SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENILAIAN KARYAWAN BERPRESTASI (Studi Kasus KPP Pratama Bandung - Cicadas) Irman Hariman, M.T.1, Eri Riyadi2 1,2
3
Program Studi Sistem Informasi, STMIK LPKIA Jl. Soekarno Hatta 456 Bandung 40266, Telp. (022) 7564283, Fax. (022) 7564282 1
[email protected], 2
[email protected]
Abstrak Di dalam sebuah perusahaan atau organisasi, tenaga kerja (karyawan) merupakan salah satu faktor penting yang dapat menentukan maju atau mundurnya organisasi atau perusahaan. Pegawai yang mempunyai kualitas tinggi akan sangat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya, perusahaan dapat memberikan penghargaan kepada pegawai yang dianggap berprestasi. Sistem pendukung keputusan dapat membantu seorang manager dalam mengambil keputusan pemilihan karyawan mana yang berprestasi. Penelitian ini mengangkat studi kasus sistem pendukung keputusan penilaian karyawan berprestasi pada suatu instansi pemerintahan yaitu kantor pelayanan pajak pratama Bandung-Cicadas. Saat ini proses penilaian karyawan yang terdapat pada kantor pelayanan pajak pratama Bandung-Cicadas dilakukan secara manual, pemilihan dilakukan subjektif sehingga mendapatkan pegawai yang tidak sesuai dengan jabatannya. Sistem pendukung keputusan yang akan di rancang menggunakan metode profile matching dengan analisis gap. Analisi gap dimaksudkan agar proses penilaian karyawan dapat berjalan secara objektif berdasarkan penilaian standar yang dimiliki oleh perusahaan. Metodologi pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi object oriented dengan model pengembangan System Development Life Cycle (SDLC) dan perancangan model yang digunakan adalah model Pencocokan Profil (profile matching) dengan metode perhitungan Pemetaan Gap Kompetensi serta PHP dan MySQL sebagai alat pengkodean komputer. Sistem Pendukung Keputusan ini dapat menjadi solusi dalam pengambil keputusan untuk menentukan karyawan berprestasi pada kantor pelayanan pajak pratama BandungCicadas Kata kunci : SPK, Penilaian kinerja, Profile Matching, GAP
1.
Pendahuluan
1.1. LatarBelakang Penilaian kinerja digunakan untuk mengevaluasi hasil kerja seluruh karyawan secara kuantitatif dan kualitatif. Akan tetapi masalah subyektifitas dalam penilaian kerja sering kali tak dapat dihindari, penilaian secara kuantitatif sering dianggap mengecewakan karena sulitnya mengukur parameter-parameter yang ada. Dalam penelitian ini penulis memilih Kantor Pelayanan Pajak Pratama Bandung-Cicadas (KPP Pratama Bandung – Cicadas) sebagai tempat studi kasus, diharapkan mewakili problem yang penulis teliti. Salah satu masalah yang penulis teliti adalah tentang pemilihan karyawan berprestasi yang sesuai dengan kriteria yang ada. Pegawai Negeri Sipil (PNS) merupakan bagian dari pegawai KPP Pratama Bandung – Cicadas. Pegawai Negeri Sipil memiliki penilaian berdasarkan PP Nomor 46 tahun 2011 tentang
penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil yang terdiri atas unsur yang di nilai yaitu sasaran kinerja pegawai (SKP) dan prilaku kerja. Dari proses penilaian Pegawai Negeri Sipil yaitu sasaran kinerja pegawai (SKP), peran sistem pendukung keputusan akan membantu pihak manajemen dalam mencapai tujuan dari penilaian kinerja pegawai, seperti promosi jabatan, tanpa mengesampingkan parameter-parameter yang sudah ditentukan oleh pihak KPP pratama BandungCicadas. Untuk membantu proses penilaian karyawan, perlu dibuat sebuah sistem informasi yang dapat memberikan masukan bagi manajemen dalam membuat keputusan yang tepat bagi pengembangan potensi setiap karyawan. Adanya sistem penilaian karyawan ini diharapkan dapat mengurangi subyektifitas dalam pengambilan keputusan. keputusan yang akan diambil diharapkan dapat sesuai dengan harapan, sehingga tidak ada pihak yang dirugikan juga tepat sasaran, karyawan
