Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Microsoft Access Pada Sekolah Tinggi Kejuruan ALAMNANIYAH di Ngawi Andhika Chandra 1) Lukman Hindra Prayudha 2) Program Studi Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Dharma Iswara Madiun Jl. Auri 14-16 madiun (0351)496128-indonesia Email :
[email protected] Web : http://dharma-iswara.ac.id E-mail :
[email protected] 1)
[email protected] 2) Abstrak Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH KARANGJATI NGAWI yang selama ini dalam sirkulasi perpustakaan masih dilakukan secara manual, oleh karena itu staff pelayanan pembaca perpustakaan sering mengalami masalah dan kendala seperti semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjaman, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan yang mengakibatkan seringnya keterlambatan dalam pelayanan pada anggota perpustakaan dan pembuat laporan. System ini juga nantinya diharapkan dapat menghasilkan kemudahan pengelolaan sirkulasi buku, perawatan buku dan data anggota hingga laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak staff perpustakaan, sehingga pertumbuhan dan perkembangan dalam hal proses sirkulasi perpustakaan akan berlangsung dengan cepat. Kata kunci: system Informasi Perpustakaan, Microsoft Access 2007
informasi sangat diperlukan. Karena semakin berkembangnya suatu perusahaan bertambahnya jumlah Pegawai dan ilmu
1.
pengetahuan yang semakin berkembang mau tidak mau perusahaan
PENDAHULUAN
harus meningkatkan pelayanan dan kualitas sumber daya manusia
1.1
Latar Belakang Perkembangan
dunia
yang ada. Perpustakaan dalam suatu perusahaan yang baik semakin
seharusnya memiliki sistem informasi baik berbasis web
kompleks mendorong setiap individu ataupun kelompok harus
komputer
yang
maupun berbasis jaringan dan stand alone dalam ruang lingkup
menerapkannya dalam segala aktifitas. Setiap sistem yang ada
sekolahan sehingga siswa yang ingin mencari buku maka
seakan kurang lengkap ketika masih menggunakan
pengelola perpustakaan dapat mencari melalui komputer yang
model
ataupun pengelolaan secara manual, disamping sangat banyak
telah disediakan
energi dan sumber daya yang terbuang, baik dari segi finansial
peminjaman buku maka petugas tidak perlu lagi mencatat secara
atau ketika pegawai akan melakukan
tentunya menjadikan biaya lebih tinggi, dari segi waktu tentunya
manual tetapi data dapat dimasukkan melalui sebuah Sistem
akan memakan waktu yang lebih banyak.
Informasi.
Teknologi Informasi tidak hanya mempengaruhi sebuah sistem informasi
namum memiliki pengaruh dalam
Dengan seiringya perkembangan teknologi Informasi yang semakin pesat, Perusahaan harus mulai menciptakan dan
kehidupan sehari-hari, gaya hidup mulai berubah seiring dengan
menawarkan
produk-produk teknologi informasi yang semakin menjamur
informasi, misalnya Sistem Informasi Perpustakaan.
setiap saat.
kemudahan
kepada
SMK AL-AMNANIYAH
pegawai
dalam
merupakan
system
sekolahan
Dalam sebuah perusahaan tentunya tidak terlepas
yang dapat dilihat dari jumlah guru dan pengajar dan untuk
dari sebuah sistem informasi baik sistem informasi keuangan
memberikan kontribusi dengan siswa. Perpustakaan SMK AL-
maupun
AMNANIYAH menerima anggota diluar sekolahan yaitu siswa
Perpustakaan, dalam hal ini
peranan
teknologi
yang sedang menjalani kerja praktek, maka sudah sepantasnya
Flow
bila perpustakaan ini dilengkapi dengan suatu sistem informasi
Perangkat Lunak yang digunakan adalah Microsoft Office
untuk melayani
Access 2007 untuk membangun aplikasi perpustakaan dan untuk
anggota
dan memberikan kemudahan bagi siswa atau
Perpustakaan
dalam
pemanfaatan
buku-buku
dan
Map,
2007.
1.2
2.
