DISAIN SISTEM DATABASE ORDER PRODUKSI PADA DEPARTEMEN LOOM – WEAVING 4, DIVISI DENIM PT APAC INTI CORPORA Heru Prastawa, Sriyanto, Monika Suhalim Program Studi Teknik Industri Universitas Diponegoro Semarang Jl. Prof Sudarto, SH., Semarang
[email protected]
Abstrak Penjadwalan dalam organisasi industri mempunyai peranan penting terutama pada level operasional. Untuk mencapai sebuah penjadwalan yang baik, semua data pendukung harus diatur untuk mendukung proses penjadwalan. Departemen Loom-Weaving 4, Divisi Denim, PT. APAC INTI Corpora, khususnya pada Departemen PPC membutuhkan sebuah sistem database untuk mendukung proses penjadwalan. Untuk menjalankan fungsinya, Departemen PPC membutuhkan informasi yang cepat, akurat dan aktual untuk dibagi dengan bagian Marketing sebagai dasar pengambilan keputusan dalam menerima atau menolak order dan menginformasikan status pembuatan order. Departemen PPC juga harus menyediakan informasi untuk pelaksanaan pembelian order oleh Departemen Produksi. Penelitian ini mengembangkan sebuat sistem database untuk memfasilitasi PPC dalam manajemen data dan menyediakan informasi order. Sistem database didesain untuk menyediakan bantuan dalam penyimpanan data order, pelaporan produksi dan merencakan perbaikan jika terdapat order tambahan. Kata Kunci: penjadwalan, order produksi, sistem database
Abstract Scheduling in an industrial organization has an important role especially in operational level. To reach a good scheduling, all of the assistive data have to be arranged to support the scheduling process. Loom Department at Weaving 4 - Denim Division, PT Apac Inti Corpora, especially at PPC Department needs a database system to support the scheduling process. In running its function PPC Department required to provide the information quickly, accurate and actual to share with Marketing as base of decision making in accepting or refusing an order and inform the status of order workmanship. PPC Department also must provide the information for buyer order execution by Production Department. This research develops a database system to facilitate the PPC in managing data and provide the order information. Database system is designed to provide aid in archives of order data, production reporting, and plan revise when there is additional order. Keyword : sheduling, production order, database system
PENDAHULUAN Dalam proses penjadwalan produksi, Departemen Production Planning and Control (PPC) suatu perusahaan seringkali harus melakukan revisi yang berulang-ulang terhadap rencana produksi yang dibuatnya. Demikian halnya dengan di Departemen Loom Weaving 4 Divisi Denim PT Apac Inti Corpora, Departemen PPC harus melakukan penjadwalan ulang produksi agar order-order baru dapat dikerjakan.
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
Berkenaan dengan hal ini Departemen PPC harus sesegera mungkin menyampaikan informasi produksi aktual di Weaving 4, kepada bagian Marketing. Data-data ini akan menjadi informasi yang berharga bagi Marketing dalam menentukan penerimaan order dan berapa jumlah mesin yang akan dipakai untuk memproses suatu order. Laporan status selesainya suatu order dapat menjadi dasar bagi Marketing untuk menentukan waktu pengiriman order kepada pembeli.
