SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN DAN LATIHAN (DIKLAT) PADA RSI SITI KHADIJAH PALEMBANG BERBASIS WEB Puput Ardian Syaputa Rapita Sari Ricky Wijaya Utama Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Pendidikan dan Latihan (DIKLAT) merupakan kegiatan penting yang dilakukan oleh RSI Siti Khadijah. DIKLAT dilakukan didalam lingkungan RSI Siti Khadijah maupun diluar lingkungan RSI Siti Khadijah, DIKLAT dilakukan untuk menunjang kualitas pegawai RSI Siti Khadijah sendiri dan membuka kesempatan bagi peseta DIKLAT dari luar RSI Siti Khadijah untuk melakukan penelitian dan melakukan kerjasama dengan RSI Siti Khadijah. Oleh sebab itu, diperlukan sebuah sistem yang dapat mengolah data-data DIKLAT secara baik dan benar. Data-data tersebut nantinya akan dijadikan sebagai laporan untuk melihat berapa banyak kegiatan pelatihan maupun penelitian yang telah dilakukan. Metode yang digunakan dalam pembuatan Sistem Infromasi Manajemen DIKLAT RSI Siti Khadijah Berbasis Web menggunakan metode Prototype dan tahapan protoype yang digunakan pada RSI Siti Khadijah Palembang meliputi mendapatkan informasi awal dari pengguna, membangung prototype awal untuk pengguna, mencoba apakah prototype yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna atau tidak, kemudian merevisi atau memperbaiki prototype sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sistem Informasi Manajemen (SIM) DIKLAT ini mempermudah pihak bagian SDM urusan DIKLAT dalam hal penginputan dan pengolahan data-data DIKLAT dan proses cetak laporan DIKLAT RSI Siti Khadijah Palembang. Kata Kunci : DIKLAT, Sistem Informasi Manajemen,Metode Prototype
PENDAHULUAN Rumah Sakit Islam (RSI) Siti Khadijah Palembang merupakan salah satu Rumah Sakit yang mempunyai sistem pendidikan dan latihan (DIKLAT). Pendidikan dan latihan tersebut dibagi menjadi dua kelompok, diklat internal dan diklat eksternal. Diklat internal dikhususkan hanya untuk pegawai RSI. Siti Khadijah Palembang, dalam diklat internal ada Inhouse yaitu, diklat yang dilakukan didalam RSI Siti Khadijah itu sendiri, dan ada juga yang dikirim keluar untuk melakukan pendidikan dan latihan diluar RSI Siti Khadijah Palembang. DIKLAT eksternal adalah DIKLAT yang dilakukan atas kerjasama RSI Siti Khadijah Palembang dengan sekolah-sekolah tinggi kesehatan di Palembang untuk melakukan pendidikan dan latihan pada RSI Siti Khadijah Palembang. Didalam DIKLAT internal ada beberapa golongan kegiatan didalamnya diantaranya, Praktik Klinik, Magang, Penelitian, dan Pengambilan Data. Salah satu sistem yang bisa diterapkan di RSI Siti Khadijah Palembang adalah Sistem Informasi Manajemen, karena SIM memberikan kemudahan penyampaian informasi tepat waktu dan akurat dan memudahkan dalam sistem pelaporan. Sistem Informasi Manajemen yang akan diterapkan pada RSI Siti Khadijah Palembang berbasis web, hal ini bertujuan agar seluruh bagian RSI Siti Khadijah dapat mengakses website DIKLAT terebut. Salah satu tujuan dibuatnya Sistem Informasi Manajemen ini adalah agar organisasi dapat meningkatkan kreasi/improvisasi terhadap produk yang dihasilkan. Hal ini sangat dimungkinkan karena SIM akan mengintegrasikan infromasi dalam organisasi sehingga dapat membantu pengembangan usaha melalui kreasi produk (Sutanta, 2003:81). Dalam hal ini produk yang dikembangkan oleh RSI Siti Khadijah Palembang adalah DIKLAT. Metode
1
Prototype merupakan salah satu metode yang dapat digunakan untuk merancang sebuah SIM. Karena Prototyping adalah proses pengembangan suatu prototip secara tepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh. Proses membangun sistem ini yaitu dengan mebuat prototip atau model awal, mencobanya, meningkatkannya dan mencobanya lagi dan meningkatkannya dan seterusnya sampai didapatkan sistem yang lengkap disebut dengan proses iteratif dan pengembangan sistem (Jogiyanto, 2009;525). LANDASAN TEORI Sistem Informasi Menurut Eka Pratama (2014:10), sistem informasi merupakan gabungan dari empat bagian utama. Keempat bagian utama tersebut mencakup perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), infrastruktur, dan Sumber Daya Manusia (SDM) yang terlatih. Keempat bagian utama ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Sistem Informasi