SISTEM INFORMASI PENDAYAGUNAAN BEASISWA SEKOLAH DASAR I SEI
Dziya U~haq
FAI
SlSTEM INFORMASI PENDAYAGUNAAN BEASISWA SEKOLAH DASAR I SEKOLAI-I LANJUTAN TINGKAT PERTAMA PADASEKSIPENYALURAN BAZIS DI(I JAKARTA
Oleh:
DZIYA ULHAQ I 00091020218
Skripsi Sebagai Salah Satu Syarat untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
FAI(ULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA
SI STEM INFORMASI PEND AYAGUNAAN BEASISWA SEKOLAH DASAR I SEKOLAH LANJUTAN TINGKAT PERT AMA P ADA SEKSI PENYALURAN BAZIS DKI JAKARTA
Skripsi Sebagai Salah Sah1 Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Pada Fakultas Sains danTeknologi UIN Jakarta
Oleh: DZIYA ULHAQ
100091020218
Menyetujui, Pembimbing I,
Pembimbin
,(
M. Qomarul Huda, M.Kom
Moh. Azhari, S.Kom
NIP. 150 326 908 Mengetahui, Ketua Jurusan TI/SI
.JURl!SAN TEKNIK INFORMATIKA FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UIN SYARIF HIDA YATULLAH JAKARTA Dengan ini menyatakan bahwa Skripsi yang ditulis oleh : Nama
: Dziya Ulhaq
NIM
: 100091020218
Program Studi
: Teknik lnfonnatika
Judul Skripsi
: Sistem Sekolah
Infonnasi Dasar I
Pendayagunaan Sekolal1
Pertama pada Seksi
Beasiswa
Lanjutan Tingkat
Penyaluran Bazis DK!
Jakarta. Dapat diterima sebagai syarat kelulusan untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer pada Jurusan Teknik Infonnatika, Fakultas Sains dan Teknologi UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.
Jakarta,
Juni 2004
Menyetujui, Dosen Pembimbing Pembimbing I,
bimbing II,
~
. (, Moh. Azhari, S.Kom
M. Qomarul Huda, M.Kom NIP. 150 326 908
Mengetahui, Ketua Jurusan,
Dr. Sy9 1 im1sy~h Jaya Putra, M.Sis J., ·NIP/150:/317965 'Ir
(
~
Ir. Bakri La Katjong, M.T., M. Kom NIP. 470 035 76 4
RAYA
PEMERINTAH PROPINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
•
BADAN AMIL ZAKAT, INFAQ DAN SHADAQAH JI. K.H. Mas Mansyur I JI. H. Awaludin II Tanah Abang Telp. 3901367, 31~4579, 3144023 Fax. 3144579 Jakarta 10230
Sw·at J(eterangan No:
act ( 013. 1?$1
Assalamu' alaikum Wr. Wb.
Nama
Bersama surat ini kami menerangkan bahwa : : Dziya Ulhaq
Nilv[
: 100091020218
Falmltas
: Sains dan teknologi U1N SyarifHidayatullah Jakarta
Jurusan
: Teknik Infonnatika
Program
: S-1
Alamat
: JI. Kramat Jaya VI No.302 RT.01/RW.01
Johor Baru Jakarta Pusat Telah menyelesaikan
tugas
penelitian di BAZIS Prop. DKI Jakarta sejak tanggal 3 Maret
2004 s/d 25 Mei 2004 denganjudul penulisan:
"SISTEM INFORMASI PENYALURAN PENDAYAGUNAAN BEASISV/A SD/SLTP PADABAZIS PROPINSIDKI JAKARTA". Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipetgunakan sebagaimana mestinya.
Wassalamu'a.Jaikum Wr. Wb
Jakarta, 25 Mei 2004
~"¥'.IS ~KI Jakarta{\. -/JAJ
(I
PERNYATAAN DENGAN !NI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI IN! BENARBENAR HASIL
KAi~YA
SENDIRI BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI
SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI ATAU LEMBAGA MANAPUN.
Jakarta,
Juni 2004
Dziya ulhaq 100091020218
RJNGKASAN
Badan Amil Zakat Infuk dan Sedekah (BAZIS) DK! JAKARTA mempakan lembaga milik Pemda DK! Jakarta yang mengelola zakat, infaq, dan shadaqah (ZIS) di wilayah DK! Jakarta. Pengelolaan ini meliputi pengumpulan ZIS se1ta penyaluran dan pendayagunaan ZIS tersebut kepada yang berhak meneiimanya. Penulis tertaiik untuk mengembangkan Sistem Pendayagunaan Beasiswa Sekoiah Dasar I Sekolah Lanjut Tingkat Pertama yang masih manual. sistem ini terdapat kelemahan antara lain data yang masih belum rapi, sehingga akan memperlambat kinerja penyaluran pendayagunaan beasiswa tersebut. Selain itu dalam pencaiian siswa akan kesulitan karena masih menggunakan Ms. Exel di mana hanya datanya saja yang disimpan dan masih berupa sheetl, sheet2 dan setemsnya. Masalah lainnya yaitu untuk mengelompokkan siswa ke wilayahnya masing-masing
hams
diketik
ulang.
Hal-ha!
tersebut
di
atas ·yang
melatarbelakangi penulis untuk membuat Sistem Infonnasi Pendayagunaan Beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama pada Seksi. Penyaluran Bazis OKI Jakarta. Dalam pengembangannya penulis menggunakan pendekatan terstrnktur, meliputi : tahap analisa sistem yang berjalan dan sistem yang akan dibangun, design sistem yang akan berjalan, tahap. pemrograman (coding) dan tahap implementasi program dalam bentuk execute program.
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat
Allah SWT yang dengan rahmat dan
hidayah-Nya lah penulis dapat menyelesaikan pembuatan Tugas Akhir yang telah dilaksanakan di BAZJS DKI JAKARTA. Penulis menyadari bahwa dalam Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan karena keterbatasan ilmu dan pengetahuan penulis. Penulis juga menyadari bahwa Tugas Akhir ini dapat selesai berkat bimbingan dan bantuan berbagai pihak. Untuk itu, pada kesempatan ini perkenankanlah penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang tulus kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini, khususnya kepeda: •
Ayah dan Bunda serta keluarga atas cinta dan kasih sayangnya.
•
Kakanda Abu Tholhah, Saifudin dan Roswendah yang telah mendidik dan membimbing penulis.
•
Bapak M. Qomarul Huda, M.Kom dan Bapak Moh. Azhari, S.Kom selaku dosen pembimbing Tugas Akhir atas semua arahan dan bimbingan dalam pengerjaan Tugas Akhir ini.
•
Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis selaku Dekan Fakultas Sains & Teknologi
*
Bapak Ir. Bakri La Katjong, M.T, M.Kom selaku Kepala Jurusan TI merangkap dosen Penguji.
lf
*
Keluarga Bapak Barnbang atas kesabaran, pengertian dan segala bantuannya.
*
Seluruh Doien Teknik Inforrnatika yang telah banyak memberikan ilmu dan pikiranpikirannya.
*
Seluruh staf Akademik Fakultas terutama Ibu Ova, Ibu Yus, Pak Gun, Pak Ucin, dan seluruh staf yang ada.
•
Tim Sukses Kelulusan Bayu, Yunawan, Figur, Habib, Ria, Mas Rivo, dan Yulia.
*
Bapak Edi dan Bapak Aang yang telah memberi support dan saran-sarannya.
•
Bapak Habib selaku Seksi Penyaluran pada Bazis DKI Jakarta yang telah memberikan infonnasi-informasinya.
*
!bu Tuti dan seluruh stafTata Usaha Br.zis DKI Jakarta.
•
Saudara-saudaraku di kampung halaman yang tak dapat saya sebutkan satu per satu atas do'a dan dukungannya. Penulis menyadari akan kekurangan Tugas Akhir ini, baik materi maupun isinya,
oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan khususnya bagi penulis sendiri.
4.7.J Penggunaan Sistem ...................................................... 69 4.8 Spesifikasi Requirement...................................................
I.I Latar Belakang Masalah Dalam dasa warsa terakhir ini pemakaian peralatan kantor yang modem tennasuk komputer di Indonesia telah meningkat dengan pesat. Kehidupan modemisasi ini menuntut arus infonnasi yang cepat, Jancar dan akurat dari suatu jaringan komunikasi, terutarna dalam kegiatan-kegiatan seperti di bidang adrninistrasi, bisnis dan bidang-bidang lainnya. Ketergantungan terhadap kornputerpun scrnakin dirasakan, di rnana rutinitas dan ketelitian dalam proses pengolahan data dan perhitungan yang semakin penting. Pada perusahaan swasta dan pemerintah, penggunaan kornputer hams disesuaikan dengan ttmtutan zarnan yang
rnernbutuhkan infon111si yang
uploda!e, serta terjamin keral1asiaannya.
Pada Bazis DK! Jakarta sendiri sebenamya sudah rnemakai teknologi kornputer pada bidang-bidang tertentu, akan tetapi setelah penulis melakukan penelitan di sana temyata terdapat pekerjaan
ya~g
dilakukan secara manual
yaitu pada pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingka: Pertarna yang hanya menggunakan Ms. Excel sehingga belum ada basis data yang konsisten, lama dalam pencarian penerima beasiswa, terlambatnya pembuatan lapora'l serta tanda terima.
Hal inilah yang melatarbelakangi dikembangkannya sistem infmmasi pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjut Tingkat Pertama pada Scksi Penyalunm Bazis DK! Jakrnta.
l.2 Rumusan Masalah Dalam skripsi ini dapat dinunuskan masalah yang ada, meliputi : •
Bagaimana sistem yang sesuai untuk mengatasi masalah yang ada ?
•
Bagaimana pembuatan basis data yang diperlukan?
•
Bagaimana meningkatkan Smnber Daya Manusia yang diperlukan ?
1.3 Ruang Lingkup Masalah
Pada penulisrn1 pengembangan proyek sistem informasi ini, penulis hanya membatasi pembahasan pada tiga ha!. Pertama yaitu mengenai organisasi, di mana sistem informasi pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertrnna akan diterapkan pada Seksi Penyaluran Bidang Pendayagunaan pada Bazis DK! Jakarta. Yang kedua yaitu mengenai keilmuan yang diterapkrn1 yaitu sistem infonnasi. Pada sistem informasi pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama pada Seksi Penyaluran Bazis DK! Jakarta akan dibd1as pengelolaan data penerima beasiswa, baik pengolahan pendataan, ubah, hapus data, ptncarirn1, dan penyajirn1 informasi laporan. Dalam pengembrn1grn1 sistem usulan, penulis hanya membahas mengenai pt!ngembangan aplikasi sistem yang diusulkan.
