Slot Zeist Een parel van Zeist! Bidbook 1 september 2015
Inhoudsopgave 1
2
3
o
2
p
Slot Zeist
p Projectinformatie 1.1 Inleiding 1.2 Zeist 1.3 Slot Zeist 1.4 Bereikbaarheid 1.5 Parkeren 1.6 Oppervlakten 1.7 Gebruikskosten 1.8 Bijzonderheden
p Shop-in-shop formule 2.1 Exploitatie 2.2 Evenementen 2.3 Positionering: basisgedachten gemeente 2.4 Programmering en activiteiten: inspiratie 2.5 Promotie
p Procedure van selectie en voorwaarden 3.1 Interesse? 3.2 Uitnodiging 3.3 De selectieprocedure 3.4 Verloop van de procedure
4 5 8 11 18 19 21 22 24
26 27 27 29 32 35
36 37 38 39 41
■ Bijlagen bij deze brochure I Witboek Toekomst Slot Zeist II Plattegronden Slot Zeist III Concepthuurovereenkomst 2016 en verder IV Ruimteboek Factsheet - Zaalcapaciteit en Huurtarieven V Inventarislijst VI Ontruimingsplan VII Formulier Indiening Plan VIII Gebruiksovereenkomst Slot Zeist 2015
IX Exploitatievergunning Brasserie X Drank- Horecawet vergunning Het Slot XI Terrasvergunning Slot Zeist XII Koopovereenkomst Inventaris XIII Kruisjeslijst (demarcatie verhuurder/huurder) XIV Installatietekeningen XV Energieverbruik 2013-2014 XVI EAN Codes XVII Rapport energielabel Slot Zeist XVIII Arbeidsovereenkomst TAG-medewerker XIX Agenda 2016 met vaste condities XX Meerjarenonderhoudsplan XXI Overeenkomst Onderhoud, Herstel en Vervanging Museale Inrichting XXII Drankcontract InBev
Een parel van Zeist
p
3
u
1 Projectinformatie
o
4
p
Slot Zeist
1.1 p Inleiding Slot Zeist is halverwege de zeventiende eeuw gebouwd als lustoord van Willem Adriaan van Nassau. Het slotgebouw, gelegen aan de Zinzendorflaan 1 in Zeist, heeft de afgelopen eeuwen verschillende functies gehad. Tegenwoordig vinden er voornamelijk culturele en zakelijke activiteiten plaats. De eigenaar van Slot Zeist is de gemeente Zeist. De gemeente is voornemens het slotgebouw, inclusief de buitenruimte ‘van brug tot brug’, per 1 januari 2016 te verhuren aan een nieuwe contractant. De gemeenteraad van Zeist heeft op 5 maart 2015 groen licht gegeven om de toekomstige invulling van Slot Zeist in een interactief traject met de samenleving vorm te geven. De ideeën over een nieuwe, bruisende invulling van het Slot, zijn tot stand gekomen in een vernieuwende co-creatie tussen de samenleving, de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van Zeist. Daartoe heeft de gemeente het ‘SlotLab’ opgericht, bestaande uit een team van 35 betrokkenen uit de samenleving. Dit soort bottom-up benaderingen passen organisaties steeds vaker toe, bijvoorbeeld bij citymarketing, herbestemming van vastgoed en het opstellen van beleid. In april heeft het SlotLab een Groenboek opgesteld, dat het creatieve proces van de probleemstelling en werkwijze beslaat. Vervolgens heeft het SlotLab het Groenboek uitgewerkt tot een Witboek (bijlage I). Dat document geeft de visie van het SlotLab op de toekomst van het Slot weer. Uit het Witboek komt naar voren dat openheid en toegankelijkheid kernwaardes zijn van het culturele Slot en dat een historisch-dynamische invulling past bij het gebouw. Daarnaast kan het Slot inspiratie bieden en zou er een mix moeten zijn tussen de maatschappij, cultuur en commercie. Op 7 juli 2015 heeft de gemeenteraad besloten akkoord te gaan met het Witboek. Daarmee is het uitgangspunt voor fase 2 gestart: de werving en selectie van een nieuwe contractant. De gemeente is nadrukkelijk op zoek naar één contractant die de verschillende delen van Slot Zeist gaat huren. Het gaat om het hoofdgebouw, bijgebouwen, de Slottuin en het plein. Bij de exploitatie van het Slot is een zogeheten shopin-shop formule mogelijk, met overeenkomsten tussen hoofdcontractant en exploitanten voor afzonderlijke delen van Slot. De bedoeling is om met één contractpartij te werken, die van brug tot brug Slot Zeist huurt en exploiteert. De contractpartij mag ook bestaan uit meerdere kleine exploitanten die een coalitie vormen, al dienen zij zich in dat geval als één rechtspersoon in te schrijven. Als contractant is het belangrijk om als concept aan te sluiten op het karakter van het rijksmonumentale Slot. De gemeente is op zoek naar een ondernemer die eventuele onderhuurders en de diverse gebruikers met elkaar verbindt en die de praktische kant van exploitatie verzorgt.
Een parel van Zeist
p
5
u
o
6
p
Slot Zeist
Tussen de gemeente Zeist en de hoofdcontractant zal een huurovereenkomst worden opgesteld (toegevoegd als bijlage III). De gemeente dient toestemming te geven voor onderhuurovereenkomsten. Ook in de toekomst blijft de samenleving betrokken bij het gebruik van het Slot. De gedachte is om culturele ideeën vanuit de samenleving te integreren in de programmering van Slot Zeist. Dit zou bijvoorbeeld kunnen door een programmaraad te vormen die enkele keren per jaar in overleg treedt met contractant. De gemeente Zeist heeft hierin een faciliterende rol. De gemeente wil iedere onderneming met een initiatief voor exploitatie een kans geven, zolang dit gericht is op een mix van maatschappelijk, cultureel en commercieel. De gemeente kiest haar huurder op basis van een selectieprocedure. Onderhavig Bidbook is een uitwerking van de visie, en geldt als publicatie waarin relevante informatie over toekomstige exploitatiemogelijkheden uitgebreid is beschreven. Onderdelen die hierin naar voren komen zijn: ·· achtergrondinformatie over Zeist en Slot Zeist (paragraaf 1.2 - 1.3); ·· praktische informatie over bereikbaarheid en parkeren (paragraaf 1.4 - 1.5); ·· een overzicht van ruimtes, voorzieningen en brandveiligheid (paragraaf 1.6); ·· informatie over gebruikskosten, waaronder huur en energiekosten (paragraaf 1.7); ·· belangrijke bijzonderheden die betrekking hebben op toekomstige exploitatie van Slot Zeist (paragraaf 1.8); ·· basisgedachten van de gemeente en harde randvoorwaarden die aan de contractant worden gesteld (respectievelijk paragraaf 2.3 en 3.3); ·· inspiratie voor toekomstige exploitatie van Slot Zeist (paragraaf 2.4); ·· een uitgebreide toelichting op de procedure van selectie (hoofdstuk 3). Naast dit Bidbook is een aantal bijlagen, een (concept)huurovereenkomst en een Formulier Indiening Plan beschikbaar. Op welke wijze u deze documenten kunt verkrijgen staat beschreven in hoofdstuk 3.
Een parel van Zeist
p
7
u
1.2 p Zeist 1.2.1 Algemeen Zeist is een middelgrote gemeente centraal in de provincie Utrecht. De gemeente telt ruim 61.000 inwoners. Naast de hoofdplaats Zeist bestaat de gemeente uit vier dorpen: Austerlitz, Bosch en Duin, Den Dolder en Huis ter Heide. In een oorkonde uit het jaar 838 wordt voor het eerst melding gemaakt van ’Seist’, een naam die vermoedelijk een verband heeft met de plaatselijke bodemgesteldheid en vegetatie. De kern van de nederzetting bevond zich bij de huidige 1e en 2e Dorpsstraat. Deze straat bood gunstige condities voor zowel bewoning, akkerbouw als veeteelt.1 Uit het archief blijkt dat Zeist een sterk middeleeuws verleden kent. Zo werden drie ridderhofsteden bij het dorp gebouwd. Zeist staat daarnaast bekend om haar ligging aan de rand van het Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug. Het dorp is omringd door een Ecologische Hoofdstructuur. Vanwege Slot Zeist wordt Zeist ook wel de Slotstad genoemd. Bekende organisaties die in Zeist zijn gevestigd zijn het Wereld Natuur Fonds, de Vogelbescherming, de Koninklijke Nederlandse Voetbalbond, Pensioenfonds Zorg en Welzijn en de Evangelische Broedergemeente.
