SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN MENENTUKAN KARYAWAN BERPRESTASI (EMPLOYEE OF THE MONTHS) Qoryn Nourmala Sary, Devie R Suchendra, S.T., M.T Program Studi Manajemen Informatika PKN LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. 022 75642823, Fax. 022 7564282 Email :
[email protected],
[email protected]
Abstrak Penilaian Karyawan Berprestasi (Employee of the months) yang dilakukan setiap Dua bulan sekali oleh KPPBC Bandung sangat penting guna evaluasi dan bentuk Motivasi untuk karyawan. Dalam praktiknya, kegiatan penilaian Karyawan Berprestasi harus dilakukan dengan metode yang baik dan tepat, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penilaian. Maka dari itu untuk mendapatkan hasil penilaian yang dilakukan harus dapat menjamin perlakuan yang adil dan jujur dalam setiap penialainnya. Dengan demikian metode yang akan digunakan adalah Sistem Pendukung Keputusan Menentukan Karyawan Berprestasi Employee Of The Months) dengan metode Profile Matchig, metode ini dipilih untuk melakukan penilaian kepada karyawan. Metodologi yang digunakan untuk pengembangan sistem ini menggunakan Metodologi Waterfall, dimulai dari pengumpulan kebutuhan sampai dengan penggunaan sistem. Sistem yang digunakan merupakan sistem yang berbasis Desktop, serta perancangan sistem informasi Pemograman Terstruktur dan menggunakan MySQL sebagai Database nya. Dengan adanya Sistem pendukung keputusan menggunakan metode Profile Matching, maka dapat membantu menentukan Hasil Akhir dengan penilaian berdasarkan faktor-faktor untuk menentukan Karyawan Berprestasi di Kantor Pelayanan dan Pengawasan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean A Bandung. Kata Kunci : SPK, Metode Profile Matching, Waterfall
atasannya sehingga mendorong Karyawan semangat
1. PENDAHULUAN
untuk bekerja, asalkan proses penilaian jujur dan Peraturan Direktur Jendral Bea dan Cukai Nomor 55/BC/2010 tentang Pemberian Penghargaan Bagi Pegawai Di Lingkungan Direktorat Bea dan Cukai. Kualitas sumberdaya manusia merupakan salah satu faktor
yang
diperlukan
untuk
objektif serta Kompetensi memungkinkan adanya tindak lanjut. Tindak lanjut dari penilaian kinerja dimungkinkan
karyawan
dipromosikan,
dikembangkan dan atau balas jasanya dinaikkan.
meningkatkan
produktivitas kinerja suatu instansi. Oleh karena itu diperlukan sumberdaya manusia yang mempunyai kompetensi tinggi karena keahlian atau kompetensi akan dapat mendukung peningkatan prestasi kerja karyawan.
Dikarenakan belum adanya penggunaan Metode dalam penilaian untuk menilai karyawan penerima Employee of the months dalam proses penentuannya menyulitkan pihak Bagian kepegawaian untuk memberi bobot setiap Kriteria dan hasil skor akhir oleh karena itu dibutuhkan suatu metode yang tepat,
Penilaian karyawan berprestasi (Employee of the months) yang dilakukan setiap Dua bulan sekali akan berarti para bawahan mendapat perhatian dari
adapun
metode
yang
digunakan
untuk
menyelesaikan Penilaian Karyawan Berprestasi dan penentuan kriteria di KPPBC dengan menggunakan
Profile Matching. Selain multi pihak Bagian kepegawaian
juga
menginginkan
sistem
2.
yang
Melakukan karyawan
mampu mengatasi bila suatu saat ada perubahan
penilaian dengan
Uji
Kompetensi
menambahkan
Metode
Profile Matching.
jumlah dan nama kriteria. Diharapkan dapat membuat pengukuran kinerja di KPPBC Bandung
2. DASAR TEORI
menjadi lebih baik dari sekarang. Dengan latar
Menurut Rachma (2003) yang dimaksud dengan
belakang diatas, maka penulis tertarik untuk
Metode Profile Matching adalah “Profile Matching
membaha smengenai “SISTEM PENDUKUNG
merupakan suatu proses dalam manajemen SDM
KEPUTUSAN MENENTUKAN KARYAWAN
dimana terlebih dahulu ditentukan kompetensi
BERPRESTAS
THE
(kemampuan) yang diperlukan oleh suatu jabatan.
