SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DAN PENGGAJIAN PADA PT. TRI ANUGERAH MANDIRI SENTOSA Liliana Dwi Kurnia Jurusan Sistem Informasi STMIK PALCOMTECH Palembang Abstrak Pesatnya perkembangan teknologi informasi sangat berpengaruh terhadap berbagai aspek kehidupan. Perusahaan yang memiliki pengolahan data yang besar ,karena pengolahan data sudah tidak mungkin lagi menggunakan cara manual karena kurang efektif dan efisien. Begitu juga dengan PT. Tri Anugerah Mandiri Sentosa yang masih menggunakan aplikasi sederhana dirasa kurang cepat. Sistem informasi kepegawaian dan penggajian sangat dibutuhkan agar dapat memudahkan kinerja PT. Tri Anugerah Mandiri Sentosa. Manfaat penggunaan sistem informasi ini dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan sehingga terwujudnya pelayanan yang baik seperti yang dibutuhkan, termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian dan penggajian khususnya di PT. Tri Anugerah Mandiri Sentosa, maka dihasilkan sebuah sistem informasi yang mudah, menarik, interaktif, cepat, memudahkan pekerjaan dan bermanfaat. Kata Kunci : Sistem Informasi, kepegawaian, penggajian
PENDAHULUAN Kebutuhan dan permintaan informasi yang semakin cepat dan tepat merupakan kebutuhan utama dalam suatu organisasi. Keadaan ini ditunjang dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi komputer yang mengiringi perkembangan dunia informasi sarana yang efektif untuk mengakses, mengolah, dan menyimpan sumber informasi telah menjadi bagian yang paling penting dalam kegiatan usaha. Persaingan yang ketat saat ini membutuhkan strategi unggulan sehingga diperlukan suatu teknologi informasi menjadi pilihan utama untuk menciptakan sistem informasi organisasi yang baik sehingga mampu melahirkan keunggulan. Pembangunan sistem informasi suatu organisasi tidak hanya mengotomatisasi sebagian atau seluruh prosesyang secara rutin dilakukan, namun juga menciptakan suatu aliran informasi baru yang secara sistematis dan terintegrasi disusun menjadi suatu sistem yang terpadu. Peran perangkat lunak sebagai penunjang kegiatan usaha sangat penting dalam kelancaran kegiatan organisasi dalam kemampuan untuk melakukan pengolahan, penyimpanan dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan efektif. Perangkat lunak diharapkan dapat menyimpan data yang ada secara teratur, sehingga pengaksesan dan pengolahan data dapat dilakukan dengan lebih mudah. Pelaksanaan fungsi dari manajemen sebuah organisasi yaitu keberadaan dan kelancaran aktifitas administrasi. Penggajian adalah memberikan kompensasi untuk pegawai yang berupa gaji sebagai kembalian finansial kepada para pegawai sebagai ganti kontribusi mereka terhadap organisasi, instansi atau lembaga. Sistem informasi kepegawaian dan penggajian PT. Tri Anugerah Mandiri Sentosa bertugas menyimpan dan memproses data yang digunakan untuk menggaji pegawai atas layanan yang mereka berikan. Sistem kepegawaian dan penggajian sangat penting, sehingga sistem tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang dibutuhkan pegawai serta dapat membantu memberikan informasi bagi Kepala Perusahaan dalam bentuk laporan. Hal ini perlu didukung oleh sistem informasi yang mampu menyediakan informasi secara cepat dan akurat mengingat penggajian adalah salah satu proses dalam organisasi yang rentan terhadap masalah. Kesalahan perhitungan atau keterlambatan pembayaran gaji merupakan masalah yang sering dihadapi dalam sistem penggajian. 1
PT. Tri Anugerah Mandiri Sentosa bergerak di bidang pengolahan produk karet mentah menjadi crumb rubber (karet remah). Pegawai berjumlah 552 orang dengan rincian 127 orang pada bagian produksi, 143 orang pada bagian distribusi, 23 orang pada bagian kepegawaian dan umum, 72 orang pada bagian keuangan, 57 orang pada bagian pemberdayaan SDM, 129 orang pada bagian pemberdayaan SDA, dan 1 kepala perusahaan. Banyaknya pegawai pada PT. Tri Anugerah Mandiri Sentosa, masalah yang dihadapi yaitu pada sistem proses pencarian dan penyimpanan data pegawai dan penggajian yang masih menggunakan sistem manual. Hal ini membuat banyaknya dokumen pegawai yang menumpuk sehingga sulit dicari