Figuur 1: Slot Zeist in verhouding tot het dorp Zeist (Bron: Bing Maps, 16.07.2015)
1 Gemeente Zeist (04.09.2012), Bestemmingsplan Zeist Centrum e.o, geraadpleegd op 16.07.2015, pp. 13
o
8
p
Slot Zeist
1.2.2 Toeristische omgeving Zeist ligt in een zeer gunstige toeristische en karakteristieke omgeving. Exploitatie van Slot Zeist gaat ongetwijfeld samen met het aansluiten op kansen die de omgeving biedt. De omgeving van het Slot wordt de laatste jaren sterk in de markt gepositioneerd en staat regelmatig positief in het nieuws. Een aantal kenmerkende hotspots uit de omgeving is hieronder geschetst. Utrechtse Heuvelrug De Utrechtse Heuvelrug is een stuwwal, lopend als een hoge zandrug bij Rhenen tot aan Huizen. Tijdens de laatste IJstijd is de stuwwal ontstaan. Deze rijst op uit het vlakke agrarische landschap en is een herkenbaar element dankzij talrijke heuvels, bossen, buitenplaatsen, vennen en heidevelden. De Utrechtse Heuvelrug staat bekend als prachtige recreatieve route, langs kastelen en landgoederen. Het zuidelijke deel van de Utrechtse Heuvelrug is aangewezen als Nationaal Park (circa 10.000 hectare). Het Nationaal Park is dit voorjaar samen met recreatie-ondernemers gestart met het programma Natuurlijk!Doen. Meer dan 30 ondernemers doen daar inmiddels aan mee. Het programma presenteert de mooiste wandel- en fietsroutes met daarbij leuke eetadressen, interessante activiteiten en suggesties voor mooi gelegen overnachtingslocaties. 2 Stichtse Lustwarande De Stichtse (synoniem voor ’Utrechtse’) Lustwarande is een lint van landgoederen en vroegere buitenplaatsen dat slingert langs de zuidwestelijke rand van de Utrechtse Heuvelrug. Al in de zestiende eeuw is de Stichtse Lustwarande gegroeid, als een vakantiegebied voor rijke mensen, vooral bankiers en kooplieden uit Amsterdam en Utrecht. Zij lieten prachtige landhuizen bouwen, met daaromheen tuinen zo groot als parken in een Engelse landschapsstijl. In 2008 is het initiatief genomen om in en rond een aantal buitenplaatsen een (twee)jaarlijks kunstevenement te organiseren. 3 Door het gebied lopen prominente fietsroutes en wandelroutes, waaronder het zogeheten ‘Klompenpad’. Vernieuwing centrum De gemeenteraad gaf in maart groen licht voor de vernieuwing van het centrum van Zeist. Het centrum krijgt een sfeervolle uitstraling, waardoor het aantrekkelijker wordt om er te winkelen en te verblijven. De vernieuwing komt onder meer tot stand door verschillende verkeersmaatregelen, zoals het afsluiten van een deel van de Weeshuislaan voor busverkeer, het weren van doorgaand autoverkeer en het verbeteren van de infrastructuur op verschillende plaatsen. Ook worden donkere passages in het centrum
2 Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug (z.d.), Welkom in Nationaal Park Utrechtse Heuvelrug, geraadpleegd op 22.07.2015, www.np-utrechtseheuvelrug.nl/. 3 Utrechtse Canons (z.d.), Stichtse Lustwarande, geraadpleegd op 22.07.15, www.regiocanons.nl/utrecht/zuidoost/stichtse-lustwarande.
Een parel van Zeist
p
9
u
vervangen door uitnodigende gevels en entrees en straten worden opnieuw ingericht. De vernieuwing start na de zomer en duurt naar verwachting tot eind 2018. Meer informatie is te vinden via www.centrumzeistvernieuwt.nl.4 Park Vliegbasis Soesterberg en Nationaal Militair Museum Vliegbasis Soesterberg is een samenwerking tussen de provincie Utrecht en de gemeenten Zeist en Soest. In totaal is het gebied 380 hectare groot. De voormalige vliegbasis is in belangrijke mate een natuurgebied, met plekken die beschermd worden en plekken waar ruimte is om te fietsen en te wandelen. Park Vliegbasis Soesterberg en het Nationaal Militair Museum, dat op het park gevestigd is, zijn eind 2014 geopend voor het publiek. Het Park is dagelijks vrij toegankelijk tussen zonsopkomst en zonsondergang, en biedt de mogelijkheid om onder begeleiding het gebied te verkennen. 5 Het militaire luchtvaartmuseum trekt jaarlijks meer dan 100.000 bezoekers.6
4 De Nieuwe Slotlaan (z.d.), Voorstel voor de herindeling van de Slotlaan in Zeist, geraadpleegd op 22.07.2015, www.denieuweslotlaan.nl/de-nieuwe-slotlaan.html 5 Vliegbasis Soesterberg (z.d.) Ruimtelijk Plan Vliegbasis Soesterberg, geraadpleegd op 22.07.2015, www.vliegbasissoesterberg.info/ 6 Hart van de Heuvelrug, Kamp van Zeist, geraadpleegd op 23.07.2015, www.hartvandeheuvelrug.nl/projecten/kamp-van-zeist/.
o
10
p
Slot Zeist
Pyramide van Austerlitz De Pyramide van Austerlitz werd in 1904 gebouwd door het Frans-Bataafse leger, als eerbetoon aan keizer Napoleon. Het ontwerp is geïnspireerd op de Pyramide van Gizeh. De bouw duurde 27 dagen. Op de top staat een 13 meter hoge houten Obelisk. Door het toenemend toerisme werd de uitspanning gestaag uitgebreid met diverse gebouwen, een groot terras en een overdekte miniatuur autobaan. De piramide werd een begrip en is sinds generaties een verplicht nummer als schoolreisje.7 Utrecht Science Park De gemeente Zeist werkt met andere partners samen aan de ambitie om het gebied Utrecht Oost en Utrecht Science Park te ontwikkelen tot internationaal toonaangevend vestigingsmilieu op het gebied van life sciences, duurzaamheid en gezondheid.
1.3 p Slot Zeist 1.3.1 Geschiedenis
Kortom: het Slot is onlosmakelijk verbonden met haar kansrijke toeristische omgeving.
Slot Zeist werd tussen 1677 en 1686 gebouwd door Willem Adriaan van Nassau-Odijk, op de plaats van het middeleeuwse Huys te Seyst. Hij kocht de ambachtsheerlijkheid Zeist en het vervallen Middeleeuwse kasteel voor 5.000 gulden van de Staten van Utrecht en werd zo Heer van Zeist. Vervolgens startte hij de bouw van een lusthof. De landschapsstructuur is een opvallend element, met de centrale as (Slotlaan-Koelaan) haaks op de stuwwal van de Dorpsstraat. Daardoor konden de landschappelijke overgangen benut worden voor de geleding en variatie van de lusthofstructuur. In de achttiende eeuw kochten Amsterdamse zakenlieden het slotcomplex en vestigden Hernhutters zich rond dit Slot. Hernhutters zijn leden van de Evangelische Broedergemeente, een zogeheten ’piëtistische opwekkingsbeweging’. Op deze manier groeide het Slot tot een complex van de Hernhutters.8 In dezelfde eeuw zorgden de ambachtslieden van de Broedergemeente voor de eerste industrialisatie in Zeist.9 In 1746 stichtten leden van de Evangelische Broedergemeente een nederzetting te Zeist, wat resulteerde in de gebouwen die nu aan het Broederplein en het Zusterplein staan (zie figuur 4).
7 D e Pyramide van Austerlitz (z.d.), Historisch “hoogtepunt”, geraadpleegd op 23.07.2015, www.pyramidevanausterlitz.nl/monument.htm 8 Gemeente Zeist (04.09.2012), Bestemmingsplan Zeist Centrum e.o, geraadpleegd op 16.07.2015, pp. 26 9 Geheugen van Zeist (z.d.), Het verhaal van Zeist en het Zeister erfgoed, geraadpleegd op 16.07.2015, www.geheugenvanzeist.nl/geschiedenis/algemene-geschiedenis-zeist
Een parel van Zeist
p
11
u
Figuur 3: Huys ter Seyst in 1698 (Bron: Iskandar books)10
Figuur 4: Slot Zeist in relatie tot haar directe omgeving (Bron: TOP Slot Zeist)
10 Iskandar Books (z.d.) De Ridder-matige Huysen en Gesighten in de Provincie van Utrecht, geraadpleegd op 23.07.2015, www.iskandarbooks.com/sites.php?fb=fb_ ctlg&mmid=0,12&id=211
o
12
p
Slot Zeist
In de negentiende eeuw werd de Utrechtse Heuvelrug aangetrokken door ’buitens’: welgestelde burgers die de toentertijd ongezonde stedelijke sfeer graag inruilden voor een fraai landschap en romantische landschapstuinen. Zeist ontwikkelde zich hierdoor tot ‘Parel van de Stichtse Lustwarande’ en de bevolking groeide in snel tempo. Tot 1920 bewoonden verschillende particulieren het slotgebouw, waaronder jonkheer Huydecope. Hij liet de Franse tuinen achter het Slot omvormen tot een park in Engelse landschapsstijl. De gemeente Zeist kocht het Slot in 1924 om het voor sloop te behoeden, waarna het openbaar toegankelijk voor culturele doeleinden werd gebruikt. Op 7 januari 1957 werd het startsein gegeven voor de omvangrijke restauratie. Op basis van de originele ontwerpen is met groot vakmanschap het Slot zoveel mogelijk in haar originele staat teruggebracht, al zijn noodzakelijke veranderingen aangebracht om aan de huidige technische eisen te voldoen. Tegelijkertijd bracht de architect nieuwe aanpassingen aan die nodig waren om nieuwe gewenste functies onder te brengen. Door de eeuwen heen heeft het Slot uiteenlopende functies gehad, waaronder een (gemeentelijke) werkplaats, bakkerij en slagerij, knopenfabriek, zilversmederij, openluchttheater, vestiging van de Duitse Wehrmacht, kantoor, gevangenis voor politieke gevangenen en opvangcentrum.
