SISTEM INFORMASI PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA MELALUI KERJA SAMA INTERNATIONAL JOINT OPERATION (IJO) PADA PROYEK INFRASTRUKTUR Shirly Susanne Lumeno1 dan Joko Siswanto2 1
Mahahasiswa Program Doktor, Program Studi Teknik Sipil, FTSL,ITB, Jl. Ganesa No.10 Bandung 40132 Email :
[email protected] 2 Kelompok Keahlian Manajemen Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Bandung, Jl. Ganesha No. 10 Bandung 40132 Email:
[email protected]
Abstrak Paper ini bertujuan untuk menghasilkan suatu sistem informasi bagaimana merencanakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang tepat oleh perusahaan konstruksi pada proyek Internastional Joint Operation (IJO). Proses ini dilakukan mulai dari perencanaan, penempatan, dan pengembangan SDM selama proses konstruksi berlangsung melalui penilaian manajemen HRD JO dengan harapan dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang akurat untuk mencapai proses perencanaan SDM tersebut sehingga tujuan perusahaan JO dapat tercapai. Data diperoleh dengan melakukan survei melalui kuesioner dan wawancara terhadap pimpinan manajemen, manager HRD dan tenaga kerja pada perusahaan yang melakukan kerja sama joint operation antara perusahaan domestik dan perusahaan asing pada proyek infrastruktur di Indonesia. Hasil penelitian mengenai sistem informasi perencanaan SDM pada proyek berskala internasional ini, menunjukkan adanya masalah dalam perencanaan dan penempatan tenaga kerja konstruksi dalam usaha bersama tersebut akibat dari sistem informasi yang kurang baik. Diharapkan melalui penelitian ini dapat menghasilkan sistem informasi yang tepat dalam perencanaan sumber daya manusia pada kontraktor international joint operation proyek infrastruktur. Kata kunci : International Joint Operation,Proyek (IJO), Sistem Informasi, Perencanaan SDM, Proyek, Organisasi 1. Pendahuluan Pada umumnya pembangunan infrastruktur di Indonesia yang berskala besar, membutuhkan biaya tinggi serta keahlian khusus sering melibatkan kontraktor domestik dan kontraktor asing dalam kerja sama International Joint Operation (IJO). Selain itu, keterlibatan kontraktor asing dalam proyek infrastruktur di Indonesia oleh karena dana proyek yang digunakan berasal dari pinjaman luar negeri sehingga negara pemberi pinjaman akan mengikut sertakan kontraktor asal negaranya dalam proyek infrastruktur tersebut. Sementara itu, peraturan yang berlaku di Indonesia (LPJK, 2008) mewajibkan kontraktor asing yang ikut bekerja dalam proyek konstruksi di Indonesia harus menggandeng atau bermitra dengan kontraktor domestik. Dengan terbentuknya IJO dari dua perusahaan atau lebih diharapkan mampu memfasilitasi kombinasi sumber daya ekonomi, keterampilan, dan pengetahuan yang diperlukan pada proyek (Andrew et al, 2006). Melalui kerja sama di harapkan terjadi kinerja yang lebih baik karena kompetensi dan sumberdaya perusahaan –perusahaan yang berpartisipasi dapat dikombinasikan (Marzuki dan Lumeno 2011). Kombinasi sumber daya organisasi proyek IJO antara lain kombinasi SDM yang dibawa oleh masingmasing organisasi tersebut, yaitu SDM kontraktor asing dan kontraktor domestik. SDM dalam perusahaan menjadi perhatian khusus karena memiliki peranan sangat penting sebagai penggerak seluruh akitivitas organisasi proyek dan menentukan tercapainya tujuan organisasi joint operation. Peranan SDM dapat di lihat dari SDM sebagai perencana, pelaksana, serta pengambil keputusan dalam pencapaian tujuan. Tujuan perusahaan IJO dapat tercapai apabila manajemen organisasi dapat menempatkan SDM yang tepat, mengetahui jumlah SDM serta keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam jangka waktu pendek maupun panjang. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang baik untuk melakukan perencanaan SDM berdasarkan kebutuhan organisasi. Sistem informasi juga dapat membantu dalam pengolahan data, penilaian SDM sehingga data dan informasi yang diperoleh dapat didistribusi dari divisi yang satu ke divisi yang lain ataupun SDM yang satu ke SDM yang lain (Sean, 1995). Penelitian ini akan mengkaji bagaimana sistem informasi khususnya pada perencanaan sumber daya manusia kontraktor IJO dalam melibatkan SDM asing dan SDM domestik. Sistem informasi merupakan kombinasi komponen dalam perusahaan atau organisasi yang terdiri atas orang, sistem,dan rosedur, serta KoNTekS 6 Universitas Trisakti, Jakarta 1-2 November 2012