Yang
ketiga mengenai tools atau
alat yang digunakan
dalam
mengembangkan sistem infonnasi ini. Di mana dalam pengembangannya, sistem informasi ini dikembangkan secara stand alone karena keterbatasan biaya dan
hardware yang tersedia
Sedang untuk
aplikasinya akan
menggunal:an Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access 97 sebagai basis datanya. Selain itu juga akan dibuatkan perancangan bagi sistem infonnasi ini agar terbentuk suatu basis data yang baik, agar mempennudah pengelolaau data mengenai penerima beasiswa
I.4 Tujuan dan Mirnfaat penelitian 1.4.1. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari pennlisan skripsi ini adalah membuatkan suatu aplikasi Sistem Infonnasi Pendayagunaan Beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama pada Seksi Penyaluran Bazis DKI Jakarta, untuk membangun suatu basis data yang baik untuk menampung seluruh data penerima beasiswa dan dapat menyajikan infonnasi atau melakukan pencarian data dengan mudah. I.4.2. Manfaat Penulisan •
Bagi Bazis DK! Jakarta : mengurangi beban pekerjaan pada seksi penyaluran beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pel1ama.
•
Bagi Penerima .Beasiswa : mempercepat penyaluran beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama, sehingga membantu penerima beasiswa dalam pemenuhan biaya pendidikan.
•
Bagi Penulis : membandingkan teori-teori yang diperoleh dalam perkuliahan dengan masalah real yang ada di lapangan.
1.5 Metodologi Penelitian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan penelitian kualitatif, yaitu : •
Studi Pustaka Metode ini dilakukan dengan cara mengurnpnlkan acuan yang diperoleh dari buku-buku serta tulisan-tulisan yang berhubungan dengan sistem infonnasi dan perancangan sistem. Sifat dari kepnstakaan ini masih bersifat teoritis, jadi data yang diperoleh barn merupakan teori yang berhubungan dengan sistem informasi yang akan dibahas dan dipergunakan sebagai dasar dari penulisan ini.
•
Observasi Metode ini digunakan dala.n pengumpulan data dan mengetahui bagaimana data tersebut diarsipkan serta tata laksananya Pengurnpulan data tersebut dengan cara meneliti. dokumen-dokumen yang ada untuk mengetahui sistem yang lama Observasi ini dilaksanakan pada : •
Tempat : Bazis OKI Jakarta JI. K.H. Mas Mansyur I JI. H. Awaluddin II Tanah Abang
Telp. 3901367 Fax.3144579 Jakruta 10230
• •
Waktu : 3 Maret 2004 s/d - 25 Mei 2004
Interview Metode ini dilakukan dengan cara mewawancarai secara tidak terstruktur dengan Bapak Habib selaku bidang pendayagunaan untuk mengetahui alur dari penyaluran pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama.
1.6 Sistcmatika Pcnulisan Dalam penulisan ini, penulis menyajikan sistematika penulisan yang diuraikan dalam 5 (lima) bab yang terdiri dari : •
BAB I. PENDAHULUAN Dalam bab satu ini berisi latar belakang dari penulisan, ruang lingkup masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika dari penulisan.
•
BAB II. LANDASAN TEO RI Dalam bab ini berisi kerangka teori dasar dari sistem infomiasi manajeman, diagram alir data, kamus data, bagan terstruktur se1ta Enlily Relalionship Diagram.
•
BAB III. ANALISA SISTEM YANG BERJALAN Dalam bab ini berisi uraian singkat sejarah berdirinya BAZIS OKI JAKARTA, strnktur organisasi, job describtion, Analisa kebutuhan, scrta tatalaksana dari sistem yang berjalan, permasalahan yang
dihadapi pada sistem yang berjalan dan juga pemecahan masalah dari sistem yang berjalan tersebm. •
BAB IV. PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENT AS!
Dalam bab ini berisi rancangan sistem infmmasi yang diusulkan terhadap sistem yang berjalan, rancangan Diagrmn Alirm1 Data (Data Now Diagram), Bagan Terstruktur, State Transition Diagram (STD),
Process SpesifiKmnus Data dan Struktur Data yang didalmnnya dibalias tentang rancangan file, rancangan form dan rancangan laporan serta implementasi dari sistem, dimana diterangkm1 tentm1g jenis user, perm1gkat keras dan perangkat lunak pendukung yang digunakan. •
BAB V. PENUTUP Dalam bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penulis mengenai penelitian yang tela11 dilakukan baik dalmn analisa, desain dan pemrogramm1.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konscp Dasa r Sistem 2.1.1 Pcngcrtian Sistcm
Dalam mendefinisikan sistem terdapat dua pendekatan, yaitu yang rnenekankan pada prosedumya dan yang menekankan pada komponennya atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: Menu rut .lcny, el al. ( 1981 :5) : Sua/11 :;istem ada/ah suatu jaringan kelja dari prosedur-prosedur yang
sating herhuhungan, herkumpul bersama-sama untuk me/akukan suatu kegiutan a/au untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Mcnurut Ncuschel Richard F. (1960: 10) : Sua/11 prosedur adalah suatu urutan-urutan operasi klerikal (tu/is menu/is), biasanya meliba1kan beberapa orang dalam sa/u atau lehih deparlemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-lransaksi bisnis yang teijadi.
Menurut Fitzgerald Jeny, el al. ( 1981 :5) prosedur didefinisikan sebagai berikut : Sua/11 prosedur adalah urutan-urulan yang lepal dari tahapan-tahapan 111str11ksi yang menerapkan apa (what} yang harus dikeljakan, siapa
(who) yang 111enge1jakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (hou~
Menu rut
mengerjakannya.
Bany (I 974: 12) pendekatan sistem yang lebih menekankan pada
elernen alau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
S1sll!111 adalah k11111p11/a11 dari elemen-elemen yang berinteraksi 1111tuk 1ne11CllfJlti ,\"'tatu lt~juan
lerte11tu.
2.1.2 Karaktcristik Sistcm Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu yaitu komponen-komponen (components), batas sistem (boundary),
mempunym
lingkurgan luar sistem (environments), penghubun;; (inte1:face), masukan (111p11/),
keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau
tujuan (goal). I.
Korn poncn Sistcm
Sistem lerdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponenkomponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem pasti mengandung komponen-komponcn sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu
fungsi
tertentu
dan mempengaruhi
proses sistem
secara
keseluruhan. Suatu sistem dapat mempwiyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system.
2.
Batas Sistcm Balas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sislem yang lainnya atau dengan lingkungan luamya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sabagai suatu kesaluan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3.
Linglmugan Luar Sistem Lingkungan luar dari sistem adalah apapun di luar batas suatu sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat menguntungkan
dan
dapat juga meru1,,>ikan.
Lingkungan yang
111cnguntungkm1 merupakan energi dari sistem Jan dengan demikian harus tetap dijaga dm1 dipelihara, sedangkan yang merugikan haruslah ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. 4.
Penghubung Sistcm Penghubung (in/e/jace) merupakan media penghubtmg antar satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem
lainnya.
Dengan penghubung,
satu subsistem dapat
berintegrasi dengan subsistem ym1g lain membentuk satu kesatuan. 5.
Masulmn Sistcm t1!asuka11 (inpul) adalah ener1,,>i yang dimasukkan ke dalam sistem. !\lasukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan
masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6.
l'cngolah Sis "cm Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Suatu sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibntnhkan manajemen.
7.
11'.cluarnn Sistcm Kcluaran
(0111pu1)
adalah
hasil
dari
energi
yang
diolah
dan
diklasifikasikan meujadi kelnaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan w1tuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 8.
Sasaran Sistcm Suatu sistem pasti mempunyai ntjuan atau sasaran. Kalan suatu sistem tidak mempunyai suatu sasaran, maka operasi sistem akan tidak berguna. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibntuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bi la mengenai sasaran atau n1juannya.
..._ Interface ---~---- ...
-----....... ·eoundary
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
2.1.3 Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, di antaranya adalah sebagai berikut: I. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan mam:sia. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh 1nanus1a.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu dan sistem tak tentu. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. lnteraksi di antara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup dan sistem terbuka.
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem ini ada, tapi pada kenyataannya tidak ada sistem yfillg benar-benar tertutup. Sedangkm1 sistem terbuka adalal1 sistern yang berhubungan dm1 terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
2.2 Konsep Dasar Informasi 2.2.1 Pengertian lnformasi Menurnt Robert dan John (1980:125) informasi dapat didefinisikm1 sebagai berikut :
li?fimnasi ada/ah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan /ebih berarti bagi yang menerimanya. 2.2.2 Siklus lnformasi Siklus infonnasi dimulai dari data mentah yang diolah melalui suatu model menjadi infonnasi (output), kemudian infonnasi diterima oleh pe11crima, sebagai dasar untuk membuat keputusan dm1 melakukan tindakan
yang berarti akan membuat data kembali. Data tersebut akan d itangkap sebagai input dan selanjutnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burch (1986:36) disebut dengan siklus informasi (i11fim11ation cycle). Siklus ini disebut juga siklus pengolahan data (data processing cycle).
Untuk lebih jelasnya tentang siklus sistem dapat dilihat pada gambar 2.2 yang ada di bawah ini
.
Input (Data)
,,.
Data (ditangkap)
.
I,
Output (infonnasi)
.'
I Penerima I
"'
./
Dasar Data '
I
t
.....
'
Hasil Tindakan
.
Proses (Model)
-
..
J
I
I
Keputusan Tindakan
I
Gambar 2.2 Siklus Jnformasi
2.2.3 Kualitas lnformasi
Kualitas dari suatu infonnasi tergantung dari tiga ha! yaitu : I. Akurat
lnfonnasi hams bebas dari kesalal1an-kesalalian dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencenninkan maksudnya. lnfonnasi harus akurat karena dari sumber infonnasi sampai
ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tcpat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Infonnasi yang suclah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena infonnasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka akan berakibat fatal bagi suatu organisasi. 3. Relevan
lnfrmnasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi infonnasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajernen (SIM) 2.3.1 Sistern lnforrnasi
Sistem infonnasi didefinisikan oleh Robert dan Roscoe (1983 :6) sebagai berikut: Sis/em infiJrmasi adalah suatu sis/em dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajeria/ dan kegiatan strategi dari suatu organisasi da11 menyediakan pihak luar tertentu dengan diperlukan.
laporan~laporan
yang
2.3.2 Komponen Sistem lnformad
John dan Gary (dalam Op. cit :37-40) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang antara lain : I. Blok masukan
input mewakili data yang masuk ke dalam sistem infonnasi. Input di sini tennasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat bempa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpa11 di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk mengl:asilkan keluaran yang dinginkan. 3. Blok keluaran
Produk dari sistem infonnasi adalal1 keluaran yang mempakan infonnasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. 4. Blok teknologi
Teknologi mempakan "kotak alat" (tool-box) dalam sistem infonnasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan modeJ, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian drni sistem secara keseluruhan.
5. Blok basis data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat hmak untuk memanipulasinya. 6. Blok kcndali
Beberapa
pengendalian
perlu dirancang dan
diterapkan
untuk
meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsnng cepat diatasi.
