Simone Kortekaas Hoofd Collectie- & Informatiemanagement Wageningen UR Library
OCLC Contactdag • 15 oktober 2015
UKB in 2015 Simone Kortekaas Hoofd Collectie- & Informatiemanagement Wageningen UR Library
UKB
• licensing • open access! • benchmarking • skills development • innovating the national information infrastructure
205
UKB, agenda 2015 •
National information infrastructure (GII)
•
Purchasing scientific information
•
Digitizing collections
•
Sustainable access to collections
•
Promoting open access
•
National repository infrastructure
•
The Embedded Library
•
Research data management
•
Discovery tools
•
Academic skills
•
New competences
•
Measuring impact
206
Transitie naar WorldShare
Managementsamenvatting
van GGC, NCC/IBL en PiCarta naar vergelijkbare en uitgebreidere dienstverlening op het WorldShare Platform van OCLC
Waarom?
Waarom? 1. aansluiting met klanten 2. ketenautomatisering 3. platform voor innovatie
Web of Science Scopus PubMed
4. kostenbesparing
Google (Scholar) WorldCat DISCOVERY
CONTENT
read/publish
search/find
use/contribute buy
collaborate/share
Amazon, Bol
Data
MyExperiment Researchgate Mendeley Blogs
Ketenautomatisering • metadatabeheer o FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records) o FAST (Faceted Application of Subject Terminology) o VIAF (Virtual International Authority File)
• collectiebeheer • licentiebeheer o WorldCat knowledge base (WCKB)
• leveranciersbeheer
Innovatie • linked (open) data • gebruik van API’s • Google, Wikipedia, etc. • van MARC21 naar BIBFRAME? • digitaliseringsregister
Hoe?
Transitieproject 12 UB’s KB OCLC •
2 pakketten 1.
A – Basis catalogiseren op Worldshare platform NCC als virtuele collectie in WorldCat open standaarden voor maximale flexibiliteit overgang naar Worldshare ILL
2.
B – Optioneel link resolver (knowledge base) WorldCat Local (Discovery) licentiemanagement acquisitiemanagement (ERM) aansluiting via SURF-conext
2 fases o voorbereiding o implementatie (‘bouwstroom’)
+ proefproject WorldCat Knowledge Base i.s.m. SURFmarket
Fase 1: voorbereidingen 1. Analyse huidige WorldCat / WorldShare diensten 2. Analyse OCLC Roadmap 3. Analyse lokale en nationale systemen 4. Opstellen business case voor samenwerking 5. Harmonisatie en standaardisatie 6. IT-architectuur opstellen 7. Project-roadmap & -mijlpalen vaststellen
Platform
Architectuur
UKB to WorldShare Platform
Architectuur – Contract-componenten Nationale catalogus
Wereldcatalogus Collectio n Manager
GGC NCC/IBL
WinIBW WebCat
WorldCa t
Connexion Record Manager
Discovery WorldCa t Local Primo LBS
Summo n Aleph
WCKB
Discover, other
V-Smart
New PiCarta experience
WMS
ILS The world’s libraries. Connected.
...
SFX 360 Link, other
Knowledge Base / Link resolver
WMS / WCL LBS / WCL
LBS / Summon LBS / Primo Aleph / Primo
Aleph / Discover VSmart / Primo local / Primo
Fase 2: implementatie Metadata- & collectiemanagement • •
gezamenlijke diensten inrichten training (MARC21, RDA, Record Manager)
Overstap naar Worldshare per UKB-partner • • •
afstemming met lokale projecten lokale functionaliteit en diensten testen van de GGC-conversie(s)
Uitleen / ILL • •
lokale zoeksystemen aanpassen gezamenlijke migratie naar Worldshare ILL
Complexiteit
Wat ons bezig houdt lokale verschillen • •
diensten systemen (zoekmachines, link resolver, knowledge base)
•
ORCID) •
thesauri
•
niet alle leveranciers (al) op het
moving target, moving base: lokale projecten GGC - WorldCat • •
conversie synchronisatie
auteursnummers (DAI, ISNI,
platform •
functionaliteit van Worldshare ILL
•
gevolgen voor openbare bibliotheken
Waar staan we?
