SISTEM INFOMASI PENDAFTARAN OUTLET BERBASIS WEB PT INDOLAKTO KOTA BANDUNG 1
Lala Nurkomala, 2Diqy Fakhrun Shiddieq Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Niaga LPKIA 2 Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Komputer Niaga LPKIA Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823, Fax. +62 22 7564282 Email :
[email protected],
[email protected] 1
Abstrak PT Indolakto adalah perusahaan yang memproduksi dan mendistribusikan berbagai macam produk salah satunya produk es krim yang dikenal dengan brand Indoeskrim. Perusahaan ini mendistribusikan produk-produknya ke berbagai macam outlet guna untuk meningkatkan omset perusahaan. Untuk menjadi outlet pada perusahaan, outlet harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu. Dan hal pertama yang harus dilakukan untuk melakukan pendaftaran yaitu outlet harus melakukan pengajuan, dan setelah itu sales akan melakukan survei sehingga sales dan perusahaan dapat memberikan persetujuan. Namun, dalam kenyataannya untuk melakukan proses pendaftaran outlet masih mengalami kesulitan yang disebabkan oleh beberapa faktor seperti kurangnya ketersediaan informasi pendaftaran outlet yang dibutuhkan oleh calon outlet sehingga memperlambat proses pendaftaran outlet Untuk mengatasi masalah tersebut, di perlukan sistem baru yang dapat diakses secara online, penggunaan teknologi informasi dapat memberikan kemudahan akan kebutuhan informasi yang cepat. Metodelogi pengembangan sistem yang digunakan dalam penyelesaian masalah ini adalah terstruktur. Dikarenakan agar penyelesaian masalah bisnis dapat menjadi bagian-bagian kecil sehingga dapat lebih rinci dan jelas. Dari hasil analisa yang telah dilakukan, dapat diambil kesimpulan bahwa proses pendaftaran outlet dapat dilakuakan secara online selama ada media internet, sehingga informasi-informasi dapat dilihat langsung oleh calon outlet dan dapat mempercepat proses pendaftaran outlet Kata kunci : Pendaftaran Outlet, Terstruktur 1.
Pendahuluan
Semakin besar suatu perusahaan dalam memenuhi kebutuhan konsumen dengan produk yang dihasilkannya maka semakin luas juga pemasaran yang akan dijangkaunya. Terlebih lagi jika produk yang dihasilkan laku keras di pasaran seperti halnya es krim yang banyak digemari oleh semua orang. Karena banyaknya konsumen yang berminat terhadap es krim maka beberapa perusahaan melakukan kerjasama dengan outlet-outlet yang akan membantu perusahaan untuk menyediakan dan menjual produk yang diinginkan oleh konsumen. PT Indolakto merupakan perusahaan distributor yang melakukan kerja sama dengan outlet untuk menjual produknya, salah satunya yaitu es krim. Untuk menjadi outlet pada PT Indolakto maka calon outlet harus melakukan beberapa proses salah satunya adalah mengisi formulir Pemeliharaan outlet. Namun, dalam proses pendaftaran outlet yang dilakukan pada PT indolakto belum berjalan dengan baik, dikarenakan ada beberapa hal yang harus diperbaiki. Seperti Kurangnya ketersediaan
informasi pendaftaran outlet yang dibutuhkan oleh calon outlet sehingga memperlambat proses pendaftaran outlet. Lambannya proses verifikasi outlet sehingga memperlambat penetapan status outlet yang diberikan oleh perusahaan. Berdasarkan latar belakang diatas maka arah dari penelitian ini adalah untuk membangun sistem informasi berbasis web yang dapat membantu permasalahan diatas. Dengan adanya sistem informasi berbasis web ini diharapkan dapat membantu calon outlet maupun karyawan PT Indolakto dalam melakukan kegiatan yang berkaitan dengan proses pendaftaran outlet. Maka dari itu judul dari tugas akhir ini adalah “Sistem Informasi Pendaftaran outlet Berbasis Web Di PT Indolakto Kota Bandung”.