1
Penyediaan data yang cepat dan akurat, selama ini menjadi kendala utama disebabkan ketiadaan suatu basis data. Dengan adanya basis data, memungkinkan pihak Marketing menentukan waktu pengiriman oder yang lebih akurat. Dalam usaha menyediakan informasi-informasi yang cepat, akurat dan aktual itu, Departemen PPC pada Weaving 4 membutuhkan suatu sistem basis data yang akan memudahkan dirinya dalam melaksanakan fungsinya baik kepada bagian Marketing maupun kepada bagian Produksi Departemen Loom – Weaving 4. Tujuan dilaksanakannya penelitian ini adalah: 1. Memenuhi kebutuhan Departemen PPC akan penyediaan informasi yang cepat, akurat dan aktual baik kepada bagian Marketing maupun bagian Produksi Departemen Loom melalui perancangan Sistem Basis Data. 2. Merancang Sistem Basis Data yang memudahkan Departemen PPC dalam melakukan revisi rencana produksi yang berulang-ulang oleh karena adanya order tambahan. 3. Merancang Sistem Basis Data yang menyediakan sarana pengarsipan datadata perkembangan produksi. TINJAUAN PUSTAKA Daur Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) SDLC merupakan sejumlah langkah-langkah yang telah ditetapkan untuk pengembangan sistem. Fase-fase dalam siklus linier adalah (Susanto, 2002): 1. Definisi Masalah Terdapat tiga hal utama yang ditentukan dalam fase ini, yaitu : tujuan proyek, batasan proyek, dan batasan sumber daya. 2. Studi Kelayakan Tiga hal yang harus dilakukan dalam studi kelayakan : memastikan bahwa proyek mungkin untuk dilakukan secara teknis, kelayakan operasional, kelayakan proyek secara ekonomis. 3. Analisa Sistem Fase ini merupakan penggambaran detil tentang sistem yang ada dan termasuk di dalamnya informasi tentang bagaimana
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
sistem bekerja dan apa yang dilakukannya. 4. Desain Sistem Fase ini menghasilkan desain untuk sistem yang baru. Desain sistem biasanya melalui dua tahap : desain umum dan desain detil. 5. Konstruksi Sistem Fase ini juga terdiri atas dua fase yang lebih kecil : pengembangan dan implementasi. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) DFD (Data Flow Diagram) adalah sebuah metode yang digunakan untuk mengilustrasikan bagaimana data mengalir dalam sebuah sistem. DFD menggunakan sejumlah simbol yang digunakan untuk merepresentasikan sistem. DFD menggunakan empat jenis simbol. Simbolsimbol ini digunakan untuk menunjukkan empat jenis komponen sistem : proses, penyimpan data, aliran data, entitas eksternal (Susanto, 2002). Diagram Keterkaitan Antar Entitas (Entity Relationship Diagram – ERD) Model E-R (Entity Relationship) adalah sebuah model yang merepresentasikan data sistem dengan sejumlah entitas dan relationship. Entitas merupakan obyek tertentu dalam sebuah sistem. Relationship adalah sebuah interaksi antara satu atau lebih entitas. Atribut ialah suatu sifat dalam sejumlah obyek (Teorey, 1998). Dalam pemodelan E-R melalui tahap-tahap sebagai berikut : 1. Menentukan set entitas 2. Menentukan set relationship 3. Menambahkan kardinalitas dalam E-R 4. Menambahkan atribut 5. Menentukan identifier Dalam diagram E-R terdapat nilai hubungan antar entitas yang disebut kardinalitas (cardinality). Kardinalitas adalah jumlah hubungan yang dapat muncul pada sebuah entitas. Terdapat empat hubungan dasar, yaitu : 1. One-To-One (1-1), hubungan yang terjadi jika sebuah entry dalam sebuah object data store dihubungkan dengan
2
