SKRIPSI PERAN ARSIP DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI PROGRAM PASCASARJANA UNIVERSITAS HASANUDDIN (Studi Kasus Pencairan Dana Beasiswa BPP-DN)
ARNIANTI AMRI E21112623
UNIVERSITAS HASANUDDIN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK JURUSAN ILMU ADMINISTRASI PROGRAM MANAJEMEN KEARSIPAN 2016
UNIVERSITAS HASANUDDIN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK JURUSAN ADMNISTRASI NEGARA PROGRAM STUDI MANAJEMEN KEARSIPAN
ABSTRAK Arnianti Amri (E21112623). Peran Arsip Dalam Pengambilan Keputusan di Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin Studi Kasus Pencairan dana Beasiswa BPP-DN, ix+92 Jumlah Halaman 20 daftar pustaka19902012). Dibimbing oleh Bapak Dr. H. Baharuddin, M.Si., dan Ibu Dr. Hj. Hasniati, M.Si. Peran arsip adalah sebagai pusat ingatan sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan dalam pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui peran arsip dalam pengambilan keputusan dan faktor-faktor yang mempengaruhinya. Unit analisis dalam penelitian ini adalah individu karena yang melaksanakan pengambilan keputusan adalah pimpinan atau Direktur Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin. Dasar penelitian yang digunakan adalah studi kasus. Tipe penelitian yang digunakan adalah deskriptif yang memberikan gambaran secara menyeluruh dan jelas tentang pengertian arsip dalam pengambilan keputusan pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin. Jenis data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui wawancara kepada pihak yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti. Data sekunder diperoleh berdasarkan acuan atau literature yang berhubungan dengan materi pembahasan, dokumen-dokumen dari instansi tersebut. Tehnik analisis data adalah analisis data secara deskriptif kualitatif. Hasil penelitian menunjukkan bahwa arsip memegang peran penting dalam pengambilan keputusan pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin. Hanya saja faktor-faktor yang mempengaruhinya masih terdapat kekurangan-kekurangan yaitu sistem penyimpanan yang belum bisa dikatakan baik, ini disebabkan oleh fasilitas yang kurang memadai begitupun dengan pegawai yang membidangi bidan arsip ini kurang terampil dalam menangani pekerjaan yang dibebankan kepadanya. Dari penelitian ini dapat ditarik kesimpulan bahwa peran arsip dalam pengambilan keputusan pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin sudah berperan sebagaimana mestinya, Terdapat hambatan-hambatan dalam pelaksanaan proses pengambilan keputusan yakni sistem penyimpanan yang belum memenuhi syarat, fasilitas arsip yang kurang memadai dan kurangnya kesadaran pimpinan mengenai pentingnya fasilitas guna mendukung terciptanya tata arsip yang baik.
HASANUDDIN UNIVERSITY FACULTY OF SOCIAL SCIENCE AND POLITICAL SCIENCE Of Administrative STATE DEPARTMENT STUDY PROGRAM Records Management ABSTRACT Arnianti Amri (E21112623). Archive Role In Decision Making at Hasanuddin University Graduate Program Case Studies Scholarship Disbursement of BPP-DN, ix + 92 Number of Pages 20 list pustaka1990-2012). Supervised by Dr. H. Baharuddin, M.Sc., and Mrs. Dr. Hj. Hasniati, M.Sc. The role of the archive is the center of the memory as a source of information and as a surveillance tool that is indispensable in any organization in the planning, analysis, development, formulation, wisdom, decision-making in preparing reports for accountability, assessment and rigorous control. The purpose of this study was to determine the role of archives in decision making and the factors that influence it. The unit of analysis in this study is individual for exercising decision-making is the principal or the Director of the Graduate Program Universitas Hasanuddin. Basic research is a case study. This type of research is descriptive which gives an overall picture and a clear understanding of the archive in the decision at Hasanuddin University Graduate Program. The data used are primary data and secondary data. The primary data obtained through interviews with parties related to the matter to be investigated. Secondary data were obtained based on literature references or discussions related material, the documents of the institution. Technical analysis of the data is descriptive qualitative data analysis. The results showed that the archive holds an important role in decision-making at Hasanuddin University Graduate Program. Only the factors that influence it, there are still shortcomings which storage systems can not be said to be good, this is caused by inadequate facilities as well as with employees in charge of the archives midwife is less skilled in handling the job assigned to him. From this study we can conclude that the role of archives in decision making at the Postgraduate Program Universitas Hasanuddin had a role as they should, are obstacles to the implementation of the decision-making process which is a storage system that is not yet qualified, archival facilities are inadequate and lack of awareness of the leadership of the importance facility to support the creation of good governance records.
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap instansi baik instansi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan instansi pada dasarnya membutuhkan informasi oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsifungsi manajemen di birokrasi. Dalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat, maka tidak terlalu berlebihan apabila informasi menjadi suatu kesatuan dan sumber daya tersendiri bagi instansi, serta mampu bertindak sebagai
senjata
untuk
bersaing
(Porter,
1991,2).
Dalam
menghadapi persaingan yang ketat didunia bisnis maka akan selalu diambil keputusan-keputusan yang tepat, yang mana keputusan tersebut
berdasarkan
informasi
yang
diperoleh.
Keterangan
tersebut diatas menunjukkan pentingnya peranan informasi dalam pengambilan keputusan di suatu instansi. Salah satu sumber informai
penting
yang
dapat
menunjang
proses
kegiatan
administrasi dan birokrasi adalah arsip. Arsip merupakan rekaman informasi seluruh aktivitas instansi dalam berbagai media, berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan. Bukti eksistensi instansi dan bukti pertanggungjawabn pelaksanaan
kegitan
administrasi
suatu
organisasi.
Oleh
karena
itu
keberadaanya dalam organisasi pemerintahan memiliki nilai dan arti yang sangat penting. Arsip sebagaimana dijelaskan dalam UU Nomor 43 Tahun 2009 adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Sebagaimana yang dijelaskan dalam buku Drs. Basir Barthos (2009) : Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subjek (pokok Persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula. Secara
struktural
Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin dipimpin oleh seorang Direktur dan dibantu oleh Asisten Direktur I yang dibawahi bagian Akademik, Asisten Direktur II pada bagian Umum dan Keuangan sementara Asisten Direktur III Bagian Kemahasiswaan dan Kepala Tata Usaha yang mengurusi semua
kebutuhan
Universitas
Rumah
Hasanuddin.