Manajemen Menurut Sutanta (2003;19), Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai kumpulan subsistem yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerjasama antara bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data-data, kemudian mengolahnya (processing), dan menghasillkan keluaran (output) berupa informasi sebagai dasar bagi pengambil keputusan yang berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan akibatnya baik pada saat itu juga maupun di masa mendatang, mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya yang ada dan tersedia bagi fungsi tersebut guna mencapai tujuan. Web Menurut Yuhefizar (2009:2), Website adalah keseluruhan halaman-halaman web yang terdapat dalam sebuah domain yang mengandung informasi sebuah website biasanya dibangun atas banyak halaman web yang saling berhubungan. Hubungan antara satu halaman web dengan yang lain disebut hyperlink, sedangkan text yang dijadikan media penghubung disebut hypertext. Metode Prototyping Menurut (Jogiyanto, 2008;525), Prototyping adalah proses pengembangan suatu prototip secara tepat untuk digunakan terlebih dahulu dan ditingkatkan terus menerus sampai didapatkan sistem yang utuh. Proses membangun sistem ini yaitu dengan mebuat prototip atau model awal, mencobanya, meningkatkannya dan mencobanya lagi dan meningkatkannya dan seterusnya sampai didapatkan sistem yang lengkap disebut dengan proses iteratif dan pengembangan sistem. Flowchart Menurut Romney (2006:191), flowchart adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendiskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas dan logis.
2
Data Flow Diagram (DFD) Menurut Hendrayudi (2008:201), Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran data/sistem secara logika. Data Flow Diagram biasanya digunakan untuk menggambarkan secara umum alur data yang meliputi input, proses, dan output. Entity Relationship Diagram (ERD) Menurut Fatta (2007:121), Entity Relationship Diagram adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan dan digunakan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas yang sekaligus menunjukkan hubungan antar dua. Data Primer Menurut Sarwono (2010:8), data Primer adalah data yang berasal dari sumber asli atau pertama. Data Sekunder Menurut Hasan (2008:33), Data sekunder adalah data yang di peroleh atau di kumpulkan dari sumber-sumber yang telah ada. Data itu biasanya di peroleh dari perpustakaan atau dari laporan-laporan penelitian terdahulu, seperti beberapa jurnal yang telah dikumpulkan oleh penulis. Observasi Menurut Sugiyono (2014:203) adalah mengemukakan bahwa, observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis, proses-proses pengamatan dan ingatan. Interview (Wawancara) Menurut Sugiyono (2014:194), Wawancara merupakan teknik yang dipakai penulis atau peneliti untuk mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil. Literature Review (Studi Pustaka) Menurut Sarwono (2010:34), studi pustaka ialah suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti dengan menelaah teori-teori, pendapat-pendapat, serta pokok-pokok pikiran yang terdapat dalam media cetak, khususnya buku-buku yang menunjang dan relevan dengan masalah yang dibahas dalam penelitian. Penelitian Terapan Penelitian terapan menurut Kuncoro (2003:7), yaitu penelitian yang menyangkut aplikasi teori untuk memecahkan permasalahan tertentu.
3
HASIL DAN PEMBAHASAN Diagram Konteks Diagram konteks ini juga menjelaskan sumber dan bagaimana informasi data-data tersebut diproses. Diagram konteks dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Berikut ini adalah diagram level 0 dimana diagram ini menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram konteks :
Gambar 2. Diagram Level 0
4
Flowchart Sistem Berikut ini adalah usulan alur sistem informasi manajemen DIKLAT RSI Siti Khadijah Palembang. Adapun flowchart untuk alur sistem informasi manajemen DIKLAT RSI Siti Khadijah Palembang adalah sebagai berikut :
Gambar 3. Flowchart Sistem Informasi Manajemen DIKLAT
5
Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram (ERD) adalah bentuk paling awal dalam melakukan perancangan basis data relasional.yang berisis komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut.
