SISTEM INFORMASI AKTIVITAS PEGAWAI TERPADU UNIVERSITAS SAHID SURAKARTA Riskyanto Pangemanan, Sri Huning Anwariningsih, Dahlan Susilo Program Studi Teknik Informatika, Universitas Sahid Surakarta Jl. Adi Sucipto 154, Solo 57144, Telp. (0271) 743493, 743494 Email:
[email protected] Abstract The role of information is increasingly needed to support an activity. In line with the development of information technology both hardware and software is rapidly increasing, then it should be an institution can take advantage of advances in information technology. One form of utilization is for the development of information systems that can support the activities of employees in making a decision. With this system, the activity of employees in an institution can be optimally and efficiently so as to increase productivity. Integrated Activity Information Systems Employee of Sahid Surakarta University is a software for data processing activities of employees and lecturer university Sahid Surakarta. Functions that any activities at the University of Sahid Surakarta both outside and inside the campus can be controlled so as to minimize conflict of schedule.
Keywords : Information Systems, Integrated Systems, Integrated Activities Information Systems Pendahuluan Sistem informasi aktivitas terpadu pegawai pada sebuah insitusi menjadi penting karena dapat mempermudah koordinasi antar pegawai, dapat digunakan dalam pengambilan keputusan, dapat digunakan dalam penerapan kebijakan, serta pelaksanaan dalam aktivitas sehari-hari. Dengan adanya sistem informasi ini, aktivitas pegawai pada suatu institusi dapat lebih optimal dan efisien sehingga dapat meningkatkan produktivitas. Seiring dengan berkembang pesatnya kemajuan Teknologi Informasi, dibutuhkan pula sistem informasi yang berbasis jaringan. Jika sebelumnya informasi aktivitas pegawai yang ada hanya dilakukan secara manual, maka pada sistem yang sekarang dapat diakses secara terkomputerisasi dengan menggunakan jaringan LAN. Sistem yang lama masih menggunakan cara manual atau belum terdapat sistem informasi aktivitas yang dapat mengolah aktivitas pegawai dan dosen Universitas Sahid Surakarta. Seiring berjalannya waktu, serta bertambahnya pegawai dan dosen Universitas Sahid Surakarta sehingga mulai terdapat sejumlah kendala, yaitu: Sistem lama masih manual, masih adanya benturan jadwal aktivitas pegawai dan dosen, kurang koordinasi antara pegawai dan dosen, dan penataan jadwal yang kurang baik
57
Landasan Teori Sistem Menurut Azhar Susanto (2002:18), sistem sebagai kumpulan dari subsistem atau bagian atau komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Sistem adalah kumpulan elemen-elemen sistem yang saling berhubungan atau berinteraksi antara satu elemen dengan elemen yang lain untuk membentuk sistem informasi. Suatu sistem mempunyai karakteristik yaitu mempunyai komponen, batas (boundary), memiliki interface, input, proses, output, mempunyai sasaran, dan mempunyai umpan balik. Dengan adanya sistem maka suatu rangkaian pekerjaan akan dapat terorganisir dengan baik, dan dapat meraih tujuan yang diinginkan baik dalam kelompok ataupun perusahaan Informasi Edhy Susanta (2004:12) menyatakan bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Sistem Informasi Menurut Tata Sutabri (2003:42), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan. Sistem informasi dapat dikatakan baik, jika usernya rajin memasukkan dan memeriksa data dari waktu ke waktu, jika operatornya rajin memeriksa kebenaran proses-proses pengolahan data yang ada didalamnya, serta jika pimpinan organisasinya mudah mengakses informasi, serta didasarkan pada data yang akurat dan mutakhir (Witarto, 2004:8). Metode McCall Menurut McCall yang dikutip oleh Winarsih (2009:2) mengusulkan kategori yang berguna mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi perangkat lunak. Fokusnya terdapat pada tiga hal penting produk perangkat lunak karakteristik operasional, kemampuannya untuk beradaptasi dengan lingkungan yang baru. Faktor-faktor kualitas perangkat lunak McCall terdiri dari: a) Kebenaran Kebenaran adalah tingkat dimana program memenuhi spesifikasinya dan memenuhi sasaran. b) Reliabilitas Reliabiltas adalah tingkat dimana sebuah program dapat diharapkan melakukan fungsi yang diharapkan dengan ketelitian yang diminta. c) Efisiensi Efisiensi adalah jumlah sumber daya penghitungan kode yang diperlukan oleh program untuk melakukan fungsinya.
