SpiderCargo
Product informatie
Document: Versie:
Product informatie woensdag 8 oktober 2014
SpiderCargo Inhoud 1.
INLEIDING ........................................................................................................................................ 4 1.1
2.
DOELSTELLING VAN HET DOCUMENT .............................................................................................. 4
STAMTABELLEN ............................................................................................................................. 5 2.1 2.2 2.3 2.4
3.
ALGEMENE STAMTABELLEN ........................................................................................................... 5 STAMBESTANDEN VOOR DE INRICHTING VAN DE ORGANISATIE......................................................... 5 FINANCIËLE STAMBESTANDEN ....................................................................................................... 5 STAMBESTANDEN PER DEPOT ....................................................................................................... 5
ORDER AFHANDELING .................................................................................................................. 6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6
4.
HANDMATIGE INVOER ................................................................................................................... 6 VASTE OPDRACHTEN ................................................................................................................... 6 W EB-ORDER ENTRY ..................................................................................................................... 6 INLEZEN ORDERS VANUIT DATACOMMUNICATIE .............................................................................. 6 ORDERS ...................................................................................................................................... 6 PLANDEPOTVERDELING ................................................................................................................ 7
PLANNING ....................................................................................................................................... 7 4.1 4.2
5.
ROUTES ...................................................................................................................................... 7 SAMENSTELLEN VAN RITTEN ......................................................................................................... 8
LOGISTIEKE AFHANDELING (OPDRACHTEN EN RITTEN) ........................................................ 9 5.1 5.2 5.3 5.4
6.
GEREEDMELDEN VAN EEN ZENDING ............................................................................................... 9 GEREEDMELDEN VAN EEN RIT ....................................................................................................... 9 REGISTREREN VAN AFWIJKINGEN .................................................................................................. 9 TRUCKMONITOR PLANNING ........................................................................................................... 9
FACTURATIE ................................................................................................................................. 10 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6
7.
INRICHTING VAN PRIJSAFSPRAKEN............................................................................................... 10 INRICHTING TARIEVEN................................................................................................................. 11 FACTURATIE OP BASIS VAN OPDRACHTEN .................................................................................... 12 FACTURATIE OP BASIS VAN HANDMATIGE FACTUREN..................................................................... 12 AFDRUKKEN FACTUREN / DIGITALE FACTURATIE ........................................................................... 12 CREDITFACTUREN ...................................................................................................................... 12
VERVOERDERSAFREKENING .................................................................................................... 13 7.1 7.2 7.3
8.
INRICHTING VAN PRIJSAFSPRAKEN............................................................................................... 13 INRICHTING TARIEVEN................................................................................................................. 13 AFREKENING VERVOERDER OP BASIS VAN RITTEN ........................................................................ 13
INTERNE VERREKENING (CLEARING HOUSE)......................................................................... 14 8.1 8.2 8.3
9.
INRICHTING VAN TE GEBRUIKEN TARIEVEN ................................................................................... 14 INRICHTING TARIEVEN................................................................................................................. 14 AFREKENING CLEARING HOUSE .................................................................................................. 14
REMBOURSADMINISTRATIE ....................................................................................................... 15 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5
10. 10.1 10.2 10.3
W IJZIGEN VAN REMBOURSBEDRAGEN .......................................................................................... 15 BOEKEN VAN ONTVANGEN VAN BEDRAGEN................................................................................... 15 KASAFSLUITING VAN DE RIT......................................................................................................... 15 DAGAFSLUITING ......................................................................................................................... 15 REMBOURSAFREKENING ............................................................................................................. 15 SPIDERINFO; TRACK & TRACE .............................................................................................. 16 SPIDERINFO ........................................................................................................................... 16 SPIDER TRACK & TRACE ......................................................................................................... 16 SPIDER TRUCKMONITOR......................................................................................................... 16
Product informatie.
Pagina: - 2 -
SpiderCargo 11.
EMBALLAGE MODULE ............................................................................................................. 17
12.
EDI MODULE .............................................................................................................................. 17
12.1 12.2 12.3 12.4
INKOMENDE OPDRACHTEN ...................................................................................................... 17 UITGAANDE STATUSMELDINGEN VAN INGEKOMEN OPDRACHTEN ................................................ 17 UITGAANDE OPDRACHTEN ....................................................................................................... 17 INKOMENDE STATUSMELDINGEN VAN OPDRACHTEN DIE UITBESTEED ZIJN ................................... 17
13.
AUTORISATIE MODULE ........................................................................................................... 17
14.
