SISTEM PENGOLAHAN DATA PENJUALAN BUKU DENGAN METODE FIFO DI PT. INTAN PARIWARA KLATEN
Naskah Publikasi
diajukan oleh Iwan Kristanto
08.02.7074
Alvian Novi Handana
08.02.7090
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
BOOK SALES DATA PROCESSING SYSTEM WITH FIFO METHOD IN PT. INTAN PARIWARA KLATEN
SISTEM PENGOLAHAN DATA PENJUALAN BUKU DENGAN METODE FIFO DI PT. INTAN PARIWARA KLATEN Iwan Kristanto Alvian Novi Handana Jurusan Managemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Efficient integrated information system is needed by the information user at this time. In this practical era, there are still many companies or agencies that use manual data collection system which is very simple and less of effective and efficient. Often, information users have to throw a lot of time and cost to obtain the desired information. Problems arise when information provided is incorrect or not as expected. Along with the development of information technology today, these problems can be solved by building an applications and information systems based on Microsoft Visual Foxpro 9.0 Database used is Microsoft SQL Server 2000 is embedded in the server computer. With a friendly user interface design, it is hoped that the user can easily operate this application and get the right information, quickly and accurately.
Keywords: Information, Printing Ofice, Microsoft Visual Foxpro 9.0 Microsoft SQL Server 2000
1. Pendahuluan
Teknologi informasi saat ini sudah sangat maju dengan pesatnya seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dibidang teknologi. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tidak terlepas dari riset dan penelitian yang berkesinambungan dan dinamis. Semakin pesatnya perkembangan dunia teknologi di berbagai bidang kehidupan menyebabkan instansi pemerintah maupun instansi swasta memanfaatkan komputer untuk mempermudah segala aktivitasnya. Kemajuan di bidang komputer ini juga memiliki dampak pada kemajuan di bidang informasi, di saat ini suatu informasi sangatlah dibutuhkan yang akhirnya mereka berusaha membenahi sistem pengolahan datanya dengan menggunakan komputer agar didapatkan informasi yang cepat dan tepat untuk menunjang efektivitas kerja mereka. Pemakaian dan penguasaan informasi merupakan suatu hal yang penting bagi setiap instansi maupun suatu organisasi. Kesempatan inilah yang terus dimanfaatkan oleh sebagian besar perusahaan industri di Indonesia untuk dapat mengandalkan teknologi informasi sebagai komoditas utama untuk menjadikan peluang bisnis menuju kesuksesan, dalam hal ini teknologi informasi dijadikan alat untuk mencapai tujuan tersebut. Kemajuan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya yang luas membuka peluang bagi perusahaan seperti PT. Intan Pariwara yang membutuhkan sebuah pengaksesan, pengelolaan, pendayagunaan informasi dalam volume dan yang besar secara cepat dan akurat. PT. Intan Pariwara adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Penerbitan Dan Percetakan. Penjualan pada PT. Intan Pariwara masih bersifat konvensional yaitu dengan menawarkan produk / barang di kantor/toko. Ditawarkan juga melalui sales yang langsung menuju ke customer/end user sehingga penjualan tanpa iklan baik di media cetak maupun media elektronik, yang menyebabkan penjualan kurang optimal dan maksimal. Perusahaan ini memiliki banyak datadata distribusi dan penjualan barang yang ditangani oleh bagian Administrasi. Data-data yang ditangani oleh bagian Administrasi ini antara lain adalah data barang, data customer, data supplier, data penjualan. Bagian Administrasi adalah bagian yang bertugas untuk membukukan segala macam Pencetakan, penjualan, pembayaran atas nama perusahaan dan menginventarisasi stok barang dan asset perusahaan. Pembuatan laporan secara manual merupakan hal yang tidak efektif, karena membutuhkan banyak waktu dan tenaga untuk menyelesaikannya, di mana karyawan harus melakukan dua kali pekerjaan yaitu mencari data distribusi dan transaksi penjualan dan di arsip terlebih dahulu dan kemudian membuat laporannya. Sehingga sering terjadi keterlambatan hasil laporan dan ketidakakuratan data laporan. Dalam pemrosesan data, penjualan, masih memakai pembukuan sederhana yang didukung dengan komputer dengan menggunakan Microsoft Excel. Dan kendala ini sangat menyulitkan untuk melakukan pengecekan/audit karena harus dicocokkan berulang-ulang antara data di lapangan dengan pembukuan yang tercatat agar tidak terjadi selisih atau data yang hilang, proses ini yang banyak memakan waktu sehingga menghambat pula aktivitas penjualan dan aktivitas kantor lainnya. Pembuatan laporan secara manual merupakan hal yang tidak efektif, karena membutuhkan banyak waktu dan tenaga untuk menyelesaikannya, di mana karyawan harus melakukan dua kali pekerjaan yaitu mencari data distribusi dan transaksi jual beli barang di arsip terlebih dahulu dan kemudian membuat laporannya. Sehingga sering terjadi keterlambatan hasil laporan dan ketidakakuratan data laporan. Laporan transaksi penjualan di PT. Intan Pariwara ditujukan kepada Komisaris dan Direktur perusahaan untuk setiap bulan sekali (laporan bulanan) dan setiap satu tahun sekali (laporan tahunan). Jadi salah satu cara untuk mengatasi masalah tersebut adalah dengan memanfaatkan teknologi komputer sebagai media penyimpanan dan pengolahan data yang sangat diperlukan pada instansi tersebut. Karena dengan sistem ini resiko kesalahan dan kehilangan data lebih kecil sehingga data dapat terorganisir secara keseluruhan.
