Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ PLÁN
Název dokumentu
Skartační znak a lhůta
010
ORGANIZACE A ŘÍZENÍ
010/1
Zřizovací listina, dodatky a změny, rozhodnutí o zápisu do školského rejstříku a o jeho změnách a doklady uvedené v § 147 školského zákona, výpisy ze školského rejstříku
A 10
010/2
Jmenování/odvolání ředitele, zástupců ředitele
A 10
010/3
Kolektivní smlouva
A 10
010/3
Koncepce rozvoje domova mládeže
A 10
010/4
Pamětní záznamy (nepovinné)
010/41
Filmy, zvukové záznamy, výstřižky z novin
A 10
010/42
Fotoalba
A 10
010/43
Kronika školského zařízení
A 10
010/44
Vlastní publikace, ročenky
A1
020
VNITŘNÍ PŘEDPISY
020/1
Pracovní řád
V5
020/2
Organizační řád
V5
020/3
Organizační struktura
V5
020/4
Spisový a skartační řád
V5
020/5
Vnitřní řád domova mládeže
V5
020/6
Vnitřní řád školní jídelny
V5
020/7
Další vnitřní předpisy
V5
030
ŘÍZENÍ A ČINNOST
030/1
Organizační informace, pokyny
A5
030/2
Příkazy, nařízení a další opatření
A5
030/3
Delegování pravomocí
S5
Spisový znak
1
Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
030/4
Podpisová oprávnění
A10
030/50
Zápis z porad vedení organizace
A5
030/51
Zápis z provozních porad všech zaměstnanců
A5
030/52
Zápisy z porad – pedagogický útvar
A5
030/53
Zápisy z porad – úsek ekonomický
A5
030/54
Zápisy z porad – úsek provozu
A5
030/55
Zápisy z porad – školní jídelna
A5
030/56
Zápisy z jednání metodických komisí
A5
030/60
Ostatní dokumenty, zápisy z projednání
A5
030/70
Plány práce
S5
030/71
Týdenní plány, pokyny a řídící akty ředitele domova mládeže
S5
030/8
Zadávání veřejných zakázek, výběrová řízení, zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, maximálně však do výše předpokládané hodnoty veřejné zakázky stanovené zřizovací listinou
030/85
Poptávková řízení
A10
030/90
Korespondence běžná
S5
030/91
Korespondence ředitele
S5
030/92
Korespondence s rodiči
S5
030/93
Korespondence s úřady
S5
040
KONTROLNÍ ČINNOST
040/1
Vnitřní kontrola, auditní zprávy
V5
040/2
Protokoly a záznamy o kontrolách
V5
040/3
Opatření provedená na základě kontroly
V5
040/4
Záznam z hospitací
V5
040/5
Ostatní dokumenty o kontrolách
V5
040/6
Kontrolní a revizní zprávy, prověrky BOZP a PO
V5
040/7
Závěry kontrol prováděných jinými orgány (ČŠI, MSSZ, FÚ, ÚP, PO, BOZP, hygiena)
V5
2
V 10
Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
050
SPRÁVNÍ ŘÍZENÍ
050/1
Evidence stížnosti
V5
050/2
Vlastní stížnosti - žáků, rodičů, vychovatelů a ostatních zaměstnanců
V5
050/3
Výchovná opatření
V5
060
PEDAGOGICKÁ DOKUMENTACE
060/1
Matrika žáků
S 10
060/2
Osobní spisy žáků, katalogy
S 10
060/21
Přihláška do domova mládeže
S 10
060/4
Denní záznam
S 10
060/5
Průkaz žáka, vycházková knížka
S3
060/6
Seznamy žáků a výchovných skupin
A 10
060/7
Práce v zájmových útvarech
S1
060/8
Dohledy, zastupování, uvolňování vychovatelů
S1
060/9
Rozvrhy vychovatelů, skupin a místnosti
S1
060/91
Plány výchovných skupin a zájmových činností
S5
070
PERSONÁLNÍ ZÁLEŽITOSTI
070/1
Popisy pracovních činností a funkcí
070/2
Osobní spisy zaměstnanců (obsahují žádost o přijetí do pracovního poměru a další dokumenty související s přijetím do zaměstnání, preventivní prohlídky, doklady o zvyšování a prohlubování kvalifikace, platové výměry)