MANAGEMENT INFORMATIE / KPI .......................................................................................... 18
Product informatie.
Pagina: - 3 -
SpiderCargo 1. Inleiding 1.1 Doelstelling van het document Het beschrijven van de functionaliteiten, zodat inzicht verkregen wordt in de mogelijkheden van het systeem. Het document is niet bedoeld als naslagwerk voor gebruikers.
Product informatie.
Pagina: - 4 -
SpiderCargo 2. Stamtabellen De stamtabellen binnen SpiderCargo zijn onder te verdelen in een aantal groepen: • Algemene Stamtabellen • Stambestanden voor de inrichting van de organisatie • Financiële Stambestanden • Stambestanden per depot
2.1 Algemene stamtabellen Dit zijn de bestanden die voornamelijk eenmalig worden ingericht en op diverse plaatsen binnen het systeem gebruikt zullen worden. Hierbij moet gedacht worden aan bestanden zoals landen, valuta en postcode, maar ook aan variabele eenheden, conversie van eenheden, tijdsvensters, kenmerken, diensten en onregelmatigheidsaanduidingen.
2.2 Stambestanden voor de inrichting van de organisatie Dit zijn de stambestanden waarin de organisatie binnen SpiderCargo wordt gedefinieerd. SpiderCargo ondersteunt een structuur met meerdere vestigingen (depots) die ieder afzonderlijk eigen klanten, vervoerders, opdrachten en planning kunnen hebben. SpiderCargo ondersteunt ook een organisatie waar binnen verschillende productstromen gescheiden naast elkaar kunnen opereren (productie divisies).
2.3 Financiële stambestanden SpiderCargo heeft geen geïntegreerd boekhoudpakket. Interfaces met diverse financiële systemen zijn beschikbaar. Ter ondersteuning van die interfaces kunnen financiële stamgegevens worden ingericht.
2.4 Stambestanden per depot Iedere vestiging heeft vervolgens de mogelijkheid specifieke gegevens in te richten die van belang zijn. Het gaat hierbij onder andere om: • Klanten en hun te berekenen tarieven • Vervoerders en de door hen te berekenen tarieven • Routes
Product informatie.
Pagina: - 5 -
SpiderCargo 3. Order afhandeling SpiderCargo is een zendinggedreven systeem. De opdrachten kunnen op allerlei manieren in het systeem komen. De drie basismogelijkheden zijn: • Handmatige invoer • Web-Order entry door de klant • Datacommunicatie
3.1 Handmatige invoer Het handmatig invoeren van opdrachten zal veelal beperkt zijn tot een minimum. Voor incidentele opdrachten is er de mogelijkheid om deze handmatig in te voeren, waarbij diverse controles meteen worden uitgevoerd. Spider kent verschillende opdrachttypes: • Afhalen en Bezorgen • Bezorgen • Afhalen • Collect & Delivery • Retouropdrachten Aan de hand van het gekozen opdrachttype wordt bepaald welke vervolgacties benodigd zijn binnen de operationele afhandeling.
3.2 Vaste Opdrachten Regelmatig terugkerende opdrachten met min of meer vaste gegevens kunnen eenmalig als vaste opdracht worden ingevoerd en aan de hand van een in te richten frequentie automatisch worden omgezet tot operationele opdrachten. De klant hoeft dan niet deze opdrachten aan te bieden via datacommunicatie.
3.3 Web-Order entry SpiderCargo biedt de mogelijkheid voor een klantportaal SpiderWeb. Via het portaal kunnen klanten hun eigen orders invoeren, labels afdrukken en bevestigen. Nadat de opdrachten door de klant zijn ingevoerd komen deze volledig beschikbaar.
3.4 Inlezen Orders vanuit datacommunicatie SpiderCargo biedt de mogelijkheid om orderbestanden van klanten in te lezen. Het standaardbericht van SpiderCargo is beschikbaar in xml of “platte tekst” formaat. Voor andere berichtendefinities is een mapping nodig, waarvan er al vele gemaakt zijn. Bij het inlezen van de orderbestanden worden er al controles uitgevoerd op juistheid en volledigheid. Foute data in aangeleverde bestanden kan in EDI opdrachten aangepast worden om alsnog verwerkt te kunnen worden. De ingelezen orderbestanden zijn na conversie en verwerking volledig beschikbaar in SpiderCargo.