MK-157
Manajemen Kontsruksi teknologi informasi untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi dan menyalurkanya untuk digunakan oleh organisasi (O’Brien, 1999). Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah suatu proses analisis kebutuhan SDM secara kuantitatif (jumlah orang) dan kualitatif (jenis orang/ keahlian) sesuai dengan data rekapitulasi kekuatan SDM yang dimiliki oleh organisasi dikaitkan dengan rencana pengembangan aktivitas divisi masa mendatang (Armstrong, 1990). Penentuan kebutuhan dibuat berdasarkan sistem informasi SDM yang merupakan dasar untuk perencanaan sumber daya manusia jangka pendek dan jangka panjang. 2. International Joint Operation Menurut Parker et al (1984), joint operation merupakan sebuah kemitraan dari dua kontraktor atau lebih yang bekerja sama untuk menawarkan sebuh pekerjaan konstruksi particular. Joint operation dibentuk hanya untuk satu pekerjaan dan dibubarkan setelah pekerjaan tersebut selesai serta merupakan suatu tipe aliansi khusus yang dapat memberikan peluang khusus untuk mengkombinasikan kompetensi tertentu serta sumber daya perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi (Geringer,1988). Partisipan joint operation ini bergabung seringkali melalui kontrak perjanjian, untuk memberikan kontribusi sumber daya keterampilan, pengalaman. Joint operation dibentuk hanya untuk satu pekerjaan dan dibubarkan setelah pekerjaan tersebut selesai. Partisipan joint operation ini bergabung seringkali melalui kontrak perjanjian, untuk memberikan kontribusi sumber daya keterampilan, pengalaman, pembiayaan atau sumber daya fisik (Liu dan Fellows, 2008). Istilah joint operation sendiri hanya berlaku di Indonesia sementara dinegara luar dikenal dengan joint venture. International Joint Operation (IJO) adalah suatu joint operation yang melibatkan dua organisasi atau lebih yang mengkontribusikan ekuitas dan sumber daya mereka dan sedikitnya satu mitra memiliki kantor pusat diluar negara dimana joint operaton tersebut beroperasi (Ozorhon et al, 2007). Untuk memasuki pasar konstruksi yang baru di seluruh dunia dewasa ini banyak perusahaan konstruksi melakukan kerja sama melalui IJO. Jumlah IJO tumbuh semakin pesat di seluruh dunia terutama dinegara berkembang (Lim dan Liu, 2001). Di Indonesia kerja sama IJO memiliki dua sifat atau bentuk yaitu, bersifat non integrated dan integrated. IJO yang bersifat non integrated memiliki struktur organisasi yang terpisah antara kontraktor asing dan kontraktor domestik. Sementara IJO yang bersifat integrated hanya memiliki satu struktur organisasi dimana kontraktor asing dan domestik akan membentuk sturktur organisasi yang baru dan masing-masing SDM akan berada dalam satu struktur organisasi.
Gambar 1. IJO bersifat non integrated
MK-158
Gambar 2. IJO bersifat integrated
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Kontsruksi 3.
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam organisasi atau perusahaan yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi (Indrajit, 2000). Komponen-komponen tersebut antara lain teknologi informasi, proses dan prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia dan sebagainya. Bagi manajemen organisasi perusahaan sistem informasi dibutuhkan untuk mendukung proses pengambilan keputusan dimana tercakup didalamnya seperti proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Dalam sistem informasi, komponen-komponen tersebut teroganisir mulai dari orang-orang (people), perangkat keras (heardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi (communications networks), dan sumber data (data resource) selanjutnya dikumpulkan, ditransformasi dan disebarkan informasi tersebut dalam organisasi ( O’Brien, 1998).
