Obecní úřad Kostice
SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Obecního úřadu v Kosticích, vydaný dne 25.9.2006, v souladu se zákonem 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a změně některých předpisů a vyhláškou č. 646/2004 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby.
Úvodní ustanovení Tento řád se vztahuje na písemnou agendu obecního úřadu v Kosticích. Spisovou službou se rozumí zajišťování úkonů spojených s příjmem, oběhem, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů.
Spisový řád 1. Příjem dokumentů 1/ Dokumenty přijímá pověřený pracovník. V den přijetí se dokument označí otiskem podacího razítka. 2/ Podací razítko obsahuje název obecního úřadu, datum doručení, číslo jednací, počet listů a počet listů příloh dokumentu. 3/ Číslo jednací tvoří pořadové číslo dokumentu podle podacího deníku v běžném roce, lomené posledním dvojčíslím letopočtu běžného roku a rozlišovací zkratka vyřizovatele dokumentu. Vlastní dokumenty jsou rovněž označovány číslem jednacím a manipuluje se s nimi jako s ostatními dokumenty. Petice a stížnosti podléhají samostatné evidenci. 4/ Obálka se ponechává jako součást dokumentu jen tehdy, není-li na samotném dokumentu uvedeno datum nebo rozchází-li se datum dokumentu s datem na obálce, není-li dokument podepsán, má-li datum podání na poště právní význam, je-li na obálce otištěno podací razítko, u doporučených zásilek a zásilek zasílaných na doručenku.
2. Evidence dokumentů 1/ Základními evidenční pomůckou spisové služby je podací deník. Podací deník je v záhlaví označen názvem Obecní úřad Kostice a rokem v němž je užíván. 2/ Zápisy v podacím deníku musí být prováděny trvale a čitelně. Chybné zápisy se škrtají tak, aby zůstaly čitelné, oprava se opatří datem a podpisem toho, kdo opravu provedl. Číselná řada v podacím deníku začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31.prosince. Prázdné kolonky na stránce pod posledním zápisem se proškrtnou a ukončí: „Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím…“ a jméno a podpis zaměstnance, který podací deník vede. 3/ Do podacího deníku se zapisují dokumenty přijaté i dokumenty vzniklé z vlastní činnosti. Zápis obsahuje datum přijetí dokumentu, od koho dokument došel (příp. že se jedná o vlastní dokument), obsah dokumentu, počet stran a příloh, kdo dokument vyřizuje, kdy byl dokument vyřízen, komu bylo vyřízení odesláno a pod jakým spisovým znakem je dokument uložen. 4/ Do podacího deníku se nezapisují některé bezvýznamné dokumenty, jako pozvánky, oznámení, reklamní nabídky apod. 5/ Podací deník může být veden i v digitální podobě, s možností tisku pro archivaci. 3. Vyřizování dokumentů 1/ Není-li obecní úřad příslušný k vyřízení přijatého dokumentu, postoupí dokument bezodkladně příslušnému místu a odesílatele o tom vyrozumí. 2/ Přijatý dokument je předán k vyřízení příslušnému vyřizovateli. Jméno vyřizovatele se uvede na otisku podacího razítka i do zápisu v podacím deníku. 3/ Veškeré dokumenty, týkající se téže věci, tvoří spis. Spis musí obsahovat soupis čísel jednacích dokumentů,
které jsou jeho součástí. 4/ Odpověď na došlý dokument se eviduje, vyřizuje a odesílá pod tímtéž číslem jednacím pod kterým byl dokument evidován při přijetí. Zpracovatel označí dokument ukládacím znakem a skartačním znakem a lhůtou. Je-li dokument vyřízen jiným způsobem než písemně (telefonicky, faxem, e-mailem, osobně, učiní se o tom záznam na dokument i do podacího deníku. 4. Úprava, podepisování dokumentů a užívání razítek 1/ Obecní úřad používá dopisních papírů a obálek se záhlavím. Podepisování dokumentů se řídí organizačním řádem. Na dokumentu musí vždy být uvedeno jméno, příjmení a funkce podpisujícího. Dalšími náležitostmi dokumentu jsou: číslo jednací, datum, počet listů, počet příloh, přip. jméno vyřizovatele. K dokumentu v digitální podobě připojuje pověřený zaměstnanec zaručený elektronický podpis. 