van gemeente Geplande acties (deadline 1e helft november 2014) Standpunten voorleggen aan DR en verantwoordelijke wethouder
Besluitvorming: November 2014 in Directieraad Kritische punten: Indien besluitvorming in november vertraging oploopt dan vertraagt formele besluitvorming door college (voornemen is december)
Gemeente Beleid + inkoop + besluit Bewoners Adviescommissie Raad van Toezicht
Directie
Operationeel manager
OR
Operationeel manager
Generalisten
1e lijns uitvoeringsorganisatie WIJ040
Inkoop
2e
lijns
22
2e lijns
2e lijns
Bewoners Eindhoven
2e lijns
Samenstellen Bewoners adviescommissie/raad Afgerond • Betrekken bewoners bij werving/selectie generalisten • Betrekken bewoners bij operationele ontwikkeling WIJ040 • Betrekken bewoners bij opstellen toekomstvisie Geplande acties • Opzetten bewoners adviescommissie/raad om betrokkenheid te borgen bij ontwikkeling WIJ040 en beleid gemeente Eindhoven op systeeminnovatie. • Inhoud, samenstelling en wijze van overleg afstemmen met bewoners Besluitvorming: In overleg met bewoners Kritische punten:
Opstellen concept statuten na bepalen identiteit deadline november 2014 Afgerond • Identiteit stichting is in concept geformuleerd in de vorm van doelomschrijving Stichting o.b.v. concept uitwerking taken, bevoegdheden en mandaat generalist • Diverse vooroverleggen met Notaris hebben plaatsgevonden; eerste opzet concept statuten beschikbaar
Geplande acties (deadline november) Standpunten voorleggen aan DR en verantwoordelijke wethouder Besluitvorming: November 2014 in Directieraad Kritische punten: Indien besluitvorming in november vertraging oploopt dan vertraagt formele besluitvorming door college (voornemen is december)
Proces cao
Ja (verplicht toepassen)
Welke CAO is van toepassing?
Identiteit = som van: Doelomschrijving Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden Belangrijkste functies
Identiteit bepaalt welke cao van toepassing is!
*) a.v.v. = algemeen verbindend verklaard
A.V.V.?*
Nee (verzoeken om toe te passen) Liever niet (bedrijfs/ondernemingscao: dispensatie aan cao partijen vragen)
Proces cao Nee, dan a.v.v. cao toepassen CAO van toepassing?
Ja
Nagaan welke medewerkers instromen en bepalen of overgangs protocol gewenst is
Ja, dan arbeidsvoorwaarden vergelijken en met instellingen en bonden overgangsprotocol afspreken.
Ja CAO van toepassing?
Nee passen akkoord?
Verzoek om toe te
Nee, alternatief bedrijfs/ondernemingscao Onderhandelen met bonden
CAO Bepalen. Identiteit matchen met 6 CAO’s en meest toepasselijke kiezen. Reeds afgerond Input over identiteit nieuwe organisatie opgehaald: • Materiaal studie: bestuderen besluiten en visie documenten • Gesprekken bestuurders instellingen • Verschillende rechtsvormen onderzoeken doorgenomen • Inventarisatie op hoofdlijnen van alle betrokken cao’s • Inventarisatie huidige instroom van generalisten • Overleg met VNG ivm kennis uitwisseling • Contact met gemeente Enschede en Leeuwarden • Gesprekken met vakbonden • Gesprekken met verschillende medezeggenschapsorganen • Werkingssfeer van de 6 CAO’s in kaart gebracht Geplande acties (deadline eind november 2014) Onderzoeken en onderbouwen welke cao toepasselijk is en ter besluitvorming voorleggen aan DR en verantwoordelijke wethouder. Daarna overleggen met partijen die betrokken zijn bij toepasselijke cao en vervolgens informeren: • Vakbonden • Instellingen • Generalisten Besluitvorming: December door college Kritische punten: Indien formele besluitvorming in december vertraging oploopt dan loopt verdere besluitvorming op arbeidsvoorwaardenproces ook vertraging op
Profielen functies opstellen (generalist, teamleider en operationeel manager) Reeds afgerond
• Workshops met generalisten hebben plaatsgevonden met als doel de generalisten o.a. zelf de input t.a.v functieprofiel te laten leveren • Leidinggevenden en P&O hebben finale check en laatste input op profiel gegeven • Gesprekken gevoerd met alle instellingen om beelden en vragen te inventariseren m.b.t. verzelfstandigingsproces en processtappen te delen • Informatie ingewonnen bij andere gemeenten met profiel generalist (bv Geldrop) • Geïnventariseerd welke functies eventueel naast die van generalist gewogen dienen te worden Geplande acties (deadline november 2014) Weging functie generalist en andere functies (teamleider en operationeel manager). deze is afhankelijk van de systematiek die past binnen de toepasselijke cao
Besluitvorming: Besluit DR lid november 2014 Kritische punten: Indien de input van generalisten onvoldoende wordt meegenomen geen draagvlak. Duidelijkheid hebben over keuze cao is randvoorwaardelijk vanwege functiewaardering systeem.