070/3
Ostatní osobní spisy, krátkodobé pracovní poměry, dohody
S 50
070/4
Osobní listy zaměstnanců po ukončení pracovní smlouvy
V 50
070/5
Osobní spisy zaměstnanců, kteří pracovali v domově mládeže do odchodu do důchodu nebo do smrti
V 10
070/6
Pracovní smlouvy a jejich dodatky
S5
070/7
Nemocenské a sociální zabezpečení
S 10
070/8
Zdravotní pojištění zaměstnanců
S 10
080
DALŠÍ VZDĚLÁVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ
080/1
Plán dalšího vzdělávání pedagogických pracovníků
A10
3
A50 (30)
S5
Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
080/2
Další vzdělávání ostatních zaměstnanců, prověrky
S5
090
MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI
090/1
Mzdové listy, mzdové sestavy (průměrné denní vyměřovací základy nemocenské, průměrné výdělky pracovně právní)
S5
090/2
Evidenční listy důchodového zabezpečení
S3
090/30
Doklady o výplatě mezd (výplatní listiny, výplatní lístky, převodní příkazy, odměny)
S5
090/31
Osobní příplatky
S5
090/32
Náhradní plnění
S5
090/33
Evidence náhrady za ušlou mzdu
S5
090/34
Evidence pracovní doby
S5
090/4
Dohody o provedení práce, Dohody o pracovní činnosti
090/5
Korespondence ve věci zaměstnávání (žádosti o přijetí, životopisy)
S5
090/6
Přihlašování a odhlašování zaměstnanců ke zdravotním pojišťovnám
S5
090/7
Dávky nemocenského a zdravotního pojištění
S 10
090/8
Statistická hlášení a výkazy (výkaz o práci (čtvrtletní) - Práce 2-04, výkaz o pracovní neschopnosti pro nemoc a úraz (půlroční), hlášení o vývoji zaměstnanosti (roční), zaměstnání se změnou pracovní schopnosti, výkaz o platech ISP (pololetní), čtvrtletní výkaz o zaměstnancích a mzdových prostředcích v regionálním školství P 1-04, přehled o výši pojistného (MSSZ),
S5
090/9
FKSP – rozpočet, případně další dokumenty, které nejsou zařazeny v rámci běžného účetnictví
S5
100
SPISOVÁ SLUŽBA
100/1
Podací deník
100/2
Kniha poštovného - evidence známek
100/3
Evidence dokumentů uložených ve spisovně (např. archivní kniha)
100/4
Předávací protokoly dokumentů předaných do spisovny
100/5
Evidence razítek
100/6
Razítka
100/7
Kniha výpůjček dokumentů ze spisovny
S5
S 10 S5 A 10 S 10 A5 S1
4
S5
Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
A trvale uloženy v organizaci*
100/8
Skartační návrhy, protokoly a záznamy o předání archiválií k trvalému uložení do archivu, protokoly o likvidaci dokumentů
110
FINANČNÍ ZÁLEŽITOSTI
110/10
Peněžní deník
110/20
Kniha faktur, kniha závazků
110/21
Přijaté faktury
S5
110/22
Vydané faktury
S5
110/3
Evidence objednávek
S5
110/4
Bankovní doklady (příkazy k úhradě, výpisy z účtů)
S5
110/5
Pokladní kniha
S5
110/51
Příjmové pokladní doklady
S5
110/52
Výdajové pokladní doklady
S5
110/6
Žádanky o poskytnutí zálohy
S5
110/7
Daňová přiznání a prohlášení
S10
110/80
Účtový rozvrh
S5
110/81
Hlavní účetní kniha
A 10
110/82
Účetní rozvaha
A 10
110/83
Účetní závěrka
A 10
110/84
Účetní rozbory a výkazy
A 10
110/85
Evidence cenin
S5
110/90
Rozpočet, čerpání rozpočtu
S5
110/91
Rozpočtová opatření
S5
110/92