dengan cepat, membutuhkan ruang yang luas dalam penyimpanan dokumen, keterlambatan informasi dalam proses penggajian, tidak akuratnya pemberian insentif atas prestasi maupun pemotongan gaji atas sanksi. Oleh sebab itu, dibutuhkan suatu sistem yang mudah namun efektif yang dapat berguna bagi divisi kepegawaian dan keuangan untuk mengolah data yang akan diinformasikan kepada Kepala Perusahaan. Sebuah aplikasi yang dapat membantu dalam proses pendataan pegawai dan penggajian pegawai diperlukan untuk mengatasi permasalahan–permasalahan tersebut. Oleh karena itu, penulis bermaksud mengangkat judul “Sistem Kepegawaian dan Penggajian Pada PT. Tri Anugerah Mandiri Sentosa”. LANDASAN TEORI Konsep Dasar Data Menurut Ladjamudin bin Al-Bahra (2005:9), data dapat didefinisikan sebagai deskripsi dari suatu dan kejadian yang kita hadapi. Data dapat berupa catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam database. Data akan menjadi bahan dalam suatu prosespengolahan data. Oleh karena itu, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut. Proses pengolahan data terbagi menjadi tiga tahapan, yang disebut dengan siklus pengolahan data (Data Processing cycle) yaitu : 1. Tahapan Input Yaitu dilakukan proses pemasukan data ke dalam komputer lewat media input (Input Devices). 2. Tahapan Processing Yaitu dilakukan proses pengolahan data yang sudah dimasukkan, yang dilakukan oleh alat pemroses (Process Devices) yang dapat berupa proses perhitungan. 3. Tahapan Output Yaitu dilakukan proses menghasilkan output dari hasil pengolahan data kealat output (output devices) yaitu berupa informasi. Informasi Menurut Jogiyanto (2005:36), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya. Menurut Fatta (2007:9), informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Kadir (2008:3) informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang bermakna dan berguna bagi manusia. Informasi dapat juga diartikan menjadi data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya. Kualitas Informasi tergantung dari 4 hal yang sangat dominan yaitu keakuratan informasi, ketepatan waktu dari informasi, dan relevan.
2
Sistem Informasi Menurut Kadir (2008:7), sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Menurut Jogiyanto (2005:36), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi yang menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Adapun penjelasan dari karakteristik suatu sistem adalah sebagai berikut : 1. Komponen sistem (Components) Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk suatu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem. 2. Batas sistem (Boundary) Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat system dipandang sebagai satu kesatuan. 3. Lingkungan luar sistem (Environments) Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem. 4. Penghubung sistem (Interface) Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan. 5. Masukan sistem (Input) Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan. 6. Keluaran sistem (Output) Sesuatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. 7. Pengelolahan sistem (Process) Bagian dari sistem yang mengubah masukan menjadi keluaran. PHP Menurut Wahyono (2005:3), PHP (dulu:Personal Home Page, sekarang PHP:Hypertext Preprocessor) merupakkan script untuk membuat suatu aplikasi yang dapat terintegrasikan kedalam halaman HTML, sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi sifat dinamis. Menurut Anhar (2010:3), PHP singkatan dari PHP: Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman website dinamis. Kelebihankelebihan PHP : 1. PHP bersifat open source. PHP adalah aplikasi bahasa web yang diperoleh secara gratis. 2. PHP mudah dipelajari dibandingkan produk lain yang mempunyai fungsi yang sama, seperti: Java Server Page atau C-based CGI. PHP mempunyai sintaks yang sangat mudah dan user-friendly. 3. PHP bersifat embedded. Penulisan script PHP dan HTML menyatu sehingga mudah dalam pembuatannya. 4. PHP dapat dijalankan di banyak Platform, seperti :UNIX dan WINDOWS. 5. PHP mempunyai fleksibilitas yang tinggi, menyamai high level proggaming language seperti bahasa C.