Dalam analisis yang telah dilakukan, terdapat beberapa permasalahan yang menjadi pertimbangan untuk meningkatkan kualitas pelayanan di PT. Indolakto sehingga dapat meningkatkan kepuasan terhadap calon outlet. Adapun yang menjadi pokok permasalahan dalam Tugas Akhir ini adalah: 1. Sering terjadi penginputan data outlet yang berulang-ulang sehingga menyebabkan terdapat beberapa no outlet yang sama 2. Kesulitan dalam pencarian data outlet dan data pendaftaran outlet dikarenakan penyimpanan data masih belum teratur 3. Terjadinya kesulitan dalam proses pembuatan laporan pendaftaran sehingga menyebabkan manajemen kesulitan dalam mengambil keputusan Untuk memfokuskan permasalahan agar tidak keluar dari topik yang dibahas, maka Ruang lingkup permasalahan hanya mencangkup pada : 1. Prosedur pendaftaran mulai dari pendaftaran calon outlet dan laporan outlet 2. Sistem yang digunakan untuk penyelesaian masalah yang terjadi dengan basis web menggunakkan adobe dreamweaver dan mysql Tujuan yang akan dicapai dari dikembangkannya perancangan sistem informasi pendaftaran outlet ini adalah : 1. Membangun sistem untuk meminimalisir penginputan data yang berulang sehingga tidak ada nomor outlet yang sama 2. Mempermudah dalam melakukan pencarian data outlet dan pendaftaran outlet yang belum teratur 3. Membangun sistem untuk mempermudah melakukan pembuatan laporan pendaftaran outlet 1.1.Landasan Teori 1.1.1.Pengertian Pendaftaran Pendaftaran berasal dari kata Daftar ini memiliki arti karta yakni suatu proses atau cara mendaftar (mendaftarkan), pencatatan nama, alamat, barang yang dimana terdapat kata-kata yang disusun berderet dari atas ke bawah. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pendaftaran itu adalah suatu pencatatan data yang dilakukan ketika perusahaan akan menambah data baru.
1.1.2.Pengertian Outlet Agar lebih memahami arti dari inti permasalahan maka Dibawah ini merupakan pengertian dari Outlet itu sendiri Outlet adalah suatu perusahaan yang akan membantu menaikkan omset perusahaan sehingga dapat mencapai target yang telah ditentukkan, dan outlet juga dapat diartikan sebagai penyalur produk kepada konsumen secara langsung. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa outlet adalah faktor terpenting untuk menaikkan omset perusahaan 1.1.3.Web Dibawah ini merupakan penjelasan mengenai web menurut Widyo Hermawan dalam bukunya yang berjudul “Php Programming” (2009) Web merupakan media informasi berbasis jaringan komputer yang dapat diakses di mana saja dengan biaya relative murah. Web merupakan bentuk implementasi dari Bahasa pemograman web .” 1.1.4.PHP (Hypertext Preprocessor) Dalam merancang sistem dengan berbasiskan web dibutuhkannya perangkat yang dapat mendukung pengolahan sistem seperti halnya php yang dimana Menurut Widyo Hermawan dalam bukunya yang berjudul “PHP Programming” (2009), PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan Bahasa pemograman berbasis web yang memiliki kemampuan untuk memproses dan mengolah data secara dinamis. PHP dapat dikatakan sebagai sebuah server-side embedded script language artinya semua sintaks dan perintah program yang ditulis akan sepenuhnya dijalankan oleh server, tetapi dapat disertakan pada halaman HTML biasa. 1.1.5.MySQL MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user,dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
2.Survei Dan Observasi 2.1 Aliran Sistem Informasi Sistem Berjalan (DFD Lojikal) Di bawah ini merupakan diagram konteks sistem yang sedang berjalan pada PT Indolakto bandung : formulir Pemeliharaan terisi
Hasil Survei Formulir Pemeliharaan Verifikasi
Ktp Kk 1 Outlet
Area Sales Supervisor
Sistem Informasi Pendaftaran Outlet
Formulir Pemeliharaan. Hasil Formulir Pemeliharaan ACC. Hasil Survei Hasil
Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Berjalan Area. Sales
Area
Formulir Pemeliharaan
Jadwal Kunjungan Jadwal Kunjungan..
