skladový systém závodního a dietního stravování program pracuje pod SQL serverem FireBird

skladový systém závodního a dietního stravování program pracuje pod SQL serverem FireBird

OBSAH 1 2 3 4

Přihlášení do programu, vložení hesla uživatele ............................................................................ 4 Ukončení programu ........................................................................................................................ 4 Zálohování a obnova databáze ...................................................................................................... 4 Nastavení ........................................................................................................................................ 4 4.1 Nastavení počátečních údajů................................................................................................... 4 4.2 Změna hesla uživatele, nastavení nového uživatele ............................................................... 5 4.3 Nastavení uživatelských pracovišť........................................................................................... 5 5 Doklady, obrazovky, ovládání......................................................................................................... 6 5.1 Typy dokladů ............................................................................................................................ 6 5.2 Obrazovka dokladu .................................................................................................................. 6 5.3 Ovládací prvky při práci s dokladem ........................................................................................ 6 5.3.1 Klávesy ovládání............................................................................................................ 6 5.3.2 Levé tlačítko myši .......................................................................................................... 6 5.3.3 Pravé tlačítko myši – spuštění dialogu .......................................................................... 7 5.3.4 Barvy polí ....................................................................................................................... 7 6 Sklady, základní informace a nastavení ......................................................................................... 8 6.1 Definice skladů ......................................................................................................................... 8 6.2 Přepínání mezi sklady:............................................................................................................. 9 6.3 Karty zboží ............................................................................................................................. 10 6.4 Nastavení karet zboží ............................................................................................................ 11 6.5 Zaokrouhlování....................................................................................................................... 13 6.6 Pohyby zboží na skladové kartě (skladová regleta)............................................................... 14 7 Počáteční stav skladu ................................................................................................................... 15 8 Příjemky ........................................................................................................................................ 16 8.1 Dodavatelé ............................................................................................................................. 16 8.2 Zadávání příjemky z faktur a dodacích listů........................................................................... 17 8.3 Rychlá oprava položek v příjemce (obdobně ve výdejce) ..................................................... 19 8.4 Hromadné uzavření otevřených dokladů (příjemek, výdejek)................................................ 20 8.5 Oprava již uzavřeného dokladu.............................................................................................. 20 9 Receptury, jídelníčky, zadávání počtů, normování....................................................................... 21 9.1 Sestavení výdejky normováním ............................................................................................. 22 9.2 Zadávání výdejky ručně ......................................................................................................... 22 10 Prodej zboží .................................................................................................................................. 23 10.1 Ceník zboží ....................................................................................................................... 23 10.2 Vytvoření faktury vydané na základě inventury ................................................................ 24 10.3 Výdej ze skladu prodejem z ceníku, faktura vydaná......................................................... 24 11 Uzávěrka....................................................................................................................................... 26 11.1 Průběžná uzávěrka skladů................................................................................................ 26 11.2 Měsíční závěrka skladů (skutečná měsíční závěrka) ....................................................... 26 12 Záruka........................................................................................................................................... 27 13 Licence, rozsah užívacích práv .................................................................................................... 27 14 Kontakt servis ............................................................................................................................... 27

2

Program Magdalena je plně síťová aplikace pracující pod SQL serverem. Je úspěšně ve školním, závodním a dietním stravování. Také je využíván v provozech kombinované výroby pro dietní sektor, školní stravování, závodní stravování, restaurace. Protože se řídí stravování ve výše jmenovaných branžích pokaždé odlišnou legislativou, finanční toky vede program odděleně. Přesto Magdalena umí plánovat výrobu těchto sektorů v rámci jedné kuchyně i nad jedním skladem. To je užitečné z toho důvodu, že dodavatelé zavážejí sklad jako celek. Výrobní postupy na úrovni odlišných receptur a odlišných jídelníčků se finančně sledují zvlášť podle každé firmy, instituce, každého oddělení, každé diety, každého menu. Pro ekonomický sektor se náklady na výrobu vykazují odděleně. Stejně jako lze oddělit finanční toky, je možné zvlášť pro firmy, skupiny, oddělení, diety odděleně dokladovat nutriční hodnoty nebo spotřební koš. Recepturní systém Magdaleny obsahuje nástroje pro údržbu receptur školního stravování, pro dietní systémy, pro závodní stravování, pro restaurace. Jídelníčky plánují výrobu v každé branži stravování zcela rozdílným způsobem. Liší se formou i grafickým uspořádáním pro každý typ stravování. Jídelníčky lze archivovat, lze je kopírovat z jednoho období do druhého období. Jídelníčky lze tisknout v rozdílných grafických tvarech podle typů stravování. Jídelníčky lze vystavit na webu, lze podle nich vzdáleně objednávat jídlo. Příklady kombinované výroby jídel v Magdaleně: 1. Městská nemocnice vyrábí pro vlastní dietní provoz a vyváží jídlo do škol. 2. Vysokoškolská menza vyrábí pro studenty a zaměstnance, vaří pro městskou nemocnici. 3. Jídelna vaří pro školní výdejny ve městě a pro městskou nemocnici. 4. Jídelna zajišťuje stravování pro školy, pro zaměstnance úřadů a firem, pro seniory domova; objednávat lze svobodně do více městských výdejen. 5. Jídelna zajišťuje dietní stravování pro seniory vlastního domova, pro docházející seniory, pro zaměstnance firem v okolí, vyváží hromadně pro jídelny předškolního stravování, provozuje vlastní restauraci, připravuje akce na objednávku, s úspěchem pořádá posvícení a pravidelné dny národních kuchyní.

