Sistem Informasi Persediaan Sparepart Air Conditoner (AC) PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang Berbasis Web. Sariatul Masrifah 1, Septia Lutfi 2

Sistem Informasi Persediaan Sparepart Air Conditoner (AC) PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang Berbasis Web Sariatul Masrifah1, Septia Lutfi2 1

Program Studi Teknik Informatika, STMIK Himsya Semarang, Indonesia 2

Program Studi Sistem Informasi, STMIK Himsya Semarang, Indonesia

Abstract In this study was to identify the inventory of spare parts Air Conditioner (AC ) PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang web-based. The study was based on the work that is still manual inventory report that is less effective and less efficient. This study aimed to establish the inventory of applications that can be used in controlling the amount of inventory , as well as serve to recapitulate dataThe method in this research that waterfall , which proposes a systematic flow linearly, with a sequential approach to developing software. Flow proposed were anlysis, design, coding, testing and maintenance . Results from this study is a web-based application that can control the condition inventory. From the results of tests carried out showed that applications built able to produce accurate data summary and efficient , as well as facilitate the inventory control. Keywords: Inventory, Web, Waterfall. 1. Pendahuluan 1.1

Latar Belakang PT. Karya Inovasi Mandiri adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang

general trading dan construction, dimana salah satu pekerjaan yang paling diutamakan adalah pekerjaan perawatan AC yang saat ini mendapatkan kontrak kerja di PLTU Rembang. Dalam menunjang proses pekerjaa agar berjalan dengan lancar serta memperoleh keuntungan yang tinggi tentunya harus ada perencanaan sesuai dengan kebutuhan dan persediaan yang ada. Laporan dari admin mengenai jumlah stok barang yang masih ada, sangat diperlukan oleh bagian produksi untuk menentukan seberapa banyak jumlah produk yang akan digunakan. Kesemuanya itu memerlukan suatu perencanaan yang benar-

Himsya-Tech Vol. 12 No. 2, Juni 2016 ISSN 1907-2074

1

benar matang dan informasi akurat mengenai persediaan administrasi dari bagian produksi dan bagian admin. Selama ini pengolahan data persediaan di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang masih dikerjakan secara manual dan penggunaan komputer yang masih sebatas pada aplikasi Microsoft Excel. Pengolahan tersebut memiliki kelemahan pada pelaporannya yang masih memerlukan banyak waktu dan kurang akurat untuk admin yang kurang mengetahui logika dan rumus-rumus Microsoft Excel. Dengan adanya sistem informasi yang menggunakan aplikasi berbasis web, maka sistem ini dapat merekam, serta mencatat data persediaan baik berupa pemasukan dan pengeluaran. Pengolahan data pada sistem ini akan lebih dapat meningkatkan efisiensi kerja, ketepatan data outputnya sehingga menghasilkan manajemen pengolahan data persediaan yang baik dengan informasi yang berkualitas. Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka diusulkan suatu sistem informasi yang dapat mengelola persediaan sparepart AC dengan menggunakan metode waterfall dengan judul Sistem Informasi Persediaan Sparepart Air Conditioner (AC) PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang Berbasis Web. Sebuah aplikasi berbasis web yang memberikan kemudahan dalam mengelola data persediaan di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang.

1.2

Perumusan Masalah Dari penjelasan mengenai latar belakang diatas, “Bagaimana membuat sistem

informasi pengolahan data persediaan sparepart (Air Conditioner) AC di PT. Karya Inovasi Mandiri berbasis web? ”.

1.3

Batasan Masalah Dalam hal perancangan dan pembuatan sebuah sistem informasi pengolahan data

persediaan sparepart AC, untuk mengidentifikasi permasalahan dan menghindari terjadinya pelebaran masalah yang akan di jelaskan dalam penulisan laporan penelitian ini agar sesuai dengan judul yang penulis usulkan, maka penulis membatasi pembahasan masalah meliputi : 1. Menganalisa alur sistem manual pengolahan data persediaan sparepart AC meliputi :


2

a. Pengeluaran sparepart b. Pemasukan sparepart c. Pembuatan laporan 2. Sistem informasi pengolahan data persediaan sparepart AC yang kemudian diterapakan dalam sistem informasi berbasis web.

