Společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise o decentralizovaných agenturách
Decentralizované agentury EU se již v mnoha členských státech staly nedílnou součástí způsobu, jakým EU funguje. V roce 2011 vykonává třicet jedna decentralizovaných agentur řadu důležitých úkolů za použití značného množství zdrojů: přispívají k provádění důležitých politik Unie, a napomáhají tak všem orgánům, zejména pak Komisi, soustředit se na klíčové úkoly v oblasti tvorby politik. Agentury hrají rovněž úlohu při podpoře rozhodovacího procesu, neboť sdružují technické nebo odborné znalosti, jež jsou k dispozici na evropské i vnitrostátní úrovni, a napomáhají tak k posílení spolupráce mezi členskými státy a EU v důležitých oblastech politik. Rozšíření agentur mimo Brusel a Lucemburk kromě toho přispívá ke zvyšování povědomí o Unii v různých členských státech. Ke zřizování agentur docházelo jednotlivě a nebylo doprovázeno celkovou vizí o jejich úloze a postavení v Unii. V návaznosti na sdělení Komise nazvané „Evropské agentury: cesta vpřed“1 určené Evropskému parlamentu a Radě v roce 2008 tyto tři orgány uznaly významnou úlohu decentralizovaných agentur s vlastní právní subjektivitou při provádění politik EU a potřebu učinit z nich v tomto ohledu ještě účinnější nástroj. S cílem posoudit stávající situaci, zejména soudržnost, efektivnost, odpovědnosti a transparentnost těchto agentur, a nalézt společný základ pro zlepšení jejich činnosti se Evropský parlament, Rada Evropské unie a Evropská komise dohodly na zahájení interinstitucionálního dialogu o decentralizovaných agenturách, vedoucího ke zřízení interinstitucionální pracovní skupiny v březnu roku 2009. Tato pracovní skupina se zabývala řadou klíčových otázek předložených zúčastněnými orgány, včetně úlohy a pozice agentur v institucionálních strukturách EU, vytváření, struktury a provozu těchto agentur, společně s otázkami financování, rozpočtu, dohledu a řízení. Společný přístup uvedený v příloze vychází ze závěrů, kterých uvedená pracovní skupina ohledně decentralizovaných agentur dosáhla. Tento společný přístup se nevztahuje na agentury působící v oblasti zahraniční a bezpečnostní politiky, ani na výkonné agentury. Evropský parlament, Rada Evropské unie a Evropská komise budou odkazovat na společný přístup uvedený v příloze tohoto dokumentu. I když plně uznávají právně nezávazný charakter tohoto společného prohlášení a společného přístupu v jeho příloze a aniž jsou dotčeny jejich pravomoci v legislativním a ročním rozpočtovém procesu, zohlední uvedené orgány tento společný přístup při všech svých budoucích rozhodnutích týkajících se decentralizovaných agentur EU na základě analýzy jednotlivých případů. V politických a hospodářských souvislostech ovlivněných snahou o růst efektivnosti tyto tři orgány naléhají na decentralizované agentury, aby své úsilí zaměřily na racionalizaci své činnosti a zvýšily svůj výkon tím, že budou uplatňovat ty zásady, které jsou uvedeny ve společném přístupu a týkají se jejich působnosti. Členské státy se rovněž vyzývají k vytvoření podmínek k tomu, aby decentralizované agentury fungovaly co nejefektivněji, přičemž se zohlední ty prvky společného přístupu, které se jich týkají.
1
Viz KOM(2008)135.
Komise by měla nejpozději do konce roku 2012 předložit plán opatření navazujících na společný přístup, obsahující konkrétní časové harmonogramy pro plánované iniciativy a zohledňující specifika každé agentury. Provádění cestovní mapy by mělo být uskutečňováno ve spolupráci s agenturami, kdykoli to bude důležité. O pokroku dosaženém při provádění cestovní mapy by měla Komise pravidelně informovat Evropský parlament a Radu, poprvé do konce roku 2013.
PŘÍLOHA
Společný přístup
I.
Úloha a pozice agentur v institucionálních strukturách EU
Definice a klasifikace agentur 1. Aby nedocházelo k matení občanů a zúčastněných stran:
pro budoucí agentury by mělo být používáno toto standardní pojmenování: „Agentura Evropské unie pro…“;
měla by být prozkoumána možnost sladění názvů stávajících agentur; přitom by se však mělo přihlédnout k nákladům, jež by tímto vyvstaly, a k již zavedenému obrazu dané agentury.