MONTHS) DI KANTOR PENGAWASAN DAN
Kompetensi/ kemampuan tersebut haruslah dapat
PELAYANAN BEA DAN CUKAI TIPEMADYA
dipenuhi oleh pemegang jabatan.” [3] Menurut Rosa
PABEAN A BANDUNG”.
A.S dan M. Shalahuddin (2011) dalam bukunnya
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan
Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak
maka beberapa permasalahan dalam laporan ini
(Terstruktur dan Beorientasi Objek) Pengertian
diidentifikasikan sebagai berikut:
pemograman Terstruktur adalah ”Konsep atau
1.
(EMPLOYEE
Bagaimana
penerapan
pendukung
paradigma atau sudut pandang pemograman yang
keputusan Menentuka Karyawan Berprestasi
membagi-bagi program berdasarkan fungsi-fungsi
(Employee
atau prosedur-prosedur yang dibutuhkan program
Of
The
system
OF
Months)
dengan
menambahkan Metode Profile Matching dan
komputer.” [1]
menerapkan aspek-aspek atau factor-faktor yang ada dalam metode profile matching?
3. Hasil Penelitian 3.1Aliran Proses Sistem Berjalan 3.1.1Prosedur Sistem Berjalan
Batasan masalah merupakan pembatas dari masalahmasalah yang diteliti. Dengan adanya batasan
1.
masalah ruang lingkup penelitian menjadi lebih jelas, lebih terfokus, dan lebih spesifik. Beberapa
2.
batasan-batasan masalah yaitu sebagai berikut: 1.
Sistem ini berlaku hanya untuk menilai
3.
Karyawan berprestasi (Employee Of The Months) seorang karyawan tetap
dengan
4.
periode setiap Dua bulan sekali agar bisa memberikan kontribusi lebih pada perusahaan.
5.
Tujuan dari penelitian akan memfokuskan pada hal6.
hal sebagai berikut: 1.
Membuat System Pendukung Keputusan yang
mampu
memberikan
kemudahan
dalam pinilaian Menentukan Karyawan Berprestasi di KPPBC.
7.
Bagian Kepegawaian menentukan kandidat yang akan diajukan sebagai Nominator berdasarkan Data dan kriteria Penilaian yang telah ditetapkan. Melakukan Rapat penentuan Nominator oleh Komite Penilaian. Bagian Kepegawaian membuat Form Uji Kompetensi untuk menentukan karyawan Berprestasi (Employee Of The Month) setiap Dua bulan sekali. Bagian Kepegawaian mendistribusikan Form Uji Kompetensi (Employee Of The Months) kepada komite Penilaian. Komite Penilaian mengisi Form Uji Kompetensi (Employee Of The Months) dan melakukan penilaian kepada Nominator yang di nilai. Bagian Kepegawaian melakukan perekapan, Menghitung nilai dan mendapatkan Skor Akhir untuk menentukan Nominator yang terpilih menjadi karyawan berprestasi (Employee Of The Months). Bagian Kepegawaian menetapkan EOM dalam bentuk Surat Keputusan Kepala kantor dan membuat Piagam penghargaan (Employee Of The Months).
8.
Form Uji Kompetensi (Employee Of The Months) yang telah di rekap kemudian disimpan sebagai arsip.
Gagasan untuk mencapai tujuan SPK pemilihan karyawan berprestasi di KPPBC dalam penerapan Metode Profile Matching dan system Hitungcepat. 1.