1.4

Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis permasalahan yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran persediaan sparepart AC di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang. 2. Membangun suatu Sistem Informasi persediaan sparepart AC di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang berbasis web. 3. Menerapkan metode / model SDLC (System Development Life Cycle) dalam pengembangan Sistem Informasi persediaan sparepart AC di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang.

2. Kerangka Teori 2.1

Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-

orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi(O’Brian, 2005). Komponen-komponen sistem informasi meliputi : 1. Blok masukan (input block), input memiliki data yan masuk ke dalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan. 2. Blok model (model block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data. 3. Blok keluaran (output block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sitem.


3

4. Blok teknologi (technology block), blok teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluarandari sistem secara keseluruhan. 5. Basis data (database block) , basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu denganyang lainnya, tersimpan di perangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.

2.2

Pengertian Persediaan Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan

atau dijual pada masa atau periode yang akan datang (Ristono, 2009). 2.2.1 Jenis-jenis Persediaan Jenis persediaan yang dimiliki setiap perusahaan berbeda-beda, tergantung sifat dan tujuannya, yaitu : 1. Persediaan pada Perusahaan Manufaktur Jenis-jenis persediaan pada perusahaan manufaktur (Rangkuti, 2007) yaitu: Persediaan bahan baku, persediaan bahan pembantu atau penolong, persediaan barang dalam / proses, dan persediaan barang jadi (siap untuk dijual). 2. Persediaan pada Perusahaan Dagang Perusahan dagang memiliki jenis barang yang terdiri dari: Persediaan perlengkapan (Inventory Of Supplies) dan Persediaan barang dagangan (Merchandise Inventory).

2.3

Definisi Suku Cadang (Sparepart) Suku cadang atau sparepart adalah suatu alat yang mendukung pengadaan barang

untuk keperluan peralatan yang digunakan dalam proses produksi (Richardus, 2003). Menurut penggunaanya, suku cadang dapat dibagi menjadi tiga jenis yaitu (Richardus, 2003) : 1. Suku cadang habis pakai (consumable parts) 2. Suku cadang pengganti (replacement parts) 3. Suku cadang jaminan (insurance parts)


4

2.4

Web Server Web Server merupakan software yang memberikan layanan data yang

berfungsi menerima permintaan HTTP atau Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) dari clien yang dikenal dengan browser web dan mengirimkan kembali hasilnya dalam bentuk halaman-halaman web yang umumnya berbentuk dokumen HTML (HyperText Transfer Protokol).

2.5

Pemrograman PHP PHP merupakan kependekan dari kata Hypertext Preprocessor, yang merupakan

sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HyperText Markup Language (HTML). PHP tergolong perangkat lunak Open Source. Sebagian besar sintaks mirip dengan bahasa C, Java dan Perl, ditambah beberapa fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat. (Supriyanto, 2008).

2.6

MariaDB MariaDB merupakan versi pengembangan terbuka dan mandiri dari MySQL.

Sejak diakuisisinya MySQL oleh Oracle pada September 2010, Program sebagai penulis awal kode sumber MySQL memisahkan diri dari pengembangan dan membuat versi yang lebih mandiri yakni MariaDB. MariaDB adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basisdata relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License).

3. Metodologi 3.1

Prosedur Penelitian Prosedur ini berisi tahapan-tahapan yang dilakukan dalam penelitian, seperti

ditunjukkan pada Gambar 3.1. a. Identifikasi masalah Peneliti melakukan pencarian masalah yang merupakan isu di Rembang, kemudian dikumpulkan dan dipilih satu untuk dijadikan tema atau topik dalam penelitian ini.