1.3.2 Slot Zeist nu Na de restauratie in 1959-1969 is het slotgebouw in gebruik als multifunctioneel cultureel en representatief centrum. De eigenaar is de gemeente Zeist en het Slot wordt nu tijdelijk geëxploiteerd in afwachting van een nieuwe contractant. Er worden exposities gehouden door moderne kunstenaars, trouwerijen georganiseerd in de stijlzalen, in de slotgewelven vinden congressen, recepties en vergaderingen plaats en private dining is mogelijk. Daarnaast leent de Slotzaal zich regelmatig voor concerten en feestavonden. Het landschapspark achter het Slot heeft plaatsgemaakt voor een complex sportvelden, en in de sfeervolle tuinen ligt een amfitheater. Ook bevindt zich in het slotgebouw een klein theater (Theater Slot Zeist), waar voorstellingen plaatsvinden. Eind 2005 heeft de gemeente besloten om Slot Zeist opnieuw aan te passen aan de huidige eisen op gebied van veiligheid en techniek. Een groot deel van de renovatie, die in 2006 plaatsvond, betrof het onzichtbaar aanbrengen van installaties, het vervangen van oude installaties en een opknapbeurt van het meubilair. Slot Zeist is na deze renovatie ingesteld op het hedendaagse gebruik.
Een parel van Zeist
p
13
u
o
14
p
Slot Zeist
1.3.3 Ontwerp Het Slot is een uit baksteen opgetrokken gebouw. Het hoofdgebouw is voorzien van een houten vloer op de 1e verdieping. De overige vloeren zijn van beton of steen. Slot Zeist is in het Hollands Classicisme ontworpen door Jacob Roman. Deze stijl is ontleend aan de zestiende eeuwse villa’s in Veneto, ontworpen door de Italiaanse architect Andrea Palladio. De zijvleugels en de tuinen van het Slot zijn het eerst aangelegd, rond de hoofdas Koelaan - Slotlaan. De tuin, als metafoor van de plaats van de mens (de stichter) op aarde, is in originele staat aangelegd in geometrische figuren met verfijnde broderies en beelden. De beeldengroep aan de Slotgracht, voorstellende Europa en Afrika, herinnert aan die filosofie. Deze beeldengroep had daarnaast een pendant dat Azië en Amerika voorstelt. De beelden van deze vier werelddelen waren een verwijzing naar de status van Willem Adriaan: zijn paleis als het centrum van de wereld. De oorspronkelijke tuin en het Slot vormden dus een eenheid, waarvoor zij vaak op diverse gravures zijn afgebeeld. Geometrische vormen zijn in de architectuur om verklaarbare redenen vaak toegepast: objecten zijn goed berekenbaar en ruimtes sluiten eenvoudiger op elkaar aan. Vele interieurdecoraties verwijzen naar de status van de stichter, uitgebeeld in allegorieën of mythologische thema’s. Om deze thema’s herkenbaar weer te geven maakten de kunstenaars gebruik van modellen-boeken. Voor Slot Zeist was dat Iconologia, een boek van de Italiaan Cesare Ripa.11 In 1830 is het Slot grotendeels gerestaureerd in de Empirestijl, een keizerlijke stijl uit de tijd van Lodewijk Napoleon. Naar het voorplein leidt een stenen boogbrug over de Slotgracht. De entrees in de voor- en achtergevel zijn voorzien van een trap. Het hoofdgebouw heeft een voorgevel van zeven traveeën, met hoog souterrain, twee bouwlagen en een mezzanino onder een schilddak belegd met leien in Rijndekking. Het Slot wordt omsloten door de Slotgracht.
1.3.4 Rijksmonument Slot Zeist heeft een rijksmonumentale status. Het slotgebouw wordt daarom beschermd door de Monumentenwet 1988. Het hoofdgebouw is in cultuurhistorisch opzicht van algemeen belang. Dit onder meer vanwege de betekenis van het hoofdgebouw als vertegenwoordiger van het Hollands Classicisme, met goed bewaarde ruimtes. Ook de indeling en diverse interieuronderdelen zijn drager van de cultuurhistorische waarde, alsmede de betekenis van het hoofdgebouw in de ontwikkeling van de hofkunst in Nederland. Bovendien is de functioneel-ruimtelijke relatie met de andere onderdelen van de buitenplaats waardevol.
11 Zeist Het Slot (z.d.), De geschiedenis van Slot Zeist in vogelvlucht, geraadpleegd op 17.07.2015, www.slotzeist.nl/de-volledige-geschiedenis/
Een parel van Zeist
p
15
u
Ten slotte heeft het Slot een rijksmonumentale status wegens haar bepalende ligging binnen de tuinaanleg aan de zuidwestzijde.12 Voor werkzaamheden aan een rijksmonument is doorgaans een vergunning vereist, om zo het karakter van het pand te waarborgen.
1.3.5 Bestemmingsplan Het vigerende bestemmingsplan waar Slot Zeist onder valt, betreft ‘Bestemmingsplan Zeist Centrum e.o.’. Het bestemmingsplan is op 4 september 2012 vastgesteld door de gemeenteraad.
Figuur 5: plankaart Bestemmingsplan Zeist Centrum e.o. (Bron: www.ruimtelijkeplannen.nl)
Op de grond van het Slot, zowel het slotgebouw als het plein en de tuinen, rust de bestemming ’Cultuur en ontspanning’. Daarnaast geldt een archeologische waarde (2) en een cultuurhistorische waarde. De archeologische verwachtingswaarde kan in praktijk beperkingen opleggen bij bouwwerkzaamheden. De cultuurhistorische waarde betekent dat 12 Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (z.d.), Redengevende omschrijving, geraadpleegd op 20.07.2015, http://monumentenregister.cultureelerfgoed.nl/
o
16
p
Slot Zeist
de grond mede bestemd is voor instandhouding van de karakteristieke, met de historische ontwikkeling samenhangende ruimtelijke structuur en stedenbouwkundige kwaliteit van ’Slot Zeist e.o.’. Met name de samenhang tussen de lanenstructuur, waterpartijen en de unieke bebouwing van het slotcomplex, het Broederplein en het Zusterplein zijn waardevol. De voor ’Cultuur en ontspanning’ bestemde gronden zijn bestemd voor: ·· openbare, sociale, culturele en educatieve doeleinden; ·· horeca ter ondersteuning van de openbare, sociale, culturele en educatieve doeleinden; ·· bij ter plaatse toegestane functies behorende werkplaatsen en atelier-, praktijk-, kantoor- en opslagruimten; ·· groen-, parkeer- en overige voorzieningen, zoals fietsenstallingen en nutsvoorzieningen. Als bijzonderheid geldt dat de gronden en gebouwen gebruikt mogen worden voor tijdelijke evenementen zoals trouwerijen, theatervoorstellingen, symposia, congressen en beurzen. Binnen haar publiekrechtelijke mogelijkheden zal de gemeente Zeist meewerken aan een eventuele bestemmingsplanwijziging. Daarbij is enkel functionele uitbreiding van de bestemming mogelijk, mits het culturele icoon gerespecteerd wordt. Ruimtelijke uitbreiding (bijbouwen) is geen optie.
Kortom: Slot Zeist is een uniek historisch middeleeuws kasteelgebouw met rijksmonumentale status en prachtige tuinen van cultuurhistorische en landschappelijke waarde. Het slotgebouw voldoet aan moderne technische eisen. Het Slot is onlosmakelijk verbonden met haar omgeving, het Broeder- en Zusterplein, de Broedergemeente, de sportvelden en de Utrechtse trekpleisters.
