SIMS versie 8.4

KIMS / SIMS versie 8.4 Beschrijving van de nieuwe functies.

© Simar automatisering b.v., Februari 2010 Versie handleiding 12 februari 2010

KIMS / SIMS 8.4: een nieuw uiterlijk en veel handige nieuwe functies ! Met trots presenteren we u de nieuwste versie van KIMS/SIMS. Er zijn weer heel veel nieuwe functies aangebracht en vele honderden wensen en ideeën van klanten in deze versie verwerkt. We realiseren ons dat niet iedereen er aan toe komt om een handleiding als deze helemaal door te nemen. Toch raden we dat wél aan. U vindt er handige tips en uitleg over nieuwe mogelijkheden die er voor zorgen dat u nog gemakkelijker en efficiënter met zowel onze software als uw tijd kunt omgaan. Hieronder noemen we een aantal belangrijke nieuwe functies, die zeker de moeite van het bestuderen waard zijn. •

Nieuwe werkwijze artikelen selecteren Sanitair: van veel Galvano artikelen krijgt u tijdens het selecteren al meteen een afbeelding te zien, alsmede alle eigenschappen, benodigde koppel artikelen en recepturen. Zie 1.6.

•

Nieuw overzichtscherm ‘Ordervoortgang’. Hiermee houdt u overzicht over al uw lopende orders en kunt u direct aanpassingen maken. Zie 3.

•

Factureren van service. Een veel gevraagde wens is gemaakt. Zie 6.1

•

Eigen @-codes maken in de Query. Beperk u niet langer tot wat er standaard mogelijk is, maar maak ze zelf! Zie 13.2.

•

Afdrukken van een installatie handboek op maat: met behulp van één simpele menukeuze krijgt u van de Galvano artikelen in de order een installatieboek. Zie 2.1

•

Het bestelscherm voor apparatuur en sanitair is grondig herzien. Hier zijn veel nieuwe mogelijkheden gemaakt, met name in combinatie met elektronisch bestellen. Lees dit hoofdstuk a.u.b. zeker even door om te ontdekken wat er allemaal kan. Zie 4.1

•

Een automatische garantieregistratie voor apparatuur. Deze functie is in samenwerking met AEP ontwikkeld, maar ook geschikt voor andere merken. Zie 15.

•

Nieuwe structuur rond afleverlocaties. Dit moet u vooral lezen als u werkt met meerdere magazijnen en/of met een vervoerder. Zie 10

•

En nog veel meer …

We wensen u weer veel gebruiksgenoegen met deze nieuwe versie. En uiteraard staat onze helpdesk voor u klaar om eventuele vragen die u nog zou hebben te beantwoorden.

Documentatie ‘Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, © Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 2 van 81

Inhoudsopgave 1

2 3

4

5

Offerte – order invoeren .............................................................................................. 6 1.1 Nieuw uiterlijk........................................................................................................ 6 1.2 Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen................. 7 1.3 Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z)........................................................................... 7 1.4 Rechtsklikken op een artikelregel .......................................................................... 7 1.5 Onderscheid tussen voorraad en voorkeursartikelen.............................................. 7 1.6 Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen .......................................................... 7 1.7 Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen ..................................................... 9 1.8 Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen .............................................. 9 1.9 Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module) ...................................... 10 1.10 Verkoopprijs aanpassen in het margescherm ....................................................... 11 1.11 Toegangsrechten Overzicht offertes en orders..................................................... 11 1.12 Voorraadcodes Galvano bestand.......................................................................... 11 1.13 Showroom referenties controleren/aanpassen...................................................... 12 1.14 Blokkenmodule: sorteren op laagste inkoop (i.p.v. laagste verkooppprijs) ......... 12 1.15 Aantal bij uitvoeringen/meerprijzen..................................................................... 12 1.16 Postcodes.............................................................................................................. 12 1.17 Verwijder en kopieerfuncties verplaatst............................................................... 12 1.18 Kopiëren van gemarkeerde regels ........................................................................ 12 Offerte/order afdrukken............................................................................................ 13 2.1 Productboek/Installatiebrochure afdrukken ......................................................... 13 2.2 Stuur als e-mail..................................................................................................... 13 Ordervoortgang (aanwezig Business en Enterprise editie) .................................... 15 3.1 Algemeen ............................................................................................................. 15 3.2 De filters (1) ......................................................................................................... 16 3.3 Overzicht informatie lopende orders (2) .............................................................. 16 3.4 Dubbelklikken op cel: open applicatie ................................................................. 18 3.5 Vensters sluiten !.................................................................................................. 19 3.6 Enkele tips ............................................................................................................ 19 3.7 Instellingen ........................................................................................................... 20 3.8 Overige instellingen ............................................................................................. 21 3.9 Alle functies van Orderinformatie........................................................................ 22 Bestellen....................................................................................................................... 23 4.1 Vernieuwing bestellen sanitair/tegels/apparatuur ................................................ 23 4.2 Standaardfase in sanitair bestand ......................................................................... 27 4.3 Alternatieve artikelen ........................................................................................... 28 4.4 Besteloptimalisatie ............................................................................................... 29 4.5 Vervolgacties bij elektronisch bestellen............................................................... 29 4.6 Elektronisch bestellen Galvano instellen ............................................................. 31 4.7 Leveranciersgegevens .......................................................................................... 32 4.8 Bestellen keukenmeubelen/badmeubelen ............................................................ 34 4.9 Bestellen werkbladen ........................................................................................... 34 Bewaken binnenkomst / afleveren ............................................................................ 36 5.1 Aanpassen inkoopprijs en rechten........................................................................ 36 5.2 Controle orderbevestiging .................................................................................... 36 5.3 Controle compleet binnen .................................................................................... 36 5.4 Diversen ............................................................................................................... 36


6

Factureren................................................................................................................... 37 6.1 Factureren van service.......................................................................................... 37 6.2 Adressen kopiëren ................................................................................................ 38 7 Algemene functies....................................................................................................... 39 7.1 Dashboard............................................................................................................. 39 7.2 Orderinformatie.................................................................................................... 39 7.3 Werkbladknoppen: Memo’s en Systeemberichten............................................... 41 7.4 Berichtendienst..................................................................................................... 42 7.5 Systeem diagnose ................................................................................................. 43 7.6 Offerte locks verwijderen..................................................................................... 44 7.7 Hulp op afstand .................................................................................................... 45 8 Lay-outs en instellingen ............................................................................................. 47 8.1 In lay-outs is het gebruik van @-codes toegestaan .............................................. 47 8.2 Tegels: De layout van ‘Prijslijsten afdrukken’ (optionele tegelmodule) ............ 47 8.3 Beheer inkoopkortingen: direct aangeven van voorkeursartikelen ...................... 48 8.4 Apparatuur/tegel etiketten en de rekenfunctie ..................................................... 48 8.5 Voorkeurswerkbladen .......................................................................................... 49 8.6 Werkbladen: opmerking bij werkblad niet afdrukken.......................................... 50 8.7 Restricties op aantallen apparatuur ...................................................................... 50 9 Factureren................................................................................................................... 51 9.1 Overzicht facturen ................................................................................................ 51 9.2 Inboeken betalingen: betalingen inboeken zonder dat er een factuur is gemaakt 51 10 Werken met afleverlocaties ....................................................................................... 52 10.1 Algemene principes.............................................................................................. 52 10.2 In de offerte .......................................................................................................... 53 10.3 In de order ............................................................................................................ 53 10.4 Bij het bestellen.................................................................................................... 53 10.5 In orderinformatie ................................................................................................ 55 10.6 In afleverplanning ................................................................................................ 55 10.7 Instellingen ........................................................................................................... 56 10.8 Tabblad Beheer afleveradressen........................................................................... 57 10.9 Tabblad Vestigingen en afleverlocaties/codes ..................................................... 58 10.10 Tabblad Debiteurennummers ........................................................................... 58 10.11 Afleveren bij de klant....................................................................................... 59 11 Elektronische communicatie ..................................................................................... 60 11.1 Opvragen actuele voorraad................................................................................... 60 12 Werken met bestanden .............................................................................................. 62 12.1 Tegelbestanden: kopie functie (tegelmodule) ...................................................... 62 12.2 Sanitair: recepturen over verschillende bestanden mogelijk................................ 62 12.3 Zoekfunctie in Beheer groothandels artikelen verbeterd ..................................... 62 12.4 Beheer eigen keukentypes .................................................................................... 63 13 Management functies ................................................................................................. 64 13.1 Query – Export naar Excel ................................................................................... 64 13.2 Query - Samengestelde (berekende) @ codes maken .......................................... 64 14 Preferenties ................................................................................................................. 70 15 Automatische garantie registratie............................................................................. 71 15.1 Korte beschrijving ................................................................................................ 71 15.2 Activeren van de module...................................................................................... 71 15.3 Instellen van de module........................................................................................ 71 15.4 Instellen leveranciers mail adressen..................................................................... 72 Documentatie ‘Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, © Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 4 van 81

15.5 Het gebruik van de module .................................................................................. 73 15.6 Wanneer wordt de mail verstuurd? ...................................................................... 73 15.7 Hoe blokkeert u het registreren als de consument dit niet wil?............................ 74 15.8 Welke gegevens worden meegestuurd? ............................................................... 74 15.9 De wijze van verzenden ....................................................................................... 74 15.10 Controle van verzending .................................................................................. 74 16 De tekstverwerker ...................................................................................................... 75 16.1 Invoegen leveranciers adressen............................................................................ 75 16.2 e-mail verzenden vanuit de tekstverwerker.......................................................... 75 17 Module voorraad ........................................................................................................ 76 17.1 Bestelsuggestie per artikel instellen ..................................................................... 76 17.2 Actie artikelen in de voorraad module ................................................................. 76 18 Module Agenda........................................................................................................... 78 19 Module tegels .............................................................................................................. 78 19.1 Nieuwe verwijscode tegelkasten .......................................................................... 78 20 Module DIMS ............................................................................................................. 79 20.1 Takenoverzicht uitgebreid.................................................................................... 79 20.2 Afhandeling overgedragen taken aangepast......................................................... 79 20.3 Performance verbeteringen .................................................................................. 79 20.4 DIMS direct openen vanuit de order .................................................................... 79 20.5 Tijdsduur voor automatisch afsluiten van de viewer ........................................... 79 20.6 Automatische importfilters voor e-mails en documenten .................................... 79 21 Module Montage......................................................................................................... 80 22 Module projecten........................................................................................................ 80 23 Module Telefonie-integratie ...................................................................................... 81


1 1.1

Offerte – order invoeren Nieuw uiterlijk

Zowel het menu als de meeste programma’s hebben een nieuw uiterlijk gekregen.

De betekenis van de iconen is uiteraard niet gewijzigd en ook de volgorde is hetzelfde gebleven. Houd bij twijfel uw muis even boven een icoon, waarna een ‘tooltip text’ verschijnt. In een aantal gevallen zijn ook aanvullende functies toegevoegd. In offerte/order is bijvoorbeeld een ‘Undo’ geimplementeerd (meerdere stappen) en ook het rechts klikken wordt nu ondersteund (zie 1.3 en 1.4).


1.2

Mogelijkheid om tekeningen bij reeds gefactureerde orders te openen

Wanneer u de Saninet tekeningen of Simar Design tekeningen vanuit de SIMS/KIMS order opent dan was dat voorheen geblokkeerd nadat de order was gefactureerd. Nu is dat alsnog vrijgegeven zodat u de tekening nog wel kunt raadplegen.

1.3

Optie Ongedaan maken (Ctrl+Z)

De artikelschermen van de offerte hebben nu een functie ongedaan maken, waarmee bijv. het per ongeluk wissen van een regel kan worden hersteld. U vindt de optie onder Bewerken. Tevens kunt u de standaard-Windowsfunctie Ctrl+Z gebruiken.

1.4

Rechtsklikken op een artikelregel

Dit levert nu direct een aantal veel gebruikte opties op die u op een artikelregel zou kunnen gebruiken.

1.5

Onderscheid tussen voorraad en voorkeursartikelen

Bij het kiezen van apparatuur werd voorheen zowel artikelen uit eigen voorraad als voorkeursartikelen met de groene achtergrondkleur weergegeven. We hebben nu de kleur voor voorraadartikelen veranderd in blauw.

1.6

Nieuw invoerscherm voor sanitair artikelen

De manier waarop u een artikel invoert in SIMS is veranderd. U krijgt nu altijd een tussenscherm. Voorheen kwamen er alleen tussenschermen bij koppelartikelen en bij (semi)-


verzamelartikelen. In dit tussenscherm vindt u alle informatie compact bij elkaar en kunt u bovendien direct nog wijzigingen aanbrengen. Bovendien is het mogelijk door op <esc> te drukken direct terug te keren tot de keuzelijst, indien het getoonde artikel toch niet het artikel is dat u zoekt. Dat bespaart veel tijd.

Afhankelijk van wat voor artikel u hebt geselecteerd zijn er meer of minder velden die u kunt veranderen. In dit voorbeeld gaat het om een standaard artikel met koppelartikel en recepturen. De witte velden kunt u desgewenst nog aanpassen (aantal, omschrijving aan klant en prijs). Indien dit een semi-verzamel artikel was waren er meer velden wit geweest omdat u dan meer specifieke informatie moet invullen. De koppelartikelen en recepturen zijn ook in dit scherm geintegreerd. Als er ‘selecteer’ staat dan moet u nog een keuze maken uit diverse mogelijkheden. Klik op het woord selecteer om de lijst te zien. Door de vinkjes voor de koppelartikelen weg te halen kunt u desgewenst bepaalde bijbehorende artikelen toch weglaten uit de offerte. Op deze pagina ziet u nu in zeer vele gevallen ook een afbeelding. Deze afbeelding verschijnt alleen als uw werkplek over een internet verbinding beschikt. Deze worden namelijk ‘realtime’ van de website van Galvano opgehaald. Dit gebeurt in de achtergrond, zodat u hier niet op hoeft te wachten. Als de afbeelding al eens eerder is opgehaald dat verschijnt deze


onmiddellijk. Als deze via het internet wordt opgehaald dan kan het een of enkele seconden duren. Maar u hoeft daar niet op te wachten. U mag gerust doorgaan met dit scherm voordat de afbeelding te zien is. Boven de afbeelding ziet u twee hyperlinks. De eerste brengt u direct naar de internet pagina op de Galvano website waar meer informatie over dit artikel te vinden is. De tweede voert een actuele voorraadcontrole van dit artikel uit (bij Galvano). Dit laatste werkt alleen als u uw systeem hebt ingericht voor de elektronische communicatie met Galvano. Tip: standaard is de knop ‘Toevoegen’ al geselecteerd. Daardoor kunt u bij eenvoudige artikelen waar u niets hoeft aan te passen direct op <enter> te drukken. Hierdoor neemt het aantal handelingen niet toe, ondanks dit tussenscherm.

1.7

Vergelijk optie voor Galvano sanitair artikelen

Binnen SIMS kunt u nu direct gebruik maken van de faciliteit van de Galvano website om verschillende artikelen met elkaar te kunnen vergelijken.

Kies op de gebruikelijke manier artikelen binnen de keuzelijst. Binnen het Galvano bestand is de mogelijkheid aanwezig om artikelen met elkaar te kunnen vergelijken. Dat ziet u aan de gele aankruisvakjes in de meest rechtse kolom. Kruis de artikelen aan die u met elkaar wilt vergelijken. Klik vervolgens op het rode vierkante knopje dat ongeveer boven de kolom met gele vakjes staat. Dit start automatisch uw webbrowser en brengt u op de vergelijkingspagina van de Galvano website, waarbij de aangekruiste artikelen met elkaar worden vergeleken. (Uiteraard moet u wel even wachten op het opstarten van uw webbrowser en het vergelijkingsproces dat de website gaat uitvoeren). Inloggen op de Galvano website wordt automatisch voor u gedaan, met de inloggegevens zoals u die hebt ingesteld voor elektronisch bestellen (zie 4.6).

