Prosiding SENTIA 2016 – Politeknik Negeri Malang
Volume 8 – ISSN: 2085-2347
SISTEM APLIKASI PENGOLAHAN DATA KONTRAK MATERIAL DAN JASA BERBASIS WEB DI KOPKAR MITRA ENERGI SEJAHTERA PAITON Hamidah1, Eko Purnomo2, Moh. Faid3 Jurusan Teknik Informatika, 3 STT Nurul Jadid Paiton Probolinggo 1
[email protected], 2
[email protected], 3
[email protected] 1,2
Abstrak Proses transaksi kontrak material dan jasa antara costumer, koperasi dan supplier diKopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton awalnya menggunakan surat jalan. Apabila costumer membutuhkan barang, maka costumer akan memberikan surat kebutuhan barang tersebut kepada koperasi. Begitu pula sebaliknya dengan koperasi. Untuk menanyakan harga dari barang yang dibutuhkan oleh costumer kepada supplier juga menggunakan surat jalan atau via email. Sehingga membutuhkan banyak tenaga untuk melakukan transaksi kontrak tersebut serta banyak pekerjaan yang terbengkalai . Oleh karena itu penulis saat ini ingin membuat sistem yang sedang berjalan ke sistem web yang nantinya akan mempermudah proses transaksi antara costumer, koperasi dan supplier sehingga proses transaksi kontrak material dan jasa tersebut dapat dilakukan di masing-masing kantor. Sistem yang dibuat ini juga di lengkapi dengan laporan setiap bulan dan setiap tahunnya. Sehingga manager koperasi bisa mengetahui proses kontraknya. Kata kunci : web, pengolahan data, kontrak, material dan jasa
Dengan adanya permasalahan-permasalahan tersebut di atas, penulis mencoba memberikan solusi dengan suatu rancangan sistem baru yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi/komputer yang diharapkan dapat memberikan pemecahan masalah yang terjadi dalam Pengolahan Data Kontrak Material dan Jasa di KOPKAR MITRA ENERGI SEJAHTERA Paiton.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Seiring perkembangan zaman, perkembangan teknologi pun semakin berkembang pesat. Berbicara teknologi dan informasi, komputer merupakan salah satu bentuk teknologi yang perkembangannya sangat pesat dan merupakan suatu media elektronik yang memegang peranan yang sangat penting, yang sangat dibutuhkan oleh banyak instansi dan perusahaanperusahaan milik negara maupun swasta. Serta terus-menerus mendominasi berbagai proses kerja agar dapat lebih mudah, efektif dan efisien
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka penulis mengajukan perumusan masalah yaitu “Bagaimana Membuat Sistem Aplikasi Pengolahan Data Kontrak Material Dan Jasa Berbasis WEB Di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton ?”
Koperasi Karyawan Mitra Energi Sejahtera (KKMES) adalah sebuah koperasi perusahaan dari PJB unit 9 yang bergerak di bidang penyediaan material dan jasa. Untuk mempermudah jalannya sistem kerja KKMES menyediakan sebuah kontrak sebagai sarana penawaran kebutuhan Costumer. Namun proses kontrak tersebut selama ini masih menggunakan surat jalan. Sehingga membutuhkan waktu yang relative lama dan banyak tenaga dalam melakukan kontrak material dan jasa.
1.3 Batasan Masalah Ruang lingkup permasalahan di atas adalah : 1. Pengolahan data kontrak material dan jasa hanya antara KKMES, Costumer dan Supplier. 2. Permintaan Harga dan Barang kepada Supplier. 3. Pembuatan program aplikasi dengan menggunakan WEB.
A-116
Prosiding SENTIA 2016 – Politeknik Negeri Malang
Volume 8 – ISSN: 2085-2347
1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk membuat Sistem Aplikasi Pengolahan Data Kontrak Material Dan Jasa Berbasis WEB Di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton agar : 1. Mempermudah interaksi antara Koperasi (KKMES), Costumer dan Supplier. 2. Mempercepat waktu transaksi kontrak antara Koperasi (KKMES), Costumer dan Supplier.