Documenten
Planning
Masterclass: Managing change at the speed of technological transformation Mary Sauer-Games Hubert Krekels Ton van Vlimmeren
Omdat kennis gedeeld moet worden: Ervaringen van uw collega’s TU Delft gaat over naar WorldShare Management Services (Frits van Latum) Innovatie bij Openbare Bibliotheken (Peter Kok) WorldShare e-Services bij de Radboud Universiteit Nijmegen (Gerard Bierens & Harm Derks)
15:30 – 16:45 uur | Pandora
15:30 – 16:45 uur | Hertz
Ervaringen bij OCLC: Stand van zaken E-content voor Nederlandse bibliotheken (Ellen Hartman) De SURFmarket-OCLC pilot voor het UKB (John Janssen & Pim Slot) In stappen naar WMS (Nander Lankhorst) Metadata-update: IBL, GII en metadatamanagement (Daniël van Spanje) 15:30 – 16:45 uur | Cloud Nine
Omdat kennis gedeeld moet worden
Ervaringen van uw collega’s SM
Frits van Latum Manager Library Innovation TU Delft Library
OCLC Contactdag 15 oktober 2015
TU Delft gaat over naar WorldShare Management Services Frits van Latum Projectmanager TU Delft Library
TU DELFT LIBRARY
Context • Primaire doelgroep: TU Delft • bijna 20.000 studenten en ongeveer 5.000 medewerkers (3.000 onderzoekers en docenten)
• Faculteiten: • Bouwkunde - Industrieel Ontwerp - Civiele Techniek - 3ME Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica - Lucht- en ruimtevaart Technische Natuurwetenschappen - Techniek, Beleid en Management
• Secundaire doelgroep • “Technisch Wetenschappelijk Nederland”: instellingen, bedrijven, individuele externe klanten
TU Delft Library • Bibliotheek • ~100 fte* • centrale Bibliotheek, faculteitsbibliotheek Bouwkunde, studieruimte faculteit Civiele Techniek (geen balie, uitleenautomaat)
• Collecties • bijna 1.000.000 publicaties in open opstelling en magazijn • 46.000 digitale objecten in repositories • 6.550 research data sets • e-books • e-journals
Tools • tot 6 juli 2015 • • • • •
Discover voor eindgebruikers (eigen ontwikkeling) Aleph: traditioneel materiaal, SFX, Docutrans van EX Libris VSources: in samenwerking met TU Eindhoven (e-resources) Excel sheets, SharePoint (e-resources) Docutrans: kopie leverantie en IBL (eigen ontwikkeling)
• na 6 juli 2015 • WorldCat Discovery • WMS • (Docutrans tot eind 2016)
WAT HOE WAAROM
Wat, hoe … • Wat: een multi-tenant cloud systeem met unified resource management • in 2013 • (UKB contract met OCLC over vervanging GGC en NCC/IBL door “WorldShare Platform”)
• Hoe: Europese aanbesteding • in 2014 • “echte keuze”, contract voor 5 jaar met optie voor verlenging voor nog eens 5 jaar • OCLC winnaar van de aanbesteding
… en waarom? • kostenreductie • hardware, software licenties, beheer
• (aanzienlijke) efficiency verbetering op termijn • door delen van data, keten automatisering
• betere dienstverlening voor klanten, en: • discovery: veel meer publicaties toegankelijk
• beter uitgangspunt voor innovatie
Efficiency
IMPLEMENTATIE
Implementatie • Project “Implementatie Clouddiensten Library” • • • • • •
december 2014: projectplan januari – juni 2015: uitvoering 2, 3, en 4 juli: transitie 6 juli: Live! 15 augustus: start communicatie studenten en medewerkers september – oktober 2015: afronding
Implementatie • Aanpak • gezamenlijk project van Library, SSC ICT en OCLC • projectleider en stuurgroep • projectteam met deelprojectleiders voor: functionaliteit, dataconversie, ICT (koppelingen), testcoördinator, opleidingen, communicatie, werkzaamheden OCLC, en niet te vergeten: projectsecretaris • early adopters en (interne) communicatie • fasering: ontwerp – inrichting, conversie, koppelingen – tests – trainingen – live – afronding • professionele project-werkomgeving, wekelijks overleg
Conversie •
(alleen) Fysiek materiaal • titelbeschrijvingen – in het kader van UKB Project – via GGC naar WorldCat, zo ook holdings/ites • nieuwe upload uit Aleph naar GGC was noodzakelijk
•
E-resources • via aanzetten/aanmaken collecties (e-journals en e-books, pakketten)
•
Transacties • • • •
“nullevering” van studenten/medewerkers uit IDM systeem externe leners leentransacties en boetes (niet: besteltransacties)
Inrichting • Grotere veranderingen
•