Perpustakaan melakukan
SMK
AL-AMNANIYAH
telah
konteks,
dan
Data Flow Diagram.
membangun database menggunakan Microsoft Office Access
informasi lainnya
Rumusan Masalah
diagram
TEORI PENUNJANG
2.1.1
Pengertian Perpustakaan Sekolah
pelayanan terhadap kebutuhan informasi yang
Perpustakaan Sekolah Menengah Kejuruan adalah
menunjang kegiatan penyediaan informasi, baik untuk pelajar
suatu unit kerja yang berada pada Lembaga Pendidikan Sekolah,
yang melakukan kerja praktek maupun untuk tenaga pengajar
yang merupakan bagian integral dari sekolah, dan merupakan
dan siswa. Adapun
sumber belajar untuk mendukung tercapainya tujuan pendidikan
hal-hal
yang
telah
dilakukan
oleh
Perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH adalah sebagai berikut:
sekolah (wajib
a.
Tenaga pengajar dan Pelajar dapat membaca buku- buku
merupakan tempat mengumpulkan bahan belajar, baik tercetak
atau referensi yang ada di perpustakan, serta buku-buku
maupun terekam yang dikelola secara teratur dan sistematis untuk
dapat dipinjam.
digunakan
b.
Pengunjung dapat mem
fotocopy data di perpustakaan
belajar 12 tahun). Perpustakaan Sekolah
untuk
menunjang
optimalisasi pencapaian tujuan
pendidikan di sekolah.
dengan mengubungi petugas perpustakaan. c.
Pengunjung dapat mengunjungi perpustakaan dan mambaca buku-buku yang ada di perpustakaan dengan menulis data pengunjung pada petugas perpustakaan.
d.
Membuat
peraturan
tentang
Melalui Perpustakaan
Sekolah khususnya SMK
sebagai sarana sumber belajar yang berisi aneka ragam bahan perpustakaan, dapat membina minat baca warga sekolah terutama
pemakaian
dan
peminjaman buku.
guru
dan
siswa,
memungkinkan
dan
mereka
dan memperdalam pengetahuan dengan membaca
1.3
secara
berkesinambungan memperoleh kesempatan untuk memperluas bahan
Batasan Masalah
perpustakaan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut diatas dan
sistematis dan teratur, sehingga memudahkan mereka dalam
banyaknya data yang diolah maka ada beberapa batasan
yang
telah
diseleksi
dan
diorganisir secara
mendayagunakannya. (Dra. Yuliati).
masalah dalam pembahasan ini antara lain mencakup : 1. Pembuatan kartu Anggota
2.1.2
Pengertian Data
2. Data Buku Data
3. Peminjaman Buku
dibutuhkan
4. Pengembalian Buku
adalah
sesuatu
dalam penelitian
yang dengan
digunakan
atau
menggunakan
parameter tertentu yang telah ditentukan. (Albert Kurniawan,
5. Laporan Data Anggota dan Data Buku
S.E).
1.4
Maksud Dan Tujuan
2.1.3
Maksud dan tujuan dari sistem yang dibangun adalah: 1.
2.
3.
Katalokisasi / deskriptif merupakan kegiatan mencatat
Untuk mempelajari proses sistem perpustakaan yang
data bibliografi bahan perpustakaan, meliputi : pengarang, judul,
masih dilakukan secara manual menjadi system yang
edisi, cetakan, kota terbit, penerbit, tahun terbit, jumlah halaman,
terkomputerisasi.
ilustrasi, ukuran, keterangan seri, anotasi (catatan) dan ISBN. Dalam
Untuk membuat usulan sistem informasi perpustakaan
kegiatan katalogisasi terdiri dari deskripsi bibliografi dan
pada
penentuan
tajuk
entri
utama
dan
tambahan.
Deskripsi
Membuat perangkat lunak untuk Sistem Informasi
bibliografi merupakan satu set data bibliografis yang mencatat dan
Perpustakaan pada dengan
mengidentifikasi suatu terbitan. Ada dua hal dalam deskripsi
menggunakan
Microsoft
Office Access 2007.
