SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PT. APAC INTI CORPORA

Makalah Seminar Kerja Praktek

SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PT. APAC INTI CORPORA ADI DHAMA KAMESWARA Jurusan Teknik Elektro Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang Abstrak Dalam menghadapi persaingan global, sebagian besar perusahaan menerapkan berbagai teknologi informasi untuk mendukung seluruh kegiatan di dalam perusahaan. Salah satu teknologi informasi tersebut adalah sistem informasi yang terdapat di dalam sistem informasi HR & Payroll yaitu sistem informasi untuk mengolah data absensi, lembur karyawan dan sistem penggajian karyawan. Melihat pentingnya kebutuhan sistem informasi tersebut, maka dibuat suatu rancangan sistem pengolahan data absensi dan lembur karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Dalam membuat rancangan sistem pengolahan data absensi dan lembur karyawan tersebut digunakan UML (Unified Modelling Language) untuk memodelkan sistemnya, Microsoft Visual Basic.net sebagai salah satu perangkat lunak pembangun aplikasinya dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai pembangun basis datanya. Kata kunci

: system informasi, basis data, absensi

I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam menghadapi persaingan global, sebagian besar perusahaan menerapkan berbagai teknologi informasi untuk mendukung seluruh kegiatan di dalam perusahaan. Salah satu teknologi informasi tersebut adalah sistem informasi yang terdapat di dalam sistem informasi HR & Payroll yaitu sistem informasi untuk mengolah data absensi, lembur karyawan dan sistem penggajian karyawan. Sistem informasi ini sangat penting karena data absensi dan lembur karyawan sangat diperlukan untuk menghitung gaji karyawan yang nantinya berkaitan dengan laporan keuangan sebuah perusahaan, selain itu data absensi juga diperlukan dalam pemberian Surat Peringatan kepada karyawan. Oleh karena itu, data absensi dan lembur karyawan harus selalu tersimpan dengan baik di dalam basis data sebuah perusahaan. Dengan

adanya sistem pengolahan data absensi dan lembur karyawan yang baik maka akan mempermudah perusahaan dalam melakukan seluruh kegiatan yang berhubungan dengan data-data tersebut. PT. APAC INTI CORPORA merupakan salah satu perusahaan yangsangat memerlukan sistem informasi tersebut. Melihat pentingnya kebutuhan sistem informasi tersebut, maka dibuat suatu rancangan sistem pengolahan data absensi dan lembur karyawan yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Dalam membuat rancangan sistem pengolahan data absensi dan lembur karyawan tersebut digunakan UML (Unified Modelling Language) untuk memodelkan sistemnya, Microsoft Visual Basic.net sebagai salah satu perangkat lunak pembangun aplikasinya dan Microsoft SQL Server 2000 sebagai pembangun basis datanya.

1.2 Tujuan Kerja Praktek Maksud dan tujuan penulis dalam penulisan Laporan Kerja Praktek ini adalah : Tujuan dari Kerja Praktek ini antara lain : a. Bagi Mahasiswa 1. Memperoleh ilmu pengetahuan, wawasan, pengalaman serta ketrampilan mahasiswa terutama tentang jaringan computer di PT. APAC INTI CORPORA. 2. Sebagai pembanding antara teori dan praktek yang didapatkan mahasiswa di bangku perkuliahan dengan kenyataan sebenarnya didalam dunia industry. 3. Mempelajari sistem informasi absensi yang ada dan digunakan oleh perusahaan PT. APAC INTI CORPORA 4. Mempelajari proses absensi mulai dari pemasukan kartu ID ke mesin scanner barcode hingga pengiriman laporan ke pusat database absensi. 5. Untuk Mendapatkan pengalaman kerja nyata didunia industry. 6. Memenuhi mata kuliah Kerja Praktek yang wajib ditempuh mahasiswa Teknik Elektro Universitas Diponegoro dengan bobot 2 (dua) sks. b. Bagi PT. APAC INTI CORPORA Memperoleh masukan-masukan dari mahasiswa untuk pengembangan industry di PT. APAC INTI CORPORA, dapat menilai kualitas pendidikan di Universitas Diponegoro Semarang, serta sebagai pandangan perusahaan bahwa lulusan Teknik Elektro Universitas Diponegoro Semarang memang layak untuk terjun didunia industry. c. Bagi Universitas Diponegoro