3.5 Orders Opdrachten die in SpiderCargo zijn aangeboden krijgen op basis van opdrachttype één of meerdere transporten, op basis waarvan de logistieke en/of financiële afhandeling wordt gedaan. Hoe de order het systeem ook ingekomen is, Er is daarin geen onderscheid. Wat is mogelijk om per opdracht vast te leggen: • Adressen met controle op juistheid van postcode/huisnummer • Verschillende variabele eenheden en kenmerken • Vrachtspecificatie (omschrijving van de goederen waaruit de opdracht bestaat) • Collo Identificaties (Barcodes) desgewenst op vrachtspecificatieniveau • Vrije tekst: o Logistieke tekst tbv vrachtdocumenten en instructie chauffeur o Financiële tekst tbv factuurtoelichting • Extra berekeningen (omzet en kosten) • Referenties van derden Product informatie.
Pagina: - 6 -
SpiderCargo 3.6 Plandepotverdeling SpiderCargo ondersteunt een structuur met meerdere depots en meerdere productiestromen. Op basis van de orderinhoud wordt bepaald op welke manier de opdracht binnen het systeem wordt verdeeld over de beschikbare depots en productie divisies. Op basis van inrichting en zonder verdere inspanning van de gebruikers worden de opdrachten verdeeld. Redenen om gebruik te maken van een plandepotverdeling kunnen zijn: • Meerdere vestigingen vanuit waar collectie en distributie plaatsvindt • Meerdere productstromen zoals bijvoorbeeld: o Geconditioneerd transport o Klantspecifiek transport (dedicated transport) o B2C versus B2B o Eén- of tweemans distributie
4. Planning De te plannen opdrachten zijn op basis van de plandepotverdeling toegewezen aan één of meerdere combinaties van depot en productiedivisie. SpiderCargo biedt de planner de mogelijkheid om de planning uit te voeren voor dat deel dat voor hen bestemt is, zonder dat collega’s van andere vestigingen daar last van hebben. Per depot/divisie kan de planner zijn eigen routes inrichten, die gebruikt worden voor het opstellen van een planningsvoorstel. SpiderCargo zorgt ervoor dat op basis van de inrichting van de routes een rit wordt aangemaakt en de daarvoor bestemde zendingen worden ingepland. De planner kan met behulp van het planningsvoorstel aan de slag om verder te optimaliseren. Het heen en weer slepen van zendingen vanuit de ene rit naar de andere is mogelijk, zodat de planner een optimaal resultaat bereikt. Met de geïntegreerde functionaliteit van PTV X-Server kan de planner de rit optimaliseren/doorrekenen qua rijtijden, waarbij rekening gehouden wordt met de opgegeven venstertijden. Buiten de rijtijd wordt ook rekening gehouden met de stoptijd. SpiderCargo biedt mogelijkheden om de stoptijd te bepalen op basis van zending gerelateerde gegevens. De basisstoptijd kan worden uitgebreid op basis van: • Uit te voeren diensten of services o Uit te voeren extra werkzaamheden waardoor een chauffeur langer op een adres aanwezig is, verhogen de stoptijd, zoals bijvoorbeeld: Montage/Installatie Monstername/Controles • Zending grootte op basis van een inrichtbare eenheid. o Hoe groter de zending, hoe langer de laad-/lostijd Interfaces met routeplansystemen zijn binnen SpiderCargo mogelijk. Data kan worden geëxporteerd en geïmporteerd.
4.1 Routes Ieder planner kan routes aanmaken en bepalen welke route geldt voor welke regio. Naast postcode kunnen ook gegevens als samenstelling van een zending (bijvoorbeeld wel of geen pallets) gebruikt worden voor de routebepaling. Aan een route kan een wagen en chauffeur gekoppeld worden, waardoor de nieuw aan te maken rit de juiste gegevens bevat. In plaats van een wagen/chauffeur kan ook een onderaannemer aan wie de opdrachten zullen worden uitbesteed wordt opgenomen in een route.
Product informatie.
Pagina: - 7 -
SpiderCargo 4.2 Samenstellen van Ritten SpiderCargo biedt ook altijd nog de mogelijkheid om handmatig de ritten samen te stellen, in combinatie met PTV X-Server. De planner kan zelf een rit invoeren en daarop de door hem gewenste zendingen slepen. De ritten vanuit het planningsvoorstel kunnen ook in het samenstellen van ritten gebruikt worden.
Product informatie.
Pagina: - 8 -
SpiderCargo 5. Logistieke afhandeling (opdrachten en ritten) Na planning kan de operationele afhandeling worden uitgevoerd. De afhandeling kan handmatig gebeuren, maar kan ook gebeuren via afhandelingen met externe applicaties (apps of boordcomputer) De handelingen die een gebruiker handmatig kan verrichten, kunnen ook gedaan worden vanuit een extern systeem. De acties op een boordcomputer/driver applicatie of het systeem van een externe vervoerder kunnen via een interface worden ingelezen en verwerkt.