1.5
Katalokisasi
Metodologi Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem
bibliografi yaitu urutan unsur yang taat asas dan penggunaan tanda baca pemisah. Selebihnya
perlu
diperhatikan mengenai
sumber
adalah dengan menggunakan metode proses waterfall dengan
informasi, bahasa, ejaan, singkatan, penulisan angka dan
menggunakan beberapa alat bantu perancangan sistem seperti
penggunaan huruf besar. (Dra. Yuliati, 2009). Komputerisasi
Pengolahan
Komputerisasi
membantu
pekerjaan-pekerjaan
Pengolahan teknis
digunakan
untuk
pengolahan
agar
menghemat tenaga dan waktu. Pekerjaan teknis ini bila
3
Pengertian Sistem Informasi
dikerjakan secara manual akan membutuhkan waktu lama.karena di Perpustakaan sebagian besar tenaganya terbatas
sedangkan
pekerjaannya
masih
sangat
sangat kompleks. Dengan
adanya komputerisasi, pekerjaan akan lebih cepat walaupun tenaganya terbatas dan hasilnyapun lebih akurat.
2.1.4
Pengertian Sistem
Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut : ”Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporanlaporan yang diperlukan”.
Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. (Ian Sommerville).
2.1.5
Definisi umum sistem informasi adalah : ”Sebuah sistem yang terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang berguna
Pengertian Informasi
dalam pengambilan keputusan”. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo,
Pengertian Informasi Menurut Raymond Mc.leod
2009).
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan
3.1.1
Komponen Sistem Informasi
keputusan saat ini atau mendatang . Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri, S.Kom., MM adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau
Dalam suatu sistem informasi terdapat komponenkomponen sebagai berikut : a.
Perangkat keras (hardware), mencakup berbagai peranti fisik
b.
Perangkat lunak (software) atau program, yaitu sekumpulan
diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
seperti komputer dan printer.
Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692), “Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan
instruksi yang memungkinkan perangkat keras memproses data. c.
data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran
penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan” Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya (Wikipedia -
Prosedur, yaitu sekumpulan aturan yang dipakai untuk
yang dikehendaki.
d.
Orang, yaitu semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan dan penggunaan keluaran sistem informasi.
3.1.2
Pengertian Data Base Database dalam bahasa Indonesianya Basis data adalah
Indonesia). Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai
kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara
hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna
sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program
dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu
komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.
kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan
Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil
keputusan.
kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data
2.1.6
Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu sistem informasi (quality of information) tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan
dipelajari dalam ilmu informasi.
Toni Fabbri menjelaskan bahwa Pengertian Database merupakan sebuah sistem file-file yang terintegrasi yang mempunyai minimal primary key untuk pengulangan data.
(relevance). Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan Dan tidak biasa atau menyesatkan. Sedangkan tepat waktu berarti, informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat, dan yang terakhir relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk 2009).
pemakainya. (Kusrini, S.Kom & Andri Koniyo,
Menurut C.J. Date : Database adalah koleksi “data operasional” yang tersimpan dan dipakai oleh sistem aplikasi dari suatu organisasi.
a.
Data input adalah data yang masuk dari luar system
megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa
b.
Data output adalah data yang dihasilkan system
beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver perangkat yang kuno
c.
Data operasional adalah data yang tersimpan pada
atau konfigurasi yang tidak benar.
system
b. 2.2
Pengunaan Microsoft Access
Pengertian Microsoft Access Microsoft Access Adalah program pengolah data base
Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil
yang canggih yang biasanya digunakan untuk mengolah berbagai jenis
dan menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin
data dengan pengoperasian yang mudah yang misalnya, untuk
juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para
menampung daftar pelanggan, pendataan data keryawan, dan lain
programmer untuk membuat sebuah sistem buatan
sebagainya.Mungkin pada saat ini banyak yang menganggap bahwa
sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. Access
Microsoft access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi
juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi
perkembangan computer tidak sesulit bayangan anda itu. Tapi anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga anda dapat melewatinya.
2.2.1
Tabel
Web.
3.
METODOLOGI
3.1
TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN
Tabel merupakan sekumpulan data yang memiliki topic tertentu. Di dalam table terdapat record dan field yang merupakan bagian dari table. Pada dasarnya, table adalah
tempat untuk
melatakkan,
Adapun tempat yang di jadikan penulisan untuk penelitian adalah : Nama Istansi
: SMK AL AMNANIYAH KARANGJATI
Alamat
: JL.RAYA NGAWI-CARUBAN NGAWI
menyimpan, atau mengubah data.
2.2.2
Record Record merupakan baris yang terdapat
dalam table. Pada baris tersebut, data dari table diisikan. Secara umum record memiliki definisi suatu
Waktu Pelaksanaan : Bulan Oktober 2012 s.d Desember 2012
3.2.