2/ Pokud tak stanoví zvláštní právní předpis, opatří se dokument otiskem úředního razítka. 3/ Při užívání razítek se státním znakem se řídí obecní úřad zvláštními předpisy. 4/ Obecní úřad vede evidenci razítek s uvedením jména a podpisu zaměstnance, který razítko převzal a užívá s datem převzetí (příp. vrácení) razítka. Ztrátu razítka je nutné hlásit na MV ČR – odbor dozoru a kontroly veřejné správy. 5. Odesílání dokumentů 1/ Dokumenty jsou odesílány obyčejnou nebo elektronickou poštou, podle závažnosti doporučeně, nebo do vlastních rukou. Dokumenty, u nichž je nutno ověřovat doručení, jsou zaslány na dodejku, která se po vrácení připojí ke spisu. 6. Ukládání dokumentů do spisovny 1/ Vyřízené dokumenty z uplynulého běžného roku jsou ukládány do spisovny. Před uložením do spisovny musí být dokumenty úplné, přehledně uspořádané a řádně označené (spisový znak, obsah, časový rozsah, skartační znak a lhůta). 2/ Dokumenty se ukládají podle věcných hledisek, uvedených ve spisovém a skartačním plánu, který tvoří přílohu č. 1 tohoto spisového a skartačního řádu. Dokumenty uložené ve spisovně se evidují v archivní knize. 3/ Jedná-li se o uložení dokumentu v digitální podobě dokument skartačního znaku A a V musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud nebude možné tuto podmínku zabezpečit, převede se dokument do analogové formy a opatří se náležitostmi originálu. Zapůjčování dokumentů se zaznamenává do samostatného záznamu – v zápůjční knize.
Skartační řád 1/ Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost úřadu. Provádí se v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartačních lhůt těchto dokumentů. Po dohodě se Státním okresním archivem Břeclav se sídlem v Mikulově může být skartační řízení prováděno i za delší období, minimálně však jednou za 5 let. Vždy musí být provedeno při sloučení nebo rozdělení obcí nebo při jiné správní změně. K provedení skartačního řízení sestaví obecní úřad tříčlennou skartační komisi. 2/ Jak bude s dokumenty naloženo vyjadřují skartační znaky (A, V, S): Skartační znak A - dokumenty navržené za archiválie. Skartační znak S - dokumenty bezvýznamné. Skartační znak V - při přípravě skartačního návrhu skartační komise dokumenty posoudí a dle jejich významu zařadí do kategorie S, popř. A. Skartační lhůta stanovuje dobu, po kterou zůstává dokument po vyřízení uložen ve spisovně. Počíná běžet dnem 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu. Skartační znaky a skartační lhůty jsou uvedeny ve skartačním plánu (příloha č. 1). 3/ Skartační řízení se provádí na základě skartačního návrhu, který obecní úřad zašle archivu. Přílohu skartačního návrhu tvoří seznamy dokumentů kategorie A a S. Skartačním návrhem žádá obecní úřad archiv o
odborné posouzení dokumentů. (vzor viz příloha č. 2). 4/ Archivář při odborné archivní prohlídce posoudí, zda dokumenty se skartačním znakem A odpovídají kritériím stanoveným zákonem k prohlášení za archiválie a zda dokumenty se skartačním znakem S nemají trvalou dokumentární hodnotu. Uloží skartační komisi sepsat seznam dokumentů určených k uložení v archivu a seznam dokumentů určených ke zničení. O výsledku skartačního řízení sepíše archivář protokol, jehož stejnopis obdrží obecní úřad. Dokumenty posouzené jako archiválie budou archivu protokolárně předány v dohodnuté lhůtě. 5/ Předání i zničení bezvýznamných dokumentů se provádí na náklady obecního úřadu. Zničením dokumentu se rozumí jeho znehodnocení tak, aby byla znemožněna jeho rekonstrukce a identifikace obsahu.
