SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN REKRUTMEN GURU DENGAN METODE TOPSIS Bayu Setyawan Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik - Universitas 45 Surabaya
[email protected] ABSTRAK Selama ini proses rekrutmen guru yang dilakukan oleh sekolah-sekolah, khususnya sekolah-sekolah swasta, secara umum dilakukan secara manual, namun saat ini dengan banyaknya jumlah pendaftar yang harus diseleksi, dan banyaknya kriteria yang harus dinilai/dibandingkan, sistem perekrutan secara manual menjadi tidak efektif dan tidak efisien lagi untuk digunakan, sehingga demi efisiensi dan efektifitas proses rekrutmen tersebut maka perlu dibangun sebuah sistem pendukung keputusan yang berbasis komputer. Metode komputasi yang digunakan dalam membangun sistem pendukung keputusan ini adalah metode Technique for Order Preferance by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS). Adapun kriteria yang digunakan untuk rekrutmen guru, adalah sebagai berikut: Agama/akhlaq, Kesesuaian ilmu/keahlian, Indeks prestasi, Pendidikan terakhir, dan Pengalaman kerja (mengajar). Sedangkan untuk membangun perangkat lunak sistem pendukung keputusan rekrutmen guru ini mengunakan metode/model proses SDLC (System Development Life Cycle). Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem pendukung keputusan yang memiliki kemampuan untuk menghitung, membandingkan dan merangking nilai dari masing-masing pelamar, sehingga bisa dipilih guru berdasarkan urutan rangking tersebut. Kata kunci : Sistem pendukung keputusan, Rekrutmen, TOPSIS.
I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kualitas pendidikan di sekolah sangat ditentukan oleh kualitas tenaga pendidik/guru yang dimiliki oleh sekolah tersebut. Dengan begitu banyak kriteria/syarat yang ditentukan pihak manajemen sekolah, memilih guru yang tepat diantara banyak alternatif/calon bukanlah hal yang mudah untuk dilakukan, sehingga sulit untuk bisa mendapatkan sebuah keputusan dengan cepat dan akurat Selama ini proses rekrutmen guru di sekolah-sekolah khususnya sekolahsekolah swasta masih dilakukan dengan cara manual. Saat ini dengan begitu banyak kriteria/syarat yang ditentukan pihak manajemen sekolah, dan begitu banyaknya calon guru yang melamar, maka sistem manual menjadi tidak efektif dan tidak efisien lagi untuk digunakan, sehingga perlu dibangun sebuah sistem baru yang berbasis komputer. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, dapat dirumuskan suatu permasalahan yaitu: “Bagaimana membangun sebuah Sistem Pendukung Keputusan Rekrutmen
9
Guru untuk sekolah-sekolah swasta agar dapat melakukan proses rekrutmen dengan lebih cepat, tepat dan akurat”. 1.3 Batasan Masalah Metode komputasi yang digunakan dalam membangun SPK ini adalah Technique for Order Preferance by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS). Adapun kriteria yang digunakan untuk perekrutan, adalah sebagai berikut: a) Agama/akhlaq, penilaian ini diperoleh dari persepsi saat wawancara. b) Kesesuaian ilmu keahlian dengan mata pelajaran yang dibutuhkan c) Indeks prestasi d) Pendidikan terakhir e) Pengalaman kerja (mengajar) Kriteria-kriteria ini bisa berbeda antara satu sekolah dengan sekolah yang lain, tergantung dari ketentuan pihak manajemen sekolah bersangkutan. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menghasilkan sebuah sistem pendukung keputusan untuk rekrutmen guru baru. Adapun manfaatnya adalah: 1. Membantu pihak manajemen sekolah dalam melakukan rekrutmen guru agar menjadi lebih cepat, tepat dan akurat. 2. Efektifitas dan efisiensi waktu dan sumber daya manusia. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini meliputi; metode pengumpulan data dan metode pengembangan perangkat lunak. 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Studi Dokumen Proses memperoleh keterangan dengan mencari informasi dari dokumendokumen sekolah khususnya yang berkaitan dengan sistem rekrutmen guru. 2. Observasi Proses memperoleh keterangan dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan kegiatan secara langsung. 3. Wawancara Proses memperoleh keterangan dengan cara melakukan tanya jawab secara langsung dengan pihak manajemen sekolah khususnya yang berkaitan dengan sistem rekrutmen guru. 4. Studi literatur Mempelajari teori-teori atau referensi dari buku, artikel dan jurnal khususnya yang berkaitan dengan sistem rekrutmen. 1.5.2 Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode pengembangan perangkat lunak menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle). Menurut Martin L.Ruben dan Thomas Harrel, tahapan utama dari system development life cycle terdiri dari tahapan : 1. Analisis sistem, tahap ini mendefinisikan dan menentukan prioritas kebutuhan pemakai, serta melakukan studi dan analisa atas sistem lama.