SUMBER DATA
bagian dari data.
2.2.3
Field Field adalah item tertentu dalam table bias
disebut kolom. Sebuah record dibentuk oleh banyak field. Setiap field dalam suatu record mengandung
Sumber data dari hasil metode observasi, pengecekan dari dokumen dokumen di SMK AL AMNANIYAH KARANGJATI. Setelah mengidentifikasi dan melakukan pengamatan permasalahan yang ada maka kami melakukan pengumpulan data untuk memecahkan masalah yang di hadapi yaitu dengan beberapa metode di bawah ini :
suatu potongan tunggal dari informasi tentang record.
a. a.
Sejarah Microsoft access
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan November
OBSERVASI
Metode pengumpulan data ini di lakukan dengan pengamatan atau ikut terjun langsung dengan objek yang akan di teliti serta melakukan pengamatan dan pembuatan secara cermat dan teliti sehinggadi dapatkan data yang akurat.
1992 dan dilanjutkan denganmerilis versi 2.0 pada tahun 1993.
b.
Microsoft menentukan spesifikasi minimum untuk menjalankan
Metode pengumpulan data dengan cara interview atau komunikasi dengan pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan informasi yang di perlukan untuk pembuatan system aplikasi.
Microsoft Access 2.0 adalah sebuah komputer dengan sistem
INTERVIEW
operasiMicrosoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4 megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang
c.
dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan).Versi 2.0 dari
Metode yang di lakukan dengan mengambil atau mempelajari makalah dan artikel dari internet yang berhubungan denga masalah yang di hadapi, yang akan di gunakan untuk melakukan analisa dan mendesain sitem baru yang akan di buat.
Microsoft Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 3½ inci berukuran 1.44 megabyte.Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data dengan banyak record tapi terdapat beberapa kasus di mana data mengalami kerusakan. Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami masalah seperti ini (padasaat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di bawah 700
STUDI PUSTAKA
3)
d.
DOKUMENTASI
Metode
Study
pengumpulan
Metode ini di lakukan dengan mengkaji form – form, laporan-laporan, arsip yang di gunakan untuk pembuatan aplikasi.
RANCANGAN PENELITIAN
Pada tahapan system ini di bagi menjadi 2 yaitu perancangan basisdata dan perancangan form di Microsoft acces. Perancangan basis data merupakan langkah untuk menentukan basis data yang di harapkan dapat memiliki sebuah kebutuhan pengguna. Perancangan basis data terdiri atas dari perancangan basis data secara konseptual, logical. Fisikal.
3.6.
a.
b.
3.4.
Perancangan Sistem dan Prosedur Berlandaskan hasil survei dan analisis sitem dan prosedur, di lakukan pembutan rancangan dan menyusun konsep system dan prosedur. Perancangan Konsepdari klasifikasidata, model-model aplikasi Pada tahap ini akan di susun suatu konsep
1)
perpustakaan
analisa
Adapun
penulis
perpustakaan
pengumpulan
data
melakukan
wawancara
SMK
AL-AMNANIYAH
Karangjati. Penulis mewawancara kepala SMK AL-AMNANIYAH
Karangjati,
penulis
mengajukan beberapa pertanyaan kepada. Adapun isi peertanyaan sebagai berikut : 1.
Bagaimana sistem informasi perpustakaan yang berjalan di SMK AL-AMNANIYAH
SMK
Jawab : untuk sistem informasi yang
AL-AMNANIYAH
berjalan saat ini, kami masih menggunakan cara manual. Yaitu dengan memasukkan data-data perpustakaan pada buku yang
SMK
disediakan. 2.
AL-AMNANIYAH
kepala perpustakaan (3) siswa siswi SMK AL-AMNANIYAH Karangjati yang di beri tugas untuk membantu kepala perpustakaan
untuk mengetahui siapa saja dari pihak-pihak
dalam mengelola perpustakaan SMK AL-
sekolah yang termasuk anggota perpustakaan
Metode wawancara : berisi tentang tanya jawab masalah perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH karangjati kepada pihak-pihak yang bersangkutan. Metode kearsipan : berisi tentang pengumpulan data perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH Karangjati dengan menggunakan arsip-arsip yang dimiliki SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.
AL-
saya sendiri, selaku kepala madrasah (2)
Arsip anggota perpustakaan, arsip ini digunakan
penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:
SMK
perpustakaan disini ada tiga element, (1)
Karangjati.