yang memiliki kompetensi ditempatkan sesuai dengan jabatannya. Sistem pendukung keputusan yang akan di rancang menggunakan metode profile matching dengan analisis gap. Analisi gap dimaksudkan agar proses penilaian karyawan dapat berjalan secara objektif berdasarkan penilaian standar yang dimiliki oleh perusahaan. Hasil proses ini berupa ranking yang akan menjadi dasar rekomendasi bagi para pengambil keputusan untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Dengan adanya penilaian secara objektif maka diharapkan akan memberikan motivasi kepada seluruh karyawan untuk memberikan yang terbaik kepada perusahaan. 1.2 Identifikasi Permasalahan Adapun permasalahan di dalam penulisan proyek akhir ini yaitu : a. Adanya penilaian yang kurang objektif saat penilaian ataupun menentukan karyawan berprestasi. b. Kesulitan dalam mengukur parameter untuk menentukan karyawan terbaik. 1.3 Tujuan Perancangan Adapun tujuan perancangan sistem pndukung keputusan yang akan di hasilkan diantaranya dapat : a. Mengatasi permasalahan penilaian yang kurang objektif dengan menggunakan sistem pendukung keputusan. b. Menentukan parameter-parameter penilaian karyawan dengan menerapkan metode profile matching. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metodologi pengumpulan data, pengembangan sistem, dan perancangan model Sistem Pendukung Keputusan. 1. Metodologi Pengumpulan Data a. Studi pustaka Pengumpulan data dan informasi dengan cara membaca buku-buku dan situs-situs sebagai referensi yang dapat dijadikan acuan pembahasan dalam masalah ini. b. Observasi Mengumpulkan data dan informasi dengan cara meninjau dan mengamati secara langsung kegiatan yang terjadi di lapangan. c. Wawancara Mengumpulkan data dengan mewawancarai langsung kepada kepala bagian yang mempunyai wewenang untuk melakukan pengambilan keputusan. 2. Metodologi Pengembangan Sistem a. Perancangan Sistem Dalam metodologi perancangan Sistem Pendukung Keputusan di dalam proyek akhir ini digunakan metodologi berorientasi objek dengan menggunakan UML dengan
b.
2.
model proses linear squential model, atau sering juga disebut dengan clasic life cycle atau waterfall model. Perancangan Model Pada perancangan model sistem pendukung keputusan ini digunakan model pencocokan profile (Profile matching) (kusrini, 2007).
Dasar Teori
2.1 Sistem Pendukung Keputusan (SPK) Sistem Pendukung Keputusan atau DSS (Decision suport System) merupakan sistem informasi interaktif yang menyediakan informasi, pemodelan, dan pemanipulasian data. Sistem itu digunakan untuk membantu pengambilan keputusan dalam situasi yang semiterstruktur dan situasi yang tidak terstruktur, dimana tak seorang pun tahu secara pasti. Persoalan pengambilan keputusan, pada dasarnya adalah bentuk pemilihan dari berbagai alternatif tindakan yang mungkin dipilih yang prosesnya melalui mekanisme tertentu, dengan harapan akan menghasilkan sebuah keputusan yang terbaik. Penyusunan model keputusan adalah suatu cara untuk mengembangkan hubungan-hubungan logis yang mendasari persoalan keputusan ke dalam suatu model matematis, yang mencerminkan hubungan yang terjadi diantara faktor- faktor yang terlibat. Setiap keputusan itu bertolak dari beberapa kemungkinan atau alternatif untuk dipilih. Setiap alternatif membawa konsekuensi-konsekuensi. Ini berarti, sejumlah alternatif itu berbada satu dengan yang lain mengingat perbedaan dari konsekuensikonsekuensi yang akan ditimbulkannya. Pilihan yang dijatuhkan pada alternatif itu harus dapat memberikan kepuasan karena kepuasan merupakan salah satu aspek paling penting dalam keputusan (Suryadi , 1998). a. Proses Pengambilan Keputusan Menurut Simon, pengambilan keputusan meliputi empat tahap yang saling berhubungan dan berurutan(Simon, 1980). Empat proses tersebut adalah :
