SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN HAJI DAN UMROH BERBASIS WEB PADA PT. MUSTHAFA ARY TOUR (MARTOUR) BATU UNTUK MENINGKATKAN PELAYANAN CALON JAMAAH Eko Prayitno1) 1)
Program Studi Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) Malang Email:
[email protected]
ABSTRAK PT. Musthafa Ary Tour atau lebih akrab dengan sebutan PT. Martour Batu adalah biro jasa perjalanan haji dan umroh, dimana perusahaan ini ingin mengimplementasikan sistem informasi pendaftaran haji dan umroh secara online kepada para calon jamaah untuk meningkatkan efektifitas bagi calon jamaah maupun perusahaan itu sendiri. Masalah yang terjadi pada sistem saat ini, calon jamaah haji dan umroh masih melakukan pendaftaran secara manual seperti mengisi formulir, pencarian data calon jamaah membuat bagian pelayanan kesulitan. Selain itu pembuatan laporan pembayaran mambuat bagian keuangan membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mengumpulkan dari kwitansi pembayaran. Solusi permasalahan diatas, dengan membuat sistem informasi yang tepat guna sangat dibutuhkankan untuk meningkatkan dan memudahkan pendaftaran atau pelayanan serta pengolahan data para jamaah. Sistem informasi pendaftaran haji dan umroh ini mempermudah dan mempercepat kinerja pengguna sistem untuk dapat mengelola data dengan menginput, menyimpan dan mencetak data sesuai kebutuhan untuk dijadikan laporan, dimana semua data yang diperlukan disimpan atau terintegrasi dalam satu database. Untuk pengembangan kedepan admin (bagian pelayanan) dan admin (bagian keuangan) harus melakukan pelatihan, agar lebih memahami seluk beluk sistem infomasi pendaftaran haji dan umro
Kata Kunci : Pendaftaran, Haji Khusus dan Umroh . 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan jaman dan pesatnya kemajuan teknologi didunia saat ini, tidak bisa dihindarkan informasi menjadi sangat penting untuk kemajuan suatu perusahaan. Data data yang dibutuhkankan oleh perusahaan pun semakin banyak dan semakin komplek. Kemajuan akan teknologi informasi yang pesat, mengakibatkan adanya tuntutan suatu perusahaan untuk dapat mengelola suatu informasi sehingga dapat tersaji dengan cepat, tepat dan akurat. Suatu perusahaan dapat berkembang dengan baik, apabila diimbangi dengan mengikuti sistem teknologi informasi yang berkembang pada saat ini. Dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi, maka semua data dapat disimpan atau terintegrasi dalam satu database, pengolahan data atau informasi pun dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat. PT. Musthafa Ary Tour atau lebih akrab dengan sebutan PT. Martour Batu adalah biro jasa perjalanan haji dan umroh, dimana perusahaan ini
ingin mengimplementasikan sistem informasi pendaftaran haji dan umroh secara online kepada para calon jamaah untuk meningkatkan efektifitas bagi calon jamaah maupun perusahaan itu sendiri, PT. Musthafa Ary Tour setiap tahunnya melayani calon jamaah untuk berangkat haji maupun umroh. Mengingat semakin banyaknya calon jamaah yang ingin mendaftar, hal ini tidak sesuai bila perusahaan masih menggunakan sistem yang berjalan saat ini. Masalah yang terjadi pada sistem saat ini, calon jamaah haji dan umroh masih melakukan pendaftaran secara manual seperti mengisi formulir pendaftaran dimana banyak menyita tempat untuk penyimpanan, pencarian data calon jamaah membuat bagian pelayanan kesulitan dikarenakan masih dalam bentuk formulir sehingga dapat memakan waktu yang lama. Selain itu pembuatan laporan pembayaran mambuat bagian keuangan membutuhkan waktu yang cukup lama karena harus mengumpulkan dari kwitansi pembayaran kemudian dipindahkan ke komputer.
1
1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, dapat dirumuskan permasalahan yang akan dibahas, yaitu : Bagaimana perancangan sistem informasi pendaftaran haji dan umroh berbasis web yang akan diterapkan PT. Musthafa Ary Tour. 2. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Beberapa pengertian yang diberikan oleh beberapa pakar : Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. [4] Sistem informasi adalah suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. [1] Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan srategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. [8] 2.2 Pelayanan Jamaah Haji dan Umroh Pelayanan jamaah haji dan umroh adalah suatu kegiatan sebagai usaha melayani kebutuhan dari sekelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama untuk melaksanakan ibadah haji dan umroh. 2.3 Metode Pendekatan Sistem Terdapat dua metode pendekatan sistem yang saat ini sering digunakan yaitu dengan menggunakan pendekatan terstruktur dan pendekatan objek. Keduanya memiliki fungsi yang sama untuk membantu dalam menganalisis dan merancang suatu sistem. 2.4 Pengertian Desain Sistem Menurut John Burch dan Gary Grudnitski yang telah terjemahkan oleh [4] dalam bukunya yang berjudul Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur menyebutkan bahwa: “desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dari satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”.