Berdasarkan bahan penelitian tersebut diatas maka alat
perpustakaan
Jawab : untuk yang bertanggung jawab atas
pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
Metode dan Alat Penelitian
atas
AMNANIYAH Karangjati?
Arsip pengembalian buku, arsip ini digunakan
SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.
Siapa saja orang-orang yang bertanggung jawab
berjalan selama ini untuk pengembalian buku
2)
untuk
kepada beberapa pihak yang berkaitan dengan
untuk mengetahui sejauh mana sistem yang
1)
kebutuhan.
Wawancara,
Karangjati.
3.5.
dilakukan
karangjati saat ini?
berjalan selama ini untuk peminjaman buku pada
3)
akan
dilakukan dengan:
untuk mengetahui sejauh mana sistem yang
2)
yang
awal analisa untuk mengidentifikasi masalah dan
Arsip peminjaman buku, arsip ini digunakan
perpustakaan
AL-
Pengumpulan data dilakukan sebagai tahap
Karangjati, dokumen yang diamati yaitu: 1)
tentang
SMK
Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini materi yang digunakan adalah data
berisi
luar
menganalisis strategi pada penelitian adalah sebagai berikut:
Bahan Penelitian
pengolahan
:
Langkah-langkah Penelitian
a. Pada tahap ini berdasarkan hasil studi dan analisis yang telah di lakukan,para anggota melakukan :
dari
AMNANIYAH Karangjati.
Langkah-langkah
3.3.
pustaka
data
AMNANIYAH Karangjati. 3.
Permasalahan apa saja yang sering muncul dalam pengelolaan perpustakaan di SMK AL-AMNANIYAH Karangjati?
Jawab : untuk permasalahan yang sering muncul adalah sering terjadi kesalahan dalam, proses pengelolaan perpustakaan, baik dalam penulisan data anggota, penulisan data buku yang di pinjam, penulisan
data
buku
yang
di
kembalikan,
penulisan data-data buku, dan juga sering rusaknya data-data yang ada pada buku laporan data anggota, buku laporan pengembalian, buku laporan peminjaman, dan juga arsip-arsip lainnya.
ini dilakukan untuk meminimalisir kesalahan4.
Perlukah di adakannya sistem informasi
kesalahan yang terjadi yang dibabkan oleh sistem
perpustakaan berbasis IT pada SMK AL-
kerja manual. Selain itu sistem informasi ini
AMNANIYAH Karangjati?
diharapkan dapat meringankan beban maupun
Jawab : melihat perkembangan jaman yang
waktu yang digunakan sehingga hal tersebut dapat
semakin hari semakin maju, dan juga
lebih efektif maupun efisien.
melihat seringnya terjadi kesalahan yang ada
4.
Untuk menunjang kelancaran dalam membangun
pada pengelolaan data perpustakaan pada
sistem informasi itu, maka penulis menggunakan
sekolah ini, saya rasa sangat perlu untuk di
dokumen-dokumen yang ada pada perpustakaan
bangunnya sistem informasi perpustakaan
tersebut.
berbasis IT. Selain untuk meminimalisir
5.
Selain menggunakan dokumen-dokumen tersebut,
kesalahan yang terjadi pada pengelolaan
penulis juga
data-data
informasi
Browsing, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya
perpustakaan yang akan di bangun nantinya
dengan masalah yang akan di teliti sebagai bahan
dapat lebih meringankan pekerjaan kepala
referensi tertulis.
yang
ada,
sistem
menggunakan
literatur, jurnal,
perpustakaan dalam mengelola perpustakaan
b.
sehingga waktu maupun tenaga lebih efektif
4.ANALISA DAN PEMBAHASAN
dan efisien.
4.1 Sistem lama yang sedang berjalan
Kearsipan,
mengumpulkan
dokumen-
kejuruan
AL-AMNANIYAH
Karangjati pada sistem yang berjalan saat ini.
yang fokus terhadap tuntutan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
Adapun dokumen-dokumen yang dikumpulkan
berkualitas. Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH
adalah sebagai berikut :
Karangjati sebagai Lembaga
Dokumen daftar anggota
senantiasa mempersiapkan dan mewujudkan kebutuhan Sumber
mulai guru, karyawan, dan juga siswa-siswi
Daya Manusia (SDM) yang kompetitif, kreatif, professional dan
SMK AL-AMNANIYAH Karangjati.
berdaya
2.