Dalam upaya meningkatkan efisiensi, evektifitas, dan unjuk kerja merupakan sesuatu yang sangat diharapkan oleh para pelaku sistem. Untuk mewujudkan suatu sistem informasi distribusi dan penjualan yang cepat dan valid sesuai yang diharapkan perlu adanya faktor penunjang, dalam hal ini keberadaan komputer sangat diharapkan. Selain itu dari sisi sumber daya manusianya juga perlu diperdayakan untuk mengimbangi kemajuan teknologi yang ada. Kemudahan-kemudahan sistem yang diharapkan berupa otomatisasi proses. Dengan demikian diharapkan dapat meningkatkan kinerja instansi, yang ditunjukkan dengan semakin cepatnya suatu pekerjaan diselesaikan, meningkatkan ketelitian dalam perhitungan, serta meningkatnya semangat kerja para pelakunya. Dalam sebuah perusahaan seperti PT. Intan Pariwara yang terdiri dari bagian-bagian termasuk di dalamnya bagian Penerbit dan Percetakan. Di bagian ini sebelum adanya sistem pengolahan data yang berbasis komputer ini sering terjadi kesulitan dalam pencarian data serta perekapan data yang dibutuhkan oleh pihak-pihak yang membutuhkan. Hal ini menyebabkan terhambatnya pencapaian efektifitas kerja. Hal ini disebabkan oleh sistem pengolahan data yang manual sehingga dengan bantuan sebuah program aplikasi pengolahan data yang berbasis komputer sangatlah tepat dan dapat memberikan solusi bagi permasalahan yang dihadapi oleh pihak-pihak yang membutuhkan informasi dan dalam mengelola data yang sesuai dengan inputan dari bagian Pengolahan Data Distribusi dan Penjualan Barang. Pengolahan data pada Sistem Pengolahan Data Distribusi dan Penjualan Barang adalah pencatatan data barang yang masuk dan keluar ( distribusi dan penjualan) yang kemudian diolah dan disesuaikan dengan kebutuhan. Selanjutnya hasil pengelolaan data-data tersebut disajikan dalam bentuk informasi yang sistematis dan mudah dimengerti. Semua kegiatan tersebut bila dilakukan secara manual akan membutuhkan waktu dan biaya yang cukup besar, juga memiliki tingkat kesalahan tinggi. Komputer digunakan untuk mengolah data dan informasi yang sistematis, cepat, dan akurat. Program Aplikasi Pengolahan Distribusi dan Penjualan Barang di PT. Intan Pariwara merupakan sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk membantu proses pencatatan data atau rekap seluruh data atau rekap seluruh data mengenai Distribusi dan Penjualan Barang, sehingga efektifitas menjadi lebih baik dan efisien. Karena pentingnya pengolahan data distribusi dan penjualan dalam sebuah perusahaan, maka dalam kerja praktek ini mengambil judul “Sistem Pengolahan Data Penjualan Buku Dengan metode FIFO di PT. Intan Pariwara Klaten “.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan pada batasan masalah di atas, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : 1. Bagaimana dapat merancang aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dengan memberikan kemudahan layanan dan efisiensi kerja. 2. Bagaimana merancang sebuah aplikasi pengolahan data yang user friendly. 3. Bagaimana mengimplementasikan sistem tersebut menjadi program aplikasi sederhana yang dilengkapi fasilitas untuk mengolah data menjadi suatu laporan. 1.3 Batasan Masalah Dalam pelaksanaan kerja praktek ini akan dibatasi sistem yang akan dikembangkan adalah: 1. Informasi tentang pembelian dan penjualan barang. Di PT. Intan Pariwara tidak hanya menjual produk nya sendiri, di PT. Intan Pariwara juga membeli dari PT lain, lalu PT. Intan Pariwara menjual kembali produk-produk yang dibeli dari PT. lain guna mencukupi pesanan customer. 2. Pemesanan data barang.