58
d) Integritas Integritas adalah tingkat dimana akses ke perangkat lunak atau data oleh orang yang tidak berhak dapat di kontrol. e) Usabilitas Usabilitas adalah kemudahan mengoperasikan, menyiapkan input, dan mengintrepretasikan output suatu program. f) Maintanabilitas Maintanabilitas adalah usaha yang diperlukan untuk mencari dan membetulkan kesalahan pada sebuah program. g) Flexibilitas Flexibilitas adalah usaha yang diperlukan untuk memodifikasi program operasional. h) Testabilitas Testabilitas adalah usaha yang diperlukan untuk menguji sebuah program untuk memastikan apakah program melakukan fungsi–fungsi yang dimaksudkan. i) Portabilitas Portabilitas adalah usaha yang diperlukan untuk memindahkan program dari satu perangkat keras dan atau lingkungan. j) Reusabilitas Reusabilitas adalah tingkat dimana sebuah program (bagian dari suatu program) dapat digunakan kembali di dalam aplikasi lain. k) Interoperabilitas Interoperabilitas adalah usaha yang diperlukan untuk merangkai satu sistem dengan yang lainnya. Kualitas software diukur dengan metode penjumlahan dari keseluruhan kriteria dalam suatu faktor sesuai dengan bobot (weight) yang telah ditetapkan. Rumus pengukuran yang digunakan dalam metode McCall adalah: Fa = w1c1 + w2c2 + … + wncn
(pers 1)
Dimana: Fa = nilai total dari faktor a w1 = bobot untuk kriteria ke-1 c1 = nilai untuk kriteria ke-1
Analisis dan Perancangan Sistem Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang berjalan terdapat 2 jenis kegiatan yang ada di Universitas Sahid Surakarta. Kedua jenis kegiatan itu diantaranya adalah: a) Kegiatan Keluar Kampus Setiap bagian yang mendapat undangan dari pihak luar kampus baik yang ditujukan kepada Rektorat, Dosen, maupun Pegawai. Setelah itu undangan yang didapatkan oleh Dosen maupun Pegawai diserahkan kepada Kepala Program Studi dan
59
Kepala Bagian sebelum diserahkan ke bagian Rektorat untuk mendapat ijin atau tidak untuk melakukan aktivitas tersebut. Bagian Rektorat akan menentukan dosen atau pegawai yang akan melaksanakan kegiatan tersebut serta memberikan surat penugasan. Setelah semua aktivitas berjalan dengan semestinya, dosen atau pegawai memberikan laporan ke bagian Rektorat, Kepala Program Studi maupun ke Kepala Bagian. b) Kegiatan di dalam Kampus Sistem yang berjalan selain masih dilakukan secara manual, setiap kegiatan di dalam kampus menggunakan undangan ataupun telepon, mengakibatkan sering terjadi undangan kegiatan yang hilang atau lupa menyimpannya, proses informasi yang berjalan lambat, terjadi benturan jadwal aktivitas kegiatan Dosen atau Pegawai. Perancangan Sistem Tahapan perancangan sistem dilakukan pembuatan desain sistem untuk menggambarkan siapa saja yang berinteraksi dengan sistem, aliran data dalam sistem, serta proses apa saja yang terjadi dalam sistem. Diagram Alir Data Diagram Konteks yang memberikan gambaran sistem secara garis besar dari Sistem Informasi Aktivitas Pegawai Terpadu Pegawai yang dibuat ditunjukkan pada Gambar 1.