Dokumen
3.
Dokumen
4.
Pendidikan yang formal akan
perpustakaan,
laporan
peminjaman
buku
pengembalian
buku
perpustakaan.
saing
tinggi.
Sekolah
menengah
kejuruan
AL-
AMNANIYAH Karangjati berdiri tahun 1964 Alhamdulillah telah mendapat sambutan dari masyarakat Kecamatan Karangjati dan
laporan
Kecamatan sekitarnya, terbukti pertama kali berdiri pendaftar
perpustakaan.
mencapai
Dokumen laporan data buku yang ada di
AMNANIYAH Karangjati juga sudah di lengkapi dengan sarana
perpustakaan.
dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana tersebut
90
siswa.
Sekolah
menengah
kejuruan
AL-
Metode penelitian kepustakaan, mengumpulkan
meliputi laboratorium komputer, laboratorium bahasa, ruang olah
sumber pustaka dan literatur yang berkaitan
raga, dan yang tidak ketinggalan adalah ruang perpustakaan.
dengan
Perpustakaan Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH
analisa
dan
pembangunan
sistem
informasi perpustakaan, sebagai referensi yang
Karangjati
digunakan dalam proses penelitian.
didirikanya madrasah tersebut. Perpustakaan Sekolah menengah
Dengan begitu, dari beberapa metode yang dilakukan penulis dapat di ambil beberapa kesimpulan : 1.
menengah
Karangjati merupakan salah satu dari berbagai jalur pendidikan
1.
c.
Sekolah
dokumenperpustakaan SMK AL-AMNANIYAH
Perpustakaan
SMK
didirikan pada tahun 1964, bertepatan dengan
kejuruan AL-AMNANIYAH Karangjati
memiliki berbagai
macam koleksi pustaka yang cukup banyak tersedia. Sumber
AL-AMNANIYAH
Karangjati masih menggunakan sistem manual
pustaka diperoleh dari pengadaan, yaitu membeli buku, sumbangan dari Depdikbud, dan lain-lain.
dalam mengelola perpustakaan. 2.
Perpustakaan
SMK
AL-AMNANIYAH
Meskipun koleksi-koleksi pustaka yang dilmiliki
perpustakaan
Sekolah menengah kejuruan AL-AMNANIYAH cukup lengkap,
Karangjati di pegang oleh kepala
3.
dan di bantu oleh beberapa staf.
akan tetapi sistem pengelolaan perpustakaan tersebut belum
Dikarenakan SMK AL-AMNANIYAH dalam
memadai. Itu semua dikarenakan sistem pengelolaan perpustakaan
mengelola perpustakaan masih menggunakan
belum terkomputerisasi. Mulai dari pencatatan anggota baik guru
sistem manual, maka perlu dibangunnya sebuah
maupun siswa, proses peminjaman buku, proses pengembalian
sistem informasi perpustakaan berbasis IT. Hal
buku, maupun data-data buku yang ada pada perpustakaan. Dalam pengelolaan
perpustakaan,
petugas
perpustakaan
harus
memasukkan data-data tersebut kedalam suatu buku. Sehingga
4.2.1
tenaga maupun waktu yang diperlukan dalam pengelolaan tersebut
Flowchart Sistem a. Flowchart sistem adalah gambaran secara umum
cukup lama. Selain itu, ditinjau segi materiil juga membutuhkan
bagaimana
dana yang lebih banyak dikarenakan harus membeli banyak buku
flowchart sistem baru sebagai berikut :
untuk pencatatan itu INFORMASI
semua. Maka di buatlah
PERPUSTAKAAN
sistem
berjalan.
Adapun
gambaran
SISTEM
MENGGUNAKAN
MICROSOFT ACCESS 2007.
4.2 Fungsi dan Kegunaan Sistem bagi Perusahaan
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang bekerja secara bersamasama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan, pemprosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan. Sistem informasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen
Gambar 4.2.1.1 Flowchart Sistem Baru b.
dalam suatu sistem organisasi atau instansi untuk
Flowchart Admin Jika sudah masuk sistem maka admin dapat
mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.
mengakses sistem informasi perpustakaan ini untuk
Berdasarkan hasil penelitian, diharapkan pembuatan
kemudian melakukan tugasnya sebagai petugas
sistem informasi perpustakaan
seperti input data siswa ,input kelas, input data
dapat membantu
transaksi peminjaman.