Zřizování agentur a ukončení jejich činnosti 2. Rozhodnutí zřídit novou agenturu by mělo vycházet z objektivního posouzení dopadu všech příslušných variant. Vzory standardních ustanovení použitelných v každém zřizovacím aktu by mohly být vypracovány Komisí s cílem urychlit postup. 3. Je důležité, aby počáteční fáze agentur byla optimálně řízena, za což nese odpovědnost Komise. Komise by proto měla být zmocněna přijímat řídící opatření, včetně jmenování, na omezenou dobu, vyslaného personálu a prozatímního ředitele (v zásadě úředníka Komise, i když lze učinit odůvodněné výjimky). 4. Zřizovací akty agentur by měly obsahovat buď ustanovení o skončení platnosti nebo ustanovení o přezkumu. O tom, zda je lepším řešením ustanovení o skončení platnosti či ustanovení o přezkumu, by mělo být rozhodnuto případ od případu s přihlédnutím ke specifikům každé agentury. Kterékoli ustanovení o skončení platnosti musí být doprovázeno souběžnými ustanoveními o rozpuštění agentury, upravujícími zejména otázky týkající se smluv zaměstnanců a rozpočtových ujednání. 5. Měla by být použita společná a objektivní kritéria pro posouzení jak možnosti rozpustit agentury, tak možnosti jejich sloučení:
sloučení agentur by mělo být zváženo v případech, kdy se jejich příslušné úkoly překrývají, kdy lze předpokládat synergický efekt nebo v případech, kdy by agentury mohly být účinnější, pokud by se staly součástí větší struktury;
ukončení činnosti agentury by mohlo být řešením v případě agentur s nízkou výkonností, ledaže by agentura stále představovala důležité politické řešení; v tom případě by měla být reformována.
Sídlo agentur a role hostitelské země 6. Aniž je dotčeno politické rozhodnutí o sídle agentury přijaté vzájemnou dohodou zástupců členských států zasedajících na úrovni hlav států nebo předsedů vlád nebo Radou, aniž je dotčena potřeba geografického rozložení a aniž jsou dotčeny cíle stanovené v prosinci roku 2003 zástupci členských států zasedajících na úrovni hlav států nebo předsedů vlád (při rozhodování o sídle nových agentur by měly být upřednostněny nové členské státy):
rozhodnutí o sídle agentury by mělo být přijato před ukončením legislativního procesu, s cílem umožnit zřízení agentury přímo v místě jejího sídla;
objektivní kritéria, jež je třeba zohlednit s cílem přispět k rozhodovacímu procesu při výběru sídla agentury, mohou zahrnovat: o ujištění, že agentura může být zřízena na daném místě po vstupu v platnost jejího zřizovacího aktu, o dostupnost daného místa, o existenci přiměřených vzdělávacích zařízení pro děti zaměstnanců, o odpovídající přístup na trh práce, k sociálnímu zabezpečení a zdravotní péči pro děti a manžele;
při předkládání nabídky stát se hostitelskou zemí určité agentury by se členské státy těmito kritérii měly zabývat transparentním způsobem. Komise je v případě potřeby připravena pomoci při posouzení nabídek členských států.
7. Pokud jde o konkrétní kritéria dostupnosti:
členské státy, které jsou v současnosti hostitelskou zemí agentury, by mohly zvážit, zda a jak by mohla být dostupnost zlepšena, s cílem zvýšit celkovou účinnost agentur a zajistit ještě lepší interakci se zúčastněnými stranami;
při pravidelném hodnocení agentur by mohla být také posouzena dostupnost agentury.