Závěrečná ustanovení Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti dnem. 1.11. 2006. Současně se ruší platnost spisového a skartačního řádu vydaného dne 24.11.2003.
JUDr.
Anna
Bradávková
starostka
Příloha č. 1
Spisový a skartační plán spisový znak
heslo
skartační znak/lhůta
ZNAKY VŠEOBECNÉ 01 Dokumenty starosty
V/10
01.1 Dokumenty zástupce starosty (tajemníka)
V/10
01.2 Zahraniční cesty, družební styky
V/5
02 Organizace státních orgánů 02.1 Korespondence s ústředními správními úřady
V5
02.2 Členství ve Svazu měst a obcí ČR
V5
03 Organizace a působnost obecního úřadu 03.1 Organizační řád a další interní předpisy
A/5
03.2 Porady,
V/5
04 Řízení, kontrola a metodická činnost 04.1 U obecního úřadu
A/5
04.2 U řízených a spravovaných organizací a zařízení
A/5
04.3 Metodické materiály
S/5
05 Smlouvy (nejsou-li nedílnou součástí příslušných dokumentů) 05.1 hospodářské, nájemní, majetkoprávní
A/101)
05.2 kolektivní
A/5
05.3 ostatní
V/51)
06 Statistika, výkaznictví
v.r.
06.1 Roční výkazy
A/5
06.2 Výkazy s kratší než roční periodicitou
S/5
06.3 Jednorázové soupisy, podkladový materiál k výkazům
S/5
07 Stížnosti, podněty a oznámení občanů 07.1 Všeobecné dokumenty
V/5
07.2 Hodnocení, evidence
A/5
07.3 Konkrétní případy
V/5
07.4 Petiční právo
V/5
08 Civilní obrana
V/5
09 Referendum
V/5
10 Živelní pohromy a mimořádné události
V/5
11 Přestupky – všeobecně
S/5
11.1 Rozbory, hodnocení
A/5
11.2 Evidence přestupků
A/5
11.3 Konkrétní případy
V/5
12 Spisová služba – všeobecně
V/10
12.1 Skartační řízení
A/5
12.2 Podací deník
A/52)
12.3 Doručovací knížka
S/52)
12.4 Jiná pomocná evidence
S/52)
13 Hospodaření a správa majetku – všeobecně
V/5
13.1 Evidence majetku
A/5
13.2 Inventarizace a vyřazování majetku
V/5
13.3 Hospodaření s majetkem
A/10
13.4 Rekonstrukce, opravy, údržba
V/5
13.5 Majetkové restituce
A/10
14 Privatizace
A/10
15 Vyznamenání, čestné občanství
A/5
16 Propagační činnost – všeobecně
V/5
16.1 Obecní zpravodaj, jiné tiskoviny vydávané obcí
A/5
17 Volby do zastupitelských sborů – všeobecně
V/5
17.1 Zápisy o hlasování, výsledky voleb
A/5
17.2 Organizačně technické zabezpečení
S/5
17.3 Seznamy voličů, ostatní volební materiály
S/5
17.4 Hlasovací lístky
S/5
18 Volby soudců přísedících
A/5
ORGANIZACE ČINNOSTI 19 Plány zasedání zastupitelstva, rady a komisí - všeobecně
V/5
19.1 Podkladové materiály
V/5
19.2 Zápisy z jednánízastupitelstva, rady, komisí(včetně příloh)
A/10
19.3 Interpelace členů zastupitelstva
V/5
19.4 Kontrola plnění usnesení
A/5
20 Obecně závazné vyhlášky obce
A/5
AGENDA KONTROLY 21 Kontroly – všeobecně
V/5
21.1 Zápisy z kontrol
A/5
21.2 Rozbory a vyhodnocení
V/5
PERSONÁLNÍ A MZDOVÉ ZÁLEŽITOSTI 22 Záležitosti pracovně právní - všeobecně
S/5
22.1 Kvalifikace a vzdělávání pracovníků
V/10
23 Pracovní poměr – všeobecně
V/5
23.1 Osobní spisy (včetně příloh)
V/50
23.2 Ostatní dokumenty týkající se pracovního poměru (pokud nejsou součástí osobního spisu)
S5