Definisi desain sistem adalah proses penggambaran, pemetaan sebuah perencanaan dari suatu sistem yang akan dikembangkan baik secara konseptual (global) maupun secara terinci. [4] 2.5 Pengertian Database “Database a shared collection of logically related data and adescription of this data, designed to meet the information needs of an organization”, yang mempunyai arti database adalah sekumpulan data yang saling berhubungan secara logis dan sebuah penjelasan dari data tersebut, yang didesain untuk menemukan data yang dibutuhkan organisasi. [7] Database adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. [4] 2.6 Arsitektur Aplikasi Internet adalah jaringan komputer berskala internasional / global yang dapat membuat masing - masing lomputer saling berkomunikasi. [2] Web adalah fasilitas hypertext yang mampu menampilkan data berupa teks, gambar, suara, animasi dan multimedia lainnya, dimana diantara data - data tersebut saling terkait dan berhubungan satu dengan yang lainnya. [6] 2.7 Pemograman Web HTML (Hyper Text Markup Language) adalah bahasa kode pemograman yang menjadi dasar bagi terwujudnya web. Dengan HTML seluruh sistem komputer yang saling berbeda dapat mengenali format - format yang ditampilkan dalam situs - situs internet tanpa perbedan yang berarti, termasuk didalamnya penampilan multimedia (grafik, suara dan citra video). HTML berbasis teks yang sangat sederhana dan praktis sehingga dapat dipahami oleh berbagai jenis komputer dalam platform sistem yang berbeda. MySQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database server yang dikenal dengan SQL. Definisi SQL (Structured Query Language) adalah bahasa terstruktur yang digunakan untuk query, meng-update dan mengolah relasi antar database.
2
3. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Analisa Masalah Tidak tersedianya sistem informasi pendaftaran secara online untuk menunjang kemudahan dalam mendapatkan informasi pendaftaran dan melakukan proses pendaftaran haji dan umroh. Semua pencatatan data dilakukan secara manual sehingga data tidak dapat terintegrasi dengan baik sehingga membutuhkan waktu cukup lama dalam pencarian data dan pembuatan laporan.
Gambar 3.3 DFD Level 1 Sistem Informasi yang diusulkan
Entitas Relasi Diagram (ERD) Logical Pembayaran id_pembayaran no_rekening nama_bank nominal tgl_pembayaran status_konfirmasi bukti_pembayaran
File Upload id_dokument nama_dokument tgl_upload file_upload keterangan status_konfirmasi Konfirmasi
Peserta
3.2 Perancangan sistem Context Diagram
Konfirmasi
Type Kamar id_kamar type_kamar keterangan
Data Tipe Kamar Data Tipe Paket
Data Paket Pilihan
Data Pendidikan
Data Pendaftaran Data Persyaratan
id_peserta tgl_pendaftaran biaya status
Dipilih
Data Pekerjaan
Data Pembayaran Data Paket
Memiliki
0 SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN HAJI & UMROH PT MUSTAFA ARY TOUR
CALON JAMAAH
ADMIN (BAGIAN PELAYANAN)
Type Paket id_type_paket nama_paket keterangan
+ Data Paket
Data Jamaah Haji & Umroh
Memiliki
Paket id paket tgl berangkat tgl pulang pesawat ako_mekkah ako madinah biaya currency status
Pendidikan id_pendidikan nama_pendidikan keterangan
Dimiliki
Dimiliki
Pekerjaan id_pekerjaan nama_pekerjaan keterangan
Gambar 3.11 ERD Logical yang diusulkan
Data Paket Pesanan Data Persyaratan Haji & Umroh
Data Pendaftaran Jamaah Valid
Menjadi
Jamaah id_jamaah user_name no_ktp nama_lengkap nama_ayah_kandung tempat_lahir tanggal_lahir jenis_kelamin kewarganegaraan alamat_ktp desa_kel_ktp kec_ktp kota_ktp prop_ktp kode_pos_ktp alamat desa_kel kecamatan kota propinsi kode pos telp melaksanakan_haji nama_mahram hub_mahram gol_darah ukuran_pakaian email foto password status
Data Pembayaran Haji & Umroh
Data Status Persyaratan Data Status Pembayaran