8. Hostitelský stát by při přijetí zřizovacího aktu agentury měl učinit formální závazek, že zajistí, že všechny podmínky nezbytné pro provoz agentury budou splněny v okamžiku, kdy agentura zahájí svou provozní fázi. Kromě toho by se daný stát měl zavázat, že bude i nadále uspokojovat potřeby agentury a poskytovat podmínky nezbytné pro její plynulý chod, a to i po jejím zřízení. 9. Všechny agentury by měly mít dohody o umístění jejich sídla, které by měly být uzavřeny před zahájením provozní fáze agentury. Agentury, které stále ještě neuzavřely dohodu o umístění jejich sídla, a příslušná hostitelská země by měly dosáhnout dohody v souladu s právním řádem příslušného členského státu. Komise vypracuje soubor pravidel na základě stávajících osvědčených postupů, které poslouží jako orientační nástroj pro uzavírání budoucích dohod o umístění sídla agentury. II. Struktura a řízení agentur Správní rada 10. S cílem zlepšit výkon správních rad agentur a posílit jejich kapacitu pro dohled nad správním, provozním a rozpočtovým řízením agentur, při zajištění plné účasti členských států a Komise:
by správní rada měla mít toto složení: − jeden zástupce z každého členského státu, − dva zástupci z Komise, aniž jsou dotčeny příslušné dohody pro stávající agentury, − případně jeden člen jmenovaný Evropským parlamentem, aniž jsou dotčeny příslušné dohody pro stávající agentury, − případně dostatečně omezený počet zástupců zúčastněných stran;
členové správních rad by měli být jmenováni s přihlédnutím k jejich znalostem v hlavní oblasti činnosti agentur a jejich příslušným řídícím, administrativním a rozpočtovým dovednostem;
délka funkčního období členů správní rady by měla činit čtyři roky (s možností prodloužení); všechny strany by měly zvýšit své úsilí, aby se omezila fluktuace jejich zástupců ve správních radách a zajistila kontinuita práce správní rady;
s cílem urychlit rozhodovací proces v agentuře a přispět k posílení účinnosti a efektivity by měla být zavedena dvoustupňová struktura řízení, pokud by slibovala větší účinnost: vedle správní rady, poskytující obecnou orientaci pro činnost agentury, by měla působit malá výkonná rada za účasti zástupce Komise, jež by byla úžeji zapojena do sledování činnosti agentury, s cílem posílit dohled nad správním a rozpočtovým řízením, zejména v záležitostech auditu.
11. Ve všech agenturách by měla být vyvinuta a uplatňována soudržná politika předcházení střetům zájmů týkajícím se členů správní rady a jejich řešení, bez ohledu na to, zda se jich dotýká osobně. 12. Pro dosažení souladu se situací v orgánech by správní rada agentury měla mít pravomoci orgánu oprávněného ke jmenování, a to nejen ředitele, nýbrž i ostatních zaměstnanců. S výjimkou jmenování ředitele by však tato pravomoc měla být přenesena na ředitele a rada by měla být zapojena pouze v jednotlivých případech za výjimečných okolností. 13. V zájmu důslednosti by měly správní rady agentur přijímat rozhodnutí podle stejných pravidel hlasování:
nadpoloviční většina hlasů pro běžné záležitosti,
dvoutřetinová většina pro jmenování a odvolání ředitele, jmenování předsedy správní rady, přijetí ročního rozpočtu a pracovního programu. Výjimky z tohoto přístupu jsou možné v odůvodněných konkrétních případech.
Ředitel 14. Vzhledem k široké míře úkolů přidělených ředitelům agentur ve zřizovacích aktech agentur je jejich úloha pro řízení agentur klíčová, zejména pokud jde o celkové řízení agentur a vztah s orgány EU. Ředitelé jsou zodpovědní za správní řízení agentur a za plnění úkolů, které byly agenturám svěřeny. V tomto rámci nesou zejména odpovědnost za provádění pracovních programů, plnění rozpočtu a rozhodnutí přijatých správní radou a mají plnou řídící pravomoc ve finančních a personálních záležitostech. Jsou právními zástupci agentur.
15. Ředitelé agentur jsou především odpovědni své správní radě, jíž předkládají výroční zprávu včetně účetních závěrek. Během každoročního postupu udělování absolutoria jsou rovněž odpovědni Evropskému parlamentu a Radě za využití příspěvku EU. Postup udělování absolutoria je však zaměřen spíše na odpovědnost a plnění předpisů než na výkon jako takový. Je tomu tak mimo jiné z důvodu nedostatku výkonnostních ukazatelů. Odpovědnost ředitelů agentur za výkon by proto měla být mnohem jasnější. Za tímto účelem by měly být zavedeny přizpůsobené výkonnostní ukazatele umožňující účinné posouzení dosažených výsledků vzhledem ke stanoveným cílům. 