Snelgids VerzuimVitaal Digitaal
Inloggen: -‐ -‐ -‐ -‐ -‐
Ga naar www.verzuimvitaal.nl Klik links boven in het scherm op VerzuimVitaal Digitaal Vul in het daarvoor bestemde veld u gebruikersnaam en wachtwoord in. (Let op: beide zijn hoofdlettergevoelig) Klik op LOGIN. U bent nu in de beveiligde omgeving.
Werknemer zoeken: -‐ -‐ -‐ -‐
Klik bovenin op de knop ‘Werknemers’ (1) en vervolgens op ‘Werknemer zoeken’ (2). De werknemers worden in het midden van het scherm getoond. Via de zoekbalk (3) kunt u ook op achternaam zoeken. Klik op de werknemer om zijn/haar dossier in te zien.
Ziek melden -‐ -‐ -‐
Klik bovenin op de knop ‘Werknemers’ (1) en vervolgens op ‘Ziek melden’ (2). De werknemers die u ziek kunt melden worden in het midden van het scherm getoond. U kunt ook zoeken op de werknemer door in de zoekbalk(3) de achternaam in te voeren.
-‐ -‐
Klik op de werknemer die u ziek wilt melden In het gedeelte t.b.v. de ziekmelding vult u in: o Datum 1e ziektedag (1) o Percentage ziek (2) o Bij een vrouwelijke medewerker kunt u kiezen tussen ziek en ziek tgv zwangerschap. Standaard wordt hier ziek gekozen (3) o Verzuimreden (4)
-‐
Klik rechts bovenin op de diskette (
) om de ziekmelding op te slaan (5)
Notitie toevoegen -‐ -‐
Open het ziektedossier van de werknemer, en ga naar het tabblad ‘Dossier’ (1). Klik rechtsboven in op het () (2) icoontje om een nieuwe ziekmelding toe te voegen.
-‐
Vul het veld ‘Titel notitie’ (1) in. Onder in het grote vlak kunt het notitieveld invullen (2).
-‐
Klik op de knop (
) om de notitie op te slaan (3)
(gedeeltelijk) Hersteld melden -‐ -‐ -‐
Klik bovenin op de knop ‘Werknemers’ (1) en vervolgens op ‘Hersteld melden’ (2). De werknemers die u hersteld kunt melden worden in het midden van het scherm getoond. U kunt ook zoeken op de werknemer door in de zoekbalk(3) de achternaam in te voeren.
-‐
In het gedeelte t.b.v. de herstelmelding vult u de volgende velden in: o Datum herstel (1) o Reden herstel (2). Hier kunt u aangeven om wat voor herstelmelding het gaat. U heeft bijvoorbeeld de keuze voor ‘Volledig hersteld’, ‘Gedeeltelijk hersteld’, ‘Wederom 100% ziek’ of ‘Einde dienstverband’. o Percentage herstel (3). Dit veld hoeft u alleen in te vullen als u een gedeeltelijke herstelmelding door wilt voeren. o Eventueel een toelichting (4)
-‐
Klik rechts bovenin het scherm op de blauwe diskette ( slaan (5).
) om de herstelmelding op te
Wachtwoord wijzigen -‐
Klik rechts bovenin op uw naam (1) en klik daarna op ‘Mijn account’ (2)
-‐
Onder het kopje ‘Beveiliging’ heeft u de mogelijkheid om uw wachtwoord te wijzigen
-‐
Klik rechts bovenin op de blauwe diskette (
) (1) om het nieuwe wachtwoord op te slaan.
Privacy bescherming: wat doet VerzuimVitaal en wat kunt u doen ?
Waarborging van privacy van uw werknemers staat bij VerzuimVitaal hoog in het vaandel. VerzuimVitaal heeft dit geborgd in haar werkproces en toetst dit geregeld. Ook u als werkgever kunt er aan bijdragen om de privacy verder te optimaliseren. Wees u er van bewust dat u ook aanspreekbaar bent voor de medische (en overige vertrouwelijke) informatie die u in het verzuimsysteem zet. Wat kunt u doen ? -‐ -‐
-‐
Zet in de toelichting bij een ziekmelding alleen de echt noodzakelijke gegevens over de aard van de ziekte en zeker niets over het gebruik van medicijnen. Bij de ziekmelding kun u wel gegevens kwijt die in het belang van de re-‐integratie zijn, zoals de verwachte verzuimduur, of er sprake is van arbeid gerelateerd verzuim of dat de oorzaak meer in de privé situatie ligt. Beperk in notities of evaluaties die u toevoegt in ons verzuimprogramma zoveel mogelijk het gebruik van medische termen. In deze notities kunt u uiteraard wel kwijt welke mogelijkheden er tot werkhervatting zijn, welke mogelijkheden er zijn tot het verrichten van aangepast werk, welke belemmeringen er zijn (bijv. beperkt tillen / bukken / langdurig beeldscherm werk etc.).
Wat doet VerzuimVitaal inzake privacy bescherming ? De medische module waarin bedrijfsartsen werken is volledig afgeschermd voor werkgevers, maar ook voor onze VerzuimCoaches. VerzuimVitaal mag (en zal) nooit medische informatie delen met de werkgever als de werknemer geen toestemming heeft gegeven of het zelf al niet heeft meegedeeld. Wat die bedrijfsartsen betreft maakt VerzuimVitaal gebruik van artsen die BIG geregistreerd zijn en die handelen conform erkende richtlijnen (STECR). De werkwijze van deze artsen wordt continue bewaakt door de staf arts/medisch adviseur van VerzuimVitaal. VerzuimVitaal heeft een eigen Arbo certificaat en is ISO gecertificeerd. In dat kader vinden er jaarlijks audits plaats door een certificerende instantie (DNV) om de kwaliteit te kunnen waarborgen. Tijdens deze audits wordt gekeken of het privacy regelement dat VerzuimVitaal hanteert nog wel voldoet aan de wettelijke eisen. De verzuimregistratie door VerzuimVitaal is geregistreerd bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP), en ook ons online verzuimprogramma is daar geregistreerd. De VerzuimCoaches van VerzuimVitaal zijn hoog opgeleid. Doorlopend vindt er scholing en intervisie plaats. Daarnaast kan de VerzuimCoach altijd een beroep doen op onze staf arts, om bij ingewikkelde dossiers mee te kijken met de bedrijfsarts en een re-‐integratie advies of second opinion uit te brengen. Uiteraard horen we graag van u als u tevreden bent over onze aanpak, maar zeker willen we van u weten als u dat onverhoopt een keertje niet helemaal bent. Indien een werkgever of een werknemer een klacht heeft dan wordt deze serieus genomen. VerzuimVitaal beschikt over een gecertificeerde klachtenprocedure. De directie van VerzuimVitaal beoordeelt deze klachten persoonlijk en laat zich ook hier in bijstaan door onze staf arts. Zo zorgen we samen voor een optimale balans die u en wij nodig hebben in het kader van een succesvolle re-‐integratie en verzuimbegeleiding én de privacy van uw werknemers. VerzuimVitaal De Directie