Menciptakan hubungan harmonis dengan perusahaan khusunya PT. APAC INTI CORPORA serta memperoleh masukan berupa kompetensi dari pihak industry terhadap mahasiswa khususnya pada Jurusan Teknik Elektro Universitas Diponegoro, kemudian dari masukan ini pula Universitas Diponegoro dapat memperbaiki dan meningkatkan akademi mahasiswanya agar memperoleh lulusan yang benar-benar handal dan siap bekerja didunia industry khususnya. 1.3 Batasan Masalah Disini penulis membatasi permasalahan secara khusus, dengan pembahasan penggunaan pengolahan sistem informasi absensi terhadap sistem salary berdasarkan daily attendance report yang telah tersedia dan sudah digunakan dalam kurun waktu yang cukup lama didalam perusahaan PT. APAC INTI CORPORA. Penulis tidak membahas perancangan system absensi dan programingnya. II. DASAR TEORI 2.1 Definisi Sistem Informasi: Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya. Atau ; Sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer,

prosedur manual, model manajemen dan basis data. 2.2

Komponen Informasi:

Fisik

Sistem

1. Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data 2. Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll). 3. Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer. 4. Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem 5. Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi: Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator); - First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi outof-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah. - Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan. - Management: untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang. Aplikasi = program + prosedur pengoperasian.

2.3 Sistem Pengolahan Data System yang melakukan tugas pengolahan data adalah system pengolahan data. Dalam pandangan kita, system pengolahan data adalah sama dengan system akuntansi. Pndangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hnaya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP. Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data : a. system manual. System pertama adalah manual system ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan recod dari operasi perusahaan. b. Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar. c. Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting. d. Computer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan computer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

2.4 Basis Data (DataBase)

Basis data terdiri dari dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai tempat penyimpanan sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu obyek yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks. Prinsip utama basis data adalah untuk pengaturan data dan tujuan utamanya adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data. Basis data digunakan untuk menyimpan, memanipulasi dan mengambil data hampir semua tipe perusahaan termasuk bisnis, pendidikan, rumah sakit, pemerintahan dan perpustakaan. Basis data dapat menghindari adanya data redudancy. Data redudancy adalah duplikasi data dimana beberapa file memiliki data yang sama sehingga menyebabkan pemborosan kapasitas media penyimpanan. Dengan menggunakan basis data, perubahan, penambahan dan penghapusan suatu data lebih mudah dilakukan. Basis data juga mendukung pengaksesan suatu resource secara bersama – sama oleh lebih dari sebuah aplikasi. Sistem basis data ini lebih dikenal dengan istilah DataBase Management System (DBMS). 2.5 DBMS

Adalah sistem penyimpanan dan pengambilan data yang mengijinkan beberapa aplikasi untuk mengakses data tersebut dalam sebuah sistem terpadu sehingga tidak terjadi data redudancy dan integritas data dapat dipertahankan. Berikut ini adalah gambar dari sebuah DBMS yang mengatur penyimpanan data di

dalam database serta bertugas sebagai media penghubung antara aplikasi dengan database. Contoh- contoh dari DBMS yaitu : Oracle, SQL Server, Informix, DB2, dll

Gambar 2.1 DBMS 2.5 Manajemen data:

adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai. Kegiatan manajemen mencakup :

data,

a. Pengumpulan data. Data yang diperlukan dikumpulkan dan dicatat dalam status formulir yang disebut dokumen sumber (source document) yang berfungsi sebagai input bagi sistem. b. Integritas dan pengujian. Data tersebut diperiksa untuk menyakinkan konsistensi dan akurasinya berdasarkan suatu peraturan dan kendala yang telah ditentukan sebelumnya. c. Penyimpanan. Data disimpan pada suatu medium seperti pita magnetik atau piringan magnetik.