16. V zájmu respektování autonomie agentur jmenuje správní rada ředitele na základě užšího seznamu sestaveného Komisí po uskutečnění otevřeného a transparentního výběrového řízení, jež zaručuje přísné hodnocení kandidátů a vysokou úroveň nezávislosti. Výjimky z tohoto přístupu jsou možné v odůvodněných konkrétních případech. 17. Funkční období ředitelů jsou stanovena ve zřizovacích aktech agentur. V případech, že ředitel řádně vykonává svou funkci, může správní rada, jednající jako orgán oprávněný ke jmenování, rozhodnout o jednom prodloužení jeho mandátu. Tato možnost se posuzuje na pozadí hodnocení prvního mandátu ředitele, jež zohlední výroční hodnotící zprávy a předpokládané požadavky agentury pro nadcházející léta. Ředitel, jehož funkční období bylo prodlouženo, by se neměl účastnit jiného výběrového řízení na stejné pracovní místo na konci celkového období. 18. Ve všech agenturách by měla být vyvinuta a uplatňována soudržná politika předcházení střetům zájmů týkajícím se ředitele a jejich řešení. Komise by měla společně s agenturami prověřit, zdali existuje prostor pro harmonizovaný přístup. 19. Měl by být vypracován postup pro odvolání ředitele v případě vážného pochybení, nedostatečného výkonu nebo opakovaných/závažných nesrovnalostí; tento postup by měl odrážet postup jmenování. Další interní orgány: 20. Mělo by být zlepšeno fungování vědeckých výborů:
agentury by si měly vyměňovat informace o svých zkušenostech s vědeckými výbory a případně přispívat k rozvoji koordinovaného přístupu ke společným problémům v této oblasti. Komise bude případně poskytovat podporu;
měla by být pravidelně přezkoumávána výběrová řízení, zejména v kontextu hodnocení agentury. Měly by být hodnoceny tyto prvky: jejich stupeň transparentnosti, nákladová efektivnost a vhodnost pro zajištění nezávislosti a kompetentnosti členů vědeckých výborů a pro předcházení střetům zájmů;
měla by být plně zajištěna nezávislost vědeckých odborníků, mimo jiné prosazováním nejvyšších standardů, stanovením spolehlivých výběrových kritérií a prosazováním osvědčených postupů. Komise poskytne pokyny týkající se standardů, kritérií a osvědčených postupů včetně pokynů, jak by měly být zapojeny vnitrostátní protějšky agentur EU. Kromě toho by tato otázka měla být rovněž součástí pravidelných externích hodnocení agentur.
21. Na odvolací senáty by se měla uplatňovat stejná opatření jako na vědecké výbory, zejména pokud jde o výměnu osvědčených postupů a hodnocení výběrových řízení. I nadále by měla být zaručena nestrannost a nezávislost jejich členů, a to na základě transparentních a objektivně ověřitelných kritérií, stanovených agenturami. Nábor členů odvolacího senátu mezi zaměstnanci agentury či členy správní rady agentury by měl v této souvislosti probíhat velmi pozorně a neměl by zpochybnit výše uvedené zásady nestrannosti a nezávislosti.
22. Vzhledem k tomu, že členské státy významně přispívají k činnosti interních orgánů agentur, je vhodné, aby pravidelně přezkoumávaly přiměřenost zdrojů/personálu, jež pro tento účel vyhrazují, a aby přijímaly vhodná opatření k nápravě případných nedostatků. Kromě toho je důležité, aby ve vztahu k činnosti agentur zajistily výměnu informací mezi různými orgány dotčenými na vnitrostátní úrovni, mimo jiném stanovením kontaktních míst pro vztahy s danou agenturou ve svých vnitrostátních systémech správy. Toto kontaktní místo by v zásadě mělo být zastoupením členského státu zasedajícího ve správní radě. III. Provoz agentur 23. K zajištění takové administrativní podpory, jakou agentury potřebují, aby fungovaly co nejúčinněji, lze počítat s těmito třemi možnostmi:
zlepšení nebo rozšíření služeb poskytovaných Komisí,
sloučení menších agentur za účelem dosažení úspor z rozsahu, a to na základě posouzení dopadů,
sdílení služeb agenturami na základě blízkosti umístění či politické oblasti.
24. Pokud jde o produkci a nakládání s utajovanými informacemi EU, agentury by měly uplatňovat přiměřenou úroveň ochrany odpovídající úrovni poskytované bezpečnostními pravidly Rady či Komise:
příslušná ustanovení by měla být uvedena ve zřizovacích aktech. V případě existujících agentur by správní rady agentur měly co nejdříve přijmout příslušná rozhodnutí, a to i předtím, než dojde k formální změně zřizovacích aktů;
zavádění nových ustanovení týkajících se utajovaných informací by nemělo být na úkor stávajícího práva Evropského parlamentu na přístup k informacím agentur ani vést ke zvyšování počtu dvoustranných dohod mezi EP a orgány a agenturami EU.