60
Login_Kabag Data Kegiatan Data Pegawai Data Kaptodi
Login_Kaprodi Data Kegiatan Data Dosen KEPALA PROGRAM STUDI
KEPALA BAGIAN
Informasi Kegiatan Informasi Dosen
Login_Dosen DOSEN
Informasi Kegiatan Informasi Pegawai Informasi Kaprodi
SISTEM INFORMASI AKTIVITAS PEGAWAI TERPADU
Informasi Kegiatan
Login_Pegawai PEGAWAI
Informasi Kegiatan
Login_Rektorat Data Kabag Data Kegiatan
Informasi Kabag Informasi Kegiatan Laporan Kegiatan
REKTORAT
Gambar 1: Diagram Konteks
61
Login_Kaprodi Data Dosen Data Kegiatan
a. Kaprodi
Data Dosen Informasi Dosen
1.0 Proses Data Kaprodi
Informasi Jadwal Kegiatan Informasi Kegiatan Informasi Dosen Login_Kaprodi DataPegawai Data Kegiatan Data Kaprodi
b. Kabag
D3 tbdosen
Data Kegiatan
D6 tbkegiatan
Informasi Jadwal Kegiatan Data Kegiatan Informasi Kegiatan
2.0 Proses Data Kabag
Data Pegawai
D4 tbpegawai
Informasi Pegawai Informasi Jadwal Kegiatan Informasi Kegiatan Informasi Pegawai Informasi Kaprodi
Data Kaprodi
D1 tbkaprodi
Informasi Kaprodi
Login_Dosen Informasi Jadwal Kegiatan
c. Dosen
3.0 Proses Data Dosen
Informasi Jadwal Kegiatan
Login_Dosen
d. Pegawai
Informasi Jadwal Kegiatan
Informasi Jadwal Kegiatan
4.0 Proses Data Pegawai Data Kegiatan
Login_Rektorat Data Kabag Data Kegiatan
Informasi Jadwal Kegiatan
5.0 e. Rektorat
Informasi Jadwal Kegiatan Informasi Kabag Laporan Kegiatan
Proses Data Rektorat
Informasi Kabag
D2 tbkabag
Data Kabag
Gambar 2. DAD Level 0 Sistem Informasi Aktivitas Terpadu Pegawai Pada Gambar 1, dari sistem informasi yang ada mempunyai 5 external entity yaitu: Pegawai, Dosen, Kabag, Kaprodi dan Rektorat. Semua data kegiatan dari Dosen dimasukkan oleh Kaprodi dengan login sebagai Kaprodi, sedangkan semua data kegiatan pegawai dimasukkan oleh Kabag dengan login sebagai kabag. Kepala Bagian
62
BAAK memiliki hak untuk menginputkan data Kepala Program Studi. Sedangkan Dosen dan pegawai hanya dapat mengakses Informasi Kegiatan dengan memasukkan login dengan user id berupa NIDN dosen dan NIK pegawai beserta password. Sedangkan bagian Rektorat dapat memasukkan data kegiatan, menginputkan data kabag, melihat semua kegiatan dosen dan pegawai serta dapat mengakses laporan kegiatan. Diagram Alur Data level 0 atau DAD level 0 (Gambar 2) merupakan diagram penjabaran dari diagram konteks, tetapi pada DAD ini lebih mengarah pada suatu proses secara keseluruhan yang melibatkan semua kesatuan luar secara lengkap (Gambar 2). Sedangkan semua proses pada DAD level 1 (Gambar 3-7)merupakan data-data yang telah dijabarkan pada DAD Level 0 akan tetapi lebih terperinci lagi, bagaimana alur data mengalir melewati proses-proses dan berjalan dengan dilengkapi dengan hasil keluaran beberapa informasi yang diperoleh. Informasi Dosen
Data Dosen
1.1
a Kaprodi
Data Dosen
Proses Data Dosen
Informasi Dosen
tbdosen
Data Dosen
Informasi Kegiatan
Data Kegiatan
1.2 Data Kegiatan
D3
Proses Data Kegiatan
1.3
D6
tbkegiatan
Informasi Kegiatan
Data Jadwal Kegiatan
Informasi Jadwal Kegiatan
Jadwal Kegiatan
c Dosen
Informasi Jadwal Kegiatan
Gambar 3. DAD Level 1 Proses Data Kaprodi Informasi Pegawai
Data Pegawai
2.1 b
Data Pegawai
Kabag
Proses Data Pegawai
Informasi Pegawai