23.3 Pracovní doba, pracovní úvazky, vedlejší pracovní činnost
S/5
23.4 Různé náhrady
S/5
23.5 Nemocenské a sociální zabezpečení pracovníků
S/10
23.6 Odměny z prostředků obce
S/5
23 Záležitosti členů obecního zastupitelstva a členů komisí
S/5
23.1 Pracovně právní vztahy a odměňování
S/5
23.2 Záležitosti důchodového zabezpečení
S/5
23.3 Odměny z prostředků obce
S/5
23.4 Různé náhrady
S/5
24 Příjmy z pracovního poměru - všeobecně
S/5
24.1 Platový řád, katalog funkcí a mzdovýchg tarifů
S/51)
24.2 Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti
S/10
24.3 Mzdové listy
S/50
24.4 Daň z příjmu
S/10
25 Péče o pracovníky - všeobecně
V/5
25.1 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, pracovní úrazy, odškodňování pracovních úrazů
V/5
FINANCE 26 Rozpočty - všeobecné údaje a dílčí podklady
V/5
26.1 Roční rozpočty, tabulková a textová část
A/10
26.2 Rozbory o plnění rozpočtů a finančního hospodaření
A/10
26.3 Ostatní dokumenty finančního hospodaření
S/5
27 Finanční plány řízených organizací a rozpočty rozpočtových organizací - všeobecně 27.1 Roční finanční plány a rozpočty organizací
V/5 A/5
27.2 Rozbory hospodaření organizací
A/5
27.3 Ostatní dokumenty o finančním hospodaření řízených organizací
S/5
28 Daně, dávky, poplatky - všeobecně
V/5
28.1 Místní daně a poplatky
S/5
28.2 Katastr domovní daně
S/10
28.3 Daň z přidané hodnoty
S/10
29 Právní zastupování obce ve finančních záležitostech
V/5
30 Konfiskační záležitosti
A/5
31 Účetnictví - všeobecně
S/5
31.1 Roční účetní výkazy, roční uzávěrky a výroční správy
A/10
31.2 Ostatní účetní dokumenty (sestavy, krátkodobé účetní výkazy, výplatní listiny, účetní doklady apod.)
S/5
ŽIVOTNÍ PROSTŘEDÍ 32 Půdní fond – všeobecně
V/5
32.1 Vynětí ze zemědělského půdního fondu a rekultivace
A/15
32.2 Změny kultur, ochrana a využití půdního fondu
V/5
32.3 Převod a nájmy zemědělských a lesnických pozemků
V/5
33 Zemědělská výroba – všeobecně
V/5
33.1 Užívání půdy a jiného zemědělského majetku
V/5
33.1.1 Evidence soukromě hospodařících rolníků
A/5
33.2 Ochrana proti škůdcům, plevelům, veterinární opatření 34 Zemědělské organizace a podniky - všeobecně
S/5 V/5
34.1 Souhlas obecního úřadu k soukromé zemědělské činnosti
V/5
35 Honební společenstva, myslivost
V/5
36 Rybářství – všeobecně
V/5
36.1 Rybářské revíry
A/5
36.2 Rybníky rybníkářsky neobhospodařované
A/5
37 Lesní hospodářství – všeobecně
V/5
37.1 Lesní půdní fond
A/20
37.2 Lesy v majetku obce 37.3 Právo užívání lesních pozemků
V/20 A/20
37.4 Lesní hospodářské plány
A/20
38 Vodní hospodářství - všeobecně
V/5
38.1 Vodoprávní povolení, souhlasy a vyjádření
A/5
38.2 Vodní toky, čistota toků a odpadních vod
V/20
38.3 Pokuty, opravné prostředky proti rozhodnutí
S/5
38.4 Rybníky, nádrže, vodní rekreace (vyjádření, rozhodnutí o povolení kolaudace, revize)
V/20
38.5 Protipovodňová ochrana
V/5
39 Voda - všeobecně
V/5
39.1 Potřeba, odběr a odpadní vody, vodní zdroje, hospodaření s vodami A/20