25. Měly by být zefektivněny mezinárodní vztahy agentur:
agentury, jejichž mandát či pracovní program předpokládá spolupráci se třetími zeměmi nebo mezinárodními organizacemi, by pro tyto činnosti měly mít jasnou strategii. Tato strategie by v zásadě měla být součástí ročního nebo víceletého pracovního programu/programů, s přesným určením příslušných zdrojů, a měla by stanovit některé zásady a postupy pro mezinárodní spolupráci;
tato strategie a vhodné rozdělení práce s partnerskými generálními ředitelstvími v Komisi by měly zajistit, že agentury budou provozovat činnost v rámci svého mandátu a existujícího institucionálního rámce a že nebudou vnímány jako subjekty reprezentující postoj EU vůči vnějším posluchačům ani jako subjekt přijímající za EU mezinárodní závazky;
tato strategie, jakož i zvláštní iniciativy mající mezinárodní rozměr (např. administrativní ujednání se třetími zeměmi) by měly podléhat schválení správní radou;
mezi agenturami, Komisí a příslušnými delegacemi EU by měla probíhat včasná výměna informací o příslušných mezinárodních činnostech, aby byla zajištěna soudržnost politiky EU.
26. Agentury by měly být oprávněny účastnit se komunikace v tomto rámci:
obsah a provádění komunikační strategie agentury by měly být soudržné, věcné a v souladu se strategiemi a činnostmi Komise a dalších orgánů s cílem vzít v úvahu širší vnímání EU;
základní pravidla pro komunikační strategie agentur vypracuje Komise ve spolupráci s agenturami;
činnosti v oblasti komunikace by neměly být na úkor hlavních úkolů agentur;
měl by být usnadněn přístup agentur k ústředním komunikačním nástrojům a koordinačním strukturám; agentury by rovněž měly mít možnost využívat rámcových smluv Komise.
IV. Plánování činností a zdrojů Roční a víceleté pracovní programy 27. Za účelem usnadnění srovnávání by se roční pracovní programy měly co nejvíce opírat o šablonu. 28. Kromě ročních pracovních programů by agentury měly vypracovávat víceleté strategické programy či pokyny, přizpůsobené specifickým rysům jejich činnosti. Toto víceleté plánování činnosti by mělo být propojeno s víceletým plánováním zdrojů (především rozpočtových a personálních). 29. Komise by měla být konzultována vždy a k oběma dokumentům by měla vydat formální doporučení. Evropský parlament by měl být konzultován v případě víceletých pracovních programů agentur za předpokladu, že účelem konzultací je výměna názorů a výsledek není pro agenturu závazný. V případě ročního pracovního programu by měla pokračovat dosavadní praxe, kdy ředitel agentury program představí příslušnému výboru EP. 30. Víceleté pracovní programy by měly obsahovat opatření nezbytná na základě výsledku celkových hodnocení. 31. Agentury a Komise by měly vypracovat klíčové ukazatele výkonnosti a upravit je podle specifických rysů agentur. Navíc by měla být zesílena a pravidelně uváděna spojitost mezi finančními a lidskými zdroji a každým konkrétním opatřením, jež má být provedeno. Měla by být posílena spojitost mezi po sobě následujícími ročními pracovními programy a víceletým programem. 32. Ředitel by měl správní radě podat zprávu o pokroku agentury v provádění víceletého pracovního programu. Tato zpráva by měla být podána před stanovením cílů pro následující roční pracovní program a měla by být součástí cyklu podávání zpráv o ročním pracovním programu. Lidské zdroje 33. Při plném dodržování zásad odpovědnosti a transparentnosti by mělo být vynaloženo úsilí na zjednodušení procesů řízení lidských zdrojů agentur a lepší zohlednění jejich specifik v této oblasti, a to v rozsahu nezbytném pro zajištění jejich hladkého fungování.