1.8

Zelf de samenstelling van de omschrijving bepalen

Hoe de sanitair artikelen op het scherm omschreven worden kunt u nu zelf bepalen. Er is gekozen om dit per bestand instelbaar te maken, omdat de faciliteiten die de diverse groothandels hiertoe bieden nogal kunnen verschillen. Als u dit niet instelt krijgt u overigens dezelfde omschrijving als in het verleden, maar mét instellingen kunt u de omschrijving op het scherm beduidend completer maken. Met name wanneer u met een groter beeldscherm hebt en veel ruimte hebt op het scherm kan dit handig zijn.


U vindt deze instelling bij Bestanden | Bestandskenmerken.

Via het knopje in ‘Opbouw omschrijving in order invoer’ kiest u uit het lijstje welke onderdelen van de omschrijving u in de schermregels wilt zien.

1.9

Vernieuwd rekenscherm bij Tegels (optionele module)

In het scherm waarin u (indien u beschikt over de optionele tegelmodule) de tegels invoert kunt u vanuit het informatiescherm van de tegel een tegelcalculator oproepen. Dit rekenscherm is nu grondig vernieuwd.


Belangrijkste voordelen: u ziet nu precies hoe de berekening in elkaar zit. De berekening houdt nu rekening met zowel snijverlies/breuk als de voegbreedten. Die beide factoren kunt u ook in dit scherm aanpassen. Voorts is het mogelijk om de richting waarin u de tegels legt een kwartslag te draaien (met het knopje naast Breedte/Lengte/hoogte), kiezen voor het hergebruiken van overgebleven halve tegels, en ziet u onderaan hoeveel er in de order komt te staan na het afronden op hele dozen.

1.10

Verkoopprijs aanpassen in het margescherm

In de order kunt u het scherm verkoop/inkoopberekening oproepen (met behulp van het geld icoon). Daarin ziet u de verkoopprijs en, indien u het wachtwoord kent, ook de inkoopprijzen. Het is nu mogelijk om in dat scherm direct ook de eindprijs voor de order in te voeren / aan te passen. Deze mogelijkheid kunt u aanzetten in de preferenties. Offerte / order, Uitgebreid. Mogelijkheid om het eindbedrag in te voeren in het rekenscherm.

1.11

Toegangsrechten Overzicht offertes en orders

De overzichten Offertes en orders, alsmede het Status Overzicht referenties zijn nu gekoppeld aan personen met de toegangsrechten groep ‘Management informatie’. Hierdoor zijn ze niet langer voor iedereen beschikbaar.

1.12

Voorraadcodes Galvano bestand

Het systeem van A (voorraad), B (voorraad) en C (bestel artikel) dat tot nu toe in het Galvano bestand werd gebruikt is vervangen door een eenvoudiger systeem van J(a) of N(ee) op voorraad. Indien u in uw standaard voorbladen verwijst naar de voorraad-codes A, B of C, dan dient u deze teksten aan te passen. U vindt de teksten in de tekstverwerker, waarbij de tekstnaam begint met VB.


1.13

Showroom referenties controleren/aanpassen

Hier is een optie toegevoegd om bij het controleren direct de prijzen van de showroom offertes en/of orders te actualiseren.

1.14

Blokkenmodule: sorteren op laagste inkoop (i.p.v. laagste verkooppprijs)

Bij gebruik van de blokkenmodule wordt standaard het voordeligste blok bovenaan weer gegeven. Met deze nieuwe preferentie kunt u ook het blok met de voordeligste INKOOP bovenaan krijgen. U vindt deze instelling bij de Instellingen | Preferenties | Diverse, keuze ‘Offerte/Order’, tabblad Uitgebreid. ‘Blokkenmodule: Bij keuze sorteren op:’

1.15

Aantal bij uitvoeringen/meerprijzen

Bij keukenmeubelen kunnen meerprijzen of uitvoeringen gedefinieerd zijn. Voorheen moest of kon u hier ook het aantal invoeren. Dat is nu niet meer nodig. De prijzen zijn nu zodanig ingevoerd dat de prijs altijd betrekking heeft op het aantal dat benodigd is voor het betreffende artikel. (Bijv. bij grepen).

1.16

Postcodes

Alle postcodes zijn nu in een offerte/order in te voeren, ook buitenlandse. (De stricte controles op het formaat van een postcode zijn vervallen).Alleen indien de postcode herkend wordt, wordt automatisch de bijbehorende plaatsnaam ingevoerd.

1.17

Verwijder en kopieerfuncties verplaatst

Deze zijn niet langer in het menu Offerte/Order te vinden, maar verplaatst naar het menu Beheer orders. We menen dat dit een logischer plaats is.

1.18

Kopiëren van gemarkeerde regels

Binnen de orderinvoerschermen voor sanitair, tegels en montage kunnen regels worden gemarkeerd en daarna als blok worden gekopieerd naar een andere offerte. Het systeem zal nu tijdens het kopiëren een melding geven wanneer prijzen van artikelen niet meer corresponderen met de prijzen in het huidige artikelbestand. Handmatig gewijzigde prijzen zullen niet worden gemeld en direct mee worden overgenomen in de nieuwe offerte. Kort gezegd: als u een blok artikelen overneemt uit een oudere order, dan krijgt u automatisch een melding als de prijzen intussen gewijzigd zijn. Behalve als u artikelen met handmatig gewijzigde prijzen kopieert. Die blijven gewoon behouden.


2 2.1

Offerte/order afdrukken Productboek/Installatiebrochure afdrukken

Dit is een zeer handige nieuwe functie waarbij SIMS en de Galvano website nauw samenwerken. De functie is alleen voor Galvano artikelen beschikbaar. U vindt deze functie in het menu Extra van het afdrukscherm.

Door deze keuze te maken opent het programma uw webbrowser en vult tegelijkertijd alle Galvano artikelen uit de betreffende order in, in de lijst van het Galvano productboek op de website. Op deze webpagina kunt u nog een aantal aanvullende keuzes maken, zoals de naam van de klant op het voorblad, en het met vinkjes aangeven van welke artikelen u wel en van welke u niet een installatietekening wilt afdrukken. (Galvano doet hier standaard al een voorstel). Uiteindelijk drukt op de knop ‘PDF’ waarna Galvano voor u een compleet productboek samenstelt met alle installatietekeningen van alle producten in de order, voor zover u die aangevraagd hebt. Hierdoor ontstaat in zeer korte tijd een handzaam installatie handboek met alle installatie tekeningen bij elkaar. Het productboek is een PDF-bestand dat u kunt afdrukken (vanuit de Acrobat Reader) of op uw harde schijf kunt bewaren. U kunt overigens te allen tijde het productboek opnieuw laten samenstellen als er bijvoorbeeld iets veranderd is.

2.2

Stuur als e-mail

Met dit knopje onderaan verstuurt u de offerte/order direct als bijlage aan een e-mail. Het programma vult het mail-adres van de klant al in (als dit in de order staat) en maakt van de offerte/order afdruk een PDF-bijlage. Het verzenden gebeurt met uw eigen e-mail programma op de werkplek. U kunt zelf nog tekst in de mail aanvullen alvorens u op ‘verzend’ drukt. Wanneer u ook een voorblad verstuurt wordt dit een aparte bijlage. Dit is om technische redenen niet anders mogelijk (de tekstverwerker heeft z’n eigen afdrukmodule). De standaard teksten die in de e-mail gezet worden kunt u zelf aanpassen in het programma Instellingen | Teksten | Teksten voor emails. Het is zinvol om dit scherm even na te lopen, omdat hier standaard een tekst in staat die eindigt met de zin: ‘[pas deze tekst aan in het scherm systeemteksten]’. U kunt per tabblad: Offertes, Orders, Bestellen, Facturen, de standaardteksten voor het Onderwerp en voor de mail-tekst instellen. Daarbij kunt u gebruik maken van alle normale @codes uit de order. Daarnaast kunt u een viertal %variabelen gebruiken: Documentatie ‘Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, © Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 13 van 81

%1 %2 %3 %4

Referentie nummer Order nummer Klantnaam Factuurnummer


3

Ordervoortgang (aanwezig Business en Enterprise editie)

Dit is een compleet nieuwe functie, waarin u overzicht houdt over uw lopende orders. U vindt deze functie in het menu Offerte/Orders.

NB: deze illustratie is ontleend aan een KIMS/SIMS systeem met optionele montage- en service module. Zonder deze modules is het aantal kolommen kleiner.

3.1

Algemeen

Het scherm ordervoortgang is een nieuw integratiescherm waarin u de status van alle lopende orders in één oogopslag kunt bekijken, direct ook de details kunt raadplegen en zelfs direct de bijbehorende programma’s kunt openen om de voortgang aan te passen (uiteraard afhankelijk van uw rechten). Het hoofdscherm is onder te verdelen in vier secties: 1 – Filters 2 – Lijst van lopende orders 3 – Tabbladen detail informatie 4 – Detail informatie


3.2

De filters (1)

Hiermee bepaalt u welke orders u in de lijst wilt zien. •

Gebruiker – Als u hier een specifieke gebruiker kiest, dan ziet u alleen de orders die door die gebruiker zijn verkocht (code adviseur) • Vestiging – Door hier een specifieke vestiging te kiezen ziet u alleen de orders die bij die vestiging behoren. • Project / Variant / Blok – Deze keuzes zijn alleen aanwezig als u over de projectenmodule beschikt. Door hier een keuze te maken beperkt u de orderlijst tot die orders die behoren tot het ingestelde project/variant/blok. NB: merk op dat er bij Bestanden | Instellingen een instelling is die er voor zorgt dat ook reeds afgehandelde orders van het project zichtbaar worden, zodat u het complete project kunt overzien. Al deze filters zijn optioneel. U kunt overal ook kiezen voor ‘alle’. In de lijst worden alle lopende orders getoond (orders waar u nog mee bezig bent). Er is een aantal instellingen waarmee u nader kunt specificeren hoe u ‘lopende orders’ wilt definiëren (zie instellingen).

3.3

Overzicht informatie lopende orders (2)

In deze overzichtlijst tonen we een groot aantal voortgangsgegevens. Van links naar rechts kunt u daar de volgende kolommen zien: Documentatie ‘Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, © Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 16 van 81

Kolom Referentienummer Ordernummer Orderdatum Leverweek In bewerking

Aanklikbaar -

Aanbetalingsfactuur Inmeten Besteld Bevestigd Binnengemeld Aflevering gepland Montage gepland Afgeleverd

+ Abfactuur maken + Afleverplanning + Keuze uit bestelscherm + Bewaken binnenkomst + Bewaken binnenkomst + Afleverplanning + Afleverplanning + Afleverbon maken

Naleveren gepland Naleveren (2) gepland Gefactureerd

+ Afleverplanning + Afleverplanning

Betaald (facturen) Betaald (order) Opgeleverd Service OK •

•

• • • •

Toelichting

Zoals ingevuld in eerste scherm order Indien de module ‘in bewerking melden’ in gebruik is Uit scherm aflevering plannen

Uit scherm aflevering plannen Uit scherm aflevering plannen Status van de afleverbonnen. Als de laatste afleverbon gemaakt is. Uit scherm aflevering plannen Uit scherm aflevering plannen

+ Factureerscherm

Gefactureerd betekent dat de order compleet is gefactureerd (laatste factuur gemaakt) + Betalingenscherm Percentage bedrag van facturen dat betaald is + Betalingenscherm Percentage bedrag van de order dat betaald is (ongeacht of dit al gefactureerd is) + Afleverplanning Uit scherm aflevering plannen + Keuze uit service schermen Meldingen uit service

Zodra u eenmaal op een cel klikt (of via de pijltjestoetsen de cursor verzet) wordt automatisch in zone (3) het overeenkomende tabblad geopend. Daardoor ziet u in gebied 4 de detailinformatie die behoort bij dat tabblad, en daarmee bij de cel waarin de cursor staat. In de cellen tonen we een compacte aanduiding van de status van dat gegeven. Als we er vanuit gaan dat voor een gebruikelijke order alle stadia doorlopen moeten worden, dan moeten uiteindelijk alle velden op ‘Ja’ komen. De betekenis van ‘Ja’ moet u wel zien binnen de context van het gegeven. Bijvoorbeeld: ‘Ja’ bij een aanbetalingsfactuur betekent dat er tenminste één aanbetalingsfactuur is gemaakt. Bij ‘besteld’ en ‘bevestigd’ verschijnt ‘Ja’ pas als alles besteld/bevestigd of binnen is. Soms ziet u ‘Deels’. Dan is een deel van die rubriek gedaan, en een deel nog niet. In die situatie krijgt het gegeven een gele achtergrond. Er kan ook ‘n.v.t.’ staan (niet van toepassing). Dan speelt dit gegeven voor deze order geen rol. Bij de kolommen ‘Betaald’ hebben we gekozen voor een percentage. Het percentage van de facturen of orderbedrag dat inmiddels betaald is. Als in een kolom een datum staat vermeld, dan betekent dit ‘Ja’, en op die datum (binnen, afgeleverd, gefactureerd).


•

Bij de kolom ‘Service OK’ geven we aan of de Service ‘OK’ is (OK is ofwel opgelost, of er was geen service). Ja Groen Er is service, maar alle service is inmiddels opgelost/afgehandeld Deels Geel Er is service, maar slechts een deel is opgelost/afgehandeld Nee . Er is service en hier is nog niets opgelost/afgehandeld Geen Groen Er is geen service gemeld.

• • •

Gele achtergrond betekent: aandacht vereist. Groene achtergrond betekent: deze fase is succesvol afgerond Groene achtergrond betekent: deze fase is succesvol afgerond

3.4

Dubbelklikken op cel: open applicatie

Door te dubbelklikken op een cel opent u direct het scherm waarmee u dat gegeven kunt veranderen (zie het overzicht in de tabel). Daarbij wordt het betreffende referentienummer al ingevuld, zodat u direct verder kunt werken. Uiteraard is dit wel gebonden aan of u de toegangsrechten tot dat betreffende scherm hebt. Bij sommige velden stellen we eerst nog een extra vraag. Bijvoorbeeld in de cel ‘Bestellen’:

Afhankelijk van welke onderdelen in de order aanwezig zijn kunt u naar één van de respectievelijke bestelschermen gaan. Ook hier geeft de kleur weer aan wat u nog moet doen als er gedeeltelijk besteld is: Groen – compleet besteld Geel - gedeeltelijk besteld Rood – nog niet besteld Ook bij service stellen we een soortgelijke vraag, namelijk naar welk service programma u toe wilt springen.


3.5

Vensters sluiten !

Als u veelvuldig via dubbelklik verwerkingsprogramma’s opent krijgt u steeds meer vensters open. Het is niet zo dat bij het openen van een nieuw venster we automatisch het vorige geopende venster kunnen sluiten (o.a. omdat het best zo kan zijn dat u er nog in bezig bent en u de gegevens nog niet hebt opgeslagen). U moet dus zélf de geopende vensters sluiten. Hoewel de software niet zal protesteren als u veel vensters tegelijk opent, raden we toch aan dit niet al te bont te maken, om het overzicht niet te verliezen en niet nodeloos orders voor anderen te blokkeren. (Ook kan het bij meer dan 20 vensters gebeuren dat u een extra Caché licentie in beslag gaat nemen).

3.6

Enkele tips

Een aantal zaken kunt u naar eigen inzicht instellen: • de breedte van de kolommen • de totale breedte van het venster • de verhouding tussen het bovenste deel en het onderste deel (door de tussenbalk met de muis te verslepen) Alle vensterinstellingen worden bewaard voor de volgende keer. Een andere belangrijke handigheid is dat u kunt sorteren op de kolommen. Door bijvoorbeeld op de titel van de kolom Afleverweek te klikken staan alle orders gesorteerd op leverweek. Rechtsklikken op een regel Dit geeft een menu met functies die u met de betreffende referentie kunt uitvoeren, overeenkomend met het menu Bestand.

(Met ‘kopieer’ adres bedoelen we dat het programma een kopie maakt in de knip- en plakbuffer van windows. U kunt deze ‘plakken’ in een ander programma, bijvoorbeeld een tekstverwerker).