3.1.2 DFD Level 0 Sistem Berjalan DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur dan dapat menggambarkan arus data di dalam sistem. Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Pemungutan Pajak Air Permukaan yang sedang berjalan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini : Komite Penilai Data Kandidat
0.1 Penentuan kandidat
Form Uji Kmpetensi (Employee Of The Months)
Form uji Kompetensi (Employee Of The Months) 0.2 Form uji Kompetensi (Employee Of The Months)
kandidat
Piagam Penghargaan Dan Surat keputusan
0.3 Penetapan Karyawan berprestasi
Form Uji kompetensi EOM
Form Uji kompetensi EOM
Gambar 1 DFD Level 0 Sistem Berjalan
3.2 Evaluasi 3.2.1 Tujuan Operasional Sistem Usulan Tujuan Operasional Sistem Baru yang dibangun untuk Sistem Pendukung Keputusan Pemilihan Karyawan Berprestasi (Employee Of The Months) di KPPBC dengan menggunakan Metode Profile Matching. 1.
2.
3.
Membuat System Pendukung Keputusan yang mampu memberikan kemudahan dalam penilaian terhadap kinerja karyawan Berprestasi (Employee Of the Months) di KPPBC. Melakukan penilaian Uji Kompetensi karyawan dengan menambahkan metode Profile Matching serta menambahkan Kriteria penilaian dalam proses penilaian. Menjadikan perhitungan penilaian karyawan berprestasi (Employee Of the Months) menjadi lebih cepat dan mengurangi terjadinya kesalahan pada saat menghitung Nilai akhir.
3.2.1 Gagasan Untuk Mencapai Tujuan
2.
Menerapkan Sistem Pendukung Keputusan dengan menggunakan metode Profile matching dalam perhitungan penilaian karyawan berprestasi (Employee Of the Months). Menambahkan factor-faktor atau aspek-aspek Penilaian pendukung keputusan.
3.3 Aliran Proses Sistem Usulan 1. Bagian kepegawaian menentukan kandidat yang akan diberikan penilaian berdasarkan Data Pegawai, data absensi, dan NKP (Nilai Kinerja Pegawai) yang telah ada dalam Database Pegawai 2. Bagian kepegawaian menyiapkan data Kandidat dan membuat Form Uji Kompetensi (Employee Of The Months)dengan menambahkan Kriteria sebagai faktor-faktor penilaian. 3. Bagian kepegawaian mendistribusikan Form Uji Kompetensi(Employee Of The Months)Komite Penilaian. 4. Komite Penilaian mengisi Form uji Kompetensi (Employee Of The Months)dan menambahkan Keterangan beserta Komentar kepada Kandidat atau nominator dan melakukan penilaian kepada kandidat. 5. Bagian kepegawaian melakukan Log in ke dalam aplikasi kemudian mulai memasukan Data Nominator yang sudah diberikan penilaian dan memasukan data Komite Penilai. 6. Bagian kepegawaian memasukan nilai yang telah diisi, kemudian menghitunghasil nilai masing-masing kandidat Uji Kompetensi dengan proses perhitungan menggunakan metode Profile Matching untuk mendapatkan skor akhir dengan standard penilaian dan Kriteria Penilaian yang telah ditetapkan. 7. Stelah mendapatkan skor Akhir Bagian kepegawaian menentukan peringkat hasil dari skor akhir dan membuat Surat Keterangan Penentapan (Employee Of The Months)dalam bentuk surat Keputusan kepala Kantor kepada karyawan Berprestasi untuk diberikan kepada Kandidat yang terpilih menjadi Karyawan berprestasi (Employee Of The Months). 8. Form Uji Kompetensi yang telah di input kemudian disimpan kedalam Database sebagai arsip. 3.3.1 DFD Level 0 Sistem Usulan Berikut ini gambar DFD level 0 Sistem Informasi Pemungutan Pajak Air Permukaan usulan sesuai
dengan uraian naratif yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya. Keterangan: EOM = Employee Of The Months
Bagian Kepegawain
Data Kandidat
Pegawai
Kriteria Penilaian
0.1 Menentukan Kandidat
0.2 Membuat Form Uji kompetensi “Employee Of Motnhs”
Form Uji Kom EOM
Kandiat
Skor Akhir Penilaian
0.5 Menentukan Skor Akhir dan Membuat Piagam penghargaan serta Surat Keputusan
Form uji kompetensi EOM
0.3 Mengisi Form uji Kompetensi “Employee Of The Months”
Standard penilaian
Hasil penilaian
0.4 Perhitungan Menggunakan metode Profile Matching hasil Uji Kompetensi EOM
Komite Penilaian
Form Uji kompetensi EOM yang telah diisi
Gambar 6 Dialog Screen GAP
Gambar 2 DFD Level 0 Sistem Usulan