Een parel van Zeist
p
17
u
1.4 p Bereikbaarheid Slot Zeist is goed bereikbaar met: ·· Auto: Zeist is per snelweg bereikbaar vanuit Utrecht en Amersfoort via de A28 (N237). Vanuit het zuiden is Zeist met de auto bereikbaar via de A12 (E35). ·· Bus: Zeist heeft goede busverbindingen met Utrecht. Zo rijden maximaal om het kwartier lijnbussen tussen Utrecht en Zeist. In totaal betreft dit meer dan zeven buslijnen en spitslijnen.13 Slot Zeist is op 300 meter afstand gelegen van een bushalte waar vijf verschillende buslijnen op aansluiten. Deze bushalte is gelegen aan de Lageweg. Ook aan de Waterigeweg ontsluiten meerdere bushaltes Slot Zeist.14 ·· Trein: de gemeente Zeist is goed bereikbaar vanaf twee treinstations. Het dichtstbijzijnde station is Driebergen-Zeist, gelegen op 2,5 kilometer afstand van Slot Zeist. Via station Den Dolder is Zeist bereikbaar vanuit noordelijk gelegen steden, bijvoorbeeld Hilversum. ·· Fiets: de gemeente Zeist zet in op duurzame mobiliteit. Donderdag 16 juli 2015 is bij Slot Zeist een nieuw Toeristisch Overstappunt (TOP) geopend: TOP Slot Zeist. Het Toeristisch Overstappunt betreft een zuil met informatie over de mooiste fiets- en wandelroutes over de Utrechtse Heuvelrug. Een TOP vormt een startpunt waar recreanten de auto kunnen parkeren, om van daaruit te fietsen of te wandelen. Het Slot ligt aan het fietsknooppuntennetwerk van de ANWB. ·· Wandelroutes: er starten diverse wandelroutes vanaf Slot Zeist: de Zeisterbos-, de Sprengenen- en de Bunsing-route (alle zo’n 6 km.) De oudste wandelroute van Nederland (Amsterdam - Arnhem) vindt zijn weg door Zeist.
13 Toeristeninformatie (z.d.), Zeist, informatie over Zeist, geraadpleegd op 16.07.2015, www.toeristeninformatie.nl/Provincie/10/zeist.html 14 Google (2015), Google Maps, geraadpleegd op 17.07.2015, www.google.nl/maps/
o
18
p
Slot Zeist
1.5 p Parkeren Aan de Zindendorflaan bestaat de mogelijkheid om gratis, voor onbepaalde tijd, met de auto te parkeren. Deze parkeerplaats biedt ruimte voor 400 parkeerplaatsen, en is voorzien van oplaadpunten voor elektrische auto’s. Inrichtingswijzigingen kunnen niet eenvoudig worden doorgevoerd aangezien de Broedergemeente eigenaar is van deze parkeerplaats. De gemeente Zeist pacht de parkeerplaats. Het is mogelijk het aantal parkeerplaatsen uit te breiden, maar dat aantal is zeer beperkt en vraagt een investering. Hiervoor is bovendien instemming van de Broedergemeente noodzakelijk, en zullen de nodige procedures moeten worden doorlopen. Piekmomenten van de gratis parkeerplaatsen zijn: ·· Maandag - vrijdag tussen 8.00 en 9.00 uur, in verband met de lagere school. ·· Maandag - vrijdag tussen 15.00 en 15.30 uur, in verband met de lagere school. ·· Zaterdag - zondag, in verband met de voetbalvereniging. ·· Tijdens het circus, dat twee weken per jaar gebruik maakt van het terrein (de eerste week van de zomervakantie en in de herfstvakantie). De bezettingsgraad is gemiddeld 75% tot 90%. Dit blijkt erg afhankelijk van het weer: bij regen is de bezettingsgraad geregeld 100% tot 120%. In dat laatste geval staan auto’s buiten de aangegeven parkeervakken geparkeerd.
Parel van Zeist
p
19
u
Op 500 meter afstand, aan de Slotlaan ligt de parkeergarage van Figi. Deze parkeergelegenheid is tegen een betaald tarief van €1,50 per uur en biedt ruimte voor 275 auto’s. Daarnaast biedt de parkeergarage onder het gemeentehuis plaats voor circa 200 auto’s, hanterend een tarief van €1,73 per uur. Ook in het centrum van Zeist is parkeren mogelijk tegen een betaald tarief, op deze locaties kost parkeren €1,98 per uur. Dit geldt van maandag tot en met zaterdag, van 09.00 uur tot 18.00 uur en op koopavonden tot 21.00 uur. Buiten het centrum van Zeist is het mogelijk gratis te parkeren, met uitzondering van de vergunningsgebieden en de particuliere parkeerterreinen.15 Het is niet mogelijk om op het terrein van het Slot te parkeren. De gemeente kan altijd benaderd worden voor overleg om waar dat nodig en mogelijk is de parkeercapaciteit te vergroten, het plaatselijke parkeerbeleid aan te passen of een parkeerregeling te treffen. Vooralsnog lijkt het huidige parkeeraanbod voldoende om de toekomstige parkeervraag op te vangen.
15 Gemeente Zeist (z.d.), Betaald parkeren in het centrum, geraadpleegd op 16.07.2015, www.zeist.nl/inwoner/parkeren-en-bereikbaarheid/parkeren/
o
20
p
Slot Zeist
1.6 p Oppervlakten 1.6.1 Ruimtes Het slotgebouw heeft in totaal 28 ruimtes, variërend in hun oppervlakten, uitzicht, faciliteiten, aankleding en momenteel ook variërend in zaalhuur. Dit maakt de mogelijkheden voor verschillende functies en activiteiten groot. Er zijn echter wel beperkingen gebonden aan een aantal kamers. Zo zijn sommige kamers op de begane grond enkel bereikbaar via andere kamers. De totaaloppervlakte van het slotgebouw bedraagt ruim 1.774 vierkante meter. Zie bijlage IV, het Ruimteboek, voor een overzicht van de ruimtes, oppervlakten en capaciteit.
1.6.2 Voorzieningen Slot Zeist wordt al jaren geëxploiteerd. Om die reden is het gebouw sleutelklaar voor de volgende gebruiker. Er is de afgelopen jaren aanzienlijk geïnvesteerd in installaties, inventaris en apparatuur. Ook de installaties in het gebouw zijn direct gereed voor gebruik (’plug & play’). Een concrete lijst van voorzieningen waarmee Slot Zeist wordt opgeleverd is opgenomen in bijlage V. Enkele noemenswaardige voorzieningen zijn: ·· ·· ·· ·· ·· ··
volledig afgewerkte en ingerichte ruimten; luchtafvoer/afzuiginstallatie; de (groot)keukeninrichting met spoelkeuken en koelingen; basis voorzieningen (aan/afvoer) sanitair en keuken; een museale inrichting; binnentheater en openluchttheater;
Een parel van Zeist
p
21
u
·· Beplanting en tuinen. De Gemeente Zeist is verantwoordelijk voor onderhoud, herstel en vervanging van de museale inrichting van het Slot. De contractant is verplicht zorgvuldig om te gaan met de museale inrichting en hier rekening mee te houden bij exploitatie. Herstelwerkzaamheden, anders veroorzaakt dan door slijtage, worden verricht door de gemeente maar zijn op kosten van de contractant.
1.6.3 Brandveiligheid Voor Slot Zeist is een ontruimingsplan opgesteld. Dit plan is het huidige uitgangspunt bij exploitatie, al dient de nieuwe contractant het plan te actualiseren op de actuele exploitatie. Het ontruimingsplan is opgenomen in bijlage VI.
1.7 p Gebruikskosten 1.7.1 Huurprijs De gemeente Zeist wenst dat binnen een termijn van maximaal vijf jaar minimaal 50% van de kosten in relatie tot het Slot door de te ontvangen huurprijs gedekt is. De precieze opbouw van de huurprijs mag afhankelijk zijn van het plan en de beoogde investeringen door de contractant. De eerste jaren mag de opbouw minder zijn, maar de gemeente wenst een aantoonbare doorgroei naar minimaal 50%. Een kostendekking van minimaal 50% komt neer op een minimumhuurprijs van €600.000,- exclusief btw per jaar. Het voorgaande betekent dat de gemeente geïnteresseerde huurders vraagt een reële doch voor de gemeente zo gunstig mogelijke huurprijs(opbouw) aan te bieden. Een voorbeeld: ·· 2016: €300.000,·· 2017: €350.000,·· 2018: €450.000;·· 2019: €550.000;·· 2020: €600.000;Na een eventuele verlenging zal de huur jaarlijks worden geïndexeerd. De betaling geschiedt per maand vooruit.