3.7

Instellingen

Er zijn redenen waarom u misschien niet alle kolommen (alle fases in het orderproces) wilt zien of te zien krijgt: - Sommige kolommen zijn gekoppeld aan modules (service, in bewerking melden). Als u deze modules niet heeft of niet aangezet heeft, dan krijgt u de bijbehorende kolommen niet te zien (en zijn ook niet te kiezen) - u gebruikt binnen uw bedrijf bepaalde onderdelen niet (bijv. u vult de montageplanning niet in, of u maakt de facturen in een ander systeem) - u houdt zich als persoon slechts bezig met bepaalde fases in het proces en bent niet geïnteresseerd in de andere fases. Daarom kunt u instellen welke kolommen u in het overzichtscherm wilt zien: Bestand | Instellingen ordervoortgang

In dit scherm kan iemand met systeembeheer rechten in de rechter kolom aanklikken welke kolommen de gebruikers mogen kiezen. Als de systeembeheerder het vinkje bij ‘Montage gepland’ weghaalt, dan kan geen enkele gebruiker die kolom meer kiezen. In de linker kolom met vinkjes kan de ingelogde gebruiker zijn keuze maken uit die kolommen die de systeembeheerder vrijgegeven heeft. Een gebruiker kan dus wel voor minder kolommen kiezen, maar niet voor meer dan de systeembeheerder heeft vrijgegeven.


3.8

Overige instellingen

Het bovenste blok met instellingen bepaalt wat voor u ‘lopende orders’ zijn. Welke orders wel en niet getoond moeten worden in de lijst. Afhankelijk van hoe u werkt moet u hier keuzes maken. Als u bijvoorbeeld niet met de Simar software factureert dan maakt u dus nooit facturen. Dan moet u het vinkje bij ‘deze niet compleet gefactureerd is’ weghalen, anders zouden alle orders steeds op de lijst blijven staan. Alle eisen gelden als ‘of’ eisen. Als een order voldoet aan één van de aangekruiste opties dan staat deze op de lijst. Een order staat op de lijst indien: - deze niet compleet afgeleverd is, of - deze niet compleet gefactureerd is, of - deze niet compleet betaald is, of - de opleverdatum nog leeg is of in de toekomst ligt, of - er nog niet afgehandelde service is. Wanneer u Simar in alle mogelijkheden gebruikt en ook de service module hebt, dan is de standaard instelling dat u alle vinkjes aan zet. Gebruikt u ook de projectenmodule dan is de aanvullende optie om bij project orders altijd álle orders van het project te laten zien (ongeacht of ze al klaar zijn) dikwijls een handige. Hierdoor ziet u het complete project in één keer.


3.8.1 Automatisch wijzigingen aan orders updaten Als u zelf een gegeven wijzigt (door te dubbelklikken op een cel en in het bijbehorende scherm een wijziging te maken) dan zal bij terugkeer dit scherm automatisch bijgewerkt worden. Als u dit vinkje aanzet dan zal het overzicht ook automatisch bijgewerkt worden als iemand anders (op een andere werkplek) een gegeven verandert terwijl u dit scherm open hebt staan. Dat gebeurt door met een ‘timer’ elke minuut te controleren of er soms iets op het systeem gewijzigd is. Normaal kunt u deze instelling gewoon aan laten staan. Alleen onder uitzonderlijke omstandigheden (Re-Entry foutmeldingen bij gebruik van minder stabiele verbindingen op afstand) kan het nodig zijn deze optie uit te zetten.

3.9

Alle functies van Orderinformatie

Het onderste deel van het scherm, waar we de detailinformatie tonen, is gelijk aan het scherm van orderinformatie. In feite is het niet alleen gelijk, het is gewoon hetzelfde scherm. Dat betekent dat u alle faciliteiten van orderinformatie ook kunt gebruiken. Dat maakt deze functie extra krachtig. Ook alle menufuncties van orderinformatie zijn beschikbaar. Deze hebben dan automatisch betrekking op de referentie waarop de cursor/regel staat in het orderoverzicht.


4 4.1

Bestellen Vernieuwing bestellen sanitair/tegels/apparatuur

Het scherm bestellen van sanitair/tegels/apparatuur is compleet vernieuwd. Aanleiding is dat verschillende leveranciers verschillende leveropties kennen. Hierdoor was het niet langer mogelijk één set van leveropties te hebben voor alle leveranciers, maar is een aantal keuzen nu per leverancier mogelijk. Daarom vindt u in het nieuwe scherm een tabblad voor elke leverancier waarvan artikelen in de order aanwezig zijn. Het voordeel hiervan is dat we nu alle leveropties die een leverancier kent ook specifiek kunnen ondersteunen. Een nadeel zou kunnen zijn dat iets meer handelingen verricht moeten worden voor een bestelling. Daarom hebben we opties die altijd gelden op een tabblad 'alle leveranciers' gezet en is er voor de overige leveranciers een systeem ingebouwd dat het mogelijk maakt om keuzes snel naar alle andere leveranciers te kopiëren, en om ook in één oogopslag te zien of u wel voor alle leveranciers overeenkomstige informatie hebt ingevuld. 4.1.1 Het scherm

1. In dit gebied kiest u referentienummer. Via het knopje met de drie puntjes krijgt u een lijst van orders die nog besteld moeten worden. 2. In dit gebied kiest u de gewenste bestelopties (bijv. afleverweek en afleverlocatie) die voor de betreffende leverancier gelden. Dit beschrijven we hieronder in meer detail. 3. In dit kader kiest u de afdrukopties en de wijze van bestellen. 4. Dit is het gebied waar u de detailregels van de bestelling ziet staan. Per artikel ziet u in welke fase u dit artikel gaat bestellen (en dit kunt u ook veranderen). Documentatie ‘Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, © Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 23 van 81

NB: in deze afbeelding ziet u ook de kolom ‘Uit voorraad’ en ‘Partij’. Deze kolommen maken deel uit van de voorraadmodule. 4.1.2 De bestelopties per leverancier Begin met het tabblad dat voor alle leveranciers geldt.

Op dit tabblad kunt u per fase de afleverweek kiezen. Vervolgens loopt u langs de diverse tabbladen en zult u zien dat het aantal opties per leverancier kan verschillen.

In dit voorbeeld zien we het scherm van Galvano. Linksboven kunt u aangeven of u deze artikelen nu wilt bestellen of niet (vinkje weghalen). Er achter staat de bestelwijze vermeld die voor deze leverancier geldt. De afleverweken zijn hier niet meer te wijzigen, want die hebt u op het tabblad 'Alle leveranciers' al ingesteld. Standaard krijgt u de goederen in een bepaalde week geleverd. Maar u kunt ook aanvinken 'Bezorgdatum/spoed'. Als u dat doet kunt u per fase een exacte datum invullen (in plaats van een leverweek). Niet alle leveranciers ondersteunen deze faciliteit. Het is afhankelijk van instellingen bij deze leverancier of u deze faciliteit op het scherm te zien krijgt. In dit geval kunt u ook de lokatie kiezen (bijv. magazijn, showroom, bij vervoerder, bij klant) waar de goederen geleverd moeten worden, en het ordertype. De mogelijkheden van het ordertype zijn weer afhankelijk van welke ordertypes de leverancier kent.


.4.1.2.1 Ordertypes Een leverancier kan één of meerdere ordertypes kennen. Bij Bestellen | Leveranciersgegevens, tabblad Bestellen (zie 4.7) is in te stellen welke ordertypes de betreffende leverancier ondersteunt. We kennen de volgende ordertypes (terminologie ontleend aan Galvano). Standaard De artikelen worden op de gevraagde datum / in de gevraagde week geleverd. Wanneer artikelen niet beschikbaar zijn worden deze nageleverd. Afroeporder De artikelen worden 3 weken voor de opgegeven week voor u gereserveerd. Het exacte levermoment wordt in overleg met u afgestemd. Compleetorder De artikelen worden in de gevraagde week geleverd. Wanneer de artikelen niet beschikbaar zijn wordt de order niet uitgeleverd. Uiterlijkorder De artikelen worden uiterlijk op de gevraagde datum geleverd en maximaal 5 werkdagen eerder.

.4.1.2.2 Verpakkingswijzen Hier kennen we een tweetal verpakkingswijzen: Standaard Separaat Bij standaard worden alle bestelde goederen op normale manier bij elkaar verpakt. Bij separaat worden alle goederen die voor één commissie bestemd zijn bij elkaar gehouden. Goederen voor een nieuwe commissie zullen op een nieuwe pallet geplaatst worden ook als de vorige pallet nog niet vol is.

.4.1.2.3 De rode stippen Dit is een handige controle faciliteit. - rood: bij één of meer leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase) zijn geen gegevens ingevuld, terwijl dit wel kan - geel: de gegevens verschillen tussen de leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). - groen: de gegevens zijn identiek voor alle leveranciers (...met artikelen in de betreffende fase). Tip: U kunt ook op de stip klikken. In dat geval kopieert u de instelling op het scherm naar de andere leveranciers die deze zelfde optie kennen.

.4.1.2.4 De afleveropmerking en het projectnummer bij de leverancier. Ook deze velden zijn, afhankelijk van of de leverancier deze optie ondersteunt, met name in geval van elektronisch bestellen, wel of niet aanwezig. Als ze aanwezig zijn kunt u hiermee in de bestelling een opmerking ('let op


showroomcondities') of een projectnummer doorgeven op de bestelling. 4.1.3 De afdruk mogelijkheden Briefhoofd. Kies hier een briefhoofd naar keuze. Bij elektronisch bestellen is dit uiteraard niet van belang. In de meeste gevallen is de automatische selectie de juist. Elektronisch bestellen gebruiken. Deze optie staat aangevinkt als u normaal bij deze leverancier elektronisch bestelt. U kunt in dat geval het vinkje weghalen als u om bepaalde redenen toch op papier wilt bestellen. Wanneer u een bestelling opnieuw doorgeeft, bijvoorbeeld na een wijziging, zal deze optie altijd uit staan, omdat u een herhaalde bestelling niet opnieuw elektronisch kunt bestellen. Wanneer elektronisch bestellen niet beschikbaar is (niet ingesteld bij deze leverancier, of een herhaalde bestelling) dan is het niet mogelijk om dit hier alsnog aan te zetten. Deze optie is er dus alleen om het elektronisch bestellen tijdelijk uit te zetten. Duplicaat afdrukken. Wanneer u bij elektronisch bestellen toch ook een afdruk op papier wilt hebben, zet u hier een vinkje. Aantal exemplaren. Dit is alleen van toepassing wanneer u niet elektronisch bestelt. 4.1.4 De detailregels In het onderste deel ziet u alle artikelen die in de order vóórkomen. Bij elk artikel is ook de fase vermeld en of het artikel soms uit uw eigen voorraad komt (alleen in combinatie met de voorraad-module). Wanneer u met meerdere fases werkt (ruwbouw, tegelen, afbouw) bij sanitair, dan kunt u per artikel aangeven in welke fase u dit artikel wilt ontvangen. Aan een fase koppelt u bovenin een leverweek. Op die manier kunt u de artikelen voor de ruwbouwfase in week 20 krijgen, voor het tegelen in week 22, en voor de afbouw in week 24. Let op: ook als u met fases werkt bestelt u in één keer. Het systeem genereert in één handeling alle bestellingen voor alle fases. Het kan wel zijn dat bepaalde leveranciers de bestelling voor verschillende fases in verschillende bestellingen opsplitst en dus meerdere bevestigingsnummers terugmeldt. Daarom kunt u die ook per fase kwijt.

.4.1.4.1 Fase 0 Dit is een bijzondere fase. Fase 0 heeft geen leverweek. Artikelen die u in fase 0 zet worden niet besteld. Hiermee geeft u aan: 'ik heb deze artikelen zelf nog liggen', die hoeven niet besteld te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij omverpakkingen. Let op: het is NIET toegestaan om fase 0 te gebruiken om bepaalde artikelen nu nog even niet te bestellen en dit later alsnog te doen door ze alsnog op een fase te zetten en opnieuw te bestellen. Met name als u de Simar voorraad module gebruikt gaat uw voorraadcontrole op die manier mis. Ook het elektronisch bestellen accepteert niet dat u een order tweemaal elektronisch bestelt. Fase 0 betekent echt dat u deze artikelen voor deze order NIET wilt bestellen. De optie van Fase 0 is altijd aanwezig, ook als u niet de voorraadmodule hebt.


In het programma Instellingen | Diversen | Fase 0 / voorraadartikelen kunt u een aantal instellingen maken om bepaalde artikelen automatisch al in fase 0 te laten zetten, zodat u dit zelf niet meer bij elke bestelling hoeft te doen.

.4.1.4.2 Opmerking / leverdatum Hier wordt informatie getoond over opmerking en leverdatum. 4.1.5 Bestellen Als laatste drukt u op het afdrukvoorbeeld of op de knop 'bestel' om de bestelling te doen. Het voorbeeld registreert nog geen bestelling. Bij de knop 'Bestel' maakt u de bestelling definitief. Wanneer u op papier bestelt zullen er nu afdrukken worden gemaakt. Wanneer er elektronisch besteld wordt zetten we een elektronische bestelling klaar. Bij elektronische bestellingen moet u, bijvoorbeeld aan het einde van de dag, alle klaargezette elektronische bestellingen nog naar de leverancier verzenden. Het is zeer wel mogelijk om meerdere mensen te laten bestellen, en één persoon te belasten met het doorgeven van de elektronische bestellingen. Alle bestellingen worden verzameld in een verzendbox. Door te verzenden worden alle klaarstaande bestellingen verzonden naar de leverancier en zullen in vele gevallen bevestigingsberichten worden terug ontvangen. Deze procedure kan van leverancier tot leverancier verschillen. Let op: het verzenden van de elektronische bestellingen naar Galvano verliep tot nu toe via de menukeuze Bestellen | Bestellen op www.galvano.nl In deze nieuwe versie verloopt dit via het programma Bestellen | Internet bestellingen verzenden. Lees paragraaf 4.5 hoe u dit eventueel kunt automatiseren en in 4.6 hoe u eenmalig de juiste codes instelt.

4.2

Standaardfase in sanitair bestand

U kunt zelf artikelen in bepaalde fases opnemen. Nieuw is dat met ingang van 2010 het Galvano bestand zal zijn voorzien van standaard fases. Dit zijn de fases Inbouw, Tegels en Afbouw. Om hiervan gebruik te maken moet u eenmalig vastleggen welke fases u in uw systeem hebt benoemd die overeenkomen met deze drie standaardfases. U kunt dus nog steeds meer fases gebruiken dan deze standaard drie, maar elk artikel uit het Galvano bestand heeft standaard een indicatie in welke fase dit artikel gebruikelijk wordt toegepast. Door deze instelling te maken bespaart u tijd bij het bestellen. Momenteel is de standaardfase informatie alleen beschikbaar binnen het Galvano bestand. Ga naar Instellingen | Diversen | Beheer bestelfases.


Hier ziet u in de eerste twee kolommen welke fases u in uw systeem gedefinieerd hebt. Nu kunt u door een keuze te maken in de rechter kolom (‘Standaard fase voor’) uw eigen fases koppelen aan de drie meegeleverde fases van Galvano. Mocht u met twee fases willen werken in plaats van drie, dan kunt u ook meerdere Galvano fases aan dezelfde eigen fase koppelen, door het intikken van twee codes gescheiden door een komma. (Bijv. T,I). Bovenaan vindt u een veld ‘Standaard fase’. Hier staat normaal een 1. Dit is de fase die standaard voor alle artikelen gebruikt wordt waarvan geen specifieke fase bekend is. (Bijv. andere leveranciers dan Galvano, of artikelen waarbij in het Galvano bestand nog geen fase is ingevoerd).

