SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PENENTUAN KERJA PRAKTEK FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS PGRI YOGYAKARTA Oleh HARINI ¹ MUHAMMAD FAIRUZABADI ² ¹Mahasiswa S-1 Program Studi Teknik Informatika, Universitas PGRI Yogyakarta ² Dosen Tetap Program Studi Teknik Informatika, Universitas PGRI Yogyakarta
ABSTRAK Kuliah Kerja Praktek merupakan wadah dan sarana untuk menyeimbangkan dan memperdalam lebih lanjut mengenai teori dan aktualisasi di lapangan, namun pemilihan tempat pelaksanaan kerja praktek seringkali tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh mahasiswa dan tidak sedikit mahasiswa dalam melaksanakan kerja praktek tidak sesuai dengan ketentuan yang semestinya. Sistem Pendukung Keputusan memberikan berbagai alternatif pengambilan keputusan dalam menentukan penempatan mahasiswa yang mengambil kerja praktek. Selain itu, sistem ini juga memberikan beberapa altenatif tempat pelaksanaan kerja praktek yang sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh mahasiswa. Penelitian ini bertujuan membentuk sistem pendukung keputusan yang membantu koordinator kerja praktek, sehingga mahasiswa bisa mendapatkan tempat pelaksanaan kerja praktek sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. Input yang diperlukan adalah data pembimbing, data instansi, data mata kuliah, data mahasiswa. Keluaran dari sistem ini adalah kompetensi mahasiswa dan jadwal kerja praktek. Sistem ini dikembangkan menggunakan Visual Basic 6.0. Kata Kunci: sistem pendukung keputusan, kerja praktek, universitas pgri yogyakarta
PENDAHULUAN Latar Belakang Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta menyadari akan keterkaitan yang besar antara dunia kampus dan dunia usaha yang merupakan suatu tali rantai yang saling terkait. Kuliah Kerja Praktek (KP) merupakan wadah dan sarana untuk menyeimbangkan dan memperdalam lebih lanjut mengenai teori dan aktualisasi di lapangan. Pelaksanaan Kerja Praktek merupakan sarana untuk menjembatani antara teori dan fakta di lapangan tentang implementasi teknologi informasi dalam menunjang kinerja perusahaan Kerja Praktek merupakan salah satu mata kuliah wajib dan salah satu syarat sebelum melaksanakan penyusunan tugas akhir (skripsi). Kerja Praktek Teknik Informatika mempunyai bobot 2 SKS dan dilaksanakan dalam kurun waktu 2 bulan di perusahaan swasta atau instansi pemerintah. Pada kurikulum program studi S1 Teknik Informatika Universitas PGRI Yogyakarta, Kerja Praktek ditawarkan pada semester 7, dimana mahasiswa sudah mendapatkan bekal ilmu yang akan diimplementasikan selama pelaksanaan Kerja Praktek. Jangka waktu pelaksanaan Kerja Praktek ditentukaan selama 2 bulan. Namun dalam pelaksanaannya waktu yang digunakan oleh mahasiswa dalam melaksanakan Kerja Praktek seringkali kurang
dari waktu yang ditentukan. Meskipun jumlah harinya sama, namun tidak sedikit mahasiswa dalam melaksanakan Kerja Praktek tidak sesuai dengan ketentuan yang mestinya sesuai dengan jam kerja yang berlaku di instansi tersebut. Pemilihan tempat pelaksanaan Kerja Praktek juga seringkali tidak sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh mahasiswa. Sehingga mahasiswa tidak bisa menggunakan segala kemampuan yang dimiliki secara optimal. Instansi tempat pelaksanaan Kerja Praktek justru juga merasa terganggu apabila mendapatkan mahasiswa yang tidak memiliki kemampuan yang dibutuhkan pada posisi dimana mahasiswa tersebut ditempatkan untuk magang. Sistem Pendukung Keputusan memberikan berbagai alternatif pengambilan keputusan dalam menentukan penempatan mahasiswa yang mengambil Kerja Praktek. Selain itu, sistem ini juga memberikan beberapa altenatif tempat pelaksanaan kerja praktek yang sesuai dengan kompetensi yang dimiliki oleh mahasiswa. Sistem Pendukung Keputusan ini akan menentukan alternatif pilihan kompetensi mahasiswa melalui sebuah formula yang akan menghitung faktor-faktor dalam menentukan kompetensi. Mahasiswa bisa menentukan kompetensi yang ingin dimiliki, sehingga mahasiswa bisa mendapatkan tempat pelaksanaan Kerja Praktek yang sesuai dengan kemampuan yang dimilikinya. Ketepatan dalam penempatan mahasiswa dengan kompetensi yang dimiliki, akan meningkatkan kualitas Kerja Praktek yang dilakukan. Sehingga dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan Kerja Praktek. Batasan Penelitian Penelitian ini memiliki batasan-batasan antara lain: dalam menentukan kompetensi untuk pelaksanaan kerja praktek mahasiswa, penulis menggunakan nilai akademik yang diperoleh sesuai dengan kurikulum yang berlaku di Program Studi Teknik Informatika-S1 Universitas PGRI Yogyakarta, kurikulum yang digunakan adalah kurikulum tahun 2007 Program Studi Teknik Informatika-S1 Universitas PGRI Yogyakarta. Bahasa pemrograman yang digunakan Visual Basic 6.0 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah terbentuknya sebuah sistem pendukung keputusan yang membantu koordinator kerja praktek sehingga mahasiswa bisa mendapatkan tempat pelaksanaan kerja praktek sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. KAJIAN PUSTAKA Kompetensi Penetapan makna Kompetensi dalam Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 232/U/2002 adalah seperangkat tindakan cerdas, penuh tanggungjawab, yang dimiliki seseorang sebagai syarat kemampuan untuk mengerjakan tugas-tugas di bidang pekerjaan tertentu. Dalam Keputusan Menteri Pendidikan Nasional No. 045/U/2002, Seorang yang kompeten harus dapat memenuhi persyaratan: (i) landasan kemampuan pengembangan kepribadian, (ii) kemampuan penguasaan ilmu dan ketrampilan (know how and know why), (ii) kemampuan berkarya (know to do), (iii) kemampuan mensikapi dan berperilaku dalam berkarya sehingga dapat mandiri, menilai dan mengambil keputusan secara bertanggungjawab (to be), dan (iv) dapat hidup bermasyarakat dengan bekerjasama, saling menghormati dan menghargai nilai-nilai pluralisme, dan kedamaian ( to live together). Kerja Praktek Kerja Praktek adalah kegiatan mahasiswa yang dilakukan di masyarakat maupun di perusahaan untuk mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dan relevansinya di dunia kerja. Kerja Praktek merupakan unit tugas yang harus diikuti oleh setiap mahasiswa selain
perkuliahan, praktikum, tugas khusus dan Tugas Akhir dalam rangka pengembangan pengetahuan dan kompetensi yang dimiliki oleh mahasiswa. Pada Program Studi S1 Teknik Informatika Universitas PGRI Yogyakarta, Kerja Praktek memiliki beban 2 SKS yang ditawarkan pada semester 7. Pelaksanaan Kerja Praktek dilakukan dalam kurun waktu 2 bulan dengan jam kerja menyesuaikan yang berlaku di instansi tempat Kerja Praktek. Sistem Pendukung Keputusan Sistem pendukung keputusan adalah suatu sistem informasi spesifik yang ditujukan untuk membantu manajemen dalam mengambil keputusan yang berkaitan dengan persoalan yang bersifat semi struktur. Microsoft Visual Basic Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Bahasa pemrograman adalah perintahperintah yang dimengerti oleh komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman Visual Basic, yang dikembangkan oleh Microsoft sejak tahun 1991, merupakan pengembangan dari pendahulunya yaitu bahasa pemrograman BASIC (Beginner’s All-purpose Symbolic Instruction Code) yang dikembangkan pada era 1950-an. Visual Basic merupakan salah satu Development Tool yaitu alat bantu untuk membuat berbagai macam program komputer, khususnya yang menggunakan sistem operasi Windows. Visual Basic merupakan salah satu bahasa pemrograman komputer yang mendukung object (Object Oriented Programming = OOP). DESAIN SISTEM Diagram konteks menggambarkan secara umum entitas luar yang terlibat, input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan oleh sistem yang akan dibangun.
Gambar 1. Diagram Konteks
DAD level 1 menggambarkan proses-proses utama yang terjadi di dalam sistem. Dari diagram ini pula dapat diketahui tabel-tabel yang dibutuhkan dalam desain basis data. Pada gambar dapat diketahui proses utama dari sistem terdiri dari 3 proses utama yaitu: masukan data, proses SPK dan keluaran laporan.
Gambar 2. Diagram Overview (Level 1) Relasi Tabel Relasi antar tabel dalam database dibuat agar tidak terjadi kerangkapan data (redudancy). Hubungan antar tabel direlasikan dengan kunci utama dari masing-masing tabel dalam satu database.
Gambar 3. Diagram Relasi antar Tabel
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi Perangkat lunak sistem pendukung keputusan penentuan kerja praktek ini akan membantu koordinator kerja praktek dalam menentukan kompetensi yang dimiliki oleh mahasiswa dalam penempatan pelaksanaan kerja praktek. Dalam sistem ini terdapat sebuah formula yang digunakan untuk menghitung besarnya nilai kompetensi mahasiswa terhadap tiga bidang kompetensi yang terdapat pada program studi Teknik Informatika Universitas PGRI Yogyakarta, yaitu : Rekayasa Perangkat Lunak, Jaringan Komputer dan Multimedia. Adapun formula yang digunakan adalah sebagai berikut : Kompetensiindeks = bbtPA*PAindeks + bbtSK*SKindeks + bbtMT*MTindeks + bbtEV*EVindeks + bbtKP*KPindeks
Keterangan : -
indeks = indeks Kompetensi (Rekayasa Perangkat Lunak, Jaringan Komputer, Multimedia) bbtPA = Bobot variabel Prestasi Akademik PA = Skor Prestasi Akademik bbtSK= Bobot variabel Sertifikasi Kompetensi SK = Skor Sertifikasi Kompetensi
-
bbtMT= Bobot variabel Minat MT = Skor Minat bbtEV = Bobot variabel Evaluasi EV = Skor Evaluasi bbtKP= Bobot variabel Kegiatan Pendukung KP = Skor Kegiatan Pendukung
Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kerja Praktek Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta dibuat dengan software pendukung : Sistem Operasi, Aplikasi Office, Programming Tools dan aplikasi DBMS (Database Management System) dan dapat diimplementasikan pada komputer dengan spesifikasi minimal: Komputer/PC dengan spesifikasi standard (Processor min. PIII 600 MHz, Memori 128 MB, Hardisk 10 GB, Memori grafis 16 MB, CD/DVD Drive, Monitor 15”, Keyboard, Mouse), dan Printer. Halaman ini adalah halaman utama yang pertama kali program dijalankan. Pada halaman ini terdapat menu utama yaitu pendataan, setup, kompetensi, penjadwalan, backup, dan keluar. Pendataan terdiri dari submenu pendataan mahasiswa, pendataan instansi dan pendataan pembimbing. Setup terdiri dari submenu setup bobot variabel. Kompetensi terdiri dari submenu lihat nilai, variabel kompetensi. Penjadwalan terdiri dari submenu penjadwalan kerja praktek, cetak jadwal kerja praktek mahasiswa, cetak rekap jadwal kerja praktek pembimbing dan cetak rekap jadwal kerja praktek instansi.
Gambar 4. Tampilan Halaman Utama Form ini digunakan untuk pendataan mahasiswa yang mengambil mata kuliah Kerja Praktek.
Gambar 5. Tampilan Form Pendataan Mahasiswa
Form ini digunakan untuk memasukkan bobot pada masing-masing variabel kompetenesi.
Gambar 6. Tampilan Form Setup Bobot Variabel Form ini digunakan untuk menampilkan nilai mahasiswa hasil dari mapping mata kuliah yang sesuai dengan bidang kompetensi.
Gambar 7. Tampilan Form Daftar Nilai Mahasiswa
Form ini digunakan untuk memasukkan nilai variabel kompetensi yang nantinya akan dilakukan penghitungan skor sesuai dengan formula yang digunakan.
Gambar 8. Tampilan Form Variabel Kompetensi Form ini digunakan oleh koordinator kerja praktek yang akan melakukan penjadwalan pelaksanaan kerja praktek. Tempat pelaksanaan kerja praktek dan pembimbing yang ditampilkan disini yang sesuai dengan bidang kompetensi mahasiswa.
Gambar 9. Tampilan Form Penjadwalan Kerja Praktek
Gambar 10. Tampilan Laporan Jadwal Kerja Praktek Mahasiswa Form diatas digunakan oleh mahasiswa untuk melihat jadwal yang telah dibuat sebelumnya serta fasilitas mencetak kartu kerja praktek mahasiswa. Pada form ini menampilkan informasi berkaitan dengan pelaksanaan kerja praktek, meliputi : identitas mahasiswa, tempat pelaksanaan kerja praktek, periode dan pembimbing kerja praktek.
PEMBAHASAN Rancang bangun Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kerja Praktek Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic. Fasilitas yang diberikan untuk koordinator kerja praktek meliputi proses tambah data, edit data, hapus data dan simpan, untuk mahasiswa diberikan fasilitas pengisian variabel kompetensi, sedangkan untuk dosen pembimbing dan instansi diberikan fasilitas untuk melihat laporan rekap penjadwalan kerja praktek. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kerja Praktek Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta ini mempunyai keunggulan dalam beberapa hal : 1. Fungsi Program Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kerja Praktek Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta ini dapat membantu koordinator kerja praktek dalam menentukan tempat pelaksanaan kerja praktek, sehingga sesuai dengan kompetensi yang dimiliki mahasiswa. 2. Desain Halaman Tampilan halaman dibuat secara sederhana, dengan bahasa pemrograman Visual Basic, tidak digunakan halaman berbasis web karena ada beberapa variabel yang membutuhkan bukti fisik sehingga akan tidak akurat jika dilaksanakan secara online. 3. Update Peraturan Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kerja Praktek Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta ini menggunakan database sebagai sumber pengelolaan datanya,
sehingga apabila ada penambahan data dan perubahan-perubahan pembobotan variabel dapat dilakukan tanpa merusak data yang sudah lama Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kerja Praktek Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta ini memiliki beberapa kelemahan antara lain : 1. Perangkat lunak ini belum tentu sesuai jika diimplementasikan pada program studi lain, mengingat kurikulum yang digunakan pada tiap bidang studi berbeda. 2. Program belum dibuat dalam bentuk jaringan, sehingga mahasiswa memasukkan data satu per satu secara bergantian. 3. Tampilan program masih terlalu sederhana
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan hal-hal sebagai berikut : 1. Telah berhasil dibuat sistem pendukung keputusan untuk penentuan kerja praktek Fakultas Teknik Universitas PGRI Yogyakarta. Sistem pendukung keputusan ini telah dapat digunakan untuk mengukur kompetensi mahasiswa, sehingga mahasiswa melaksanakan kerja praktek di instansi sesuai dengan kompetensi yang dimilikinya. 2. Sistem Pendukung Keputusan Penentuan Kerja Praktek ini dapat digunakan sebagai kontrol bagi koordinator kerja praktek terhadap pelaksanaan kerja praktek, sehingga bisa meningkatkan kualitas pelaksanaan kerja praktek 3. Berdasarkan uji coba yang dilakukan oleh 30 Orang dapat dinyatakan bahwa : a. Penggunaan sistem mudah b. Format tampilan menarik c. Proses pengaksesan cepat Saran Berdasarkan kesimpulan di atas dan kesulitan-kesulitan yang dihadapi, dapat disarankan hal -hal sebagai berikut : 1. Pengembangan sistem ini dapat dilakukan dengan mengintegrasikan ke dalam Sistem Informasi Akademik. 2. Sistem ini dapat diterapkan untuk program studi lain, disesuaikan dengan kurikulum yang berlaku. 3. Tampilan antar muka pengguna dapat diperbaiki dengan memperhatikan kaidah-kaidah interaksi manusia dengan komputer. DAFTAR PUSTAKA Dadan Umar Daihani, 2001, Komputerisasi Pengambilan Keputusan, Elex Media Komputindo, Jakarta Kusrini, 2007, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Andi Offset, Yogyakarta. Ananta Sjartuni, 1999, Dasar-Dasar Pemrograman Visual Basic 5.0, Elex Media Komputindo, Jakart