1.7.2 Huur- en Verlengingstermijn De overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van vijf jaar. De aanvangsdatum van de overeenkomst is 1 januari 2016. Deze termijn eindigt van rechtswege op 31 december 2020. De huurperiode kan met periodes van vijf jaar worden verlengd. Hiertoe treden de contractant en de gemeente Zeist in overleg. Verlenging kan enkel indien beide partijen daarmee instemmen. Ieder jaar vindt een evaluatie plaats tussen de gemeente en de contractant, onder meer over hoe de contractant uitvoering heeft gegeven aan de verplichtingen uit de huurovereenkomst.
o
22
p
Slot Zeist
1.7.3 Servicekosten Bij de verhuur van Slot Zeist is geen sprake van servicekosten. Het uitgangspunt is dat de gehele exploitatie en het beheer van het Slot bij de contractant komt te liggen, uitgezonderd groot onderhoud en onderhoud van de Slottuin. Zowel groot onderhoud als onderhoud van de Slottuin zijn voor rekening van de gemeente. Groot onderhoud vindt wanneer dat nodig is plaats in juli en/ of augustus. De concepthuurovereenkomst is raadpleegbaar om te zien wat de contractant aan onderhoud moet uitvoeren.
1.7.4 Energiekosten Op 27-01-2015 zijn metingen verricht voor het afgeven van een recent energielabel. Hier is uit voortgekomen dat Slot Zeist energielabel G heeft. Mogelijkheden die Ecocert heeft meegegeven om de energieprestatie te verduurzamen zijn: ·· verdere verbetering van de isolatie van de begane grondvloer; ·· verdere verbetering van de isolatie van de gevel; ·· verdere verbetering van de isolatie van het dak; ·· toepassing van spaarlampen en/of HF-verlichting met spiegeloptiekarmaturen; ·· toepassing van veegschakeling en/of dagschakeling en/of aanwezigheidsdetectie. Tussen december 2013 en januari 2015 bedroeg het gemiddelde energieverbruik als volgt: ·· gas: 6.572 m3 gas per maand; ·· elektriciteit: 50.699,37 kWh per maand. Toekomstige energiekosten zijn voor een groot deel afhankelijk van de (intensiteit van de) toekomstige exploitatie. De contractant sluit op eigen naam en voor eigen rekening contracten voor de levering van gas, elektriciteit en water. Voor een verduidelijking van het energieverbruik wordt verwezen naar bijlage XV.
Een parel van Zeist
p
23
u
1.8 p Bijzonderheden Met betrekking tot toekomstige exploitatie van Slot Zeist gelden verschillende bijzonderheden. Deze zijn hieronder benoemd. Afhankelijk van uw ingediende plan en bijbehorende activiteiten kan het zo zijn dat er sprake is van ‘overgang van onderneming’ waarbij eventueel 1 FTE door de toekomstige contractant dient te worden overgenomen. Het is aan de toekomstige contractant om af te wegen of dit aan de orde is. De huidige werkzaamheden van deze medewerker betreffen het organiseren en managen van feesten en evenementen (party/event manager). De exploitatie van het Slot door de huidige huurder betreft vergaderingen, evenementen, culturele activiteiten en horeca. De gemeente kan op geen enkele manier aansprakelijk worden gesteld voor de afweging die de contractant hierin maakt. De Arbeidsovereenkomst is te vinden in bijlage XVIII.
De huidige exploitant heeft al een aantal boekingen tot en met juni 2016 staan. Deze moet de nieuwe contractant tegen dezelfde condities (zie bijlage XIX) en tegen een afdracht van 10% aan de huidige exploitant van de daadwerkelijk gerealiseerde factuurwaarde overnemen. Bestaande cultureelmaatschappelijke evenementen moeten tot en met juni 2016 worden gefaciliteerd. De programmering van het openluchttheater loopt door tot en met augustus 2016. Daarna is de nieuwe contractant vrij om al dan niet deze evenementen voort te zetten. Momenteel geldt een drankcontract met InBev Nederland N.V. Dit contract loopt tot 1 augustus 2017. Dit contract moet de nieuwe contractant overnemen tot afloop van het betreffende contract. Onder het contract vallen verschillende biermerken, verschillende soorten wijnen, frisdranken, koffie en thee. In bijlage XIX is het contract opgenomen. De content op de huidige website www.slotzeist.nl is in bezit van TAG (The Attention Group). TAG is de huidige huurder van het Slot. De toekomstige contractant dient nieuwe webcontent op te stellen. De domeinnaam ’slotzeist.nl’ is eigendom van de gemeente en wordt gedurende de gebruiksperiode aan de contractant ter beschikking gesteld. In Zeist vindt daarnaast een aantal ontwikkelingen plaats dat mogelijk invloed zal hebben op de exploitatie van het Slot: ·· De gemeente wil in 2015 het Slottuintheater opknappen. Concrete plannen hierover moeten nog volgen. ·· De gemeente overweegt een verduurzamingsslag te slaan in Slot Zeist. Waarschijnlijk zal dit een investering worden van circa € 800.000,-. Te denken valt aan alternatieven voor de stoombevochting en aanpassingen in de klimaatregeling. Parallel hieraan loopt een traject voor LED-verlichting.
o
24
p
Slot Zeist
Hierbij gaat het complete Slot over op energiezuinige verlichting. Ook voor de verduurzamingsslag moeten concrete plannen nog volgen. Tegenover deze verduurzamingsmaatregelen in het Slot staat een verplichte jaarlijkse bijdrage die de contractant dient te betalen. Deze bijdrage zal 4/5 deel van de fictieve energiebesparing betreffen. De betaling geschiedt vanaf het kalenderjaar dat volgt op het jaar waarin deze investeringen zijn gedaan, en zal geïntegreerd worden in de huurprijs. ·· De gemeente Zeist is voornemens om in het kader van ’Slot Zeist altijd open’ een doorgang tussen het plein en de tuinen te creëren, mogelijk via de huidige brasserie. Ook dit concept werkt de gemeente in de nabije toekomst uit. Een idee is bijvoorbeeld een glasdeur te plaatsen ten behoeve van het open karakter. Dit (inclusief de realisatie) vindt plaats in overleg met de contractant en op kosten van de gemeente. ·· Van 2015 tot 2018 maken meerdere partijen het winkelgebied in het centrum compacter, zodat de aantrekkelijkheid om te winkelen en er te verblijven wordt vergroot. Voor de vernieuwing van het centrum zijn verschillende verkeersmaatregelen nodig: ·· het afsluiten van een deel van de Weeshuislaan voor busverkeer; ·· het weren van doorgaand autoverkeer; ·· het verbeteren van de infrastructuur op verschillende plaatsen. Bijvoorbeeld door de Slotlaan autoluw te maken en het tunneltje bij de Albert Heijn te verwijderen.
Parel van Zeist
p
25
u
2 Shop-in-shop formule o
26
p
Slot Zeist
2.1 p Exploitatie De exploitatie van Slot Zeist biedt een scala aan mogelijkheden. Aan ruimte is geen gebrek. Enerzijds laat de gemeente de toekomstige contractant vrij in de operationele bedrijfsvoering: welke activiteiten en evenementen organiseert de contractant, op welke wijze komen verschillende partijen samen om synergie te creëren, et cetera. Anderzijds is de gemeente ervan overtuigd dat Slot Zeist dusdanig bijdraagt aan het DNA van de regio, dat zij bepaalde drempelkaders hanteert en basisgedachten heeft. ·· Drempelkaders zijn harde eisen: wanneer de geïnteresseerde inschrijver niet voldoet aan deze kaders, maakt deze geen kans om in aanmerking te komen als toekomstige contractant van Slot Zeist. De vijf drempelkaders zijn opgenomen in paragraaf 3.3. ·· Basisgedachten zijn wensen van de gemeente Zeist. Hoe beter de visie en het (exploitatie)plan van de geïnteresseerde partij hierop aansluiten, hoe meer punten deze partij scoort bij beoordeling van het Formulier Indiening Plan. Voor de basisgedachten is het eerder genoemde Witboek opgesteld. Een samenvatting daarvan is opgenomen in paragraaf 2.3. De exploitatie betreft het commerciële gebruik (bruiloften, congressen, diners, horeca, en dergelijke) en het culturele gebruik (waaronder exposities, concerten, theater). Zoals eerder vermeld zijn het hoofdgebouw, de bijgebouwen, het plein en de tuin van het Slot voor gebruik van de contractant. De Slotgracht valt hier niet onder.
2.2 p Evenementen 2.2.1 Vergunningen Met betrekking tot het organiseren van evenementen dient de organisator per evenement een vergunning aan te vragen. Reden hiervoor is dat ieder losstaand evenement unieke voorwaarden vraagt. Dit geldt voor het gehele Slot, ook voor de tuinen en het plein. De organisator van het evenement is verantwoordelijk en aansprakelijk. Dit kan een ander zijn dan de contractant van het Slot.