34. Plány personální politiky agentur by měly poskytovat ucelený přehled o jejich personálních potřebách, a proto by měly obsahovat komplexní a podrobné informace o počtech všech typů externích pracovníků včetně dočasných zaměstnanců a poskytovatelů služeb; i nadále by měly být zaznamenávány informace o povýšeních, jakož i o genderové a geografické vyváženosti. Od nejmenších agentur by nemělo být vyžadováno, aby uváděly počet odhadovaných povýšení podle platové třídy, ale pouze celkový počet, aby se předešlo předčasné identifikaci konkrétních povýšení. Komise by měla ve spolupráci s agenturami provést nezbytné úpravy šablony plánu personální politiky a zvážit případná další zlepšení jeho formátu. 35. Je třeba, aby plánování lidských zdrojů agentur v podobě předložené v plánech personální politiky a příprava návrhu rozpočtu Unie byly v souladu. Proto by měly být uvedeny do souladu příslušné harmonogramy obsahující plány pracovních míst a plány personální politiky. Agentury by měly předkládat své návrhy plánů personální politiky a plánů pracovních míst Komisi (a pro informaci správní radě) do 31. ledna. Agentury by s ohledem na odůvodněné stanovisko Komise k návrhu plánů personální politiky měly své konečné plány personální politiky přijmout a předložit je rozpočtovému orgánu a Komisi do konce května. Z důvodů transparentnosti je třeba, aby agentury poskytly přiměřená vysvětlení, pokud se rozhodnou nezohlednit plně stanovisko Komise k jejich návrhu plánu personální politiky. Financování, řízení rozpočtových zdrojů a rozpočtový proces 36. Agentury by měly zlepšit své interní plánování a obecné prognózování příjmů s cílem omezit vysokou míru převodů a rušení prostředků. Komise v této oblasti poskytne vedení. Kromě toho by agentury měly zlepšit své řízení závazků s cílem uvést je do souladu se skutečnými potřebami. 37. V případě agentur plně financovaných z rozpočtu EU by mělo být s přebytkem i nadále naloženo obvyklým způsobem, tj. nevyužité prostředky z roku n se odečtou od příspěvku EU na rok n+2 po dočerpání v roce n+1. 38. V případě samofinancovaných agentur by poplatky měly být stanoveny na realistické úrovni, aby nedocházelo k akumulaci významných přebytků. 39. V případě agentur s dílčím samofinancováním by klienti měli plně hradit náklady na služby poskytované těmito agenturami, včetně poměrné částky příspěvku zaměstnavatele do systému důchodového zabezpečení. Pokud jde o otázku, jak řešit případný schodek oproti předpokládanému příjmu z poplatků od klientů a jak zajistit dostupnost nezbytného financování pro agentury, Komise přezkoumá nezbytnost a možné formy vytvoření omezeného účelově vázaného rezervního fondu, jenž by byl provozován transparentním způsobem. 40. Všechny agentury by měly systematičtěji než doposud uplatňovat systém sestavování rozpočtu podle činností / řízení podle činností (ABB/ABM). Dostupné nástroje ABB/ABM (tj. sloužící k plánování, monitorování, vykazování a hodnocení činností) by měly být přizpůsobeny skutečným podmínkám agentur. Agentury by v této souvislosti měly být motivovány k výměně osvědčených postupů a jejich podněty k rozpracování souboru nástrojů ABB/ABM by měly být vítány. Komise v této souvislosti poskytne podporu, například tím, že agenturám poskytne obecné proškolení v oblasti ABB. 41. Aby rozpočtový proces nebyl pouze automatický, měli by všichni zúčastnění aktéři v jeho rámci dodržovat svou povinnost podat ke každé žádosti o rozpočet agentury přiměřené odůvodnění (žádost o počáteční rozpočet, navýšení, snížení).
42. K odůvodnění potřeby dodatečných (finančních nebo lidských) zdrojů v případě agentur nacházejících se v „počáteční fázi rozvoje“ nebo agentur, jimž byly svěřeny nové úkoly, by legislativním a rozpočtovým orgánům měl být předložen legislativní finanční výkaz. 43. Pokud legislativní orgán rozhodne, že agenturám oproti původnímu návrhu Komise přidělí dodatečné úkoly, měla by být jako alternativa k poskytnutí dodatečných zdrojů vždy zvážena změna priority jejich činností. V případě přidělení dodatečných zdrojů Komise přepracuje předchozí legislativní finanční výkazy tak, aby byly zřejmé dodatečné zdroje požadované dotčenou agenturou k plnění těchto dodatečných úkolů. Revidovaný legislativní finanční výkaz by poté byl předmětem rozpočtového trialogu. Na nové úkoly agentury, jež nejsou odvozeny od změny zřizovacího aktu agentury, by se měl vztahovat stejný postup. 44. Rozpočtový orgán by měl být informován o každé změně rozpočtů agentur, jež nevyžaduje schválení rozpočtovým orgánem, spolu s přiměřeným odůvodněním. 45. Mělo by být vynaloženo úsilí na zjednodušení provádění pravidel finančního nařízení agenturami při současném dodržování zásad transparentnosti, odpovědnosti a řádného finančního řízení, a to v rozsahu nezbytném pro zajištění jejich bezproblémového fungování. V. Odpovědnost, kontroly a transparentnost a vztahy se zúčastněnými stranami Požadavky na podávání zpráv 46. Pokud jde o podávání zpráv, je třeba povinnosti agentur v tomto ohledu racionalizovat a sjednotit. Agentury by v zásadě měly vypracovávat jedinou výroční zprávu; výjimky by nicméně měly být možné. 47. Jediná výroční zpráva by měla obsahovat informace o provádění ročního pracovního programu, rozpočtového plánu a plánu personální politiky, o systémech řízení a interních kontrol, o výsledcích interního/externího auditu a o činnostech navazujících na doporučení uvedená v auditu a v doporučení o absolutoriu, jakož i prohlášení výkonného ředitele o věrohodnosti. Jediná výroční zpráva by rovněž měla obsahovat informace vyplývající z finančních výkazů a ze zprávy o rozpočtovém a finančním řízení předpokládaném v kontextu postupu pro udělování absolutoria za předpokladu, že budou dodrženy lhůty pro přípravu ročních konsolidovaných účetních závěrek EU. 48. Uspořádání jediné výroční zprávy by mělo obsahovat co nejvíce společných prvků na základě osvědčených postupů všech agentur s cílem usnadnit srovnání. Komise by ve spolupráci s agenturami měla vypracovat vzorovou šablonu. 49. Tuto jedinou výroční zprávu by měl vypracovat ředitel agentury, který by ji měl předložit k posouzení správní radě agentury. Ředitel nebo správní rada by poté měli zprávu a hodnocení správní rady do 1. července předat Účetnímu dvoru, Parlamentu a Radě a Komisi.