hanya sebuah entry dalam object data store yang lain. 2. One-To-Many (1-N), hubungan yang terjadi jika sebuah entry dalam sebuah object data store dihubungkan dengan satu atau lebih entry dalam object data store yang lain. 3. Many-To-One (N-1), hubungan yang terjadi jika sebuah entry dalam sebuah object data store dihubungkan dengan hanya sebuah entry dalam object data store yang lain. 4. Many-To-Many (M-N), hubungan yang terjadi jika satu atau lebih entry dalam sebuah object data store dihubungkan dengan satu atau lebih entry dalam object data store yang lain. Desain Dialog Melalui sistem dialog sistem diartikulasikan dan diimplementasikan sehingga pengguna atau pemakai dapat berkomunikasi dengan sistem yang dirancang. Analisa Relasional Bentuk-bentuk normal yaitu : 1NF (First Normal Form), 2NF (Second Normal Form), 3NF (Third Normal Form), 4NF (Fourth Normal Form), 5NF (Fifth Normal Form). Setiap bentuk memiliki syarat masing-masing (Hawryszkiewycz, 1994). Suatu tabel dalam bentuk normal pertama (1NF) jika dan hanya jika seluruh kolom berisi hanya satu nilai; yaitu, tidak terdapat pengulangan grup (kolom) dalam satu baris. Suatu tabel dalam bentuk normal kedua (2NF) jika dan hanya jika tabel tersebut dalam dalam bentuk normal pertama (1NF) dan tiap atribut non kunci bergantung sepenuhnya pada kunci primer. Suatu tabel dalam bentuk normal ketiga (3NF) jika dan hanya jika untuk setiap ketergantungan fungsional yang penting X A, dengan X dan A atribut sederhana maupun komposit, satu dari dua kondisi itu harus ada. Baik atribut X adalah superkey, atau atribut A adalah anggota dari kunci kandidat. Bentuk normal ketiga berkaitan dengan
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
pengeliminasian ketergantungan transitif (transitive dependency). Suatu tabel R dalam bentuk Boyce-Codd Normal Form (BCNF) jika untuk setiap kunci penting pada ketergantungan fungsional (functional dependency – FD) terdapat X A, dengan X adalah superkey. METODOLOGI PENELITIAN Dalam melakukan penelitian ini, tahapan yang akan dilakukan adalah: 1. Analisa sistem a. Memodelkan komponen sistem b. Pengembangan model konseptual data c. Analisa relasional 2. Pengambilan data 3. Perancangan basis data 4. Konstruksi program komputer 5. Running Program HASIL PENELITIAN Tinjauan Sistem Batasan Sistem Penjadwalan produksi dilakukan oleh Departemen PPC Weaving 4, atas perintah dari bagian Marketing serta berkoordinasi dengan bagian Produksi Departemen Loom. Berikut bagan mengenai proses penerimaan order di Departemen PPC untuk penjadwalan produksi di Departemen Loom. Prosedur kerja dapat dilihat pada gambar 1.
Struktur daftar menu yang ada dalam Sistem Informasi ini adalah : Sub Menu Data Order : Berisi data-data yang berkaitan dengan order yang diberikan oleh bagian Marketing kepada Departemen PPC. Sub Menu Penjadwalan : Sub menu ini sesuai judulnya berisi hal-hal yang berkaitan dengan penjadwalan. Yang terdiri atas Rencana Produksi dan Revisi Rencana Produksi. Sub Menu Progress Report : Berisi hal-hal yang berkaitan dengan tugas PPC dalam memberikan laporan perkembangan
3
produksi kepada Marketing. Hal-hal tersebut adalah : Laporan Produksi (di dalamnya tertera data-data hasil produksi untuk tiap Sort No, dan tiap Buyer, serta perbandingan antara rencana produksi dan realisasi – khususnya dalam hal jumlah mesin terpasang), Grafik
Perkembangan Produksi (dilaporkan kuantitas produksi tiap Sort No dalam satuan yard dan menggunakan Gantt Chart). Sub Menu Exit : Berisi perintah keluar dari menu utama.
Marketing memberikan order dari buyer & menentukan jumlah mesin beroperasi per order
PPC menerima data-data tersebut dari Marketing dan melakukan tindak lanjut : - Menentukan kebutuhan bahan - Menyesuaikan jumlah kebutuhan mesin yang diajukan Marketing dengan yang ada di lapangan
PPC mengajukan kebutuhan bahan ke Spinning (yarn/benang)
Informasi ttg tambahan order
Spinning sanggup siapkan bahan ?