5.1 Gereedmelden van een zending Wanneer een zending is afgehaald of geleverd kan dit geregistreerd worden. Handmatig kunnen tijdstip (datum en tijd) van zowel aankomst als vertrek worden geregistreerd en de naam van de ontvanger.
5.2 Gereedmelden van een rit Wanneer een rit is afgehandeld kan dit geregistreerd worden. Alle zendingen die op die rit zijn ingedeeld en nog niet zijn afgehandeld, worden dan ook afgehandeld.
5.3 Registreren van afwijkingen Voor het registreren van de afwijkingen die optreden heeft SpiderCargo een registratie van onregelmatigheden. De registratie bestaat uit een aantal onderdelen die gefaseerd afgehandeld kunnen worden. Deze registratie bestaat uit: • Een onregelmatigheid: Er is een afwijking geconstateerd, bijvoorbeeld: o Niet geladen o Niet Afgehaald o Niet geleverd • Een reden: Waardoor is de afwijking opgetreden, bijvoorbeeld: o Manco o Schade o Niemand aanwezig (Niet thuis) o Geweigerd • De afhandeling: Hoe is de afwijking afgehandeld, bijvoorbeeld: o Nieuw transport (zending gaat opnieuw mee in de planning) o Retour (zending gaat retour mee, adres wordt aangepast naar adres van opdrachtgever en obv plandepotverdeling naar juist depot) o Definitief (de zending “stopt” hier, bijv. manco blijft weg. Nalevering volgt als nieuwe order) o Opgelost zonder verdere benodigde vervolgactie o Afroepbaar (zending gaat mee terug naar het depot in afwachting van de klant die het afroept, bijvoorbeeld bij niet thuis vanwege vakantie) Door de afhandeling van onregelmatigheden kan een order meerdere logistieke transporten hebben, die elk afzonderlijk gepland moeten worden. Zonder aanvullende orderinvoer zijn die gegevens voor de planning meteen beschikbaar.
5.4 Truckmonitor planning Het gedurende de dag inplannen van afhaalopdrachten op basis van actuele positie van de wagen. Wanneer SpiderCargo beschikt over de coördinaten van de wagens, kunnen de wagens met de actuele positie getoond worden op een kaart. Door op een wagen te klikken wordt de rit van de wagen getoond met de actuele status en kan de planner besluiten een afhaalzending hierop in te plannen.
Product informatie.
Pagina: - 9 -
SpiderCargo 6. Facturatie Voor de financiële afhandeling heeft SpiderCargo diverse mogelijkheden. Uiteraard is er de mogelijkheid om facturen te versturen aan de opdrachtgevers. De facturen kunnen zowel digitaal verstuurd worden als afgedrukt worden. Hoe de factuur tot stand komt is afhankelijk van inrichting.
6.1 Inrichting van prijsafspraken Binnen SpiderCargo wordt per klant vastgelegd welke prijsafspraken er zijn. Binnen de prijsafspraak worden de te gebruiken tarieven vastgelegd. Per klant kan worden aangegeven hoe het systeem geautomatiseerd kan bepalen welke prijsafspraak van toepassing is. Op basis van deze inrichting worden de opdrachten gekoppeld aan de juiste afspraken en kan dit bij wijziging worden aangepast, afhankelijk van systeemparameters. Binnen de prijsafspraak wordt ook vastgelegd op welke manier de berekening van de tarieven moet worden toegepast. Er zijn diverse mogelijkheden om de tarieven te berekenen: • Per Zending • Per Stop • Verzameld per: o Datum o Per factuur(Regel)periode • Gemiddelde berekening: o Stop o Zending Bij het vastleggen van de prijsafspraak wordt de berekeningsmethode ingevoerd in combinatie met het te gebruiken tarief voor afhalen en/of bezorgen.
Indien er meerdere berekeningen van toepassing zijn, die aanvullend op het tarief berekend kunnen worden (zoals bijvoorbeeld dieseltoeslag), dan worden er extra berekeningen toegevoegd aan de prijsafspraak, die dan automatisch meegenomen worden in de berekening.
Product informatie.