Gambar 3. Komponen sistem informasi (O’Brien, 1998) Salah satu bagian yang sangat penting dari sistem informasi adalah sistem informasi sumber daya manusia karena sebagai motor penggerak dalam organisasi dan memiliki peranan sangat besar dalam menentukan berhasil tidaknya tujuan organisasi. Keputusan-keputusan manajemen organisasi yang baik dan tepat harus didukung oleh sistem informasi yang baik. Sistem informasi SDM merupakan bentuk prosedur yang sistematik dalam hal mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi data suatu organisasi mengenai sumber daya manusia serta kegiatan-kegiatan personalia. Sistem informasi manajemen digunakan untuk menyiapkan statistik sumber daya manusia dan menganalisis keluarnya SDM atau pemborosan sumber daya sehingga perkiraan kebutuhan dan suplai dapat dibuat dan perbandingan dilakukan antara jumlah yang dianggarkan dan jumlah yang sesungguhnya (Armstrong, 1990). Dalam proyek IJO, sistem informasi sangat dibutuhkan mengingat kompleksitas proyek dan melibatkan banyak pihak serta sumber daya khususnya sumber daya manusia yang notabennya berasal dari organisasi yang berbeda dan bekerja dalam satu organisasi jo. 4.
Perencanaan SDM
Secara umum organisasi merupakan sekumpulan dua orang atau lebih dimana masing-masing memiliki keahlian dan pengetahuan yang berbeda untuk melaksanakan pekerjaan bersama-sama dalam satu lingkup untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Untuk mendapatkan hasil kerja yang efisien dan efektif serta kinerja perusahaan yang baik dibutuhkan perencanaan sumber daya yang tepat termasuk didalamnya perencanaan sumber daya manusia. Kegiatan yang terkait dengan SDM meliputi penyediaan (recruitment), pengalokasian dan pemanfaatan (Bernardin, 2007). Perencanaan SDM adalah sebagai proses menentukan, pengembangan, pengimplementasian, peramalan dan pengontrolan yang menjamin perusahaan memiliki kesesuain SDM dari jumlah , penempatan secara benar, tepat waktu sehingga memberikan manfaat bagi organisasi perusahaan (Milkovich dan Nystrom, 1981). Perencanaan tenaga kerja adalah proses identifikasi jenis dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan suatu proyek, dimana ketersediaan sumber daya manusia tersebut harus tepat waktu dan tidak boleh terlambat atau terlalu awal karena merupakan sumber pemborosan biaya pelaksanaan proyek (Soeharto, 2001). Dengan demikian perencanaan Sumber Daya Manusia pada organisasi adalah perencanaan strategis dari manajemen organisasi guna memperoleh dan memilihara SDM yang dibutuhkan sebuah perusahaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Perencanaan strategi tersebut meliputi: memperoleh (memilih, menetapkan dimana SDM tersebut diperoleh, kapan dibutuhkan), memanfaatkan, mengembangkan, mempertahankan, melepas tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Sasaran perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa organisasi: 1)
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
MK-159
Manajemen Kontsruksi mendapatkan dan mempertahankan kuantitas dan kualitas SDM yang diperlukan; 2) mampu mengatasi masalah-masalah yang muncul dari potensi kelebihan atau kekurangan SDM (Schuller, 1987). Sementara itu dalam perencanaan SDM ada empat kegiatan yang harus dilakukan yaitu: 1) perkiraan kebutuhan, yaitu memperkirakan kebutuhan SDM masa depan; 2) perkiraan suplai, yaitu memperkirakan suplai orang dari dalam dan dari luar organisasi berdasarkan analisis; 3) menentukan kebutuhan SDM, yaitu menganalisis perkiraan kebutuhan dan suplai untuk mengenali kebutuhan atau kelebihan tenaga