Teguh Wahyono – PPTI UKSW
Bab 2 MEMAHAMI SISTEM INFORMASI Bab ini menjelaskan tentang :
• • • • • • • •
Pengertian Sistem. Parameter sebuah sistem. Klasifikasi sistem. Pengendalian sistem Pengertian Sistem Informasi. Manfaat Sistem Informasi. Pemakai Sistem Informasi. Kegiatan Sistem informasi.
S
ebuah Sistem Informasi pada hakekatnya merupakan suatu sistem yang memiliki komponen-komponen atau sub sistem – sub sistem untuk menghasilkan informasi. Bagian ini akan memberikan pengertian-pengertian mendasar yang menuju pada pemahaman Sistem Informasi secara utuh.
TENTANG SISTEM Berikut adalah beberapa pengertian tentang sistem, yang diperoleh dari berbagai sumber dan latar belakang pemikiran yang mungkin berbeda. 1. Dalam kamus Inggris-Indonesia-nya John M. Echols dan Hassan Shadily, “system” diartikan sebagai susunan. Seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf, sistem jaringan berarti susunan jaringan dan lain sebagainya. 2. Menurut M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Theory and Application, sistem merupakan suatu group dari elemen-elemen baik yang berbentuk fisik maupun non-fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan di antaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sebuah sistem. 3. Dalam pengertian lain, “sistem” juga bisa diartikan sebagai “cara”. Seperti misalnya kita sering mendengar kata-kata seperti sistem pengamatan, sistem penilaian, sistem pengajaran dan lain sebagainya. Istilah sistem juga banyak dipakai dan dihubungkan dengan kata-kata seperti sistem pendidikan, sistem perangkat lunak, sistem transportasi dan lain sebagainya. Dari sekian banyaknya arti dari kata sistem, kita akan mengambil pengertian bahwa sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
Sistem, Sub Sistem dan Supra Sistem Sebuah sistem terdiri dari berbagai unsur yang saling melengkapi dalam mencapai tujuan atau sasaran. Unsur-unsur yang terdapat di dalam sistem itulah yang disebut dengan nama sub-sistem. Subsistem-subsistem tersebut harus selalu berhubungan dan berinteraksi melalui komunikasi yang relevan sehingga sistem dapat bekerja secara efektif dan efisien.
MEMAHAMI SISTEM INFORMASI
11
Gambar 2.1 : Supra Sistem, Sistem dan Sub Sistem
Sebuah sistem juga mempunyai sesuatu yang lebih besar ruang lingkupnya yang disebut dengan supra system. Sebagai contoh, jika sekolah dipandang sebagai suatu sistem, pendidikan adalah supra sistemnya dan siswa adalah sub sistemnya. Demikian juga jika perusahaan kita pandang sebagai sebuah sistem, maka industri merupakan supra sistemnya dan pemasaran sebagai subsistemnya.
MODEL UMUM SISTEM Gambar 2.2 di bawah ini merupakan model umum dari sebuah sistem. Terdapat lima buah komponen utama dalam sistem yang membuat sebuah sistem dapat bekerja dengan baik.
Gambar 2.2 : Model Umum Sistem
Komponen Input Komponen Input merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan. Data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Komponen penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu : 1. Maintenance input. Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi. Sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan (decission maker). 2. Signal input.
12
Sistem Informasi Berbasis Komputer – Teguh Wahyono
Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut (decission support system).
KLASIFIKASI SEBUAH SISTEM Dari berbagai sudut pandang, sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia dirancang dan diciptakan oleh manusia. Contoh dari sistem alamiah adalah sistem rotasi bumi, sistem tata surya, dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan misalnya sistem pengendalian banjir, sistem tata kota dan lain sebagainya. Sistem buatan manusia ini sering melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system. 2. Sistem tertutup (closed system) dan system terbuka (open system). Sistem tertutup adalah sistem yang bekerja tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output. Secara teoritis, sistem tertutup memang ada tetapi secara kenyataannya tidak pernah ada sistem yang benar-benar tertutup tanpa campur tangan pihak luar.