Pemoked
Pemakal
Pemalmi
Pemak&I
Gamhar 2.3 Block Sistem lnfonnasi yang berinteraksi
2.3.3 Sistem lnfonnasi Manajemen
SIM !Sistem Informasi Manajemen) didefinisikan oleh George (1986:66) scbagai berikut : Suatu SIM ada!ah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem 111/hrmasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial 111a11p1111
ke/mtuhan operasi.
Menumt Barry: (1974:8) Sua/11 SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di
dalam
suatu
organisasi yang bertanggung jawab
mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan infiirmasi yang berguna u/1/uk semua tingkatan manajemen di dalam kegialan perencanaan dan pengendalian..
Menurut I I. Wu (1984:65): SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan il?fimnasi untuk mendukung manajemen.
Menurut Gordon B. Davis (1974:5): SIM adalah manusia I mesin yang menyediakan informasi untuk me11d11kung operasi, manajemen danfungsi pengambilan keputusan dari ,\·uc.ttu organisasi.
Dari beberapa definisi tersebut, dapat dirangkum bahwa SIM adalah : I. Kumpulan dari subsistem informasi, 2. Menghasilkan infonnasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen.
2.4 Konscp Dasar Database 2.4.l Pcngcrtfan Database
Menurut Silberschatz, et. al. (2002:5) A da1ahase system is a collection of interrelated files and a set of program that allow user to acce ~sand modi.fly these files.
atau
sebuah sistem database adalah sebuah koleksi interelasi file-file dan program yang mengizinkan user untuk mengakses dan memodifikasi file-file tersebut. 2.4.2 Abstraksi Data
Menurut Silberschatz. et. al (2002:6) dapat menjadi 3 level, yaitu: I. Physial Level, adalah abstraksi data yang mendeskripsikan bagaimana data disimpan, metode yang digunakan untuk mengambil dan memelihara data dan segala sesuatu yang berhubungan denf,>an fisik 2. Logical Level, adalah abstraksi data yang mendeskripsikan data apa yang disimpan dalam database dan relasi apa yang ada di dalamnya. Tingkat ini merupakan penghubung antara dua tingkat yang lain, kalau tingkat ekstemal berhubungan dengan pandangan pengguna individual, tingkat logical ini berhubungan dengan pandangan pengguna secara gabungan atau community, karenanya hanya terdapat satu pandangan logical yang berisi representasi infonnasi secara serupa dari keselurulum database. Pada tingkat ini perancangan database dilakukan. 3. View Level, adalah abstaksi data yang merupakan level tertinggi di mana mendeskripsikan hanya bagian dari seluruh database. View level merupakan tingkat penggambaran yang paling dekat dengan pengg1ma atau tingkat yang berhubungan dengan bagaimana data dipandang oleh perseorangan. Dalam hal pengguna adalal1 end user dengan tingkat ketrampilan yang berbeda
View Level View 1
View n
11 View2
I Logical Level I
I Physical Level I Gambar 2.4 Level dari abstraksi data Arsilektur Data Base
2.4.3 Model Database
Konsep dari data base meliputi arti data, hubungan antar data, ketcrbatasan data dan semua aspek tentang data dan relasinya. Untulc dapat menjabarkan konsep dan strulctur data base ke dalam suatu rancangan data base dibutuhkan pemodelan data atau model data seperti bagan di bawab.
Entity Relatlonsh!p Model Object_bas:eci data model
Semantic Model Binary Model
Relational Model Model-model Doto
Recorel_based data model
Hlerurchycul Model Network Model
Physlcal_based datt11 model
Gambar 2.5 Model-mode/ Data
I. Ob.icct_bascd data model
Merupakan hirnpunan data atau prosedur/relasi yang rnenjelaskan hubungan logik antar data dalarn suatu data base berdasarkan pada obyek datanya. •
EntilyJelationship
model,
merupakan suatu model
tmtuk
menjelaskan hubungan antar data dalam data base berdasarkan persepsi bahwa real world terdiri dari obyek-obyek dasar yang mempunyai hubungan /relasi antar obyek tersebut. •
Semantic model, harnpir sarna dengan entity relationship model
dimana relasi antar obyek dasar tidak dinyatakan dengan simbol tetapi menggunakan kata-kata. 2. Rccord_bascd data model Model ini mendasarkan pada record untnk menjelaskan pada pemakai tent< ng hubungan logik antar data dalam data base: •
Relational model, menjelaskan kepada pemakai tentang hubungan
Iogik antar data dalarn data base dengan memvisualisasikan kedalam bentuk tabel-tabel yang terdiri dari sejumlal1 baris dan kolom yang menunjnk atribut tertentu. MATAKULIAH l\ODE_MK
'. • NAMA_MK.c •_- -< >-_,,_ . ,-- -,,
1\-0101
..
Konsep Pemrograman
·
SKS ..···
2
K-0105
Struktur Data
3
l<-0206
Algoritma
4
K-0207
Matematlka Diskrit
Gambar 2. 6 Relational model
I
4
•
Hierarchycal model, sering disebut tree structure, menjelaskan
kepada pemakai tentang hubungan logik antar data dalam data base dalam bentuk hubungan bertingkat (hierarchy). •
Network model,
model ini menyerupai model hirarkis, dengan
perbedaan suatu simpul bisa memiliki lebih dari satu parent (orang tua). Oleh karena itu model ini bida menyatakan hubungan I : I (satu orangtua punya satu anak), 1 : M (satu orangtua punya banyak anak), ataupun N : M (beberapa anak bisa mempunyai beberapa orangtua). 3.
Phy~ical
base data model
Digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai tentang iata cara bagaimana data-data dalam data base disimpan dalam media penyimpanan yang digunakan secara fisik. Model ini lebi11 berorientasi pada mesin. 2.4.4 Structure Query Language
Model relational menggunakan bal!asa non prosedural sebagai dasar untuk memanipulasi data. SQL (Structure Query Language), QBE (Query by Example) dan QUEL (Query Language) adalal! contoh bal!asa relasional.
Structure Que·y Lani,ruage adalal1 baliasa data base relasional yang merupakan standar ANSI (American National Standard Institution) dan sekaligus mempakan bahasa standar untuk bisnis, artinya baliasa tersebut di dukung secara luas dengan banyaknya vendor yang merilis implementasi pada SQL.
2.4.5 Pcmilihan Aplikasi Data Base Pemilihan
dalam pemakaian aplikasi data base dapat menjadi
pengalaman yang buruk jika tidak mengetahui yang diperlukan. Hal pertama yang diperhatikan adalah jumlah data yang akan ada, data yang akan disimpan dan siapa yang mengakses data. Faktor - faktor berik ut digunakan uutuk pemilihan aplikasi data base:
•
Biaya
•
Ci1i-ciri data base
•
Dukungan hardware
•
Daya tampung data
•
Dukungan jaringan
•
Dukungan pihak ketiga
•
Tersedia interface
•
User manual
•
Level dari server administrasi .
2.5 Data Flow Diagram Bagan model Data Flow Diagram (DFD) adalah bagan model yang saling bcrhulmngan yang menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang bcrhubungan satu sama lain dengan proses, aliran data, dan penynnpanan
data.
DFD
ini
merupakan
sruana
komunikasi
antara
pengembang dengan pemakai yang kurang mengnasai bidang komputer tmtuk mcngcrti sistem yang akan dikembangakan.
Sirnbol-simbol yang digunakan dalam DFD, yaitu :
Simbol
untuk
menggambarkan
kesatuan
luar
(Extemal entity) yaitu suat•J kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem, dapat berupa orang, organisasi,
atau
sistem
lainnya,
yang
akan
memberikan input atau akan menerima output.
Simbol untuk arus data. Arns data ini dapat mengalir di antara proses, simpanan data, dan kesatuan luar.
0
Simbol untuk proses yang ada
Simbol untuk simpanan data
Data Flow Dia1,>rmn ini terdiri dari beberapa level, yaitu Data Flow Diagram level 0 atau disebut juga Data Flow Dia1,>ram konteks yang menggambarkan sistem secara keseluruhan, Data Flow Diagram level I yang menggmnbarkan rincian dari Data Flow Diagram level 0, dan seterusnya Sehingga Data Flow Diagram ini bersifat diagram yang top-down.
2.6 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem infonnasi. Dengan menggunakan kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir di sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada taliap analisi:; sistem dan digunak:m baik pada tahap analisis maupun pada tahap perancangan sistem Pada tahap analisis kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentang tentang data yang masuk ke s;stem dan tentang infonnasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang input, mcrancang laporan-laporan dan database/basis data. (Jogiyanto, HM, 1999)
i
I.
Terdiri dafl"
· · · ·············-----------
2.
+
! Dan
' -'.
()
: Opsional (boleh ada atau tidak
4.
"I t
: Pengulangan
5.
[l
• Memilih salah satil dru·i se]u1nf3Ji afrel:11atif .
6.
**
. Komentar
7.
(~/)
ldcnlifikasi a11ibu1 kunci --
-------.----· --
- .. ---- -----·-------·· ,.
fohel 2.1 Notasi dalam Kam!IS Data
2. 7 Bagan Terstrnktur Bagan terstrnktur digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan organisasi dari sistem infonnasi secara berjenjang dalam bentuk modul dan submodul. Bagan terstrnktur juga dapat memberikan penjelasan yang Jengkap dari sistem dipandrng dari elemen data, elemen kontrol, modul dan hubungan an tar modulnya. Simbol-Simbol Oasar Bagan terstmktur hanya menggm1akan sedikit simbol-simbol, sehingga mudal1 untuk dipahami. Simbol-simbol dasar yang digunakan adalah sebagai berikut ini : Module, Simbol ini menmtjukkan suatu modul.
Connection, Simbol ini digunakan untuk menghubungkan suatu modul dengan modul yang lainnya.
Loop, simbol ini menm1jukkan suatu perulanh'llll di dalam modul.
<> r
Decision, simbol ini menunjukkan suatu penyeleksian kondisi di dalam modul.
Couple, simbol ini men1U1jukkan suatu data atau elemen kontrol yang Jikirimkan dari suatu modul ke modul yang lainnya.
2.8 State Transition Diagram (STD)
Sta,e Transition Diagram (STD) merupakan suatu modelling :ool yang menggam bm·lrnn sifat ketergantungan pada waktu dan suatu sistem. Pad a mulanya hanya digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang 1:-iemiliki sifat realtime seperti : Process Control, Telephone Switching System, dan Military Command and Control System. Untuk melengkapi STD diperlukan dua hal yaitu condition dan action. Co11dit1011 adalah suatu event pada external invironment yang dapat dideteksi
oleh sistem, misal sebuah sinyal, interupt atau data akan menyebabkm1 perubalum tcrhadap suatu state dari state menunggu x ke state menunggu y atau memindahkan aktivitas x ke aktivitas y. Action adalah yang dilakukan oleh sistem bila terjadi perubahan state atau
merupakan reaksi terhadap condition. Action akan menghasilkan output, message display pada screen, ataupun menghasilkan kalkulasi.