kerja dimasa datang; 4) perencanaan tindakan, yaitu menyiapkan dan melaksanakan rencana untuk memenuhi kebutuhan SDM atau mengatasi kelebihan SDM. Dan juga, untuk merencanakan SDM yang efektif meliputi: 1) environmental scanning; 2) analisis tenaga kerja; 3) analisis suplai; 4) analisis kesenjangan; 5) perencanaan tindakan; 6) evaluasi (Bernardin, 2007). Manfaat Perencanaan SDM Perencanaan SDM sejak awal memberikan manfaat, yaitu (Saptadi, 2011): Meningkatkan sistem informasi SDM, yang secara terus menerus diperlukan dalam mendayagunakan SDM sehingga lebih efektif dan efisien untuk mencapai tujuan perusahaan. Meningkatkan pendayagunaan SDM sehingga setiap tenaga kerja memperoleh peluang dalam memberikan kontribusi terbaik guna mencapai tujuan organisasi perusahaan. Dalam proyek IJO perencanaan SDM sangat diperlukan dan membutuhkan strategi yang lebih baik mengingat proyek international joint operation lebih kompleks dibandingkan dengan proyek joint operation domestik. Hal ini disebabkan karena proyek IJO terdiri dari dua atau lebih organisasi yang berbeda asal negara, beda budaya dan beda sistem kerja, serta proyek infrastruktur biasanya berada pada lokasi dimana lingkungan sosial cukup kompleks sehingga harus melibatkan penduduk setempat dalam proses konstruksi yang belum tentu kapasitas SDM lokal sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu, khususnya SDM IJO kontraktor asing menghadapi hukum dan peraturan mengenai tenaga kerja di negara tuan rumah yang mungkin berbeda dengan negara asalnya. Untuk itu sebuah perusahaan yang melakukan pekerjaan lintas negara perlu memahami dengan baik budaya, hukum, lingkungan sosial, serta peraturan yang berlaku di negara tujuan khususnya yang berhubungan dengan SDM. Pada proyek yang bersifat Joint Operation hal yang perlu diperhatikan adalah keterlibatan berbagai perusahaan dalam perencanaan tenaga kerja. Keuntungan yang didapatkan adalah (Dibner, 1972) : • Personil yang tersedia untuk diikutkan dalam JO lebih banyak dan bervariasi apalagi bagi kontraktor asing yang melibatkan tenaga kerja asing, lokal dan nasional dalam pekerjaan yang sama. • Pengalaman yang ada pada masing-masing pihak pada proyek sebelumnya. Bagi tenaga kerja lokal merupakan kesempatan yang baik terlibat dalam satu tim kerja dengan tenaga kerja asing yang mungkin jauh lebih berpengalaman dalam proyek. Pada Joint Operation hal yang perlu diwaspadai adalah : • Setiap perusahaan memiliki kepentingan masing-masing sehingga konflik kepentingan bisa terjadi. • Bagi pihak yang terlibat antara pihak yang satu dengan pihak lainnya mengetahui kualitas personil lainnya kemungkinan kurang dipahami, sehingga memerlukan komitmen untuk berbuat sebaik-baiknya serta kepercayaan satu sama lain.
Gambar 4. Perencanaan SDM pada proyek IJO
MK-160
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Kontsruksi 5. Studi Kasus Pada IJV Berbasis Proyek Infrastruktur Pada penelitian ini studi kasus di lakukan pada kontraktor asing dan kontraktor nasional yang melakukan kerjasama melalui sistem kerja sama International Joint Operation dalam menangani proyek infrastruktur pembangunan bendungan ngan dan pembangkit tenaga listrik di wilayah Sulawesi Selatan. Proyek ini dimulai sejak tahun 2005 dan selesai pada pertengahan tahun 2011. Proyek ini dibangun untuk menunjang kegiatan operasi dari salah satu perusahaan yang ada di daerah tersebut dan sumber ber dananya berasal dari swasta murni. Seperti halnya pada banyak proyek infrastruktur yang berskala besar, pelaksanaannya membutuhkan sumber daya yang kompleks dan