Pagina: - 10 -
SpiderCargo 6.2 Inrichting tarieven Ten behoeve van de facturatie heeft SpiderCargo een uitgebreide mogelijkheid voor het vastleggen van tarieven. Binnen de structuur van tarieven onderkent SpiderCargo de verschillende mogelijkheden: • Een vast bedrag (niet gebaseerd op enige eenheid) • Een percentage • Tarief op basis van een eenheid (aantal) • Zone tarieven, op basis van landcode en postcode wordt het tarief bepaald dat berekend moet worden. • Tarief op basis van twee eenheden. • Een gecombineerd tarief, waarbij twee tarieven aan elkaar gekoppeld worden en beide gebruikt worden.
Naast de verschillende mogelijkheden zoals hierboven aangegeven, zijn er nog aanvullende functionaliteiten: • Ingangs- en einddatum van tarieven, waardoor zowel oude als nieuwe tarieven gebruikt kunnen worden • Standaardtarieven en klantspecifieke tarieven. Een standaardtarief wordt gebruikt wanneer er voor een klant voor de betreffende periode geen klantspecifiek tarief geldig is. • Automatische tariefwijziging. Een bestaand tarief kan worden aangepast waarbij het tarief wordt aangepast met een percentage of met een bedrag. Bij de tariefwijziging kan de gebruiker ook kiezen voor het maken van nieuwe tarieven met een andere ingangs- en einddatum. • Er zijn meerdere berekeningsmethoden: o Staffels met breekpunt berekening: Maximum van een staffel is het minimum van de volgende staffel Minimum van een staffel is het maximum van de voorafgaande staffel Geen breekpuntberekening o Doorrekenen. Hierbij is het tarief van de gebruikte staffel niet van toepassing voor elke eenheid, maar worden de bedragen van de eerdere staffels ook gebruikt. Dit is vergelijkbaar met het systeem van de bepaling van de inkomstenbelasting in Nederland o Basisbedrag en restant. Het tarief bestaat uit een basisbedrag waarbij voor elke extra eenheid een aanvullend bedrag toegevoegd kan worden. • Minimum bedrag per tarief.
Product informatie.
Pagina: - 11 -
SpiderCargo 6.3 Facturatie op basis van opdrachten Een opdracht die in SpiderCargo wordt geregistreerd kan worden afgerekend. De opdracht wordt gekoppeld aan een prijsafspraak, waarin een of meerdere tarieven zijn vastgelegd die worden gebruikt voor het berekenen van een bedrag. Een opdracht kan bestaan uit meer dan één transport en afrekening gebeurt per transport. Een opdracht die bestaat uit een afhaal- en een bezorgtransport zal worden afgerekend op basis van zowel het Afhaal- als bezorggedeelte. Op basis van de inrichting wordt bepaald welk bedrag daarvoor berekend zal worden. Binnen een prijsafspraak kunnen extra berekeningen worden vastgelegd die aanvullend worden meegenomen, maar binnen de opdracht kunnen ook extra posten worden opgegeven die in de facturatie moeten meelopen. SpiderCargo ondersteunt meerdere momenten van facturatie. Bij de inrichting kan worden bepaald op welk moment er gefactureerd wordt. Het is mogelijk dat alleen de afgehandelde zendingen worden meegenomen in de facturatie, maar daartegenover is het ook mogelijk om al te factureren vanaf het moment dat de opdracht in het systeem is bevestigd. Een andere optie is facturatie op basis van scans, zodat alleen die opdrachten gefactureerd worden waarvoor een scan gedaan is. Alle te factureren zendingen worden per opdrachtgever verzameld en gegroepeerd binnen een factuur. Binnen de factuur worden per prijsafspraak de onderliggende zendingen verzameld als specificatie. Nadat de facturen zijn gegenereerd kunnen deze gecontroleerd worden. Wanneer deze facturen niet correct zijn kan de factuur(regel) worden teruggedraaid en kunnen de benodigde correcties (op zending niveau) worden aangebracht, waarna de berekening/specificatie opnieuw kan worden uitgevoerd.
6.4 Facturatie op basis van handmatige facturen Naast facturatie op basis van opdrachten biedt SpiderCargo ook de mogelijkheid om handmatig facturen in te voeren. Facturen die periodiek voorkomen kunnen eenmalig vastgelegd worden met de frequentie waarin deze voorkomen. Na het verwerken van de handmatige factuurregels kan de gebruiker zelf bepalen of de factuur separaat blijft of mag worden samengevoegd met een factuur op basis van opdrachten.