Data Kaprodi
D1 tbkaprodi 2.2
Informasi Kaprodi
Informasi Kegiatan
D4 tbpegawai
Informasi Kaprodi Data Kaprodi
Proses Data Kaprodi Data Pegawai
2.3
Data Kegiatan
Data Kegiatan
Proses Data Kegiatan
D6 tbkegiatan Informasi Kegiatan
2.4 Informasi Jadwal Kegiatan
Jadwal Kegiatan
Data Jadwal Kegiatan Informasi Jadwal Kegiatan
d Pegawai
Gambar 4. DAD Level 1 Proses Data Kabag
63
c
Login_Dosen
Dosen
3.1 Informasi Jadwal Kegiatan
Data Kegiatan
Jadwal Kegiatan
D6 tbkegiatan
Gambar 5. DAD Level 1 Proses Data Dosen d
Login_Pegawai
Pegawai
D6 tbkegiatan
4.1 Informasi Jadwal Kegiatan
Data Kegiatan
Jadwal Kegiatan
Gambar 6. DAD Level 1 Proses Data Pegawai
Data Kaprodi
Informasi Kabag
Informasi Kaprodi
e
5.1
Rektorat
Data Kabag
Data Kaprodi
Informasi Kegiatan
Kaprodi b Kabag
c Dosen
Data Kegiatan Informasi Jadwal Kegiatan
D1
tbkaprodi
Data Dosen
D3
tbdosen
D4
tbpegawai
Data Pegawai
Informasi Jadwal Kegiatan
d
tbkabag
5.2
Informasi Jadwal Kegiatan
Informasi Jadwal Kegiatan
D2
Data Kabag
Data Kegiatan
a
Data Kabag
Data Kegiatan Informasi Kegiatan
5.3
D6
tbkegiatan
Data Kegiatan
Pegawai
Informasi Jadwal Kegiatan
Laporan Kegiatan
Jadwal Kegiatan
5.4 Laporan Kegiatan
Data Kegiatan
64
Gambar 7. DAD Level 1 Proses Data Rektorat Implementasi dan Pengujian Sistem Implementasi Sistem 1. Halaman Utama Halaman Utama terdapat banyak pilihan menu login yang dapat digunakan sesuai dengan jabatan masing-masing. Seperti Kaprodi, Kabag, Rektorat, Dosen dan Pegawai. Setelah memilih salah satu pilihan login tersebut maka sistem kemudian akan masuk ke form user login (Gambar 9).
Gambar 9: Halaman Utama Form User Login Form User Login adalah untuk memasukkan Hak Akses, Username dan Password oleh User Sistem Informasi Aktivitas Terpadu Pegawai Universitas Sahid Surakarta (Gambar 10).
2.
Gambar 10. Form User Login
65
3.
Form Input Form Input Data yang terdapat pada Sistem Informasi Aktivitas Terpadu Pegawai Universitas Sahid Surakarta digunakan sebagai form entry data baik data User ataupun entry data kegiatan. Form Input Data meliputi Input Dosen, Input Pegawai, Input Kaprodi, Input Kabag, dan Input Kegiatan.
4.
Form Input Kegiatan Form Input Data Kegiatan digunakan untuk memasukkan data kegiatan dosen dan pegawai baik kegiatan dalam maupun kegiatan luar. Form Input Data Kegiatan ini hanya dapat diakses oleh Kaprodi, Kabag dan Bagian Rektorat.
Gambar 11. Form Input Data Kegiatan 5.
Form Input Data Dosen Form Input Data Dosen digunakan untuk memasukkan data Dosen sesuai program studi yang ada. Data Dosen yang ada akan di inputkan oleh Kaprodi.
66
Gambar 12. Form Input Data Dosen 6.
Form Input Data Pegawai Form Input Data Pegawai digunakan untuk memasukkan data Pegawai sesuai bagian-bagian yang ada. Data Pegawai yang ada akan di inputkan oleh Kabag.
Gambar 13. Form Input Data Pegawai 7.
Form Input Data Kaprodi Form Input Data Kaprodi digunakan untuk memasukkan data Kaprodi yang ada. Data Kaprodi yang ada akan di inputkan oleh Kabag BAAK.
67
Gambar 14. Form Input Data Kaprodi 8.
Form Input Data Kabag Form Input Data Kabag digunakan untuk memasukkan data Kabag yang ada. Data Kabag yang ada akan di inputkan oleh Bagian Rektorat.
