Siesele 4t Kermis september 2013 Informatiebrochure

Siesele 4t Kermis

16 - 22 september 2013

Informatiebrochure

DAVOS DAMME VOLLEY vzw Oude Dosweg 4, 8340 Sijsele-Damme Bank BE29 7380 2925 9464 Btw

BE 0821.772.122

Web www.davosvolley.be

Geachte ondernemer,

Vorig jaar werd Siesele 4t een groot succes met diverse activiteiten, een handelsbeurs, modeshows, wielerwedstrijden, Radio Omroep Sijsele (ROS ) enz. Met enkele wijzigingen en aanvullingen wordt het programma van vorig jaar dan ook behouden. Een deelname aan onze organisatie kan enkel je handelszaak ten goede komen. In deze brochure vindt u, voor uw deelname, alle nodige informatie plus een reglement van inwendige orde. .

De stuurgroep van Davos Damme Volley vzw. ♠ Voorzitter :

Vandycke Arlette, Burggraafstraat 20, 8310 Sint-Kruis-Brugge Tel. 050 68 06 33 Gsm. 0473 53 04 02 E-mail: [email protected]

♠ Secretariaat: Algemene coördinatie

Depickere Rony, Oude Dosweg 4, 8340 Sijsele-Damme Tel. 050 37 10 70 Gsm. 0495 47 17 68 E-mail: [email protected]

♠ Financieel beheerder: Algemene coördinatie

Staelens Camiel, Esdoornstraat 8, 8020 Oostkamp Tel. 050 35 24 06 Gsm. 0496 21 80 24 E-mail: [email protected]

♠ Bestuurslid:

Henneco Els, Legeweg, 17, 8340 Moerkerke-Damme

Tel. 050 50 18 68

Gsm: 0476/35.44;86

E-mail: [email protected] ♠ Bestuurslid:

Van Quathem Maaike, Wingene Stwg, 39, 8730 Beernem Gsm: 0499 42 45 69 E-mail: [email protected]

♠ Medewerkers

Hilde Hoste, Katrien Versluys, Gino Vandenbossche, Franky Bourguignon, Chris Neyt, Jean-Pierre Defour, Christoph Blondeel

www.davosvolley.be,

www.siesele4t.be

www.handelsbeurssijsele.be

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Davos Damme Volley vzw 2 Siesele 4t, Handels- en bedrijvenbeurs 2013

DEEL A: Algemene inlichtingen. 1. Inrichting en organisatie. 1.1.

Inrichting: Davos Damme Volley vzw.

1.2.

Adviserende medewerkers namens de standhouders: Peters Vic Kneukelstraat 9, 8730 Oedelem-Beernem Tel. 050 79 03 02 Gsm. 0475 60 88 18 E-mail: [email protected] PC – Matic bvba, Dorpsstraat, 49, 8340 Sijsele Tel 050/704413 - website pc-matic.be E-mail: [email protected]

1.3.

Plaats van de Handels- en bierbeurs Gemeentelijke turnzaal (gps : kloosterstraat, 6, ) Lindeplein, Sijsele-Damme Tel. 050 35 60 01

2. Openingsuren. ( zie programma pag. 8 ) 3. Première Handelsbeurs. VRIJDAG 20 SEPTEMBER vanaf 19 u 30 De openingsavond van de beurs, de première, wordt volledig georganiseerd door het bestuur van Davos Damme Volley. Zij zorgen voor het uitnodigingen van: de officiële genodigden, de sponsors van Davos, alle leden, de vaste medewerkers, … Hapjes en drankjes worden voorzien. Een kort officieel openingswoordje wordt gehouden. Om toegang te verkrijgen is het meebrengen van je uitnodiging absoluut noodzakelijk. Nadien is iedereen van harte welkom in de cafetaria of streekbieren bar om nog wat na te kaarten en te genieten van hits en ambiancemuziek. 4. Nocturne Handelsbeurs. ZATERDAG 21 SEPTEMBER vanaf 17 u 00 Deze avond staat volledig in het teken van de standhouders. In onderling overleg organiseren zij deze avond en het staat hun vrij iedereen, gratis, uit te nodigen wie zij wensen. Het aanbieden van hapjes en drank gebeurt in samenwerking met de organisatoren volgens een vooropgesteld plan en budget. Belangrijk: De uitnodigingen voor deze nocturne worden gemaakt door Davos en gepersonaliseerd met de firmanaam van de standhouders. Dit om deze uitnodigingen een persoonlijk karakter te geven. Het aantal uitnodigingen per standhouder is onbeperkt met dien verstande dat de standhouder enkel het aantal nodige uitnodigingen bestelt bij Davos. Om toegang te verkrijgen is het meebrengen van deze uitnodiging absoluut noodzakelijk.