2.2.2 Huidige programmering evenementen en activiteiten Hieronder is een lijstje opgenomen met evenementen die afgelopen jaar hebben plaatsgevonden in Slot Zeist. ·· Huwelijkssluitingen: afgelopen jaar vonden 26 huwelijken plaats op Slot Zeist. Van januari tot juli 2015 zijn dit er 19. Volgens de burgerlijke stand is sprake van een stijgende lijn in het aantal huwelijksvoltrekkingen.
Een parel van Zeist
p
27
u
o
28
p
Slot Zeist
·· Slotconcerten: 8 per jaar. ·· Stichting Slottuinvoorstellingen (openluchttheater). ·· Rondleidingen in het Slot door vrijwilligersorganisatie Gilde Zeist, in ieder geval op zaterdag- en zondagmiddagen. ·· Historisch Kabinet: de museale inrichting als startpunt voor excursies. ·· Opening van nieuwe exposities. ·· Kunsteducatie Zeist: rondleidingen voor scholieren van groepen 7 en 8 uit het basisonderwijs, initiatief vanuit Gilde Zeist (maximaal drie dagen in september). ·· Historische doe- en beleefdag: een jaarlijks evenement waarin iedereen teruggaat in de tijd, met een middeleeuws kampement, oude muziek, kalligrafie, eten en muziek. ·· Slot van Sinterklaas: beschikbaarstelling van Slot Zeist gedurende twee weekenden na de intocht, waarbij Sinterklaas ook in het Slot overnacht. ·· Avondvierdaagse door het Slot, eenmaal per jaar. ·· Het festival Dag der Kunsten: een breed programma met live muziek, theatervoorstellingen, beeldende kunst, kindervoorstellingen en workshops. Dit festival vindt eens per jaar plaats in en om Slot Zeist. ·· Slottuintheater: 26 voorstellingen in de maanden juni t/m augustus in het theater met een snackwagen op het grind (gratis en zeer geliefd). ·· Plantjes-/tuinmarkt: vroeger door VVV en Zeist Promotie georganiseerd, tegenwoordig door Dekker Evenementen. ·· Curiosamarkt door Van Aerle Evenementenorganisatie: eens per jaar in de tuinen van Slot Zeist. In 2015 stonden er bijna 140 kraampjes. ·· De JDFR Walk (een goed doel) door Interevent. ·· Tentoonstellingen in de culturele vleugel. ·· Jaarlijkse nieuwjaarsreceptie van de gemeente Zeist.
2.3 p Positionering: basisgedachten gemeente Ideeën over de toekomstige invulling van het Slot zijn tot stand gekomen in een interactief traject met de samenleving. Deze intensieve interactieve manier van werken is met veel enthousiasme opgepakt door het SlotLab. In het vooraf opgestelde Witboek heeft het SlotLab kernwaarden opgesteld behorende bij de toekomst van het Slot. Deze kernwaarden heeft het SlotLab vervolgens vertaald in een basisgedachte die de gemeente heeft over de toekomstige exploitatie, zoals hieronder samengevat. De toekomstige exploitatie van Slot Zeist zal dus zoveel mogelijk in lijn liggen met haar basisgedachte.
Een parel van Zeist
p
29
u
o
30
p
Slot Zeist
·· Open en toegankelijk: een belangrijke basisgedachte is dat het Slot open en toegankelijk zou moeten zijn voor iedereen. Voor de Slottuin is gesteld dat deze voorkeur open is van 08.00 uur tot zonsondergang, voor het slotgebouw hanteert het SlotLab de term ’ruime openingstijden’. Het idee is dat de brasserie of de doorgang bij de receptie een doorgang gaat vormen van het plein naar de tuinen. De mogelijkheid om op bepaalde tijden betaalbaar te trouwen in het Slot is een basisgedachte voortkomend uit het SlotLab, zo ook dat Slot Zeist toegankelijk is voor minder validen. ·· Inspirerend: vanuit de gedachte van de gemeente zal het merendeel van de activiteiten inspirerend zijn. De contractant blijkt een visie, verhaal en concept te hebben met bij voorkeur vernieuwende ideeën. Een samenwerking tussen bijvoorbeeld onderwijs, kunst en wetenschappen stelt de gemeente zeer op prijs. ·· Cultureel: het Slot leent zich uitstekend voor een cultureel/educatief bruisend centrum. Het is daarom een basisgedachte dat de contractant het Slot daarvoor exploiteert, en daarbij voldoende ruimte biedt voor initiatieven vanuit de samenleving. Ook publieksverbreding en –verjonging is een beoogd doel. ·· Historisch - Dynamisch: Slot Zeist heeft een prachtige museale collectie. De gemeente Zeist draagt hier verantwoordelijkheid voor. Naast de in paragraaf 2.4 genoemde inspiratie voor het onderbrengen van verschillende functies, is het mogelijk maken van congressen een logische gedachte. Uit dynamisch oogpunt is de omgeving van het Slot een kans ter inspiratie voor belevenissen en nieuw gebruik. ·· Commercieel/zakelijk: om de toekomst van het Slot te waarborgen is een gezonde bedrijfsvoering van groot belang. Dit betekent dat de hoofdcontractant een gezonde balans kent tussen zakelijkheid, commercie en cultuur. De hoofdcontractant dient vanuit de gedachte van het SlotLab aantoonbare business-ervaring in locatie-exploitatie te hebben, waarnaast aantoonbare ervaring met multidisciplinaire exploitatie een sterke pre is. Een open houding tegenover nieuwe partijen is naar gedachte van de gemeente belangrijk, zo ook om een verbindende schakel tussen deze partijen te zijn. ·· Bijkomende uitgangspunten: de exploitatie zal een welkome aanvulling zijn op de goede reputatie van Zeist als gemeente en het Slot. De gemeente Zeist zoekt een huurder die Slot Zeist optimaal conform voornoemde basisgedachte exploiteert. Overige kenmerken van de contractant die de gemeente in gedachte heeft zijn een uitstekend gastheerschap en goed ‘huisvader’. De contractant betrekt een breder publiek bij culturele activiteiten en evenementen. Bij voorkeur heeft de exploitatie zo min mogelijk nadelige effecten op de omgeving (voornamelijk geluids- en stankoverlast). Groen en duurzaamheid met behoud van cultuurhistorische waarden, in brede zin van het woord, zijn een pre waarmee beoordelingspunten gescoord kunnen worden. Ook een verbinding tussen de tijdsperiodes van het Slot en de omgeving, in brede zin van het woord, zijn een pre. De kans op een hogere ranking neemt toe wanneer u een concrete en inspirerende visie heeft over exploitatie van het Slot.
Een parel van Zeist
p
31
u
2.4 p Programma en activiteiten: inspiratie De gemeente heeft nagedacht over welke functies passend zijn bij het Slot, haar omgeving en de gemeente Zeist. Als contractant is dit te beschouwen als inspiratie. Bij uitvoering van deze ideeën zal de contractant wel nader moeten bekijken in hoeverre deze passen binnen het vigerende bestemmingsplan. Het SlotLab is van mening dat het accent het best zou kunnen liggen op de regionale functie met specifieke aandacht voor lokaal. Het uitgangspunt is dat een shop-in-shop methode het meest geschikt is voor toekomstige exploitatie van het Slot. Door middel van een shop-in-shop kunnen onderhuurders een breder of juist exclusiever productaanbod doen. Bovendien maakt het van een plaats een plek: een hotspot op de kaart wegens de variatie aan activiteiten. Shop-in-shop maakt het voor kleine en startende ondernemers haalbaar een relatief kleine ruimte te exploiteren, zonder dat ruimte onbenut blijft, zonder dat het managen te grootschalig wordt en zonder dat er onnodig hoge lasten uit voortvloeien. In onderstaande kopjes zijn passende functies bondig toegelicht.
2.4.1 Horeca In de rechtervleugel van Slot Zeist, op de begane grond, is de brasserie van Slot Zeist gevestigd. De mogelijke openingstijden voor de horeca-inrichting zijn ruim: van maandag tot en met zondag van 09.00 tot 24.00 uur. Ook de sluitingstijd van het terras is uiterlijk 24.00 uur. Verschillende vormen van horeca zijn mogelijk, waaronder maaltijdverstrekkende ondernemingen en drankverstrekkende ondernemingen. Het is de bedoeling dat er meer levendigheid en energie komt in Slot Zeist, waarbij functies elkaar versterken. Horeca kan gepaard gaan met trouwerijen, trouwerijen met hapjes uit de brasserie en wellicht met de toekomstige mogelijkheid tot overnachtingen, et cetera.
o
32
p
Slot Zeist
2.4.2 Onderwijs/educatie Het is een kans om zich als Slot te richten op de jeugd, zoals geschetst in het Witboek. Dit thema kan liggen in het organiseren van exposities, uitstapjes, handenarbeid, workshops en erfgoededucatie. De nabijgelegen scholengemeenschap Schoonoord gebruikt als pilot op dit moment de linkervleugel van het Slot als onderwijslocatie. In overleg tussen de toekomstig huurder en deze school kan dit worden voortgezet. Hierover zijn geen condities vastgelegd.