STATE! Condition Action STATE2 Gambar 2. 7 State Transition Diagram
Notasi yang digunakan pada STD adalah : State Perubahan State
2.9 Entity Relationship Diagram Entity Relationship Diagram yaitu suatu model yang menggambarkan dan
menjelaskan
obyek
data
dengan
relasinya,
digunakan
untuk
mengidentifikasikan dan mengorganisasikan infonnasi.
2.10 Normalisasi
lstilah nonnalisasi berasal dari E.F.Codd, salah seonmg perintis teknologi basis data. Selain dipakai sebagai metodologi tersendiri untuk menciptakan struktur tabel (relasi) dalam basis data (dengan tujuan untuk menguraugi kemubaziran data), nonnalisasi terkadang hanya dipakai sebagai perantara ve1ifikasi terhadap tabel-tabel yang dihasilkan oleh metodologi lain (misalnya E-R). Nonnalisasi memberikan panduan yang sangat membantu bagi pengembangan untuk mencegal1 penciptaan struktur tabel yang kurang fleksibel atau mengurangi ketidakefisienan. Kroenke (Abdul Kadir, 2001) mendefinisikan normalisasi sebagai proses untuk men&'llbah s11atu relasi yang memiliki masalal1 tertentu ke dalam dua buah relasi atau lebih yang tak memiliki masalah tersebut. Masalal1 yang dimaksud sering disebut anomaly.
Anomali adalah proses pada basis data yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan (misalnya menyebabkan ketidakkonsistenan data atau membuat sesuatu data menjadi hilang ketika data lain dihapus). Relasi yang didapatkan dari ER_Diagram sebaiknya di nonnalisasikan dahulu, caranya yaitu dengan melakukan penelitian terhadap relasi tersebut, dengan melihat dependency (ketergantungan) dari tiap-tiap atribut yang ada pada setiap relasi. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai nonnalisasi ada beberapa ha! ym1g iiarus diketalmi terlebih dalmlu yaitu : I. Field (A ttribut Key)
Setiap file terdapat kunci dari file berupa satu field atau satu field yang dapat mewakili record misalnya Kade Produk, jadi pencarian cukup code tersebut, jenis -jenis ktmci itu antara lain : a. Candidate key (Kunci Candidate) Adalah odtu atribut atau set minimal atribut yang mendefinisikan secara utuh suatu kejadian spesifik dari entity. Jika satu ktmci kandidat berisi lebih dari satu atribut, maka biasanya disebut composite key (kunci campuran). b. Primary Key (Kunci Utmna) Adalah salal1 satu attribute atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari satu entity.
c. Alternate Key (Kunci Alternatif) Adalah kunci altematif yang tidak dipakai sebagai pnmary key. Seringkali alternate key dipakai sebagai kunci pengumtan dalam laporan. d. foreign Key (Kunci Utama) Adalah satu atribut yang melengkapi satu relationship (hubungan) yang menunjukan ke induknya. Hubungan antara entity dengan anak hubungan satu lawan banyak (one to many relationship). 2.
Bentuk Normal : Aturan-aturan nonnalisasi dinyatakan dalam istilah bentuk nonnal. Bentuk normal adalah suatu aturan yang dikenakan pada relasi-relasi dalam basis data dan harus dipenuhi oleh relasi-relasi tersebut pada level-level nonnalisasi. Suatu relasi dikatakan
berada dalam bentuk
nonnal te11entu jika memenuhi kondisi-kondisi tei1entu. Misalnya, suatu relasi berada dalam bentuk nonnal peitama atau biasa disebut I NF (Normal Form), jika dan hanyajika setiap atribut bernilai tw1ggal untuk
setiap baris. Beberapa level yang biasa digunakan pada nonnalisasi adalah: a. Bentuk nonnal peitama (INF) Suatu relasi dikatakan dalam bentuk nonnal pertama jika dan hanya jika setiap atribut bernilai tunggal untuk setiap baris.
b. Bentuk nonnal kedua (2NF) Suatu relasi berada dalam bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada p<:da bentuk nonnal pertmna dan semua atribut bukm1 kunci memiliki depedensi sepenuhnya terhadap kw1ci primer. Atribut bukan kunci adalah atribut yang buk.m1 mempakan bagian kunci pnmer. c.
Bentuk nonnal ketiga (3 NF) Suatu relasi dikatak.m1 dalam bentuk normal ketiga jika berada dalam beantuk nonnal kedua dan setiap atribut bukan ktmci tidak. memiliki
d. Nonnalisasi Boyce-Codd Nonna! Fonn (BCNF) Suatu relasi disebut memenuhi bentuk nonnal Boyce-Codd jika dan hanya jika semua penentu (detenninan) adalah k.unci kandidat (atribut yang bersifat unik). c.
Bentuk nonnal keempat (4NF) Suatu
relasi memenuhi bentuk normal keempat jika telal1 berada
pada BCNF, dan tidak. mengandung dua atribut atau lebih yang bemilai banyak..
f
Bentuk normal kelima (5NF) Suatu relasi barada dalam bentuk normal kelima jika dm1 hanya jika setiap depedensi gabungan dalmn R tersirat oleh kunci k.andidat relasi R. Secara prak.tis dik.atak.an baliwa suatu relasi R berada dalam bentuk normal kelima jika data yang ada padanya tidak. dapat lagi didckomposisi menjadi relasi-relasi yang lebih kecil ini tidak. sama dengan kunci kandidat relasi.
2.11 Visual Basic 6.0 Visual Basic (yang sering juga disebut dengan VB) selain disebut sebagai scbuah bahasa pemro1,>raman, juga sering disebut sebagai sarana (tool) untuk 1n.:mghasilkan program-program berbasiskan Windows. Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic di antaranya seperti : untuk membuat program berbasiskan Windows . Untuk membuat objek-objek pembantu pro1,>ram seperti misalnya control ActiveX, File Help, aplikasi internet, dan sebagainya. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau langsung dapat dijalankan. Di dalam Visual basic semuanya sudah disediakan dalam pilihan-pilihan yang tinggal
diambil
sesuai dengan kebutuhan.
Selain itu, sarana
pengembangannya yang bersifat visual memudahkan untuk mengembangkan program aplikasi berbasis Windows, bersifat mouse-driven (digerakkan dengan mouse) dan berdaya guna tinggi. 2.1 l.l Kcistimewaan Visual Basic.
Keistimewaan Visual Basic diantaranya antara lain : I. Menggm1akan platform pembuatan program yang diberi nama Developer Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++
dan Visual J++. 2. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkanjile executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya.
3. ivlemiliki beberapa tambahan sm·ana Wizard yang barn. Wizard adalah sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomatisasi tugas-tugas tertentu. 4. Tambahan control-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah strnktur bahasa Visual Basic. 5. Kemampuan membuat ActiveX d?n fasilitas internet yang lebih banyak.
6. Sarana akses data yang lebih cepat dan andal untuk membuat aplikasi database yang berkemarnpuan tinggi. 7. Visual Basic 6 memiliki beberapa versi atau edisi yang disesuaikm1 dengan kebutuhan pemakainya. 2.11.2 Vcrsi-versi Visual Basic.
Versi-versi Visual Basic diantaranya: 1. Standard Edition I Learning Edition : ini adalal! versi standar ym1g sudah
mencakup
berbagai
sarana
dasar
dari
Visual
Basic
6
untuk
mengembangkan aplikasi. 2. Profesional Edition : versi ini memberikan berbagai sarmia ekstra ym1g dibutuhkan oleh para programmer professional misalnya seperti controlkontrol tambahan , dukungan untuk pemrograrnan internet , compiler untuk membum file Help, serta pengembm1gm1 database yang lebih baik. 3. Enterprise Edition : versi ini dikhususnya untuk para progrmnmer yang ingin mengembm1gkan aplikasi remote computing atau client I server. Fliasanya versi ini digm1akan untuk mernbuat aplikasi padajaringan.
2.12 Crystal Report. C!ystal Report mempakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah
deng~.n
program Visual Basic 5.0 tetapi keduanya dapat dilakukan
Li11kage. Mencetak data dengan Crystal Report hasilnya jauh lebih baik dan lebih mudah, hal ini dikarenakan pada Crystal Repmt banyak objek-objek maupun komponen yang mudah digunakan.
2.13 Penyaluran Pendayagunaan ZIS pada BAZIS DKI Jakarta 2.13. l Pendayagunaan ZIS Sesuai dengan Pasal 20 tentang Kebijaksanaan Pendayagunaan, Keputusan Gubernur Kepala DK! Jakarta Nomor : 53 talmn 1999 disebutkan bahwa: I.
Zakat yang berhasil dikumpulkan oleh Pemerintah Daerah c.q. BAZIS scluruhnya didayagunal
2.
Infak I sedekah dan amal sosial kemanusiaan yang berhasil dikumpulkan oleh Pemerintah Daerah c.q. BAZIS seluruhnya didayagunakan untuk bantuan kegiatan kemaslaliatan umat yang beltllll dapat dipenu11i dari dana hasil zakat sebagaimana dimaksud dalam ayat (I) pasal ini.
2.13.2 Penyaluran ZfS Sesuai
dengan
Pasal 23 tentang Kebijaksanaan Pendayagunaan,
Keputusan Gubcrnur Kepala DK! Jakarta Nomor : 53 tahun 1999 disebutkan
bahwa, penyaluran dana zakat kepada mustahik sebagaimana dimaksud dalam pasal 20 dapat berupa : a. Bantwm produktif dalam bidang pendidikan antara Iain beasiswa; b. Santunan Konsumtif untuk memperingan beban hidup kaum dhuafa, antara lain santunan yatim piatu I jompo I terlantar, bantuan bencana alam I banjir I kebakaran, santunan kepada guru mengaji I madrasah I merbot yang tidak mcmpunyai penghasilan tetap, dan biaya pengobatan; c. Bantuan fisik keagamaan, seperti bantuan untuk pembangunan I rehabilitasi tempat ibadah, tempat pendidikan, balai
kes~hatan
I poliklinik dan
sebagainya.
ct. Bant11an kegiatan keagamaan, seperti bantuan untnk seminar, penataran, majelis-majelis taklim, organisasi dakwah dan lain sebagainya. c. Bantuan konsumtif kepada muallaf, garimin, dan ibnu sabil guna memperingan beban mereka dalam melaksanakan kewajiban dijalan Allah.