• e-resource management (++) • shared databases (++) • klantgroepen en uitleenreglement (+/-) • discovery: van 2M naar 2.000M (++) • EZProxy (++) • websites Kleinere veranderingen • plaatsing fysiek materiaal • werkwijze in magazijn • …
Inrichting • De meeste aandacht gaat naar: omgang met externe klanten en fysiek materiaal • Wat blijft hetzelfde • IBL en kopie leverantie
• Afrondingsfase • afschaffing IP authenticatie • koppeling met bestelsysteem TU Delft
• Eind 2016 • IBL wordt ILL • integratie Docutrans in WMS
Koppelingen • Identity Management • studenten en medewerkers: netid en campuskaart • externen aangesloten bij SURF: Surf Conext • overige externen: Onegini (OpenID via Surf Conext)
• Financiële systemen • “toekomstig verzoek”: koppeling met besteladministratie • “change”: wordt gerealiseerd in de komende maanden
• Websites • “bronnengids” gemigreerd naar CMS • attenderingslijsten in Discover omgezet naar WorldCat Discovery
Live gang • Draaiboek • ~ 70 activiteiten in een periode van 2 maanden • omzetten zoekbox op de website, mails naar externe klanten, aanzetten redirect openURL resolver, uitzetten inloggen op Discover, mededelingen op websites, laatste conversie leengegevens, conversie boetes, lendomaten, etc, etc
• Transitieteam • • • •
transitie, inclusief laatste conversies, in 2 dagen projectteam & Ask your Library+ vast “hoofdkwartier” eerste week na live gang iedere dag standup meeting
Lessons learned • WMS voldoet aan de verwachtingen • Implementatie in 6 maanden kan • professioneel project management is voorwaarde • dankzij inzet OCLC • en inzet ICT (koppelingen) en medewerkers Library
• In- en externe communicatie • is van groot belang, gedurende alle fases van het project
Lessons learned • Circulation • balie heeft in de eerste periode veel extra werk
• E-resource management • tweede ronde nodig om licentie-management, collection management en acquisitions (in samenhang) op orde te krijgen
• Bij een dergelijk project komt de hele organisatie aan de orde • Workflows worden in vervolgproject, nadat voldoende ervaring met WMS is opgebouwd, opnieuw bekeken en vastgelegd
INNOVATIE
Innovatie
linked data
• WMS vormt een basis voor innovatie… • Kopie levering • is nogal “vorige eeuw” • het gaat om toegang tot wetenschappelijke informatie
• Attendering & Aanwinsten • was in Delft gebaseerd op lokale classificatiecodes (is nog uitgebreid naar e-books) • maar is onhoudbaar in WorldCat • hoe gaat attendering eruitzien, gebaseerd op WorldCat Discovery (en waarschijnlijk meer) ⇒ vervolgproject
Dank voor uw aandacht Frits van Latum Projectmanager TU Delft Library
Peter Kok Directeur/bestuurder De Bibliotheek Midden-Brabant
OCLC Contactdag 15 oktober 2015
Innovatie bij openbare bibliotheken Peter Kok Directeur/bestuurder De Bibliotheek Midden-Brabant
De Bibliotheek Midden-Brabant
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
Leesontwikkeling
Lees- en taalvaardigheid
Digitale vaardigheden
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
Schrijftalent
Singer/Songwriter talent
Digitaal talent
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
De Kennismakerij
Knetters
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
Het Digilab
Het schrijfatelier
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
Collectie ≠ Boeken
De Kenniscloud
Wij maken de wereld van mensen groter…
Podium
Werkplaats Kennis en verhalen
Collectie
wijk - dorp - stad
Ontdek de Spoorzone
De LocHal
Gerard Bierens Overall WorldShare projectmanager Radboud Universiteit Nijmegen
Harm Derks Teamleider eResources & Licence Management Radboud Universiteit Nijmegen
Project WorldShare Transitie bij Universiteitsbibliotheek Radboud Universiteit
Gerard Bierens & Harm Derks Universiteitsbibliotheek Afdeling Content en Metadata Management
OCLC Contactdag 2015
15-10-2015
van
GGC / LBS
naar
WorldShare / WMS
Lokaal WorldShare project bij UB Nijmegen Gefaseerde aanpak • Fase 1: Implementatie WorldCat knowledge base en Discoverytool • Fase 2: Implementatie WorldShare eServices, EZproxy en License Manager • Fase 3: implementatie Record Manager (catalogiseren in WorldCat) & overstap LBS > WMS.