6.5 Afdrukken facturen / Digitale facturatie Nadat de facturen op de juiste manier zijn aangemaakt kunnen deze afgedrukt worden. De factuur krijgt dan een officieel factuurnummer. SpiderCargo biedt de mogelijkheid om de factuur en factuurspecificaties af te drukken zodat deze per post verstuurd kunnen worden, maar ook de mogelijkheid om dit digitaal te versturen. Na het afdrukken van de factuur kan het bestand aangeboden worden aan het financieel systeem waarmee gekoppeld is.
6.6 Creditfacturen Wanneer een factuur al definitief is aangemaakt, maar er toch nog een correctie dient te worden gemaakt, biedt SpiderCargo de mogelijkheid tot creditering. De gebruiker kan van een factuur een bepaalde post crediteren, maar ook de gehele factuur.
Product informatie.
Pagina: - 12 -
SpiderCargo 7. Vervoerdersafrekening Voor het registreren van de kosten en controle van inkoopnota’s van vervoerders biedt SpiderCargo de mogelijkheid om inkooptarieven in te voeren en deze in de afhandeling te gebruiken.
7.1 Inrichting van prijsafspraken Binnen SpiderCargo wordt per vervoerder vastgelegd welke prijsafspraken er zijn. Binnen de prijsafspraak worden de te gebruiken tarieven vastgelegd. In tegenstelling tot facturatie wordt niet op zending niveau afgerekend, maar op ritniveau. De tarieven die van toepassing zijn, kunnen echter wel tot op zending niveau worden bepaald. Welke prijsafspraak gebruikt moet worden kan vastgelegd worden per vervoerder of per wagen.
7.2 Inrichting tarieven Ten behoeve van de facturatie heeft SpiderCargo een uitgebreide mogelijkheid voor het vastleggen van tarieven. Binnen de structuur van tarieven onderkent SpiderCargo de verschillende mogelijkheden: • Een vast bedrag (niet gebaseerd op enige eenheid) • Een percentage • Tarief op basis van een eenheid (aantal) • Zone tarieven, op basis van landcode en postcode wordt het tarief bepaald dat berekend moet worden. • Tarief op basis van twee eenheden. • Een gecombineerd tarief, waarbij twee tarieven aan elkaar gekoppeld worden en beide gebruikt worden. Naast de verschillende mogelijkheden zoals hierboven aangegeven, zijn er nog aanvullende functionaliteiten: • Ingangs- en einddatum van tarieven, waardoor zowel oude als nieuwe tarieven gebruikt kunnen worden • Standaardtarieven en vervoerdersspecifieke tarieven. Een standaardtarief wordt gebruikt wanneer er voor een vervoerder voor de betreffende periode geen specifiek tarief geldig is. • Automatische tariefwijziging. Een bestaand tarief kan worden aangepast waarbij het tarief wordt aangepast met een percentage of met een bedrag. Bij de tariefwijziging kan de gebruiker ook kiezen voor het maken van nieuwe tarieven met een andere ingangs- en einddatum. • Er zijn meerdere berekeningsmethoden: o Staffels met breekpunt berekening: Maximum van een staffel is het minimum van de volgende staffel Minimum van een staffel is het maximum van de voorafgaande staffel Geen breekpuntberekening o Doorrekenen. Hierbij is het tarief van de gebruikte staffel niet van toepassing voor elke eenheid, maar worden de bedragen van de eerdere staffels ook gebruikt. Dit is vergelijkbaar met het systeem van de bepaling van de inkomstenbelasting in Nederland o Basisbedrag en restant. Het tarief bestaat uit een basisbedrag waarbij voor elke extra eenheid een aanvullend bedrag toegevoegd kan worden. • Minimum bedrag per tarief.
7.3 Afrekening vervoerder op basis van ritten De afgehandelde ritten, die gekoppeld zijn aan een prijsafspraak worden verzameld en opgenomen op een afrekening per vervoerder. Per prijsafspraak worden de onderliggen ritten en zendingen in een factuurregel verzameld als een specificatie.
Product informatie.
Pagina: - 13 -
SpiderCargo 8. Interne verrekening (Clearing house) SpiderCargo biedt de mogelijkheid om meerdere vestigingen in te richten. Opdrachten van het ene depot kunnen onderling uitbesteed worden. De “eigenaar” van de opdracht, het Boekdepot, zal de facturatie naar de klant verzorgen, terwijl het uitvoerende depot, het Plandepot, de kosten krijgt. SpiderCargo biedt de mogelijkheid voor onderlinge verrekening op basis van interne tarieven.
8.1 Inrichting van te gebruiken tarieven Per productie divisie kunnen de te gebruiken tarieven worden vastgelegd. Ook hierbij is het mogelijk om zending gerelateerd te bepalen welk tarief van toepassing is.