2.14 Microsoft Access 2.14.l Kclebihan Microsoft Access
I. Satu paket dengan Microsoft Office. 2. Tidak menuntut spesifikasi harware yang tinggi. 3. Lcbih user friendly. 3.14.I Kelemahan Microsoft Access
I. Security kurang. 2. Daya tampw1g data tidak terlalu besar.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Latar Bclakang Bcrdirinya BAZIS OKI .Jakarta
Dalam konsep ekonomi Islam, AI-Qur'an mel'lfang manusia untuk mcngeksploitasi haita secara berlebihan. Islam mengiijarkan agar manusia memanfaatkan sumber daya aiam yang dimilikinya seperlunya, sehingga tidak ter1adi kerusakan-kerusakan yang timbul setelah pemanfaatan tersebut. Dan mengenai harta kekayaan Islam melarang akumulasi harta pada golongan tcrtentu di kalangan masyarakat. Untuk itulah ada perintah untuk ber.lakat. Zakat menjadi altematif pemerataan ekonomi bila dikelola dengan baik. Potensi zakat ini sangatlah besar, bisa dibanyangkan bila kesadaran mcmbayar 7Akat sudah menyeluruh pada kalangan umat Islam, maka akan banyak dana yang terkumpul yang bisa dimanfaatkan untuk membangun berbagai saran a yang berkaitan dengan peningkatan ekonomi umat. Secara tradisional masyarakat sebenarnya telah mulai menunaikan zakat dan infak/sedekahnya melalui kyai, ulama atauptm tokoh agama di lingkungan masing-masing. Ada beberapa kelemahan mendasar dalam proses pengamalan zakat secara tradisional ini. Pertama, kurang te11ibnya administrasi pemasukan dan pengeluaran zakat. Kedua, ada kemungkinan zakat terscbut tidak tersalurkan kepada mustal1iknya secara maksimal. Ketiga, hasil pcngumpulan dai1a Zakat, Infak dan Sedekah (ZIS) jumlahnya masih relatif kecil, sehingga pendayagunaannya belum dapat menyentuh kebutuhan
mustahik I asnaf secara keselurnhan. Dan keempat, tidak adanya pengawasan terhadap proses pemasukan dan pengeluaran zakat. Hal inilah yang mendasari perlunya adanya lembaga pengelolaan zakat. Lembaga ini bertanggung jawab terhadap proses pengmnpulan dan pengambilan z.akat dari masyarakat. Selain itu dalmr Al-Qur'an secara tegas disebutkan: "Ambillah sedekahnya (zakatnya) dari harta benda mereka" (Q.S.9: 13 ). Untuk itu di Indonesia pada tahun 1968 pemikiran tent?ng perlunya Lembaga Amil Zakat mulai terealisasikan, tepatnya pada awal tahun 1968 pada ·'Seminar Zakat'' yang diselenggarakan oleh Lembaga Research dan Workshop Fakultas Ekonomi Universitas Muhammadiyah di Jakarta, dalarn pidato Presiden Rl menghimbau kepada masyarakat m1tuk melaksanakan zakat secara kongkret. IJntuk itu ada 2 hal yang melatarbelakangi berdirinya Badan Amil Zakat dan lnfak I Sedekab (BAZIS) Daerab Khusus Ibukota (DK!) Jakarta, yaitu : I. Saran sebelas tokoh ulama tingkat nasional, yaitu : Prof DR. Hamka, KH. Ahmad Azhari, KH. Moh. Syukri Ghazali, Moh. Sodry, KH. Taufiqurrahman, KH. Moh. Su'aidi, Ust. M. Ali Al Hamidy, Ust. Mukhtar Luthfy, KH. A Malik Ahmad, Abdul Kadir, KH. M.A. Zawawy yang berkumpul di Jakarta pada tanggal 24 September 1968 untuk membahas beberapa persoalan mnat, khusunya pelaksruiaan zakat di Indonesia. Scruan Presiden Rl pada peringatan Isra' Mi'raj Nabi Muhannnad SAW di lstana Negara, pada tanggal 26 Oktober 1968 tentang perlunya
intensifikasi rengumpulan zakat sebagai potensi yang besar untuk menunjang pembani,>unan.
3.2 Oasar Hukum Berdirinya BAZIS OKI Jakarta
Beberapa keputusan yang mendasari pembentukan BAZlS OKI Jakarta adalah: I.
Keputusan Gubemur Kepala Oaerah Khusus lbukota Jakru ta No. CB/14/8/18/1968.
2.
lnstruksi Menteri Agama No.16 Tahun 1968 tentang Pembinaru1 Zakat dan lnfak/Sedekah.
3.
Keputusan Menteti Agama dan Menteri Dalrun Negeri No.29 tahun 1991/47 tal1un 1991 tentang Pembinaan Badan Amil Zakat dan lnfak/Sedekah.
4.
Keputusan G.1bemur Kepala Daerah Khusus lbukota Jakarta No.280 tal1un 1991 tentang Pola Pengelolaan Zakat dan Infak/Sedekah (BAZIS) OKI Jakatta.
3.3 Tujuan Didirikannya BAZIS
Didirikannya Badan Amil Zakat dan lnfak/Sedeka.1! di DK! Jakarta memiliki tujuan scbagai berikut: I.
Agar administrasi pengumpulat1 dan pendayagunaru1 zakat dan infak/sedekah dikelola secara lebih baik dan profesional. Hal ini diperlukan
untuk menumbuhkan kepercayaru1 masyarakat kepada
pengelola zakat dan infak/sedekah, bahwa harta yang mereka keluarkan disalurkan kepada mustahik yang berhak menerimanya. 2.
Menumbuhkan kesadaran masyarakat tentang arti pentingnya membayar zakat dan mengeluarkan infak/sedekah sebagai tanggung jawat sosial, serta pentingnya fungsi amil sebagai pengelola dan ZI'>.
3.
Wujud tanggung jawab pemerintah sebagai ba1,>ian dari konsepsi integral dalam merealisasikan Pancasila khususnya sila keadilan sosial dan pasal 34 Undang-undang Oasar 1945 yang berbllllyi "fakir miskin dan anakanak terlantar dipelihara oleh negara".
3.4 Tugas Pokok dan Fungsi BAZIS Sesuai dengan Keputusan Gubemur Kepala Oaerah No.87 talmn 1998 tentang organisasi dan Tata Kerja Badan Amil Zakat dan lnfak/Sedekah OKI Jakana tenanggal 9 Januari 1998, maka tugas pokok dan fungsi BAZ!S OKI Jakana ditetapkan sebagai berikut : I.
Melaksanakan pengmnpulan segala macam zakat dan infak/sedekah dari masyarakat termasuk pegawai.
2.
Mendayagunakan hasil pengumpulan zakat dan infak/sedekah tersebut kepada mustahik sesuai dengan hukumnya.
3.
Penyuluhan kepada masyarakat dalam rangka peningkatan hasil pengumpulan ZIS.
4.
Pcmbinaan pemanfaatan pendayai,'llnaan ZIS agar lebih produktif dan lerarah.
5.
Koordinasi, bimbingan dan pengawasan kegiatan pengurnpulan ZIS oleh pelaksana BAZ!S Kotarnadya.
6.
3.5
Pengendalian atas pelaksanaan pengurnpulan dan pendayagunaan ZIS.
Struktur Organisasi Dalarn rangka pengurnpulan dan pendayagunaan ZIS di daerah, pernerintah daerah rnernbenluk struktur organisasi BAZIS DK! Jakarta. Susunan struktnr organisasi BAZIS DK! sebagairnana Surat Keputusan Gubemur Kepala Daerah Khusus lbukota Jakarta Nomor 87 tahun 1998, tanggal 29 Januari 1998 adalah sebagai berikut : 3.5.l Bad an Pembina
Badan Pembina ini bertugas untuk mennnuskan kebijaksanaan Gubemur Kepala Daerah dalam rangka peningkatan dan pengernbangan pengurnpulan dan pendayagunaan ZIS, rnernberikan saran dan pertimbangan tentang pengernbangan hukurn, dan pernaharnan rnengenai zakat dan infak/sedekah, 111( mberikan
saran dan pertirnbangan kepada Gubemur Kepala Daerah baik
diminta maupun tidak mengenai hal-hal yang herhubungan dengan pengumpulan, pendayagunaan, dan pengernbangan ZIS. 3.5.2 Kcpala BAZIS
Kepala BAZIS mempunyai tugas untnk rnernirnpin pelaksanaan tugas serta memimpin dan mengkoordinasikan kegiatan bagian, bid:JJg, dan pelaksana BAZIS Kotamadya termasuk petugas operasional BAZIS unit/satmm ke1ja, kecarnatan, dan kelurahan.
di
3.5.3 Wald! Kepala BAZIS !3ertugas
membantu
Kepala
BAZIS
dalam
memimpm,
menyelenggarakan koordinasi dan pengendalian administrasi, mewakili Kepala !3AZIS bila berhalangan. 3.5.4 Bagian Tata Usaha !3agimi tata usaha mempunyai tugas melaksanakan kegiatan urnsan surat menyurat, kearsipan, perlengkapan, rnmah tangga, kepegawaian, keuangan, serta pengelolaan ZIS. 3.5.5 Bidang Program dan Penyuluhan Bidang program dan penyuluhan mempunyai tugas, untuk menyusun program
kerja, melaksanakan penyuluhan dan pemasyarakatan ZIS,
membantu mengendalikan dan mengevaluasi kegiatan pengmnpulan Jan penyaluran ZIS. 3.5.6 Bidang Pcngumpulan Bidang
pengumpulan
mempunyai
tugas
untuk
melaksanakan
administrasi penerimam1 ZIS, melakt anakan pendataan smnber-smnber objek pengumpulm1 ZIS serta mengumpulkan ZIS dari sumber-sumber khusus. 3.5.7 Bidang Pendayagunaan Bidang pendayagunaan bertugas untuk melaksanakan seleksi persyaratan calon mustahik dan mendistribusikan hasil pengumpulan ZIS kepada mustahik, scrta mengembangkan pendayagunaan ZIS untuk usaha produktif.
3.5.8 Bidang Bina Usaha Produktif Bidang bina usaha produktif ini bertugas menyalurkan dana ZIS untuk modal usaha produktif, membina pemanfaatan dan untuk meningkatk<m usaha dan mengums pengembalian dana produktif. 3.5.9 Pclaksana BAZIS Kotamadya Pelaksana BAZIS kotamadya dipimpin oleh scorang kepala pelaksana yang dalam melaksanakan tugasnya seeara teknis adrninistratif bertanggtmg jawab kepada Kepala BAZIS dan seeara taktis operasional bertanggung jawab kepada walikotarnadya yang bersangkutan. Pelaksana BAZIS kotarnadya ini bertugas rnelaksanakan pendataan rnuzaki, munfik, dan mutasadik, serta rnustahik di wilayah rnasing-rnasing.
STRUKTUR ORGANfSASf BAZIS DKI JAKARTA
GUBERNUR KEPALA DAERAH I
BADAN PEMBINA
......... J
(" ..