Tangga
Program
Program Pascasarjana
Pascasarjana Universitas
Hasanuddin bekerjasama dengan pihak luar dalam hal ini dengan Program Pascasarjana Universitas baik Perguruan Tinggi Negeri
maupun
swasta,
maka
dalam
prosess semua
kegiatannya
membutuhkan informasi yaitu arsip, sehingga setiap keputusan yang diambil pimpinan akan tepat sasaran. Tetapi terkadang informasi yang dibutuhkan pada arsip tidak lengkap dikarenakan lembaran-lembaran arsip hilang atau kurang.Yang dimaksud hilang disini adalah ketika arsip itu dipinjam tetapi lupa untuk dikembalikan ke central file atau arsip tersebut sedang dipinjam. Sehingga meghambat proses pengambilan keputusan. Arsip terdiri seperti kertas, data dalam komputer, data dalam bentuk CD bahkan bahan-bahan notulensi rapat sampai catatan tulisan tangan. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung didalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung didalam penyelenggaraan administrasi. Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsi Program Pascasarjana Unhas tugas-tugas itu dijabarkan dalam kedalam kegiatan yang ada dalam program kerja, baik jangka pendek dan jangka panjang yang dituangkan dalam perencanaan startegis. Untuk mengemban tugas tersebut unit kerja ini memerlukan manajemen yang baik oleh unsur pimpinan. Para pimpinan dalam menjalankan fungsi manajemennya sering mengambil keputusan untuk kepentingan perencanaan,
pelaksanaan, pengawasan/evaluasi kegiatan dan pengembangan organisasi. Dalam hal ini menurut Mangkusububroto, (1987 : 3). “keputusan tidak saja dibuat akan tetapi juga diungkapkan pada semua pihak yang berkepentingan, sebagai usaha utama untuk meyakinkan pada pihak lain. Arsip dinamis aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan dipergunakan di dalam penyelenggaraan Admninsitrasi,. Sedangkan arsip dinamis in aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah mulai berkurang terkait dalam hal ini arsip atau dokumen diperlukan sebagai sarana informasi dan bukti resmi dalam penyelenggaraan administrasi, maka untuk kelancaran administrasi dalam suatu kantor diperlukan kearsipan yang teratur. Kearsipan yang teratur dan tertib merupakan alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang metodenya dapat membantu pimpinan baik lembaga pemerintah maupun swasta guna kelancaran dalam pelaksanaan kegiatan ataupun tugas yang berkaitan dengan
kedinasan
atau
sebagai
sarana
evaluasi
dalam
proses
pelaksanaan kegiatan organisasi itu sendiri terutama sebagai bentuk pertanggungjawaban dari proses kegiatan organisasi selama ini. Dalam hal ini bagaimana pemerintah melakukan peranannya dalam hal akuntabilitas. Menurut Dorotul Yatimah (2009) dalam melaksanakan tugas pekerjaan suatu instansi khususnya bagian yang menangani kearsipan
harus melakukan berbagai tahap atau kegiatan kearsipan antara lain : pengurusan dan pengendalian surat (berkas/dokumen), penyimpanan arsip, penyusutan dan pemusnahan arsip. Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin merupakan salah satu instansi yang melaksanakan urusan yang berhubungan dengan administrasi dan setiap saat memerlukan informasi baik dalam surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Informasi tersebut merupakan salah
satu
bahan dalam
rangka
pengambilan
keputusan.
Untuk
memperlancar dalam pengambilan keputusan, maka suatu surat atau dokumen diatur, ditata disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem. Perjanjian kerjasama antara universitas atau perguruan Tinggi (MOU) dengan universitas lain atau dengan kementerian, dalam kontrak kerjasama
tersebut
berisi
kesepakatan
kerja,
lingkup
pekerjaan,
tanggungjawab dan kewajiban, jangka waktu pelaksanaan, biaya, hasil pekerjaan, cara pembayaran, misalnya apabila kementerian meminta laporan tentang pembayaran SPP mahasiswa untuk dibayarkan ke Program Pascasarjana Unhas biasanya diminta laporan per semester. Martono (1990 :14) menyatakan bahwa dalam manajemen kearsipan terdapat tiga kegiatan pokok yaitu pengurusan surat, penataan berkas dan penemuan kembali serta penyusutan. Batasan di atas menunjukkan, Manjemen arsip merupakan bidang manajemen yang bertanggungjawab dalam pengendalian, penghematan dan efisiensi arsip
dalam rangka penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif dan inaktif, penemuan kembali, pemeliharaan, serta penyusutan record. Adapun yang termasuk dalam cakupan manajemen arsip aktif adalah kegiatan pengurusan surat dengan penataan berkas dan temu kembali. Maka berdasarkan dari uraian diatas, penulis tertarik untuk melakukan
penelitian
mengenai
“peran
arsip
dalam
pengambilan
keputusan pada Program Pascasarjan Universitas Hasanuddin”. . Rumusan Masalah Masalah
dalam
penelitian
ini
adalah
pentingnya
membuat
keputusan atau kebijakan dengan menggunakan arsip dinamis (arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif). Arsip dinamis yang tercipta sebagai akibat adanya transaksi kegiatan dimasing-masing unit kerja sebenarnya merupakan asset yang memiliki nilai tidak terukur karena terkandung banyak informasi. Sehinga arsip dinamis adalah sebagai salah satu sumber informasi untuk pengambilan keputusan dalam mengatasi berbagai masalah yang dihadapi. Berdasarkan perumusan masalah maka pertanyaan penelitian adalah “bagimana peran arsip dalam pengambilan keputusan di Program Pascasarjan Universitas Hasanuddin?”.
. Tujuan Penelitian Tujuan pengambilan
penelitian keputusan
untuk di
mengetahui Program
peran
arsip
Pascasarjana
dalam
Universitas
Hasanuddin. . Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah : a. Manfaat Akademik Menambah pengetahuan manajemen arsip dinamis b. Memberikan sumbangan pemikiran yang berguna
bagi
Pimpinan dan staf dalam peran arsip dalam pengambilan keputusan.
BAB III METODE PENELITIAN III.I. Pendekatan Penelitian Penelitian ini adalah penelitian yang bersifat kualitatif. Penelitian
yang
digunakan
yaitu
penelitian
kualitatif
deskriptif.
Penelitian kualitatif deskriptif adalah berupa penelitian dengan metode atau pendekatan studi kasus (case study). Penelitian ini memusatkan diri secara intensif pada satu obyek tertentu yang mempelajarinya sebagai suatu kasus. Data studi kasus dapat diperoleh dari semua pihak
yang
bersangkutan,
dengan
kata
lain
dalam
studi
ini
dikumpulkan dari berbagai sumber (Nawawi, 2003:1). Penelitain studi kasus akan Kurang kedalamannya bilamana hanya dipusatkan pada fase tertentu saja atau salah satu aspek tertentu sebelum memperoleh gambaran umum tentang kasusu tersebut. Sebaliknya studi kasus akan kehilangan artinya kalau hanya ditujukan sekedar untuk memperoleh gambaran umum namun tanpa menemukan sesuatu atau beberapa aspek khusus yang
perlu
dipelajari secara intensif dan mendalam. Studi kasus yang baik harus dilakukan secara langsung dalam kehidupan sebenarnya dari kasus yang diselidiki. Walaupun demikian, data studi kasus dapat diperoleh tidak saja dari kasus yang diteliti, tetapi juga dapat diperoleh dari semua pihak yang mengetahui dan mengenal kasus tersebut
dengan
baik. Dengan kata lain, data dalam studi kasus dapat diperoleh dari berbagai sumber namun terbatas dalam kasus yang akan diteliti (Nawawi, 2003:2). Sugiono (2011 : 2011) berpendapat bahwa pada penelitian kualitatif, teori diartikan sebagai paradigma. Penelitian kualitatif bertujuan untuk mengungkapkan informasi kualitatif sehingga lebih menekankan pada masalah proses dan makna dengan cara mendeskripsikan suatu masalah. Dasar teoritis dalam pendekatan kualitatif adalah pendekatan interaksi simbolik, diasumsikan bahwa objek orang, situasi dan peristiwa tidak memiliki pengertian sendiri, sebaliknya pengertian itu diberikan kepada mereka. Pengertian yang diberikan orang kepada pengalaman dan proses penafsirannya bersifat esensial serta menentukan. Penelitian ini juga menginterpretasikan atau menterjemahkan dengan bahasa peneliti tentang hasil penelitian yang diperoleh dari informan dilapangan sebagai wacana
untuk
mendapat
penjelasan
tentang
kondisi
yang
ada
menghubungkan variable-variabel dan selanjutnya akan dihasilkan diskripsi tenteng objek penelitian. Lokasi Penelitian Penilitian ini dilaksanakan di Kantor Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin yang terletak dijalan Perintis Kemerdekaan KM 10 Kota Makassar Provinsi Sulawesi Selatan.