Protože údržbě dietních receptur a přípravě dietních jídelníčků je věnována velká pozornost ze strany nutričních terapeutek, je celá dietní část popsán ve zvláštní dokumentaci. V této části dokumentace je popsána pouze práce se skladem a s jídelníčky pro závodní stravování, menzy a školy.

3

1 Přihlášení do programu, vložení hesla uživatele Uživatel se přihlašuje do programu zkratkou jména a bezpečnostním heslem. Každému uživateli jsou přidělena oprávnění pro vykonávání práce s programem. Heslo nemusí být zadáno, pokud není vyplněno v definiční tabulce Nastavení – Změna hesla uživatele

V tabulce uživatelů jsou zadána servisní práva uživatele.

2 Ukončení programu Ukončení programu bez pořízení zálohy dat se provádí křížkem v pravém horním okraji obrazovky. Ukončení programu se provádí tlačítkem

3 Zálohování a obnova databáze Provádí se z nabídky Servis-Zálohování dat. Slouží k archivaci dat na pevný disk počítače, nebo na úložiště v síti, nebo na flash disk. Doporučujeme provádět zálohování denně. Automaticky lze nastavit zálohování v programu FB_backup, například v určité hodiny na serveru. Záloha se provádí automaticky před každou měsíční závěrkou do adresáře c:\GASTRO\DietyFB\zaloha\zaverka.

4 Nastavení 4.1

Nastavení počátečních údajů

Pro správnou funkci programu je třeba nejdříve vyplnit některé pomocné tabulky. K doplnění nebo opravě údajů nastavení se dostanete z hlavního menu, položka Nastavení . Většina tabulek je již vyplněna, tam pravděpodobně nebude třeba Vašeho zásahu.

4

Údaje o firmě Při prvním spuštění programu je nutné zadat údaje jídelny, a vyplnit IČO. Název a IČO je povinné. Parametry DPH Neplátci daně: vedou sklad v hodnotách v ceně s DPH Plátci daně: vedou sklad v hodnotách v ceně bez DPH Předdefinované hodnoty V předdefinovaných údajích je automaticky evidováno aktuální období a jsou přednastaveny údaje pro kontrolu skladu. DPH je vedeno i pro neplátce daně, neboť slouží pro kontrolu přijatého zboží od dodavatelů. Protože většina potravin je ve snížené sazbě, nastavte je na 9%. Bude se automaticky objevovat ve všech nových dokladech. Balení a Kategorie není třeba v menších skladech sledovat. Využíváte-li tvorbu faktur vydaných z Magdaleny, lze přednastavit texty vydávaných faktur. Běžné účty firmy Uživatelé programu, kteří budou využívat modulu fakturace, musí zadat běžné účty a dodavatelů a vyplnit údaje počátečních stavů.

4.2

Změna hesla uživatele, nastavení nového uživatele

Zapomenutí hesla: pouze v tabulce uživatelů může správce vymazat zapomenuté heslo. Zapomnětlivý uživatel si nadefinuje nové heslo sám, pokud k tomu má pravomoci a má nastavena práva v tabulce uživatelů Nastavení – tabulka uživatelů

4.3

Nastavení uživatelských pracovišť

Každé pracoviště v síti, které má mít přístup k databázi je nutno identifikovat v tabulce pracovišť: Provádí se z nabídky Nastavení – Evidence pracovišť

5

5 Doklady, obrazovky, ovládání 5.1

Typy dokladů

Mezi nejdůležitější typy dokladů patří dodací list či faktura, na základě kterých se vytváří příjemka s označením P a dále výdejka s označením V . Jaký doklad je na obrazovce tedy poznáte na první pohled vždy z levého horního rohu obrazovky. Další typy dokladů mohou být faktura F, normování N, nebo objednávka přijatá OP či vydaná OV.

5.2

Obrazovka dokladu

Každá obrazovka je rozdělena do dvou až tří částí: Hlava dokladu, obsahuje údaje o dokladu Tělo dokladu, obsahuje položky Seznam dokladů Půjde-li například o výdejku, bude hlava výdejky obsahovat údaje o skladu, datum výdeje, číslo výdejky a podobně, tělo výdejky tvoří seznam vydávaného zboží, a třetí část obrazovky bude tvořen seznamem dosud vytvořených výdejek v aktuálním účetním období.

5.3

Ovládací prvky při práci s dokladem

Všechny obrazovky mají stejné základní ovládání. Kromě ovládání myší je podporována profesionální práce s klávesnicí. Stav rozpracované činnosti je znázorněn barvou polí tak, aby se uživatel programu kdykoliv orientoval, v které posloupnosti pracovních činností se právě nachází a kam až došel.