KEPALA WAKILKEPALA BACHAN TATA USAJIA I I
SU!lBAGIAN UMUM
II
I
I
SUll!lAG!AN KEPEGAWAJAN
I
I
PENYUJ,UJ !AN
II
UIDANG BINA US AHA PRODUKllF
SE KS I ADMJNJSTJU\Sl
DATA,!/,:,
PENGIJMJ>ULAN
SEKSI
PENYIJSIJNAN !'!{(Xi
-
SEKSI SOMBER KJJUSUS
I
-
SEK SJ MUSTAlllK
-
SEKSJ PENYAJ,UIU\N
I
SEKSI PENYALURAN DANA PRODUKllF SEK SJ PEMBINAAN
SEKSJ PENYULUJ !AN
PELAK.SAN AN BAZIS KOTAMADYA
I
I
SEKSI PENGUMPULAN
I
II
I
~
J>J:NciJ]J)J..AAN
SU!lllAGlAN KEUANGAN
I
ll!DANG PENDAYAGUNMN
BIDANG Pl:NGUMPUI,AN
Bl DANG PHOGHAJvf DAN
II
I
I
SUBllAGIAN TATA USAllA
J SEKSI PENDAYAGUNAAN J
( iwnhar 3. I Struktur Organisasi Bazis DK! Jakarta
,_
SUBllAGIAN AKUNTANSI
I
3.6 Analisa Kcbutuhan Analisa kebt,tuhan ini mempakan hasil dari penelitian yang penulis lakukan sesuai dengan pennintaan dari Seksi Penyaluran Bazis OKI Jakarta. Hasil analisa meliputi : I.
Aplikasinya diminta menggunakan Visual Basie 6.0
2.
Basis datanya menggunakan Microsoft Access.
3.
Operasional Aplikasi yang mudah digllllakan (user frieadly).
4.
Adanya fung:;i tambah data, ubah data, lihat data dru1 cetak laporan.
5.
Seluruh field tentang biodata penerirna beasiswa terletak dalrun I form.
3.7 Tata Lak.sana Sistem Manual yang Be1'jalan
Pendayagunaru1 hasil pengumpulan ZIS di daerah diarahkan pada skala prioritas kebutuhan nyata yang ditetapkan
dengan Keputusan Gubemur
Kepala Daerah setiap tahllll, dengan memperhatikan pertimbangan Badan Pembina. Dcmikian pula dengan prioritas untuk penyaluran pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama. Sistem mannal penyalur;•n pendayagunaru1 beasiswa Sekolal1 Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama ini mempunyai urutan kerja sebagai berikut : I.
Bazis DKI, Menetapkan ju111lal1 alokasi dana dan jumlal1 siswa l\lcnyarnpaikru1 penetapan alokasi dana dru1 jmnlal1 siswa serta lonnulir kepada Bazis Kotamadnya.
2.
Bazis Kotamadya, Menerima penetapan alokasi dana dan jumlah siswa. Menetapkan alokasi dana dan jtunlah siswa sesuai dengm1 daerahnya Memyampaikan penetapm1 jumlah penerima beasiswa.
3.
Kcpala Sekolah Menerima penetapanjumlah penerima beasiswa beserta fi:mnulir Bl Mcnunjuk siswa yang memenuhi syarat Mengisi fomulir BI Memhuat daftar rekapitulasi nmna-nmna dan usulan permohonan Menyampaikan usulan pennohonan calon penerima beasiswa
4.
Bazis Kotmnadya Menerima dan meneliti usulan permohonan daftar rekapitulasi nama calon penerima beasiswa beserta Fonnulir Bl. Mencatat nama-nama Mustahik ke dalam buku daftar penerima beasiswa Menyampaikan usulm1 permohonan beasiswa ke Bazis DK! Jakarta c.q. bidang pendayai,'llnaan.
5.
Bazis c.q. bidang pendayagunaan Menerima, meneliti usulm1 pennohonan daftar nmna rekapitulasi nama-nama penerima beasiswa beserta fonnulir 13 l !V!eng-cntty nmna penerima beasiswa secara manual mengi,•unakan f..licrosofl Excel.
- M~mproses penerbitan Surat Perintah Membayar Uang (SPMU) pencairan dana beasiswa Menyampaikan lmku I kartu tabungan beasiswa 6.
Siswa - ivlenerima undangan dan menghadiri acara penyerahan beasiswa - Mencrima buku I kartu tabungan ivle11ga111bil dana tabungan sesuai dengan kctcnturu1.
Untuk lebih memperjelas tata laksana sistem yang berjalan pada Seksi Pcnyaluran f3azis DK! Jakm1a untuk pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama dapat dilihat pada diagram konteks dan diagnun level I sistem manual yru1g berjalan seperti gambar di bawah ini : A\ok.asi_Danu_ZIS
BAZIS llKJ
Alokusi Dana- ZIS- Ko
Selurnh_pen~ ~"'"'" vnl.•d.
I ).ii t_1~nl!nma_hcas1S\\a
ilAYJS KODYA
Usulan_ Penerima_Beasi swa
Ii ----
,.
.. v.
Alokasi_ZIS_Pusat Usulan_l3easisnu
Siste1n Pendayagunaan
Bcusiswa Sckoluh DuSllr I &::kolah Lanjut.nn Tinl,kat ·1-un
SJS\\'i\
Pertmnu
I I ~<'111---------'
Culon_pcnctima_heasiswu
Huku, rabun~ml
Alokasi_JX.'T_kodya
KEPALA SEKOLAJI
!lamhar 3.2 Diawam Konteks Sis/em Manual yang Betjalan
Berikut ini mempakan diagram level I dari sistem manual yang berjalan pada Seksi Penyaluran Bazis DK! Jakarta untuk pendayagunaan beasiswa Sekolal1 Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama.
( iw11har 3.3 f)iagram /,evel I Sistem Manual yang Be(jalan
3.8 Permasalahan pada Sistem Manm.I yang Berjalan Beberapa ha! yang menjadi permasalahan pada sistem penyaluran pendayagunaan beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjulan Tingkat Pertama adalah: I.
Sistem yang berjalan masih manual artinya menggunakan Microsoft Excel dalam menginput data sehingga yang disimpan data bukan
~truktur
data. 2.
Te1jadinya kesulitan dalam pembuatan tanda terima beasiswa, laporanlaporan penerima beasiswa karena datanya berubah untuk setiap penerimaan calon penerima beasiswa.
3.
Bel um
terdokumentasinya data dengan dengru1 baik,
sehingga
memungkinkan adanya redudancy (pengulangan) data.
3.9 Prmccahan Masalah Dari permasalahan yang ditemukan maka penulis mencoba untuk menyelesaikan dengan cara: l.
Membuat Sistem Infonnasi Pendayagunaan Beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lan:utan Tingkat Pertama yang dapat menangani pennasalahan pada sistem sebelum dengan t1rutan kerja sebagai berikut : Analisa sistem manual yang sudah berjalan. 1\ lcrnncang sistem infonnasi yaitu, dengan membuat rancangan
database-nya menggunakan Ms. Access 97, design inputnya (fonn
tampilan pro1,>ram), design output (laporan-laporan yang ada), dan membuat program aplikasinya menggunakan Visual Basic 6.0. 2..
Mernbuat format rep01t menggunakan Crystal Report sehingga tleksibel dalam perubahan data-data
karena langsung mengambil data dari
database. 3.
Membuat design dan perancangan sistem informasi yang user fiiendly scrta dokumentasi program sehingga sistem bisa untuk dikembangkan.
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM DAN
IMPLEMl~NTASI
4.1 Batasan Rancangan Sistcm yang Diusulkau
Batasan sistem yang diusulkan dalam bab ini digambarkan dalam bentuk diagram alira11 data yang terdiri dari dia!,'faJn konteks (level 0), diagrain nol (level I), diagram rinci proses I (level 2), STD (State 1i"ansilion Diagram), bagan terstruktur, dm1 diagram entity relationship. 4.1.1 Diagram Konteks (Level 0)
Diagram kontcks dati Sistem Penyaluran Pendayagunaan Beasiswa Sekolah Dasar I Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama pada Seksi Penyalurai1 Bazis DK! Jakarta seperti terlihat pada gainbar di bawah ini:
Rekapitulasi _pcucrima_ bcasiswa
J,ap_ Bcasiswa__Sl)/Sl:n) Pcncrima_Bcasiswa
Pennohonan_PersctujlUUl I _Pengeluaran_Darw
AD!vHN
Sistcn1 lnfonnasi Pcn
Paraf Tanda Tt:nma
I SJS\V/\
.. Tm1d:1
.
'
-
Teri ma
Bcasiswa SD/SLTP pada Bazis . DKIj
I
-.
. ..
KEPALA BAZIS DK! JAKARTA
Pcrsclujuan_Pcngeluaran
-Dmw
...
J\.-ri11la11 _JX.'11gduaran _dana
Uuku_tnhungan Alokasi_
IJIDANG l'ENDAYA -GUNMN
( iamhar -I. I Diagram Konteks Sistem Jnjimnasi yang Diusu/kan
4.1.2 Diagram Nol (DFD Level l) Dari diagram konteks yang ada pada gambar 4.1 maka dapat dipccah lagi menjadi DFD level I seperti yang terlihat pada tampilan gambar 4.2 di bawah llll.
4.l.4 Kamus Data Berikut merupakan gambaran kamus data yang mendefinisikan aliran data dalam diagnun alir data yang salah satunya adalah data store. Data Store
= {@Kd_siswa + Nama + Kelas + Tempat lahir + Tanggal lahir
Siswa
+ JK + Alamat + Agama + Orangtua/Wali + Pekerjaan}
Sekolah
=
{@Kd_sekolal1 + Sekolal1 + Kepsek)
Wilayah
=
(@Kd_Wil + Kodya}
Beasiswa
=
{Besar Bantuan + Tahun}
4.2 Rancangan Struktur Data
4.2. l Entity Relationship Diagram Diagram yang memperlihatkan relasi atau hubungan tiap-tiap obyek yang ada di Sistem lnfonnasi Pendayagunaan Beasiswa SD/SLTP pada Bazis DK[ Jakarta adalah sebagai berikut :
Sekolah Kd_Sekolah Kd_Wil
BeasiS\\a Kd_Sis\\'a
Sis\va 11
*I
f
/// ,,, I I
Kd_Sekolah Kd_Siswa
Wilavah I
I
11
Kd_Wilayah
Gambar ./../ER-Diagram Versi James Martin
4.2.2 Normalisasi Normal isasi adalah proses untuk mendapatkan bentuk strnktur tabel yang tidak mengalami anomali (bentuk tidak nonnal) untuk itu berikut adalal1 normalisasi dari sislem yang diusulkan. I. Bcntuk Tidak Normal
Pada bentuk tidak nonnal ini cirinya adalah dengan menulis semua data yang akan dirckam, dengan bagian yang rangkap tidak perlu dituliskan. Sehingga lerlihat record yang kurang lengkap seperti pada tabel di bawah ini :
---~···~
empat
----· Tgl
ulur
Lahir
.,
12/3/1997
Ala.mat
JK
Agai.w
Kd _sckolllh
Sckolah
Kd_Wil
Kodya
Scncn
p
Islam
SdnOljakpus
SDNOI
Jakpus
Jakarta
!