Ya
Tidak PPC mengajukan kebutuhan bahan (benang / yarn) ke Marketing
Marketing melakukan pembelian bahan
Material (Yarn/benang) Siap
PPC menyusun Production Plan untuk bulan yang di hadapan & menyesuaikan Production Plan dengan Departemen Loom (Tenun) serta tambahan order dari buyer
Revisi Production Plan
Pelaksanaan Production Plan
Production Plan Selesai Dilaksanakan
Laporan Produksi ke bagian Marketing
Kain diproses ke departemen selanjutnya
Gambar 1 Prosedur Kerja
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
4
Perancangan Sistem Basis Data Memodelkan Komponen Sistem Context Diagram Order
Buyer
Marketing
Progress Report
Data Order
Order Tambahan
Penjadwalan Produksi
Info Teknis
Rencana Produksi
Departemen Loom
Gambar 2 Diagram Konteks Penjadwalan Produksi untuk Departemen Loom
Top-Level DFD Daftar Permintaan Bahan Baku Marketing
3. Perhitungan Bahan Baku
S. Spesifikasi Order data order
1. Penerimaan order
Progress Report
Order Quantity
D. Data order dari Marketing
Bahan Baku
Yarn Requirement
Grey Construction
2. Perhitungan Total Grey
BOM Quantity of Total Grey File Order
4. Penugasan Mesin
5. Penyesuaian Rencana Produksi R. Rencana Produksi
I. Info Teknis P. Penyesuaian Departemen Loom
Revisi Rencana Produksi
Rencana Produksi
File Rencana Produksi
Gambar 3 DFD Level Puncak mendeskripsikan Proses Penjadwalan Produksi
DFD Diagram 1 Marketing
data order
1.1 Penerimaan Order
data order yg diterima
1.2 Dokumentasi Order
D.3 Jumlah Mesin dr Marketing D.4 Quantity Ordered
D.2 Data Buyer
D.1 Sort No.
File Order
Gambar 4 DFD Level 1-1 : Proses Penerimaan Order
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
5
DFD Diagram 2 Grey Construction Order Quantity
2.1 Penentuan Grey Construction
2.2 Penentuan Total Grey
Data Grey Construction
Quantity of Total Grey
File Rencana Produksi
Gambar 5 DFD Level 1-2 : Perhitungan Total Grey
DFD Diagram 3 Marketing S.1 Sort No Grey Construction
S.2 Sort No 3.1 Dokumentasi Spesifikasi Order
S.3 Color
S.4 Weight
Data Kebutuhan Bahan Baku
3.2 Pembuatan Rincian Bahan Baku
Daftar Permintaan Bahan Baku
S.5 Type of Weave Bahan Baku BOM
Yarn Requirement
File Rencana Produksi
Gambar 6 DFD Level 1-3 : Perhitungan Bahan Baku
DFD Diagram 4 Qu an tity Gr of T ey ota l 4.1 Distribusi Total Grey per Sort No ke mesin-mesin
Data Sort No + Mesin
4.2 Pembuatan Layout Penugasan
Layout
Layout Wv. 4 Denim
Data Total Grey per Sort No
4.3 Penentuan Urutan Pengerjaan Mesin R.2 Jumlah Mesin per Sort No.
Urutan pengerjaan Sort No untuk tiap mesin 4.4 Penentuan Waktu Produksi tiap Sort No.
R.1 Waktu Produksi per Sort No. R.2 Jumlah Mesin per Sort No.
Gambar 7 DFD Level 1-4 : Penugasan Mesin
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
6
DFD Diagram 5 Dept. Loom I.3 Penyesuaian Rencana Penugasan I.2 Jadwal Perawatan Jumlah mesin yang telah disesuaikan
5.1 Penyesuaian Penentuan Jumlah Mesin
I.1 Jumlah mesin siap produksi
5.2 Penyesuaian Penentuan Waktu Produksi Progress report pembuatan order
P.1 Jumlah mesin setelah penyesuaian
P.2 Waktu produksi setelah disesuaikan
Marketing Revisi Rencana Produksi
Gambar 8 DFD Level 1-5 : Penyesuaian Rencana Produksi
Pengembangan Model Konseptual Informasi Order 1
Marketing
Orders
Sort No Buyer Mach. Needed Qty Ordered Order Spec.