Entitas Relasi Diagram (ERD) Physical Laporan Data Jamaah Haji & Umroh
ADMIN (BAGIAN KEUANGAN)
DIREKTUR
FILE_UPLOAD ID_DOKUMENT integer ID_PESERTA integer NAMA_DOKUMENT varchar(30) TGL_UPLOAD datetime FILE_UPLOAD varchar(50) KETERANGAN varchar(50) STATUS_KONFIRMASI enum('y','n','s')
Laporan Data Pembayaran Haji & Umroh
Gambar 3.2 Context Diagram sistem informasi yang diusulkan
PENDIDIKAN ID_PENDIDIKAN integer NAMA_PENDIDIKAN varchar(20) KETERANGAN varchar(50)
ID_PENDIDIKAN = ID_PENDIDIKAN
Entitas luar sistem calon jamaah, entitas dalam sistem admin (bagian pelayanan), admin (bagian keuangan) dan direktur. Data Flow Diagram (DFD) Merupakan model dari sistem untuk menggambarkan pembagian sistem kemodul yang lebih kecil, untuk memudahkan sistem yang dikerjakan. Data Peserta Peserta
Data Peserta
PEMBAYARAN ID_PEMBAYARAN integer ID_PESERTA integer NO_REKENING varchar(20) NAMA_BANK varchar(20) NOMINAL double TGL_PEMBAYARAN date STATUS_KONFIRMASI enum('y','n','s') BUKTI_PEMBAYARAN varchar(30)
ID_PESERTA = ID_PESERTA
ID_PESERTA = ID_PESERTA
PESERTA ID_PESERTA ID_PAKET ID_JAMAAH TGL_PENDAFTARAN BIAYA STATUS
integer integer integer date double varchar(15)
ID_JAMAAH = ID_JAMAAH
TYPE_KAMAR ID_KAMAR integer TYPE_KAMAR varchar(15) KETERANGAN varchar(50)
ID_PAKET = ID_PAKET
Data Pendaftaran
PAKET Data Paket Pilihan
ID_KAMAR = ID_KAMAR
1 3 Konfirmasi Data Persyaratan
Data Persyaratan
Data Paket Pilih Paket [Data Paket Pilihan]
TYPE_PAKET ID_TYPE_PAKET integer NAMA_PAKET varchar(15) KETERANGAN varchar(50)
+
+ [Data Paket Pesanan]
File Upload
2
[Data Persyaratan] 4 Konfirmasi Data Pembayaran
[Data Pendaftaran]
[Data Status Persyaratan]
CALON JAMAAH
Pendaftaran Jamaah
ID_TYPE_PAKET = ID_TYPE_PAKET
[Data Pendaftaran Jamaah Valid]
[Data Pembayaran]
+
[Data Status Pembayaran]
+
Jamaah
ID_PAKET ID_TYPE_PAKET ID_KAMAR TGL_BERANGKAT TGL_PULANG PESAWAT AKO_MEKKAH AKO_MADINAH BIAYA CURRENCY STATUS
integer integer integer date date varchar(30) varchar(60) varchar(60) double char(3) varchar(15)
JAMAAH ID_JAMAAH integer ID_PENDIDIKAN integer ID_PEKERJAAN integer USER_NAME varchar(30) NO_KTP varchar(30) NAMA_LENGKAP varchar(30) NAMA_AYAH_KANDUNG varchar(30) TEMPAT_LAHIR varchar(20) TANGGAL_LAHIR date JENIS_KELAMIN enum('l','p') KEWARGANEGARAAN enum('wni','wna') ALAMAT_KTP varchar(100) DESA_KEL_KTP varchar(20) KEC_KTP varchar(20) KOTA_KTP varchar(20) PROP_KTP varchar(20) KODE_POS_KTP integer ALAMAT varchar(100) DESA_KEL varchar(20) KECAMATAN varchar(20) KOTA varchar(20) PROPINSI varchar(20) KODE_POS integer TELP varchar(20) MELAKSANAKAN_HAJI enum('belum','pernah') NAMA_MAHRAM varchar(20) HUB_MAHRAM varchar(20) GOL_DARAH enum('a','b','ab','o') UKURAN_PAKAIAN enum('s','m','l','xl','xxl') EMAIL varchar(30) FOTO varchar(50) PASSWORD varchar(50) STATUS varchar(15) ID_PEKERJAAN = ID_PEKERJAAN
PEKERJAAN ID_PEKERJAAN NAMA_PEKERJAAN KETERANGAN
integer varchar(20) varchar(50)
Gambar 3.12 ERD Physical yang diusulkan
Data Pendaftaran Data Paket
Data Pembayaran Data Pekerjaan Pekerjaan
Data Pekerjaan Data Peserta
Pembayaran Data Pendidikan Pendidikan Data Pendidikan 5
Data Type Kamar
Data Type Kamar
Type Kamar
Setting Data Master Data Type Paket
Data Type Paket
Type Paket
Paket
+ [Data Pekerjaan] [Data Pendidikan] [Data Tipe Kamar] 6
[Data Paket] ADMIN (BAGIAN [Data Tipe Paket] PELAYANAN)
ADMIN (BAGIAN KEUANGAN)
[Data Paket]
Input Paket Data Paket
+
[Data Jamaah Haji & Umroh] [Data Persyaratan Haji & Umroh] Data Persyaratan [Data Pembayaran Haji & Umroh]
7
Data Jamaah
Daftar Peserta Jamaah Haji & Umroh
[Laporan Data Jamaah Haji & Umroh]
+
Data Pembayaran [Laporan Data Pembayaran Haji & Umroh]
DIREKTUR
3
Flowchart
Struktur menu Struktur menu adalah gambaran sistem informasi berbasis web yang akan dirancang dan dibangun.