Interní audit 50. Náklady na základní činnosti Útvaru interního auditu (IAS) by měla i nadále hradit Komise. V rámci základních činností v oblasti auditu provede IAS hodnocení rizik za účelem maximalizace pokrytí rizik po dobu tříletého cyklu, přičemž by měla být v co možná největší míře zachována stávající praxe provádění jednoho auditu ročně v každé agentuře. 51. Interní audity mají zřetelný přínos a agentury musejí akceptovat zátěž, která je s nimi spojena. Pro usnadnění by IAS měl své plány auditů projednat s vedením agentur, aby nedocházelo k překrývání zaměření či harmonogramu auditů s audity prováděnými odděleními interního auditu a Evropským účetním dvorem. 52. Interní auditor podává i nadále zprávy výkonnému řediteli a správní radě. Příslušné činnosti navazující na závěry auditu IAS by měly být organizovány na úrovni správní rady, podle možnosti výkonnou radou, pokud existuje. Tím by se neměly zvyšovat administrativní náklady. 53. Pokud jde o strukturu interního auditu agentur, agentury by měly mít možnost zakládat útvary interního auditu, jež by doplňovaly činnost IAS. Agentury (výkonní ředitelé a správní rady) proto mohou rozhodnout o založení oddělení interního auditu, které bude postupovat podle mezinárodně uznávaných standardů interního auditu a koordinovat činnosti v oblasti auditu a vyměňovat si informace s IAS. Není-li to nákladově efektivní či možné, agentury se mohou rozhodnout přispívat zdroji a sdílet plně profesionální oddělení interního auditu s jinou agenturou. Rovněž od oddělení interního auditu se vyžaduje, aby své plány auditů koordinovala s IAS. Externí audit 54. Aniž jsou dotčeny pravomoci Evropského účetního dvora, mohou se za účelem vyrovnání nedostatku zdrojů Evropského účetního dvora na externím auditu účtů agentur podílet auditoři ze soukromého sektoru. Nastane-li tento případ, mělo by jmenování těchto auditorů ze soukromého sektoru proběhnout v souladu s platnými pravidly a měly by být zavedeny vhodné kontrolní mechanismy, aby bylo zajištěno, že činnosti týkající se legality a správnosti příjmů a výdajů a spolehlivosti účtů agentury budou vykonávány v souladu s požadovanými standardy. Plnou odpovědnost za veškeré aspekty těchto externích auditů zadávaných vnějším dodavatelům včetně výsledků auditu uvedených ve zprávě nese i nadále Evropský účetní dvůr, jenž řídí veškeré potřebné administrativní postupy a postupy zadávání zakázek a financuje je ze svého vlastního rozpočtu, stejně jako veškeré další náklady související s externími audity zadávanými vnějším dodavatelům. 55. I nadále by měla být podporována spolupráce mezi všemi zúčastněnými orgány v oblasti auditu, s ohledem na jejich příslušné mandáty, účel, jakož i jejich právní a regulační základ. Absolutorium 56. Agentury by měly pravidelně informovat své partnerské generální ředitelství a Generální ředitelství Komise pro rozpočet o výsledcích auditu Evropského účetního dvora (v nejčasnější možné fázi) a o opatřeních přijatých za účelem splnění doporučení orgánu udělujícího absolutorium a doporučení Evropského účetního dvora. 57. Vhodné by bylo přesnější rozdělení odpovědnosti Komise a agentur, pokud jde o rozhodnutí o absolutoriu a usnesení. Měla by být plně zohledněna doporučení Rady každé agentuře spojená s udělením absolutoria.