Gambar 1.waterfall Analisis. Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian wawancara dan observasi. a.
1.5 Metode Penelitian 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data berupa suatu pernyataan (statement) tentang sifat, keadaan, kegiatan tertentu dan sejenisnya. Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian Gulo (2002 : 110).
b.
Perancangan. Tahapan dimana dilakukan penaungan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan system seperti diagram alir data (data flow diagram), diagram hubungan entitas (entity relationship diagram) serta struktur dan bahasan data. c. Implementasi. Dalam implementasi ini aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa ini menggunakan bahasa pemrograman WEB. Database yang digunakan adalah MySQL.
Metode penelitian ini menggunakan metode kualitatif, karena data yang disajikan secara deskriptif atau yang diperoleh dari rekaman, pengamatan, wawancara atau bahan tertulis berbentuk uraian. 1.
Metode Observasi Observasi dilakukan dengan mengamati proses kontrak material dan jasa serta pengolahan data kontrak material dan jasa di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton dengan menggunakan alat berupa buku catatan. 2. Metode Wawancara. Wawancara dilakukan langsung kepada Ibu Octa Try Wahyuni selaku staff bagian pengadaan barang di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton. 3. Studi Pustaka Mempelajari metode dalam aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa berbasis WEB dalam memberikan landasan teori yang kuat melalui jurnal, artikel internet dan dari sumber-sumber yang relevan untuk menunjang penyelesaian penelitian ini.
d.
Pengujian. Tahapan akhir dimana sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna. Dalam testing ini menggunakan Black Box Testing. e.
Pemeliharaan. Dalam tahap ini diperlukan pemeliharaan dan pengembangan pada suatu software, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya atau ada penambahan fitur yang belum ada pada software tersebut.
1.5.2 Metode Pengembangan Sistem Model yang digunakan dalam membangun aplikasi ini adalah Model Waterfall. Model proses ini sering disebut sebagai Waterfall atau Classic Life Cycle Model. Model Waterfall ini merupakan model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun perangkat lunak. Pada model ini menyarankan pendekatan yang sistematis dan sekuensial dalam pengembangan perangkat lunak yang dimulai pada level sistem dan bergerak maju mulai tahap analisis, desain, implementation, testing dan maintenance. (Koentjaraningrat : 1983)
2. Hasil dan Pembahasan 2.1 Hasil Analisis dan Desain 2.1.1 Analisis Sistem Setelah melakukan penelitian dan observasi dengan mengadakan wawancara secara langsung dengan pihak Staff Pengadaan Barang Dan Jasa, maka dapat diketahui bahwa identifikasi masalah yang ada pada bagian ini adalah pada sistem lama yaitu masih menggunakan sistem surat
A-117
Prosiding SENTIA 2016 – Politeknik Negeri Malang
jalan dalam proses kontrak material dan jasa. Sehingga membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Dari analisa sistem lama diperoleh solusi yang dapat mengatasi permasalahan yang ada yaitu sistem aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa berbasis WEB diKopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton.
Volume 8 – ISSN: 2085-2347
b.
Flowchart Costumer.
Flowchart costumer sistem baru Costumer
Sistem
Mulai
Halaman Login
Login
2.2.2 Desain Sistem Setelah melakukan analisa sistem kemudian dilakukan desain sistem menggunakan Flowchart (Alur Data), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relation Diagram (ERD).
Verfikasi login
Petugas_pjb
TIDAK Berhasil ?
YA Halaman Costumer
TIDAK Pilih Menu ?
a.
Flowchart Sistem Lama.
YA Menu Utama
Flowchart Sistem Lama
Costumer
Koperasi
Supplier
TIDAK
Permintaan harga
TIDAK
Data Kebutuhan
Mulai
Surat kebutuhan barang
Membuat surat kebutuhan barang
Kirim permintaan harga
YA
Input data kebutuhan
Permintaan penawaran (pp)
TIDAK Permintaan Harga
Kirim data harga harga
Surat kebutuhan barang
YA
Cek harga barang dari koperasi
Order barang ke koperasi
Cek dan input harga barang
Data harga barang
Transaksi
Data harga barang
Logout
Kirim data harga harga
Selesai
Data harga barang
YA
Konfirmasi via email Setuju ? TIDAK YA Cek dan buat permintaan barang
Data permintaan barang
permintaan barang
Data order barang
Membuat order barang
Konfirmasi via email Data order barang Kirim permintaan barang
Kirim data pengiriman barang
Gambar 2. Flowchart Costumer.