Gambar 3.14 Struktur Menu Perancangan interface bertujuan untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap untuk diimplementasikan, meliputi perancangan website pengunjung, website jamaah, website admin, website direktur.
Gambar 3.16 Desain tampilan pilih paket haji dan umroh
Gambar 3.13 Flochart sistem pendaftaran yang diusulkan
4
Gambar 3.18 Desain tampilan form profil jamaah
Gambar 3.19 Desain tampilan form konfirmasi persyaratan jamaah
Gambar 3.17 Desain tampilan pendaftaran jamaah
Gambar 3.20 Desain tampilan form konfirmasi pembayaran jamaah
5
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Implementasi Pada Segemen program disusun sebagai berikut: Halaman Pilih Paket, Halaman Pendaftaran Jamaah, Login Jamaah, Halaman Profil Jamaah, Halaman Konfirmasi Pembayaran, Halaman Konfirmasi Persyaratan. Gambar 4.6 Login jamaah Setelah melakukan login, maka akan masuk pada halaman profil jamaah. Pada halaman profil ini, jamaah dapat melihat data jamaah dan mengedit data jamaah apabila ada kekeliruan dan mencetak sebagai bukti pendaftaran.
Gambar 4.4 Halaman pilih paket
Gambar 4.7 Halaman profil jamaah
Gambar 4.8 Halaman konfirmasi pembayaran
Gambar 4.5 Halaman pendaftaran jamaah
Pada halaman pembayaran ini jamaah dapat melakukan konfirmasi pembayaran dengan mengisi data yang telah ditentukan dan mengupload bukti pembayaran. Apabila data sesuai, admin akan mengkonfirmasi pembayaran ulang.
6
Gambar 4.9 Halaman konfirmasi persyaratan Pada halaman persyaratan ini jamaah dapat melakukan konfirmasi persyaratan dengan mengisi data yang telah ditentukan dan mengupload file persyaratan. Apabila data sesuai, admin akan mengkonfirmasi persyaratan ulang. 5. KESIMPULAN 1. Sistem informasi pendaftaran haji dan umroh ini dapat mempermudah calon jamaah untuk mendapatkan informasi pendaftaran dan melakukan pendaftaran haji atau umroh secara online. 2. Sistem informasi pendaftaran haji dan umroh ini mempermudah dan mempercepat kinerja pengguna sistem untuk dapat mengelola data dengan menginput, menyimpan dan mencetak data sesuai kebutuhan untuk dijadikan laporan, dimana semua data yang diperlukan disimpan atau terintegrasi dalam satu database.
6. DAFTAR PUSTAKA [1] Al Bahra Bin Ladjamudin (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi. Tangerang : Graha Ilmu. [2] Andi Setiawan (2004). Pemograman HTML. Bandung : Yrana Widia. [3] Husni (2007). Pemrograman Database Berbasis Web. Yogyakarta : Graha Ilmu. [4] Jogiyanto, HM (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur. Yogyakarta : Andi Offset. [5] Sayyid Sabiq (2008). Fiqih Sunnah Jilid 2. Jakarta : Pena Pundi Aksara. [6] Slamet Riyanto (2007). Membangun Web Database dengan PHP dan MySQL. Jakarta : PT Elexmedia Komputindo. [7] Thomas Cannolly dan Carolyn Begg (2005) Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. England : Pearson Education. [8] Tata Sutabri (2004). Analisis Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.
7