5

b. Survey dan pengumpulan data Tahapan ini dilakukan survey ke obyek penelitian PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang, sekaligus pengumpulan data-data dan iformasi yang dibutuhkan. Metode pengumpulan data yang diterapkan peneliti adalah: 1) Studi Literatur (Studi Kepustakaan) Studi yang dilakukan dengan cara mencari, mengumpulkan dan membaca data dari sumber-sumber yang relevan dengan pokok bahasan, seperti dari jurnal-jurnal, buku, ebooks, internet, dan sumber lainnya 2) Metode Observasi Metode yang dilakukan dengan cara pengamatan langsung/survey di objek penelitian yaitu PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang. Aktivitas dalam tahapan observasi ini antara lain : a) Melakukan konsultasi dan tukar pendapat dengan pihak-pihak terkait, untuk memperoleh dan memperluas gambaran penelitian. b) Melakukan wawancara dengan pihak pimpinan dan karyawan di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang mengenai proses sistem yang sedang berjalan dalam menangani persediaan sparepart AC. c) Melakukan pendokumentasian data dan informasi yang diperoleh dari PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang untuk mendukung penelitian ini sampai pada penyusunan laporan.

Identifikasi Masalah

Gambar 3.1 Tahapan Penelitian


6

c. Pengembangan system Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah SDLC (System Development Life Cycle) dengan model pendekatan air terjun (Waterfall)

yang

berarti

dapat

dikatakan

sebagai

suatu

proses

berkesinambungan untuk menciptakan atau merubah sebuah sistem. Secara umum tahapan Waterfall dibagi menjasi beberapa proses, yaitu: a) Analisis (Analysis) Tahapan peneliti menganalisis sistem yang masih berjalan yaitu sistem penerimaan dan pengeluaran persediaan sparepart AC di PT. Karya Inovasi Mandiri. Peneliti menemukan masalah pada lama yang masih menggunakan cara manual, sehingga waktu pengerjaannya tidak efesien. Sehingga peneliti mengajukan untuk membangun suatu Sistem Persediaan Sparepart AC di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang Berbasis Web. b) Desain (Design) Dalam tahap ini peneliti menetapkan suatu kerangka kerja strategi menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan informasi admin dan pimpinan yaitu dengan menyesuaikan proses yang dilakukan pada Sistem Persediaan Sparepart AC Berbasis Web, dan membuat konteks diagram, DFD, serta merancang basis data yang diperlukan, dan merancang tampilan sistem persediaan tersebut. c) Pengkodean (Coding) Tahapan ini dilakukan penulisan instruksi-instruksi text program yang bertype HTML dan PHP menggunakan aplikasi editor. d) Pengujian (Testing) Pada tahapan ini dilakukan pengujian secara keseluruhan terhadap software Sistem Persediaan Sparepart AC Berbasis Web yang telah dibangun, untuk mengetahui apakah software tersebut dapat berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan atau sebaliknya. e) Pemeliharaan (Maintenace) Pada tahap ini sistem yang sudah dibangun dapat diimplementasikan serta dilakukan maintenance agar sistem dapat terawat dan beroperasi dengan


7

baik. Kegiatan pemeliharaan ini termasuk dalam memperbaiki kesalahan sistem yang tidak ditemukan pada langkah sebelumnya.

3.2

Analisis Sistem Dalam pelaksanaan analisis sistem, penulis menganalisa sistem yang sedang

berjalan, berikut hasil dari sistem yang sedang berjalan : a. Permintaan sparepart Karyawan yang membutuhkan sparepart akan mengajukan permintaan sparepart kepada admin dengan mengisi lampiran permintaaan b. Pengeluaran sparepart Admin akan mengecek permintaan yang diajukan oleh karyawan apakah tersedia atau tidak. Apabila sparepart tersedia maka

admin

langsung

mendistribusikannya beserta dengan surat DO (Delivery Order) atau surat tanda terima setelah mendapatkan persetujuan dari pimpinan. c. Pembelian sparepart Admin akan melakukan pembelian sparepart kepada supplier untuk memenuhi permintaan sparepart dari karyawan yang belum tersedia atau habis dan menambah stok sparepart yang masih kosong. d. Supplier Supplier mengirimkan sparepart yang telah dibeli oleh admin. e. Laporan Admin memberikan laporan berkaitan dengan kegiatan persediaan sparepart kepada pimpinan. Flowmap dari sistem yang ada, ditunjukkan pada Gambar 3.1 :

Gambar 3.1 Flowmap sistem lama Himsya-Tech Vol. 12 No. 2, Juni 2016 ISSN 1907-2074