Di PT. Intan Pariwara sebelum melakukan pembelian barang harus melakukan pemesanan terlebih dahulu, karena kalau tidak melakukan pemesanan terlebih dahulu, customer tidak akan bisa melakukan transaksi pembelian. 3. Data supplier Di PT. Intan Pariwara juga memiliki beberapa supplier buku, PT. Intan Pariwara tidak hanya menjual produknya sendiri, karena jika tidak mengambil dari supplier lain PT. Intan Pariwara tidak akan bisa mencukupi pesanan para customer. 4. Data customer Data customer digunakan untuk menyimpan data-data customer yang telah berlangganan di PT. Intan Pariwara Klaten. Dalam pelaksanaan kerja praktek ini Software yang digunakan antar lain: 1. 2.
Microsoft Visual Foxpro 9.0 Microsoft SQL Server 2000
1.4 Maksud Dan Tujuan Berdasarkan Uraian rumusan permasalahan diatas, maksud dari penelitian ini adalah membuat sistem pengolahan data penjualan buku dengan metode FIFO di PT. Intan Pariwara klaten untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. 1.5 Metode Penelitian Dalam melakukan penelitian pada PT.Intan Pariwara, pengumpulan data dilakukan dengan beberapa metode, yaitu : 1. Wawancara Suatu metode pengumpulan data dengan cara mengadakan Tanya jawab secara langsung dengan pihak yang berwenang di lingkungan PT. Intan Pariwara. 2. Metode Observasi Metode observasi dilakukan dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada keadaan yang sebenarnya mengenai objek yang telah ditentukan dan dilanjutkan dengan pengamatan secara cermat dan sistematis sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Sebelum meminta persetujuan kepada pihak PT. Intan Pariwara kami melakukan observasi ke lapangan untuk meminta konfirmasi kepada pihak PT. Intan Pariwara untuk melakukan kerjasama dalam pengadaan program aplikasi pengolahan Distribusi dan Penjualan Barang. Setelah mendapat persetujuan maka kami mulai melakukan pengamatan. 3. Literatur Metode ini dilakukan dengan pengambilan dan pengumpulan data dari dokumen PT. Intan Pariwara maupun buku-buku dari perpustakaan di kampus atau di luar kampus. 2. Landasan Teori 2.1.1 Definisi Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada elemennya atau komponennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya menurut Jerry Fitz Gerald, sistem didefinisikan sebagai berikut :” Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedurnya yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Dan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada komponen atau elemennya menurut Gordon B. Davis, Sistem di definisikan sebagai berikut : ” Sistem adalah sekumpulan elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Menurut Raymond Mcleod Jr. Sistem adalah
himpunan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan sehingga menghasilkan keluaran. 2.1.2 Karakteristik Sistem 1. Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu : a. Komponen-komponen (component) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem. b. Batasan Sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya, batasan tersebut dapat berupa : 1. Peralatan 2. Biaya 3. Peraturan-peraturan c. Lingkungan Luar Sistem (environment) Lingkungan luar dari sistem adalah apapun di luar batas system yang di pengaruhi dan yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung Sistem (interface) Interface merupakan penghubung antara sub sistem yang satu dengan yang lain. e. Masukan (input) Adalah bagian sistem yang berfungsi menerima data masukan. f.