2.4.3 Theaters Theater Slot Zeist is een intiem theatertje op de zolder van het slotgebouw. Doorgaans vinden daar voorstellingen plaats door amateurspelers onder begeleiding van een professioneel regisseur. Het Slottuintheater heeft in de maanden juni, juli en augustus meerdere voorstellingen per week.
2.4.4 Trouwerij In de huidige situatie vinden op vrijdag en zaterdag huwelijksvoltrekking en partnerschapsregistratie plaats tussen 9.00 en 12.00 uur. Hiervoor worden verschillende zalen gebruikt en is catering mogelijk. Uitbreiding van de trouwcomponent in de toekomst zal een positieve ontwikkeling zijn waarmee beoordelingspunten gescoord kunnen worden. Let wel: er bestaat een verschil in een betaalbare huwelijksvoltrekking, het losstaande feest daaromheen en de gemeentelijke leges. Een gereduceerd tarief geldt dus enkel voor de huwelijksvoltrekking zelf.
2.4.5 Jongerencentrum Een jongerencentrum is een brede definitie. Een dergelijk concept is dan ook naar eigen invulling. Het is mogelijk jeugdfeesten te organiseren, een speelkamer met bijvoorbeeld een pooltafel in te richten, of wellicht een oefenruimte voor een band beschikbaar te stellen. Het museale gedeelte is hiervoor uitgesloten.
Een parel van Zeist
p
33
u
2.4.6 Vergaderen en congressen, met vaste cursussen Het slotgebouw biedt voldoende mogelijkheden voor vergaderingen en congressen. Als toekomstig contractant is dit mogelijk te koppelen aan structureel terugkomende organisaties uit de omgeving van Zeist, bijvoorbeeld een onderwijsinstituut of lokale onderneming.
2.4.7 Picknickterrein De Slottuin oogt uniek en uitermate sfeervol. Een uitgelezen kans om meer leven in de tuin te blazen, wellicht structureel naast incidentele bezoeken. Mogelijkheden liggen bijvoorbeeld in het promoten van de Slottuin als picknickgelegenheid. Hier liggen ongetwijfeld kansen om aan te sluiten op wandel- en fietstochten in de omgeving.
2.4.8 Recreatief: scouting, dansles, sport & spel, et cetera Mogelijkheden liggen ook in het vinden van betrokken partners met betrekking tot culturele jongerenactiviteiten als scouting, dansles, cabaret en dergelijke.
2.4.9 Feesten en andere vieringen Naast trouwerijen bieden de zalen ook ruimte voor andere feesten, zoals verjaardagen, bedrijfsfeesten, vrijgezellenfeesten en jubileumfeesten.
2.4.10 Winkeltje met Zeister artikelen (ondergeschikt, nevenfunctie of ten dienste van) Als ondergeschikte functie is het binnen het vigerende bestemmingsplan toegestaan lokale producten te verkopen.
2.4.11 Logies Logies zijn sporadisch en in beperkte mate mogelijk, een en ander wel ondergeschikt aan de activiteiten passend binnen de bestemming ‘cultuur en ontspanning’. Dit betekent dat sporadisch een bruidspaar mag overnachten in het slotgebouw, maar structureel bed & breakfast niet past binnen de bestemming. Slapen in het Slot als combinatiefunctie met trouwen lijkt een kansrijk scenario.
2.4.12 Filmhuis Een filmhuis kan een waardevolle ondersteunende functie bieden, bijvoorbeeld in combinatie met een jongerencentrum, feesten en theater.
2.4.13 Duurzaamheid en groen Activiteiten die aansluiten op het thema duurzaamheid en groen passen bij het profiel van de fairtrade gemeente Zeist die maatschappelijk verantwoord ondernemen een warm hart toedraagt.
o
34
p
Slot Zeist
2.4.14 Slotgracht Slot Zeist is omringd door de Slotgracht. Dit water is in beheer van het Hoogheemraadschap De Stichtse Rijnlanden. Zij dragen zorg voor het schoonhouden en op peil houden van het water. Op sommige plaatsen is de vijver erg ondiep. Waarschijnlijk moet met enige regelmaat gebaggerd worden. Bescherming van de beschoeiing is een taak van de gemeente. De Zeister Hengelaarsvereniging maakt gebruik van de Slotgracht. Vissen en varen is toegestaan mits dat het visrecht van de Hengelaarsvereniging niet in de weg staat. Voor het bouwen van bijvoorbeeld een aanlegsteiger is een omgevingsvergunning nodig.
2.4.15 Out of the box Het Slot biedt mogelijkheden voor meer unieke en ’out of the box’ functies. Uit een openbare brainstorm kwamen verschillende ideeën naar voren, waaronder: ·· een openbaar game-netwerk voor jongeren in een bepaalde ruimte in het Slot; ·· een kinderdagverblijf; ·· markten en braderieën in de tuinen van het Slot; ·· televisieopnames; ·· een (kleine) brouwerij, zoals vroeger ook in dit gebied te vinden was; ·· beurzen; bijvoorbeeld reisbeurzen, boekenbeurzen of schilderijbeurzen; ·· het organiseren van een jaarlijks openluchtevenement in de vorm van film, theater, muziek en dans, waarbij gebruik gemaakt wordt van het Slot.
2.5 p Promotie De activiteiten die plaatsvinden in Slot Zeist blijken momenteel relatief onbekend onder bewoners. Het vergroten van naamsbekendheid van het programma dat het Slot biedt, is dan ook een kans en tegelijkertijd een uitdaging voor toekomstige exploitatie. Promotie van het nieuwe Slot Zeist ligt in eerste instantie bij de toekomstige contractant. Dit neemt niet weg dat de gemeente Zeist haar bijdrage wil leveren. Qua promotie is het mogelijk om verslag te doen van opening van nieuwe activiteiten. Ook hebben de Provincie Utrecht en het Regionaal Bureau voor Toerisme recent een Toeristisch Overstappunt bij het Slot gerealiseerd. Dit biedt kansen tot het aantrekken van de ’toevallige’ passant. Mogelijkheden tot het plaatsen van advertenties, voordeelcoupons, artikelen, klantenkaarten en andere promotiemiddelen zijn op initiatief en verantwoordelijkheid van de contractant.
Een parel van Zeist
p
35
u
3 Procedure van selectie en voorwaarden o
36
p
Slot Zeist
De selectieprocedure wordt hieronder beschreven, evenals de voorwaarden waaronder de gemeente tot verhuur van het Slot zal overgaan.
3.1 p Interesse? Een ieder, dat wil zeggen iedere onderneming, die op basis van dit Bidbook geïnteresseerd is in het huren van Slot Zeist, kan zijn interesse aan de gemeente Zeist kenbaar maken via
[email protected], tot en met uiterlijk 30 oktober 2015, de deadline voor het indienen van uw plan. Aan geïnteresseerden worden vervolgens de volgende documenten digitaal verstrekt: ·· Bijlagen van onderhavig Bidbook; ·· (Concept)huurovereenkomst; ·· Formulier Indiening Plan. In het mailbericht dient u de volgende gegevens te vermelden: naam organisatie, naam contactpersoon, correspondentieadres, mailadres, telefoonnummer, KVK nummer (indien van toepassing) en het akkoord op onderstaande condities: Geïnteresseerden die hun interesse aan de gemeente Zeist kenbaar maken door middel van bovengenoemd mailbericht accepteren daarmee volledig en zonder voorbehoud de volgende condities: ·· De informatie en de documenten die de gemeente ter beschikking stelt in het kader van de procedure voor het selecteren van een huurder, mogen alleen gebruikt worden voor het doel waarvoor die zijn verstrekt. Het is niet toegestaan deze informatie en documenten op enigerlei wijze openbaar te maken of te verspreiden, behoudens voor zover dit noodzakelijk is voor de geïnteresseerde om een plan in te dienen. De geïnteresseerde staat er voor in dat een door hem op enigerlei wijze ingeschakelde derde zich (ook) houdt aan vorenbedoelde vertrouwelijkheidsbepalingen. ·· Het aanbieden door de gemeente van de informatie en documenten laat onverlet de onderzoeksplicht van de geïnteresseerde. De gemeente zal in de selectieprocedure de mogelijkheid inbouwen om vragen te stellen. Waar iets onduidelijk of in de ogen van geïnteresseerde niet juist is, is het aan de geïnteresseerde om de gemeente tijdig en op de voorgeschreven wijze vragen te stellen. ·· De informatie en documenten houden geen aanbod van de gemeente in, maar betreffen een (vrijblijvende) uitnodiging aan geïnteresseerden om een plan in te dienen.