4.3

Alternatieve artikelen

Er is een techniek opgenomen om alternatieve artikelen te kunnen aanbieden indien u om een artikel vraagt dat niet langer leverbaar is. Dit kan voorkomen indien een offerte pas in een later stadium order wordt en inmiddels artikelen uit de order niet langer leverbaar zijn. Wanneer u nu gaat bestellen kan het zijn dat u niet alleen melding krijgt dat iets niet langer leverbaar is, maar ook een voorstel voor een alternatief.


De melding luidt: ‘Het door u gevraagde artikel is niet meer leverbaar. Een vergelijkbaar alternatief is nu gekozen. Controleer of u dit een passend alternatief vindt.' De toepassing van deze optie is afhankelijk van het aanleveren door de leverancier van het betreffende bestand van dergelijke alternatieven. In het komende jaar zal hier in toenemende mate gebruik van worden gemaakt. Deze melding kan overigens ook tijdens het invoeren van offerte of order naar voren komen.

4.4

Besteloptimalisatie

De faciliteiten voor besteloptimalisatie (zoeken naar hetzelfde artikel bij een andere leverancier) worden door het Galvano bestand niet ondersteund, in verband met afspraken met Galvano. In versie 8.4 is hier een beperkte mogelijkheid voor gemaakt. Wanneer u een (elektronische) voorraadcontrole uitvoert van uw Galvano bestelling dan worden die artikelen vrijgegeven voor een artikelwissel die niet tijdig door Galvano te leveren zijn. Deze artikelen worden in het voorraad overzicht met een rood icoon gemarkeerd. U kunt dan bijv. rechtsklikken op deze artikelen om te zien welke andere leveranciers dit artikel ook kunnen leveren. Voorraad controle vindt u onder het menu Bestand. Onder Bewerken vindt u de optie Bestelling aanpassen.

4.5

Vervolgacties bij elektronisch bestellen

In het scherm Bestellen Apparatuur/Sanitair/Tegels is er een flink aantal merken en leveranciers waar u elektronisch kunt bestellen. De mogelijkheden om automatisch een vervolgprogramma te starten, zodat u de bestelling direct kunt afhandelen, zijn uitgebreid. In de illustratie hieronder ziet u de mogelijkheden. U bereikt deze via Bestand | Instellingen in het genoemde scherm. In het onderstaande scherm ziet u hoe u door een vinkje achter GALV te zetten er voor zorgt dat automatisch na elke bestelling het scherm voor elektronisch verzenden van die bestelling wordt geopend. Als u elke bestelling direct wilt verzenden is dat handig. Als u liever de bestellingen ‘opspaart’ en aan het einde van de dag in één keer verzendt, dan laat u hier het vinkje weg.


Ook het aantal leveranciers waarbij u elektronisch kunt bestellen is uitgebreid (Dales, Plieger). Bij Galvano is de techniek van elektronisch bestellen gewijzigd, waardoor het gebruik veel eenvoudiger is geworden. In het gewone bestelscherm zet u de bestellingen klaar. Om ze vervolgens naar Galvano te verzenden ging u voorheen naar de Galvano website. Nu opent u het programma Bestellen | Internet bestellingen verzenden. Dit toont het volgende scherm:


In het bovenste venster ziet u alle bestellingen klaarstaan van orders die elektronisch moeten worden vezonden. Onderin ziet u de detailregels van de bestellingen die verzonden gaan worden, die behoren bij de bestelling waar u bovenin op geklikt hebt. Nu drukt u op de knop Bestel. Linksonder, achter het woord Status, ziet u de voortgang van het proces verschijnen. Na enige tientallen seconden zijn alle bestellingen verzonden en alle bevestigingen verwerkt. Deze zijn nu ook automatisch verwerkt in de ‘Bewaken binnenkomst’ velden van de orders (orderbevestigingsnummer, leverweek). De knop ‘Rapport afdrukken’ zal nu zichtbaar worden. Desgewenst kunt u het rapport van de verzending afdrukken. Hierin staat ook informatie of er bepaalde artikelen zijn die niet (tijdig) leverbaar zijn.

4.6

Elektronisch bestellen Galvano instellen

Doordat de techniek van het bestellen bij Galvano is gewijzigd moet u eenmalig een instelling veranderen. Kies Bestellen | Elektronisch bestellen (Instellingen)


Hier kiest u allereerst bestand GALV. Vervolgens zet u het protocol op GALV – Galvano elektronisch bestellen Debiteurennummer: vul hier uw debiteurennummer bij Galvano in Gebruikersnaam: vul hier de gebruikersnaam in waarmee u op de Galvano website kunt inloggen om bestellingen te doen. Wachtwoord: vul hier het bijpassende wachtwoord in. Tenslotte klikt u op Opslaan. Nu hebt u uw debiteurennummer bekend gemaakt aan SIMS alsmede een gebruikerscode/wachtwoord. Daarmee zal SIMS de bestellingen aan Galvano volautomatisch kunnen afhandelen.

4.7

Leveranciersgegevens

(Bestanden | Leveranciersgegevens). In het scherm waarin u de gegevens van leveranciers vastlegt is veel veranderd. Op het tabblad ‘Vertegenwoordiger’ is het e-mail adres van de vertegenwoordiger toegevoegd. Er is een nieuw tabblad ‘Onderdelen’ bijgemaakt waar u een eventueel afwijkend adres voor onderdelen kunt opgeven, en in de service module kunt gebruiken. Op diverse plaatsen waar een e-mail adres kan worden ingevoerd kunt u nu ook direct een email verzenden door op het knopje ‘Mail’ te drukken achter het betreffende mailadres. Er is een tabblad ‘Internet’ waarop een aantal instellingen kan worden gemaakt voor het automatisch ophalen van afbeeldingen, aanvullende artikel info en vergelijkingen tussen artikelen. Deze informatie is voor Galvano automatisch ingevuld. Op het nieuwe tabblad ‘Bestellen’ zijn alle instellingen te maken die aangeven welke faciliteiten door die leverancier voor het bestellen worden ondersteund.


Tenslotte is er een tabblad ‘Contactpersonen’ waarop u een onbeperkt aantal contactpersonen kunt invoeren en een tabblad ‘Memo’ voor het vastleggen van aantekeningen over de betreffende leverancier. We gaan hier nader in op de instellingen van het Bestellen. Voor Galvano staan deze instellingen overigens automatisch goed ingesteld.

De instellingen op dit tabblad bepalen welke mogelijkheden u kunt gebruiken in het bestelscherm. Verschillende leveranciers kunnen verschillende mogelijkheden bieden. Soms kunnen bepaalde mogelijkheden ook afhankelijk zijn van de afspraken die u hebt gemaakt met de betreffende leverancier. Bezorgen op dag mogelijk Zet de optie aan om in plaats van een leverweek een leverdag te kiezen. Minimaal aantal werkdagen voor bezorgen op dag Het aantal dagen dat u hier invult bepaalt wat het minimum aantal dagen is dat moet zitten tussen het moment van bestellen en de gevraagde leverdag. Afleveren bij klant mogelijk Dit activeert bij het bestellen de mogelijkheid om als afleverlocatie ‘bij klant’ te kiezen.


Extra omschrijving meegeven tijdens bestellen Als u deze optie aanzet wordt een eventuele tekstuele aanvulling op het artikel zoals u die in de order hebt toegevoegd ook meegeleverd in de bestelling. Voor leveranciers waarbij u elektronisch bestelt heeft deze instelling geen effect, omdat een dergelijke extra omschrijving niet in het elektronisch bericht terecht komt. Ordertypes Hier kunt u aanvinken welke ordertypes door de betreffende leverancier worden ondersteund. Wat de verschillende ordertypes bij Galvano betekenen leest u paragraaf .4.1.2.1. Verpakkingswijzen Hier kunt u aanvinken welke verpakkingwijzen deze leverancier ondersteunt. De uitleg van de verpakkingswijzen vindt u in paragraaf .4.1.2.2.

4.8

Bestellen keukenmeubelen/badmeubelen

4.8.1 duplicaat optie Het bestelscherm voor meubelen bevat nu een optie om een duplicaat af te drukken wanneer u per e-mail bestelt. Tevens kan nu net als bij de andere bestelschermen per bestelling worden gekozen voor niet-elektronisch bestellen. De extra optie worden alleen zichtbaar wanneer u de optie om te bestellen per mail aan heeft staan voor het gekozen keuken- of badmeubelmerk. (rechterzijde scherm).

4.9

Bestellen werkbladen

Ook dit scherm is vernieuwd.


Het is nu mogelijk om bij de bestelling direct de werkbladtekening uit Simar Design mee af te drukken. Dit werkt uiteraard alleen wanneer u Simar Design gekoppeld gebruikt met de administratieve order. De instellingen voor houten en tegelbladen die voorheen direct zichtbaar waren, worden niet langer automatisch getoond, maar zijn op te roepen door te klikken op de betreffende ‘hyperlink’. Net als in alle andere bestelschermen is nu de afleverlocatie te kiezen. Zie hiervoor de uitleg over afleverlocaties.


5

Bewaken binnenkomst / afleveren

5.1

Aanpassen inkoopprijs en rechten

Via een machtiging in ‘Gebruikers toegang’ kan aan een persoon het recht worden toegekend om de inkoopprijzen in ‘Bewaken binnenkomst’ te corrigeren. Aangezien in sommige systemen de functies om bevestigingen of goederen binnen te melden aan verschillende gebruikers zijn toegekend, is nu ook de optie om de inkoop te wijzigen per scherm instelbaar geworden. Deze optie werkt alleen in combinatie met de preferentie ‘Bewaken binnenkomst – Binnenmelden splitsen’.

5.2

Controle orderbevestiging

In Bewaken binnenkomst | Controle orderbevestiging is een optie toegevoegd om ook afroeporders te kunnen controleren. Wanneer de artikelen van een order besteld waren, maar er daarna nog artikelen van een ander merk aan de order werden toegevoegd, kwamen deze direct op de lijst van nog niet bevestigde orders, ook wanneer ze nog niet eens besteld waren. Het programma ‘Controle orderbevestiging’ zal nu de nog niet bestelde merken niet meer tonen.

5.3

Controle compleet binnen

Hier is een nieuwe sorteeroptie toegevoegd, namelijk op afleverweek.

5.4

Diversen

• •

Het overzicht afleveringen kan nu ook inclusief showroomkeukens getoond worden. In het programma Artikelwissel kunt u nu ook de draairichting invullen van een nieuw geplaatst artikel.


6 6.1

Factureren Factureren van service

Het is nu mogelijk om van service handelingen ook een factuur te maken. De bron voor de facturering vindt u in Verwerken service. Het maken van de factuur zelf gebeurt in het normale programma Factuur maken. 6.1.1 In verwerken service

Let op: we hebben een nieuwe veld ‘Te factureren’ gemaakt. Daarin zet u het te factureren bedrag voor deze service melding. Er is ook nog het veld ‘Bedrag’ dat voorheen ook al bestond. Dit kunt u naar eigen inzicht gebruiken, maar dat is niet het veld waarop we de factuur baseren. Daarom heet dat nu ‘Bedrag (oud)’. Op het tabblad Factuurtekst kunt u de tekst alvast invullen die straks op de factuur moet verschijnen als u deze service gaat factureren. 6.1.2 Het factureren van service In het factureerprogramma is een extra vinkje gekomen, voor het factureren van Service.


Zodra u dit vinkje in Service zet, ziet u in het kader ernaast de diverse service meldingen verschijnen die gefactureerd kunnen worden. U vinkt de regels aan die u wilt factureren. Merk op dat het nog mogelijk is de bedragen die in de kolom ‘Bedrag’ staan aan te passen. Het ‘Te factureren’ bedrag dat u bij Service invult is dus het default bedrag waar het programma vanuit gaat, maar iemand die gaat factureren kan dit desgewenst nog aanpassen. Dat geldt ook voor de ingevoerde factuurteksten. Het idee hierbij is dat iemand die de service regelt de facturering zowel qua bedrag als tekst voorbereidt, maar dat de boekhouding hier desgewenst nog in kan ingrijpen. De facturering geschiedt verder op dezelfde wijze als een normale verkoopfactuur. Desgewenst kunt u uiteraard voor Service facturen een aparte factuurtekst aanmaken. Dit doet u in het scherm Instellingen | Lay-out en teksten | Beheer factuurteksten.

6.2

Adressen kopiëren

Als handigheidje bieden nu zowel het programma voor het maken van facturen als het programma voor aanbetalingsfacturen direct de mogelijkheid om het complete adres (naam en adres gegevens) te kopiëren, zodat u deze direct met “Cntrl-V’ in een ander programma, zoals de tekstverwerker kunt plakken. U ziet hiertoe de ‘hyperlink’ bij het adres vermeld.

Bij het factureerprogramma drukt u eerst op de knop ‘Toon afleveradres’.


7 7.1

Algemene functies Dashboard

In het dashboard is een flink aantal wijzigingen doorgevoerd. De meeste wijzigingen hebben te maken met een duidelijker weergave van wat het dashboard doet. Daarnaast is de weergave van de orderportefeuille aanzienlijk uitgebreid. Er zijn nu meerdere manieren om de orderportefeuille samen te stellen en de rekenwijze is preciezer gemaakt. Hierdoor kunnen de bedragen die u te zien krijgt bij de orderportefeuille iets anders zijn dan voorheen. De uitleg hoe dit komt vindt u in de ook geheel geactualiseerde handleiding van het dashboard. Deze handleiding is als PDF beschikbaar op de gebruikelijke plaats (menu handleidingen), maar ook direct oproepbaar als scherm-gebonden hulpfunctie vanuit het dashboard (door op F1 te drukken). (NB: deze wijziging is al in de loop van 2009 via het service pack op 8.2 verspreid. We vermelden dit hier volledigheidshalve).

7.2

Orderinformatie

Dit populaire scherm is opnieuw verder uitgebreid. 7.2.1 Afdrukken Alle tabbladen zijn nu af te drukken. Kies eerst het gewenste tabblad en vervolgens de afdruk optie uit het menu. Documentatie ‘Nieuw in KIMS / SIMS 8.4, © Simar automatisering b.v., februari 2010, Pagina 39 van 81

Merk op dat hier meer handige functies aanwezig zijn. Bijvoorbeeld de keuze ‘Kopieer adres’ die het mogelijk maakt het adres via kopieer en plak direct in een tekstdocument (de Simar tekstverwerker, maar ook in Word) te gebruiken. De optie adresetiket afdrukken werkt alleen op een bureaulabelprinter zoals een Dymo of een Brother. Afbeeldingen bekijken laat toe om de gekoppelde afbeeldingen te bekijken indien u gekoppeld werkt met Simar-Design en/of Saninet. 7.2.2 Tabblad gewisselde artikelen Er is een tabblad toegevoegd waarop alle artikelwisselingen terug te vinden zijn. Het gaat hier om artikelen die met behulp van de volgende opties zijn gewisseld: besteloptimalisatie (sanitair/tegels) artikel wisselen (Menuoptie ‘Offerte/orders | Speciale offertefuncties | Artikelen wisselen’) invoeren/verwerken servicemeldingen bestellen van vervallen artikelen In de kolom ‘Programma ziet u in welk deel van het orderverwerkingstraject de wisseling heeft plaatsgevonden.

7.2.3 Direct e-mailen Op het tabblad van de klantgegevens staat het e-mail adres nu als ‘hyperlink’ vermeld. Door er op te klikken start u direct uw mail programma om een mail aan deze klant te sturen.