Data Area Jadwal Kunjungan
Data Area
1.1 Mengecek Area
1.2 Mengatur Jadwal Kunjungan
1.3 Memeriksa Kelengkapan Data
Ktp Kk
Formulir Pemeliharaan Outlet Jadwal Kunjungan. Formulir PemeliharaanTerisi Formulir Pemeliharaan Verifikasi. Hasil Survei.
Formulir PemeliharaanTerisi. Formulir PemeliharaanTerisi. 1.4 Memeriksa Formulir
1.5 Buat Laporan Verifikasi Dan Hasil Survei
Area Sales Supervisor
Hasil Survei Hasil
Hasil.
Formulir Pemeliharaan ACC
Hasil Survei. Formulir Pemeliharaan ACC Hasil.
Hasil. 1.7 Menerima Hasil
Hasil.
1.6 Mengarsipkan Data
Gambar 2 Data Flow Diagram Level 1 3.Evaluasi Tujuan yang akan di capai setelah diterapkannya rancangan sistem informasi pendaftaran outlet berbasis web ini adalah : 1. Menyimpan data calon anggota outlet secara langsung tanpa harus di input kembali oleh admin 2. Mempermudah untuk melakukan pencarian data mengenai outlet-outlet yang telah diterima atau di tolak 3. Menghasilkan laporan pendaftaran outlet, laporan penerimaan dan laporan penolakan
1. Merubah urutan proses yang dimana Pada sistem lama proses pengisian formulir dilakukan saat sales selasai melakukan survei namun pada sistem yang akan diterapkan pengisian formulir dilakukan setelah outlet mengisi data diri yang sesuai dengan ktp 2. Membuat database yang berfungsi sebagai media penyimpanan data yang dapat memudahkan pengolahan data outlet dan meminimalisir no outlet yang sama 3. Membuat proses pembuatan laporan agar dapat membantu admin dalam merekap data Dibawah ini adalah perubahan dari sistem lama ke sistem baru : 1. Pada sistem lama pengisian formulir pendaftaran dilakukan saat sales melakukan survei. Pada sistem baru hal yang dilakukan pertama untuk mendaftar menjadi outlet adalah mengisi data diri sesuai ktp dan mengisi formulir pendaftaran outlet 2. Pada sistem lama admin harus memeriksa kembali kelengkapan data yang diberikan oleh outlet. Pada sistem baru admin tidak perlu memeriksa kembali data yang diberikan oleh outlet karena pada saat outlet tidak mengisi persyaratan pertama maka outlet tidak bisa meneruskan proses yang selanjutnya 3. Pada sistem lama admin akan menerima hasil pendaftaran untuk di arsipkan. Pada sistem baru admin tidak perlu mengarsipkan data pendaftaran karena akan dibuatkannya database yang juga akan berfungsi untuk memudahkan pembuatan laporan 3.1.Persyaratan Sistem Baru 3.1.1.Aliran Informasi Sistem Baru : formulir Pemeliharaan terisi
Ktp Kk
Outlet
Area Sales Supervisor
1 Sistem Informasi Pendaftaran Outlet Formulir Pemeliharaan.
Hasil
Dari tujuan yang akan dicapai setelah diterapkannya sistem informasi pendaftaran outlet berbasis web terdapat beberapa gagasan atau ide yang dimunculkan sebagai upaya nyata untuk mencapai tujuan tersebut diantaranya adalah :
Hasil Survei Formulir Pemeliharaan Verifikasi
Formulir Pemeliharaan ACC. Hasil Survei Hasil
Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Usulan
Sales
Area
Ktp Kk
1.1
Outlet
Mengecek Area Formulir Pemeliharaan Formulir PemeliharaanTerisi. Hasil Survei.