Gambar 2.1 Tahap pengambilan keputusan (Simon, 1980) 1. Intelligence Tahap ini merupakan proses penelusuran dan pendeteksian dari lingkup problematika serta proses pengenalan masalah. 2. Design
Tahap ini merupakan proses menemukan, mengembangkan, dan menganalisis alternatif tindakan yang bisa dilakukan. 3. Choice Pada tahap ini dilakukan proses pemilihan diantara berbagai alternatif tindakan yang mungkin akan dijalankan. 4. Implementation Tahap implementasi adalah tahap pelaksaan dari keputusan yang telah diambil. 2.2 Penilaian Kinerja Pada dasarnya Penilaian kinerja adalah menilai rasio hasil kerja nyata dengan standar kualitas maupun kuantitas yang dihasilkan setiap karyawan. Menetapkan kebijaksanaan berarti karyawan akan dipromosikan, didemosikan, dan atau balas jasanya dinaikkan. (Hasibuan, 2009). Proses penyusunan penilaian kinerja menurut (Hasibuan, 2009) terbagi dalam beberapa tahapan kegiatan.
Gambar 2.2 : Kerangka penilaian kerja (Hasibuan,2009) Menurut Bacal (2002), penilaian prestasi kerja atau evaluasi kinerja adalah suatu proses yang melibatkan manajer dan keryawan yang bekerja sama untuk menilai kemajuan yang telah dicapai karyawan ke arah sasaran yang telah ditentukan dalam perencanaan kinerja dan untuk menyimpulkan apa yang berjalan baik sepanjang peroide yang sedang dikaji ulang dan apa pula yang berjalan kurang baik.
2.3 Profile Matching Menurut Kusrini (Kusrini, 2007) metode profile matching atau pencocokan profil adalah metode yang sering digunakan sebagai mekanisme dalam pengambilan keputusan dengan mengasumsikan bahwa terdapat tingkat variabel prediktor yang ideal yang harus dipenuhi oleh subyek yang diteliti, bukannya tingkat minimal yang harus dipenuhi atau dilewati. Dalam proses profile matching secara garis besar merupakan proses membandingkan antara nilai data aktual dari suatu profil yang akan dinilai dengan nilai profil yang diharapkan, sehingga dapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap), semakin kecil gap yang dihasilkan maka bobot nilainya semakin besar (Handojo, 2005)
2.3.1 Gap kompetensi Gap merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja. gap analysis atau analisis kesenjangan juga merupakan salah satu langkah yang sangat penting dalam tahapan perencanaan maupun tahapan evaluasi kinerja Metode ini merupakan salah satu metode yang umum digunakan dalam pengelolaan manajemen suatu lembaga. Gap yang dimaksud adalah beda antara profil jabatan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus Gap = Profil Karyawan-Profil Jabatan. Sedangkan untuk pengumpulan gap-gap yang terjadi itu sendiri pada tiap aspeknya mempunyai perhitungan yang berbeda-beda (Kusrini, 2007). 2.3.2 Penentuan Ranking Kandidat Dalam penentuan peringkat (ranking) kandidat yang diperlukan, seperti telah dijelaskan secara mendetail pada sebelumnya, bahwa terdapat aspek yang menentukan, Aspek-aspek Penlilaian dalam studi kasus ini diambil berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 46 tahun 2011 tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil yang meliputi : 1. SKP meliputi aspek: a. kuantitas; b. kualitas; c. waktu; dan d. biaya. 2. Prilaku kerja berdasarkan a. orientasi pelayanan; b. integritas; c. komitmen; d. disiplin; e. kerja sama; dan f. kepemimpinan. Kemudian aspek-aspek ini, dibagi menjadi 2 bagian untuk proses perhitungannya dengan memilahnya ke dalam dua kelompok, yaitu : a. Core Factor (Faktor Utama) Core factor merupakan aspek (kompetensi) yang paling menonjol/paling dibutuhkan oleh suatu jabatan yang diperkirakan dapat menghasilkan kinerja optimal. b. Secondary factor (Faktor Pendukung) Secondary factor adalah item-item selain aspek yang ada pada core factor. 3. Analisis Dan Perancangan 3.1
Proses Perhitungan Kompetensi
Pemetaan
Gap
Yang dimaksud dengan gap disini adalah beda antara profil jabatan dengan profil karyawan atau dapat ditunjukkan pada rumus di bawah ini.