d. Pemeliharaan. Data baru ditambahkan, data yang ada diubah, dan data yang tidak lagi diperlukan dihapus agar sumber daya tetap mutakhir.

e. Setelah proses absensi ditiap divisi selesai dilakukan, data absensi masing- masing karyawan disimpan didalam pusat database absensi.

e. Keamanan. Data dijaga untuk mencegah penghancuran, kerusakan, atau penyalahgunaan.

f. Proses daily backup dilakukan secara manual oleh super admin secara berkala (tiap pergantian shift, tiap hari, dan tiap bulan) yang berada di divisi IT database.

f. Organisasi. Data disusun sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai. g. Pengambilan. Data tersedia bagi pemakai. III. SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN PT. APAC INTI CORPORA 3.1 Proses Sistem Absensi Untuk proses dan urutan absensinya, sebagai berikut : a. Karyawan memasukan kartu ID yang terdapat barcode kedalam mesin scanner barcode.

Untuk karyawan yang mangkir/ bolos kerja/ belum melakukan absensi akan pula terdeteksi secara otomatis, namun untuk karwayan yang ijin kerja/ sakit (lengkap dengan surat ijin dokter) akan diinput dan diproses secara manual oleh bagian personalia. Untuk proses berikutnya sama seperti diatas untuk proses pengiriman data, penyimpanan dan daily backupnya. 3.2 Proses Salary

b. Scanner akan membaca bacode dan mengenali identitas pemilik kartu ID (Nama, Foto Profile dan NIK). c. Setelah ID dikenali, server akan membaca schedule/ jadwal kerja karyawan tersebut, untuk dicocokan antara jadwal dengan absensi kehadiran. d. Setelah ada kecocokan antara jadwal kerja dan absensi kehadiran, maka server akan mengirim data ke database absensi, yang mana terdapat laporan harian absensi kehadiran karyawan lengkap dengan waktu karyawan tersebut melakukan absensi.

Gambar 3.1 DBMS

Proses gaji akan dikeluarkan dari bagian Payroll. Untuk kebijakan penggajian akan pula ditentukan dari laporan bulanan, yang mana laporan

tersebut berasal dari sistem absensi. Dari sistem data absensi akan diolah dengan jumlah kehadiran dan aktivitas kerja serta tunjangan dari masing- masing karyawan. Sehingga gaji/ upah yang diterima tiap karyawan per bulannya akan berbeda. Untuk perhitungannya juga sudah dilengkapi didalam sebuah sistem informasi yang terdapat didalam sistem absensi.

f. Dari basic salary dan wel fare akan diakumulasikan, dan menghasilkan payment. g. Seluruh perhitungan salary menggunakan parameter setting utuk menetukan dan mengubahubah UMK dan tunjangan tiap karyawan berdasarkan jabatan dan divisinya. Mengingat UMK dan tunjangan akan berubah dalam tiap tahunnya.

Urutan proses salary berdasar system informasi absensi : a. Bagian HRMS (Human Resource Mannagement System) meminta laporan absensi bulanan dari bagian Attendance, personalia (Employee). b. Personalia akan mengecek seluruh laporan absensi, untuk karyawan yang sudah tidak bekerja lagi atau terkena PHK bagian personalia akan melakukan cek secara manual dan menon aktifkan status keberadaannya diperusahaan. c. Bagian Attendance. Setelah pemilahan data absensi karyawan yang aktif selesai, secara otomatis sistem akan mencocokan kembali jumlah absensi karyawan berdasarkan waktu kehadiran dan diakumulasika dengan kondite/ kondisi cuti, masa libur, mangkir dan ijin sakit. d. Bagian Payroll. Dari schedule atau jadwal kerja reguler akan terhitung sebagai basic salary. Untuk perhitungan basic salary berdasarkan UMK. e. Untuk hasil pembacaan kondite akan terhitung sebagai wel fare

Gambar 3.1 DBMS

IV.