7.3

Werkbladknoppen: Memo’s en Systeemberichten

Deze knoppen vindt u linksboven op uw KIMS/SIMS werkblad. De linker maakt een Post-It memoblaadje aan op uw werkblad. Daarop kunt u notities maken. Een memo kunt u verwijderen door deze m.b.v. het sluitkruisje weer te sluiten. De blauwe knop met de driehoek: Systeemberichten Met dit driehoekje op het menu-bureaublad duiden we de nieuwe systeemberichten aan. Systeemberichten zijn berichten die afkomstig zijn van het systeem (en niet van een andere gebruiker). Zo zijn er bijvoorbeeld systeem berichten van de voorraadmodule (optioneel) die signalen geven dat artikelen moeten worden bijbesteld. Nieuw is dat we ook het feit dat een nieuw artikel bestand is ingelezen nu als systeembericht presenteren aan alle gebruikers. Ten behoeve van KIMS maken we onderscheid tussen grafische bestanden en administratieve bestanden. Via de ‘Instellingen’ kan elke gebruiker aangeven of hij wel of niet deze berichten over nieuwe bestanden wil krijgen. Vanuit dit systeembericht is ook voor iedereen de ‘Wat u hoort te weten’ tekst direct beschikbaar (in ‘read-only’ modus). In deze teksten is achtergrond informatie te vinden over op welke wijze het betreffende artikelboek in een elektronisch computerbestand is omgezet (bijv. extra code mogelijkheden, alsmede informatie over welke versie, herkomst, etc.) Simar Nieuws De derde knop in dit rijtje biedt een snelle blik op de Nieuwsrubriek van de Simar website. (Technisch gesproken: een RSS-feed). Als u klikt op deze button ziet u een uitklaplijstje met recente onderwerpen uit de rubriek Nieuws van de website van Simar automatisering. Door op één van de onderwerpen te klikken gaat u direct naar de betreffende nieuwspagina, met behulp van uw webbrowser. De kleur van de knop geeft aan of er nieuws is: Oranje – er zijn ongelezen (=nieuwe) onderwerpen (sterretje voor onderwerp) Grijs – u hebt alle nieuwsonderwerpen gelezen (oogje voor onderwerp)


Mocht u of een bepaalde medewerker geen prijs stellen op deze knop uw werkblad dan is dit in het scherm Beheer gebruikers, per gebruiker uit te schakelen. Door het vinkje weg te halen op het tabblad Programma specifiek, bij de optie ‘RSS-feed’.

7.4

Berichtendienst

De berichtendienst bevat nu de optie om berichten te markeren als gelezen of als ongelezen. U vindt de mogelijkheid onder de optie ‘Bewerken’in het scherm ‘Berichtendienst’. Tevens is de optie ‘markeren’ hernoemd naar ‘categoriseren’ en kunt u nu categoriseren met meerdere kleuren.

Merk op dat dit menu, zoals op de afbeelding, ook via Rechts-klikken bereikbaar is. Verder zijn er voor Geel, Rood en Blauw toetsen gedefinieerd: F2, F3 en F4. Via het menu Bestand is het met ‘Beheer postbussen’ mogelijk om meerdere postbussen aan te maken. Met behulp van de opdracht ‘Verplaatsen’ kunt u berichten naar een andere postbus verplaatsen.


7.4.1 Nieuwe automatische berichten Om klanten met meerdere orders beter te kunnen bewaken is er een nieuw event gemaakt dat een bericht in de berichtendienst genereert wanneer één van de orders van de klant volledig besteld is. Zo kunnen orderverwerkers de voortgang van verschillende orders van dezelfde klant beter bewaken. Event: ‘Alle artikelen zijn besteld en de klant heeft nog andere lopende orders.’ Gebruik @2010 om de orders die een klant heeft lopen in de tekst op te nemen.

7.5

Systeem diagnose

Binnen de systeem functies vindt u de menukeuze Systeem diagnose. Daarin is een aantal functies verzameld die incidenteel door u zelf of op verzoek van de helpdesk gebruikt kunnen worden.

7.5.1 Systeem informatie Deze functie toont een venster met daarin een opsomming van de (technische) eigenschappen van uw systeem. De helpdesk kan verzoeken deze informatie toe te sturen als er technische problemen zouden zijn. Het oproepen duurt een aantal seconden omdat ook de snelheid van uw netwerk wordt gemeten. 7.5.2 Referentie export maken voor Simar Ook dit is een functie die bedoeld is in contact met de helpdesk. Met deze functie wordt een bestandje gemaakt met daarin alle informatie van de order waarover u een vraag hebt, aangevuld met al uw systeeminstellingen (preferenties). Indien er een vraag over een order is die niet direct door de helpdesk beantwoord kan worden, kan de helpdesk om toezending van de order in deze vorm vragen, zodat de helpdesk zelf deze order kan bekijken. 7.5.3 Systeem console openen Deze functie kan gebruikt worden door de helpdesk om direct bepaalde gegevens of database instellingen te controleren. 7.5.4 Overzicht ingelogde gebruikers Dit is een overzicht dat ook door u zelf gebruikt kan worden. Hierin is te zien welke gebruikers op het systeem ingelogd zijn, sinds wanneer, en ook een indicatie over in welke programma onderdeel zij bezig zijn.


Rechtsonder is er een knop ‘Verwijder proces’. Hiermee kunt u een proces van een bepaalde gebruiker op de server verwijderen. Dit is uitsluitend bedoeld voor bijzondere omstandigheden. Onder normale omstandigheden is dit nooit nodig omdat zelfs als een gebruiker vergeet uit te loggen z’n processen alsnog verwijderd zullen worden als deze persoon z’n computer uitzet, of wanneer de database op de server wordt afgesloten. NB. Het is normaal dat gebruikers meerdere keren in de lijst voorkomen. Wanneer een gebruiker meerdere schermen heeft open staan leidt dat tot meerdere processen. (Het menu is één proces, elk volgend scherm is ook een proces). Linksboven ziet u hoeveel licenties op de Caché database in gebruik zijn. 7.5.5 Overzicht gelockte records Ook hier geldt dat dit onder normale omstandigheden nooit nodig is. Mocht een gebruiker een order open hebben staan op z’n scherm en vervolgens weggelopen zijn, dan is het beter om gewoon naar die werkplek te lopen en de applicatie daar alsnog af te sluiten. Maar in geval van nood bestaat dit scherm om vanaf elders zo’n blokkade op een order op te heffen. A.u.b. alleen in overleg met de helpdesk gebruiken. 7.5.6 Server configuratie Dit opent een webbrowser venster waarmee de Caché databaseserver te beheren is. Deze functie is uitsluitend toegankelijk voor technisch personeel van Simar Automatisering bv en daarom beveiligd met een wachtwoord.

7.6

Offerte locks verwijderen

Dit scherm is aangepast, waarbij het veel lastiger is geworden om meerdere locks te verwijderen. De reden hiervan is dat in de praktijk een enkeling hier te gemakkelijk mee omging. Het verwijderen van een offerte lock behoort een absolute uitzondering te zijn, bijvoorbeeld in de situatie waarin een medewerker een offerte/order heeft open staan en is weggelopen en u niet in staat bent om op die werkplek de order af te sluiten.


Om nu een lock vrij te geven moet u als extra controle eerst de klantnaam invoeren van de referentie waarvan u de lock wilt verwijderen. Bovendien wordt er gelogd wie wanneer welke lock heeft verwijderd. Tenslotte zal het offerte/order programma bij de persoon wiens lock is verwijderd automatisch worden afgesloten. Dit proces wordt in feite verwijderd, waardoor een ongecontroleerd afsluiten optreedt, zonder bewaren van de ingevoerde gegevens. Zie dus het verwijderen van een lock duidelijk als een noodmaatregel, zeker niet iets om routinematig uit te voeren, en ook zeker niet als ‘stiekeme’ optie om tegelijkertijd in dezelfde order te kunnen werken.

7.7

Hulp op afstand

Dit is een optie in uw menu.


In contact met de Simar helpdesk kan u gevraagd worden deze optie in te schakelen. Uw werkplek moet uiteraard wel over een werkende internet aansluiting beschikken. Na deze keuze krijgt u na een aantal seconden een vraag om een codenummer in te voeren. Dit nummer krijgt u van de helpdesk medewerker.

Na het invoeren van deze code en klikken op ‘Verbinden’ krijgt u nog een vraag of u toestemming geeft dat de helpdeskmedewerker meekijkt/werkt op uw systeem. Vanaf dat moment kan de helpdeskmedewerker uw scherm bekijken en met zijn eigen toetsenbord en muis commando’s geven en met het pakket werken. U ziet zelf precies wat er gebeurt en wat de medewerker doet. Op deze manier kunnen we u snel uitleg geven over zaken of bekijken wat er aan de hand is als u een vraag hebt over het systeem. De methode is geheel veilig. U ziet alles wat de helpdeskmedewerker doet en de verbinding is slechts beschikbaar zolang u dat goed vindt. Er is geen enkele mogelijkheid dat wij op uw systeem komen zonder dat u daarvoor zelf de procedure in gang hebt gezet. Deze faciliteit is bijzonder behulpzaam gebleken, omdat het zowel u als ons veel tijd bespaart en we met u kunnen meekijken alsof we naast u op de stoel zitten.


8 8.1

Lay-outs en instellingen In lay-outs is het gebruik van @-codes toegestaan

In de standaard door Simar gedefinieerde lay-outs kunt u nu @-codes toevoegen. Alle door u gewenste @ codes dienen vooraf te worden gegaan door een #. Wanneer u bijvoorbeeld @1023 wilt gebruiken vult u in #@1023. (Wanneer u lay-outs met een nummer in de 1500-reeks wilt aanpassen dient u eerst een kopie aan te maken onder hetzelfde nummer, voorafgegaan met een * (nummer 1500 wordt *1500, 1501 wordt *1501, etc).)

8.2

Tegels: De layout van ‘Prijslijsten afdrukken’ (optionele tegelmodule)

Het betreft de functie Bestanden | Tegels | Tegelkasten | Prijslijsten afdrukken Deze lay-out was een vaste lay-out, maar kan nu ook gewijzigd worden. (1531). U vindt de lay-out in ‘Beheer lay-outs’. Kies bij type ‘Diverse overzichten’. Om te voorkomen dat uw wijzigingen bij een volgende versie ongedaan worden gemaakt dient u voor u de lay-out aanpast eerst lay-out 1531 te kopiëren naar lay-out *1531. Gebruik voor het maken van de kopie de toetsencombinatie . Behalve de gebruikelijke #codes kunt u in deze lay-out ook alle specifieke @-codes gebruiken die gemaakt zijn voor de tegelkasten. Deze @-codes zijn gelijk aan die u kunt vinden in ‘Bestanden – Tegels – Hulpfuncties - Tegeletiketten’. U kunt de verwijscodes met een # in de lay-out zetten, bijvoorbeeld #@72 voor @72.


8.3

Beheer inkoopkortingen: direct aangeven van voorkeursartikelen

Dit is een handige nieuwe functie, omdat u een aanbiedingsartikel dikwijls ook direct als voorkeursartikel wilt markeren. Het scherm ‘Beheer inkoopkortingen’ biedt u nu de gelegenheid om artikelen met een afwijkende korting direct te kenmerken als voorkeursartikel. Deze artikelen worden tijdens het maken van de offerte direct herkenbaar doordat ze in de keuzelijsten met de kleur groen worden gemarkeerd. De werking is identiek als wanneer u in beheer artikelbestanden een artikel op voorkeur zet. Maar het is gemakkelijk om dit hier direct te kunnen invullen.

8.4

Apparatuur/tegel etiketten en de rekenfunctie

De manier waarop er kan worden gerekend binnen een etiket is aangepast. De juiste wijze van rekenen is nu door het gebruik in een tekstveld van de tekst REKEN{…….} Op de plaats van de stippen plaatst u een berekening m.b.v. @codes. Voorbeeld: REKEN{@1+@2}


8.5

Voorkeurswerkbladen

Net zoals voorkeurs apparatuur een groene achtergrond krijgt in keuzelijsten is het nu ook mogelijk om bepaalde werkbladen als voorkeurswerkblad te definiëren. Dit doet u op het tabblad ‘Werkblad specifiek’ van het scherm Bestanden | Artikelbestanden | Beheer bestandskenmerken.


8.6

Werkbladen: opmerking bij werkblad niet afdrukken

Bij de werkbladen hebt u in de menukeuze Bestanden | Extra voor werkbladbestanden de mogelijkheid ‘Opmerkingen bij kleuren’. Dit kan bijvoorbeeld worden gebruikt om bij bepaalde kleuren een opmerking te maken dat de precieze kleur nog moet worden uitgezocht, of dat afwijkingen in de kleuren ten opzichte van de getoonde staal kunnen voorkomen. Deze tekst wordt als waarschuwing getoond aan de verkoper tijdens het kiezen van het werkblad én deze wordt afgedrukt op de offerte/order voor de consument. Nieuw is dat u dit laatste nu ook kunt onderdrukken. Hierdoor kunt u teksten maken die uitsluitend voor de verkoper bedoeld zijn en niet op de offerte/order worden afgedrukt. Dit geldt dan voor alle teksten. Het is instelbaar bij de Instellingen | Diverse | Preferenties, keuze Afdrukken referenties, tabblad Uitgebreid. ‘De opmerking bij een werkbladkleur niet afdrukken.’

8.7

Restricties op aantallen apparatuur

Standaard zijn ook bij apparatuur alle getallen toegestaan, ook gebroken getallen en zelfs negatieve getallen. Er is een nieuwe preferentie (in de groep Offerte/order, Uitgebreid) die het mogelijk maakt om dit te beperken, tot bijv. alleen positieve getallen, of zelfs uitsluitend het getal 1. In die situatie is apparatuur alleen per stuk in te voeren.


9 9.1

Factureren Overzicht facturen

Het overzicht facturen is nu ook exclusief b.t.w. beschikbaar.

9.2

Inboeken betalingen: betalingen inboeken zonder dat er een factuur is gemaakt

In het nieuwe scherm voor inboeken betalingen is het niet langer mogelijk om een betaling in te boeken als er nog niet een factuur is om deze betaling aan te koppelen. De reden hiervan is dat we in versie 8.2 de betalingen per factuur registreren. Dat is met name van belang als u gebruik maakt van de projectenmodule, omdat betalingen dan zowel van de aannemer als van de particulier afkomstig kunnen zijn. De koppeling aan de factuur geeft dan aan wie er betaalt. Toch bleken er in de praktijk situaties te zijn waarin klanten de voorkeur geven aan de mogelijkheid om een losse betaling in te boeken, nog zonder dat er een factuur is. Dit is nu mogelijk gemaakt. In dat geval kan van sommige betalingen uiteraard niet meer getoond worden bij welke factuur deze behoort. Vooral als u gebruik maakt van MijnKeuken.info (waar betalingen via de website aan de consument getoond kunnen worden) in combinatie met projecten is het beter om geen losse betalingen in te voeren. Er is nu een bijzondere instelling gemaakt. Wanneer u deze instelling gebruikt kunt u ook betalingen inboeken zonder dat daar een factuur tegenover staat. U kunt dit instellen door te gaan naar het scherm ‘Instellingen->Preferenties->Diverse’, tabblad facturen, uitgebreid.

Bijzonder aan deze faciliteit is dat wanneer op een later moment alsnog de factuur wordt gemaakt en u opnieuw in dit programma komt, het programma zal voorstellen om de betaling alsnog aan die factuur te koppelen. Dit is met name handig voor mensen die bij een aanbetaling eerst de betaling registreren en dan later door de boekhoudafdeling de bijbehorende factuur laten maken.


10 Werken met afleverlocaties In KIMS/SIMS 8.3 is een nieuwe structuur opgenomen voor het werken met afleverlocaties. Dit vergemakkelijkt het bestellen wanneer u werkt met meerdere locaties waar de artikelen geleverd moeten worden. Vooral als u met meerdere magazijnen/afleverlocaties werkt of met een vervoerder dan zijn deze nieuwe faciliteiten een handige aanvulling. We beschrijven eerst het dagelijks gebruik in de orders en daarna hoe een en ander ingesteld moet worden.