Cek dan buat data pengiriman barang
Kirim data order barang
Data pengiriman barang
Kirim data pengiriman barang
Data pengiriman barang
c.
Fowchart Koperasi. Flowchart koperasi sistem baru
Data pengiriman barang
Koperasi
Selesai
Olah lap. Penerimaan pesanan
Lap. Penerimaan pesanan
Olah lap. permintaan harga
Lap. permintaan harga
Olah lap. Permintaan barang
Lap. Permintaan barang
Sistem
Mulai Halaman Login
Login Petugas_koperasi
Verfikasi login TIDAK Berhasil ? YA Halaman Koperasi
Olah lap. Proses pesanan
Permintaan penawaran (pp)
Lap. Proses pesanan Menu Utama TIDAK
C TIDAK
Gambar 1. Flowchart Sistem Manual.
Data Kebutuhan
YA
Cek data kebutuhan
Edit dan kirim permintaan harga barang ke supplier
Permintaan harga
YA
Cek harga barang dari supplier
Input dan kirim harga barang ke costumer
Permintaan order
YA
Cek permintaan order dari costumer
Kirim permintaan barang ke supplier
Permintaan pembelian
YA
Tampilkan dan sisipkan PO barang
Lap. Penerimaan
YA
Cetak lap. Penerimaan pesanan
Lap. Permintaan harga
YA
Cetak lap. Permintaan harga
Lap. Permintaan barang
YA
Cetak lap. Permintaan barang
Lap. Proses pesanan
YA
Cetak lap. Proses pesanan
TIDAK
TIDAK
TIDAK
TIDAK
TIDAK TIDAK
Transaksi
Lap. Penerimaan pesanan
TIDAK
Logout
Lap. Permintaan harga
Lap. Permintaan barang
Lap. Proses pesanan
YA
Selesai
Gambar 3. Flowchart Koperasi.
A-118
Prosiding SENTIA 2016 – Politeknik Negeri Malang
d.
Flowchart Supplier.
Volume 8 – ISSN: 2085-2347
f.
Entity Relation Diagram (ERD).
Flowchart Supplier Sistem Baru cv
Supplier
I
Input
N
permintaan_penawaran
Sistem
Mulai
I
Halaman Login
Petugas_koprasi Login
Verfikasi login
Custumer
N
Input
Cv
TIDAK
I Berhasil ?
I
YA
Input
N
transaksi
N
input
Halaman Supplier
Gambar 6. Entity Relation Diagram (ERD).
TIDAK Pilih Menu ?
YA Menu Utama
TIDAK
Lihat Permintaan Harga
YA
Cek Permintaan Harga
Input Dan Kirim Harga Barang Ke koperasi
Lihat Permintaan Barang
YA
Cek Permintaan Barang
Setujui Permintaan Barang
2.2 Implementasi 2.2.1 Halaman Login Form ini berguna untuk memabatasi hak akses user atau pengguna lainya.Pemakai bisa menjalankan program ini apabila menginputkan username dan password dengan benar.
Permintaan penawaran (pp)
TIDAK
TIDAK
Transaksi
Logout
YA
Selesai
Gambar 4. Flowchart Supplier. e.