4. Opbouw en afbraak. a. De voorbereidende werken in de zaal zullen gebeuren door de inrichters vanaf dinsdag 17 sept. Vanaf woensdagavond 18 september om 18 uur tot 24 uur zal de beursruimte toegankelijk zijn voor de opbouw van de standen. Op donderdag is de beursruimte toegankelijk van 8 uur tot 24 uur b. Vrijdag 20 september is de zaal doorlopend open van 8 uur tot 17 uur. Daarna gaat de zaal dicht tot de opening voor een grondige checkup, het onderhoud van de gangen en de plaatsing van de beplanting. c. Toegang: De toegang voor de opbouw, in de zaal, gebeurt uitsluitend door de poort in de berging en de 2 nooddeuren. Hou deze laatste steeds vrij! Zwaardere stukken voor de beurs kunnen best geleverd worden vanaf de donderdagvoormiddag zodat ’s namiddags en de vrijdag geen file van vrachtwagens onstaat langs de beperkte toegangswegen. Let op: op donderdag, vrijdag en maandagvoormiddag kan er veel passage zijn van kinderen want beide scholen gebruiken ook het terrein. d. Onderhoud: De standhouders worden gevraagd op de openingsavond het stukje gang voor hun eigen stand te stofzuigen VOOR 17 uur. Eveneens vragen we vlak voor de opening op zaterdag en zondag ook nog eens een klein onderhoud te doen. Met dank. e. Afbraak: Deze kan starten na de sluiting van de beurs op zondagavond. Gelieve niet te beginnen met de afbraak voor 20 uur. Hou de toegangswegen vrij a.u.b. Zwaardere stukken pas de maandagvoormiddag laten weghalen. De zaal moet vrij zijn de maandagmiddag om 13 uur. Dit is een afspraak met de onderhoudsploeg van de stad Damme. 6. Voorzieningen. a. Electriciteit: Deze wordt door de organisatie tot op elke stand voorzien. Verdere installatie is voor de standhouder zelf en hij/zij zorgt ervoor dat deze voldoet aan de geldende normen. Dit omvat onder andere dat elke standhouder geacht wordt aan het aftakpunt de nodige zekeringenen en verliesstroomschakelaar te voorzien. Er is een ruim en voldoende verdeelnet voorzien in de zaal door middel van een stroomgenerator. De kosten voor het verbruik zijn inbegrepen in het standgeld. Aangezien de stroomgenerator pas de vrijdagnamiddag geleverd wordt zullen enkele aftakpunten voorzien worden om uw verlichting en installatie te testen. b. Water: Gebruik van verwarmd en stilstaand water op de stand is verboden (dit ter preventie van infecties en andere ziekten). c. Geluidsinstallatie: De Sabamregeling hiervoor is ten laste van de inrichters. Ook de Billijke Vergoeding is ten laste van de inrichters. d. Verwarming: Gebruik van verwarmingstoestellen bij demonstraties: normen qua verluchting en afvoer van verbrandingsgassen dienen gevolgd te worden. e. Toiletten: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Davos Damme Volley vzw 4 Siesele 4t, Handels- en bedrijvenbeurs 2013