Seucn ;t
11/2/19%
Scncn
L
PtL"flt
'
Islam
2. Bentuk Normal I (INF)
Bentuk nonnal 1 yaitu dengan memisahkan data pada file-file yang tepat dan bernilai atomic juga seluruh record hams lengkap. Bentuk file-nya adalah Flat File. -Nu111ulT~;,,pu1
! S))!
Fr;.
I I
Tgl
I .;1hir
l.ahir
1k1
12/J/1997
Alamat
JK
Agama
Kd _sckolah
Sckolah
Kd_Wil
Kcxlya
Senen
p
Isltun
SdnOljnkpus
SDNOI
Jakpus
Jakarta
I I
) SD2
I
L--~--
lmam
!
___ J
I jkl I I'
""-·---- ..... 1~------·-
Pusut
Sc111..'1l
I
I
11/2/1996 --sen
en-- --c- _. fSiWll · -Mno uai:.:pus· -·--·--SDNOl Sen cu
Jakpus
Jakarta
Pu sat
3. Bcntuk Normal 2 (2NF) Bentuk nonnal kedua yaitu, dengan mencari dan mengumpulkan fieldfield yang bias dipakai sebagai patokan untuk pencarian dan harus bersifat Lmik. Dari field-field tersebut yang bersifat unik antara lain
Kd_s1swa,
Kd_ Sekolah, dan Kd Wil.
Bcasiswa
Siswa ~·
K
· - - ---,-~ ··-·--"-,.·--· siswu \ Nama
Iempal
lgl
L<1hu
I ,ahir
JK
Aluma!
Agiuna
Omngtua
Pclcrjruu1
Kclus
Kd_ Sckolah
I Wali
•
t
.
~ Seko!uh
Sekolah 5·~iolah
.
JKcpsek
..·----···----..--··-- .
Wilayah
I
Kd_Wil
I
4.2.3 Rancangan Tabel
I. Tabcl Siswa
Keterangan
berisi data siswa penerima beasiswa
Key
Kd Siswa Tabel 4.1 Rancangan Tabet Siswa
F
Field
tipe
panJang
keterangan
Kd_Siswa
Character
8
KodeSiswa
Naina
Character
225
NamaSisw2
Tempat Lahir
Character
220
Tempat lahir
Tanggal Lal1ir
date
-
Tanggal lahir
JK
Character
20
Jenis Kelamin
Alaniat
Character
255
Alamat Siswa
Agama
Character
30
Agama
Kelas
Character
15
Kelas
I Orangtua1\vali
Character
225
Nama orangtuaiwali
!'
Character
225
Pekerjaan
I
I
--·-----
I
i
I
Pekcrjaan
•
orangtuaiwali
2. Tabcl Sekol11h
l\.eteran gan
berisi data sekolah penerima beasiswa
Key
Kd Sekolah Tabel 4.2 Rancangan Tabel Sekolah Field
tipe
panjang
kcterangan
Kd_Sekolah
Character
8
Kade Sekalah
Sekolah
Character
225
Nama Sekolah
KepSek
Character
225
,
Nama Kepala Sekalah
3. Tabel Wilayah
Kctcrangan
berisi data wilayah penerima beasiswa
Key
Kd Wil Tabel 4.3 Rancangan Tabel Wilayah tipe
panjang
keterangan
i Kd_Wil
Character
8
Kade Wilayah
Kodya
Character
225
Kotamadya
I i
Field
I
4. Tabcl Bcasiswa Keterangan
berisi data yang menjelaskan besar bantuan
Key Tabel 4.4 Rancangan Tabel Beasiswa II I
Field
tipe
panJang
keterangan
Besar
Currency
-
Dana yang diterima
Numeric
30
Tahun Anggaran
I
'
Bantuan Tahun
4.3 Pcrancangan Layar I.
Rancangan Form login Fonn login
Username
'~--,]
Password
I
I
Ciamhar -/,5 Rancangan Form Login
form login ini merupakan standard keamanan untuk menjaga dari orang yang tidak berhak untuk mengakses data.
2.
Rancangan Form Masukan Data
xxxxxx
xxxxxxxxx Tem pat Lahir
xxxxxxxxx
Sekolah
xxxxxxxx
Tgl lahir
99199199
Kode siswa
xxxxxx
Kelas
xxxxx
: xxxxxx
Agama JK
xxxxxx
Kode Wilayah
xxxxx
Alamat
xxxxxxxxx
Tim. Ajaran
9999
Orangtua/wali
xxxxxxxx
Besar Bantuan
999999
Peke:jaan
xxxxxxxx
Ciambar-1.6 Rancangan Form Masukan Data
Operasi yang ada dalam form masukan data : Input barn
: untuk menambah data
Update
: untuk update data
Lihat data
: mltuk melihat data
3.
Rancangan Form Ullah Data
l''orm Ullah Nania
xxxxxxxxx
Tcmpat Lahir
xxxxxxxxx
Sekolah
xxxxxxxx
Tgl lahir
99199199
Kode siswa
xxxxxx
Agama
xxxxxx
Kelas
xxxxx
JK
xxxxxx
Kode Wilayah
xxxxx
Alamat
xxxxxxxxx
Thn. Ajaran
9999
Orangtua/wal'
xxxxxxxx
Besar Bantuan
999999
Pekerjaan
xxxxxxxx
xxxxxx
( iambar ./. 7 Rancangan Form Ubah Data
Operasi yang terdapat dalam form ubah data: Cari data
: untuk mencari data yang akan diubah I dihapus
Simpru1
: untuk menyimpan data yang telah diubah
Hapus
: untuk rnenghapus data
4.
Rancangan Form Pcncctakan
J
Cetak
Tanda
Teri ma Bcasiswa
Cetak
Kode siswa
Biodata
Siswa Biodata
Kodesiswa
Sekolah Wilayah Jakarta Pusat
Jakarta Timur
Jakarta Utara
Jakarta Baral
Jakarta Selut.an
Gambar -1.8 Rancangan Form Pencetokan
Operasi yang ada pada form ini meliputi : cctak tanda terima : untuk mencetak tanda terima beasiswa cetak biodata siswa: untuk mencetak data siswa cctak wilayah
: untuk mencetak data beasiswa per wilayah
5.
Hancangan Form Lihat Data
florm J,ihat
Data boungrid
L J Ciamhar ./.9 Rancangan Form Lihat Data
Operasi yang ada pada fonn ini meliputi : cari data
untuk mencari data
keluar
kembali ke menu
4.4 Pcrancangan Laporan Rancangan Laporan Penerima Beasiswa Per-Wilayah
I (jamhar -/. l 0 Rcmcangan Laporan Penerima Beasi.1wa Per-Wilayah
Kcterangan :
Laporan ini memperlihatkan daftar penerima beasiswa bazis per-wilayah di seluruh wilayah Kotamadya di seluruh DK! Jakarta.
2.
Rancangan Tanda Terima Beasiswa
TANDA TERIMA BEASISWA XXXX BAZIS DKI JAKAIH'A 99/9919
No
Nama
Sekolah
Besar bantuan
99
xxxxx
xxxxx
999999
Tanda terima
Besar Total Bantuan
( iambar ./. 11 Rancangan Laporan Tanda 71,rima
Keterangan : Laporan ini adalah laporan tanda terima untuk siswa SD/SLTP sebagai bukti telah menerima dana bantuan dari Bazis OKI Jakarta.
3.
Rancangan Laporan Seluruh Penerima Beasiswa
DAFTAR SELURUH PENERIMA BEASISWA BAZIS DKI JAKARTA
9919919 No kodc sis\\·a Nama
XXXXX
XXXXX
Tgl lahir Alamat
Orangtua/wali
99/99/99
X.XXXXXXXX
X."\..XXXX
Pekcrjaan
xxxxxxx
<Jamhar-1./ 2 /lancangan Laporan Seluruh Penerima Beasiswa
Keterangan : Laporan ini menampilkan selumh siswa penerima beasiswa Bazis DK! Jakarta baik siswa SD/SLTP.
4.
Rancangan Laporan Sekolah Penerima Beasisw21
DATA SEKOLAll PENERIMA BEASISWA BAZIS OKI .JAKARTA
9919919 No Kode Siswa
Sekolah
99
XXXX.\'.X.\'.
XXXXX
Kep.Sekolah
XX.\'.XXX
Kelas
Kodya
xxxxx
xxxx.xxxx
Ciamhar ./. / 3 Ra11ca11f;a11 f~apora11 Data Sekolah Penerima Beasiswa.
Keterangan : Laporan ini memperlihatkan data-data sekolah penerima beasiswa Bazis DK! Jakarta.
4.5 State Transition Diagram (STD) State Transition Diagram merupakan model penggambaran dari sistem yang akan dibangun yaitu Sistem lnformasi Pendayagunaan Beasiswa SD/SLTP pada BAZIS uKI Jakarta.
.
I
idle
I~
Prcss .. Stan··
Press'"Cfillcel"'
I)ispla,· Fann Login
Keluar dari Progran1
Menwiggu Password Pass\\ ord !\.1asuk
Press Tutup_aplikasi"'
--
Disp\nv Menu
Keluar Program
• Menu
. I
•
I
Input BeasiS\\'U
Press .. lihat data..
Ubah Data
I
[ Cetak Lapornn I
Press "cctak biodarn" Report Biod;:11a
Report tnnda terima
• For:i1 PrlYie''
I
i
Press "cctak tanda tcrilna..
Menunggu tap terrnlnal
~
I
I
• Cotak TMda Terima
[
Cetak Biodata
Gamhar ./. 1./ S/a/e 71-ansilion Diagram Sis/em yang Akan Dihangun
I
4.6 Bagan Tcrstruktur Bagan terstruktur (structure chart) digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan orranisasi dari sistem infonnasi secarn berjenjang dalam membentuk modul dan submodul. Selain itu bagan terstrnktur juga menunjukkan hubungan elemen data dan elemen kontrol antara hubungan modulnya. Perancangan struktur proses dari diagram rinci di atas dapat dilihat pada gambar di bawah ini :
Pengolahan Penerima Basis\va
B
Status sis''~
enerima_ Beasis\va
Entry Pcneri1na Beasis\\-a
Rekam Penerirna
Beasis\va
Pembuatan Laper~
Pembuatan Tanda Terima
Penerima BeasiS\\'a
'-------' Kd
siSI~
t
Kd sis,va
Status sis\\-a
Validasi
Pencrinltl Bcnsis\\-a
Tulis File Beasiswa SD/SLTP
Kcterangan : J?ekam Data Penerilna Beasiswa dike1takan bi/a s1a1us st.ru·a OK
Gamhar -I. 15 Bagan Terstmktur Diagram Rinci
4.7 lmplementasi Tahap implementasi mernpakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini tennasukjuga menulis kode proi,'fam. 4.7.1 User Pemakaian Sistem Infonnasi Pendayagunaan Beasiswa SD/SLTP pada Seksi Penyaluran Bazis DK! Jakarta ini hanya dibatasi pada pemakaian oleh administrator sistem sehingga keamanan data terjamin. Administrator sistem ini mempunyai full akses untnk menginput, mernbah, meng-update, dan menghapus data penerima beasiswa. Untuk itu dii,>i.makan fonn login untnk membatasi penggunaan sistem ini. 4.7.2 Design Access Program Sehubungan dengan requirement yang diminta pihak Bazis DK! Jakarta maka pemrogram sistem single user dan stand alone serta satu buah program execute yaitu program exe untuk administrator sistem.