SMK Al Amnaniyah antara lain : a.
Membantu petugas Pustakawan dalam Pencatatan dan laporan peminjaman buku.
b.
Membantu
proses
pengolahan
peminjaman
buku
secara
cepat,tepat,akurat
serta
menghindari
banyak kesalahan.
Gambar 4.2.1.3 Flowchart Admin
c.
Flowchart Operator Jika sudah masuk maka operator dapat mengakses
sistem
perpustakaan
ini
untuk
kemudian
melakukan tugasnya sebagai petugas. Hak akses petugas disini hanya melayani input transaksi peminjaman buku kepada siswa.
Info buku Info data anggota Info kartu anggota
Admin
Verifikasi data siswa Verifikasi peminjaman buku Verifikasi buku Sistem Informasi Perpustakaan
Kartu anggota
Verifikasi laporan
Verifikasi laporan Anggota
Buku yang di pinjam Kepala sekolah
Kartu anggota Info peminjaman buku
Gambar 4.3.1 Diagram Konteks Gambar 4.2.1.4 Flowchart Operator
a)
Admin,
menggambarkan
seseorang
yang
bertugas menginputkan data-data yang ada
4.3
dalam sistem informasi perpustakaan seperti
Diagram Alir Data a.
peminjaman,
Diagram Konteks
edit database
,backup database.
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari
b)
suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu
DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem akan
memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem.
Kepala sekolah, menggambarkan seseorang sebagai pengontrol kegiatan peminjaman buku
sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari
atau output dari sistem. Diagram Konteks
pengembalian,
oleh siswa / anggota. c)
Anggota, menggambarkan seseorang yang melakukan
transaksi
peminjaman
dan
pengembalian buku.
Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Diagram konteks ini berisi siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem. Dibawah ini adalah diaggram kontek untuk sistem informasi perpustakaan SMK Al Amnaniyah Karangjati.
a. DFD admin level 1 Penjelasan dari DFD (Data Flow Diagram) level 1 untuk proses admin tersebut adalah sebagai berikut , admin menginputkan data, menggambarkan seseorang yang hanya bertugas dalam transaksi peminjaman dan pengembalian buku.
Gambar 4.3.2 DFD level 1 Admin
a)
Dapat melihat seluruh data peminjaman yang
DFD level 2
b)
Petugas
c)
Sistem dapat memberikan informasi laporan
ada di sistem. b.
edit
semua
data
dan
melakukan transaksi ke dalam sistem.
DFD (Data Flow Diagram) pada proses input output level 2 proses yaitu : a)
dapat
peminjaman.
DFD Level 2 Admin Pada proses admin level 2 ini terjadi beberapa
Sistem juga dapat menyediakan login untuk
proses yaitu:
Petugas yaitu Operator yang mempunyai hak
(a) Proses data anggota
akses transaksi peminjaman.
Proses data anggota merupakan proses yang digunakan untuk input
anggota
nama,status, pengarang,
seperti
b.
Kebutuhan Nonfungsional
a)
Perangkat keras yang dibutuhkan adalah PC
id,
judul
buku,
penerbit,
tanggal
Perangkat Keras
desktop, atau notebook dengan spesifikasi sebagai berikut : a)
yang sekelas.
pinjam,tanggal kembali,keterangan.
(b)
Perangkat
Proses peminjaman dan pengembalian Data
pada
proses
peminjaman
dan
pengembalian ini diambil dari data tabel
(c)
Processor Intel Pentium IV keatas atau
b)
minimal RAM 512 MB.
c)
HDD 80Gb
keras
yang
digunakan
dalam
pembuatan sistem informasi perpustakaan adalah sebuah laptop dengan spesifikasi sebagai berikut :
pinjam yang nantinya menjadi sebuah
(a)
Toshiba Satelit C 600.
laporan.
(b)
Prosesor Intel(R) Core(TM) 2 duo.
Proses
rekap
peminjaman
dan
pengembalian Data
pada
proses
peminjaman
dan
pengembalian ini diambil dari data tabel
proses
b)
(c)
Hardisk 320GB.
(d)
Memory 2GB.