• Voorafgaand / voorwaardelijk: migratietrajecten voor EZproxy, SFX, LBS en JasperReports
Roadmap in grote lijnen • Januari 2015 beginnen met het vullen van de WorldCat Knowledgebase, met behulp van Collection Manager. • Medio juli 2015 over naar de Discoverytool WorldCat Discovery Services. • In tweede helft 2015 implementatie hosted EZproxy en WorldShare Licence Manager. • Vanaf eind 2015 starten met transitie naar catalogiseren in WorldCat, met Marc21 en Record Manager. • UB Nijmegen is voornemens om in aansluiting daarop in 2016 volledig naar WMS over te stappen. Let wel: in grote mate afhankelijk van het tempo in het landelijke UKB project!
Fase 1: Project Implementatie WorldCat knowledge base en Discovery zoekmachine Begin 2015 van start, in september afgerond. Projectdoelen: • SFX vervangen door WorldCat knowledge base • Discovery zoekmachine Summon (RUQuest) vervangen door WorldCat Discovery Services
Voorafgaand • In maart 2015 heeft de bibliotheek van de Radboud Universiteit gekozen voor WorldShare eServices voor het beheer van haar elektronische bronnen, bovenop het ‘UKB standaard pakket’ voor de migratie naar het WorldShare Platform • Achterliggend idee: met eServices we de systemen en processen vereenvoudigen die nodig zijn om elektronische materialen sneller aan hun gebruikers te leveren, ongeacht waar de bibliotheekgebruikers hun zoektocht beginnen • Beoogd resultaat: Bibliotheek binnenstebuiten keren; gebruikers niet meer in de bibliotheekomgeving laten beginnen, maar eindigen
Historie • 2003: implementatie SFX Knowledge Base en Link Resolver • 2012: Overgang 360 Suite van ProQuest. Niet tevreden workaround SFX / GGC achterstand • Requirements KB (werkgroep) - geaccordeerd door OHB • Application Profile Collection Manager • 2014: lancering WorldShare Platform: besluit vervanging 360 Suite door OCLC Link Resolver i.c.m. eServices (o.a. Discovery) • Gefaseerde transitie naar het WorldShare Platform: Fase1: eServices; Fase 2: RecordManager; Fase 3: WMS (intentie) met optie Big Bang
OCLC knowledge base • Grote (kwalitatief) groeiende knowledge base • eContent beheer (eJournals / eBooks). Over een oplossing voor databases wordt nagedacht • Vanuit SFX (geautomatiseerd) ingelezen. Controle • Bij voorkeur global collections. Onderhoud collecties: OCLC i.s.m. Leveranciers (bijv. SURF) • Bijwerken collecties (o.a. toevoegen content via geautomatiseerde feeds vb JSTOR / Ebrary) • Standaardisering in aanlevering kwalitatieve goede metadata (KBART); uitgevers sterk adviseren (onderdeel verwervingsproces). Standaardisering van titellijsten die matcht met inhoud (collecties) KB
Meerwaarde OCLC KB • Efficiëntie: van het bijhouden van 3 KB’s (SFX / Summon / OCLC) naar 1 systeem • SURFdeals opgenomen als collecties • Streven naar geen lokale collecties (onderhoud komt dan nl bij bibliotheken te liggen) • Global KB als integraal onderdeel WorldShare Platform • Gemeenschappelijke verantwoording / idee van collectiviteit • Link resolver maakt integraal onderdeel uit van de collectie management modules • Minder complex voor zowel gebruikers als Back Office
Transitiefase • Implementeer eerst EZproxy en zorg ervoor dat het bij alle leveranciers / uitgevers goed geregistreerd staat. Testfase • Aansluiting Overige Campus systemen • Impactanalyse vervanging SFX uitgevoerd In 3 fases: - initiële vulling; op basis van kwantiteit (scoren >90%) SFX als basis (vanaf april / mei 2015) - coverage aanpassen (?) - vulling als weerspiegeling Licenties (implementatie LicenseManager) Bèta-versie vanaf 1 / 7 2015 Ombouwen website (urls / libguides (centrale links) / ELO’s • RU test Discovery en Link Resolver (intern en extern): resultaten overwegend positief. Geen showstoppers. • Vanaf 1 september 2015 live
Aanbevelingen • Landelijk organiseren. Gemeenschappelijke criteria, al in het vroegste stadium van acquisitie. Beleid hierop ontwikkelen • Werkgroep / maillijst Gemeenschappelijk ontsluiten en bijwerken hiaten KB (bijv. Kluwer) • Coöperatief beheer knowledge base • Benchmark koppelen aan WorldShare Platform (KB voor eMedia) • OCLC: sync mechanisme WorldCat met GGC!