39.2 Zásobování vodou (povolení, revize)
S/5
39.3 Čistírny odpadních vod a kanalizace
V/20
40 Ochrana ovzduší – všeobecně
V/5
40.1 Rozhodnutí podle právních předpisů na ochranu ovzduší
V/5
40.2 Pokuty za znečištěné ovzduší
V/5
41 Ochrana přírody – všeobecně
V/5
41.1 Realizace vyhlášky o chráněných částech území
A/5
41.2 Rozhodnutí o výjimkách z chráněných částí přírody
A/5
41.3 Stanovisko k chráněným částem přírody
V/5
41.4 Kácení dřevin rostoucích mimo les
S/5
42 Odpadové hospodářství - všeobecně
V/5
42.1 Rozhodnutí podle právních předpisů upravujících odpadové hospodářství
A/51)
42.2 Evidence skládek odpadu
V/54)
42.3 Nepovolené skládky, ukládání pokut
S/5
MÍSTNÍ HOSPODÁŘSTVÍ, ŽIVNOSTI 43 Organizace a zařízení – všeobecně
V/10
43.1 Zřizování, rušení a změny organizací a zařízení
A/10
44 Soukromé podnikání – všeobecně
V/10
44.1 Registrace a evidence živností fyzických a právnických osob A/1011) 44.2 Síť podniků, prodejen, provozoven, skladů a trhů
V/5
44.3 Výherní hrací přístroje
S/5
45 Cestovní ruch
V/5
46 Bytový majetek obce – všeobecně
V/10
46.1 Hospodaření s byty (přidělování, směna bytů)
S/10
46.2 Modernizace a adaptace bytů
S/5
46.3 Nájemné
S/5
47 Nebytové prostory – všeobecně
S/10
47.1 Využívání, nájemné
S/5
DOPRAVA A SILNIČNÍ HOSPODÁŘSTVÍ 48 Doprava – všeobecně
S/5
48.1 Jízdní řády
S/5
48.2 Provozní objekty, nádraží, čekárny, zastávky
V/5
48.3 Bezpečnost silničního provozu
S/5
48.4 Železniční doprava
S/5
49 Silniční hospodářství – všeobecně
S/5
49.1 Investiční stavby
A/10
49.2 Údržba silnic a mostů
S/5
49.3 Uzavírky silnic a jiná rozhodnutí
S/5
49.4 Místní komunikace
S/5
ÚZEMNÍ PLÁNOVÁNÍ A STAVEBNÍ ŘÁD 50 Územně plánovací dokumentace
V/201)
50.1 Územní prognózy, plány a projekty 50.2 Územní rozhodnutí 50.3 Odvolání proti územnímu rozhodnutí 51 Výstavba (stavební povolení, kolaudace, změny v užívání
A/201) A/5 A/5
a další spisy včetně dokumentace týkající se stavby) 51.1 Stavby dopravní, energetické, telekomunikační, speciální 51.2 Povolení terénních úprav, některých prací a zařízení 51.3 Sankce podle stavebního zákona 52 Stavební dohled 53 Vyvlastnění
V/55) A/55) V/5 S/5 V/5 A/20
54 Evidence nemovitostí
A/201)
KULTURA 55 Záležitosti kultury – všeobecně
V/5
55.1 Péče o občanské záležitosti
S/5
55.2 Slavnosti, kulturně výchovné akce, vzdělávací kurzy
S/5
55.3 Organizační a hospodářské záležitosti kulturních zařízení
V/5
55.4 Kulturní fond, fond mládeže a tělovýchovy
S/5
56 Veřejné produkce (registrace, povolení, kontroly, správní řízení)
V/5
57 Zájmová umělecká činnost
V/5
58 Kroniky 59 Péče o kulturní památky, včetně evidence
A/106) A/10
ZÁLEŽITOSTI CÍRKVÍ A NÁBOŽENSKÝCH SPOLEČNOSTÍ 60 Věci církví a náboženských společností – všeobecně
V/10
60.1 Církevní majetek, finanční a hospodářské záležitosti
V/5
60.2 Stavby a opravy církevních budov
A/205)
ŠKOLSTVÍ 61 Školy a školská zařízení - všeobecně
V/5
61.1 Správa mateřských škol
V/5
61.2 Správa základních škol
V/5