10.1

Algemene principes

In een order maken we allereerst de keuze of de klant de artikelen komt afhalen of dat we de artikelen moeten bezorgen. Bij een keuken of badkamer zullen we in het algemeen bezorgen, maar bij een kleine nabestelling is het ook goed denkbaar dat een klant het artikel komt afhalen. Wanneer we de artikelen bezorgen kunnen we bij het tot order maken een keuze maken voor de afleverlocatie. Stel dat we als sanitairwinkel beschikken over een showroom en een magazijn en ook regelmatig met een externe vervoerder werken. Dan zijn er drie locaties mogelijk waar we de bestelde goederen willen laten afleveren. Daarnaast zal het in sommige gevallen ook mogelijk zijn om door de leverancier de goederen direct bij de klant te laten afleveren. We krijgen dan de volgende locaties als mogelijkheden: De showroom Het magazijn De vervoerder Bij de klant In de order leggen we deze keuze al vast, bij het tot order maken. Maar tijdens het bestellen is het mogelijk om in elk van de schermen deze keuze nog aan te passen. Bij sanitair/apparatuur/tegels, waar in fases besteld kan worden, is het mogelijk om zelfs per fase aan te geven waar de goederen afgeleverd moeten worden. Door deze keuzes worden zowel op geprinte bestellingen als op elektronische bestellingen de juiste vermeldingen gemaakt van de afleverlocaties. Hierdoor is het niet langer nodig om met verschillende briefhoofden te werken om verschillende afleverlocaties met uw leverancier te communiceren. De gemaakte keuzes zijn na te kijken in het scherm order informatie.


10.2

In de offerte

Hier leggen we vast wat de wens is van de klant: afhalen of bezorgen.

10.3

In de order

Op het blad waarop ook de extra velden staan (en de optie 'in bewerking melden' als u deze module gebruikt) kunt u de keuze maken waar u de goederen geleverd wilt hebben. Het is mogelijk om standaard waarden in te stellen, afhankelijk van vestiging/filiaal en ordertype. De keuze die u hier maakt is vooral tussen zelf leveren (eigen magazijn) en via een vervoerder leveren.

10.4

Bij het bestellen

In elk van de bestelschermen (keukenmeubelen, apparatuur/sanitair/tegels, werkbladen) is een keuzemogelijkheid toegevoegd om de gewenste afleverlocatie van de goederen te kunnen opgeven. Standaard staat deze op de keuze die u in de vorige stap (bij order maken) gemaakt hebt.


Bij apparatuur/sanitair/tegels kunt u de keuze per fase maken.

Het resultaat van deze keuze is dat op de bestelling de afleverlocatie zowel als korte aanduiding ("Afleveren bij'), als compleet afleveradres vermeld wordt. In die gevallen waarin een elektronisch afleveradres bekend is (wanneer normaal gesproken met zo'n partij elektronisch besteld wordt) vermelden we ook de elektronische locatiecode. Uiteraard houden ook de elektronische bestellingen zelf rekening met de gewenste locatie en vermelden deze met de juiste code van de leverancier.


10.5

In orderinformatie

In orderinformatie is te zien welke keuzes gemaakt zijn voor de afleverlocatie. Daarmee is ook direct te zien of een keuken zelf vervoerd moet worden of via een vervoerder.

10.6

In afleverplanning

In die gevallen waar een vervoerder is gekozen bij het bestellen staat deze keuze automatisch ingevuld bij 'Transport'


Het extra veld aan de rechterkant kan worden gebruikt wanneer in de Simar agenda ook de agenda voor deze vervoerder moet worden bijgehouden. Door daar de agenda/usercode in te voeren die behoort bij deze vervoerder (of de instellingen zo in te stellen dat dit automatisch gebeurt) wordt de ingevoerde afleverdatum- en tijd ook direct in de agenda gezet. In die gevallen waar de afleverlocatie uw eigen magazijn is (en dus niet met een vervoerder wordt gewerkt) moet u bij Transport nog wel een keuze maken uit de in uw systeem gedefinieerde transportwijzen. Ook dan is het mogelijk om het rechter veld te gebruiken om een gebruikerscode aan de afspraak te koppelen, zodat deze afspraak in de agenda van die persoon wordt gezet.

10.7

Instellingen

Om dit alles goed te laten werken is een aantal instellingen noodzakelijk. In Instellingen | Besteladressen | Besteladressen en vervoerders vindt u het centrale scherm waarin alle locatie instellingen worden gemaakt.


10.8

Tabblad Beheer afleveradressen

Dit is het eerste tabblad. Op dit scherm vindt u drie informatie blokken: • • •

Links: het lijstje met afleverlocaties Midden: de adresgegevens van de gekozen afleverlocatie Rechts: de elektronische adrescodes waaronder diverse leveranciers deze locatie kennen

10.8.1 De afleverlocaties U maakt een nieuwe aan door eenvoudig onder aan de lijst een nieuwe locatienaam toe te voegen. Standaard verwachten we hier twee locaties: uw standaard locatie of magazijn, waar normaal de keukens/badkamers afgeleverd worden, en een showroomlocatie voor die keukens/badkamers die u in de showroom afgeleverd wilt hebben. Indien u met een vervoerder werkt (zoals Triple-G of Jan Krediet) dan moet u ook deze vervoerders als locaties toevoegen. 10.8.2 De adresgegevens Kies eerst in de linker kolom een afleverlocatie. Vervolgens vult u alle naam-adres gegevens die in het midden van het scherm staan in, behorend bij deze locatie. Merk op dat u onderaan drie extra velden moet invullen. Triple-G module gebruiken: vink dit alleen aan bij de afleverlocatie 'Triple-G' en indien u beschikt over de aanvullende software om met Triple-G te communiceren. AKL module gebruiken: vink dit alleen aan bij de afleverlocatie ‘AKL’ en indien u beschikt over de aanvullende software om met AKL te communiceren. Type adres: kies hier tussen vervoerder en magazijn. Dit heeft gevolgen voor het planningsscherm. Indien u als afleverlocatie bij een order een vervoerder kiest, wordt deze keuze automatisch ook ingevuld bij het veld 'Transport'. (Bij een magazijn gebeurt dat niet). 10.8.3 De elektronische adrescodes Deze codes vult u alleen in bij die leveranciers (in die rechter kolom) waarmee u elektronisch bestelt. De reden is dat in het automatiseringssysteem van die leverancier uw magazijn een bepaalde locatiecode heeft, en uw showroom een andere. Ook vervoerders hebben een eigen locatiecode. Omdat alle leveranciers met andere systemen werken, kent iedere leverancier weer z'n eigen locatiecodes toe aan de diverse locaties. Het invullen van deze lijst kan een flinke klus zijn, die meestal wordt uitgevoerd wanneer u begint met elektronisch bestellen. De Simar helpdesk kan u daarbij behulpzaam zijn. Voor leveranciers waarmee u niet elektronisch communiceert hoeft u dit ook niet in te vullen. In die gevallen waarin u de goederen altijd op één en dezelfde locatie geleverd wilt hebben kan het ook zijn dat het niet nodig is dit in te stellen.


10.9

Tabblad Vestigingen en afleverlocaties/codes

Hier ziet u een matrix van uw vestigingcodes en de diverse orderkenmerken.

In de eerste kolom vindt u alle vestigingen die op uw systeem aanwezig zijn. Hierdoor kunt u per vestiging instellen wat de standaard plaats is waar u de bestellingen voor die vestiging geleverd wilt krijgen. De kolommen rechts van de kolom 'Standaard' vult u alleen in voor die orderkenmerken die op een andere plaats dan de standaard plaats van die vestiging geleverd moeten worden. Dit is met name van belang voor showroomorders. Als u een orderkenmerk hebt voor showroomorders dan koppelt u dat kenmerk aan de locatie van de betreffende showroom. Dan worden showroomorders voor die showroom automatisch voor de juiste locatie besteld. U moet altijd tenminste de vestiging * definiëren in de kolom standaard. Vervolgens definieert u alleen die vestigingen die op een andere plaats dan de *-Standaard locatie geleverd moeten worden. In vele gevallen zullen alle commissie-keukens voor alle vestigingen allemaal op dezelfde plaats geleverd worden en bent u dus snel klaar met instellen.

10.10

Tabblad Debiteurennummers

Dit tabblad is van belang voor de instellingen van de elektronische communicatie.


Op dit tabblad geeft u per leverancier op wat uw debiteurennummer bij die leverancier is. Dit is uiteraard alleen nodig bij leveranciers waarmee u elektronisch communiceert. U vult in ieder geval het debiteurennummer in van de kolom Standaard. Als u voor verschillende vestigingen verschillende debiteurennummers hebt bij de betreffende leverancier, dan vult u ook voor elk van uw vestigingen het debiteurennummer bij die leverancier in. Het gevolg hiervan is dat bij het elektronisch bestellen automatisch het juiste debiteurennummer wordt gebruikt, dat behoort bij de vestiging waar de order van is. Dit scherm was overigens als apart scherm eerder ook al aanwezig bij de instellingen van het elektronisch bestellen. Gegevens die daar al zijn ingevoerd, zijn hier automatisch ook zichtbaar. De kolom 'Kopie van' maakt het mogelijk om bij een bepaald merk te verwijzen naar de gegevens van een ander merk, omdat een aantal merken dezelfde leverancier heeft.

10.11

Afleveren bij de klant

Bij de afleverlocaties hebt u gezien dat we NIET de locatie 'bij de klant' hebben gedefinieerd. Dat zou ook niet kunnen, want aan een dergelijke locatie kunnen we nooit een vast adres koppelen. Of afleveren bij de klant een optie is wordt bepaald door een instelling bij de leveranciersgegevens. Sommige leveranciers leveren wel bij de klant/consument, andere doen dat niet. Met name bij sanitair leveranciers komt leveren bij de klant nog wel eens voor. Dit is in te stellen bij Bestellen | Leveranciersgegevens, op het tabblad Bestellen

Wanneer u bestelt bij leveranciers waarbij deze optie is aangezet, krijgt u de keuze 'bij klant' er bij in de keuzelijst.


11 Elektronische communicatie 11.1

Opvragen actuele voorraad

Deze optie was al mogelijk voor Atag/Etna/Pelgrim, maar is nu ook mogelijk bij Galvano. Het kan op twee manieren: Via het menu Navigatie | Voorraadcontrole bij leverancier (in het groothandels artikelen scherm van de order) controleert u in één keer alle artikelen uit de order (voor zover ondersteund door de leverancier), ten opzichte van de gevraagde leverweek.

Via het scherm artikel informatie (F5) vindt u bovenaan een hyperlink ‘Voorraadcontrole’ indien real-time voorraadcontrole voor de leverancier mogelijk is.

Via het scherm Bestellen | Sanitair artikelen, de menukeuze Bestand | Voorraadcontrole leverancier.


De automatische voorraadcontrole werkt alleen indien u beschikt over inlogcodes voor elektronisch bestellen bij de betreffende leverancier en deze hebt ingevoerd bij de gegevens voor elektronisch bestellen. SIMS zal bij het uitvoeren van de voorraad controle heel snel (‘onder water’) inloggen bij de betreffende leverancier en de actuele voorraad opvragen. Dit gebeurt in enkele seconden, waarna de resultaten op uw scherm worden getoond. Wanneer u een complete order controleert zult u alle artikelen zien staan met daarachter of ze beschikbaar zijn in de gevraagde leverweek. Wanneer dat niet zo is krijgt u ook te zien wanneer de artikelen wel geleverd kunnen worden. Desgewenst kunt u de leverweek aanpassen en ‘Controleer opnieuw’ kiezen, om te bekijken of de order in een andere leverweek wel te leveren is. Indien u vanuit het bestelscherm werkt is hier nog een extra functionaliteit aanwezig. Standaard kunt u voor Galvano artikelen geen overeenkomstige alternatieven zoeken bij andere leveranciers. Nadat u de Voorraadcontrole bij de leverancier hebt gedraaid worden die artikelen die niet tijdig door Galvano zijn te leveren vrijgegeven voor het automatisch zoeken naar dezelfde artikelen bij andere groothandels. Kies daartoe de menukeuze Bewerken | Bestelling aanpassen.


12 Werken met bestanden

12.1

Tegelbestanden: kopie functie (tegelmodule)

Bij handmatige invoer van tegelbestanden komt één type tegel vaak in meerdere formaten voor. Tot nu toe moesten bij het invoeren van elk afzonderlijk tegelformaat alle velden opnieuw worden gevuld. Om dit te voorkomen is nu een hulpmiddel ontwikkeld: in het scherm ‘Bestanden–Tegels–Beheer artikelbestanden’ heeft u de optie ‘Nieuw via kopie’ (Ctrl – K). Hierbij wordt het veld artikelcode leeg gemaakt, waarna u de artikelcode kunt invoeren en naar eigen behoefte enkel de gewijzigde velden opnieuw hoeft te vullen.

12.2

Sanitair: recepturen over verschillende bestanden mogelijk

Binnen de groothandelsbestanden werd door verschillende leveranciers al met recepturen gewerkt. Het was al mogelijk om zelf recepturen te maken, maar dat kon slechts binnen hetzelfde bestand. Nu heeft u ook de mogelijkheid om binnen één receptuur artikelen uit meerdere groothandelsbestanden te gebruiken.

12.3

Zoekfunctie in Beheer groothandels artikelen verbeterd

In dit scherm is een functie ‘zoeken’ aanwezig. Deze is nu gemakkelijker en krachtiger geworden. Wanneer u op het zoekknopje drukt opent zich een sub-scherm waarin u op gebruikelijke wijze woorden kunt invoeren. Daarna op ‘zoek’ drukken en het schermpje toont u alle artikelen waarin de gezochte woorden voorkomen.


12.4

Beheer eigen keukentypes

In Bestanden | Extra voor keukenbestanden | Beheer eigen keukentypes hebt u de mogelijkheid om de omschrijving van keukentypes naar eigen wens aan te passen. Dit is met name van belang voor bedrijven die een bepaald merk onder een eigen naam als huismerk verkopen. Nieuw is de mogelijkheid om niet alleen de omschrijving, maar ook het uitvoeringsnummer op de afdrukken te laten vervangen door een eigen uitvoeringsnummer. Dit nummer wordt in de communicatie naar de consument gebruikt, maar bij het bestellen naar de fabrikant wordt uiteraard het originele uitvoeringsnummer gebruikt. Ook op het scherm en bij het kiezen in keuzelijstjes ziet u het originele uitvoeringsnummer. De vervanging geldt dus alleen voor de afdrukken van offerte/order.

Ook handig is dat in dit scherm nu bladerknopjes zijn toegevoegd. Deze kunt u ook bedienen met de functietoetsen en . Bladeren slaat automatisch uw gegevens op.


13 Management functies 13.1

Query – Export naar Excel

De export van datumvelden is verbeterd, zodat deze direct door Excel als een datumveld herkend worden. Hierdoor werkt sorteren in Excel ook gemakkelijker. Er is eventueel in de Query-Pro een instelling om toch weer tekstvelden te krijgen. Dat kan er gemakkelijk leesbaarder uitzien.

13.2

Query - Samengestelde (berekende) @ codes maken

13.2.1 Inleiding In de query (en ook in de tekstverwerker) maakt u gebruik van @-codes, verwijzingen naar velden in de database. Er is inmiddels een zeer groot aantal @-codes beschikbaar. Binnen deze set van codes vindt u ook diverse varianten van codes, waarbij bijvoorbeeld bedragen bij elkaar zijn opgeteld, of juist afgetrokken. Dat komt omdat verschillende mensen verschillende overzichten willen zien. Deze varianten maken het terugvinden van de juiste @codes niet altijd gemakkelijker. Daarom bieden we nu de mogelijkheid om zelf @-codes samen te stellen die u berekent uit reeds aanwezige @-codes. U kunt daartoe rekenen met aanwezige @codes, @-codes met een getal of met elkaar vermenigvuldigen, bij elkaar optellen, etc. Ook kunt u met datum-@-codes rekenen door er dagen bij op te tellen of af te trekken. Op die manier ontstaan nieuwe @-codes die u net als normale @-codes kunt gebruiken in de query (en in de tekstverwerker). • • • • •

13.2.2

Nieuwe @-codes stelt u samen uit bestaande @-codes door er mee te rekenen De nieuwe @-codes heten altijd 'CALC(no)', waarbij 'no' een nummer is (onbeperkt aantal) U bepaalt zelf waar deze CALC-codes gebruikt mogen worden (in één query, in alle queries, ook elders (tekstverwerker, briefhoofden)) U kunt deze eigen @-codes op dezelfde manier gebruiken als normale @-codes Het is ook mogelijk om eigen @-codes te maken met een extra parameter die u bij het draaien van de query invult. Maken van eigen @-code

Dit gebeurt in de query.