Berikut contoh perhitungan Gap untuk masingmasing aspek:
1. Aspek SKP (Sasaran Kinerja Pegawai) Pada aspek ini, dilakukan proses perhitungan Gap antara profil pegawai dan profil jabatan untuk masing-masing faktor penilaian. Perhitungan bisa dilihat dibawah ini. Tabel 3.1 Tabel Gap Aspek SKP No 1 2 3
Nip 123456 123457 123458
4 5
123459 123450
Profile Jabatan 1 123456 2 123457 3 123458 4 5
2.
123459 123450
A 2 3
B 3 2
C 4 3
D 4 4
3 4 3 3 -1 0
3 2 1 4 -1 -2
4 2 3 4 0 -1
2 3 4 3 1 1
0 1 0
-1 -2 -3
0 -2 -1
-1 0 1
Nip 123456 123457 123458 123459 123450
1 2 3 4 5
123456 123457 123458 123459 123450
A 4 2 3 4 4 3
B 4 3 4 5 4 4
C 4 4 1 1 4 5
D 4 5 3 2 2 4
Gap
E 4 3 4 4 2 4
F 4 3 2 4 3 3 1
1
0
-1
0
0
-1
-1
1
-1
0
0
0
-4
-1
0
-1
1
1
-4
-2
0
1
1
0
-1
-2
-2
0
1
Bobot Nilai 5
2
1
4,5
3
-1
4
4
2
3,5
5
-2
3
6
3
2,5
7
-3
2
8
4
1,5
9
-4
1
123456
4
4
5
4,5
123457
5
3
4
4,5
Tabel 3.15 hasil pemetaan Gap Kompetensi Pegawai 3 No Sub Aspek A B C D
-1
Selisih (Gap) 0
1
1
ket
Gap
Setelah diperoleh Gap pada masing-masing pegawai, setiap profil pegawai diberi bobot nilai dengan patokan tabel bobot nilai Gap. Seperti yang terlihat pada tabel berikut. No
Tabel 3.4 hasil pemetaan Gap Kompetensi Pegawai 1 No Sub Aspek A B C D
Tabel 3.14 hasil pemetaan Gap Kompetensi Pegawai 2 No Sub Aspek A B C D
Aspek Prilaku Kerja Pada aspek ini, dilakukan proses perhitungan Gap seperti pada aspek pertama antara profil pegawai dan profil jabatan untuk masingmasing faktor penilaian perhitungan bisa dilihat dibawah ini. Tabel 3.2 Tabel Gap Aspek Prilaku kerja No 1 2 3 4 5
Dengan demikian, setiap pegawai akan memiliki bobot nilai seperti dibawah ini, contoh pada pegawai1.