kemampuan teknis yang tidak mudah. Khususnya yang berhubungan dengan sumber daya manusia, mega ega proyek ini membutuhkan sistem perencanaan SDM yang tidak mudah dan peranan sistem informasi dalam hal ini sangat besar. Manager Human Resource memiliki tanggung jawab yang tidak mudah dan harus membangun satu sistem informasi yang baik dalam perencanaa perencanaan SDM di lapangan. Dukungan semua lini dalam struktur organisasi sangat diharapkan untuk memberikan kontribusi berupa informasi kebutuhan SDM dari segi kuantitas maupun kualitas serta waktu yang ditentukan. Kontraktor yang terlibat dalam proyek pembangunan bendungan ini terdiri dari kontraktor asing dan kontraktor domestik dimana masing masing-masing masing pihak akan menempatkan SDM asal organisasinya serta SDM yang dikontrak oleh organisasi IJO selama proyek berlangsung. 5.1 Kebutuhan SDM dalam proyek Jenis SDM yang dibutuhkan dalam proyek IJO didasarkan atas jenis pekerjaan, jenis jabatan, serta keahlian yang nantinya akan mengisi struktur organisasi proyek yang terdiri dari beberapa level manajemen. Berdasarkan hal tersebut diatas kebutuhan SDM disajikan dalam ben bentuk tuk tabel 1 sedangkan struktur organisasi dapat dilihat pada gambar 5. Level manajemen 0 menggambarkan pengelola joint operation yang terdiri dari perwakilan pemilik proyek, dan kedua perusahaan kontraktor yang bermitra. Level manajemen 1 sampai dengan llevel evel manajemen 3 merupakan organisasi pelaksana proyek. Terlihat dari struktur organisasi IJ IJO di atas bahwa pihak mitra asing lebih berperan sebagai pemimpin proyek dan pengelola aspek teknik sedangkan pihak mitra domestik lebih berperan di dalam pengelolaan pengelolaan finansial, administratif, dan pengadaan. Penanganan permasalahan tenaga kerja lebih banyak dilakukan oleh mitra domestik. Selain tenaga kerja di dalam level manajemen 1, 2, dan 3, perlu diadakan pula tenaga kerja terampil ((skilled) dan tenaga kerja semi terampil ((semi skilled). Di antara tenaga kerja IJO yang berjumlah total 659 orang, 79.67% berasal dari desa desa--desa di wilayah pemberdayaan proyek, 12.44% berasal dari Jakarta, Surabaya, dan Sulawesi di luar daerah proyek, dan 7.89% berasal dari luar negeri (Jepang, Inggris, Myanmar, dan Filipina)
KLUSTER SATU 32 + 5 desa – 4 Kecamatan Wilayah Pemberdayaan PTI 32 Desa Sebelumnya 5 Desa Tambahan
Gambar 5. Sistem penerimaan SDM berdasarkan klusterisasi
KoNTekS 6
MK-161
Manajemen Kontsruksi Pengadaan SDM yang dilakukan di dalam IJO berdasarkan ruang lingkup dan prioritas seleksi sebagai berikut :
Prioritas kesempatan untuk melamar pekerjaan dan menawar kesempatan usaha, diberikan kepada penduduk setempat dan pengusaha lokal di wilayah pemberdayaan perusahaan, untuk kemudian dikembangkan ke wilayah lain, bilamana diperlukan setelah melalui proses seleksi. Yang dimaksud dengan “wilayah pemberdayaan ” atau “Kluster Satu”dalam kaitan pembangunan bendungan ini, adalah seluruh desa dalam wilayah Kecamatan Nuha, Wasuponda, Towuti dan Malili, tanpa terkecuali.
Selanjutnya, bilamana seleksi telah dilakukan untuk kluster inti tersebut, namun belum terpenuhi, maka akan dibuka kesempatan untuk kluster selanjutnya, yaitu: 7 wilayah kecamatan lainnya di Kabupaten Luwu Timur (Kluster Dua), seluruh wilayah kabupaten lain dalam Provinsi Sulawesi Selatan (Kluster Tiga), dan seluruh propinsi di Indonesia (Kluster Empat). Apabila sampai di kluster 4 tidak diperoleh SDM yang dibutuhkan maka akan dibuka untuk SDM asing. 0 -1 P r o je c t O w n e r ’s C o m p a n y 0 -2 O w n e r ’s R e p r e s e n t a tiv e In te rn a tio n a l J o in t V e n tu r e