5.3.1 Klávesy ovládání , , Posun o záznam dolů, nahoru Page Down, Page Up Posun o stránku dolů Home, End Na začátek, na konec F2 Vstup / Výstup do/z editačního režimu dokumentu. Jak již bylo řečeno, editační režim je stav programu, v kterém lze měnit údaje v dokumentu a vkládat údaje do nového dokumentu. Při výstupu se uloží provedené změny. Enter Kromě skutečného významu klávesy při otevírání činnosti vybraného tlačítka, tedy „Vstup“ do obrazovky s činností popsanou na vybraném tlačítku, umožňuje klávesa posun kurzoru o políčko dále v režimu editace i v režimu prohlížení. ALT – T Spuštění činnosti tlačítka s popisem Tisk, kde je spouštěcí písmeno podtrženo. Podobně bude například po stisku Alt – A z tlačítka Tabulka bude zobrazena tabulka. Podrobněji tedy: Levou rukou stále držte stisknutou kontrolní klávesu ALT a pravou rukou krátce stiskněte výkonnou klávesu T.

5.3.2 Levé tlačítko myši Levé tlačítko myši využívá spouštění tlačítek s činností, které jsou na tlačítku napsány, například Tisk, stejně jako klávesami Alt -T můžeme spustit kliknutím na tlačítko Pohyb po dokladech – klávesami Home, , , ,END , nebo tlačítky Horizontální a vertikální pohyb v poli prvků:  Kliknutím na roletku  , nebo   Kliknutím na pole mezi jezdcem a roletkou  Táhnutím jezdce při stále stisknutém levém tlačítku myši

6

Význam tlačítek Plus, Minus, Roletka nahoru, Zatržítko, Škrtnutí: Vložit ( také klávesa Insert) Vymazat ( také klávesami Del, nebo Ctrl+Del ) Opravit ( také klávesou F2 ) Potvrdit, uložit záznam ( také klávesou F2 ) Zpět, zrušit opravu

5.3.3 Pravé tlačítko myši – spuštění dialogu Stisknete-li ve formuláři dokladu pravé tlačítko myši, vyvoláte dialog, ve kterém můžete použít celou řadu užitečných funkcí. Můžete například otevřít již uzavřenou příjemku nebo výdejku.

5.3.4 Barvy polí

Modrá Zobrazení údajů dokladu, např. evidenční číslo, celková suma. Označuje needitační (tedy vypočítávané) údaje.

Bílá Pohyb v dokumentech je ovládán šipkami. Nevybrané dokumenty jsou bílé, právě vybraný dokument v řádku je označen žlutě. Usnadňuje orientaci při listování šipkami.

Žlutá Pole, v kterém lze vyhledávat dokumenty. Dokumenty jsou dle tohoto pole seřazeny. Pohyb v dokumentech je ovládán jak šipkami tak soupisem textu či číslic v řetězci. Právě vybraný dokument je tedy označen žlutě.

Zelená Zelená barva označuje editační režim. Jak již bylo řečeno, editační režim je stav programu, v kterém lze měnit údaje v dokumentu a vkládat údaje do nového dokumentu. V poli názvu položky dokumentu lze vyhledávat položky soupisem textového řetězce nebo šipkami. Vstup a výstup z editačního režimu je též možno přímo klávesou F2

Červená Výstražné vybarvení pole červeně indikuje například chybnou hodnotu nebo záporný stav.

7

6 Sklady, základní informace a nastavení 6.1

Definice skladů

Základní nastavení definuje používané sklady Potraviny - hlavní sklad s označením typu Kuchyň s označením typu Bufet, Kantýna – sklad hotových výrobků DHIM, Čisticí prostředky apod. s označením typu

R – recepturní K – spotřeba V - výroba N - běžný

Další běžné sklady mohou být definovány podle potřeby Typy skladů: N běžný - eviduje příjmy a výdeje, je součástí uzávěrky R recepturní - jako běžný, ale má modul Jídelníček, Receptury, Normování V výrobní - eviduje příjmy hotových výrobků z vlastní výroby a zboží na prodej S spotřební - používá se jako výdejový sklad. Do spotřebních skladů se pouze vydává, nejsou součástí uzávěrky. Provádíte-li z jednoho hlavního skladu kromě výdejek do kuchyně ještě zvláštní výdejky pro externí odběratele, založte pro ně ještě další samostatné spotřební sklady, například Mateřská škola, Firma 1, Firma 2 a podobně. Uzávěrky se provádějí pro běžné a recepturní sklady, na obrázcích vždy vlevo.

Kuchyň

Potraviny – hlavní sklad

Výdejna cizího subjektu Firma 1 Vedete-li sklad čisticích prostředků, založíte Čisticí prostředky jako běžný sklad a Spotřeba čisticích prostředků jako spotřební sklad. Příjem čisticích prostředků bude prováděn na sklad Čisticí prostředky, výdej čisticích prostředků bude prováděn ze skladu Čisticí prostředky do skladu Spotřeba Čisticích prostředků.