8

3.3

Perancangan Sistem 1. Diagram Konteks Berikut diagram konteks yang digunakan dalam pembuatan Sistem Persediaan Sparepart AC di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang seperti pada gambar 3.4 dibawah ini :

Gambar 3.2 Diagram Konteks

2. Data Flow Diagram (DFD) Level 0 Berikut penjelasan DFD Level 0 Sistem Persediaan Sparepart PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang sebagai berikut :

Gambar 3.3 DFD Level 0

3.4

Perancangan Database 1. ERD (Entity Relationship Diagram) Tujuan pemodelan ERD adalah menunjukkan hubungan antara simpanan data dan menghilangkan kerangkapan data serta membuat model yang dapat dimengerti dengan baik oleh pemakai maupun Personal Computer (PC).


9

Gambar 3.4 ERD

4. Hasil dan Pembahasan 4.1

Hasil Penelitian

4.1.1 Rencana Implementasi Sistem Rencana implementasi sistem ini dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang sudah dirancang, untuk menggunakan sistem baru atau sistem yang diperbaiki. Rencana Implementasi Sistem meliputi : 4.1.1.1 Program dan Testing Rencana implementasi ang pertama kali dilakukan adalah Program dan testing, hal ini dilakukan oleh pihak PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang untuk menguji modul dan dilanjutkan dengan pengetesan untuk semua modul yang telah dirangkai. Pengetesan yang dilakukan yaitu : 1. Pengetesan Modul Dalam melakukan pengetesan tiap modul ini dapat berupa program utama yang digunakan oleh PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang yaitu Bahasa Pemrograman script PHP dan MariaDB. 2. Pengetesan Unit atau Pengetesan Program Setelah modul selesai dilakukan pengetesan secara independen oleh programmer sampai benar – benar terbatas dari kesalahan, baik dari kesalahan input ataupun otput. Setelah program benar – benar sudah tidak mengalami masalah, maka program dirangkai menjadi satu unit program, setelah menjadi suatu rangkaian unit program Himsya-Tech Vol. 12 No. 2, Juni 2016 ISSN 1907-2074

10

tersebut perlu di tes kembali untuk memastikan program tersebut sudah bisa dioperasikan sesuai harapan. 4.1.1.2 Training Training ini bertujuan untuk memberi pelatihan materi program yang akan digunakan di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang. Dalam hal ini yang mendapatkan pelatihan adalah pimpinan dan admin. 4.1.1.3 Maintenance (Pemeliharaan) Setelah semua sistem terselesaikan, maka sistem membutuhkan perawatan supaya sistem dapat berjalan dengan optimal. Hal –hal yang perlu dilakukan untuk merawat sistem adalah : 1. Melakukan back up data – data persediaan secara rutin, agar sistem tetap bisa bekerja dengan baik. 2. Penggunaan sistem dilakukan sesuai dengan prosedure yang telah disampaikan oleh programmer. 3. Mengahapus data – data dalam sistem yang sudah tidak terpakai, seperti data user yang sudah tidak aktif, dan lainnya. 4.1.2 Sistem Menu Pendefinisian menu – menu untuk setiap user dilakukan oleh Administrator sesuai dengan kebijakan pemberian kewenangan dan hak akses masing - masing.

Gambar 4.1 Sistem Menu


11

Keterangan: 1.

Pada halaman utama user dapat mengakses menu-menu yang sesuai dengan kebijakan administrator.

2.

Untuk user admin bisa melakukan proses input dan otput, tetapi untuk input mengaksesnya harus dengan persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu.

3.

Untuk user pimpinan dapat melakukan proses persetujuan yang diajukan oleh admin (dalam melakukan input), melakukan output dan mengganti, menghapus atau menambah akun user.

4.2 Pembahasan 4.2.1 Implementasi Program 1. Halaman Login Halaman login ini untuk user yang memudahkan user untuk melihat tampilan dan menggunakan program sesuai dengan hak akses. Pada tampilan form login ketik username dan password sesuai dengan hak akses, kemudian klik tombol masuk.