Pengolah Sistem (Proses) Adalah bagian sistem yang memproses input menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima, atau sistem yang akan mengolah masukan menjadi keluaran. g. Keluaran (output) Bagian sistem yang berfungsi mengeluarkan informasi (tujuan akhir sistem), seperti : laporan, formulir, dll. h. Sasaran atau Tujuan (objective/goal) Suatu sistem mempunyai sasaran dan tujuan, kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. 2.1.3
Definisi Informasi
Informasi merupakan salah satu sumber daya yang dibutuhkan oleh manajer. Informasi digunakan oleh seorang manajer, non manajer, pribadi dan organisasi. Informasi yang berkualitas dapat mendukung dalam pengambilan keputusan oleh seorang manajer. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan fakta dan angka yang tidak dapat digunakan pada proses keputusan, karena data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian atau kesatuan nyata yang belum dapat digunakan karena belum diolah. Definisi informasi menurut Robert G Murdock adalah sekumpulan data yang diproses untuk memberikan tambahan pengetahuan untuk membantu pengambilan keputusan 2.1 Sistem Perangkat Lunak 2.2.1 Microsoft Visual Foxpro 9.0 Microsoft Visual FoxPro 9.0 adalah suatu bahasa pemrograman pembuatan program aplikasi yang melibatkan database dapat dilakukan dengan mudah dan cepat. Antarmuka yang menarik dan mudah dipakai dapat dibuat secara visual, dan tanpa harus menuliskan banyak kode. Laporan, menu
dan hal-hal lain yang erat kaitannya dengan suatu aplikasi juga dapat dibuat dengan mudah. Sebagai dasar sebelum kita menjelajah berbagai fasilitas pada software visual foxpro, ada baiknya untuk mengingat kembali jendela kerja yang digunakan agar tidak terjadi kesulitan dalam memahaminya. 2.2.2 Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah produk aplikasi database yang dikeluarkan oleh Microsoft. SQL Server dapat digunakan pada pembuatan aplikasi mulai dari aplikasi kecil sampai dengan aplikasi yang besar sekalipun. Penerapan aplikasi basis data dalam analisis ini menggunakan pemrograman SQL (Structured Query Language). 3. Tinjauan Umum 3.1 Sejarah PT. Intan Pariwara PT. Intan Pariwara adalah perusahan yang bergerak pada bidang penerbit dan percetakan. PT. Intan Pariwara berdiri sejak tahun 1984. PT. Intan Pariwara ikut berperan aktif dalam peningkatan kualitas pendidikan nasional. Hal ini dapat dilihat dari mutu produk-produk yang dihasilkan oleh PT. Intan Pariwara mulai dari jenjang TK sampai SMU. Berbagai program yang dicanangkan pemerintah, khusus nya Departemen Pendidikan Nasional dan Departemen Agama pun secara aktif diikuti oleh PT. Intan Pariwara. 3.2 Tujuan PT. Intan Pariwara Meningkatkan potensi anak didik melalui buku-buku pelajaran dan penunjang yang berkualitas. 4. Pembahasan 4.1 Rancangan Sistem Yang Diusulkan Setelah menganalisa permasalahan yang ada pada objek penelitian yaitu PT. Intan Parwara Klaten, penulis mengambil keputusan bahwa perlu diadakannya pembaharuan sistem yang digunakan selama ini. Hal ini di latarbelakangi oleh pentingnya penyajian sistem informasi yang terperinci, akurat dan rapi. Oleh karena itu, penulis mengajukan rancangan sistem yang akan diolah secara komputerisasi dengan tujuan akan mempermudah pengolahan data penjualan buku. Secara umum rancangan sistem ini ditujukan untuk satu tahapan penyelesaian sederhana, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar. Dalam menyusun laporan ini, penulis mengajukan rancangan dan beberapa model yaitu Flowchart diagram dan data flow diagram (DFD).
Gambar 4.1 Flowchart Yang Diusulkan 4.2 Implementasi Data Base 4.2.1 Pembuatan Data Base Database pada Microsoft SQL Server terdiri dari kumpulan-kumpulan tabel-tabel yang berisi data dan objek-objek yang lain, seperti view, indexses, store procedure dan triggers. SQL Server dapat men-support banyak database dan setiap data dapat disimpan dalam suatu database yang dapat dihubungkan dengan database lainnya. Ada dua cara dalam membuat Database SQL Server 2000, dengan Enterprise Manager dan dengan pernyataan pada Query Analizer. Cara membuat sebuah database adalah : 1.
Buka Enterprise Manager lalu expand Microsoft SQL Server > SQL Server Group.
2.
Lanjutkan dengan membuka server LOCAL atau sesuai nama komputer Anda, lalu buka folder Database. Klik kanan folder tersebut dan pilih New Database.
3.
Isikan nama database yang akan anda buat.
4.
Lanjutkan dengan membuka tab Data Files, di bagian ini terdapat beberapa option yang dapat dijelaskan sebagai berikut : a. File Name dan Location, untuk member nama file dan meletakkan file database tersebut disuatu lokasi folder yang diinginkan. b. File growth, mengatur penambahan ukuran file database. Dapat ditetapkan dengan presentase tertentu atau berdasarkan jumlah megabytes tertentu. c. Maximum file size, ukuran file dapat dibatasi pada tingkat tertentu atau unlimited.
5.