2.1 Rancangan Antar Muka Gambar 7 Dialog Screen perhitungan hasil akhir
Gambar 3 Dialog Screen Log in
Gambar 8 Dialog Screen Laporan hasil penilaian
Gambar 4 Dialog Screen Kandidat
Gambar 5 Dialog Screen penilaian
4. Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dengan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.Langkah – langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : 1. Menyiapkan Fasilitas Pengadaan HW & SW serta menyiapkan lokasi ruangan untuk pemasangan konfigurasi jaringan. 2. Install HW & SW Instalasi HW & SW sesuai dengan konfigurasi yang telah di spesifikasikan. 3. Membuat database dan programming Membuat basis data dan aplikasi yang telah dirancang. 4. Test komponen program dan perbaikan program Melakukan test pada komponen program dengan metoda white box testing (menginput data pada program dengan data yang benar/seharusnya) dan black box testing (input data yang salah) terhadap semua kondisi input, proses, dan output dan dengan strategi top-down (dimulai pada modul tertingi ke modul terendah pada struktur chart). 5. Test kompabilitas HW & SW dan perbaikan
Melakukan testing pada kompabilitas HW & SW, meliputi : a. Test Fungsi b. Test Kecepatan akses c. Test Kecepatan proses d. Test kapasitas memori 6. Testing Sistem dan perbaikan sistem Testing prosedur yang di mulai dari awal sampai akhir program. 7. Membuat dokumentasi prosedur a. User Manual, buku petunjuk untuk pemakai yang berisikan sistem aplikasi secara umum, cara penggunaan aplikasi secara rinci, definisi data,definisi kesalahan (kesalahan pada aplikasi), serta daftar istilah yang di pakai dalam sistem aplikasi. b. Operasi Manual, berisi petunjuk pengoperasian sistem komputer. c. Instalasi Manual, berisi petunjuk cara mengistall HW & SW pada sistem yang baru. d. Dokumen Aplikasi, berisi dokumentasi dari sistem aplikasi (database & program ). 8. Penyiapan data Yaitu kegiatan untuk menyiapkan data awal yang harus ada pada komputer ketika sistem usulandijalankan. Dengan konversi data dari kertas lepas atau arsip yang sudah ada, denga menginput ke dalam basis data yang ada pada komputer. 9. Pelatihan a. Menyiapkan materi pelatihan seperti transparasi dan file video yang di maksudkan untuk presentasi dalam pengoperasian aplikasi yang telah dibuat. b. Melakukan pelatihan langusung kepada database administrator dan penggunaan aplikasi (end user) dalam mengoperasikan aplikasi. 10. Instalasi & Peralihan Sistem Instalasi dan peralihan sistem merupakan suatu proses meletakkan sistem baru. Strategi yang digunakan adalah stategi paralel, dimana secara bertahap sistem lama akan tergantikan dengan sistem yang baru, karena pengguna (user) perlu penyesuaian dan kemungkinan belum terbiasa dengan sistem baru. 4.1 Rencana Aktifitas dan Waktu Untuk lebih jelas secara keseluruhan dari rencana dan waktu yang dibutuhkan secara keseluruhan, dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 1 Rencana Aktifitas dan Waktu
4.2 Jadwal Kegiatan
Tabel 2 jadwal kegiatan 4.3 Kebutuhan Sumber Daya Dalam perancangan serta pengelolaan operasional sistem baru, dibutuhkan beberapa sumber daya perangkat pikir ( Brainware ). Yang terdiri dari : 1. Sistem Analis ( 1 Orang ) Bertugas sebagai penanggung jawab dan melakukan analisa terhadap pengembangan sistem serta melakukan pengawasan terhadap penerapan sistem baru yang telah dirancang. 2. Programmer Aplikasi merangkap database administrator ( 2 Orang ) Mempunyai tugas untuk membuat database, desain aplikasi serta konstruksi coding sesuai dengan sistem yang telah dirancang dan juga bertanggungjawab terhadap pemeliharaan database. 3. Teknisi ( 1 Orang ) Menangani instalasi jaringan serta pemeliharaan hardware. 4. Operator ( 2 Orang ) Bertugas melakukan pengolahan data dan menjalankan operasional sistem yang telah dirancang. 5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis antara Teori dan Pelaksanaan yang telah di uraikan pada Sistem pendukung Keputusan Mennetukan Karyawan berprestasi (Employee of The Months), dapat disimpulkan bahwa : 1.