Tipe dan Dasar penelitian Tipe penelitian yang digunakan dalam penelitian ini
adalah
deskriptif atau menggambarkan keadaan dilapangan secara sistematis Penelitian deskriptif terbatas pada usaha mengungkapkan suatu masalah atau keadaan atau peristiwa sebagaimana adanya sehingga bersifat sekedar untuk mengungkapkan fakta dan memberikan gambaran secara obyektif tentang keadaan sebenarnya dari objek yang diteliti. Sedangkan dasar penelitiannya adalah survei dengan tehnik pengumpulan data yang sesuai dengan rumusan masalah. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data, sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : 1. Observasi Observasi (observation) atau pengamatan merupakan teknik pengumpulan data yang paling utama dalam penelitian kualitatif. Menurut Bungin (2007:15) observasi adalah metode pengumpulan data
yang
digunakan
untuk
menghimpun
data
penelitian
menghimpun data penelitian melalui pengamatan penginderaan. 2. Wawancara Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang sering digunakan wawancara
dalam berarti
penelitian
kualitatif.
melakukan
Melaksanakan
interaksi
komunikasi
teknik atau
percakapan antara pewawancara (interviewer) dan wawancara
(interviewee)
dengan
maksud
menghimpun
informasi
dari
interviewee. Interviewee pada penelitian kualitatif adalah informan yang dari padanya pengetahuan dan pemahaman diperoleh. 3. Dokumentasi Dokumentasi merupakan cara yang digunakan untuk mencari data mengenai hal-hal atau variable yang berupa catatan, transkrip, buku, surat kabar, majalah, agenda dan lain sebagainya. Informan Informan adalah orang yang dapat memberikan informasi tentang situasi dan kondisi latar penelitian. Informasn ini harus banyak pengalaman tentang penelitian, serta dapat memberikan pandangannya dari dalam tentang nilai-nilai, sikap, proses dan kebudayaan yang menjadi latar penelitian setempat. Dalam penelitian informan yang peneliti maksud adalah : 1. Direktur Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin. 2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin. 3. Kepala
Sub
Bagian
Umum
dan
Perlengkapan
Pascasarjana Universitas Hasanuddin. 4. Arsiparis Jenis dan Sumber Data Jenis dan sumber data yang digunakan ada dua yakni :
Program
1. Data Primer Data primer adalah data yang diperoleh langsung dari hasil wawancara yang diperoleh dari narasumber atau informan yang dianggap sangat berpotensi dalam memberikan data yang relevan dan sebenarnya dilapangan. 2. Data Sekunder Data peneltian sekunder adalah sebagai data pendukung data primer dari literature dan dokumen serta data yang diambil dari suatu organisasi atau perusahaan dengan permasalahan dilapangan yang terdapat pada lokasi penelitian berupa bahan bacaan, bahan pustaka dan laporan-laporan penelitian. Teknik Pengumpulan Data 1. Wawancara
yaitu
pengumpulan
data
dengan
melakukan
wawancara secara langsung dengan informan. 2. Observasi yaitu pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap objek penelitian khususnya yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem kearsipan pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin. 3. Studi Kepustakaan yaitu
penelitian
yang
dialkukan
melalui
penelusuran dokumen – dokumen, buku-buku ataupun bahan bacaan yang relevan dengan masalah penelitian ini. Penelitian ini dilakukan untuk memberikan landasan teoritis dan dasar analisis terhadap objek penelitian.
Teknik Analisis Data Data yang telah dikumpulkan dianalisis secara kualitatif yaitu jenis data yang berbentuk informasi baik lisan maupun tulisan yang sifatnya bukan angka. Data dikelompokkan agar lebih mudah dalam menyaring mana data yang dibutuhkan atau tidak dibutuhkan setelah dikelompokkan data tersebut penulis jabarkan dengan bentuk teks agar lebih dimengerti, setelah itu penulis menarik kesimpulan dari data tersebut sehingga dapat menjawab pokok masalah penelitian. Untuk menganalisis berbagai fenomena di lapangan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut : 1. Pengumpulan informasi melalui wawancara, observasi langsung dan dokumentasi. 2. Reduksi data adalah proses pemilihan, pemusatan perhatian pada penyederhanaan, transformasi data kasar yang muncul dari catatan lapangan. Langkah ini bertujuan untuk memilih informasi mana yang sesuai dengan masalah penelitian. 3. Penyajian data Setelah data direduksi, langkah analisis selanjutnya adalah penyajian (display) data penyajian data diarahkan agar data hasil reduksi terorganisasikan, tersusun dalam pola hubungan, sehingga makin mudah untuk dipahami penyajian data dapat dilakukan dalam bentuk uraian naratif. Pada langkah ini, peneliti berusaha
menyusun data yang relevan sehingga menjadi informasi yang dapat disimpulkan dan memiliki makna tertentu. Prosesnya dapat dilakukan dengan cara menampilkan dan membuat hubungan antara fenomena untuk memaknai apa yang sebenarnya terjadi dan apa yang perlu ditindaklanjuti untuk mencapai tujuan penelitian. Penyajian data yang baik merupakan satu langkah menuju tercapainya analisis kualitatif yang valid dan handal. 4. Tahap akhir adalah menarik kesimpulan ini dilakukan secara cermat dengan melakukan verifikasi berupa tinjauan ulang pada catatan-catatan lapangan sehingga data-data yang ada teruji validitasnya.
BAB V HASIL DAN PEMBAHASAN
Peran Arsip Dalam Pengambilan Keputusan Peran arsip dalam pengambilan Keputusan adalah
arsip
merupakan pusat informasi yang sangat diperlukan dalam setiap kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pertanggungjawaban, penelitian dan pengambilan keputusan. Dengan kata lain arsip tersebut sangat dibutuhkan karena terkait dengan kegiatan yang sedang berlangsung. Dan arsip memiliki fungsi yang sangat penting untuk berbagai kegiatan bagi pimpinan arsip tercipta sejalan sejalan
dengan
perkembangan
aktifitas organisasi,
maka
selama
organisasi tersebut beroperasi, maka arsip merupakan kekuatan bagi organisasi yang akan tetap menjadi pedoman dalam perjalanan organisasi.
