Spisová služba a DMS v resortu ČÚZK

Spisová služba a DMS v resortu ČÚZK

Ing. Adéla Kratochvílová, ČÚZK Ing. Vít Suchánek, ČÚZK Konference e-government 20:10 Mikulov, 3. září 2013

Projekt DMS ČÚZK v návaznosti na zavedení elektronické konverze dokumentu a datové schránky je spolufinancován z prostředků Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj. Registrační číslo projektu: CZ. 1.06/1.100/07.06381

Projekt Komplexní elektronická spisová služba ČÚZK v návaznosti na systém datových schránek je spolufinancován z prostředků Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj. Registrační číslo projektu:CZ. 1.06/1.1.00/03.05956

Hlavní cíle projektu DMS ČÚZK • Definovány v roce 2011: Sjednocení evidence a uložení všech digitálních dokumentů, jednotné řízení skartace a zajištění bezpečnosti a dlouhodobé archivace. Zrychlení a zjednodušení přístupu k dokumentům z jakéhokoli pracoviště - snadné sdílení dokumentů, včetně z napojených IS, např. ISKN. • Projekt logicky předvídal návaznost na Komplexní elektronickou spisovou službu ČÚZK („KESSL“), ale do průběhu projektu výrazně zasáhla prodlení ve veřejných zakázkách projektu, přičemž lhůty projektů IOP jsou omezené a snaha udržet projekty nutně vede k vynuceným změnám.

3.9.2013

SPISOVÁ SLUŽBA A DMS V RESORTU ČÚZK

4

VZ „Pořízení skenovacích pracovišť“ • Otevírání obálek 4.1.2012, řízení u ÚOHS skoro 7 měsíců, vyloučený uchazeč vrácen do výběrového řízení, smlouva s vítězným uzavřena 22.8.2013 • Nejdéle do konce roku 2013 budou dodány: – Dokumentové skenery A4 (167) a A3 (129), též s plochými loži pro ČÚZK, ZÚ, ZKI a KÚ a všechna KP – Skenery A0 (15) pro KÚ a ZÚ, pro tento též velkoformátový skener pro skenování archiválií – Akcelerátory síťového provozu pro centrum a KÚ. 3.9.2013


5

VZ na implementátora DMS • Poptáván robustní DMS v geoclusteru, včetně bezpečného dlouhodobého úložiště • Otevírání obálek 6.12.2011, posouzení od 7.12.2011, není dosud dokončeno! • 1. vlna řízení u ÚOHS na podnět dvou vyloučených uchazečů, z nichž jeden nesložil kauci – 5 měsíců, druhý byl ÚOHS vrácen do výběrového řízení • 2. vlna řízení u ÚOHS na podnět dvou uchazečů, vyloučených pro mimořádně nízké nabídkové ceny za část řešení, z nichž jeden vzal později návrh zpět od 1.3.2013 dosud, tedy zatím 6 měsíců

3.9.2013


6

Projekt Komplexní elektronická spisová služba ČÚZK v návaznosti na systém datových schránek je spolufinancován z prostředků Evropské unie, Evropského fondu pro regionální rozvoj. Registrační číslo projektu:CZ. 1.06/1.1.00/03.05956

Projektová žádost • Datum zahájení realizace projektu – 1.7. 2009 • Datum předpokládaného ukončení projektu – 30.6.2010 • Dle aktuální schválené projektové dokumentace je plán ukončení projektu termínován do konce roku 2013 • V průběhu realizace došlo k několika zásadním změnám oproti původnímu plánu vzhledem k projektu DMS 3.9.2013


Hlavní cíle projektu • Systémově a technicky zabezpečit komunikaci s datovými schránkami, vyřešit evidenci, zpracování a uchovávání dokumentů přijatých a odesílaných tímto systémem. Dále pak sjednotit práci s dokumenty přicházejícími do ČÚZK různými komunikačními kanály (datové schránky, eMaily, listinná podání); • zefektivnění vnitřních procesů zpracování a oběhu dokumentů v rámci ČÚZK, snížení pracnosti a chybovosti; • vytvořit jednotný auditní systém pro procesy prováděnými nad elektronickými dokumenty.