Čisticí prostředky

Spotřeba ČP

8

Vedete-li více hlavních potravinových skladů, budou označeny podle potřeby jako recepturní, běžné, nebo výrobní. K těmto skladům budou opět založeny sklady spotřební. Převod zboží mezi hlavními sklady proběhne takto: Vytvoří se výdejka ze Skladu 1 do Skladu 2 a tím se zároveň automaticky vytvoří příjemka zboží na Skladě 2.

Sklad 1

Kuchyň 1

Sklad 2

Kuchyň 2

Výroba hotových pokrmů pro prodej v Bufetu proběhne takto. Z normy pro výrobu budou hotové výrobky převedeny do Bufetu a suroviny do Spotřebního skladu surovin z výroby. Vytvoří se výdejka ze Skladu 1 do Spotřebního skladu surovin z výroby a tím se zároveň automaticky vytvoří příjemka zboží ve Spotřebního skladu surovin z výroby. Zároveň se vytvoří příjemka hotových výrobků v Bufetu. Z Bufetu se hotové výrobky po finančním přehodnocení podle ceníku prodají do Spotřebního skladu Bufet Prodej.

Sklad 1, výroba

Suroviny z výroby

Bufet, hotové výrobky

Spotřeba prodaných výrobků z Bufetu

6.2

Přepínání mezi sklady: Klávesami: PgUp PgDn Šipkami zde:

9

6.3

Karty zboží

Používané zboží Skladová karta se automaticky začne používat tím, že na ni přijmete zboží, nebo zadáte počáteční stav, nebo ji zařadíte do normování z receptur. Filtr: na používané zboží Název a jednotka Každá skladová karta má neopakovatelné evidenční číslo a název. Na kartě samotné nelze měnit její název a jednotku. Pro takovou změnu je potřeba přejít do Názvů karet. Založení nové karty provede i založení nového názvu. Základní zboží Základní zboží je nejčastěji používané zboží (použito v recepturách). Jednotková skladová cena Příjmy zboží na skladovou kartu vytvářejí vždy novou jednotkovou cenu metodou klouzavého průměru. DPH Karta definuje sazbu DPH pro dané zboží. Evidence DPH na kartě důležitá i pro neplátce DPH, neboť slouží pro kontrolu účtování DPH v dodacích listech a fakturách přijatých. Prodejní cena s DPH (okénko PC je s DPH) a Prodejní cena Používá se při prodejích. Cena se vytváří v ceníku.

10

6.4

Nastavení karet zboží

Karty zboží

Názvy karet

11

Vlastnosti karty zboží jsou v síťových verzích zadávány ze dvou formulářů, viz dva obrázky výše. První zobrazená obrazovka zadává individuální nastavení karty zboží ve vybraném skladu, druhá obrazovka zadává společné vlastnosti názvu karet zboží ve všech skladech provozu Je tak jištěna integrita a jednotná koncepce nad všemi sklady (například menza1, menza2, restaurace, bufet) Tyrkysově vybarvená nebo orámovaná pole nelze zadávat ani editovat, jsou stanoveny výpočtem, nebo se přenášejí z jiných formulářů.

Doporučení pro nastavení karet, se kterými budete chtít pracovat: Založení nové karty.  Název karty je vybrán z číselníku Názvy karet; (názvy nesmí být duplicitní). Chybí-li vhodný název, doplní se funkcí +Přidat kartu zboží. Význam jednotlivých polí  Kategorie zboží podle číselníku z Nastavení-Kategorie (Cukrovinky, Nápoje, atd.)  Celková skladová cena zobrazuje finanční stav v rámci vybrané karty ve vybraném skladě  Jednotková skladová cena je stanovena výpočtem  Nákupní cena zobrazuje poslední nákupní cenu z poslední příjemky  Další dvě okénka PC(prodejní cena) je s DPH a prodejní cena mají význam pouze vede-li provoz ceník a vystavuje-li prodejky z prodejního skladu.  Stav na kartě zobrazuje množství zboží v určené jednotce s přesností na 3 desetinná místa.  Skladová cena je určena výpočtem. U plátců DPH je zobrazena bez DPH, u neplátců je zobrazena DPH včetně.  Prodejní cena se zobrazuje pokud je zadána v ceníku, dále je určeno zda se zobrazovat PC(prodejní cena) s DPH nebo bez DPH.  Okénka Běžný příjem, Běžný výdej mohou sloužit jako přednastavená množství pro automatizaci příjmů a výdejů. Stejně tak okénko Běžné balení  Lze využívat indikaci minimálního a maximálního stavu na skladě. Červená barva karty značí nedostatek, modrá barva přebytek.  Tlačítko Ne v kase / Do kasy je využitelné pouze ve spolupráci s pokladnou.  Název, jednotku, sazbu DPH, koeficient přepočtu a zaokrouhlování nastavujeme ve formuláři Názvy karet Nastavení v názvech karet na další stránce: (Jednotka, koeficient přepočtu, sazba DPH, skladová položka, čárkový kód, spotřební koš, zaokrouhlení.)