1 Sort No Buyer Mach. Needed (Revised) Qty. Produced
N
Send
N are planned in
Sort No Buyer Mach. Needed Qty Ordered Order Spec.
Sort No Yarn Req. Qty. of Total Grey 1
receive
Sort No Order Spec. Yarn Req. Qty. of Total Grey Mach. Needed
Production Plan 1
1 1
1
Revisi Production Plan
suggested by
Dept. Loom
Sort No Order Spec. Yarn Req. (Revised) Qty. of Total Grey (Revised) Mach. Needed (Revised)
Sort No Suggested Mach. Needed
Sort No Order Spec. Qty. of Total Grey Mach. Needed
1
sent to Sort No Order Spec. Qty. of Total Grey Mach. Needed
Gambar 9 Diagram Hubungan Antar Entitas Penjadwalan Produksi
Normalisasi Dari hasil normalisasi terhadap tabel-tabel yang ada, diperoleh suatu disain basis data relasional sebagai berikut: Daftar Order Sort No
Buyer
Order Specification
Qty. Ordered
Machine Needed
Rencana Produksi Sort No
Order Specification
Yarn Req.
Total Grey
Machine Needed
Revisi Rencana Produksi Sort No
Order Spec.
Total Grey Revisi
Yarn Req. Revisi
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
Machine Needed (Revised)
7
Laporan Produksi Sort No
Buyer
Machine Needed (Revised)
Qty. Produced
Menu Utama
Data Order
Penjadwalan
Progress Report
Exit
Rencana Produksi Laporan Produksi Revisi Rencana Produksi Grafik
Gambar 10 Bagan Struktur Menu
Bagan yang berisi menu utama dan sub-menu beserta sub-sub-menu yang ada dalam Sistem Basis Data untuk membantu proses Penjadwalan Produksi di Departemen Loom – Weaving 4, PT Apac Inti Corpora, dapat dilihat pada gambar 10. KESIMPULAN DAN SARAN Kebutuhan Departemen PPC akan penyediaan informasi yang cepat, akurat dan aktual kepada bagian Marketing dan bagian Produksi Departemen Loom dapat dipenuhi oleh Sistem Basis Data yang dirancang. Menu Data Order dan Menu Penjadwalan ditujukan untuk membantu proses revisi rencana produksi yang berulang-ulang oleh karena adanya order tambahan. Kedua Menu tersebut memberikan bantuan dalam penyediaan informasi kepada bagian Produksi Departemen Loom tentang Rencana Produksi dan Revisi Rencana Produksi. Menu Progress Report ditujukan untuk membantu proses pelaporan perkembangan produksi kepada bagian Marketing. Penelitian ini dapat dikembangkan dengan menambahkan basis data dan perhitungan kebutuhan bahan baku (yarn material requirement). Untuk penyempurnaan penelitian ini implementasi dapat dilakukan untuk
J@TI Undip, Vol IV, No 1, Januari 2009
menyesuaikan apakah secara operasional program ini dapat bekerja dengan baik. DAFTAR PUSTAKA 1. Hawryszkiewycz, I. T., (1994), Introduction to Systems Analysis and Design, Prentice Hall, Australia. 2. Susanto, Azhar, (2002), Sistem Informasi Manajemen Konsep dan Pengembangannya, Penerbit Lingga Jaya, Bandung. 3. Teorey, Toby J., (1998), Database Modelling and Design - The Fundamental Principles, Morgan Kaufmann Pub. Inc., California. 4. Santosa, B., (2007), Data Mining Teknik Pemanfaatan Data untuk Keperluan Bisnis, Yogyakarta, Graha Ilmu. 5. Santosa, B., (2007), Data Mining Terapan dengan Matlab, Yogyakarta, Graha Ilmu. 6. Knuth, Donald E., (1973), The Art of Computer Programing Volume 1. Addison Wesley Company. ,nc. 7. Goldschlager, Les & Lister., (1988), Computer Science, A Modern Introduction Edisi kedua, Prentice Hall.
8