Een parel van Zeist
p
37
u
·· Aan (een uitnodiging tot) deelname aan de selectieprocedure kan de geïnteresseerde geen rechten ontlenen in relatie tot de totstandkoming van een huurovereenkomst, ook niet het recht op het voeren van onderhandelingen met de gemeente. ·· De selectieprocedure betreft niet een aanbestedingsprocedure als bedoeld in de Aanbestedingswet en betreft aldus uitdrukkelijk niet een procedure onder toepasselijkheid van de aanbestedingsregelgeving of de aanbestedingsrechtelijke beginselen. De gemeente zal niet tot meer verplicht zijn dan zij met onderhavig document en de andere genoemde documenten uitdrukkelijk toezegt.
3.2 p Uitnodiging Geïnteresseerde wordt verzocht om een goed doordacht (exploitatie) plan en een goed doordachte visie in te dienen voor het huren en aldus gebruiken c.q. exploiteren van Slot Zeist inclusief buitenruimte. Het plan dient te zijn gebaseerd op de verstrekte documenten en te passen binnen de huurovereenkomst. Het plan moet tijdig en volledig worden ingediend door middel van het Formulier Indiening Plan, voorzien van de vereiste bijlagen. Er wordt met nadruk op gewezen dat het verstrekken van onjuiste gegevens tot uitsluiting kan leiden. De gemeente behoudt zich dan ook het recht voor alle gevraagde gegevens op juistheid te controleren en zo nodig referenties op te vragen.
o
38
p
Slot Zeist
3.3 p De selectieprocedure Ten aanzien van de toekomstige huurder verwacht de gemeente een passend profiel. Hierbij zijn vijf drempelkaders te onderscheiden, die vermeld staan op het Formulier Indiening Plan, namelijk: 1. De partij die het plan indient, accepteert volledig en zonder voorbehoud de selectieprocedure en voorwaarden zoals die in dit Bidbook en het Formulier Indiening Plan beschreven zijn. 2. Ook al is de onderhavige selectieprocedure uitdrukkelijk geen aanbesteding, een gedragsverklaring aanbesteden (niet ouder dan 6 maanden op moment van indienen) dient bij het plan gevoegd te worden. 3. Het plan voldoet aan de basisgedachte die het Witboek stelt. Deze zijn uitgebreid geformuleerd in het Witboek en samengevat in paragraaf 2.3 van dit Bidbook. 4. De partij die het plan indient, stemt in met de aangeboden bijgevoegde huurovereenkomst. 5. De partij die het plan indient is bereid en in staat om bij contractering een bankgarantie van € 150.000 te stellen. Indien blijkt dat een plan niet voldoet aan alle vijf de gestelde drempelkaders, zal dit plan uitgesloten worden van de verdere beoordeling.
Parel van Zeist
p
39
u
Een jury zal de ontvangen plannen die voldoen aan bovenstaande drempelkaders beoordelen, op basis van een vooraf vastgesteld toetsingskader. De plannen zal de jury toetsen op basis van de uitgangspunten volledigheid, concreetheid , samenhang en haalbaarheid. Deze jury bestaat uit de technisch projectleider, toekomstig accountmanager van Slot Zeist, ambtelijk opdrachtgever, onafhankelijk begeleider van het SlotLab en twee onafhankelijke experts op het gebied van exploitatie, horeca en evenementen. Na de eerste beoordeling van de plannen zullen de partijen die een plan hebben ingediend en redelijkerwijs in aanmerking kunnen komen voor selectie door de gemeente, worden uitgenodigd om een pitch te houden waarin zij hun plan kunnen toelichten. Het plan als zodanig mag alsdan niet worden aangepast of aangevuld. De jury gebruikt de pitches om haar voorlopige beoordeling te toetsen en komt daarna met haar uiteindelijke beoordeling. De beoordeling verwerkt zij in een voorstel richting het college van burgemeester en wethouders.
o
40
p
Slot Zeist
3.4 p Het verloop van de procedure De selectieprocedure zal als volgt verlopen: ·· Geïnteresseerde partijen vragen de bijlagen van het Bidbook, de huurovereenkomst en het Formulier Indiening Plan op via
[email protected] en gaan door middel van het verzenden van deze verzoekmail akkoord met en accepteren volledig en zonder voorbehoud de vijf condities uit paragraaf 3.1. ·· De documenten worden vervolgens digitaal naar het opgegeven mailadres verstuurd. ·· U wordt via het door u opgegeven mailadres op de hoogte gehouden van het procedureverloop. ·· Er bestaat een mogelijkheid tot bezichtigen op afspraak van Slot Zeist onder begeleiding. De bezichtigingen kunnen tot 5 oktober 2015 plaatsvinden. Maak hiervoor een afspraak via
[email protected]. ·· Tot en met 5 oktober 2015 heeft u de gelegenheid om schriftelijk per e-mail via
[email protected] vragen te stellen over deze selectieprocedure, bijbehorende documenten en de te sluiten huurovereenkomst. ·· Uiterlijk 9 oktober 2015 verstrekt de gemeente in een Vraag & Antwoorddocument antwoord op uw eventuele vragen en die van de overige partijen. Dit document wordt per e-mail naar alle partijen gestuurd die de aanvullende documenten hebben opgevraagd. ·· Het indienen van het plan geschiedt door middel van het inleveren van het Formulier Indiening Plan (inclusief op het formulier benoemde bijlagen), uiterlijk op 30 oktober 2015. U kunt uw plan inleveren, bij voorkeur via e-mail aan
[email protected], of afgeven bij de receptie van het gemeentehuis aan het Rond 1 te Zeist t.a.v. mevrouw Gelinde Groeneveld. Plannen die op andere wijze of later worden ingediend, worden terzijde gelegd en uitgesloten van deelname. Alle oorzaken die leiden tot een eventueel te laat ontvangen plan zijn voor risico van de geïnteresseerde. Uitsluitend volledig ingevulde en door daartoe bevoegde persoon/personen ondertekende Formulieren Indiening Plan worden geaccepteerd. Het onder voorwaarden indienen van een plan is niet toegestaan en leidt tot uitsluiting. ·· De plannen worden door de jury beoordeeld. ·· Van 2 tot 6 november 2015 vinden de pitches plaats in het gemeentehuis aan het Rond 1 te Zeist. U ontvangt, indien u voldoet aan de voorwaarden, zo spoedig mogelijk na de deadline van indienen een datum en tijdstip op het door u opgegeven e-mailadres. ·· Uiterlijk 13 november 2015 zal de gemeente de partijen die een plan hebben ingediend informeren over het resultaat van de jurybeoordeling en over hoe de gemeente verder wil gaan met het proces, bijvoorbeeld overgaan tot acceptatie van een plan en het sluiten van een huurovereenkomst, het gaan voeren van onderhandelingen of het afzien van verhuur. ·· De ingangsdatum van de huurovereenkomst is 1 januari 2016.
Een parel van Zeist
p
41
u
De gemeente behoudt zich het recht voor de planning van de procedure aan te passen. Over de uitkomst van de selectieprocedure kan niet worden gecorrespondeerd. Voorbehouden De gemeente behoudt zich het recht voor om de selectieprocedure op enig moment om haar moverende redenen geheel of gedeeltelijk te staken, zulks tot het moment dat er een definitieve overeenkomst tot stand is gekomen. De gemeente behoudt zich het recht voor (delen van) het Slot uiteindelijk niet te verhuren, bijvoorbeeld vanwege veranderende budgettaire of politieke omstandigheden. Geïnteresseerden maken in geen geval aanspraak op enige vorm van (kosten) vergoeding. De gemeente behoudt zich het recht voor om met één of juist met meerdere partijen die een plan heeft/hebben ingediend, al dan niet gelijktijdig, overleg te voeren en waar de gemeente dat gewenst en nodig vindt te onderhandelen om tot acceptatie van een plan en daarna een huurovereenkomst te komen. Geïnteresseerde verplicht zich zowel zijn plan als een eventueel onderhandelingsresultaat gedurende drie maanden na indiening respectievelijk na het overleg, gestand te doen. Blijkt op enig moment dat de partij onjuiste informatie heeft verstrekt of dat op andere punten onoverkomelijke bezwaren bestaan, dan zal de betrokken partij alsnog afvallen. Een overeenkomst komt pas tot stand zodra het college van burgemeesters en wethouders van de gemeente Zeist goedkeuring heeft gegeven. Uitsluitend de gemeente kan deze conditie inroepen, zonder dat dit kan leiden tot enige aanspraak en/of vergoeding, daaronder begrepen eventuele schadevergoedingen.
o
42
p
Slot Zeist
Parel van Zeist
p
43
u
Colofon Inhoud: gemeente Zeist, Postbus 513, 3700 AM Zeist, T: 14 030 Ontwerp: Suggestie & Illusie Fotografie: Mel Boas, Chris Huiden, Nicole Luijten www.slotzeist.nl
@slotzeist
Slot Zeist