Vaste toiletten zijn voorzien in de inkomhal van de zaal. 7. Publiciteit. De publiciteit voor de beurs start voor de organisatie begin augustus. Ook dit jaar gaan we verder met de heel uitgebreide publiciteit meegefinancierd door alle deelnemers. a. Plooifolder: Zeer opvallende boekje qua formaat, indeling en in 4 kleurendruk. Deze wordt in een oplage van 5.000 exemplaren gedrukt en als volgt verspreid: alle postbussen in Groot Damme 4.500 alle postbussen in Maldegem-Donk 500 b. Extra publiciteit 2013 1. De verspreiding van 12.000 bedrukte broodzakken, met het hoofdprogramma van Siesele 4t in de bakkerijen van Damme en omstreken. 2. De verspreiding van 5.000 tweezijdig bedrukte bierviltjes met reclame voor de diverse onderdelen van de Sijseelse kermisfeesten. Dit is in de ruime omgeving van Damme. 3. Verspreiding van 5000 Place – mats c. Verdere publiciteit door de organisatie: Vermelding op de publiciteitsborden van Stad Damme. Artikels in dag- en weekbladen. Vermelding van de beurs in de agenda Focus TV onder Damme Vermelding op de websites van Damme, Damme-online, Sijsele en Davos Damme Volley, siesele4t en de handelsbeurs Verdeling van affiches in Sijsele en omliggende Diverse spandoeken in de gemeente en op diverse festiviteiten. d. Bijdrage: De vaste publiciteitsbijdrage (met advertentie in de folder) voor de deelnemers aan de handelsbeurs bedraagt € 50 voor elke standhouder. Deelnemers aan de ‘kleine standen’ ( zie verder) betalen geen vaste bijdrage Enkel de opname van hun firmanaam is voorzien in het reclame boekje Indien de deelnemer een sponsoringpakket aankoopt van 100 € moet de vaste publiciteitsbijdrage (50 €) niet betaald worden. e. Door de standhouders: Het is de deelnemers vrij bijkomende reclame te maken voor de beurs op voorwaarde dat de organisator “Davos Damme Volley vzw” erop vermeld staat. 8. Bewaking. Gedurende de beurs zal bewaking (dag en nacht) voorzien zijn op het gehele domein van de Gemeentelijke turnzaal. Dit vanaf vrijdag 20 september om 8 uur tot zondag 24 u Uitgezonderd de bewakers en de organisatoren wordt in principe, buiten de openingsuren, niemand toegelaten in de beursruimten. Eventueel onderhoud of aanvulling van de stand kan uitsluitend mits toelating van de bewakers of de organisatoren. 9. Standen en standgeld. a. Algemeen: De sportvloer van de gemeentelijke turnzaal vereist enkele speciale maatregelen: -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Davos Damme Volley vzw 5 Siesele 4t, Handels- en bedrijvenbeurs 2013

1) de sportvloer wordt door het gemeentepersoneel vooraf beschermd met houten platen 2) op deze beschermvloer mag niets genageld of vastgevezen worden 3) elke standhouder wordt verondersteld een tapijt- of linoleumvloer te plaatsen boven de beschermvloer 4) er mogen geen waterpartijen geplaatst worden in de sportzaal 5) puntige voorwerpen (vb: stoelen met scherpe poten) dienen vermeden te worden Wie over een eigen stand beschikt kan deze natuurlijk gebruiken mits afspraak met de inrichters. Wie het wenst dat wandpanelen, zolang de voorraad strekt, rond zijn/haar stand geplaatst worden kan deze bekomen bij en laten plaatsen (de woensdag voor de beurs) door de inrichters. Hiervoor wordt een forfaitaire vergoeding van € 30 gevraagd. De plaats van de stand in de zaal gebeurt in afspraak tussen de organisatie en de deelnemer. b. Standspecificaties en bedragen: 1. Handelsbeurs Er is een basisplan getekend van de beursruimte en verdeeld in een aantal standen. Dit om zoveel mogelijk plaats te benutten in de niet al te ruime zaal. Zowel de breedte en de diepte van de meeste standen is aanpasbaar volgens de noden van de standhouder Alle deelnemers betalen hetzelfde bedrag van 13 € per m² Het vermelde bedrag is exclusief BTW. Merk op: - de hoogte van de panelen, op vraag geplaatst, is 2 m 40. - de maximum oppervlakte van een stand is beperkt tot 50 m² 2.. Kleine standen ( beperkt in aantal) Alle deelnemers betalen 100 € per stand. De organistie stelt een tafel + 2 stoelen ter beschikking.(+/-. 2 m x1,5 m) Het vermelde bedrag is exclusief BTW. c. Betaling van het standgeld: Bij inschrijving, na ontvangst van de factuur dient 50 % betaald te worden. Het saldo ten laatste op 31 augustus. . d. Afzegging van deelneming: Bij afzegging van deelneming voor 1 september blijft ½ van het inschrijvingsbedrag toegewezen aan de inrichters bij wijze van schadevergoeding en dekking van de administratieve kosten. Bij afzegging na 1 september blijft het volledige bedrag van het standgeld toegewezen aan de inrichters. 10. Inschrijving. Een inschrijvingsformulier wordt in het dubbel opgemaakt en ondertekend door de deelnemer en een lid van de stuurgroep Davos Damme Volley. De deelnemer mag zich als definitief ingeschreven beschouwen na de ondertekening van het inschrijvingsformulier en betaling van het standgeld. Inschrijvingen na 15 augustus 2013 kunnen niet meer opgenomen worden in de publiciteitsfolders.