61.3 Žáci – všeobecně
V/5
61.4 Školní jídelny
S/5
ZDRAVOTNICTVÍ 62 Zdravotní péče – všeobecně
V/5
62.1 Zdravotnická zařízení
V/5
62.2 Léčebné ústavy
V/5
62.3 Alkoholismus a jiné toxikomanie
V/10
62.4 Přírodní léčebné lázně a přírodní léčebné zdroje pro zdraví
A/5
62.5 Hygienická služba
V/5
SOCIÁLNÍ PÉČE 63 Sledování sociálních poměrů, evidence sociálně potřebných občanů
V/5
63.1 Mimoústavní sociální péče
S/5
63.2 Pečovatelská služba, kluby důchodců
S/10
63.3 Ústavní sociální péče
V/10
64 Péče o rodinu – všeobecně
V/5 V/51)
64.1 Sociálně právní ochrana dětí a mládeže 64.2 Pěstounská péče
S/51)
64.3 Domovy pro matky s dětmi
V/5
65 Státní sociální podpora – všeobecně
V/5
65.1 Dávky státní sociální podpory, příspěvky
S/5
65.2 Pokuty na úseku státní sociální podpory, vymáhání pohledávek
S/5
66 Péče o společensky nepřizpůsobivé občany
V/5
67 Záležitosti národnostních menšin
V/5
POŽÁRNÍ OCHRANA 68 Organizace požární ochrany – všeobecně
V/5
68.1 Organizace požární ochrany a požárních jednotek
A/5
68.2 Spolupráce s ostatními orgány a organizacemi (Hasičský záchranný sbor, sbory dobrovolných hasičů aj.)
S/5
68.3 Školení a odborná příprava pracovníků o požární ochraně
S/5
68.4 Prevence požární ochrany
S/5
VŠEOBECNÁ VNITŘNÍ SPRÁVA, OCHRANA VEŘEJNÉHO POŘÁDKU 69 Sčítání lidu, domů a bytů
A/10
69.1 Pomocný materiál ze sčítání lidu, domů a bytů 70 Shromažďování
V/5 V/5
71 Záležitosti vojenskosprávní
S/5
72 Územní členění obce – všeobecně
V/10
72.1 Konkrétní územní změny
A/10
72.2 Názvy obcí, ulic a veřejných prostranství
A/5
72.3 Systém číslování domů
A/5
73. Evidence obyvatelstva – všeobecně
V/5
73.1 Hlášení evidence obyvatelstva
V/53)
73.2 Národnostní menšiny, cizinci, uprchlíci
V/5
73.3 Rozhodování o zrušení trvalého pobytu
V/5
73.4 Přihlašovací lístek k trvalému pobytu
S/501)
74 Státní občanství – všeobecně
V/50
74.1 Udělení, nabytí a pozbytí státního občanství
A/50
74.2 Osvědčování
S/50
74.3 Ostatní dokumenty
V/5
75 Matriční záležitosti – všeobecně
V/5
75.1 Užívání a změna jména a příjmení
A/50
76 Hospodářsko-finanční záležitosti – všeobecně
S/5
76.1 Poplatky, pohledávky, poštovné, objednávky
S/5
76.2 Telefonní stanice, rozhlas, televize a jiné věci spojů
S/5
76.3 Kancelářské zařízení, služební vozidlo
S/5
77 Ochrana veřejného pořádku – všeobecně
V/5
77.1 Obecní policie
V/5
77.2 Úřední záznamy o výkonu obecní policie
A/10
77.3 Součinnost s jinými orgány a organizacemi
S/5
77.4 Zprávy a informace o občanech
S/5
77.5 Ztráty a nálezy
S/5
78 Státní, místní znaky a symboly
V/5
78.1 Používání státních znaků a symbolů
V/5
78.2 Znaky, barvy a prapory obcí
A/5
78.3 Razítka
V/51)
79 Sbírky – všeobecně
V/5
79.1 Veřejné sbírky
V/5
79.2 Sbírky pořádané obcí
V/5
80 Evidence válečných hrobů
A/53)
Poznámky: 1) Po ztrátě nebo ukončení platnosti. 2) Po dopsání knihy nebo uzavření evidence. 3) Po zřízení nové evidence. 4) Po zrušení nebo ukončení činnosti. 5) Po zániku objektu. 6) Po uzavření svazku.