Via de knop 'Eigen @-code aanmaken' start u het scherm waarin u een @-code kunt aanmaken. In de regel 'Uitvoer velden' ziet u hoe in dit voorbeeld CALC(1) toegepast is. Let op: als u een @-code wilt maken die alleen maar beschikbaar mag zijn in één bepaalde query, dan moet u zorgen dat die query eerst geselecteerd is, alvorens op de knop 'Eigen @code aanmaken' te drukken.


Toelichting bij de velden. Volgnummer Hier kiest u een vrij volgnummer, of via het knopje kiest u uit de lijst met eigen @-codes die u al eerder maakte. De nummering gebeurt binnen de data-dictionary'. In de praktijk is dat ongeveer gelijk aan de pakketkeuze. Het pakket 'Offerte/order/factuur' (=KIMS/SIMS), samen met Service heeft één set eigen @-codes heeft. Maar het pakket 'voorraad' heeft z'n eigen @-codes, net als 'agenda' en 'facturen'. Ook als u een eigen @-code beperkt tot gebruik binnen één query, dan is dat nummer toch gebruikt en zullen andere queries dat nummer niet kunnen gebruiken voor een andere code. Herkomst in data Rekenen met @ codes Hier geeft u de berekening in die u wilt uitvoeren. Helemaal rechts vindt u de knop met de lijst van beschikbare codes. Een nieuwe code mag worden samengesteld uit bestaande codes. U mag meerdere @-codes gebruiken in één berekening, en deze combineren met de gebruikelijke rekenopdrachten. +, - , / , *, daarnaast is voor tekst de 'aan elkaar plak' operator beschikbaar: _ (het 'underscore' teken). Bedenk dat het programma van links naar rechts rekent (en dus niet volgens de rekenregels waarin vermenigvuldigen en delen gaan vóór aftellen en optrekken). In het voorbeeld: 2+3*4=20. Als u wilt dat hier 24 uit komt dan moet u haakjes toevoegen: 2+(3*4). De decimale punt moet u invoeren als punt (niet als komma). Als de basis waarmee u rekent een @-code is met een datum erin, dan gaat het programma datum-rekenen. De aanduiding @13+10 betekent dan 'Factuurdatum + 10 dagen'. De berekening is bij datumvelden altijd een optelling of aftrekken van dagen. De uitkomst is weer een nette datum in het formaa dd-mm-eejj. (Vermenigvuldigen en delen kan niet bij datumvelden).


Teksten in @codes Wanneer u twee @-codes als tekst aan elkaar wilt plakken kunt u de _ gebruiken. Bijvoorbeeld @40_@41. Wanneer u een spatie tussen de twee teksten wilt: @40_" "_@41. Wanneer u teksten aan een @code wilt plakken, zet dan de tekst tussen (dubbele) aanhalingstekens. Ook als u cijfers tussen aanhalingstekens zet worden deze als tekst gezien en kunt u ze aanplakken. Parameters Om een eigen @-code herbruikbaar te maken voor verschillende omstandigheden kunt u een parameter gebruiken. Stel dat u in de ene query 7 dagen en in de andere 30 dagen wilt optellen bij dezelfde datum, dan kunt u dit oplossen door één eigen @-code te maken, waarbij het op te tellen aantal dagen bij het maken van de query wordt ingevoerd. In de definitie gebruikt u de variabele PARAM1. Bij het gebruik geeft u een extra parameter op. Voorbeeld, u maakt eigen @-code 12: Herkomst in data: @10+PARAM1, gebruik: CALC(12,7) of CALC(12,30) Vergelijkingen Dit is een bijzondere toepassing. Met het = teken kunt u bepalen of twee 'strings' aan elkaar gelijk zijn. U maakt dan een @-code die een vergelijking is, en afhankelijk van of de vergelijking waar of niet waar is een 1 of een 0 teruggeeft. Een voorbeeld: @10="17-01-2008" Een @ code met deze inhoud zal een 1 opleveren voor alle offertes/orders waarbij de offerte datum gelijk is aan de genoemde 17-01-2008. In dit voorbeeld is dit natuurlijk ook in een selector op te lossen, maar het kan handig zijn om in een overzichtlijst een kolom met nullen of enen te hebben die een bepaalde controle weergeeft. U mag ook aan beide zijden van het = teken @ codes gebruiken (en haakjes zijn ook toegestaan). Voorbeeld: @135=@173 Dit levert een 1 als het gefactureerde bedrag gelijk is aan het bedrag dat betaald is (en een 0 als dat niet zo is). Vergelijkingen mogen ook in een berekening worden opgenomen. (De uitkomst 0 of 1 wordt dan onderdeel van de berekening). Rekenen met eigen @-codes Het is toegestaan om in een berekening behalve 'gewone' @-codes ook eigen @-codes te gebruiken. Een berekening als @135+@CALC(10) is dus toegestaan. Berekend bedrag U kunt een nieuwe @code ontlenen aan reeds bestaande @codes in de database ('herkomst in data') of laten berekenen door de rekenmodule. Deze tweede methode leggen we hieronder uit bij de uitleg van de rekenmodule. Omschrijving kolomkopjes Hier zal het programma standaard al een omschrijving invullen, gebaseerd op de gekozen @codes. Veelal is die echter wat lang voor een kolomkop, vandaar dat u hier uw eigen kolomkop kunt invullen. De kolomkop is de kop boven de kolommen in de uitvoer van de query.


Helptekst Ook deze tekst wordt standaard al ingevuld, maar kan worden aangepast. Deze helptekst is de tekst die u onderin de keuzelijst van @-codes te zien krijgt. Datatype Dit veld kunt u niet wijzigen, maar wordt automatisch gevuld. We tonen het ter controle, zodat u kunt zien of uw berekening correct wordt geinterpreteerd. Het is het datatype dat behoort bij de uitkomst van uw berekening. Meestal zal dit numeriek zijn, maar bij het rekenen met datumvelden is ook de uitkomst een datumveld. Beschikbaarheid Het kan voorkomen dat u een speciale @-code maakt die slechts voor één query van belang is. Om verwarring te voorkomen kunt u hier dan aangeven dat deze slechts voor de huidige query bedoeld is ('alleen query xx (huidige)'). Het gevolg hiervan is dat wanneer u aan een andere query werkt, u deze code ook niet te zien krijgt in de keuzelijstjes. (Overigens kunt u de @-code nog wel gebruiken, als u deze er zelf met de hand in zet. ). De optie 'beschikbaar in alle query's ' betekent dat u de code ook in andere queries kunt gebruiken, maar niet daarbuiten (tekstverwerker, briefhoofden, etc). De optie 'in elk programma' laat toe de code overal te gebruiken, dus ook in de tekstverwerker e.d. Vervallen Als u een code niet meer wilt gebruiken kunt u deze op vervallen zetten. De code komt dan niet meer in keuzelijstjes voor en kan niet meer worden gekozen. Maar als er queries zijn waar deze nog in vóórkomt (uit de tijd dat deze code nog niet vervallen was), dan blijven die wel gewoon werken, omdat de code op zichzelf nog wel in de database aanwezig is. Verwijderen van eigen codes is mogelijk vanuit de menukeuze Bestand. In theorie zou u een bestaande code ook kunnen hergebruiken voor iets anders, maar zowel bij verwijderen als bij opnieuw gebruiken moet u zelf wel heel goed controleren dat deze code niet in bepaalde queries of in andere programma's nog wordt gebruikt. We raden daarom aan om niet te verwijderen of te hergebruiken, maar altijd de optie 'vervallen' te gebruiken. 13.2.3 @Codes laten berekenen door de rekenmodule In bovenstaande paragraaf hebben we beschreven hoe u eigen @codes samenstelt uit bestaande @-codes en berekeningen daarop. Er is ook een alternatieve methode, namelijk de 'Referentiebedrag rekenmodule'. Een offerte/order bestaat uit vele componenten. Als u zegt: 'ik wil het totaalbedrag van die order', dan zijn er vele mogelijkheden om dat samen te stellen. Wilt u met of zonder b.t.w., verwijderingsbijdragen, montage? Is het soms een projectorder en wilt u alleen het particuliere deel of alleen het aannemersdeel. Of wilt u het bedrag zien van alleen die goederen die al uitgeleverd zijn? Kortom, er zijn heel veel mogelijkheden om het bedrag van een order samen te stellen. Dit heeft geleid tot een groot aantal @-codes die wel op elkaar lijken, maar in dit soort details weer van elkaar verschillen. Dat maakt de lijst met beschikbare @codes minder overzichtelijk, en met het toenemen van het aantal mogelijkheden binnen een order zouden we ook een steeds groter aantal @codes nodig hebben. Daarom is er nu een andere mogelijkheid gemaakt: u stelt zelf het gewenste bedrag samen door alle componenten aan te geven die u in dit bedrag verwerkt wilt zien.


U bereikt dit scherm via het knopje 'Aanpassen' achter de keuze 'Berekend bedrag'. In dit scherm geeft u in alle optie vinkjes alle componenten aan die u in het bedrag verwerkt wilt zien. Indien u met de projectenmodule werkt geeft u onderaan of u het deel voor aannemer, particulier of beide wilt zien. Voorbeeld: u wilt een @ maken voor de waarde van de apparatuur die inmiddels is afgeleverd. U zet dan een vinkje in Apparatuur, en in 'Alleen indien afgeleverd', en naar eigen inzicht in het btw en verwijderingsbijdrage vinkje. Let op de keuzes: 'Na aftrek artikelkorting' en 'Na aftrek eindkorting'. Om de normale prijzen die de consument betaalt te krijgen (dus na korting, netto) moet u hier vinkjes in zitten, want dan wordt de korting wél toegepast. Als u de vinkjes weghaalt wordt die korting component niet toegepast en krijgt u dus bruto prijzen. Dergelijke berekende referentiebedragen gebruikt u verder geheel op dezelfde wijze als de andere eigen @-codes. 13.2.4 Gebruik van de eigen codes De eigen codes gedragen zich net zo als normale @-codes. U vindt ze in de lijst van beschikbare @-codes, met hun korte omschrijving en met de uitgebreide helptekst onderaan wanneer u op de code klikt. De codes heten altijd 'CALC(xx), waarbij xx voor het volgnummer staat. Bij codes met een extra parameter moet u ook die tweede parameter invullen wanneer u de @code gebruikt. Buiten de query ziet u uiteraard alleen die eigen codes die vrijgegeven zijn voor algemeen gebruik (zie 'beschikbaarheid').


14 Preferenties Bij diverse onderwerpen bent u verwijzingen naar preferenties tegen gekomen. U vindt deze onder Instellingen | Diverse | Preferenties. Links vindt u de diverse onderwerpen. Op de tabbladen maakt u het onderscheid tussen de standaard preferenties en de uitgebreide. In deze versie tonen we veel preciezer alleen die preferenties die betrekking hebben op modules die op uw systeem actief zijn. Voorts is vrijwel elke preferentie nu van een korte helptekst of toelichtende tekst voorzien die vertelt wat u aan deze preferentie zou kunnen hebben. Linksonder in het scherm vindt u het zoekveld. Door daar een zoekwoord in te tikken krijgt u alleen de preferenties te zien waar dat woord in vóórkomt. Het voert te ver om in deze handleiding alle nieuwe preferenties op te nemen. Maar u kunt wel in het scherm met preferenties de diverse rubrieken doornemen en de toelichting bij de diverse preferenties bekijken.


15 Automatische garantie registratie In KIMS 8.3 is een functie opgenomen om automatisch voor de consument de registratie uit te voeren bij de apparatuur leverancier van de gekochte apparatuur. Achtergrond hiervan is dat inmiddels meerdere leveranciers verlengde garantietermijnen hanteren, waarbij het registreren door de consument verplicht is.

15.1

Korte beschrijving

De module zorgt er voor dat wanneer u de eindfactuur maakt er automatisch een e-mail wordt verzonden naar de ingestelde apparatuur leveranciers. In die e-mail is op gestructureerde wijze de naam-adres gegevens van de consument opgenomen, alsmede de artikelcodes van de gekochte apparaten. Diezelfde informatie staat ook in een attachment in xml-vorm zodat leveranciers deze informatie geautomatiseerd kunnen verwerken. Om deze functie te gebruiken moet u de module aanzetten en moet uw server toegang tot een mail server hebben. Er is voorzien in een optie om aan te kunnen geven dat de consument geen prijs stelt op deze automatische registratie (i.v.m. de wet op de privacy).

15.2

Activeren van de module

Dit gebeurt in Instellingen | Preferenties | Diverse. Klik op de keuze Modules. Daar ziet u de optie 'Garantiemodule gebruiken'. Zet deze aan.

15.3

Instellen van de module

Na het activeren van de module vindt u een nieuwe menukeuze: Instellingen | Preferenties II | Instellingen garantie module.


Als eerste moet u enkele gegevens invullen die aangeven van welke mail-server de Caché server gebruik kan maken. Indien u reeds de mail-functie van de agenda gebruikt, dan staat dit al ingevuld. Deze instelling maakt gebruik van dezelfde server-mail instellingen als de agenda.

Mailserver

Hier vult u de mailserver in waar uw bedrijf gebruik van kan maken. Dat kan een eigen mailserver zijn, maar dat kan ook de mail-server van uw provider zijn.

Usercode mailserver

Dit gegeven en het bijbehorende wachtwoord in het volgende veld is meestal niet nodig om in te vullen. Maar als u in uw bedrijf een beveiligde mailserver gebruikt dan kan het wél noodzakelijk zijn om dit veld in te vullen. Maak dan een usercode en wachtwoord aan voor de Caché server en vul dat hier in.

Wachtwoord mailserver

zie hierboven

Email afzender

Het adres dat u hier invult wordt gebruikt als afzender van de verzonden mails

Onderwerp

Hier kunt u het onderwerp van de mail instellen. Gebruikelijk is: @1, of 'Garantie @1'. @1 wordt vervangen door de naam van het attachment, en die luidt bijvoorbeeld: 'Registratie_12345_ATAG_1'

Directory voor Standaard wordt hier de windows\temp directory gebruikt, maar eventueel XML files kunt u dat veranderen. De knop Testmail Deze knop laat het programma een testmail verzenden, naar het mail adres dat staat ingesteld bij de email afzender. Hierdoor kunt u gemakkelijk controleren of u de mail instellingen correct gemaakt hebt. Garantie module activeren Zodra alle instellingen goed werken en ook uw testmail goed aankomt, kunt u hier het vinkje aanzetten om de automaat te activeren. Vanaf order datum We hebben een mogelijkheid toegevoegd om ook tot op zekere hoogte orders uit het verleden nog automatisch te registreren. De oudste datum die u hier kunt invullen is 1 januari 2010. Door daarna op Versturen te klikken worden alsnog alle orders geregistreerd met een order datum vanaf de ingestelde datum. Instellen leveranciers mail adressen Uiteraard moet de module ook weten waar de mails naar toe moeten worden gestuurd. Dat stelt u in bij de leveranciersgegevens van de betreffende leverancier. Dit wordt beschreven in de volgende paragraaf.

15.4

Instellen leveranciers mail adressen

Van elke leverancier waarbij u de apparatuur automatisch wilt registreren moet u het gewenste e-mail adres instellen. Dit doet u bij Bestellen | Leveranciersgegevens, op het tabblad Internet


Het is het veld E-mail adres t.b.v. garantiemodule. De module is ontwikkeld in samenspraak met Atag/Etna/Pelgrim. Op het moment van schrijven is bekend dat AEP deze automatische registratie mails kan ontvangen en verwerken. Het is zeer wel mogelijk om deze procedure ook voor andere apparatuur leveranciers te gebruiken. NB: ook uw debiteurennummer bij deze leverancier moet ingevuld zijn, omdat we dit gebruiken om aan te geven wie de afzender van de registratiemail is. Dit debiteurennummer hebt u dikwijls al ingevuld bij de instellingen van het elektronisch bestellen. (Als u elektronisch bestellen gebruikt is dit reeds ingevuld). Als u nog niet elektronisch bestellen gebruikt, dan dient u uw debiteurennummer hier in te vullen, op het tabblad Diversen, in het veld 'Uw debiteurennr. bij deze leverancier'.