8.2 Inrichting tarieven Ten behoeve van de facturatie heeft SpiderCargo een uitgebreide mogelijkheid voor het vastleggen van tarieven. Binnen de structuur van tarieven onderkent SpiderCargo de verschillende mogelijkheden: • Een vast bedrag (niet gebaseerd op enige eenheid) • Een percentage • Tarief op basis van een eenheid (aantal) • Zone tarieven, op basis van landcode en postcode wordt het tarief bepaald dat berekend moet worden. • Tarief op basis van twee eenheden. • Een gecombineerd tarief, waarbij twee tarieven aan elkaar gekoppeld worden en beide gebruikt worden. Naast de verschillende mogelijkheden zoals hierboven aangegeven, zijn er nog aanvullende functionaliteiten: • Ingangs- en einddatum van tarieven, waardoor zowel oude als nieuwe tarieven gebruikt kunnen worden • Automatische tariefwijziging. Een bestaand tarief kan worden aangepast waarbij het tarief wordt aangepast met een percentage of met een bedrag. Bij de tariefwijziging kan de gebruiker ook kiezen voor het maken van nieuwe tarieven met een andere ingangs- en einddatum. • Er zijn meerdere berekeningsmethoden: o Staffels met breekpunt berekening: Maximum van een staffel is het minimum van de volgende staffel Minimum van een staffel is het maximum van de voorafgaande staffel Geen breekpuntberekening o Doorrekenen. Hierbij is het tarief van de gebruikte staffel niet van toepassing voor elke eenheid, maar worden de bedragen van de eerdere staffels ook gebruikt. Dit is vergelijkbaar met het systeem van de bepaling van de inkomstenbelasting in Nederland o Basisbedrag en restant. Het tarief bestaat uit een basisbedrag waarbij voor elke extra eenheid een aanvullend bedrag toegevoegd kan worden. • Minimum bedrag per tarief.
8.3 Afrekening Clearing House De gehele interne verrekening wordt in één proces gedaan (over de depots heen). Alle te berekenen zendingen worden verzameld per afrekening per depot waarbij de opsplitsing is gemaakt in aangenomen opdrachten versus uitbesteed. Doordat de interne verrekening per depot wordt opgesteld zal een zending in minimaal twee verschillende afrekeningen kunnen voorkomen (uitbesteed en aangenomen). Het herstellen van een afrekening (corrigeren) kan dan niet per afrekening apart, maar moet gebeuren voor een totale run van bij elkaar horende afrekeningen.
Product informatie.
Pagina: - 14 -
SpiderCargo 9. Remboursadministratie SpiderCargo heeft een geïntegreerde remboursadministratie voor het afhandelen van de opdrachten die onder rembours geleverd worden.
9.1 Wijzigen van remboursbedragen Wanneer een opdracht is aangemeld met rembours is het aanpassen van het bedrag niet zomaar mogelijk. Alleen de geautoriseerde gebruikers zijn in staat de bedragen aan te passen of om te zetten naar een nulbedrag. De verdere afhandeling van remboursen binnen SpiderCargo heeft een interne en externe afhandeling. Wanneer de ontvangstboeking is uitgevoerd door een externe vervoerder, kan weliswaar geregistreerd worden dat de bedragen zijn ontvangen, maar de bedragen zijn dan nog niet werkelijk overgedragen. Op het moment dat de overdracht wel wordt gedaan kan de interne boeking gedaan worden (overnemen van wat extern is geboekt is mogelijk).Feitelijk kan het proces dat hieronder is weergegeven tweemaal doorlopen worden.
9.2 Boeken van ontvangen van bedragen De chauffeur zal bij aflevering het remboursbedrag incasseren, waarbij er een aantal mogelijkheden zijn: • Contant • Cheque • PIN • Automatische incasso Of afwijkende bedragen geboekt mogen worden is afhankelijk van inrichting.
9.3 Kasafsluiting van de rit Aan eind van de rit zal de chauffeur de ontvangen bedragen overdragen. Als bewijs daarvoor wordt een kasstaat opgemaakt.
9.4 Dagafsluiting Aan het eind van de dag zal een afsluiting gedraaid worden. Dit kan gezien worden als de overdracht van een externe vervoerder, maar ook als een afsluiting van de dag tbv journalisering.
9.5 Remboursafrekening Nadat remboursbedragen zijn ontvangen en verwerkt zal de afrekening gedaan worden. Alle verwerkte remboursen worden per opdrachtgever verzameld in een afrekening. Het is afhankelijk van de inrichting of provisie wordt verrekend in de remboursafrekening of dat deze als aparte factuurregel aan de facturatie worden aangeboden.