Adm in
~1-nt_e_rfi_a_cc_._:--_,..,fLBc:,:~s~va exe
Gambar -I. I 6 Design Access Program
4.7.3 Penggunaan Sistem
Penggunaan Sis tern ini meliputi : I. Form Login
Form login ini merupakan form yang pertama kali muncul ketika program dijahmkan, ha! ini dimaksudkan untuk menjaga keamanan data. Administrator akan diminta untuk memasukkan username dan password.
·--
;
'
'
·:~
'
.
..
Ciamhar -1.17 Form /.ogin
2. Form Input D.1ta Pada form ini, admin dapat me111,,>input data penerima beasiswa SD/SLTP, menyimpannya dengan tombol update, dan melihat datanya dengan tombol lihat data.
~flGlll'I
1.. ,.,,,.
r;;;;;--
Td l• ·
f'i\:f}-:;c;;---
t.,;,"-''
rr.-uJ
:J
FMi.T:
~
Kod
}SH"'Ol
'4';.S~
f"..- . i
~NM~"~.,~.-·i"'fi~'n',y
'.Kf.>:
~S0$P ~
=----
Uambar -1.18 Form input Data
3. Form Ubah Data
Pada form ubah data ini admin diperbolehkan untuk mengubah data penerima beasiswa dengan cara mencarinya dengan kode siswa, setelah itu admin bisa mengubahnya ataupun menghapusnya. Setelah proses edit selesai admin harus menyimpannya dengan tombol simpan.
«<....~
fil, !t>. .,p
T;;. L.;l~
1~· .Wt'#
~.P"•
~ ~
!Ir...
Jf
--
<JJ!oriJJv
lp•o DJY.1
l~""'''
f~"'""~
rir;.;:-.:i ·--~ · - - - - - -
r,,-.,.,-.,-,,.-----
TUTUP APUKASI
Gambar-1.19 Form Ubah Data
4. Form Pencetakan Pada form ini admin bisa memilih pencetakan berdasarkan data penerima, berdasarkan sekolah penerima beasiswa ataupun laporan per wilayah.
J:.5/Jlrt. r;1;~1
J
rni:.m
JAKMlTA
"'""
JMl,RJA IWIAT
I .wwlfA SHAT.W
Gambar 4.20 Form Pencetakan
5. Form Lihat Data Fonn ir.i digunakan agar admin bisa melihat data siswa penerimr. beasiswa yang telah tersimpan dalam database. Selain itu fonn ini juga dilengkapi dengan tombol pencarian.
Uamhar 4.2 I Form Lihat Data
4.8 Spcsifikasi Requirement Spesifikasi requirement ini menjelaskan kebutuhan-kebutuhan minimum untuk mendukung sistem yang akan berjalan. 4.8. l Spesifikasi Hardware Dalam implementasi sistem yang akan berjalan ini membutuhkan spesifikasi perangkat keras sebagai berikut : - CPU Pentium 133 Mhz - RAM 16 Mbytc - Hanldisk 1,2 G - Monitor 14"(1024x786) - Printer standard 4.8.2 Spesifikasi Software Perangkat lunak yang diperlukan agar sistem - Operating System (OS) 98Se - Ms. Office 97, 2000, XP
be~jalan
adalah :
4.8.3 Opcrasional Program
l,2,3,4,5
I Admin il---Jl>lj lnterface.exe l
3. Ubah data penerima beasiswa 4. Lihat data penerima beasiswa
5. ivlencetak La po ran
Beasis\va.1ndb
BABV
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kcsimpulan
Dari hasil analisa sistem yang be1jalan, analisa sistem yang akan clibangun, pcrancangan hingga pemrograman sebagaimana telah penulis uraikan pacla bab-bab sebelumnya, maka penulis clapat menarik kesimpulan yang antara lain : I. Dengan adanya sistem yang barn diharapkan dapat membantu bidang pendayagunaan pada BAZIS OKI JAKARTA dalam mcnyalurkan beasiswa untuk SD/SLTP. Dengan mengutamakan design prof,>ram yang user fiiendly diharapkan mudah mudah cligunakan. 3. Data yang tcrstruktur clan terdokumentasi dengan baik akan mudah dalam
pengelolaannya. 5.2 Saran
Saran penulis untuk pengembangan sistem pada BAZIS DK! JAKARTA antara lain : I. Pengembangan sistem infonnasi terpadu, meliputi sistem perhittmgan zakat,
penyaluran
zrs. clan pengelolaannya akan lebih bagus bila berbasiskan web.
2. Pengembangan sistem yang berbasis client server akan sangat bermanfaat clan
efisien untuk kemajuan BAZIS DK! JAKARTA. 3.
Untuk mendukung teknologi yang ada, maka perlu adanya peningkatan sumber claya manusia, karena tanpa adanya brainware yang bagus sistem sebagus apaptm akan sia-sia saja.
4. Sehubungan clengan aclanya desentralisasi dalam tub uh pemerintahan maka
akan lcbih baik bila penyaluran dana ZIS ini langsung diserahkan kepada Bazis Kotamadya, hal ini akan mengurangi pekerjaan dari karyawan di Bazis Pu sat.
DAFT AR PUST AKA Krislianto, Harianlo, Konsep dan Perancangan Data Base, Yogyakarta, Andi Offset, Edisi Pertama, 1993 HM, Yogiyanto, A11a/isis dan Desain Sis/em il?fiJrmasi: Pe11dekatan J'erstruktur /'eori da11 i'raktek Aplikasi Bisnis, Yogyakaita, Andi Offset/ Cetakan
Kccmpat 1995 Abdul Kadir, Konsep dan 7'z111tu11a11 Prak/is Basis Data, Andi Yogyakarla, 2001. Adi Kurniadi, /'emograman Microsoft Visual Basic 6. Celakan ketiga, Februari 2COI.
Silberschatz. Korth. Sudarshan, Database System Concepts -I'" Edition, McGrawIlill-Intemalional Edition, 2002. Edward Yordon, Modem Slruc/ured Analysis, Prentice-Hall Inc., 1989. Roger S. Pressman, S(}fiware Engineering A Practitioner's Approach F!fih Fdi11011. Mc. Graw-Hill, 200 I.
DR. Anne Rufaidah, Peneliatian dan Pilihan Teknik dan Metoda Pengumpulan Oata. Bahan Seminar Penelitian Lembaga Administrasi Negara, Maret 1997.
DR. H. Abudin Nata, Dede Rosada, MA, Ors. Akbar Zaenudin, Pengelolaan Zakat dan !11/ak Sedekah di DK! Jakarta, BAZIS DK! JAKARTA, April
1999. Drs. H. Abdul Shomad Muin, MM, Surat Keputusan Gubernur KDKI Jakarta te11/a11g Pola, Susunan Organisasi, Petunjuk Pelakmnaan (JUKLAK), l'em/aian l'enge!olaan Z!S, BAZIS OKI JAKARTA, Aguslus 1999.
--------·--·~·--------L~~Koputusan Gubern#Repala baerah Khusus lbukota Jakarta Nomor 87 Tahun 1998
Tanggal 29 Januarl 1998
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI BADAN AMIL ZAKAT DAN INFAK/SEDEKAH DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA GUBERNUR KEPALA DAERAH
[
BADAN PEMBINA
·-----------------------------~---J
'
. KE PALA WAKIL KEPALA
I GBAGIAN fA USAHA
==J [J I
SUBBAGJAN UMUM
SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN
I
Bl DANG DAN PENYULUHAN
1ROGRAM
Bl DANG PENGUMPULAN
BIDANG PENDAYAGUNMN
I
I
__J SEKSI ENGELOLAAN DATA & 'ENYUSUNMI PROG.
-
SEKSI PENYULUHAN
- SUMBERSEKSIKHUSU3
SEK SJ ADMINISTRASI PENGUMPULAN
I
SUBBAGIAN KEUANGAN
8/DANG llNA USAHA 'RODUKTIF
I
I-
SEKSI MUSTAHIK
I-
SEKSI PENYALURAN DANA PRODUKTIF
-
SEKSI PENYALURAN
I-
SEKSI PEMBINMN
PELAKSANA BAZIS KOTAMADYA I
SUBBAg TATA USAHA
I
I
SEKSI PENGUMPULAN
I
I
SEKSJ 1 PENDAYAGUNAAN
SUBBAGIAN AKUNTANSI
Lampi ran
Seruan Gubernur Kepala Daerah Khusus
Jbukota-Jakarta Nomor 19 Tahun 1998 Tanggal : 31 Desember 1998
Bantuan kemaslahatan umat dan peningkatan SOM, 55°/o a. Askes Ufama/Mubaligh 600 orang b, Bantuan modal usaha produktif c. Pembinaan manajemen pengusaha kecil bagi peminjam dana produklif d. Peningkatan kualitas SOM e. Pake! Safari Jum'at/Ramadhan f, Bantuan untuk pembangunan/rehabilitasi Gedung Madrasnh
2.
Banluan Pernbinaan intcnsifikasi/ekstensifikasi ZIS 20o/a a. Kajian sistem informasi Z!S b. Pembinaan dan penghargaan c. Penerbitan buletin dan buku-buku tentang ZJS d. Penerangan/penyuluhan ZIS
3.
Bantuan kesetiakawanan sosia! (bencanu alam, kegiatan organisasi/lembaga keagamaan, bakti sosiat dan lain-lain 25°/o Jumlah seluruhnya .
Nama .. ··········· ············· .......... ·-· ........................ . Noppen ············ .............. ······· ............................ . Tempatffanggal Lahir .. ·····•···••·•·····•••······•·····•·················•••······· Agama : Laki/Perempuan *) Jenis Kelamin . Kelas .. ···································<··············~··········· Nomor Induk Siswa Nama Sekolah . ..................................... "" ......................... Alamat Sekolah
II. Orang Tua/Wali Murid 1. Nama 2. Noppen 3. Agama 4. Pekerjaan 5. Alamat Rumah 6. Penghasilan setiap Bulan