3
6. Life Cyle yang singkat, sehingga PHP selalu up to date mengikuti perkembangan teknologi internet.
MySQL Wahana Komputer (2010:26), MySQL adalah salah satu software sistem manajemen database (DBMS) structur Query Language (SQL). Kelebihan-kelebihan MySQL : 1. Portability. MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, Free DBS, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi. 2. Open Source. MySQL didistribusikan secara open source (gratis), dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara gratis. 3. Multiuser. MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik. 4. Performance Tuning. MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menerima query sederhana. 5. Column Types. MySQL memiliki tipe kolom yang sangat fleksibel, seperti signed/unsigned integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain. 6. Command and Functions. MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah Select dan Where dalam query. 7. Security. MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnet mask, nama host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password terenkripsi. 8. Scalability dan Limits. MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. 9. Connectivity. MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol TCP/IP, Unix Soket (UNIX), atau Named Pipes (NT). 10. Localisation. MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada client dengan menggunakan lebih dari 20 bahasa. 11. Interface. MySQL memiliki interface (antarmuka) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Application Programming Interface). 12. Clients dan Tools. MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertakan petunjuk online. 13. Struktur table. MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan database lainnya semacam PostgreSQL, ataupun Oracle. HASIL DAN PEMBAHASAN Data Flow Diagram (DFD) Desain Data Flow Diagram (DFD) dibuat untuk mendapatkan gambaran secara umum sistem yang dikembangkan. 1. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data aplikasi sistem PT. Tri Anugerah Mandiri Senetosa dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
4
Gambar 1. Diagram Konteks 2. Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:
Gambar 2. Diagram Level 0 3. Diagram Level 1 Level ini menunjukkan proses – proses internal yang menyusun setiap proses – proses pada level 0.
5
Gambar 3. Diagram Level 1 4. Entity Relationship Diagram (ERD) Entity-Relationship Diagram (ERD) adalah model konseptual yang mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan.
Gambar 4. Entity Relationship Diagram HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Tampilan Menu Utama Form menu adalah tampilan untuk menampilkan list-list menu yang akan digunakan oleh admin dan user.
6
Gambar 5. Tampilan Menu Utama 2. Tampilan Form Input Pegawai Form masukan pegawai adalah tampilan untuk memasukkan data pegawai.
Gambar 6. Tampilan Form Input Pegawai
3. Tampilan Form Input Absensi Form masukan absensi adalah tampilan untuk memasukkan data absensi.
7
Gambar 7. Tampilan Form Input Absensi 4. Tampilan Form Input Gaji Form masukan gaji adalah tampilan untuk memasukkan data gaji .
Gambar 8. Tampilan Form Input Gaji
5. Tampilan Form Input Lembur Form masukan lembur adalah tampilan untuk memasukkan data lembur.
8
Gambar 9. Tampilan Form Input Lembur 6. Tampilan Laporan Pegawai Keluaran laporan pegawai adalah tampilan untuk menampilkan data pegawai.
Gambar 10. Tampilan Laporan Pegawai
7. Tampilan Laporan Penggajian Keluaran laporan penggajian adalah tampilan untuk menampilkan data penggajian .
9
Gambar 11. Tampilan Laporan Penggajian PENUTUP Berdasarkan hasil-hasil yang diperoleh dari analisisi system pelayanan yang telah dilakukan Selama ini dan pada bab-bab sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi kepegawaian dan Ppnggajian dapat membantu dalam pengelolaan penggajian dan kepegawaian sehingga menghasilkan informasi yang valid. Penerapan sistem ini diharapkan segala kendala tentang keterlambatan dan ketidak-akuratan laporan-laporan yang berhubungan dengan masalah penggajian dan kepegawaian dapat diatasi, membantu dalam memudahkan pencarian informasi penggajian dan kepegawaian dengan pencarian informasi yang lebih cepat. DAFTAR PUSTAKA Al-Bahra bin Ladjamudin, 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Graha Ilmu. Anhar. 2010. PHP & MySql Secara Otodidak. Jakarta: PT TransMedia. Hanif, Al Fatta,. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Penerbit Andi. Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi. Kadir, 2008. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta: Penerbit Andi. Wahana Komputer. 2010. Panduan Belajar MySQL Database Server. Jakarta : MediaKita Wahyono, Teguh. 2005. Sistem Informasi (Konsep Dasar, Analisis, Desain dan Implementasi). Yogyakarta: Graha Ilmu.
10