Keterangan Tidak ada selisih (kompetensi sesuai yang dibutuhkan) Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level Kompetensi individu kurang 1 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level Kompetensi individu kurang 2 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level Kompetensi individu kurang 3 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 4 tingkat/level Kompetensi individu kurang 4 tingkat/level
1
123458
5
4
5
4
Tabel 3.16 hasil pemetaan Gap Kompetensi Pegawai 4 No Sub Aspek A B C D 1
123459
4,5
3
3
5
Tabel 3.17 hasil pemetaan Gap Kompetensi Pegawai 5 No Sub Aspek A B C D 1
123450
5
2
4
4,5
Perhitungan dan Pengelompokan Core dan Secondary Factor Perhitungan Core Factor ditunjukkan dengan rumus dibawah ini: NCF = Σ NC (skp, pk) Σ IC Perhitungan secondary factor dapat ditunjukkan dengan rumus berikut: NSF = Σ NS (skp, pk) Σ IS a. Aspek SKP (Sasaran Kinerja pegawai) Pegawai 1 NCF = 4 + 4 = 8 = 4 2 2 NSF = 5 + 4,5 = 9.5 = 4,75 2 2 Pegawai 2 NCF = 5 + 3 = 8 = 4 2 2 NSF = 4 + 4,5 = 8.5 = 4,25 2 2 Pegawai 3 NCF = 5 + 4 = 9 = 4,5 2 2 NSF = 5 + 4 = 9 = 4,5 2 2 Pegawai 4 NCF = 4,5 + 3 = 7.5 = 3,75 2 2
NSF = 3 + 5 = 8 = 4 2 2 Pegawai 5 NCF = 5 + 2 = 7 = 3,5 2 2 NSF = 4 + 4,5 = 8.5 = 4,25 2 2 b. Prilaku Kerja Pegawai 1 NCF = 5 + 4 + 5 = 14 = 4,6 3 3 NSF = 4,5 + 5 + 4,5 = 14 = 4,6 3 3 Pegawai 2 NCF = 4 + 4 + 4,5 = 12,5 = 4,16 3 3 NSF = 4 + 4 + 5 = 13 = 4,3 3 3 Pegawai 3 NCF = 5 + 1 + 4 = 10 = 3,3 3 3 NSF = 5 + 5 + 4 = 14 = 4,6 3 3 Pegawai 4 NCF = 4,5 + 1 + 3 = 8,5 = 2,8 3 3 NSF = 4,5 + 5 + 4,5 = 14 = 4,6 3 3 Pegawai 5 NCF = 5 + 4 + 3 = 12 = 4 3 3 NSF = 4,5 + 3 + 5 = 12,5 = 4,2 3 3
Nilai Total = (60% x 3,3 ) + (40% x 4,6) = 3,82 Pegawai 4 Nilai Total = (60% x 2,8 ) + (40% x 4,6) = 3,52 Pegawai 5 Nilai Total = (60% x 4 ) + (40% x 4,2) = 4,08 Perhitungan Penentuan Ranking Hasil akhir dari pencocokan profil adalah ranking dari kandidat. Perhitungan tersebut bisa ditunjukkan dengan rumus di bawah ini: Ranking = (x) % N1 + (x) % N2 a. Pegawai 1 Ranking = (60% x 4,3) + (40% x 4,6) Ranking = 2,58 + 1,84 Ranking = 4,42 b. Pegawai 2 Ranking = (60% x 4,1) + (40% x 4,4) Ranking = 2,46 + 1,76 Ranking = 4,22 c. Pegawai 3 Ranking = (60% x 4,5 ) + (40% x 3,82) Ranking = 2,7 + 1,528 Ranking = 4,228 d. Pegawai 4 Ranking = (60% x 3,85 ) + (40% x 3,52) Ranking = 2,31 + 1,408 Ranking = 3,718 e. Pegawai 5 Ranking = (60% x 3,8 ) + (40% x 4,08) Ranking = 2,28 + 1,632 Ranking = 3,912 4. Implementasi
Perhitungan Nilai Total Dari hasil setiap perhitungan setiap aspek, kemudian dihitung nilai total berdasarkan persentase dari core & secondary factor yang diperkirakan berpengaruh terhadap kinerja tiap-tiap profil. Nilai Total = 60 % NCF + 40 % NSF a. Aspek SKP (Sasaran Kinerja pegawai) Pegawai 1 Nilai Total = (60% x 4 ) + (40% x 4,75) = 4,3 Aspek Prilaku Kerja Nilai Total = (60% x 4,6 ) + (40% x 4,6) = 4,6 Pegawai 2 Nilai Total = (60% x 4 ) + (40% x 4,25) = 4,1 Pegawai 3 Nilai Total = (60% x 4,5) + (40% x 4,5) = 4,5 Pegawai 4 Nilai Total = (60% x 3,75 ) + (40% x 4) = 3,85 Pegawai 5 Nilai Total = (60% x 3,5 ) + (40% x 4,25) = 3,8 b. Aspek Prilaku Kerja Pegawai 1 Nilai Total = (60% x 4,6 ) + (40% x 4,6) = 4,6 Pegawai 2 Nilai Total = (60% x 4,16 ) + (40% x 4,3) = 4,4 Pegawai 3