 



Jednotka: ks, kg, g, dl, ml, l, porce Koeficient přepočtu kus/jednotka. Pro správnou funkci modulů normování a spotřební koš je nutno u zboží s jednotkou v kusech nastavit koeficient přepočtu kusů na kg, např. k=0,7 pro 1ks=700g. Pro jednotky hmotnosti nebo objemu např. kg, l, zůstává koeficient přepočtu k=1. Zatržítko Skladová položka pro karty které procházejí uzávěrkou. Neskladové položky sice vykazují finanční položku a množství, ale plní pouze funkci poznámky, například „zaokrouhlení“, „práce“ a podobně.

Vysvětlení pojmů Zboží, Výrobek, Materiál: Matriálem jsou všechny skladové položky kupované jako suroviny nebo polotovary pro výrobu, Například jablko které bude použito jako náplň do závinu. Zboží je kupováno a vyskladňováno jako celý kus, (např. tatranka) Jako zboží, můžeme označit i již dříve zmiňované jablko které se vydává jako ovoce, nebo celé jako příloha. Jablko tedy bude vedeno jako materiál i jako zboží,zároveň, proto budou zaškrtnuty oba boxy. Výrobek je vyroben ve vlastní kuchyni a jako takový i vyskladňován. Třeba dříve zmiňovaný závin.

12

6.5

Zaokrouhlování

Zaokrouhlení při normování nastavujeme co nejpřesnější, nejlépe na 3 desetinná místa. Zaokrouhlení při převodu z normování do výdejky nastavujeme individuálně, například na celé jednotky. Předem nastavené parametry pro zaokrouhlování mohou být například:

Jednotky v kg, g, l, ml: 3 desetinná místa aritmeticky

pro normování i pro převod do výdejky

Jednotky v ks: 1 desetinné místo vždy nahoru

pro normování

na celé jednotky vždy nahoru.

pro převod do výdejky

Každou kartu lze nastavit i individuálně s těmito variantami: Způsob zaokrouhlení:

Zaokrouhlit na:

dolů 4 desetinná místa aritmetické 3 desetinná místa nahoru 2 desetinná místa násobky 1/2 1 desetinné místo násobky 1/3 celé jednotky násobky 1/4 desítky jednotek násobky 1/5 stovky jednotek násobky 1/6 tisíci jednotek násobky 1/7 násobky 1/8 násobky 1/9 násobky 2 násobky 3 násobky 4 násobky 5 násobky 6 násobky 7 násobky 8 násobky 9 _______________________________________________________________________________ Příklad 1: Máslo vedené na skladě v kilogramech dodává dodavatel ve čtvrtkilogramovém balení. Karta bude nastavena takto: Katry zboží - Názvy karet – F2 (editace, zelená barva) Koeficient přepočtu 1 Zaokrouhlování pro normování: způsob zaokrouhlení na násobky 1/8, zaokrouhlit na celé jednotky Zaokrouhlení při převodu do výdejky: způsob zaokrouhlení na násobky 1/4, zaokrouhlit na celé jednotky. Výdejka se zaokrouhlí na násobky ¼ kg nahoru.

13

6.6

Pohyby zboží na skladové kartě (skladová regleta)

Do pohybů skladových položek v aktuálním měsíci se dostanete z karty zboží po stisknutí tlačítka Pohyby zboží . Informace lze filtrovat v poli Volba.

Pohyby zboží za všechna minulá období naleznete v archivu:

14

7 Počáteční stav skladu Založení nového skladu s počátečními stavy spouštíme pro definované časové období z prázdné databáze po instalaci. Do obrazovky můžete vstoupit z nabídky Sklad - Počáteční stavy . Zadávání provádějte podle stavu skladu z poslední závěrky či inventury skladu. Přerušíte-li předčasně zadávání počátečních stavů, opusťte obrazovku kliknutím na tlačítko Hlavní menu. Zkontrolujte správnost nastavení okénka Způsob zadávání cen ! Další pokračování zadávání počátečních stavů můžete kdykoliv spustit z nabídky Sklad - Počáteční stavy , stiskněte tlačítko Editace položek (též F4) , F2 Plátci DPH ukládají zboží na sklad v celkové ceně bez DPH ! Neplátci DPH ukládají zboží na sklad v celkové ceně s DPH ! Před zadáváním počátečních stavů tedy znovu zkontrolujte správné nastavení DPH v systému! Při každém vstupu do formuláře Sklad - Počáteční stavy vždy věnujte mimořádnou pozornost nastavení okénka Způsob zadávání cen ! Názvy karet a balení nastavte s rozmyslem, berte ohled na vlastní koncepci vedení skladu. Před konečným uzavřením počátečních stavů kontrolujte:  Datum počátečních stavů  Množství, balení, u jednotek v ks koeficient přepočtu, ceny  Celkový stav zásob se musí rovnat stavu z poslední závěrky před přechodem na nový program Uzavření počátečních stavů:

tlačítko Zavření počátečních stavů

15

8 Příjemky 8.1

Dodavatelé

Pro každého dodavatele potravin předem v Nastavení – Dodavatelé/Odběratelé pečlivě vyplňte název, typ, adresu, IČO, DIČ. Nastavte, zda je dodavatel plátce DPH.. Chcete-li vložit nového dodavatele přímo z formuláře příjemky, stiskněte pravé tlačítko myši, tím vyvoláte dialog, v kterém vyberete formulář pro zadávání dodavatelů, nebo použijte tlačítko Dodavatel