0 -3 M itr a D o m e s t ik H e a d O ffi c e M a k a s a r O f fic e
Level M a n a je m e n 0
0 -5
1 -1
F
0 -4 M itr a a s i n g C o r p . H e a d O ffi c e In d o n e s i a D is t r i c t O ffi c e
F
1 -2
1 -3 1 -4 1 -4
L 1 -5
Level M a n a je m e n 1
1 -6
1 -7
1 -8
2 -3
2 -1 2 -2
Level M a n a je m e n 2
2 -4
2 -5
2 -7
2 -6
2 -3
2 -8
2 -9
2 -1 0
2 -1 1
2 -1 2
L 3 -1
F
3 -2
F
3 -3
3 -2
F
3 -4
3 -7
3 -8
3 -9
3 -2
F
3 -2
3 -2
F
3 -6
3 -5 F
Level M a n a je m e n 3
3 -1 0
3 -1 1
L
3 -1 3
3 -1 2
L
3 -1 3
L
3 -1 4
L
L 3 -2
F L
F
3 -2
L
K e te ra n g a n : P e g a w a i m it r a d o m e s t ik P e g a w a i m it r a a s in g F
P e g a w a i k o n t r a k J V ( A s in g )
L
P e g a w a i k o n t r a k J V ( L o k a l- I n d o n e s ia )
Gambar 6. Struktur organisasi IJO berbasis proyek yang diteliti
5.2 Sistem Informasi Perencanaan SDM organisasi proyek IJO Sistem informasi yang digunakan dalam organisasi proyek IJO yaitu informasi berupa data dalam bentuk file, dalam bentuk lisan melalui komunikasi langsung ataupun menggunakan alat komunikasi serta komunikasi lewat media elektronik. Perencanaan SDM pada pembangunan infrastruktur kontraktor IJO diawali dengan memahami kebutuhan SDM proyek baik dalam jangka waktu pendek sampai jangka waktu panjang. Jenis tenaga kerja yang dibutuhkan berdasarkan jenis jabatan, kompetensi serta keterampilan berdasarkan struktur organisasi berdasarkan beberapa level manajemen. Jabatan yang dibutuhkan disajikan dalam bentuk tabel 1.
MK-162
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Kontsruksi Gambar 7. Alur informasi kebutuhan SDM Keterangan : • Supervisor akan melaporkan kepada manajer ketika terjadi kekurangan tenaga kerja dilapangan. • Manajer bersama supervisor berdiskusi berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan klasifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan. • Hasil tersebut dilaporkan manajer ke Superintendent, kemudian diteruskan ke General Manager Construction. GM Construction berdiskusi terlebih dahulu dengan Superintendent selanjutnya hasil diskusi tersebut dilapokan ke Deputy Project Manager. • DPM akan memberikan hasil laporan kebutuhan tenaga kerja ke Project Manager untuk meminta persetujuan. Setelah disetujui oleh Project Manager, Deputy Project Manager akan mengadakan meeting bersama dengan mengundang Superintendent, General Manager Construction, pihak HRD dan External Relation. Hasil meeting akan menentukan berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dan keahlian apa yang dicari. Khusus untuk kebutuhan tenaga kerja helper-semi skill menjadi tanggung jawab Divisi External yang selanjutnya akan bekerja sama dengan pihak pemerintah setempat. HRD mencari tenaga kerja yang memiliki keahlian khusus lewat internet maupun media masa. Tabel 1. Jabatan yang perlu diisi oleh SDM
Level manajemen 0 0-1. Owner’s Company 0-2. Owner’s Representative 0-3. Head Office Mitra Domestik
Level manajemen 1 1-1. Project Manager 1-2. EHS Superintendent 1-3. QC Manager
Level manajemen 2 2-1. Site Superintendent
Level manajemen 3 3-1. Site Manager
2-2. Engineering Manager
3-2. Site Engineer
2-3. Administrative/Finance Manager
3-3. Planning Engineer
0-4. District Office Mitra Asing 0-5. International Joint Venture
1-4. Deputy Project Manager 1-5. External Affairs Chief 1-6. General Constr. Manager 1-7. Engineering Sec.
2-4. Construction Manager (Dam) 2-5. Construction Manager (Power House) 2-6. Construction Manager (Tailrace) 2-7. Mechanical/Electrical Manager
3-4. Plant Sec.
1-8. Administrative Sec.