Gambar 15. Form Input Data Kabag
68
Pengujian Sistem Metode yang digunakan untuk pengujian sistem adalah dengan menggunakan metode McCall. Tujuannya adalah untuk mendapatkan hasil yang benar-benar akurat dari responden. Jumlah responden adalah 30 orang responden yang terdiri dari: 14 orang dari dosen dan pegawai Universitas Sahid Surakarta dan 16 orang dari mahasiswa Universitas Sahid Surakarta. Faktor penilaian kualitas yang digunakan adalah faktor ketepatan (correctness), keandalan (reliability), efisiensi (efficiency), kegunaan (usability), dan pemeliharaan (maintanability). Kemudian dari beberapa faktor yang telah ditentukan, dapat dikembangkan menjadi beberapa kriteria (Tabel 1). Tabel 1. Faktor dan Kriteria Penilaian Kualitas No Faktor Bobot Kriteria Bobot Nilai 1 Ketepatan 1.1. Kelengkapan informasi yang 0,3 (Correctness) disajikan oleh sistem. 1.2. Kesesuaian informasi yang disajikan sistem dengan kebutuhan 0,3 informasi di dalam Universitas Sahid Surakarta. 0,3 1.3. Kemampuan sistem dalam menelusuri kesalahan informasi 0,2 ataupun kesalahan input data. 1.4. Kesesuaian informasi yang disajikan dalam sistem dengan 0,2 keadaan di lapangan. 2 Keandalan 2.1 Kemampuan sistem mencegah 0,4 (Reliability) terjadinya kesalahan input. 2.2 Konsistensi sistem dalam proses 0,2 0,3 penyimpanan data. 2.3 Konsistensi sistem dalam 0,3 menyimpan data. 3 Efisiensi 3.1 Efisiensi waktu yang dibutuhkan (Efficiency) 0,3 sistem dalam memproses data dan menyajikan informasi. 3.2 Kecepatan sistem informasi 0,2 0,2 memproses penyimpanan data. 3.3 Bahasa dan informasi dalam 0,2 sistem dapat cepat dipahami 3.4 Sistem tidak membutuhkan 0,3 spesifikasi hardware yang tinggi. Berdasarkan data-data penilaian dari para responden, didapatkan hasil untuk faktor Correctness sebesar 70,67%, Reliability sebesar 72,13%, Efficiency sebesar 66,67%, Usability sebesar 77.40%, dan Maintainability sebesar 70,30%. Sehingga total kualitas () yang diperoleh adalah sebagai berikut: = (3 x 7,067) + (2 x 7,213) + (2 x 6,667) + (2 x 7,740) + (1 x 7,030) = (71,470 / 100) x 100% = 71,470 %
69
Simpulan Pada sistem yang lama masih terdapat beberapa kekurangan yaitu semua kegiatan dosen dan pegawai masih dilakukan secara manual baik untuk kegiatan dalam maupun kegiatan luar. Hal ini mengakibatkan terjadinya bentrok jadwal kegiatan, informasi yang berjalan lambat dan kurang koordinasi antar dosen dan pegawai. Pada sistem yang diusulkan ini setiap kegiatan akan diinputkan melalui komputer yang nantinya akan disambungkan dengan menggunakan jaringan Local Area Network (LAN) sehingga dapat meminimalisasi terjadinya bentrok jadwal kegiatan. Sistem Informasi ini telah diuji coba dan berdasarkan hasil pengujian sistem dengan metode McCall yang telah dilakukan, sistem informasi ini mendapatkan nilai total kualitas 71,470% dengan predikat cukup baik. Pengembangan Sistem Informasi Aktivitas Terpadu Pegawai pada Universitas Sahid Surakarta masih perlu adanya perbaikan supaya pengguna Sistem Informasi ini dapat menggunakannya dengan maksimal. Ada beberapa saran pengembangan yaitu sistem ini belum memiliki fungsi pencarian pada form laporan berdasarkan hari atau tanggal, belum terdapat menu atau tombol backup data kegiatan, dan sistem ini baru dapat memproses satu kegiatan yang diikuti oleh satu dosen atau pegawai saja, belum dapat memproses satu kegiatan yang diikuti oleh banyak dosen atau pegawai. Sistem ini perlu dikembangkan seperti berbasis web sehingga Sistem Informasi ini dapat diakses tidak hanya di dalam ruangan saja tetapi juga di luar ruangan sehingga pengolahan data kegiatan ke depannya dapat berjalan lebih cepat dan akurat.
DAFTAR PUSTAKA Azhar Susanto. 2002. Sistem Informasi Manajemen. Bandung. Penerbit: Lingga Jaya Edhy Sutanta. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta. Penerbit : Graha Ilmu Tata Sutabri.2003. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta. Penerbit : Andi Witarto.2004. Memahami Sistem Informasi. Bandung. Penerbit : Informatika
70