15.5

Het gebruik van de module

Nadat de module is ingesteld hoeft u er niets meer aan te doen. De mails worden automatisch verstuurd, tenzij u bij een order aangeeft dat de klant dit niet wil.

15.6 • •

Wanneer wordt de mail verstuurd? Op het moment dat de order ofwel compleet wordt afgeleverd, ofwel compleet wordt gefactureerd, én: er een installatiedatum bekend is (Hiervoor nemen we de Opleverdatum uit het scherm Afleverplanning, indien die niet ingevuld is dan nemen we de Montagedatum (uit het scherm Afleverplanning), en als die ook niet bekend is dan nemen we de Afleverdatum uit het scherm Afleverplanning).

Uit bovenstaande volgt dat aan beide voorwaarden voldaan moet zijn en dat als geen van de drie genoemde data ingevuld is, we geen installatiedatum kunnen vinden en er dus ook geen registratie plaatsvindt. Een 9999 artikel wordt niet automatisch geregistreerd. Een artikel wordt altijd maar eenmaal geregistreerd.


Maar als na registratie nog een artikel wordt toegevoegd, en daarna wordt afgeleverd of gefactureerd, dan wordt dat artikel wel alsnog geregistreerd.

15.7

Hoe blokkeert u het registreren als de consument dit niet wil?

In de order vindt u op het blad Extra informatie bovenaan rechts een aanvinkje vakje voor 'Garantie registratie apparatuur'. Dit staat standaard aan. Als u het vinkje hier weghaalt vindt de registratie niet plaats.

In het kader van de wet op de bescherming van de persoonsgegevens staat het u niet vrij om ongevraagd naam-adres en aankoop gegevens van een consument door te geven aan een derde, ook al is dit de leverancier van die apparatuur. Daarom raden wij u aan in het voorblad van offerte of order een passage hierover op te nemen. Als voorbeeld: De garantievoorwaarden van bepaalde apparatuurmerken vereisen dat u zich registreert bij de fabrikant. Omdat wij u hierbij graag van dienst zijn voeren wij deze registratie automatisch voor u uit voor de merken Atag, Etna en Pelgrim. Hierbij geven wij uw naam en adres door, alsmede welke apparaten op welke datum aan u zijn geleverd. Mocht u hier geen prijs op stellen, laat dit dan a.u.b. aan ons weten, zodat wij uw gegevens niet doorgeven. In dat geval raden we u aan wel zelf de registratie uit te voeren, omdat de verlengde garantietermijn anders niet geldt.

15.8 • • • • • •

15.9

Welke gegevens worden meegestuurd? Datum verzending Uw debiteurennummer (identificatie afzender) Installatiedatum (i.v.m. ingangsdatum garantie. Hiervoor kiezen we in volgorde van aanwezigheid: Opleverdatum, Montagedatum of Afleverdatum.) Naam en adresgegevens van de klant, inclusief evt. e-mail adres, maar zónder telefoonnummers Het ordernummer van de fabrikant waarop het artikel geleverd is De artikelinformatie (artikelcode, aantal, ean-code)

De wijze van verzenden

Dit gebeurt geheel automatisch door de server. Hiervoor wordt dus niet uw eigen mail programma op uw werkplek gebruikt. Hierdoor ziet u de verzonden mails ook niet verschijnen in uw 'verzonden' map van uw mail programma.

15.10

Controle van verzending

In het scherm Orderinformatie op het tabblad Algemeen kunt u nagaan of en aan welke leveranciers een garantieregistratie mail is verzonden.


16 De tekstverwerker 16.1

Invoegen leveranciers adressen

Er is een optie toegevoegd om wanneer u een brief aan een leverancier schrijft automatisch de adresgegevens uit het scherm ‘Leveranciersgegevens’ in te kunnen vullen. U vindt de optie onder ‘Invoegen-Leveranciersgegevens’. U kunt na het invoegen van het leveranciersadres uiteraard ook nog alle klantgebonden @codes gebruiken en mengen met de gegevens uit een order.

16.2

e-mail verzenden vanuit de tekstverwerker

Er kan nu rechtstreeks vanuit de tekstverwerker worden gemaild. Deze optie vindt u in het afdrukscherm. (De knop e-mail, links van de knop Afdrukken). Deze functie maakt gebruik van het e-mail programma dat op uw werkplek aanwezig is.


17 Module voorraad 17.1

Bestelsuggestie per artikel instellen

In het voorraadprogramma kan nu per artikel worden ingesteld of u hiervoor een bestelsuggestie wilt krijgen wanneer de voorraad onder het ingestelde minimum zakt. U vindt de optie in het scherm ‘Beheer voorraad’. De automatische bestelmemo en het scherm ‘Bestellen voorraad’ zullen geen aantal te bestellen voor deze artikelen meer aangeven als u deze optie aanzet.

17.2

Actie artikelen in de voorraad module

17.2.1 Doel Bij gebruik van de voorraadmodule in combinatie met KIMS/SIMS is er een mogelijkheid toegevoegd om te werken met actie artikelen. Actie artikelen zijn artikelen waarvan een bepaalde (rest)partij gekocht wordt tegen een speciale prijs. Zolang er nog voorraad in deze partij is mogen deze artikelen tegen een speciale actieprijs worden verkocht en aangeboden. Maar zodra de partij op is kan dit niet meer. Ze kunnen niet voor die actieprijs worden bijbesteld. Om dit gemakkelijk mogelijk te maken zijn hier speciale aanpassingen gemaakt. Tijdens het maken van de offerte is bijvoorbeeld al te zien welke artikelen actie artikelen zijn en zal het systeem bij de margecontrole rekening houden met de speciale actie-inkoop. Een principieel aandachtspunt is het gegeven dat een artikel voor een actieprijs in meerdere offertes kan worden gezet, terwijl de voorraad wellicht nog beperkt is. Als er nog één actie artikel is, en u neemt dit in drie offertes op, dan is er uiteindelijk slechts één klant die dit laatste artikel voor de actieprijs kan krijgen. Bij het openen van een offerte (en het tot order maken) controleert het systeem dit en geeft zonodig een melding als dit artikel er niet meer tegen actiecondities is. Dat betekent overigens ook dat we zo'n actie artikel al bij het tot order maken reserveren in de voorraad (terwijl dit normaal pas bij bestellen gebeurt). Als we dit niet al bij het tot order maken zouden reserveren, zou het mogelijk zijn dat op het moment van bestellen het actieartikel al weg is.


17.2.2 Instellen In beheer voorraad artikelen maakt u op normale wijze een voorraad artikel aan. Daarbij gebruikt u de extra opties:

Actie artikel. Kruis deze optie aan om er een actie artikel van te maken. Dit heeft tot gevolg dat een aantal andere opties grijs worden (partij bewaken en uitloop zijn niet meer te kiezen; overigens is een actie artikel al automatisch een uitloop artikel). Te gebruiken inkoop voor voorcalculatie. Hier kunt u optioneel een prijs inzetten die u wilt gebruiken voor de voorcalculatie. Dit is de prijs per stuk die u binnen deze partij betaalt. Als u dit niet invult wordt de standaard inkoopprijs gehanteerd, uit beheer inkoopcondities. In feite zou u ook daar een uitzonderingsinkoop kunnen instellen, maar het is praktischer om dat hier te doen, omdat het systeem dan automatisch weet dat deze speciale inkoopprijs geldt, zolang er nog voorraad van deze actiepartij is. Alleen verkoop vanuit voorraad. Als u deze optie aankruist dan geeft u daarmee aan dat zodra deze partij op is, u dit artikel niet langer wilt aanbieden/verkopen. Het gevolg daarvan is dat zodra de partij op is dit artikel verdwijnt uit de keuzelijstjes zodat het niet meer te kiezen is. Een offerte waar zo'n artikel nog in staat kunt u niet meer tot order maken en ook niet bestellen als er zo'n actie artikel in staat waarvan inmiddels geen voorraad meer is. Als u deze optie niet aanvinkt, kunt u het artikel, als de partij op is, wél blijven verkopen, maar zal het, gewoon bij de leverancier worden besteld tegen normale condities. 17.2.3 • •

•

Gevolgen / werking Een actie artikel is bij het maken van een offerte herkenbaar, doordat het automatisch een voorkeursartikel wordt in de keuzelijstjes (groene achtergrondkleur) Een actie artikel wordt al bij het tot order maken gereserveerd uit de eigen voorraad (terwijl dit normaal pas bij bestellen gebeurt), om te voorkomen dat het actie artikel door een andere order wordt gereserveerd Bij de margebewaking wordt gerekend met het bedrag dat is ingesteld bij 'Te gebruiken inkoop voor VC', zolang er voldoende voorraad is. Stel dat er nog twee


•

artikelen op voorraad zijn en u zet er vier in de offerte, dan wordt alleen voor de eerste twee de actieprijs gehanteerd bij het bepalen van de marge. Bij het binnen melden van het actie-artikel wordt het artikel uit de voorraad gehaald en naar de order geplaatst. Dát is het moment dat de inkoopprijs definitief wordt vastgelegd, op basis van wat er daadwerkelijk voor dat artikel in de betreffende partij is betaald (zoals ingevoerd in de voorraadmodule). Dit is het normale gedrag van de voorraadmodule, waarbij de daadwerkelijke inkoopprijs wordt vastgelegd aan de hand van het 'first-in - first-out' principe). De eventuele ingevulde 'Te gebruiken voor inkoop voor VC' waarde heeft hier dus geen invloed op. Deze dient alleen voor de voorcalculatie. Door deze twee waarden te scheiden kunt u zelf bepalen welk deel van het voordeel u aan de consument wilt gunnen.

18 Module Agenda In de agenda vindt u een actuele handleiding. Daarom noemen we hier alleen in het kort de vernieuwingen van het laatste jaar. •

Meer mogelijkheden voor de breedte van de weergave van zaterdag en zondag

•

Mogelijkheid om een beginpunt voor de route in te geven bij de routeplanning weergave.

•

Mogelijkheid om de agenda groter te maken, ook in de weekweergave

•

Tussenscherm van service planning uitgebreid met de weergave van het verwachte aantal uren en de mogelijkheid dat aantal uren over te nemen

19 Module tegels 19.1

Nieuwe verwijscode tegelkasten

Er is een nieuwe verwijscode in de query en andere schermen beschikbaar, namelijk @1169. Deze code geeft de kastcode waarin een tegel zich op dit moment bevindt. Aangezien dit een gegeven betreft van een artikel uit een order, kunt u deze alleen gebruiken bij queries op artikelniveau (in Query-Pro). Met deze code kunt u vanuit de Query-Pro bijvoorbeeld een lijst kunnen halen met ‘omzet per tegelkast’.


20 Module DIMS 20.1

Takenoverzicht uitgebreid

Het scherm ‘Taken overzicht’ in DIMS biedt nu ook de mogelijkheid om één of alle gebruikers te selecteren. Tevens wordt in het overzicht vermeld welk documenttype aan de taak hangt.

20.2

Afhandeling overgedragen taken aangepast

Wanneer u in de taaklijst een taak wilt afhandelen, die u eerder door een ander hebt laten behandelen en waarbij u nog op het resultaat wacht, krijgt u daar nu een melding over. In feite moet u zo’n taak niet afhandelen, omdat u nog op resultaat van iemand anders wacht. Als u zo’n taak toch afhandelt, dan vervalt daarmee gelijk ook de behandeltaak van de andere persoon. Omdat deze werkwijze in de praktijk niet altijd voor iedereen duidelijk was komt er nu een extra vraag of het inderdaad wel de bedoeling is om die taak af te handelen.

20.3

Performance verbeteringen

Het opstarten van de DIMS viewer is aanzienlijk sneller gemaakt en ook het werken met lange taaklijsten, dat aanvankelijk voor vertraging bij het opbouwen van de lijst kon zorgen, is nu veel sneller geworden.

20.4

DIMS direct openen vanuit de order

Wanneer in DIMS aan een order documenten zijn toegevoegd, kan vanuit de orderinvoerschermen met de toetsencombinatie de order in DIMS worden geopend, zodat alle documenten die betrekking hebben op de order direct raadpleegbaar zijn. U vindt de optie ook in de menubalk onder de keuze ‘navigatie’.

20.5

Tijdsduur voor automatisch afsluiten van de viewer

De DIMS-Viewer wordt automatisch na 20 minuten niet gebruiken afgesloten, om te voorkomen dat mensen nodeloos een licentie in gebruik houden. Deze tijdsduur is nu instelbaar gemaakt in het scherm ‘Instellingen -> Preferenties -> Diverse’, tabblad DIMSuitgebreid. Het minimum aantal minuten waarna zal worden afgesloten bedraagt 20. Het instellen van een lagere waarde zal het pakket niet eerder doen afsluiten. Door een lange waarde in te voeren kunt u hiermee het automatisch afsluiten uit zetten.

20.6

Automatische importfilters voor e-mails en documenten

Er is een nieuwe functie gemaakt waarmee u de automatische herkenning van e-mails (op basis van afzender en subject) of van elektronische documenten (op basis van bestandsnaam) gedetailleerd kunt inrichten. Hierdoor kunnen bijv. e-mails met orderbevestigingen automatisch bij het juiste dossier worden opgeslagen. Hierover is een aparte handleiding beschikbaar. Deze handleiding vindt u direct wanneer u op de toets drukt in het scherm DIMS | Instellingen | Importfilters.


21 Module Montage Met de functie Instellingen | Lay-outs en teksten | Tussenkopjes kunt u tussenkopjes definiëren, o.a. voor montage. Bijzonder bij montage tussenkopjes is dat u er ook direct montage-artikelen aan kunt koppelen. Op die manier kunt u standaardsets van handelingen gemakkelijk in één keer in de offerte plaatsen. Nieuw is dat de volgorde van de gekoppelde montage-handelingen nu gemakkelijk te wijzigen is. U kunt op deze manier ook later nog handelingen tussenvoegen. Hiertoe gebruikt u de pijltjes naar boven en beneden naast de lijst met gekoppelde artikelen.

22 Module projecten Het loskoppelen van een offerte/order van z’n project was altijd relatief lastig. Dit is nu een gewone procedure geworden. U mag voortaan gewoon het projectnummer verwijderen uit het eerste scherm van de offerte/order. Daarna is de offerte/order niet langer een projectofferte/order.


23 Module Telefonie-integratie Bij KIMS/SIMS 8.4 is een module voor integratie met de telefonie beschikbaar. Deze module wordt standaard meegeleverd met de Enterprise editie, en is optioneel verkrijgbaar voor de andere edities, met uitzondering van de Compact editie. De module vereist een telefooncentrale die via het netwerk benaderd kan worden met behulp van het TAPI-2 of TAPI-3 protocol. Veel telefooncentrales ondersteunen dit. De integratie werkt twee kanten op: •

Nummerherkenning Als uw telefoon gaat verschijnt automatisch op het beeldscherm een ‘popup’ met de naam van de beller en aanklikbare vermelding van z’n recente orders/offertes. Op die manier kunt u zeer snel de relevantie order of orderinformatie openen.

•

Automatisch nummer draaien Op vrijwel alle plaatsen in KIMS/SIMS waar een telefoonnummer staat vermeld, komt er een klein knopje naast te staan. Door op dat knopje te drukken wordt automatisch dat telefoonnummer gedraaid voor uw toestel.

Wanneer u deze module wilt gebruiken neem dan even contact op met de helpdesk. U ontvangt de handleiding van deze module en een nieuwe activeringscode.


SIMS versie 8.4

Recommend Documents