3.9.2013


Nastavení pro resort ČÚZK Český úřad zeměměřický a katastrální (ČÚZK) o 14 Katastrálních úřadů (KÚ) o 99 Katastrálních pracovišť (KP)

o 7 Zeměměřických a katastrálních inspektorátů (ZKI) o Zeměměřický úřad (ZÚ)

Požadováno centralizované řešení SW/HW pro celkem 23 aplikačních instancí – až 3000 aktivních uživatelů. 3.9.2013


Původní etapy projektu Komplexní elektronická služba • 1. etapa - Elektronické podatelny a výpravny resortu ČÚZK a zajištění návaznosti na informační systém datových schránek (EPVDS) • 2. etapa - Komplexní elektronická spisová služba ČÚZK • 3. etapa - Pořízení HW na elektronickou spisovou službu ČÚZK • 4. etapa - Bezpečné úložiště dat v elektronické spisové službě ČÚZK • 5. etapa - Integrace do prostředí resortu ČÚZK

3.9.2013


Změny vzhledem k plánované realizaci projektu DMS - 2011 • 4. etapa - Bezpečné úložiště dat v elektronické spisové službě ČÚZK – ZRUŠENA; • 5. etapa - Integrace do prostředí resortu ČÚZK – zaměření na DMS a jiné agendové systémy ČÚZK; • DMS mělo představovat robustnější systém s vlastním HW – větší kapacita disků, širší možnost zajištění HW vybavení (skenovací pracoviště); • termíny ukončení projektu byly posouvány v návaznosti na posun termínů realizace projektu DMS.

3.9.2013


Návrh řešení pro propojení spisové služby a DMS

Změny vzhledem ke stavu projektu DMS – 2013 •

Projekt byl před poslední fází realizace – Integrace do prostředí ČÚZK, tedy propojení s DMS;

•

docházelo k umělému prodlužování termínů bez možnosti finančního čerpání;

•

dle stávajícího plánu nebylo možné projekt ukončit.

•

V průběhu 2011-2013 došlo k výraznému posunu v oblasti právních předpisů a technických norem vztahujících se k systémům DMS a spisovým službám.

•

Bylo zvoleno samostatné řešení projektu, které bude na DMS primárně nezávislé, ale připravené na možnost propojení v případě úspěšného dokončení výběru implementátora DMS.

3.9.2013


Úpravy projektů IOP • Situace v projektu IOP DMS ČÚZK byla projednávána s OSF MV ČR a je diskutována zúžená varianta, umožňující naplnění cílů a indikátorů projektu – rozhodnutí v závislosti na rozhodnutí ÚOHS bude v září 2013 s možným prodloužením projektu do konce roku 2014 • V projektu IOP KESSL bylo v době, kdy nebyl znám projekt DMS, uvažováno o samostatném bezpečném úložišti • Po schválení DMS bylo změněno na integraci s DMS a DMS mělo zajišťovat bezpečné úložiště i pro KESSL • Zpoždění v DMS a požadavek na dokončení projektu KESSL vedl k návratu k původnímu plánu zajištění bezpečného úložiště pro dokumenty spisové služby KESSL v projektu KESSL 3.9.2013


15

Závěr • Nepředvídatelně dlouhé doby veřejných zakázek způsobují řadu problémů: – Technické, např. původně nabídnuté komponenty již nemusí být vyráběny, nabídnuté řešení již může zastarat, přitom v projektech IOP je striktní požadavek na dodání původně nabídnutého – Projekty nejsou většinou izolované, ale navazující na sebe a vzájemně podmíněné, zpoždění v jednom má za následek řetězovou reakci problémů v dalších projektech – V čase se mění i zákonné předpisy a standardy • Přesto je povinností hledat racionální náhradní řešení, která lze zpravidla nalézt, ale za cenu neúnosně zvýšeného úsilí 3.9.2013


16

Dotazy? [email protected] [email protected] www.cuzk.cz

Spisová služba a DMS v resortu ČÚZK

Recommend Documents