16

8.2

Zadávání příjemky z faktur a dodacích listů

 Klávesa INS nebo tlačítko + založí novou příjemku,  pole Typ dokladu zezelenalo (zelená barva

značí zadávání nebo opravu dat),

 na obrázku je vybrán řádek Dodací list (zvýrazněn modře),  šipkou vyberte mezi dodacím listem nebo fakturou,  výběr nutno potvrdit klávesou Enter,  přesun do dalšího pole (číslo dokladu) opět klávesou Enter,  pole Číslo dokladu vyplňte z dodacího listu nebo z faktury, stiskněte Enter,  pole Dodavatel; výběr proveďte šipkou  obdobným způsobem jako v předminulém bodě, nebo stiskem počátečního písmena názvu požadovaného dodavatele a případně opět šipkou, potvrďte, přejděte do dalšího pole (Enter), Dodavatele potravin připravte předem v Nastavení – Dodavatelé. Vyplňuje se název, typ, adresa, IČO, telefon a e-mail. Vyplnit IČO je povinné. Také se dá vložit nový dodavatel přímo z formuláře příjemky. Použijte tlačítko Dodavatel nebo stiskněte pravé tlačítko myši a tím opět vyvoláte dialog, ve kterém vyberete formulář pro zadávání dodavatelů.  pole Zadávaná částka určuje způsob výpočtu jednotkové ceny z celkové, fakturované částky, nebo naopak umožňuje vypočítat celkovou částku za zboží podle jednotkové ceny. Dodavatel je tak kontrolován jak co do součtů tak co do výpočtu cen. Zadáte-li například zadávání v celkové ceně s DPH, jednotková cena se sama vypočítá podle počtu jednotek. Na sklad se zboží ukládá s DPH včetně nebo bez DPH podle toho, je-li provozovatel jídelny zaregistrován jako neplátce DPH nebo plátce.

17

Nejpřesnější a nejvýhodnější je zadávat Celkovou cenu s DPH.  Pole Datum je předem vyplněno aktuálním datem z počítače, je nutno jej přepsat skutečným datem příjmu a potvrdit. Někdy stačí napsat jen den příjmu, a aktuální měsíc a rok již vyplní sám systém po stisku mezerníku (nejširší klávesa dole na klávesnici, ovládaná palcem),  kontrola data platby a data DPH, posun klávesou Enter,  nastavení způsobu platby faktury, posun klávesou Enter,  soupis položek příjemky: (zelená barva značí výběr zboží, zadání množství a ceny, nebo opravu) Výběr karty proveďte tak, že začnete psát na klávesnici prvních pár písmen hledané karty, nebo se dá karta vyhledat šipkami  , nebo obojí. Tak například hodláte přijmout na sklad zboží „paprika čerstvá“:

 napište „p“, v kartách zboží - okno vpravo nahoře - se žlutě označí karta paprika, dvakrát stiskněte šipku dolů , v kartách se žlutě se označí paprika čerstvá, v editačním řádku příjemky se v zeleném poli objeví paprika čerstvá,  potvrzení klávesou Enter, posun, zeleně se označí pole množství,  zadejte množství (Měrná Jednotka v kg),  potvrzení klávesou Enter, posun, zeleně se označí pole cena,  zadejte celkovou cenu s DPH (Kč),  potvrzení klávesou Enter, dopočítá se jednotková cena na skladě (pole Cena/MJ), celá editační řádka zežloutne,  zadání dalšího zboží umožní opětný stisk klávesy Enter, otevře se nový editační řádek – zeleně.  Celková částka příjemky – tyrkysově - slouží k rychlé kontrole příjemky v porovnání s dodacím listem či s fakturou.

 Shodují-li se údaje v příjemce s dodacím listem či s fakturou, lze příjemku uzavřít stisknutím tlačítka Zavření příjemky myší nebo klávesou F5. Před uzavřením příjemky zkontrolujte celkovou částku příjmu na sklad porovnáním s fakturou / dodacím listem.  Opuštění činnosti v příjemce bez jejího uzavření se provede stisknutím tlačítka Editace položek myší nebo klávesou F4. Funkci použijte v případě, že jste příjem ještě nedokončili a budete v něm pokračovat ještě později.  Příjemky vytvořené v novém měsíci nelze uzavřít před přechodem dat do nového měsíce v případě, že ještě pracujete ve starém měsíci a není provedena měsíční uzávěrka.  Po uzavření příjemky tlačítkem Zavření příjemky již nelze doklad měnit.