Bepaling noodzaak overgangsprotocol en toetsing deadline: november 2014 Afgerond • Individueel vakbondsbestuurders gesproken en opgehaald waar informatiebehoefte en vragen zitten. Diverse vakbonden hebben aangegeven dat er behoefte is aan een overgangsregeling in de vorm van overgangsprotocol of kader. • Platform opgericht van bestuurders van de vakbonden. Twee maal overleg gevoerd. Doelstelling: meenemen in proces
Geplande acties ( november 2014) • Vaststellen of er behoefte is aan overgangsprotocol (bij DR en verantwoordelijk wethouder) • Wil gemeente regisseur zijn van dit overgangsprotocol? (idem) • Inhoud en financieringsvraagstuk van dit overgangsprotocol vooraf op hoofdlijnen uitwerken (o.a. n.a.v. arbeidsvoorwaardenvergelijking) • Betrekken instellingen om gezamenlijke verantwoordelijkheid te laten zijn Besluitvorming: November door DR en verantwoordelijk wethouder Kritische punten: Inhoud overgangsprotocol kan afhankelijk van de inhoud versnellend of vertragend werken op het rondkomen van het invaren van de huidige generalisten.
Voorbereiding arbeidsvoorwaardenvergelijking deadline: november 2014 Afgerond • Inventarisatie van betrokken cao’s (6) • Opdracht verstrekt voor uitgebreide pakketvergelijking Geplande acties • Informeren DR, verantwoordelijk wethouder half november - half december • Geeft input op eventueel overgangsprotocol en overleggen met vakbonden Besluitvorming: • Geeft inzicht in wat verschillen zijn tussen instromende generalisten • Geeft inzicht in toekomstige salariskosten Kritische punten: Vooraf moet bekend zijn welke cao gekozen wordt, anders kunnen we niet vergelijken.
Functies vaststellen/ laten wegen volgens toepasselijke CAO. BOR meenemen en informeren en werkgevers van gekozen CAO betrekken ivm aansluiten. Deadline november 2014 Afgerond • Opstellen en afstemmen functieprofiel met generalisten ( november 2014) Geplande acties • Bepalen overige functies (zoals teamleider) voor waardering ( november 2014) • Advies functiewaardering o.g.v. functieprofiel ( november) • Nadat cao keuze bekend is, functie(s) definitief wegen volgens systematiek • Moederinstellingen en OR platform informeren over proces en resultaten ( november 2014) Besluitvorming: Directeur/Kwartiermaker en verantwoordelijk DR lid besluiten o.b.v. advies van functiewaarderingcommissie en DR besluit Kritische punten: Randvoorwaarden zijn: cao en functies moeten bekend zijn, anders kunnen acties niet worden uitgevoerd.