Jadwal Kunjungan
Area.
Hasil Survei.
Formulir Pemeliharaan.
Hasil.
1.3 1.2
Formulir PemeliharaanTerisi.
Area Sales Supervisor
Memeriksa Kriteria
Mengatur Jadwal Kunjungan
Data Area Jadwal Kunjungan
Hasil.
Hasil
Hasil.
1.6
1.5
Menerima Hasil
Membuat Laporan Hasil.
Gambar 4 Data Flow Diagram Level 1 Sistem Usulan 3.2 Kendala Perancangan Sistem yang akan dirancang dan yang akan di kembangkan tidak terlepas dari beberapa kendala yang ada. Kendala yang dihadapi dalam sistem informasi pendaftaran outlet ini adalah sebagai berikut : 1. Sulitnya dalam menyusun flowchart dikarenakan banyaknya data yang harus di alirkan 2. Sulitnya dalam menentukkan struktur pada data store terutama data store formulir pemeliharaan dikarenakan banyak data yang tertulis namun tidak wajib untuk di isi oleh outlet 4. Perancangan Sistem Eksternal 4.1 Uraian Sistem Menyeluruh Di bawah ini akan dijelaskan tentang uraian naratif mengenai aliran informasi beserta gambaran batas otomatisasi pada sistem yang diusulkan. Hal itu dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Sistem pendaftaran outlet dimulai dengan outlet mengisi data pribadi sesuai dengan ktp atau yang di minta oleh sistem, Setelah itu sistem akan memberikan formulir pemeliharaan yang harus di isi oleh outlet 2. Setelah selesai mengisi formulir pemeliharaan sistem akan memberikan hak akses yang akan di gunakan outlet untuk merubah data outlet atau formulir pemeliharaan yang telah di isi sebelumnya 3. Saat proses yang telah dilakukan oleh outlet selesai sales akan mengatur jadwal
untuk melakukan survei atau memeriksa kriteria outlet yang telah di tetapkan oleh perusahaan seperti tegangan listrik, jarak calon outlet dengan outlet lain dan ketepatan pembayaran 4. Setelah selesai melakukan survei sales akan memberikkan hasil survei dan formulir pemeliharaan kepada area sales supervisor untuk dilakukannya pemeriksaan ulang 5. Setelah area sales supervisor selesai melakukan pemeriksaan, area sales supervisor akan memberikan hasilnya kepada sales, dan sales akan memberikan hasil tersebut kepada calon outlet. Berikut ini rancangan Data Flow Diagram ( DFD Level 0 ) untuk rancangan sistem menyeluruh beserta dengan batasan otomatisasinya. Sales
Area
Ktp Kk
1.1
Outlet
Mengecek Area Formulir Pemeliharaan Area Sales Supervisor
Formulir PemeliharaanTerisi. Hasil Survei.
Jadwal Kunjungan
Hasil Survei.
Formulir Pemeliharaan.
Area.
Hasil.
1.3 1.2
Memeriksa Kriteria
Mengatur Jadwal Kunjungan
Formulir PemeliharaanTerisi.
Data Area Jadwal Kunjungan
Hasil.
Hasil
Hasil.
1.6
1.5
Menerima Hasil
Membuat Laporan Hasil.
Gambar 5 Sistem Pendaftaran Outlet Keseluruhan 4.2 Uraian Sistem Rinci per Transaksi Sales
Area
Ktp Kk
1.1
Outlet
Mengecek Area Formulir Pemeliharaan Formulir PemeliharaanTerisi. Hasil Survei.
Jadwal Kunjungan
Area.
Hasil Survei.