18

8.3

Rychlá oprava položek v příjemce (obdobně ve výdejce)

 Tlačítko Příjem zboží kliknutím myší otevře obrazovku příjmu zboží; další ovládání již lze provádět z klávesnice bez myši,  tiskněte postupně následující klávesy v zadaném řazení a sledujte, jak se přitom obrazovka mění: , F4, , F2, F2, F4; následuje podrobné vysvětlení činností,  šipkami  si lze prohlédnout obsah jednotlivých příjemek v demoverzi  klávesou F4 přepněte do editace vybrané příjemky, tedy do stavu, kdy je možné jednotlivé položky měnit a upravovat. Všimněte si, že se obsah položek zboží v příjemce červeně orámoval a tabulka v pravém horním rohu, která před chvílí zobrazovala seznam příjemek, změnila funkci. Nyní umožňuje aktuální náhled do skladových karet. Šipky  teď mají význam výběru zboží ve vybrané příjemce,  klávesa F2 přepne do editačního módu příjemky v položce zboží, řádek zboží přejde z barvy žluté do zelené,  opětovné stisknutí klávesy F2 přepíná program zpět z editačního do prohlížecího módu, řádek zboží přejde z barvy zelené do žluté,  opětovné stisknutí F4 přepíná program zpět z editace příjemky do vyhledávání příjemek, červené orámování obsahu příjemky zmizí, náhled do skladových karet se změní na náhled do seznamu příjemek,  nyní, když jste si osvojili ovládání programu pomocí klávesnice a než přejdete k vytvoření nové příjemky nezbývá, než si použití kláves F2, F4 a šipek  ještě několikrát vyzkoušet. Pozorujte přitom v které části obrazovky se pohybuje žlutě zvýrazněná řádka, odpovídající právě vybrané položce , F4, , F2, F2, F4.

19

8.4

Hromadné uzavření otevřených dokladů (příjemek, výdejek)

 zaškrtněte políčko „Jen otevřené příjemky“ (ty uzavřené pak nebudou vidět)  postupně tiskněte F4, F5 nebo pravým tlačítkem myši vyvoláte dialog a zvolte Uzavřít všechny příjemky

8.5

Oprava již uzavřeného dokladu

Je-li nutno již uzavřenou příjemku opravit, musí se doklad otevřít (pravé tlačítko myši – otevřít celou příjemku), přejít do editace, vyhledat položku, přejít do editačního módu klávesou F2, opravit záznam, uložit F2 a znovu uzavřít příjemku. Doklad uzavřete tlačítkem Zavření příjemky, tím zboží uložíte do skladu.

¨

20

9 Receptury, jídelníčky, zadávání počtů, normování Do systému jsou vloženy receptury podle zaměření kuchyně (nemocnice, domov pro seniory, ústav sociální péče, školy, menza, závodní kuchyně, apod.). Protože údržbě dietních receptur a přípravě dietních jídelníčků je věnována zásadní pozornost ze strany nutričních terapeutek, je recepturní systém jako komplet je popsán v dokumentaci věnované dietní části. V této části dokumentace je popsána pouze práce s jídelníčky pro závodní stravování, menzy a školy. Jídelníčky pro závodní stravování a pro školní stravování se sestavují v týdenních blocích. Po sestavení lze jídelníček vytisknout nebo předat objednávkovému systému pro další využití. Nastavení zadávaného jídelníčku-Pohyb šipkami v horní části formuláře:  Listování po týdnech (nebo PgUp, PgDown  Výběr typu stravy (mezi obědem, snídaní, přesnídávkou, svačinou a večeří)  Nastavení čísla jídelníčku ( lze sestavit více jjídelníčků v rámci jednoho týdne) Seatavení jídelníčku:  Lze volit více druhů jídel (Menu) v jednom dni  Kromě hlavních jídel lze zadávat polévku, zákusek a nápoj  Ke každému z hlavních jídel (Menu) lze zadávat dva druhy přílohy

Zadávání jídelníčku pokračuje jednotlivými dny pondělí až pátek: Hlavní jídlo

Příloha 1

Psaní jídelníčku z recepturních názvů     

F2 – piš jídelníček (zápis je možný když pole zezelená) F3 – hledej v recepturách Vyhledání receptury soupisem a šipkami (viz Příklad 1) Enter - Vybranou recepturu ve žlutém poli potvrďte F2 – ulož jídelníček (pole opět zbělá)

Vybrané týdenní jídelníčky lze kopírovat do dalších období (F10).

21

Příloha 2

Přechod do obrazovky pro přípravu normování – viz Následující kapitola - lze provést rovnou klávesovou zkratkou F7. zboží.

9.1

Sestavení výdejky normováním

Sestavení výdejky normováním je popsáno v dokumentaci věnované dietní části, v kapitolách Jídelníček, Normování.

9.2    

Zadávání výdejky ručně Novou výdejku zaveďte myší  nebo klávesou Insert další údaje potvrzujte klávesou ENTER Do spotřeby-Kuchyň (nebo do jiného spotřebního skladu) Datum vystavení Do editace položek výdejky přejděte dalším stisknutím tlačítka ENTER nebo klávesou F4, vstoupíte do části samotného zadávání zboží k výdeji, nebo k editaci položek, tedy úpravě položek zboží, nebo jeho množství. Tím zároveň dojde i k jeho výdeji ze skladu.