2.
3.
Dengan Adanya Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Menentukan Karyawan Berprestasi (Employee of The Months) berbasis Desktop, hal ini berdampak Positif bagi perusahaan karena proses penilaian dilakukan secara terkomputerisasi sehingga penilaian dapat terjaga keamanannya sehingga proses penilaian bisa dilakukan secara efektif dan efisien. Pada Pelaksanaan Penilaian Menentukan Karyawan Berprestasi dengan menggunakan Metode Profile Matching, hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena proses perhitungan bisa menggunakan Rumus GAP untuk menentukan Bobot GAP dan Nilai akhir sehingga perusahaan dapat menetapkan Rangking dengan mudah, adil, dan jujur untuk menentukan Karyawan berprestasi (Employee of The Months). Dengan menambahankan Kriteria penilaian pada setiap Nilai yang diberikan kepada kandidat hal ini berdampak positif bagi perusahaan, karena Standar-standar penilaian sebagai aspek/ faktor menentukan Karyawan yang layak mendapatkan predikat Karyawan berprestasi (Employee of The Months).
DAFTAR PUSTAKA 1. A.S Rosa dan M.Shalahuddin . (2011). Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan Beorientasi Objek). penerbit Modula : Bandung 2. Fatta Hanif Al. (2008). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 3. Hariandja Marihot Tua Efendi, Drs.,M.Si,. (2009). Manajemen Sumberdaya Manusia. Cetakan kelima. PT Grasindo : Jakarta 4. Hasibuan Drs. H. Melayu S.P,. (2007). Manajemen Sumberdaya Manusia. Edisi Revisi cetakan ke-9. PT Bumi Aksara : Jakarta 5. Kristanto Andri. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya 6. Koniyo Andri. (2007). Memahami Microsoft SQL Server 2005 dan Membuat Aplikasinya 7. Kusrini, M.Kom. (2007). Strategi Perancangan Metode Profile Matching. Penerbit Andi : Yogyakarta 8. Mc Leod Raymond, Sistem Pendukung Keputusan. http://www.radium.nesc.mil/library/rainbow/ NCSC-TG-001-2.html, download tanggal 13 juli 2014 9. Mann dan Watson, Sistem Pendukung Keputusan
10. 11.
12. 13. 14. 15.
16. 17. 18. 19. 20.
Navathe dan Elmasri. (2004) .Database Management Sistem (DBMS) Nugroho Bunafit . 2007. Pembuatan Program Menggunakan Microsoft Visual Basic Nursal, S.kom. Visual Basic I Rachma. (2003). Profile Matching Rosenblatt Harry J. (2009). System Analyst and Design Saputra Agus. (2012). Sistem Infomas Nilai akademk untuk Panduan Skripsi. Penerbit PT Elex Media Komputindo ; jakarta Setiawan , Agung. (2011). Mengenal Sistem Komputer. Penerbit PT Gramedia : Jakarta Sutabri Tata. (2003). Analisa Sistem Informasi ___________. (2012).Membangun Aplikasi Menggunakan Visual Basic 2010 Talib Haer. Membuat Aplikasi Menggunakan Microsoft SQL Server Ukar, Kurweni. (2007). SPP MS.Office Access 2007. PT Elex MediaKomputindo : Jakarta