Data Flow Diagram (DFD). Data_Petugas
1
[Data_Petugas]
Petugas_koprasi
Data_Costumer
[Data_Costumer]
custumer
Olah Data
[Data_Supplier]
Data_Supplier
Koperasi
cv
+ [Detail_Kebutuhan_Barang] [Harga_Barang] [Detail_Info_Harga]
[Update_Harga] [Detail_Order_Barang] [Permintaan_Barang] [Detail_Persetujuan Permintaan_Barang]
Data_Kebutuhan_Barang Detail_Permintaan_Barang
Order_Barang
2
permintaan_penawaran
transaksi
Gambar 7. Halaman Login
Id_koprasi Id_custumer
Detail_Order_Barang
2.2.2 Halaman Transaksi. Pada menu halaman ini costumer menginputkan data material yang di butuhkan.
Transaksi [Data_Kebutuhan_Barang]
+
Costumer [Harga_Valid] [Order_Barang]
[Detail_Harga_Barang]
Supplier
Kd_tran
[Info_Harga] [Detail_Permintaan_Barang]
kd_pp
[Setujui_Permintaan_Barang]
Id_koprasi Lap_penerimaan_pesanan
3
Lap_permintaan_harga
Laporan Lap_permintaan_barang Lap_proses_pesanan
+
Gambar 5. Data Flow Diagram (DFD). Gambar 8. Input data kebutuhan. ;
A-119
Prosiding SENTIA 2016 – Politeknik Negeri Malang
Jika sudah menginput datanya dan menyimpan nya, maka akan tampil pada list halaman costumer dan sudah otomatis terkirim ke koperasi. seperti dibawah ini.
Volume 8 – ISSN: 2085-2347
Supplier melakukan login sebagai supplier untuk masuk pada halaman supplier dan mengetahui permintaan harga barang dari koperasi diatas.
Gambar 12. Halaman supplier. Jika ada permintaan harga barang dari koperasi, maka supplier menginputkan harga yang diminta oleh koperasi. Dan harga langsung terkirim kepada koperasi.
Gambar 9. List data kebutuhan costumer. Selanjutnya koperasi akan membuka halaman (beranda) nya untuk mengetahui ada tidaknya permintaan barang kebutuhan dari costumer dengan melakukan login sebagai koperasi. Jika sudah berhasil login maka akan masuk pada halaman koperasi seperti berikut :
Gambar 13. Info harga dari supplier. Proses kontrak pengiriman barang.
Gambar 10. Halaman koperasi. Untuk mengetahui harga dari barang yang dibutuhkan oleh costumer, koperasi mengirim datanya kepada supplier yang menyediakan barang tersebut. Dan secara otomatis terkirim kepada supplier.
terus
berlangsung
sampai
2.2.3 Laporan Transaksi Kontrak Material da Jasa. Pada form ini, petugas koperasi bisa mencetak laporan kontrak material dan jasa setiap bulan bahkan setiap tahun.
Gambar 11. Permintaan harga kepada supplier. Gambar 14. Form laporan dari tanggal
A-120
Prosiding SENTIA 2016 – Politeknik Negeri Malang
Volume 8 – ISSN: 2085-2347
Saran Sistem Aplikasi Pengolahan Data Kontrak Material Dan Jasa yang dibangun ini masih memiliki keterbatasan maka dibuatlah suatu saran yang nantinya akan memberikan solusi yang terbaik pada objek yang diteliti, diantaranya adalah : 1.
2. Gambar 15. Form laporan sampai tanggal.
Perlu dikembangkan sebuah alarm atau pesan pengingat tentang levering (batas akhir) kontrak yang hampir selesai. Untuk penelitian selanjutnya diperlukan penyetaraan antara sistem aplikasi pada penelitian ini dengan sistem yang ada di Kopkar Mitra Energi Sejahtera Paiton saat ini.
Daftar Pustaka: G;ulo. (2002) : Pengertian Metode Pengumpulan Data. Jakarta : Gramedia Pustaka.
Gambar 16. Output laporan.
Koentjaraningrat. (1983) : Metode-metode Penelitian Masyarakat. Jakarta : Gramedia Pustaka.
3. Kesimpulan Dan Saran 3.1
Kesimpulan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan dengan adanya aplikasi pengolahan data kontrak material dan jasa berbasis WEB ini dapat memudahkan interaksi antara costumer, koperasi dan supplier dalam melakukan kontrak material dan jasa. Serta lebih cepat dalam melakukan transaksi sehingga tidak perlu menggunakan surat jalan untuk melakukan kontrak material dan jasa tersebut.
A-121