DEEL B: Algemeen reglement van inwendige orde. 1. Aanvaarden van de voorwaarden. Door ondertekening van het inschrijvingsformulier en betaling van het standgeld aanvaardt de deelnemer alle bepalingen van dit reglement. Door de ondertekening gaan ze eveneens akkoord om zich te houden aan de algemene inlichtingen van deel A van deze brochure. 2. Deelnemers. 2.1.

2.2.

2.3. 2.4.

Het doel van de Handels- en bedrijvenbeurs van de Sijseelse septemberkermis is bijdragen tot de bloei van het handelsleven in de regio, meer bepaald voor de zelfstandige ondernemers van Sijsele en omliggende. Er is toelating tot deelname aan de beurs voor ondernemer-handelaars en socioculturele verenigingen uit Sijsele en omliggende. Toelating aan andere organisaties en firma’s kan gegeven worden voor zover zij de beurs aanvullen. Bij de deelname kunnen bepaalde schadelijke of gevaarlijke goederen en activiteiten geweigerd worden. Iedere deelnemer onthoudt zich van alle oneerlijke handelspraktijken en van handelingen die andere standhouders kunnen hinderen of storen.

3. Bepalingen tot deelname. 3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

3.5

Deelname van standhouders en bescherming van de handelsbeurs. Aangezien de beperktheid van ruimte wordt geopteerd voor 1 standhouder per artikel. Er is steeds voorrang voor diegene die eerst aanwezig was. M.a.w. wie de vorige jaren meewerkte aan de beurs krijgt voorrang. Wanneer een standhouder beslist om aan de komende editie niet mee te doen dan krijgt iemand anders (met hetzelfde artikel) de kans om mee te doen. Bieden zich 2 nieuwe standhouders aan met hetzelfde artikel dan krijgt deze van Sijsele (eerste instantie) of van Damme (tweede instantie) de voorrang op iemand van buiten Damme. Een tweede stand met hetzelfde artikel kan enkel en alleen toegelaten worden met schriftelijke toestemming van de eerst aanwezige en medeondertekening van de tweede aanwezige. Keuze van standplaats. Hier geldt ook het principe van de eerst aanwezige. Wie het vorig jaar een plaats had krijgt voor de volgende editie de eerste kans op deze plaats. Oppervlakte van de stand. Aangezien we niet enkel streven naar een volledige bezettingsgraad van de beurs maar ook naar een zo breed mogelijk aanbod van verschillende artikels of producten en diensten is er een beperking ingesteld van 50 m² per stand. Opsmuk van de standen. Iedere standhouder zorgt ervoor dat zijn/haar stand presentabel voorkomt en mooi afgewerkt is. Het goed aankleden van je stand is een tactiek om in de belangstelling te komen en op te vallen bij je klanten. Hoewel wij hiervoor geen grote investeringen vragen. De standhouders zorgen zelf voor verlichting van hun stand. Het zaallicht zal niet worden gebruikt, dit om een beter ‘cocoon’ effect te krijgen in de beurs.