2-8. Q/S Manager
3-8. Mechanical Engineer 3-9. Q/C Engineer 3-10. AssistantProcurement 3-11. General Affairs Chief 3-12. General Affairs Staff 3-14. Accountant
2-9. Procurement Engineer 2-10. Document Control/Secretary 2-11. Administrative Manager 2-12. Accounting Chief
3-5. Batching Plant 3-6. Crushing Plant 3-7. Electrical Engineer
6. Metodologi Penelitian Berdasarkan sistem informasi perusahaan IJO guna merencanakan SDM yang akan ditempatkan dalam proyek, maka strategi yang digunakan oleh manajemen organisasi dikelompokkan dalam beberapa bagian seperti pada gambar 7. Indikator-indikator sistem informasi dalam perencanaan SDM yang berhasil diidentifikasi, selanjutnya dikemas dalam bentuk pertanyaan yang akan menjadi acuan ketika melakukan wawancara. Wawancara dilakukan dengan tujuan memperoleh informasi serta data dokumentasi perusahaan yang berhubungan dengan sistem informasi perencanaan SDM kontraktor IJO. Target responden adalah seluruh level manajemen 1, 2 dan 3 yang dinilai memiliki peran besar dalam prosesn perencanaan SDM melalui mekanisme sistem informasi yang dibangun oleh organisasi JO.
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
MK-163
Manajemen Kontsruksi
6.1 Survey dan Responden Survei dengan melakukan wawancara pada responden yang dituju dengan menggunakan alat perekam . Tujuan melakukan wawancara adalah untuk memperoleh informasi seberapa besar pengaruh komunikasi terhadap hubungan kerja yang berdampak pada kinerja perusahaan. Sebelum di lakukan wawancara peneliti melakukan observasi terlebih dengan tujuan untuk memahami dengan jelas keadaan lingkungan wawancara dan bagaimana menerapkan teknik yang tepat untuk proyek IJO. Dan alat bantu lainnya yaitu alat perekam untuk membantu peneliti merekam setiap hasil wawancara yang tidak tercatat. 6.2 Metode Pengolahan Data Data yang diperoleh diolah secara kualitatif dimana melakukan analisis secara deskriptif dan selanjutnya dievaluasi hasil tersebut untuk menjawab tujuan penelitian yaitu memperoleh sistem informasi perencanaan SDM yang baik pada proyek IJO. Hasil data dibaca berulang kali sehingga memperoleh pemahaman yang benar mengenai sistem informasi perencanaan SDM. Selanjutnya ditentukan strategi yang paling tepat dalam membuat sistem informasi perencanaan SDM. Hasil analisis di uraikan secara deskriptif selanjutnya hasil tersebut diperikasa melalui teknik “triangulasi data” dengan tujuan untuk membuktikan hasil analisa yang diperoleh sudah memenuhi keabsahan atau tidak. Dalam teknik triangulasi ini menggunakan berbagai sumber antara lain hasil wawancara, observasi, dokumen perusahaan atau wawancara dilakukan lebih dari satu subjek yang memiliki sudut pandang berbeda.
7.
Analisis Data
Hasil survey menunjukkan bahwa sistem informasi perencanaan SDM sangat penting perannya melalui kerja sama IJO proyek infrastruktur. Hasil temuan penelitian menunjukkan bahwa: 1. Informasi kondisi SDM sangat penting untuk disampaikan ke bagian HRD tepat waktu, sehingga tidak mengganggu proses konstruksi akibat kekurangan SDM. Berdasarkan temuan dilapangan menunjukkan pentingnya peranan supervisor untuk berkoordinasi dengan manager divisi dalam memberikan informasi kondisi dan kebutuhan SDM serta spesifikasi keahlian di lapangan. 2. Berdasarkan informasi yang diperoleh oleh manager HRD maka analisis keahlian, waktu dan spesifikasi lainnya dikomunikasikan kembali dengan manager dari divisi yang bersangkutan kemudian diputuskan bersama-sama dengan pimpinan manajemen untuk melakukan rekrutmen SDM. 3. Perencanaan SDM membutuhkan sistem informasi yang baik. Dalam hal ini semua unsur SDM khususnya pengambil keputusan pada masing-masing divisi harus bisa memaksimalkan sarana komunikasi untuk memperoleh informasi kebutuhan SDM maupun pengurangan SDM. 4. Pimpinan manajemen pada masing-masing divisi dalam hal ini level manajemen 3 harus bisa melakukan pendataan semua SDM yang dibawahinya serta analisa kerja kedepan sehingga bisa memahami dengan baik dan tepat kondisi SDM yang ada sekarang dan kebutuhan SDM kedepan.i 5. Sistem informasi perencanaan SDM melalui sistem kluster dan penggunaan teknologi informasi seperti media elektronik (internet) membantu perusahaan secara cepat dari segi waktu untuk memperoleh SDM yang dibutuhkan ketika dalam seleksi beberapa kluster tidak diperoleh SDM tersebut. 6. Penyimpanan data SDM yang pernah melamar maupun yang sudah diterima bekerja, dalam bentuk dokumen file ataupun computer sangat tepat untuk kondisi organisasi proyek IJO walaupun proyek hanya bersifat sementara. Hal ini membantu pimpinan manajemen setiap divisi pada saat membutuhkan SDM dalam waktu yang mendesak. Manager HRD akan membuka file pelamar untuk memperoleh informasi kemungkinan adanya SDM yang sesuai dengan kebutuhan organisasi proyek IJO.