Sebagai Sumber Informasi Identifikasi Masalah Pada
Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin
Pada
Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin pada setiap kegiatan tersebut arsip mempunyai peranan dalam penyajian informasi pada Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin
dalam
mengambil
keputusan. Oleh karena itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar harus di lakukan system penyimpanan yang
tepat, fasilitas yang memenuhi syarat dan pegawai yang terampil dibidang kearsipan. Dalam usaha untuk berhasilnya kegiatan dari tujuan dari organisasi diperlukan bahan informasi yang lengkap.Yang dimaksud dengan
informasi
adalah
data-data
yang
dapat
berbicara
yang
memberikan keterangan yang meyakinkan sehingga dapat berdaya guna, berhasil guna dan tepat guna. Data-data ini diharapkan dapat membantu menyelesaikan segala macam masalah dan persoalan yang erat kaitannya tugas dilaksanakan. Khususnya pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin untuk menunjang pengambilan keputusan yang tepat diperlukan adanya arsip yang tepat membantu pimpinan dalam hal ini adalah Direktur Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin
untuk
mengambil
keputusan yang tepat. Berikut ini adalah hasil wawancara terkait peran arsip dalam pengambilan keputusan studi kasus dalam pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin dan berikut hasil wawancara dengan informan Direktur Program Pascasarjana Universitas : Arsip adalah surat atau berkas yang dibuat yang memiliki nilai guna yang bisa dijadikan sebagai bahan bukti seperti hasil rapat yaitu notulen arsip juga itu seperti surat-surat yang diterima yang memiliki kegunaan dikemudian hari. (Wawancara dilaksanakan pada tanggal 7 September 2015)
Sementara Wawancara yang dilakukan di Subag. Tata Usaha mengemukakan Arsip: Arsip adalah surat-surat yang disimpan secara teratur yang mempunyai nilai guna yang bisa dijadikan sebagai pedoman baik dalam membuat surat dan lain sebagainya yang bisa dijadikan pedoman atau untuk bahan pembuktian. (Wawancara dilaksnakan pada tanggal 7 September 2015) Sementara tanggapan kaur Umum dan perlengkapan tentang tentang pengertian arsip adalah: surat menyurat yang terjadi karena adanya pekerjaan atau transaksi yang memiliki informasi yang penting yang disimpan dengan baik. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 7 September 2015) Kemudian tanggapan staf bagian keuangan Program Pascasarjana tentang arsip adalah :
Arsip adalah sebagai pusat ingatan dan juga bisa dijadikan sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 7 September 2015) Dari beberapa hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah sebagai pusat ingatan sebagai bahan acuan untuk melakukan sesuatu yang mempunyai nilai guna baik nilai guna hukum dan histori. Yaitu bisa dijadikan bukti untuk pertanggungjawaban yang dipergunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi.
Berikut
hasil
wawancara
dengan
Pimpinan
Direktur
Program
Pascasarjana Universitas Hasanuddin terkait penggunaan arsip terkait
masalah pencairan dana Beasiswa BPP-DN calon Dosen dan Dosen pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin adalah :
Iya misalnya perjanjian seperti kontrak kerjasama antara mahasiswa dengan pihak Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin antara penerima Beasiswa BPP-DN antara calon dosen dan dosen. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 7 September 2015) Sementara tanggapan Subag. Tata Usaha Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin tentang penggunaan arsip terkait masalah pencairan dana Beasiswa BPP-DN dosen dan calon dosen adalah sebagai berikut: Iya pimpinan maupun semua kepala urusan (KAUR) pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin selalu menggunakan arsip baik dalam mengatasi Kasus yang terkait masalah pencairan Dana Beasiswa BPP-DN calon Dosen dan Dosen maupun masalah yang lainnya. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 7 September 2015)
Kemudian berikut tanggapan Kaur Umum dan Perlengkapan tentang penggunaan arsip terkait masalah pencairan dana beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen adalah sebagai berikut: Saya sebagai kaur umum dan perlengkapan memang mendengar masalah ini tapi saya juga tidak terlalu paham dengan masalahnya tapi menurut saya dalam pengambilan keputusan dalam masalah ini adalah pimpinan dalam hal ini Direktur Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin tentunya menggunakan arsip dalam masalah ini dalam pengambilan keputusan apalagi berkaitan dengan masalah keuangan. (Wawancara dilaksanakan pada tanggal 7 September 2015)
Kemudian berikut tanggapan staf yang bagian Keuangan tentang penggunaan arsip terkait masalah pencairan dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen adalah sebagai berikut: Iya pimpinan menggunakan arsip dalam pengambilan keputusan karena arsip itu dijadikan pedoman dalam hal pengambilan keputusan (Wawancara dilaksanakan pada tanggal 7 September 2015)
Dari beberapa hasil wawancara diatas yang telah dilakukan tentang penggunaan arsip terkait masalah pencairan dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen adalah : Arsip sangat mempunyai peran yang sangat penting yang bisa dijadikan pedoman dalam hal pengambilan keputusan baik yang berkaitan dengan masalah keuangan maupun masalah yang lainnya dengan adanya arsip yang dijadikan pedoman maka kita akan lebih kuat tentang pengambilan keputusan apalagi kita sudah memiliki pedoman dengan arsip yang ada kita bisa jadikan pedoman dalam hal pengambilan keputusan. Dalam sebuah organisasi, arsip sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisasi yang lain. Sebagai rekaman informasi, dapat kita bayangkan jika sebuah organisasi tanpa memiliki rekaman informasi aktivitas organisasi tersebut akan menemui banyak kendala, baik dalam pelaksanaan kegiatan maupun dalam pengembangan organisasinya dan tanpa
arsip
bisa
jadi
eksistensi
organisasi
tersebut
juga akan
dipertanyakan. Sebagai mana dalam undang-undang nomor 7 tahhun 1971 menyebutkan bahwa arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah : yaitu naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau peronrangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam bentuk tunggal maupun
berkelompok,
dalam
rangka
pelaksanaan
kehidupan
kebangsaan. Disebut dalam pengertian arsip diatas bahwa naskah dalam bentuk corak apapun, artinya naskah yang dibuat dan diterima tidak terbatas dalam bentuk kertas, namun dapat pula dalam media lain, seperti film suara maupun elektronik. Sehingga dalam memanfaatkan arsip sebagai sumber informasi pun terbatas hanya pada arsip dengan media kertas.