Product informatie.
Pagina: - 15 -
SpiderCargo 10. SpiderInfo; track & trace SpiderCargo biedt de mogelijkheid voor het opvragen van informatie op allerlei manieren.
10.1 SpiderInfo Alle informatie die in SpiderCargo is geregistreerd is opvraagbaar. Op basis van diverse invoervelden kan de zending opgevraagd worden met alle onderliggende data.
10.2 Spider Track & Trace Via het webportal kan de opdrachtgever aanmelden en daar alleen de opdrachten zien waarvan men de opdrachtgever is. Op basis van diverse invoervelden kan de zending opgevraagd worden met alle onderliggende data. De informatie die de opdrachtgever ziet is de status van het laatste transport en de details die zichtbaar zijn, zijn beperkter dan in SpiderInfo. De tekst bij de inhoud van de status is in te richten. Wanneer een zending is afgeleverd en een digitale handtekening is geplaatst op de PDA, dan is deze ook zichtbaar.
10.3 Spider TruckMonitor Alle wagens waarvan GPS coderingen worden ontvangen worden getoond in een kaart. Op het moment dat er ten opzichte van de planning dermate grote afwijkingen gaan optreden in de verwachting (rekening houdend met bloktijden), zal een wagen gaan knipperen op de kaart. Als op een wagen wordt geklikt opent het scherm met de ritdetails. Vanuit de zending details kunnen zendingen geselecteerd worden om berichten naar de eindontvanger te sturen vanwege mogelijke vertraging.
Product informatie.
Pagina: - 16 -
SpiderCargo 11. Emballage Module SpiderCargo biedt de mogelijkheid voor het registreren van emballage. Registratie vindt plaats bij: • Boeken van opdrachten • Afhandelen van ophalen • Afhandelen van aflevering (registreren van omruiling) per adres • Registratie van retourlevering lege emballage
12. EDI module SpiderCargo biedt uitgebreide mogelijkheden voor uitwisseling van data. SpiderCargo heeft een EDI monitor waarin kan worden ingesteld wanneer welke bestanden verwacht worden en op basis waarvan gecontroleerd kan worden of de bestanden al dan niet zijn binnengekomen.
12.1 Inkomende opdrachten Opdrachtbestanden kunnen worden aangeboden aan SpiderCargo, waarna deze verwerkt worden tot opdrachten die binnen het systeem gebruikt worden voor operationele en/of financiële afhandeling. Er is een standaard berichtenset voor SpiderCargo, IO01. Wanneer het bericht niet conform de standaard is, is er een mapping nodig, die na aanbieding verwerkt kan worden.
12.2 Uitgaande statusmeldingen van ingekomen opdrachten De voortgang van opdrachten kunnen aan de opdrachtgever worden teruggemeld. SpiderCargo heeft een standaard berichtenset, UM01, die hiervoor gebruikt kan worden.
12.3 Uitgaande opdrachten SpiderCargo biedt ook de mogelijkheid om opdrachten (ritten) te versturen naar een andere partij. Er is een standaard berichtenset voor SpiderCargo, IO01. Wanneer het bericht niet conform de standaard is, is er een mapping nodig, die na aanbieding verwerkt kan worden.
12.4 Inkomende statusmeldingen van opdrachten die uitbesteed zijn De voortgang van de opdrachten die uitbesteed zijn kunnen aan de SpiderCargo worden teruggemeld. SpiderCargo heeft een standaard berichtenset, IM01 of UM01, die hiervoor gebruikt kan worden.
13. Autorisatie module SpiderCargo biedt uitgebreide mogelijkheden voor autorisatie. Binnen de menustructuur kunnen opties voor bepaalde gebruikers(groepen) worden uitgesloten. Binnen een functie kunnen functionaliteiten en velden worden uitgesloten voor gebruikers(groepen).
Product informatie.
Pagina: - 17 -
SpiderCargo 14. Management informatie / KPI SpiderCargo biedt uitgebreide mogelijkheden voor management informatie. De database bevat erg veel gegevens die te benaderen is voor diverse rapportages met een rapportage tool. Ook zijn er web services beschikbaar die gebruikt worden voor het ophalen van data uit de database met als doel deze te gebruiken in externe tools, zoals voor het maken van KPI’s. Com-Unit ondersteunt graag in het opstellen van de gewenste informatie.
Product informatie.
Pagina: - 18 -