Gambar 4. Entity Relationship Diagram (ERD)
HASIL RANCANGAN 1. Tampilan Home Tampilan home ini digunakan untuk melihat tampilan menu utama website SIM.
6
Gambar 5. Tampilan Home 2.
Tampilan Halaman Instansi Tampilan halaman instansi ini digunakan untuk melihat tampilan data-data instansi.
Gambar 6. Tampilan Halaman Instansi
7
3.
Tampilan Halaman Mahasiswa Tampilan halaman mahasiswa ini digunakan untuk melihat tampilan data-data mahasiswa.
Gambar 7. Tampilan Halaman Mahasiswa
4.
Tampilan Halaman Surat Masuk Tampilan halaman surat masuk ini digunakan untuk melihat tampilan data-data surat izin masuk mahasiswa yang akan melakukan penelitian.
Gambar 8. Tampilan Halaman Surat Masuk
8
5.
Tampilan Halaman Surat Keluar Tampilan halaman surat masuk ini digunakan untuk melihat tampilan data-data surat keluar mahasiswa yang telah melakukan penelitian.
Gambar 9. Tampilan Halaman Surat Keluar
6.
Tampilan Halaman Penelitian Tampilan halaman penelitian ini digunakan untuk melihat tampilan data-data mahasiswa yang melakukan penelitian.
Gambar 10. Tampilan Halaman Penelitian
9
7.
Tampilan Halaman Kerjasama Tampilan halaman kerjasama ini digunakan untuk melihat tampilan data-data kerjasama antara RSI Siti Khadijah dan Institusi Pendidikan lain.
Gambar 11. Tampilan Halaman Kerjasama
8.
Tampilan Halaman Pegawai Tampilan halaman pegawai ini digunakan untuk melihat tampilan data-data pegawai RSI Siti Khadijah Palembang.
Gambar 12. Tampilan Halaman Pegawai
10
9.
Tampilan Halaman Peserta Tampilan halaman peserta ini digunakan untuk melihat tampilan data-data peserta pelatihan di lingkungan RSI Siti Khadijah Palembang.
Gambar 13. Tampilan Halaman Peserta
10. Tampilan Halaman Pelatihan Tampilan halaman pelatihan ini digunakan untuk melihat tampilan data-data pelatihan di lingkungan RSI Siti Khadijah Palembang.
Gambar 14. Tampilan Halaman Pelatihan
11
11. Tampilan Halaman Usulan Pelatihan Tampilan halaman usulan pelatihan ini digunakan untuk melihat tampilan data-data usulan pelatihan di lingkungan RSI Siti Khadijah Palembang.
Gambar 15. Tampilan Halaman Usulan Pelatihan
12. Tampilan Halaman Upload File / Berkas Tampilan halaman upload file/berkas ini digunakan untuk mengupload file dan berkas yang berkaitan dengan DIKLAT di lingkungan RSI Siti Khadijah Palembang.
Gambar 16. Tampilan Halaman Upload File / Berkas
12
PENUTUP Sistem Informasi Manajemen (SIM) DIKLAT ini mempermudah pihak bagian SDM untuk urusan DIKLAT dalam hal penginputan data-data DIKLAT dan proses pembuatan laporan. Laporan yang telah disediakan di dalam SIM ini bisa juga dilihat berdasarkan beberapa kategori pencarian yang diinginkan misalnya dari periode tiap bulan dengan jumlah mahasiwa atupun berdasarkan nama instansi itu sendiri. Dengan begitu proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat dan efektif. DAFTAR PUSTAKA Eka Pratama, I Putu Agus. 2014. Sistem Informasi dan Implementasinya. Informatika Bandung:Bandung. Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Hasan, Iqbal. 2008. Pokok-Pokok Materi Statistik 1.Edisi 2. Jakarta: PT. Bumi Aksara. Hendrayudi. 2008. Pemrograman Delphi 8.0. Bandung: Yama Widya. Jogiyanto. 2008. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi Offset. Kuncoro, Mudradjad. 2003. Metode Riset untuk Bisnis dan Ekonomi. Jakarta : Erlangga. Marshall B. Romney, Paul Jhon Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Sarwono. 2010. Pintar Menulis Karangan Ilmiah. Jakarta: Andi. Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: CV Alfabeta. Sutanta, Edhy. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu. Yuhefizar. 2009. Cara Membangun Website Interaktif Menggunakan Management System. Jakarta: PT.Elex Media Komputindo.
13