Sebagai Sumber Informasi Pengumpulan Data Peran arsip dalam pengambilan keputusan studi kasus dalam pencairan Dana Beasiswa BPP-DN calon Dosen dan Dosen Pada Program Pascasarjana dalam mengatasi masalah ini : Berikut hasil wawancara dengan terkait bagaimana mengatasi masalah yang sedang terjadi tentang kegagalan transfer pada beberapa penerima Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen di
Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin,
berikut
tanggapan
Direktur
Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin adalah sebagai berikut: Pimpinan dalam hal ini adalah memferifikasi laporan tersebut apakah benar ada hal ini terjadi dimana pencairan dana Beasiswa BPPDN calon Dosen dan Dosen mengalami kejadian seperti itu dimana pencairan dana beasiswa Dosen dan Calon Dosen yang belum cair beasiswanya antara lain Biaya hidup dan dana Penelitian mereka. Dan diantara sekian banyak mahasiswa yang belum menerima kami terima laporannya dan memferifikasi masalah tersebut yaitu dengan mengumpulkan data-data yang ada. Dan disini kami tidak begitu saja mengambil keputusan akan hal tersebut banyak yang meski dipelajari dan dipertimbangkan oleh seorang pimpinan dalam megambil keputusan. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Sementara Wawancara yang dilakukan di Subag. Tata Usaha tentang bagaimana mengatasi masalah yang sedang terjadi tentang kegagalan transfer pada beberapa penerima Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen di Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin, berikut tanggapan Subag. Tata Usaha Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin adalah sebagai berikut: Saya sebagai Subag. Tata Usaha Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin dalam hal ini mengatasi masalah yang sedang terjadi yaitu mengenai adanya laporan kegagalan transfer dan saya juga biasanya mendapat sms dari beberapa mahasiawa tentang kegagalan transfer atau tidak masuknya beasiswa mereka dan saya dalam hal ini mengkonfirmasi ke bagian keuangan bagian beasiswa di Program Pascsarajana Universitas Hasanuddin tentang masalah tersebut. Disinilah kita lihat peran arsip sangat membantu dalam hal pengambilan keputusan yaitu tanpa adanya arsip maka kita tidak akan mengetahui apa yang harus ditindak lanjuti dan dengan adanya arsip itu kita bisa jadikan pedoman dalam pengambilan keputusan. (Wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015)
Sementara Wawancara yang dilakukan dibagian Kaur Umum dan Perlengkapan tentang bagaimana mengatasi masalah yang sedang terjadi tentang kegagalan transfer pada beberapa penerima Beasiswa BPP-DN Calon
Dosen
dan
Dosen
di
Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin, berikut tanggapan Kaur Umum dan Perlengkapan Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin adalah sebagai berikut: Dalam hal ini pimpinan pastinya tidak langsung mengambil keputusan begitu saja pasti menyelidiki dulu apa penyebab sehingga terjadi kegagalan transfer kesetiap penerima beasiswa tersebut. Sementara Wawancara yang dilakukan dibagian keuangan yaitu staf bagian keuangan yang menangani beasiawa yang sekaligus yang mengetahui arsip-arsip penerima Beasiawa tentang bagaimana mengatasi masalah yang sedang terjadi tentang kegagalan transfer pada beberapa penerima Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen di Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin, berikut tanggapan Staf Bag. Keuangan Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin adalah sebagai berikut: Di dalam mengatasi masalah yang sedang terjadi yaitu pimpinan meminta untuk untuk mencocokkan data yang ada dengan data yang sudah ada yaitu arsip termasuk nomor rekening tiap-tiap penerima beasiswa BPP-DN baik Dosen maupun calon Dosen antara biaya penelitian dan biaya hidup. Dan nomor rekening tiap-tiap penerima beeasiswa memiliki nomor-nomor rekening yang berbeda-beda maka dari itu foto copy buku rekening tiap-tiap penerima ini di arsipkan karena ini merupakan pegangan kita di Program Pascasarjana di arsipkan ini bisa dijadikan pedoman jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Disini pimpinan meminta saya untuk memeriksa kembali data-data penerima
Beasiswa BPP-DN nomor rekening dari sejumlah penerima Beasiswa tersebut, kemudian disinilah arsip atau dokumen-dokumen para penerima beasiswa arsip biodata mereka masing-masing. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Dari beberapa
hasil wawancara diatas tentang bagaimana
mengatasi masalah yang sedang terjadi tentang kegagalan transfer pada beberapa penerima Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen di Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin adalah : Untuk membuat keputusan mengenai apa yang akan dilakukan para pimpinan tentu saja mempertimbangkan laporan-laporan sebelumnya yang
terekam
dalam
arsip
yang
ada
pada
laporan
tersebut.
Dimanfaatkannya informasi yang bersumber dari arsip dinamis dalam pengambilan keputusan akan menjadi lebih baik dan mengurangi resiko kesalahan yang akan terjadi. Karena setiap hasil kegiatan kerja yaitu arsip akan menjadi acuan atau bahan pertimbangan dimasa yang akan dating untuk mengatsi masalah yang timbul akibat dari proses kegiatan itu sendiri, seperti terlambatnya pencairan dana Beasiswa BPP-DN calon Dosen dan Dosen maka untuk mengatasinya pimpinan melihat arsip yang ada . Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber pada arsip. Melalui keputusan-keputusan itulah diharapkan nanntinya tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efesien sebagai upaya mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance). Untuk membuat keputusan mengenai apa yang akan dilakukan tentu saja pimpinan mempertimbangkan kegiatan-kegiatan
sebelumnya yang terekam dalam arsip. Dimanfaatkannya informasi yang bersumber dari arsip dinamis dalam pengambilan keputusan akan menjadi lebih baik dan mengurangi resiko. Arsip sangat penting sebab data dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan seperti pengetahuan, pemikiran, pertimbangan dan pengambilan keputusan. Kemudian ditambahkan dengan pertanyaan tentang terjadinya kegagalan karena adanya peralihan system pencairan dana Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen adalah : Berikut hasil wawancara dengan terkait adanya peralihan system pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen di Program Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin,
berikut
tanggapan
Direktur
Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin adalah sebagai berikut: Sistem pencairan Dana Beasiswa sebelum diserahkan ke Kas Negara di Proses oleh Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin kemudian dikirim ke rektorat dan kemudian Rektorat memproses ke Bank BNI untuk di cairkan ke nomor rekening masing-masing penerima beasiswa BPP-DN calon Dosen dan Dosen. Dan terjadinya kasus sekarang dimana banyaknya mahasiswa yang tidak cair beasiswa mereka diakibatkan peralihan system pencairan dana Beasiswa BPP-DN calon Dosen dan Dosen melalui kas Negara diaman alur kerja Pencairan Dananya adalah : 1. Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin mengirim data pencairan ke petugass SPM dalam hal format exel.
2. Petugas SPM mengkonversi data excel ke format text tanpa melakukan perubahan isi data. 3. Petugas SPM membuat SPP pencairan membuat
daftar
lampiran dengan cara menginport data text kedalam aplikasi SAS 2015. 4. Petugas SPM mencetak SPP dan mencatat SPM beserta daftar lampiran. 5. SPM dan daftar lampiran ditandatangani oleh PPSPM (Wakil Rektor Universitas Hasanuddin). 6. SPM dan daftar lampiran dibawa Ke KPPN untuk pencairan. 7. Jika benar, maka akan terbit Daftar Resume tagihan yang valid kemudian dilanjutkan dengan penerbitan Surat Perintah Pencairan Dana (SPPD) dari KPPN dan seksi Bank melalui email. 8. Ketika telah terbit SPPD maka saat itu juga dana telah ditransfer ke Kas Negara/KPPN ke rekening penerima masing-masing. 9. Jika gagal, maka akan terbit Daftar Resume Tagihan yang ditolak beserta penyampaian PMRT dan BCSR dari KPPN dalam Format PDF Melalui email. 10. Perbaikan dilakukan dengan berdasar pada penolakan dari KPPN menggunakan data BCSR Format exel yang harus diminta ke petugas FO KPPN yang menerima SPM tersebut. 11. Petugas SPM memperbaiki data lampiran berdasarkan data BCSR format exel kemudian dilakukan proses nomor 2 kembali.