8.
Kesimpulan
Kontraktor IJO dalam mengerjakan proyek infrastruktur berskala besar membutuhkan Sistem Informasi Perencanaan Sumber Daya Manusia untuk menunjang proses kegiatan organisasi proyek sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Penggunaan komponen khusus yang merupakan bagian dari sistem informasi sangat penting sekalipun proyek IJO hanya bersifat sementara. Komponen tersebut berupa computer sebagai salah satu komponen yang cukup aman untuk bisa menyimpan data-data SDM, mulai dari seluruh SDM yang pernah melamar, SDM yang telah diterima, sampai SDM yang sudah keluar. Hal ini sangat membantu bagian HRD pada saat permintaan kebutuhan SDM secara mendesak. Penyampaian informasi kebutuhan SDM secara tiba-tiba tanpa perencanaan yang baik dapat menimbulkan dampak yang kurang baik. Dimana bisa terjadi SDM yang ditempatkan kurang tepat dengan keahlian yang dimiliki ataupun dibutuhkan, juga bisa terjadi kelebihan atau kekurangan SDM akibat perencanaan yang kurang baik dari masing-masing manajemen divisi.
MK-164
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
Manajemen Kontsruksi
DAFTAR PUSTAKA Armstrong, M. (1990). Seri Pedoman Manajemen & Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Gramedia. Geringer, J.M. (1988). Joint Venture Partner Selection: Strategies for Developing Countries, New York: Quorum. Girmscheid, G. (2005). “Trust as a Success Factor in International Joint Ventures”, Technical Research Centre of Finland and RIL Association of Finish Civil Engineers, pp. 69-81. Indrajit, R.E. (2003). Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informas. Elex Media Komputindo, Jakarta. Liu, A.M.M., and Fellows, R. (2008). “Organisational Culture of Construction Joint Ventures; Cese Studies on Hongkong”, International Conference on Multinational Construction Project. Marzuki, P.F., dan Lumeno, S.S. (2011). “Persepsi Risiko Terhadap Penyediaan dan Pengelolaan Tenaga Kerja dalam International Joint Venture pada Proyek Infrastruktur”, Jurnal Teoritis dan Terapan Bidang Rekayasa Sipil, Jurnal Teknik Sipil, ITB, Vol. 18 No.1, 11-29 O’Brien, J. (2005). Sistem Informasi Manajemen, Edisi 12, Thompson Learning Asia dan Salemba Empat, Jakarta. O’Brien, J (1999). Management Information Systems – Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Boston: Irwin McGraw-Hill. ISBN 0071123733. Ozorhon, B., Arditi, D., Dikmen, I., and Birgonul, M.T. (2007). “Effect of Host Country and Project Conditions in International Construction Joint Ventures”, International Journal of Project Management in Engineering, Vol. 1, 12-20. Parkhe, A. (1993). “Messy Research, Methodological, Predispositions, and Theory Development in International Joint Ventures”, Acad. Management Rev., 18(2), 227-268. Rivai, V. (2009). Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan. Raja Grafindo Persada; Jakarta Schuller, R.S. (1987). Personnel and Human Resource Management, Third Edition, USA. http://yudhim.blogspot.com/2008/01/perencanaan-sumber-daya-manusia-psdm.html. “Saptadi (2011). Perencanaan Sumber Daya Manusia”
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
MK-165
Manajemen Kontsruksi
MK-166
KoNTekS 6 Universitas Trisakti , Jakarta 1-2 November 2012