4. Verzekering. 4.1.

4.2. 4.3. 4.4.

Door de organisatie wordt voor de beurs een overkoepelende verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid voor evenementen afgesloten via KBC verzekeringskantoor Keirse Geert, Dorpsstraat 132, 8340 Sijsele-Damme, tel. 050 36 33 30. De verzekering komt tussen voor een schadegeval vanaf 250 € Een brandverzekering voor het gebouw van de Gemeentelijke Turnzaal is afgesloten door Stad Damme. Elke standhouder is verplicht zich te laten verzekeren voor zijn eigen tentoongestelde materialen en de inrichting van zijn stand. De inrichters en hun aangestelden kunnen onder geen beding aansprakelijk gesteld worden voor diefstal, schade veroorzaakt aan goederen van deelnemers, letsels van deelnemers of hun medewerkers, het publiek en alle andere derden. De inrichters zijn ook niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.

5. Diverse bepalingen. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7.

5.8.

Een blusapparaat dient voorzien te worden door elke deelnemer op zijn/haar stand. De nooduitgangen dienen vrij gehouden te worden. Onderverhuur van de standen is verboden. Alle geprijsde artikelen of diensten dienen volgens de voorschriften van het Ministerie van Economische Zaken inclusief BTW te zijn. De verkoop van dranken, ter plaatse geconsumeerd, gedurende de hele beurs zijn een exclusief recht van Davos Damme Volley. De deelnemers zijn verplicht alle wets- en veiligheidsvoorschriften na te leven betreffende het plaatsen en/of hanteren van leidingen, toestellen en werktuigen. Mocht in geval van heirkracht het houden van de handelsbeurs onmogelijk worden of moeten gestopt worden dan zullen de deelnemers geen schadevergoeding kunnen eisen van de inrichters. Desgevallend wordt het inschrijvingsgeld terugbetaald verminderd met de al gemaakte kosten. Deze laatste zijn te delen door alle deelnemers. Davos Damme Volley behoudt zich het recht om de bepalingen van dit reglement te wijzigen indien de omstandigheden dit zouden vereisen. Hun beslissing is bindend en zal schriftelijk meegedeeld worden aan de deelnemers.


Programma van Siesele 4t Volgend voorlopig programma werd opgesteld:

• Maandag 16 september

Omroep Radio Sijsele 107 FM Doorlopend kermisradio tot zondag 22/09/13 om 22 u 00 Startavond met gratis optreden. In de loop van de week verschillende tijdstippen met live radio en Activiteiten •

Vrijdag 20 september 2013 Première en opening van de “Handelsbeurs” vanaf 19u30 op uitnodiging van Davos Damme Volley vzw Modeshow om 19u30

•

Zaterdag 21 september 2013 Dams Wielercriterium en WAOD-wielerwedstrijd(en) vanaf 13 u 00 Handelsbeurs” vanaf 17u00 met Nocturne, op uitnodiging van standhouders en sponsors, De avond van de standhouders en sponsors, zij nodigen uit met drank en hapjes Modeshow om 18u00. Mosselfestijn met gezellig samenzijn vanaf 19u30 in de cafetaria en tent. Personen die inschrijven voor mosselfestijn kunnen om 18u00 gratis de modeshow bijwonen met gratis aperitief

• Zondag 22 september 2013 “Handelbeurs en aperitiefmodeshow” vanaf 10u30 tot 13u00. Met gratis glas cava voor iedere bezoeker Modeshow om 11u00 “ Handelsbeurs” van 14u30 tot 20u00 Klassieke openingsnamiddag voor het grote publiek “Slotmodeshow” om 19u00

De cafetaria en de streekbieren- bar is het ganse kermisweekend open



Siesele 4t Kermis september 2013 Informatiebrochure

Recommend Documents