22

10 Prodej zboží Pokud se zboží neprodává přes pokladnu (systém Kasiopeja), lze prodej zboží provádět přímo ze skladu. Prodej může mít tvar prodejky za hotové nebo faktury s dodacím listem. Na rozdíl od výdejky, která vzniká ve skladových cenách, jsou prodejní ceny vytvářeny v ceníku.

10.1 Ceník zboží

Ceny se v ceníku zadávají:  individuálně v horním editačním řádku,  generují se na základě výpočtu. Určí se parametry výpočtu pro vybranou skupinu zboží, tedy zaokrouhlení prodejní ceny, obchodní přirážku ke skladové ceně (120 procent znamená 20% rabat) , zda se má kalkulace provést pro základ bez DPH nebo pro koncovou cenu s DPH. Potvrdí se tlačítkem Přepočítej.

23

10.2 Vytvoření faktury vydané na základě inventury Při předávce kusového zboží na baru nebo na recepci (zrcadlo) lze spotřebované zboží vyskladnit fakturou jako uzavření inventury rozdílového stavu. Spuštění z nabídky Sklad – Inventura

10.3 Výdej ze skladu prodejem z ceníku, faktura vydaná Jídelny, které pracují na komerční bázi, mohou kalkulovat ceny jídel na základě ceníku potravin, nabídka Moduly – Ceník zboží. Pro vybraného odběratele je možno vystavit fakturu ručně stejně jako výdejku v nabídce Sklad – Prodej zboží. Faktura vzniká na základě cen v ceníku.

Na základě vytvořeného prodejního dokladu lze vytisknout dodací list a fakturu. Ukázka tisku Dodacího listu a faktury vygenerované automaticky přímo z prodeje je na následující straně. (Libovolnou fakturu je možné sestavit i ručně z nabídky Sklad – Faktury)

24

25

11 Uzávěrka 11.1 Průběžná uzávěrka skladů Kdykoliv během měsíce lze provést průběžnou závěrku skladů. Průběžná závěrka je pouze informativní, nepřevede ve finále sklady do nového měsíce. Průběžná závěrka ukazuje, v jakém stavu jsou vložené doklady. Pokud je rozdíl nula, znamená to, že zadané údaje jsou v pořádku. Pokud je rozdíl nenulový, může to znamenat, že nejsou uzavřeny všechny doklady aktuálního měsíce, včetně počátečního stavu. Uzavřete je! Došlo-li k chybě vyplývající z porušení dat, použijte kontrolní funkce nabídky Servis-Kontrola dat.

Podmínka pro provedení závěrky je uzavření všech měsíčních dokladů. Rozdíl je roven nule, rovná li se Konečný stav skladu součtu Počátečního stavu skladu a Celkového příjmu minus Celkový výdej. Pak můžete přistoupit ke skutečné závěrce. V dalším měsíci zůstávají všechny nové doklady až do provedení závěrky minulého měsíce otevřené.

11.2 Měsíční závěrka skladů (skutečná měsíční závěrka) Závěrka provede zálohování aktuálního stavu (aby bylo možno se vrátit ke stavu před uzávěrkou), převede doklady do archivu, vytvoří počáteční stavy a převede stav skladu do dalšího měsíčního období Uzávěrku je možno spustit jen tehdy, jsou-li data připravena k měsíční závěrce, a jsou-li vytištěny povinné závěrkové doklady - celkového přehledu, seznamu výdejů a příjmů a nového stavu skladu. Také byste měli mít vytištěné doklady Stravovací jednotky. Data nového měsíce je možné vkládat, i když ještě není hotová uzávěrka aktuálního měsíce. Až do provedení závěrky minulého měsíce zůstávají všechny doklady v dalším měsíci otevřené. Pro plátce DPH se tisknou sestavy v členění základ, daň, s daní. Pro neplátce DPH se tisknou sestavy v hodnotách s daní.

26

12 Záruka Záruční doba činí 6 měsíců od data zakoupení programového systému. Reklamace lze uplatňovat na www.altisima.cz , nebo na e-mail: [email protected] Pro další podporu je možné objednat některý z ročních servisních programů firmy Altisima, s.r.o., v jejichž ceně je i pořizování upgrade, levnější služby, telefonické konzultace a zrychlený nástup na servisní zásah. Podrobnější informace vám rádi zašleme, nebo je naleznete na stránkách www.altisima.cz .

13 Licence, rozsah užívacích práv Zakoupením síťové verze systému Magdalena získává uživatel v rámci jedné databáze nepřenosnou a časově neomezenou licenci na používání zakoupeného programového systému na pěti počítačích v síti uživatele. Jakékoli kopírování nebo modifikace zakoupeného programového systému nebo jeho části porušuje licenci a je v rozporu se zákonem o ochraně autorských práv.

ALTISIMA s.r.o. Kubelíkova 46 130 00 Praha 3

RNDr. Petr Láf Na Žertvách 27 180 00 Praha 8 - Libeň

14 Kontakt servis

ALTISIMA s.r.o. Kubelíkova 46 130 00 Praha 3

www.altisima.cz e-mail: [email protected]

Dokumentace Magdalena pro verzi.2.49.S ze dne 5.1.2012 © Ing. Antonín Marek

27