4.1 Implementasi Perangkat keras Perangkat keras yang digunakan untuk mengimplementasikan sistem menggunakan spesifikasi sebagai berikut : 1. Processor 1.6 GHz ~ lebih tinggi 2. Memori (RAM) 1 GB 3. Mouse 4. Keyboard 5. Harddisk minimum 3 GB 6. Video Card DirectX 9 7. Monitor 14” 4.2 Implementasi perangkat lunak Untuk pengembangan sistem ini digunakan bahasa pemrograman php4, mysql database. Php 4 dipilih sebagai bahasa pemrograman pengembangan karena menyediakan fasilitas memadai object oriented programing. Dalam pengembangan sistem ini juga si gunakan framework CodeIgniter v. 2.1.3 Spesifikasi minimum perangkat lunak (software) untuk komputer server terdiri dari : 1. Windows 7 2. Tool Php 4 3. mysql database
4. 5.
Framework : Codeigniter 2.1.3 Mozilla Firefox atau google chrome untuk browser
4.3 Implementasi Antarmuka Pada bagian ini akan diimplementasikan antar muka program yang dibangun. Antarmuka Form menu utama
Antarmuka form Aspek penilaian
yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : c. Sistem pendukung keputusan yang telah dibuat memudahkan saat penilaian menentukan karyawan terbaik sehigga lebih objektif. d. Sistem yang telah dibuat membantu memudahkan dalam mengukur parameter untuk menetukan karyawan terbaik. 5.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian, ada beberapa saran yang penulis usulkan untuk membangun sistem ini menjadi lebih baik, diantaranya sebagai berikut : 1. untuk penelitian selanjutnya di harapkan menggunakan metode yang berbeda sehingga bisa dilihat perbandingannya. 2.
d. Antarmuka form faktor penilaian
. Antarmuka form penilaian
5. Kesimpulan Dan Saran 5.1 Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan pengujian sistem pendukung keputusan penilaian karyawan
Sistem yang akan di bangun selanjutnya agar dapat terintegrasi dengan bagianbagian lainnya.
6. Daftar Pustaka 1. Abdul Kadir 2008, Tuntunan Praktis BelajarDatabase Menggunakan MSQL, C.V Andi Offset. Yogyakarta 2.
Basuki, AP, Membangun Web Berbasis PHP dengan Framework Codeigniter, Lokomedia, yogyakarta 2010.
3.
Hasibuan, S.P. Malayu, 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit PT. Bumi Aksara, Jakarta
4.
Kusrini, Konsep Dan Aplikasi Pendukung Keputusan, Penerbit Andi Yogyakarta, 2007
5.
Rosa A.S & M.Shalahuddin, Rekayasa Perangkat Lunak, Penerbit Informatika Bandung 2013
6.
Sugiarti Yuni, S.T., M.Kom, 2013, Analisis dan Perancangan UML, Penerbit Andi, Yogyakarta
7.
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 tahun 2011 Tentang penilaian prestasi kerja pegawai negeri sipil
8.
Id Daqiqil, Ibnu. Framework CodeIgniter, http://www.mediafire.com/download/ut5u81h41 gvxeeg/Framework+Codeigniter+2.pdf, Pekan Baru: Koder.web.id 2011. Didownload tanggal 14 Agustus 2014
Sistem