Gambar 4.2 Halaman Login 2. Menu – Menu pada Admin a. Menu Sparepart  Daftar Barang b. Menu Permintaan  Permintaan Keluar  Pemintaan Beli c. Menu Laporan  Laporan Keluar Himsya-Tech Vol. 12 No. 2, Juni 2016 ISSN 1907-2074

12

 Laporan Masuk  Laporan DO

Gambar 4.3 Halaman Daftar Barang

Dalam menu daftar barang terdapat 3 kategori warna jumlah sparepart, yaitu hitam untuk jumlah barang yang lebih dari 3 unit, warna kuning untuk jumlah sparepart yang kurang dari sama dengan 3 unit dan untuk warna merah untuk jumlah sparepart yang kosong. 3. Menu – Menu pada Pimpinan a. Menu Permintaan 

Permintaan Keluar



Permintaan Masuk

b. Menu Laporan 

Laporan Keluar



Laporan Masuk



Laporan DO

c. Menu User

Salah satu tujuan pembuatan program ini adalah untuk memudahkan pimpinan dalam mengawasi jalannya proses persediaan sparepart di PT. KIM Rembang, yaitu di menu permintaan. Didalam menu permintaan ini apabila admin akan melakukan pemasukan maupun pengeluaran sparepart harus melalui persetujuan dari pimpinan dulu baru bisa diproses. Yaitu pimpinan tinggal menekan tombol proses apabila permintaan masuk maupun keluar sudah disetujui.


13

Gambar 4.4 Halaman Permintaan Masuk Pimpinan

Gambar 4.4 Halaman Permintaan Keluar Pimpinan

Didalam menu pimpinan juga terdapat menu user yang berguna untuk menambah user, mengedit user dan menghapus nama user.

5. Kesimpulan Dari hasil pembuatan Sistem Persediaan Sparepart Air Conditioner (AC) di PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang Berbasis Web, kesimpulannya adalah : 1. Sistem Informasi Persediaan Sparepart di PT Karya Inovasi Mandiri Rembang dengan menggunakan Pemrograman Web yang dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pimpinan dan admin secara cepat, tepat waktu dan dapat mengatasi

masalah-masalah

yang

terjadi

selama

masih

menggunkan

pengerjaan secara manual. 2. Dengan sistem persediaan ini dapat mempermudah pegawai atau admin dalam pembuatan laporan, baik itu laporan pemasukan sparepart ataupun pengeluaran sparepart dengan efesien dan akurat.


14

3. Serta memudahkan pimpinan untuk mengendalikan persediaan sparepart, karena setiap kegiatan permintaan maupun pembelian sparepart harus melalui persetujuan pimpinan terlebih dahulu melalui hak akses pimpinan.

Daftar Pustaka AlFatta, Hanif. 2007. Analisa & Perancangan Sistem Informasi, Yogyakarta: Andi Offset. Dodit, Supriyanto. 2008. Pemrograman PHP. Bandung: OASE Media. Indrajit, Richardus Eko dan Richardus Djokopranoto. 2003. Manajemen Persediaan, Barang Umum dan Suku Cadang untuk Keperluan Pemeliharaa, Perbaikan dan Operasi. Yogyakarta: Grasindo. James, A. O’brien. 2005. Pengantar Sistem Informasi Perspektif Bisnis dan Manajerial. Jakarta: Gramedia. Jogiyanto, HM. 1991. Model Sistem Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. __________. 1992. Analisa dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur, Edisi I. Yogyakarta: Andi Offset. __________. 1999. Pengenalan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset. __________. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 2009. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Adni Offset. Krismiaji. 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit dan Percetakan Akademi Manajemen Perusahaan YKPN. Kristianto, Harianto, 2004, Konsep dan Perancangan Data Base, Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini, dkk. 2007. Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. McLeod JR.Raymond, 2004, Sistem Informasi Manajemen, terjemahan Teguh Hendra, PT. Prenhallindo , Jakarta. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.


15

Rangkuti, Freddy. 2007. Manajemen Persediaan di Bidang Bisnis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Ristono, Agus. 2009. Manajemen Persediaan. Yogyakarta: Garaha Ilmu. Siagian, Sondang. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Bumi Aksara.


16

Sistem Informasi Persediaan Sparepart Air Conditoner (AC) PT. Karya Inovasi Mandiri Rembang Berbasis Web. Sariatul Masrifah 1, Septia Lutfi 2

Recommend Documents