Pada tab Transaction Log terdapat option yang sama dengan tab Data Files. Apabila membuat database di SQL Server maka akan terdiri minimum 2 file yaitu : a. Data File, adalah file untuk menyimpan data. b. Transaction Log, adalah file yang menyimpan histori transaksi dan semua kejadian di database. Pada tutorial ini semua option untuk 2 file tersebut dibiarkan dalam kondisi default. 6. Setelah proses pengisian option selesai, klik OK dan database baru akan terlihat di Enterprise Manager. 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Setelah penulis berhasil merancang dan membuat sistem penjualan barang dengan menggunakan Software Microsoft Visual Foxpro 9.0 dan Microsoft SQL Server 2000, dan beberapa hal yang dapat disimpulkan, yaitu: 1. Dengan membangun sistem informasi penjualan, maka perusahaan dapat mengolah data dengan mudah dan teratur. 2. Suatu sistem informasi penjualan dapat dibangun dengan cara merancang table-tabel database, alur sistem program, dan desai interface-Nya terlebih dahulu. Kemudian dilanjutkan dengan memasukkan code-code script (coding). Sehingga sistem informasi tersebut dapat membantu user dalam kegiatan memasukkan data barang, data transaksi penjualan barang, dan pencarian data barang secara terkomputerisasi 3. Laporan transaksi penjualan barang terjadi karena adanya suatu transaksi yang di input kan oleh user ke dalam Sistem Pengolahan Data Penjualan Buku Dengan Metode FIFO Di PT. Intan Pariwara Klaten. Hal ini bermanfaat untuk meningkatkan pemakaian teknologi computer dalam pengolahan data karena sistem lama yang berlaku di PT. Intan Pariwara masih manual dan memerlukan waktu serta tempat yang banyak untuk penyimpanan data. Namun keberhasilan dari sistem ini tergantung dari desai, fasilitas, kemudahan penggunaan aplikasi serta kepuasan pengguna dalam hal ini pengguna adalah owner dan staff admin. 5.2 Saran Setelah sistem informasi penjualan ini dibuat ada beberapa saran dari penulis yang berhubungan dengan sistem informasi ini: 1. Agar sistem informasi penjualan barang ini dapat ditampilkan dengan optimal, maka perlu dukungan Hardware dan Software yang memadai, antara lain Harddisk, RAM, sistem operasi Windows XP dan sistem operasi setelahnya, Microsoft Visual Foxpro 9.0 dan Microsoft SQL Server 2000 dan lain-lain.
2. Sistem informasi ini dapat dikembangkan lagi dengan menambah fasilitas-fasilitas lain yang dapat membuat sistem menjadi lebih optimal. 3. Basis data yang digunakan sebaiknya selalu mengalami perubahan dalam periode tertentu agar selalu up to date. Demikian kesimpulan dan saran yang penulis berikan. Semoga sistem yang diusulkan dapat membantu PT. Intan Pariwara Klaten untuk mengolah data penjualan barang.
DAFTAR PUSTAKA
D Jerey Fitgeral, Andara F Nitz Gerald waren D.stalings, Jr.fundamental, of system analisis (edisi kedua new york Jhon willy & jons,1981) Djuandi, Feri,MCDBA,MCSE.2002. SQL SERVER 2000 untuk Profesional. Jakarta: Penerbit PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO. Fatansayah, Ir, 2002, Buku Teks Ilmu Komputer Basis Data, Informatika, Bandung. Jogiyanto, HM.Dr.Prof.1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta. Kadir, Abdul .2000. Pemrograman Basis Data dengan Visual Foxpro 5 Jilid 2. Yogyakarta: Penerbit ANDI. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasi. Yogyakarta GAVA MEDIA Martina, Inge. Ir 2003. 36 Jam Belajar Komputer Microsoft SQL Server 2000 Jakarta. Penerbit PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO Prasetyo, Kurniawan. Ir.2003. Membuat Aplikasi Interaktif dengan Visual Foxpro 7.0 Penerbit PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO. Sutejo,S.Kom .2004. Membuat Program Aplikasi Kearsipan dengan Visual Foxpro 8.0 Penerbit PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO. Tauri,D. Mahyuzir. 1991. Analisis dan Desain Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta. Penerbit PT.ELEX MEDIA KOMPUTINDO. Indra Yatini, Beta Naranita. 2004. Tuntutan Praktis Pemrograman Basis Data Visual Foxpro
Menggunakan
Irwan Firgiawansyah. Tips Membangun Aplikasi Cantik Dengan Menggunakan Foxpro 9.0
Microsoft Visual
Yosafat Cahyo. Membuat Aplikasi E-katalog Dengan Menggunakan Microsoft Visual 9.0
Foxpro