PENUTUP

4.1. Kesimpulan Dari hasil kerja praktek di PT. PT. APAC INTI CORPORA, Bawen- Jawa Tengah, penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan sebagai berikut : 1. Secara teknis sistem absensi yang berlangsung di PT. APAC INTI CORPORA sudah baik dan berlangsung sebagaimana mestinya sistem itu diciptakan. Namun kemungkinan adanya sebuah praktik kecurangan masih dapat terjadi. Dimungkinkannya oknum yang menduplikasikan kartu ID dan mencopy barcode karyawan secara acak. Mekipun kemungkinannya sangat kecil.

2. Pembagian tempat absensi ditiap divisi memudahkan para karyawan untuk melakukan absensi, tentunya dengan mengurangi antrean, disisi lain dikarenakan tiap divisi jarak tempat kerjanya juga terpaut jauh, dikarenakan luasnya area pabrik PT. APAC INTI CORPORA. 3. Sistem remote ditiap tempat absen oleh masing- masing personalia yang mengurusi absensi membuat securitas/ tingkat keamanan jadi lebih terjaga. 4. Sistem jaringan yang besar dan saling berkaitan memudahkan Direktur dan Manager serta pemilik perusahaan untuk mengakses informasi yang akurat dan tepat waktu, guna mengambil kebijakan dan pemantauan perkembangan perusahaan. Dengan pertimbangan dan pembandingan dari perhitungan global Income dan Salary. 5. Tentunya dengan dibantu sistem jaringan membuat penyimpanan database absensi tepusat pada database center, sehingga tidak terlalu sulit untuk memantau, mengambil dan melaporkan datanya secara lengkap dari tiap divisi. 6. Sistem salary yang selalu berkaitan dengan sistem absensi, membuat perhitungan dan akumulasinya menjadi lebih mudah. 7. Adanya daily report attendance membuat laporan menjadi lebih akurat. 8. Adanya daily backup menjadikan database menjadi lebih aman apabila sewaktu- waktu terjadi sebuah bencana/ gangguan dari perusahaan itu sendiri, sehingga data akan tetap tersimpan dengan aman dan rapi.

4.2. Saran 1. Perlu adanya tingkat kewaspadaan dari pihak security dan personalia untuk senantiasa memperhatikan karyawan dan tamu yang hadir, pada saat melakukan absensi apakah kartu ID yang digunakan sudah sesuai dengan identitas pemilik kartu tersebut. Untuk menghindari praktik kecurangan. 2. Kesadaran karyawan untuk datang lebih awal ketika melakukan absensi, sehubungan dengan atrean panjang dan tumbukan saat melakukan absensi. Selalu budayakan antre. 3. Penambahan bandwidth dalam sistem jaringan, agar tidak terasa membebani koneksi lainnya dan jaringan keluar. Supaya akses transfer data dan daily report lebih cepat sehingga tidak memakan waktu. 4. Perlunya melakukan suatu maintenance, baik dari sistem informasinya berupa program, maupun hardware meliputi scanner barcode, pc admin dan server, jaringan dan sistem database. Upaya ini berguna untuk pemakaian jangka panjang supaya lebih awet dalam penggunaan harian. DAFTAR PUSTAKA 1. http://blog.re.or.id/perancanganbasis-data.htm 2. http://docs.google.com/viewer?a= v&q=cache:9X16JFBATloJ:yohanes_ ari.staff.gunadarma.ac.id/

3. D. Mahyuzir, “Analisa dan Perancangan Sistem Pengolahan Data”, PT. Elex Media Komputindo,1989, pp 41-137

4. Mcleod, Raymond, Sistem Informasi Manajemen Versi Bahasa Indonesia, Edisi ketujuh, Prenhallindo, Jakarta, 2001. BIOGRAFI PENULIS ADI DHAMA KAMESWARA (L2F606001) Lahir di Semarang, 29 Juli 1988. Memulai pendidikan di SD 1 Masehi Mlaten Semarang, kemudian melanjutkan ke SMPN 39 Semarang, SMA Kesatrian 2 Semarang.

Saat ini penulis sedang menempuh pendidikan di Teknik Elektro Universitas Diponegoro dan mengambil sub jurusan Teknik Informatika dan Komputer. Semarang,

Januari 2010

Dosen Pembimbing

Ir.Kodrat Imam S, MT. NIP.1963102819930310