10
2. Desain sistem, tahap perancangan konseptual dan perancangan fisik, memecahkan masalah yang teridentifikasi selama tahap analisis sistem mulai dibuat untuk diimplementasikan. 3. Penulisan program, merupakan tahap pengkodean terhadap sistem yang dibangun. 4. Pengujian, tahap ini memastikan perilaku atau proses dari perangkat lunak yang telah diciptakan ada dan sesuai dengan kebutuhan yang telah dimodelkan. 5. Dokumentasi, tahap ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem, bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai. II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Pendukung Keputusan Sistem pendukung keputusan (Decision Support System) awalnya diidentifikasikan sebagai sebuah sistem yang dimaksudkan untuk mendukung para pengambil keputusan menangani situasi atau masalah yang semi terstruktur. SPK dimaksudkan untuk membantu para pengambil keputusan memperluas kecakapan dan pengetahuannya tetapi bukan untuk merubah keputusannya. Ahli lain yaitu Maryan Alavi dan Albert Napier memberikan definisi bahwa SPK adalah sekumpulan prosedur pemrosesan data dan informasi yang berorientasi pada penggunaan model untuk menghasilkan berbagai jawaban yang dapat membantu manajemen dalam pengambilan keputusan. Sedangkan Little mengemukakan SPK sebagai “a model based set of procedures for processing data and judgments to assist a manager in his decision making”. (E. Turban and J.E Aronson, 2001) 2.2 Metode Technique For Others Preference by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS) TOPSIS adalah salah satu metode pengambilan keputusan multikriteria yang pertama kali diperkenalkan oleh Yoon dan Hwang tahun 1981. TOPSIS menggunakan prinsip bahwa alternatif yang terpilih harus mempunyai jarak terdekat dari solusi ideal positif (PIS) dan terjauh dari solusi ideal negatif (NIS) dari sudut pandang geometris dengan menggunakan jarak Euclidean untuk menentukan kedekatan relatif dari suatu alternatif dengan solusi optimal. Solusi ideal positif didefinisikan sebagai jumlah dari seluruh nilai terbaik yang dapat dicapai untuk setiap atribut, sedangkan solusi ideal negatif terdiri dari seluruh nilai terburuk yang dicapai untuk setiap atribut. TOPSIS mempertimbangkan keduanya, jarak terhadap solusi ideal positif dan jarak terhadap solusi ideal negatif dengan mengambil kedekatan relative terhadap solusi ideal positif. Berdasarkan perbandingan terhadap jarak relatifnya, susunan prioritas alternatif bisa dicapai. Metode ini banyak digunakan untuk menyelesaikan pengambilan keputusan secara praktis. Hal ini disebabkan konsepnya sederhana dan mudah dipahami, komputasinya efisien dan memiliki kemampuan mengukur kinerja relatif dari alternatif-alternatif keputusan. (TOPSIS with Belief Structure for Group Belief Multiple Criteria Decision Making)
11
Prosedur Metode TOPSIS 1. Membuat Matriks Keputusan Ternormalisasi
2. Membuat Matriks Keputusan Ternormalisasi Terbobot Matriks keputusan Keputusan Ternormalisasi Terbobot didapatkan dari perkalian matriks R dengan bobot preferensi 3. Menentukan Matriks Solusi Ideal Positip dan Matriks Solusi Ideal Negatif. 4. Menentukan Jarak antara nilai setiap alternatif dengan Matriks Solusi Ideal Positip dan Matriks Solusi Ideal Negatif Jarak antara nilai terbobot setiap alternatif terhadap solusi ideal positif
5. Menentukan Nilai Preferensi Untuk Setiap Alternatif
III. DESAIN SISTEM 3.1 Context Diagram
0
Pelamar
Data Persyaratan Valid
Data Persyaratan Pelamar Informasi Guru Yang diterima
Data Alternatif (Lolos Administrasi) SPK Rekrutmen Guru
Bobot Preferensi Untuk Setiap Kriteria Data Nilai Kriteria Dari Masing-Masing Alternatif
Data Kriteria
Lap. Hasil Keputusan
Kepala Sekolah
Gambar 3.1 Context Diagram SPK Rekrutmen Guru
12
Bagian Penerimaan
3.2 Bagan Berjenjang
Gambar 3.2 Bagan Berjenjang SPK Rekrutmen Guru
13
3.3 Data Flow Diagram Level 1
Gambar 3.3 DFD Level 1 SPK Rekrutmen Guru 3.4 Entity Relationship Diagram (Desain Database) n Alternatif
m Memiliki
Kriteria
Gambar 3.4 ER-Diagram SPK Rekrutmen Guru Kamus Data : Alternatif Kriteria Memiliki
: Kd_Alternatif, Nama, Alamat, No_Telp, Rangking : Kd_Kriteria, Nama Kriteria, Bobot Preferensi : Kd_Alternatif, Kd_Kriteria, Nilai
IV. IMPLEMENTASI PROGRAM 4.1 Menu Utama Program ini terdiri dari empat sub menu yaitu Maintenance, Komputasi dengan TOPSIS, Laporan Rekrutmen dan Keluar. Pada saat start program, program akan menampilkan dialog menu sebagai berikut ini :
14