Formulir Pemeliharaan.
Hasil.
1.3 1.2
Formulir PemeliharaanTerisi.
Area Sales Supervisor
Memeriksa Kriteria
Mengatur Jadwal Kunjungan
Data Area Jadwal Kunjungan
Hasil.
Hasil
Hasil.
1.6
1.5
Menerima Hasil
Membuat Laporan Hasil.
Gambar 6 Level 0 Sistem Pendaftaran Outlet
5.Perancangan Sistem Internal 5.1 Skema Database Relational
Gambar 14 Form Data Area Gambar 11 Rancangan Database
Tampilan form Data Kunjungan
5.2 Rancangan Proses Berikut ini adalah tampilan utama dari sistem infomasi pendaftaran outlet yang telah dirancang
Gambar 15 Data Kunjungan Tampilan form Data Hasil Survei
Gambar 12 Gambar Tampilan Utama Tampilan form Data Sales
Gambar 16 Data Hasil Survei Tampilan form Pendaftaran Outlet
Gambar 13 Form Data Sales Tampilan form Data Area
Gambar 17 Form Pendaftaran Outlet
Tampilan form Pendaftaran Outlet
Gambar 18 Form Laporan Hasil 6. Implementasi 6.1. Jadwal Implementasi
Tabel 1 Jadwal Implementasi 6.2. Planning Gant Chart
Gambar 19 Gantt Chart Rencana Implementasi Sistem Rancangan 6.3. Kebutuhan Sumber Daya Agar sistem baru dapat berjalan lebih efektif (tepat waktu) dan efisien (tepat guna), maka diperlukan sumber daya yang berkualitas, diantaranya yaitu : 1. Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia yang diperlukan adalah personil yang telah terlatih pada tahapan pelatihan personil yang termasuk
dalam rencana implementasi. Personil minimal harus mengetahui cara kerja komputer, akan lebih baik jika personil mengerti dan memahaminya. 2. Sumber Daya Lainnya Untuk menerapkan sistem baru juga diperlukan sumber daya perangkat PC (Personil Komputer) yang memadai, baik dalam hal kualitas maupun kuantitas. 7. Kesimpulan Dan Saran Berdasarkan pada hasil analisa penulis terhadap sistem pelayanan pendaftaran, maka dirumuskan suatu kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan penerapan sistem ini, maka dapat meminimalisir code outlet yang sama 2. Dengan penerapan sistem dapat mempermudah dalam pencarian data outlet 3. Memberikan kemudahan dalam proses pembuatan laporan Berdasarkan pada hasil analisa penulis terhadap sistem pelayanan pendaftaran, maka dirumuskan suatu kesimpulan sebagai berikut : 1. Operator atau pengguna sistem ini diharapkan mengerti dan memehami bagaimana selayaknya sistem tersebut digunakan agar dapat menunjang kinerja dalam pendaftaran yang terjadi. 2. Dibutuhkannya sumberdaya yang memiliki kemampua agar pencapaian dari tujuan dapat terimplementasikan. 3. Agar diadakan pelatihan yang baik dalam penggunaan sistem terkomputerisasi yang baru tersebut kepada petugas – petugas yang mempergunakan sistem ini. DAFTAR PUSTAKA [1] Herman, C.Widoyo. 2009, PHP Programming, Andi, Wahana Komputer, Semarang [2] P, Hernita. 2013, Adobe Dreameweaver CS6, Andi, Wahana Komputer, Semarang. [3] Al bahra. 2013, analisis dan desain sistem informasi , Modula, Bandung. [4]Hidayatullah dan Jauhari. 2014, Pemograman Web, Modula, Bandung. [5]http://www.maniacms.web.id/2012/01/peng ertian-apache-web-server.html [6]http://santika.ilearning.me/2-2-1-konsepdasar-adobe-dreamweaver/ [7]http://www.maniacms.web.id/2012/01/peng ertian-xampp.html