Příloha č. 2 Skartační návrh Hlavičkový papír obecního úřadu Státní okresní archiv Přerov Sokolů 1 750 02 Přerov VIII - Henčlov Váš dopis/Ze dne Věc:
Naše č.j.
Vyřizuje
Dne
Skartační návrh
Na základě zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a na základě spisového a skartačního řádu obecního úřadu v …………. navrhujeme do skartačního řízení dokumenty uvedené v příloze. Jedná se o dokumenty povahy „A“ („S“) ……………………….. z let ………… s prošlými skartačními lhůtami , které pro činnost úřadu nejsou nadále správně či provozně potřebné. Dokumenty jsou uloženy ve spisovně úřadu Žádáme o výběr archiválií ve skartačním řízení a o udělení souhlasu se zničením dokumentů povahy „S“. Předkládaný skartační návrh projednala skartační komise ve složení: 1. jméno příjmení 2. jméno příjmení 3. jméno příjmení
……………………… /podpis/ ………………………/podpis/ ………………………/podpis/
Razítko
podpis --------------------------------------jméno a příjmení statutárního zástupce
Přílohy: skartační seznamy dokumentů kategorie A a S Dokumenty skupiny A pořad. č. spis.znak
obsah
ročník
skart. zn./lhůta
množství
Dokumenty skupiny S pořad. č. spis.znak
obsah
ročník
skart. zn./lhůta
množství
Příloha č. 3 ZÁZNAM o předání archiválií k trvalému uložení v archivu Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu je dokladem o fyzickém předání archiválií podle § 15 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, mezi ……………………………………………………………………………………………...…… (název, označení a sídlo původce – vlastníka), jako původcem (vlastníkem) archiválií, (dále jen předávající), a Státním okresním archivem Přerov (dále jen archiv). Archiválie byly předány k trvalému uložení v archivu na základě protokolu o skartačním řízení /varianta: … o výběru archiválií mimo skartační řízení/ ze dne …….… , č. j.: …………., a to v plném rozsahu podle jejich soupisu, který tvoří Přílohu č. 1 protokolu o skartačním řízení. /varianta: …v části …. - specifikovat podle příl. protokolu, s podpisem stran v její kopii a s případným uvedením termínu předání zbývající či další části). Archiválie byly předány bez zjevného poškození (v odpovídajícím fyzickém stavu – částečně či značně poškozené v rozsahu … a ... - specifikovat). Předávající a archiv vzájemně potvrzují, že předání archiválií bylo provedeno řádně a bez závad /varianta: s výhradou závady …, problémů v oblasti předání … / a v souladu příslušnými ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb. Předávající a archiv neuplatňují k předání archiválií nebo k obsahu předmětného záznamu žádné výhrady. /varianta: případně konkrétně uvést jaké, např. i k neodpovídající formě předání – volně, převázané … /, ani s nimi nespojují žádné požadavky či pohledávky (případně jaké). Dnem předání archiválií byla přenesena odpovědnost za ochranu a péči o předmětné archiválie na archiv. Předání archiválií předávajícím a jejich převzetí archivem se uskutečnilo v dohodnutém termínu dne …………… v …………………………. (místo skutečného předání – sídlo archivu, sídlo předávajícího či jeho pobočky aj.). Záznam o předání archiválií k trvalému uložení v archivu je vyhotoven ve dvou výtiscích. Předávající obdrží jeden výtisk a archiv dva výtisky. V ………… dne ……………… Předávající: podpis …………………………………………… jméno a příjmení, funkce razítko
Přejímající: podpis ………………………………………… jméno a příjmení razítko