Overbruggingsafspraken periode januari 2015 tot oprichting stichting en afronding cao proces Afgerond • Overleg gevoerd met moederinstellingen over oplossingsrichtingen voor mogelijke probleemsituatie i.v.m. ontbreken formele werkgever per 1 januari 2015 • Maatwerkafspraken bedacht i.s.m. moederinstellingen (1 van de moederinstellingen heeft aangeboden om tijdelijk werkgever te worden van generalisten die boventallig dreigen te worden bij huidige moederinstelling en zorgdragen voor verlenging van taakinstructies van de andere generalisten) Geplande acties • Monitoren dat maatwerkafspraken goed verlopen • Moederinstellingen blijven betrekken in verloop van arbeidsvoorwaardenproces Besluitvorming: n.v.t. Kritische punten: Zorgvuldige communicatie naar alle partijen
Communicatie over besluitvorming oprichting Stichting en cao proces Afgerond Overleggen en/of informatieve bijeenkomsten zijn opgestart met: • Generalisten • Bestuurders instellingen • Vakbonden en medezeggenschap (PT, OR platform en BOR) • Raadswerkgroep • Cliëntenraden Geplande communicatie acties gericht op oprichting stichting en keuze cao • Raadswerkgroep over de planning (25 november 2014) • Raadscommissie over stand van zaken (9 december 2014) • Bestuurders instellingen over eventueel sociaal convenant, keuze cao (on going) • Vakbonden en medezeggenschap (OR, BOR, PT) over keuze cao (na besluit) • Cliëntenraden over oprichting stichting (periodiek) • Bewoners Eindhoven over praktische gevolgen van de oprichting Stichting • Pers
Aanstellen kwartiermaker deadline december 2014 Afgerond • Profiel ontwikkeld • Diverse gesprekken met selectiebureau’s, verantwoordelijk DR lid Geplande acties • Na aanstelling (tot oprichting stichting) samenstellen onderhandelingsdelegatie en start onderhandelingen Besluitvorming: Verantwoordelijk DR lid Kritische punten: Communicatie rondom aanstelling.
In kaart brengen frictiekosten (niet volgtijdelijk) Afgerond Opdracht verstrekt aan werkgeversorganisatie AWVN Geplande acties • Verwerken resultaten
Besluitvorming: • Geen verwachte besluitvorming
Overleg met/ onderhandelingen vakbonden januari 2015 Afgerond • Opzetten van vakbondsplatform en informeren betrokken vakbonden Geplande acties • Informeren over planning/proces • Opzetten van onderhandelingsdelegatie: wie wordt gesprekspartner van bonden en instellingen? Welke expertises zijn nodig in deze delegatie? • Informeren over toepasselijke cao • Overeenstemming overgangsprotocol • Afspraken over invaringsproces Besluitvorming: • Over samenstelling onderhandelingsdelegatie: DR • Over inhoud en mandaat: DR in samenspraak met verantwoordelijke wethouder(s) Kritische punten: Onderhandelingsproces is afhankelijk van inhoud overgangsprotocol, toepasselijke cao en onderhandelingsbereidheid van alle partijen.
Goedkeuring GS januari 2015 Afgerond • Voorbereiding op besluitvorming: afdeling juridische zaken heeft contact gehad met GS over vorm, inhoud en doorlooptijd besluitvorming oprichting Stichting. Geplande acties • Na besluit College: voorleggen besluit aan GS (half december 2014) • Na besluit GS: formele oprichting Stichting Kritische punten: • Mogelijk dat vanaf januari GS besluit niet meer nodig blijkt te zijn (is wetgeving over in de maak) • Volgens informatie GS/JZ kan doorlooptijd besluit GS snel worden afgewikkeld, wel kleine slag om de arm gezien periode van feestdagen in december.
Benoemen Raad van Toezicht en directie Afgerond • Voorstel voor aantal Raad van Toezicht leden, taken en verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt in concept statuten. Geplande acties • Na vaststellen concept statuten: starten met wervingsprofiel Raad van Toezicht en Bestuur/directie • Besluit en benoeming door College? Besluitvorming: Verantwoordelijk Directieraad lid en wethouder? Kritische punten: • Kan pas worden opgestart na vaststellen statuten. • Communicatie rondom benoeming.
Implementatieplan CAO, opstellen arbeidsovereenkomsten Reeds afgerond Geplande acties • Zie acties m.b.t. proces cao • Na afronding overleg vakbonden over invaringscondities: opstellen arbeidsovereenkomsten voor huidige generalisten, teamleiders en operationeel managers Besluitvorming: • Bestuur/directie Stichting als werkgever Kritische punten: Randvoorwaarde is dat er een werkgever (stichting) is en de stappen doorlopen zijn onder het onderdeel proces cao.
Afronding proces en aannemen medewerkers Afgerond
Geplande acties • Bepalen wat de rol van de gemeente in deze fase is Besluitvorming: • Afhankelijk van de rol van de gemeente Kritische punten:
