SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KENAIKAN JABATAN MENGGUNAKAN METODE PROFILE MATCHING DI BIDANG KEARSIPAN KABUPATEN BANDUNG
Parlindungan,M.T1, Neng Nia Kurniasih2 Program Studi Sistem Informasi STMIK LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 1
[email protected] , 2
[email protected], 1,2
Abstrak Dalam suatu Instansi Pemerintah produktivitas kerja dituntut untuk dapat bergerak cepat dalam melaksanakan tugas demi kenyamanan terhadap layanan masyarakat. Peran pegawai negeri sipil sangat penting untuk menentukan berhasil atau tindakannya dalam pembangunan pemerintahan Pada Badan Kearispan kenaikan jabatan ini sering mengalami kesulitan dalam menentukan calon kandidat yang bisa menempati jabatan sesuai dengan kemampuan bidang yang telah ditetapka, dalam proses penilaiaan sering terjadi penilaian yang hanya dinilai dari beberapa kriteria saja, dan juga tidak ada sistem yang dapat menjadi alat untuk mendukung suatu keputusan dalam kenaikan jabatan. dengan adanya permasalahan diatas maka dapat di bangun suatu sistem pendukung keputusan dalam kenaiakn jabatan. Sistem Pendukung Keputusan (SPK) merupakan sebuah sistem untuk mendukung keptusan dan metode Profile Matching atau pencocokan profile. Kata kunci : Sistem pendukung keputusan, profile matching, jabatan. 1. Pendahuluan
sistem yang dapat menjadi alat untuk mendukung suatu keputusan dalam kenaikan jabatan. Dari latar belakang di atas, maka dilakukan identifikasi terhadap masalah yang muncul. Adapun identifikasi masalah tersebut adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana membangun sebuah sistem yang dapat menjadi alat bantu untuk membantu pengambilan keputusan dalam kenaikan jabatan sehingga penilaian dapat sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan.
Dalam suatu Instansi Pemerintah produktivitas kerja dituntut untuk dapat bergerak cepat dalam melaksanakan tugas demi kenyamanan terhadap layanan masyarakat. Peran pegawai negri sipil sangat penting untuk menentukan berhasil atau tidakannya dalam pembangunan pemerintahan dalam rangka mencapai tujuan, pemerintah dapat memberikan berupa penghargaan kenaikan jabatan kepada pegawai yang dianggap berprestasi dalam pengabdian terhadap Negara, serta sebagai dorongan agar lebih bertanggung jawab atas tugas yang telah ditetapakan oleh pemerintah. Badan Perpustakaan Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi Kabupaten Bandung sebagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang salah satu fungsinya khusus membidangi kearsipan, pada Badan Kearispan kenaikan jabatan ini sering mengalami kesulitan dalam menentukan calon kandidat yang bisa menempati jabatan sesuai dengan kemampuan bidang yang telah ditetapkan, dalam proses penilaiaan sering terjadi penilaian yang hanya dinilai dari beberapa kriteria saja, dan juga tidak ada
2.
Sistem yang berjalan masih tidak optimal karena dalam penghitungan masih manual.
Pembatasan perancangan sistem ini bertujuan agar penggunaan sistem ini dapat lebih efektif dan efisien maka permasalahan yang dibahas meliputi : 1.
1
Masalah yang akan di pecahkan hanya sebatas kenaikan jabatan.fungsional untuk D3 Tingkat Terampil yang ada di Bidang Kearsipan Kabupaten Bandung.
2.
Proses kenaikan jabatan hanya sebatas informasi yang ada di dalam Bidang Kearsipan tidak sampai ke Badan Perpustakaan Arsip dan Sistem Informasi (BAPAPSI) Kabupaten Bandung.
3. Perancangan Sistem Berjalan 3.1 Flowchart Kenaikan Jabatan
Dari identifikasi permasalahan di atas maka diperoleh maksud dari pembuatan sistem ini adalah untuk mengembangkan Sistem Pengambilan Keputusan Kenaikan Jabatan Di Bidang Kearsipan Kabupaten Bandung, Adapun tujuannya yaitu: 1. Merancang sebuah sistem untuk kenaikan jabatan Di Bidang Kearsipan Kabupaten Bandung. 2. Mengetahui bagaimna dalam mengoptimalkan sistem yang ada Di Bidang Kearsipan Kabupaten Bandung. Gambar 1. Flowchart Kenaikan Jabatan
2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sitem Pendukung Keputusan
3.2 Aliran Informasi Sistem Berjalan
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) adalah sistem berbasis komputer interaktif, yang membantu para pengambil keputusan untuk menggunakan data dan berbagai model untuk memecahkan masalah-masalah tidak terstruktur (Scott Morton, 1971 dalam Turban et al, 2005). Menurut (Keen et al, 1978 dalam Turban et al, 2005) sistem pendukung keputusan memadukan sumber daya intelektual dari individu dengan kapabilitas komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan. SPK adalah sistem pendukung berbasis komputer bagi para pengambil keputusan manajemen yang menangani masalah-masalah tidak terstruktur.
Gambar 2.Context Diagram Sistem Kenaikan Jabatan 3.3 Data flow Diagram (DFD) Logical Level 0
2.2 Pengertian Pengertian Profil Matching Metode Profile Matching Modeling adalah sebuah mekanisme pengambilan keputusandengan mengasumsikan bahwa terdapat variable predicator yang ideal yang harus dimiliki, bukannya tingkat minimal yang harus dipenuhi atau dilewati. dalam proses Metode ProfileMatching Modelling secara garis besar merupakan proses membandingkan antara nilai dataactual dari suatu profile yang akan dinilai dengan nilai profil yang diharapkan, sehinggadapat diketahui perbedaan kompetensinya (disebut juga gap).
Gambar 3.DFD Logial Level
2
4. Sistem Usulan
Tabel Bobot GAP
4.1 Context Diagram
Gambar 4. Context Diagram Sistem Usulan 4.2 DFD Level 0
N o
Selisih
Bobot Nilai
1.
0
3,5
2.
1
4
3.
-1
3
4.
2
4,5
5.
-2
2,5
6.
3
5
7.
-3
2
5.
Keterangan Tidak ada sesilih (kompetensi sesuai dengan yang dibutuhkan) Kompetensi individu kelebihan 1 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 1 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 2 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 2 tingkat/level Kompetensi individu kelebihan 3 tingkat/level Kompetensi individu kekurangan 3 tingkat/level
Strkture Menu
Gambar 1 Strukture Menu 6. Perancangan Antar Muka 4.3 Pencocokan Profil (Profil Matching) Terdapat 5 Aspek Penilaian : A. Aspek pendidikan B. Aspek kegiatan pengelolaan arsip C. Aspek pembinaan kearsipan D. Aspek pengembangan profesi arsiparis E. Aspek penunjang tugas arsiparis
Gambar 2 Kella Golongan
Nilai Variable Kriteria No
Nilai
Bobot
1.
1-3
1
2.
4-6
2
3.
7-8
3
4.
9
4
5
10
5
Gambar 3 Kelola Unit Kerja
3
Gambar 4 Kelola Jabatan Gambar 9 Data AKKM
Gambar 5 Kelola Promosi Jabatan
Gambar 10 Pengelola Penilai
Gambar 6 Identitas Pegawai
Gambar 11 PAK
Gambar 7 Unsur
Gambar 12 Klasifikasi Bobot GAP
Gambar 8 Sub Aspek Penilai
4
7. Rancangan Implementasi Rencana implementasi merupakan tahap awal dari penerapan sistem dan tujuan dari kegiatan implementasi sistem yang baru ini, agar sistem yang baru dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Langkah-langkah kegiatan pengimplementasian sistem adalah sebagai berikut : 1. Pemilihan tempat, Hardware dan Software. Jika merupakan perangkat baru, maka tempat atau ruangan untuk peralatan tersebut harus dipersiapkan terlebh dahulu, dan memilih hardware dan software yang akan digunakan. 2. Instalasi Hardware dan Software. Setelah hardware dan software tersedia, maka selanjutnya adalah proses pemasangan hardware dan penginstalan software. 3. Pembuatan Program dan User Guide. Kegiatan pembuatan program yaitu kegiatan menterjemahkan hasil rancangan ke dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Kemudian membuat petunjuk pengoperasian, agar program yang kita buat dimengerti oleh user dan penggunanya sesuai dengan yang telah ditentukan. 4. Pengetesan dan Perbaikan Program. Kegiatan uji coba program dan apabila masih ada kesalahan akan diperbaiki, hingga sistem dapat berjalan maksimal sesuai dengan yang diharapkan. 5. Pemilihan dan Pelatihan Operator. Salah satu faktor yang mempunyai peranan penting dalam penerapan sistem baru yaitu operator. Dengan memilih operator yang mengetahui tentang teknologi komputer yang diambil dari karyawan-karyawan dinas. Karyawan yang terpilih, akan menjalankan pelatihan agar memahami sistem yang baru dan dapat menjalankannya dengan baik. 6. Evaluasi Sistem Kegiatan evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui efektifitas, efesiensi dari sistem yang baru dibandingkan dengan hasil yang dicapai oleh sistem lama. 7. Konversi Sistem Proses Peletakan Sistem Baru agar siap digunakan. Implementasi sistem ini adalah proses untuk meletakan sistem baru agar dapat digunakan. Adapun yang akan digunakan dalam implementasi ini adalah menggunakan pendekatan paralel, yang mana pengoperasian sistem baru ini dilakukan bersama-sama dengan sistem yang lama.
Gambar 13 GAP
Gambar 14Bobot GAP
Gambar 15 Perhitungan Hasil Akhir
Gambar 15 Penentuan Hasil Akhir
5
8. Kesimpulan Dan Saran 8.1 Kesimpulan Bersadarkan penelitian dan pengujian sistem pendukung keputusan pemilihan program studi yang dilakukan oleh penulis, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pendukung keputusan kenaikan jabatan dengan metode profile matching telah berhasil dibangun berdasarkan penelitian yang telah dilakukan. 2.
Prentice Hall International, Inev. New Jersey Dari Skripsi Atau Tesis Lain Daihani, D.Umar. (2001). Komputerisasi Pengambilan Keputusan. Jakarta:PT Elexmedia Komputindo Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Yogyakarta, C.V Andi Offset, 2007. Natalya, Nany. 2012. Analisys Perbandingan Hasil Keputusan Untuk Pemilihan Notebook.Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga. Ulum, M. 2012, Sistem Pendukung Keputusan Penyetujuan Penerbitan Buku Dengan Metode AHP (Studi Kasus : PT. Galangpress Media Utama Baciro Yogyakarta). Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga. Dari Internet Arum Tyas,Sistem Pendukung Keputusan Siswa-Siswi SMA dalam menentukan jurusan. (Studi Kasus SMA di Kota Semarang) http://arumtyas05.blogspot.com/2013/ 01/sistem-pendukung-keputusanpenentuan.html
Sistem yang berjalan menjadi lebih optimal dalam proses pengerjaannya, sehingga kearsipan di Kabupaten Bandung menjadi lebih tertata dengan dukungan sistem ini.
8.2 Saran Berdasarkan hasil penelitian, ada beberapa saran yang penulis usulkan untuk membangun sistem ini menjadi lebih baik, diantaranya sebagai berikut : 1. Apikasi bisa dikembangkan menjadi client server, sehingga tiap-tiap penilai tidak perlu menulis perhitungan angka kredit secara manual. 2.
Antar muka sistem sebaiknya dikembangkan menjadi lebih baik, sehingga memudahkan pengguna dan menarik minat pengguna untuk menggunakan sistem ini.
3.
Sistem yang dibangun masih mempunyai kelemahan dalam segi keamanan, sehingga perlu penambahan security, perubahan beberapa fungsi dan enskripsi data.
DAFTAR PUSTAKA Buku Fathansyah,
Basis Data, Penerbit Informatika Bandung, 2001. Jogiyanto. 1989, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi. Yogyakarta. Terjemahan Saaty, T.L. 2001. Decision Making For Leaders. Forth edition, University of Pittsburgh, RWS Publication. Turban, E; Jay E.A, 1998, Decision Support System and Intelligent System, Fifth Edition,
6