12. Dalam hal ini data perlu konfirmasi dan pembetulan database Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin maka disampaikan data supplier yang dimiliki KPPN dalam Format pdf kepada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin. 13. Setelah
perbaikan
dari
Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin maka kembali dilakukan proses mulai dari nomor 2. Kemudian pernyataan juga di tambahkan oleh staf bagian Keuangan ibu Madyani yang memferifikasi data-data beasiswa mengemukakan bahwa : Selama ini Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen pencairannya lancer-lancar saja akan tetapi sekarang dengan adanya perubahan system yaitu peralihan cara pencairan dana Beasiswa BPP-DN Calon Dosen yang pencairannya diproses oleh Kas Negara. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Sehubungan
munculnya
pemberitaan
terkait
terhambatnya
proses
penyaluran Dana Beasiswa Dalam Negeri pada Direktorat Jenderal (Ditjen) Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud),
Ditjen
Perbendaharaan
Kementerian
Keuangan
(Kemenkeu) perlu memberikan klarifikasi terkait proses pencairan dana beasiswa yang dilakukan melalui KPPN Khusus Pinjaman dan Hibah Ditjen Perbendaharaan Kemenkeu. Penjelasan terkait proses pencairan dana beasiswa dalam Negeri, Ditjen Dikti Kemendikbud di KPPN Khusus Pinjaman
dan
Hibah
Ditjen
disampaikan sebagai berikut :
Perbendaharaan
Kemenkeu
dapat
Proses awal pengajuan pembayaran beasiswa adalah pendaftaran data supplier pada aplikasi System Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) oleh Pejabat Penandatanganan Surat Perintah Membayar (PPSPM) satuan kerja (Satker) berkenaan, yaitu Ditjen pembayaran non kontraktual (tidak membutuhkan data kontrak). Data supplier untuk pembayaran beasiswa pada intinya terdiri atas nama penerima, seperti alamat cabang, kode swift dan kode IBAN. Setelah proses pendaftaran data supplier sukses, maka didapatkan Nomor Registrasi Supplier (NRS). Kemudian, PPSPM mengajukan Surat Perintah membayar langsung (SPM LS) Non Gaji Ke KPPN khusus Pinjaman dan Hibah Ditjen Perbendaharaan
Kemenkeu untuk pembayaran
Beasiswa
tersebut
sebagaimana ketentuan Pasal 39 ayat (3) Perturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang tata cara pembayaran dalam rangka pelaksanaan APBN yang menyatakan bahwa penyelesaian tagihan dari penerima hak dilaksanakan dengan mekanisme LS (pembayaran langsung). Dalam ADK (Arsip Data Komputer) SPM LS., tercatat data-data penerima beasiswa yang akan divalidasi oleh system berdasarkan data supplier yang telah didaftarkan sebelumnya. Model SPM LS yang diajukan adalah model pembayaran ke banyak penerima seperti SPM LS
gaji
induk, sehingga SPM LS yang diajukan harus dilampiri daftar nominative penerima. Selain daftar nominative penerima dan bukti setor pajak, tidak ada lampiran/dokumen lain yang harus dilampirkan daftar nominatif penerima. Selain daftar nominative penerima dan bukti setoran pajak,
tidak ada lampiran/dokumen lain yang harus dilampirkan pada SPM LS sebagaimana diatur dalam ketentuan pasal 59 ayat (2) huruf c Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012. Progress report perkuliahan yang menjadi prsyarat penyaluran dana beasiswa merupakan syarat administrative pada internal kemendikbud dan tidak disertakan dalam pengajuan SPM. Apabila proses validasi tidak menemukan perbedaan data (berupa data penerimaan/Suplier dalam ADK SPM LS tidak sama dengan database aplikasi SPAN di KPPN), maka petugas KPPN Khusus Pinjaman data Hibah Ditjen Perbendaharaan ½ Kemenkeu akan memproses SPM LS yang diajukan menjadi Surat Perintah Pencairan Dana Langsung pinjaman dan Hibah Ditjen Perbendaharaan Kemenkeu dilakukan dalam jangka waktu satu hari kerja sesuai dengan Keputusan Direktur
Jenderal
sebagaimana
telah
Perbendaharaan diubah,
dengan
Nomor Keputusan
KEP-185/PB/2010 Direktur
Jenderal
Perbendahraan Nomor KEP-163/PB/2011 tentang Stnadard Operating Procedures (SOP) Instansi Vertikal Ditjen Perbendaharaan Nomor KEP163/PB/2011 tentang Standard Operating Procedures (SOP) instansi Vertikal Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan tidak pernah menahan (retain) Proses pencairan dana beasiswa. Dan Proses pada Poin-poin di atas dimungkinkan mengalami kegagalan, karena terjadi kesalahan rekening, salah kode Swift. Kemudian ditambahkan oleh staf keuangan Ibu Madyani Karim selaku bagian yang menangani Beasiswa BPP-DN
Calon Dosen dan Dosen
yang dilakukan setelah proses diatas pengumpulan data selanjutnya adalah mengumpulkan data-data: Memferifikasi data-data yang telah ada yaitu berkas mahasiswa yang telah mereka kumpul mulai dari foto copy buku rekening tiap-tiap mahasiswa penerima Beasiswa BPP-DN calon dosen dan dosen yaitu memeriksa kembali nomor rekening tiap-tiap penerima beasiswa dengan cara mencocokkan data-data yang diarsipkan dalam bentuk foto copy buku rekeningnnya yang diarsipkan antara lain nomor rekening biaya hidup dan penelitian dengan data-data yang ada di computer yaitu mencocokkan kembali nama-nama yang telah diinput sebelumnya yang telah ada di file komputer dengan adanya arsip mahasiswa bagi penerima beasiswa yang disimpan di bagian keuangan, terjadinya kegagalan transfer kerekening penerima beasiswa adalah adanya ketidak sesuaian antara data yang dimiliki oleh kas Negara dan data penerima beasiswa BPP-DN calon dosen dan dosen dari Universitas Hasanuddin sehingga mengakibatkan kegagalan transfer kerekening para penerima beasiswa. Dan kegagalan transfer terjadi karena adanya perbedaan pengetikan huruf dan gelar dimana daftar dari Universitas Hasanuddin berbeda dengan data yang ada pada kas Negara dan apabila terdapat dalam daftar terdapat 2 atau 3 didalam daftar yang namanya beda maka penerima yang lain juga tidak bisa tertransfer. Misalnya data Unhas dalam 1 daftar terdiri dari 100 orang kemudian dalam daftar 100 orang tersebut terdapat 1 atau 2 orang yang beda pengetikan namanya baik titik maupun koma maka dalam 1 daftar tersebut gagal transfer semuanya dan ini akan dikembalikan lagi keunhas untuk di perbaiki data-datanya kembali. Maka hal ini tentunya akan merugikan penerima yang lain meskipun nama mereka dan nomor rekening mereka benar. (wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Dari beberapa hasil wawancara diatas dapat disimpulkan bahwa pengumpulan data sebagai sumber informasi dalam masalah pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen adalah ketika seseorang membutuhkan informasi, dan informasi itu dapat diperolehnya melelui kertas, atau dokumen yang disimpannya tersebut, maka dibukalah kembali, apa yang tadi disebut sebagai arsip. Arsip sebagai sumber informasi tidak diragukan lagi. Kegiatan organisasi maupun
kegiatan
pemerintahan akan selalu bertitik tolak pada informasi yang bersumber dari arsip, baik dlam perencanaan, pelaksanaan maupun pengawasan. Arsip merupakan pilar utama dalam kegiatan organisasi. Pengambilan keputusan selalu bertumpu pada kegiatan yang yang pernah dilakukan, dan evaluasi kegiatan yang ada, dan hal itu akan selalu berhubungan dengan kegiatan pengarsipan yang dilakukan oleh instansi atau organisasi tersebut. Arsip sebagai sumber informasi dalam kegiatan pemerintahan.