SISTEM INFORMASI Mengacu pada pendapat James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented Accounting Informations System, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut : Sistem Informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan. Pada dasarnya sistem Informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem Informasi di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan. Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sebaiknya sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya Information System Theory and Practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar 2.3. di bawah.
MEMAHAMI SISTEM INFORMASI
13
Gambar 2.3. Blok Komponen Sistem informasi
Dari gambar di atas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen-komponen yang saling terintegrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem. 1. Blok Masukan (Input Block) Blok masukan dalam sebuah sistem informasi meliputi metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok Model (Model Block) Blok model ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu. 3. Blok Keluaran (Output Block) Blok keluaran berupa data-data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas. 4. Blok Teknologi (Technology Block) Blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen bantu yang mmperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam sistem. 5. Blok Basis Data (Database Block) Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya. 6. Blok Kendali (Controls Block) Meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan/kegagalan sistem.
PERANGKAT SISTEM INFORMASI Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut : 1. Hardware Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan komputer. 2. Software Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas yang harus dialkukannya. Software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : • Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft Windows, LINUX, Novel Netware, dan lain sebagainya. • Aplikasi, seperti Microsoft Office, General Ledger, Corel Draw, dan lain sebagainya. • Utilitas, seperti anti virus, Norton Utilities, Disk Doctor dan lain-lain. • Bahasa Pemrograman, seperti Visual Foxpro, Bahasa C ++, Borland Delphi, dan lain-lain.
14
Sistem Informasi Berbasis Komputer – Teguh Wahyono
3. Data Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Seperti contoh adalah dokumen bukti-bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya. 4. Prosedur Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku-buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program komputer dan sebagainya. 5. Manusia Manusia merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. Yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah : •
Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);
•
First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.
•
Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
•
Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas.
PENGELOLA SISTEM INFORMASI Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya. Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk atau jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya. •
Manajemen Level Atas: pengambilan keputusan.
•
Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.
•
Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.
•
Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.
untuk
perencanaan
strategis,
Gambar 2.4. Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi
kebijakan
dan
MEMAHAMI SISTEM INFORMASI
15
Kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi personil. Lihat contoh penataan struktur organisasi pada departemen Sistem Informasi pada gambar 2.4. Tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan. Variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service. Manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik. Hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahankesalahan yang bersifat manusiawi yang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem. Gordon B. Davis memberikan contoh kesalahan-kesalahan tersebut seperti misalnya : •
Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
•
Operator sistem tidak mengikuti prosedur pengolahan yang benar.
•
Kehilangan data atau data tidak terolah.
•
Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.
•
Salah dalam menggunakan dokumen induk/file induk.
•
Kesalahan dalam prosedur pengolahan.
•
Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.
Kesulitan karena kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi. Selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SISTEM INFORMASI Sebagai sebuah sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya, Sistem Informasi Akuntasi banyak dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti sumber daya manusia dalam organisasi, penggunaan metode untuk melakukan analisa serta pemakaian komputer sebagai alat bantu.
Faktor metode kuantitatif yang digunakan Metode kuantitatif yang dimaksud merupakan alat bantu yang sangat penting bagi manajemen dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan. Metode-metode tersebut seperti program evaluation and review (PERT), program analisa regresi dan lain sebagainya. Penggunaan metode kuantitatif ini biasanya dikelompokkan dalam suatu subsistem yang disebut dengan Decicion Support System (DSS) .
Faktor penggunaan komputer sebagai alat bantu Sebenarnya secara teori, komputer tidak harus digunakan dalam suatu sistem informasi tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan yang namanya computer-based information processing atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Faktor Sumber Daya Manusia Sebuah sistem dijalankan oleh dan untuk manusia. Manusialah yang menjadi penggerak utama sistem. Sistem tidak akan dapat berjalan dengan baik jika manusia yang berada didalamnya tidak dapat saling mendukung untuk pencapaian tujuan sistem. Oleh karena itu, penyusunan sebuah sistem informasi akuntansi harus memperhatikan perilaku manusia di dalamnya agar nantinya tidak menghambat berjalannya sistem tersebut.