Bilance
S5
110/93
Revize k hospodaření s finančními prostředky
S5
110/94
Korespondence se zřizovatelem k rozpočtu
S5
120
BOZP A PO
120/1
Kniha úrazů zaměstnanců
V5
120/2
Záznamy o úrazech zaměstnanců – závažné a smrtelné
A5
S10 S5
5
Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
120/25
Záznamy o úrazech zaměstnanců – ostatní
S5
120/3
Kniha úrazů – žáci
V5
120/4
Záznamy o úrazech dětí – závažné a smrtelné
A5
120/45
Záznamy o úrazech dětí – ostatní
S5
120/5
Zápisy o prověrkách BOZP, PO, revizní záznamy
S5
120/6
Záznamy o školení PO a BOZP
S5
120/7
Evidence ochranných osobních pomůcek
S5
120/8
Požární kniha
S5
120/9
Kniha BOZP
S 10
130
HOSPODAŘENÍ S MAJETKEM
130/1
Smlouvy delimitační
V5
130/2
Smlouvy darovací
V5
130/30
Smlouvy kupní – movitosti
S5
130/31
Smlouvy nájemní
S5
130/32
Smlouvy zajištění služeb
S5
130/33
Smlouvy pojistné
S5
130/34
Smlouvy leasingové
S5
130/4
Evidence dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku
130/41
Zařazovací protokoly
S5
130/42
Vyřazovací protokoly
S5
130/43
Předávací protokoly
S5
130/50
Inventura
130/51
Inventura běžná
S5
130/52
Inventura mimořádná
A5
130/53
Škodní protokoly (zápisy škodní komise)
S 10
130/60
Budovy
130/61
Dokumenty související se získáním nemovitosti do vlastnictví (kupní smlouva, výpis z katastru, posudek atd.)
6
A5
Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
130/62
Dokumenty související s výstavbou budovy, rekonstrukcí nebo modernizací budovy, projektová dokumentace, investiční záměry, výběrová řízení atd.
V5
130/63
Technická dokumentace zařízení
S5
130/64
Kontroly a revize budov a zařízení (revizní zprávy, audity atd.)
S5
130/65
Evidence klíčů a záznamy o výdeji
S5
130/70
Telefonní provoz
S5
130/75
Provoz internetu
S5
130/80
Rozdělení šaten
S1
130/90
Přehled spotřeby energií, energetický management
S5
130/91
Kontrola spotřeby vody
S5
130/92
Kontrola spotřeby tepla
S5
130/93
Kontrola spotřeby plynu
S5
130/94
Kontrola spotřeby elektrické energie
S5
140
AUTODOPRAVA
140/1
TP, povinné ručení, kopie havarijního pojištění
S5
140/2
Školení o řízení referenčních vozidel
S5
140/3
Dohody o řízení referenčních vozidel
S5
140/4
Přehled o spotřebě PHM
S5
140/5
Kniha jízd, schvalování používání vozidla
S5
150
STRAVOVÁNÍ
150/1
Přihlášky strávníků
S1
150/11
Záznam stravovaných osob a poplatků
S5
150/12
Objednávky jídla
S1
150/13
Objednávky potravin
S1
150/14
Kniha faktur
S5
150/15
Faktury přijaté
S5
150/16
Faktury vydané
S5
7
Spisový a skartační řád Vnitřní předpis č. 15/2013 Příloha 2 Spisový a skartační plán
150/17
Evidence závazků vůči dodavateli
S5
150/2
Uzávěrka stravování
S5
150/3
Inventurní soupis
S5
150/4
Vyhodnocení mank, přehled inventurních rozdílů
S 10
150/5
Skladové karty zásob
S5
150/6
Protokol o poškození, zničení a ztrátě zásob
S5
150/7
Kniha zbytků
S5
150/8
Jídelní lístky
S1
150/9
Evidence stravovacích čipů
S1
150/10
Systém kritických bodů (HACCP)
150/11
Zavedení systému kritických bodů, dokumentace systému
S5
150/12
Sledování kritických bodů
S3
150/13
Evidence údržby jednotlivých přístrojů
S3
150/4
Proškolení a seznámení zaměstnanců s obsluhou přístrojů
S3
8