58. Měly by být zváženy možnosti zajištění demokratické odpovědnosti plně samofinancovaných agentur (tj. agentur financovaných klienty), neboť jde o subjekty Unie pověřené prováděním politik EU, na něž se však nevztahuje absolutorium ve smyslu SFEU. Jednou z možností by mohlo být, že dotčené agentury předloží Evropskému parlamentu, Radě a Komisi každoroční zprávu o plnění rozpočtu a zváží požadavky a doporučení vydané Parlamentem a Radou. Systém výstrahy/varování 59. Komise aktivuje systém výstrahy/varování, pokud má ze závažných důvodů obavy, že se správní rada agentury chystá přijmout rozhodnutí, jež mohou být v rozporu s mandátem agentury, mohou porušovat právo EU nebo být ve zjevném rozporu s cíli politiky EU. Komise v těchto případech formálně vznese otázku ve správní radě a požádá ji, aby se zdržela přijetí daného rozhodnutí. Pokud správní rada žádosti nevyhoví, Komise formálně informuje Evropský parlament a Radu, aby těmto třem orgánům umožnila rychle reagovat. Komise může správní radu požádat, aby se zdržela provádění sporného rozhodnutí po dobu, kdy o něm budou zástupci těchto tří orgánů ještě jednat. Hodnocení agentur 60. Zřizovací akt každé agentury by měl stanovit pravidelné celkové hodnocení, jímž bude pověřena Komise. První hodnocení by mělo proběhnout pět let od zahájení provozní fáze agentury. Následující hodnocení by měla být prováděna každých pět let a při každém druhém hodnocení by mělo být uplatněno ustanovení o skončení platnosti / přezkumu. Hodnocení by měla být prováděna takovým způsobem, který poskytne přesvědčivý základ pro rozhodnutí o pokračování či ukončení mandátu dané agentury. Měla by být přezkoumána proveditelnost společné šablony pro hodnocení agentur. 61. Hodnocení činností/programů agentur ex ante by mělo být povinné v případě programů/činností s významným rozpočtem, nebo by mělo být prováděno na žádost správní rady či výkonné rady, je-li to považováno za nezbytné. Hodnocení ex post by mělo být povinné pro všechny programy/činnosti. 62. Agentury by měly vypracovat plán obsahující akční plán činností navazujících na závěry zpětných hodnocení a předkládat Komisi pololetní zprávy o pokroku. Činnosti navazující na hodnocení by měly být úkolem správní rady a, pokud existuje, výkonné rady. 63. Kromě informací o výkonnosti obsažených ve výročních zprávách agentur by Komise měla Parlamentu a Radě na požádání poskytovat veškeré další informace týkající se hodnocení agentur. Transparentnost a vztahy se zúčastněnými stranami 64. Internetové stránky agentur by měly být v co největším počtu jazyků, aby bylo pro občany členských států jednodušší je konzultovat. Prostřednictvím svých internetových stránek by agentury měly poskytovat informace nezbytné pro zajištění transparentnosti, včetně transparentnosti finanční. 65. Vztahy agentur se zúčastněnými stranami by měly být v souladu s jejich mandátem, institucionálním rozdělením úkolů v mezinárodních vztazích, s politikami a prioritami EU a s činností Komise. Agentury by měly vykonávat své funkce v součinnosti s různými aktéry pověřenými formulováním a prováděním dané politiky. Agentury by rovněž měly objasnit sdílení úkolů mezi nimi samotnými a jejich vnitrostátními protějšky. Pokud významné zúčastněné strany nejsou zastoupeny ve správních radách, měly by být případně zapojeny do interních orgánů agentur nebo do poradních skupin / pracovních skupin.
Prevence, odhalování a vyšetřování podvodů, korupce, nesrovnalostí a jiných nezákonných činností 66. Úloha Evropského úřadu pro boj proti podvodům (OLAF) ve vztahu k agenturám by měla být formalizována, posílena a zviditelněna. Agentury by se měly zdržet provádění vyšetřování o skutečnostech, jež v souladu s příslušnými právními předpisy EU podléhají vyšetřování ze strany úřadu OLAF, aby byly zachovány důkazy či aby nebyly bezděčně varovány dotčené osoby. Kromě toho by agentury měly být aktivnější, pokud jde o prevenci podvodů, a měly by o těchto činnostech lépe informovat.