(e)
Monitor 14,1”
Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan sistem
pinjam yang nantinya menjadi sebuah
adalah :
laporan
(a)
Sistem Operasi Windows Xp atau Windows 7.
Kepala Sekolah Verifikasi data Tabel data anggota
Tabel data peminjaman dan pengembalian
Verifikasi data
Ambil data anggota
Proses data anggota
transaksi
2 Admin Input data anggota
a.
Proses peminjaman Dan pengembalian
Input data transaksi Informasi data transaksi
Microsoft office 2007 Database Access 2007
4.5 Perancangan Data Base
Input data transaksi Ambil data
Input data anggota
(b) (c)
Database merupakan kumpulan dari data-data yang saling terkait satu dengan yang lainnya. Database pada sistem informasi pembayaran
Informasi data anggota
Kartu anggota Laporan Peminjaman dan pengembalian
Input Rekap Peminjaman Dan pengembalian
Anggota
Peminjaman dan pengembalian
Ambil Data transaksi
perpustakaan pada SMK Al Amnaniyah terdiri dari beberapa tabel yang perlu dibuat yaitu: a) Tabel Buku
Proses rekap peminjaman Dan pengembalian
b) Tabel Pinjam c) Tabel Siswa
4.6 Perancangan Antarmuka Sistem Gambar 4.3.3 DFD level 2 Admin
4.4
Perancangan antarmuka sistem merupakan
Analisis Kebutuhan Sistem Baru a.
4.6.1 Halaman utama
Kebutuhan Fungsional Sistem
dapat
menyediakan
petugas
mempunyai hak akses sebagai berikut:
yang
Pada halaman utama terdapat menu pilihan, tambah, hapus, tutup. Setiap menu mempunyai fungsi – fungsi tersendiri.
Gambar 4.6.3.1
5.KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan Dari
penelitian
yang
dilakukan
pada
system
pengolahan data pada perpustakaan SMK AL-AMNANIYAH maka dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan system yang belum terkomputerisasi sangat tidak efektif dan tidak efesien untuk menghasilkan informasi secara cepat, akurat, dan relevan. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis Gambar 4.6.1.1
komputerisasi diharapkan informasi yang di hasilkan lebih berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena
4.6.2
Form Tabel Siswa
dalam
system
komputerisasi
mempunyai
banyak
keuntungan yang dapat antara lain :
Form Tabel siswa menu ini berguna untuk
1.
Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat,
2.
Dapat
menginput data siswa. Sub menu ini hanya bisa di akses
dan relevan.
oleh admin.
menghemat
waktu
untuk
pencarian,
pencatatan, dan pemasukan data dengan mudah. 3.
Dapat
mengurangi
kinerja
dalam
rangka
melakukan pelayanan dan mnyelesaikan tugastugas dengan baik. 4.
Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
5.2 Gambar 4.6.2.1
Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-
saran sebagai berikut : a. 4.6.3 Form Tabel Buku
Untuk mengoptimalkan pekerjaan, sebaiknya sistem
Form Tabel Kelas ini berguna untuk menginput
informasi
Perpustakaan
yang
sirkulasi belum
buku
pada
terkomputerisasi
data nama buku , pengarang, penerbit, status . Menu ini
diperbarui dengan menerapkan system yang
hanya bisa di akses oleh admin.
terkomputerisasi. b.
Sistem
informasi
sirkulasi
buku
berbasis
komputer yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak sekolah dalam melakukan pengolahan data. c.
Seiring
berkembangnya
perpustakaan
maka
semakin komplek juga kebutuhannya sehingga menyebabkan system yang sudah berjalan pada saatnya nanti akan dapat memenuhi kebutuhan perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA http://yulius.dosen.narotama.ac/id/2012/02/07/membuat-databasemenggunakan-micosoft-access/ http://www.ronamasa.com/2011/06/cara-membuat-form-aplikasidatabase.html http://www.ronamasa.com/2011/09/cara-design-form-input-dataaplikasi.html http://www.ronamasa.com/2001/06/cara-membuat-kontrol-buttonform.html Sigit Prayitno Trihandoko.2008 Rancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada SMA N 5 tanggerang diterbitkan Fakultas Ilmu Komputer, Program Studi Sistem Informasi-Universitas Mercu Buana http://www.Mercubuana.ac.id.