Sebagai Sumber Informasi Dalam Membuat Alternatif untuk dijadikan Keputusan. Setelah melakukan identifikasi masalah dan pengumpulan data maka langkah selanjutnya dalah membuat alternative pemecahan masalah. Berikut ini adalah hasil wawancara terkait sumber informasi dalam membuat Alternatif untuk dijadikan keputusan tentang pengambilan keputusan studi kasus dalam pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin dan berikut hasil wawancara dengan informan Direktur Program Pascasarjana Universitas : Langkah selanjutnya yang dilakukan setelah kami perintahkan staf untuk mengecek kembali fotocopy buku rekening yang telah diarsipkan dengan data-data yang ada pada computer mulai dari pengetikan nama depan gelar depan oleh tiap-tiap penerima beasiswa setelah ini dilakukan kemudian tiap-tiap mahasiswa penerima beasiswa untuk membawa fotocopy buku tabungan mereka agar dilihat mana yang belum menerima beasiswa mereka.
(Wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Berikut ini adalah hasil wawancara terkait sumber informasi dalam membuat Alternatif untuk dijadikan keputusan tentang pengambilan keputusan studi kasus dalam pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin dan berikut hasil wawancara dengan informan Subag. Tata Usaha Program Pascasarjana Universitas :
Hal senada juga diungkapkan oleh Subag. Tata Usaha Program Pascasarjana yaitu setiap mahasiswa penerima Beasiswa BPP-DN baik calon Dosen maupun Dosen untuk melakukan Print Out Buku rekening Mereka agar dapat diketahui mana penerima yang belum mendapatkan beasiswanya. (Wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Berikut ini adalah hasil wawancara terkait sumber informasi dalam membuat Alternatif untuk dijadikan keputusan tentang pengambilan keputusan studi kasus dalam pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin dan berikut hasil wawancara dengan informan Kaur Umum dan Perlengkapan Program Pascasarjana Universitas : Ditambahkan juga oleh Kaur Umum dan Perlengkapan Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin tentang hal ini yaitu setiap penerima Beasiswa untuk melakukan Print Out Buku rekeningnnya masing-masing. (Wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015)
Berikut ini adalah hasil wawancara terkait sumber informasi dalam membuat Alternatif untuk dijadikan keputusan tentang pengambilan keputusan studi kasus dalam pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin dan berikut hasil wawancara dengan informan staf bagian keuangan yang menangani pencairan dana Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen Program Pascasarjana Universitas :
Hal senada juga diungkapkan oleh ibu Madyani Karim bagian keuangan yang memproses pencairan Dana Beasiswa BPP-DN calon Dosen dan Dosen yaitu meminta mahasiswa membawa foto copy buku rekening mereka sesuai bulan yang tidak cair beasiswa mereka kemudian karena hal yang telah saya lakukan adalah telah mencocokkan data yang sebelumnya ada mulai dari mencocokkan nama-nama mereka dan nomor rekening mereka akan tetapi masih ada yang datang melapor kalau beasiswa mereka belum cair juga, maka dari itu kami meminta setiap mahasiswa untuk mengumpulkan kembali hasil print out buku rekening mereka masing-masing dan mencocokkan lagi dengan hasil print out buku rekening mereka masing-masing tapi banyak yang belum nampak yang mana yang belum cair beasiswa mereka karena ternyata hasil dari Print Out buku mereka ada yang terakumulasi jadi tidak ketahuan mana yang cair dan mana yang belum ini tidak memudahkan karena banyak mahasiswa yang jarang memprint out bukunya tiap bulan jadi tidak bisa diketahui cair tidaknya beasiswanya pada bulan berapa. Maka dari itu saya meminta lagi kembali agar tiap-tiap mahasiswa memprint out rekening koran mereka semua dengan hasil print out rekening koran akan sedikit lebih memudahkan karena tiap transaksi akan terbaca pada hasil print out tersebut, ini juga memang memudahkan kita karena lebih detail semua transaksi yang terjadi pada setiap pemegang nomor rekening tersebut tercatat didalam hasil print out rekening pada koran tersebut.
(Wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Dengan demikian bahwa pemilihan alternative dalam pengambilan keputusan tentang masalah pencairan dana beasiswa BPP-DN Calon
Dosen dan Dosen adalah Arsip sangat memiliki peran penting dalam pengambilan keputusan, karena arsip merupakan kunci pokok dalam setiap pelaksanaan tugas. Khususnya pada Program Pascasarjana universitas Hasanuddin dimana Arsip itu : 1. Sebagai
pedoman
dalam
pelaksanaan
tugas
selaku
aparat
pemerintah. 2. Pusat ingatan seorang pejabat dalam merangkai tugas 3. Alat monitor dan alat evaluasi seluruh pelaksanaan tugas dalam hal perencanaan, baik untuk masa sekarang dan masa yang akan dating. 4. Sebagai bukti Autentik dalam pengambilan keputusan. Maka dari itu peran asrip sangat berperan dalam pengambilan keputusan
karena
arsip
merupakan
sumber
informasi
untuk
pengambilan keputusan yang setepat-tepatnya. Dengan diketahuinya peran arsip dalam pengambilan keputusan maka yang membidangi masalah tersebut harus memperhatikan tata kearsipan agar arsip yang dibutuhkan oleh pimpinan yang menunjang pengambilan keputusan selalu tersedia. Sebagai Sumber Informasi Dalam Membuat Alternatif untuk dijadikan Keputusan. Berikut ini adalah hasil wawancara terkait dalam membuat Alternatif untuk dijadikan keputusan tentang pengambilan keputusan studi kasus dalam pencairan Dana Beasiswa BPP-DN Dosen dan calon Dosen
pada
Program
Pascasarjana
Universitas
Hasanuddin
dan
berikut
hasil
wawancara dengan informan staf bagian keuangan yang menangani pencairan dana Beasiswa BPP-DN Calon Dosen dan Dosen Program Pascasarjana Universitas : Adalah banyak cara yang telah saya lakukan yaitu dengan cara awal yang saya tempuh adalah mengecek yang pertama adalah foto copy nomor Rekening yang telah Mahasiswa kumpulkan sejak awal kemudian sya cocokkan dengan data-data yang ada didalam computer saya, tapi tetap saja data masih ada yang gagal transfer, kemudaian saya berinisiatif meminta fito copy buku rekening mereka akan tetapi dan mencocokkannya lagi kemudian masih ada juga yang gagal kemudian dimintalah hasil print out rekening korannya setiap mahasiswa baik penelitian maupun biaya hidup mereka. Hal ini memudahkan saya untuk mengetahui mana yang telah berhasil dan mana yang masih gagal. (Wawancara dilaksanakan pada tanggal 8 September 2015) Berdasarkan pernyataan ibu Madyani Karim bahwa ada tiga tahap yang telah dilakukannya agar masalah ini dapat cepat terselesaikan karena dengan adanya cara ini maka akan dengan cepat dan mudah diketahu siapa yang belum cair beasiswanya dan yang belum berapa bulan yang gagal dan berapa bulan yang telah berhasil tertransfer. Dengan demikian pemilihan alternative dalam yang kita pilih disini adalah dengan adanya print out rekening Koran untuk tiap-tiap penerima beasiswa
sedikit
memudahkan
sesuai
dengan
pernyataan
dari
narasumber bahwa dengan hasil print out buku rekening Koran akan lebih memudahkan karena semua transaksi akan tercatat pada rekening Koran tersebut. Denagn demikian ini akan sangat membantu dalam menangani masalah tersebut.
Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Peran Arsip Dalam Pengambilan Keputusan. Berdasarkan hasil penelitian penulis, ada tiga faktor yang mempengaruhi peran arsip dalam pengambilan keputusan, yaitu penggunaan system penyimpanan Arsip yang tepat, fasilitas arsip yang memenuhi syarat dan pegawai terampil. System Penyimpanan Yang Tepat. Setelah surat, naskah warkat dan sejenisnya baik yang diterima maupun yang dihasilkan diselesaikan masalahnya oleh satuan kerja pengolah, maka kegiatan selanjutnya adalah
melaksanakan
penataan yang mengarah kepada penyimpanan arsip tersebut. Oleh karena itu arsip merupakan sumber informasi yang membantu melancarkan pekerjaan dan menjadi dasar pertimbangan bagi pimpinan dalam mengambil suatu keputusan secara tepat disimpan secara sistematis sehingga apabila suatu waktu diperlukan dapat ditemukan dengan cepat.
Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkunga Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan
kepada
pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya. Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masingmasing surat. Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk
pejabat-pejabat/unit
disampaikan
kepada
yang
petugas
dimaksudkan
atau
sekretaris
oleh
surat,
pejabat
yang
bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi. Apabila surat yang telah dibaca oleh Pimpinan biasanya didisposisi untuk ditindak lanjuti biasanya
Pimpinan
apabila isi disposisi itu ditujukan ke KTU untuk segera dibalas maka sekertaris mencatat dalam buku disposisi pimpinan kemudian
sekertaris membawa surat itu ke bagian Tata Usaha untuk segera di proses apabila surat tersebut diminta dibalas maka KTU segear membalas surat tersebut kemudian ditandatangan oleh pimpinan setelah itu apabila surat telah
ditandatangan
kemudian
dikembalikan kebagian Tata Usaha untuk segera dikirim. Dan surat yang dikirim tidak lupa arsipnya disimpan satu untuk arsip dan dibundelkan dan disimpan dibagian Tata Usaha. Surat
yang
disimpan berdasarkan pokok masalah, jika memerlukan
arsip
tentang penugasan staf atau pimpinan baik keluar kota maupun keluar negeri maka nama bundel arsipnya adalah surat penugasan. Dan Arsip di bagian Tata Usaha Belum terlalu baik karena penulis sendiri adalah pengelola arsip dibagian tata Usaha karena pada dasarnya biasanya ada surat keluar miasalnya dicari biasanya belum ada di bundle biasanya masih tersimpan dimeja staf bagian yang menangani arsip dan kemudian juga untuk SK. Direktur dan juga Surat Penugasan biasanya dibutuhkan biasanya masih tersimpan diatas meja. Dan seharusnya kalau ada arsip yang perlu disimpan jangan ditunda-tunda agar tidak menumpuk diatas meja. Dan biasanya arsip dicari di bundle atau tempat penyimpanan arsip ternyata masih ada diatas meja di dalam map-map. Adapun penyimpanan
hambatan-hambatan arsip
pada
Hasanuddin
adalah
penyusutan
sehingga
Program
bertambahnya tempat
dan
lain
dalam
Pascasarjana terus
arsip
peralatan
system
Universitas tanpa tidak
ada dapat
menampungnya lagi jadi apabila Ordner/Bundel telah full maka dibuatkan lagi Ordner/Bundel yang baru sehingga akan menambah Volume Arsip dibuatkan lagi Ordner sehingga lemari atau tempat penyimpanan Full.
Selain asas Sentralisasi dan Desentralisasi dikenal juga asas Gabungan. Dalam asas ini, unit pengolah maupun pusat penyimpanan saling bekerjasama. Arsip yang aktif disimpan oleh unit pengolah dan arsip in aktif disimpan dipusat penyimpanan arsip in aktif secara desentralisasi. Asas ini sangat efektif untuk suatu kantor yang volume arsipnya cukup banyak. Pada program Pascasarjana Universitas Hasanuddin arsip aktif disimpan secara Desentralisasi yaitu arsip disimpan secara desentralisasi yaitu arsip disimpan oleh unit masing-masing dimana KTU menyimpan arsipnya di ruangan KTU, dan arsip bagian akademik disimpan di bagian Akademik, Keuangan menyimpan arsipnya sendiri, dan unit Infokom menyimpan arsipnya sendiri. Asas Desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan/dideledasikan/ditimpahkan ke masing-masing unit yang ada dalam organisasi.
Keuntungan asas Desentralisasi: 1. Tiap unit yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan. 2. Pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah. 3. Kekeliruan dan kehilangan arsip dapat diperkecil karena mudah melacaknya, hemat biaya perlengkapan dan tenaga
Kelamahan asas Desentralisasi: 1. Pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip.
2. Tidak dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip.
Fasilitas Arsip Yang memenuhi Syarat. Dalam menyajikan Arsip yang diperlukan oleh pimpinan dalam mengambil keputusan, harus didukung oleh fasilitas yang memenuhi syarat.
Bagaimanapunsebaiknya
system
penyimpanan
arsip
yang
digunakan apabila tidak ditunjang oleh fasilitas yang memadai ini akan mengakibatkan ketidak searagaman atau keserasian. Apa jadinya kalau system penyimpanan baik sedangkan fasilitas yang mendukung tidak ada, bagitupun sebaliknya. Jadi sebaiknya disamping memperbaiki system penyimpanan harus dibenahi pula fasilitas yang mendukung untuk terlkasananya tata arsip yang baik. Pada Program Pascasarjana Universitas Hasanuddin menyatakan bahwa kurangnya fasilitas arsip disebabkan kurangnya fasilitas arsip disebabkan karena kesadaran pimpinan mengenai pentingnya fasilitas ini guna mendukung terciptanya tata arsip yang baik. Memang kenyataannya bahwa bidang kearsipan ini sering dianggap sebagai pekerjaan yang sepele padahal bidang ini merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam pengambilan keputusan. Pegawai Terampil Pegawai dalam hal sumberdaya manusia yang ada salam suatu organisasi memiliki posisi, kedudukan dan peranan yang penting dalam menentukan pencapaian tujuan organisasi. Bagamanapun baiknya system
yang digunakan, fasilitas yang lengkap akan tetapi tidak didukung dengan pegawai yang terampil sebagai pelaksana hal ini akan mempengaruhi hasil hasil optimal yang akan dicapai. Keterampilan yang dimaksud penulis disini adalah kemampuan pegawai menyelesaikan tugas-tugas secara baik dengan memanfaatkan waktu secara efektif. Ukuran tingkat keterampilan pegawai meliputi hal-hal sebagai berikut : a. Waktu yang digunakan dalam menyelesaikan suatu masalah. b. Kemapuan memberikan tindak lanjut terhadap tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. c. Kemampuan menterjemahkan atau menjabarkan perintah atasan. Melihat dari latar belakang pendidikannya tidak sesuai dengan latar belakang pendidikannya dan pelatihan juga yang jarang dilakukan sehingga keterampilan pegawai dan melihat tuntutan-tuntutan pekerjaan yang semakin meningkat. Hal lain yang mendukung untuk meningkatkan keterampilan pegawai berdasarkan keahlian dan keterampilan yang dimiliki sehingga yang bersangkutan dapat bekerja secara optimal.