Gambar 4.1 Tampilan Menu Utama 4.1.1 Maintenance Maintenance data terdiri dari: Data Kriteria, Data Alternatif, Nilai Data Kriteria. a. Data Kriteria Sub Menu Data Kriteria menyediakan layanan input data untuk mengumpulkan data criteria sebagai berikut:
Gambar 4.2 Tampilan Form Data Kriteria b. Data Alternatif Sub Menu Data Alternatif menyediakan layanan input data untuk alternatif. Tampilannya adalah sebagai berikut:
15
Gambar 4.3 Tampilan Form Data Alternatif c. Nilai Data Kriteria Sub menu nilai data kriteria merupakan nilai data kriteria yang ada pada tiap masing-masing kriteria. Tampilannya adalah sebagai berikut:
16
Gambar 4.4 Tampilan Form Nilai Data Kriteria 4.1.2 Komputasi dengan TOPSIS Proses Komputasi dengan TOPSIS ini memiliki Enam sub menu yaitu Rangking Kecocokan, Matrik Ternormalisasi, Matrik Ternormalisasi Terbobot, Matrik Ideal Positif Negatif, Jarak, Nilai Preferensi, sebagai berikut: a. Menentukan Rangking Kecocokan Sub menu ini akan menjalankan prosedur untuk menentukan rangking kecocokan antar alternatif yang ada. Tampilannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.5 Tampilan Form Rangking Kecocokan b. Matrik Ternormalisasi Sub menu ini akan menjalankan proses untuk membuat Matrik Ternormalisasi antara alternatif yang ada dengan kriteria yang telah ditentukan. Tampilannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.6 Tampilan Form Matrik Ternormalisasi
17
c. Matrik Ternormalisasi Terbobot Sub menu ini akan menjalankan prosedur proses Matrik ternormalisasi terbobot dengan hasil perhitungan bobot preferensi dengan matrik ternormalisasi. Tampilannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.7 Tampilan Form Matrik Ternormalisasi Terbobot d. Matrik Solusi Ideal Dalam sub menu ini merupakan proses penentuan matrik solusi ideal positif dan matrik solusi ideal negatif dengan perhitungan yang dihasilkan dari matrik ternormalisasi terbobot.Tampilannya adalah sebagai berikut : a) Matrik Solusi Ideal Positif
Gambar 4.8 Tampilan Form Matrik Solusi Ideal Positif
18
b) Matrik Solusi Ideal Negatif
Gambar 4.9 Tampilan Form Matrik Solusi Ideal Negatif e. Hitung Jarak Dalam sub menu ini merupakan proses penentuan jarak antara nilai terbobot setiap alternatif terhadap solusi ideal positif dan terhadap solusi ideal negatif. Tampilannya adalah sebagai berikut : a) Jarak Solusi Ideal Positif
Gambar 4.10 Tampilan Form Jarak Solusi Ideal Positif
19
b) Jarak Solusi Ideal Negatif
Gambar 4.11 Tampilan Form Jarak Solusi Ideal Negatif f.
Hitung Nilai Preferensi Dalam sub menu ini merupakan proses penentuan nilai preferensi untuk setiap alternatif. Nilai preferensi yang lebih besar menunjukkan bahwa alternatif lebih dipilih. Tampilannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.12 Tampilan Form Nilai Preferensi
20
4.1.3 Laporan Proses pelaporan disini diperlukan sebagai laporan rekrutmen guru untuk sekolah. Tampilannya adalah sebagai berikut :
Gambar 4.12 Tampilan Form Laporan
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1
Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. Penelitian sistem informasi pendukung keputusan ini menghasilkan aplikasi yang dapat membantu pihak menejemen sekolah dalam proses rekrutmen guru baru dengan lebih cepat, tepat, dan akurat. 2. Karena dibuat dengan bahasa yang berbasis visual aplikasi sistem informasi pendukung keputusan yang dihasilkan mudah untuk dimengerti dan dioperasikan (user friendly). 3. Karena sistem informasi pendukung keputusan ini dibuat berbasis computer maka bisa mengefisienkan waktu, SDM dan biaya. 5.2
Saran Sistem informasi pendukung keputusan berbasis komputer ini dibuat dengan database Microsoft Access. Dimasa mendatang untuk pengelolaan data yang lebih besar, dan untuk lebih menjamin keamanan terhadap data yang ada, dapat
21
dilakukan pengembangan terhadap sistem ini dengan menggunakan DBMS yang lebih kompleks seperti SQL Server atau Oracle. DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, Basis Data. CV Informatika, Bandung, 1999. Handoko, Hani, T, 2001, Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia, BPFE – Yogyakarta, Yogyakarta. Mulyono, S, 1996, Teori Pengambilan Keputusan, Edisi Revisi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi UI, Jakarta. Sachdeva, Anish, Kumar, Dinesh dan Kumar Pradeep. 2009. Multi-Factor Failure Mode Critically Analysis Using Topsis. Jurnal of Industrial Engineering International Vol.5 No.8, 1-9. Turban, Efraim, and Jay E. Aronson. 2001. Decision Support System and Intelligent System. Prentice Hall International. New Jersey. Umar, Daihani dan Dadan, 2001, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
22
